ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL

Como é sobejamente conhecido, sem, contudo ser demais repetir, Henry Fayol
diz que administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
Entendemos também que a administração compreende três campos básicos:
pessoal, material e financeiro.
Do acima exposto depreende-se que a administração de material é a
ramificação da Administração Geral, constituindo-se um importante fator no seu
conjunto.
Dentro de uma conceituação moderna, administração de material é uma
atividade que abrange a execução e gestão de todas as tarefas de suprimento,
transporte e manutenção do material de uma organização.
A administração do material corresponde, portanto, no seu todo, ao
planejamento, organização, direção, coordenação e controle de toda as tarefas
necessárias à definição de qualidade, aquisição, guarda, controle e aplicação
dos materiais destinados às atividades operacionais de uma organização, seja
de natureza militar, industrial, comercial ou de serviços.

A administração do material tem por objetivo:

 Preços baixos;
 Alto giro de estoques;
 Baixo custo de aquisição e posses;
 Continuidade de suprimento;
 Consistência de qualidade;
 Pouca despesa com pessoal;
 Relações favoráveis com os fornecedores;
 Aperfeiçoamento do pessoal;
 Bons registros.

DEFINIÇÕES E ABRANGÊNCIA

A administração de material é a parte da administração geral que trata da área

específica dos materiais. Nas empresas é uma atividade integrada da
Logística Empresarial (não confundir com Logística Militar), que abrange a
execução e gestão de todas as tarefas de suprimento ,transporte e
manutenção.
Os materiais podem ser classificados conforme a necessidade e cultura de
cada empresa. Assim existem classificações segundo diversos critérios.
Quanto à utilização podem se classificar em: equipamentos, material de
consumo, matérias primas e insumos.
Quanto ao valor econômico (não é necessariamente o preço), os materiais
podem ser classificados segundo diversos aspectos, tais como facilidade de
obtenção, produção nacional ou estrangeira, possibilidade de substitutivos,
multiplicidade de emprego, etc.
Quanto ao valor estratégico, pode ser classificada diferentemente se sua
utilização está ligada a segurança nacional, se sua existência está ligada a
escassez ou abundância de jazidas minerais ou vegetais
A política de material de cada empresa varia conforme estão classificados os
seus materiais e conforme seu ramo de atividade. Contudo algumas técnicas
básicas são comuns e serão tratadas no decorrer desta publicação, naquilo
que se aplica à Atividade de Suprimento.
Assim uma técnica básica da política de materiais é a padronização dos
materiais em uso na organização. Esta padronização se dá pela aplicação de
especificações técnicas e pela existência de um programa de classificação e
catalogação de materiais.
Outra política básica é o acompanhamento do ciclo dos materiais. Este
programa visa preparar e programar a introdução dos materiais na
organização. Com isso evita-se dispêndio excessivo de recursos, paralisação
da empresa pela falta do referido material, além da eliminação de estoques
mortos e sucatas excessivas ao fim da vida útil do material.
Deve-se ter especial atenção ao processo de procura e obtenção dos
materiais. Atualmente com a tendência de globalização da economia as fontes
fornecedoras multiplicaram-se em número, fazendo com que as equipes
encarregadas destas atividades tenham uma crescente complexidade no seu
trabalho.
O transporte faz parte das preocupações básicas do administrador de
materiais. Seja ele interno ou externo, um baixo desempenho na sua execução
pode comprometer a atividade fim da organização. Deve-se estar sempre
atento às modernas técnicas e equipamentos de transporte, além da evolução
das relações comerciais com aquelas empresas prestadoras de serviço nesta
área, que podem vir a ser empregadas como uma importante maneira de
economia de tempo e recursos.
A armazenagem de materiais também é uma preocupação constante do
administrador. A armazenagem, embora não se aperceba disso facilmente têm
um custo (posse e conservação da área, conservação dos próprios materiais,
custo de pessoal, etc), além do próprio custo do estoque imobilizado. Assim
pela padronização e pelo planejamento deve-se procurar reduzir a quantidade
de material armazenado e aumentar a velocidade com que ele entra e sai dos
locais de armazenagem. Deve-se também estar atento às modernas técnicas e
equipamentos de armazenagem e embalagem, para aumento da eficiência e
redução de custos.
A administração de estoques é também uma tarefa da qual o administrador de
materiais não deve se descuidar. Sua eficiência leva à redução de materiais
armazenados, citada acima, permite uma previsão de consumo e aquisições,
além de permitir todo o planejamento do ciclo de materiais da empresa.
Por fim, pouco adianta a atenção a todas as técnicas da Administração de
Materiais numa empresa, caso ela esteja desorganizada, caso estejam
descoordenados seus órgãos internos e caso ela não consiga processar
adequadamente seus dados, suas estatísticas e não consiga motivar
suficientemente seu pessoal para a realização de um bom trabalho. Assim
destaca-se uma série de providências para que uma organização atinja níveis
altos de eficiência na sua atividade:

1) Organização & Métodos - realiza um estudos métodos administrativos e de

produção na organização, além da adequação da organização aos métodos
otimizados e vice versa.Termos como reengenharia, otimização de processos,
são versões atuais ou subconjuntos desta
prática;

2) Qualidade - Por qualidade entende-se fundamentalmente o atendimento às

necessidades do cliente, seja quem ele for, seja quais sejam suas
necessidades (de preço, de prazo, de assistência técnica, etc). A implantação
da qualidade passa pela mudança da mentalidade individual, da cultura coletiva
da organização e pela quebra de paradigmas. Só ocorre de cima para baixo, ou
seja com liderança e participação efetiva do comando da organização desde os
mais altos níveis;

3) Informatização - Trata-se da adoção pela empresa de uma das mais

eficientes ferramentas para a gestão e administração modernas. Mas não
passa disto, uma ferramenta, que para ser útil deve ser empregada segundo
suas complexas técnicas, que envolvem o levantamento das necessidades de
informação, delimitação das possibilidades versus custo e investimento em
pessoal, instalações, programas e equipamentos. Sem investimento
balanceado em qualquer um dos itens citados a informatização deixa de ser o
paraíso para tornar-se um pesadelo, que vai drenar recursos e energia, sem o
retorno esperado e adequado.

Sistemas de Compras

CUSTOS NA OBTENÇÃO DE SUPRIMENTOS

Os custos precisos para obtenção de suprimentos variam, de acordo com a
tomada de decisão da empresa para aquisição dos itens necessários. Aqui, se
determina quanto deve ser gasto com cada produto necessário para o
suprimento do estoque.  
Neste momento é determinado o estoque Mínimo, o estoque Máximo e o
estoque de Segurança, este nem sempre é necessário, quando, em uma
empresa o retorno é rápido na Cadeia de Suprimentos.
Sabe-se que o setor de custos está presente em todo o processo utilizado para
retroalimentação de estoque, desde os gastos com a comunicação com o
fornecedor à de entrada física do produto no estoque, que envolve os modais
de transporte de produtos, armazenagem, (se necessário). 
Todo o planejamento é gerado para que aja um bom controle no estoque. Pois
a necessidade de determinar custos ocorre para que irregularidades não
afetem os controles de entradas e saídas de produtos em estoque, assim
sendo a empresa avalia o andamento dos pedidos, realizando cálculos a fim de
não ter custos com produtos desnecessários ou de compras antecipadas.
Possíveis dispêndios identificados logo são desconsiderados.
Tomadas de decisão quanto á entrega de um produto ou serviço, ao seu cliente
final faz parte do setor de custo, pois a forma como esse produto será entregue
gerará gasto, logo é traçado a melhor forma de transportar o produto ao seu
consumidor/cliente.
De acordo com Bowersox, Closs e Cooper (2006), O reflexo mais direto do
desempenho logístico é o custo real incorrido para realiza-se operações
específicas. O desempenho de custo normalmente é avaliado quanto ao total
de dinheiro gasto em cada função. Assim, é comum monitorar e relatar os
dados de custos para cada função logística específica, como armazenagem,
transporte de distribuição, transporte de recebimento e processamentos de
pedidos.
Bowersox, Closs e Cooper (2006) continuam, dizendo que estas categorias
devem ser ajustadas e os dados de custos apurados individualmente conforme
cada uma das atividades exercidas. Também, deve-se, monitorar os dados de
custos relacionados ás vendas.
Quando se considera uma série de atividades logísticas específicas diferentes,
desde a entrada de um pedido até a coleta de um item, o descarregamento de
um veículo de entrega, e a séries de maneiras diferentes pelas quais o volume
pode ser avaliado, desde venda em valor até o número de pedidos ou o volume
em peso dos produtos, uma longa lista métricas possíveis referidas a custos
pode ser gerada, disseram: Bowersox, Closs e Cooper (2006)

RESSUPRIMENTOS
O ato de re-suprir, está inteiramente ligado as necessidades de obter
novamente, em estoque, os produtos ou insumos necessários para a produção
ou operação, dentro de sua política de suprimento, tendo em foco o cliente.
Para que a ação seja realizada corretamente é necessário que os profissionais
do setor de compras ou suprimentos, cumpram com as regras estabelecidas
para gerenciamento e controle de estoque, definidas pela gerencia da
empresa. A Gerência Geral determina o quanto comprar, quando comprar e
quanto gastar com cada item de estoque.
A estratégia decisiva é seguida pelos responsáveis pela cadeia de
suprimentos, que estão sempre procurando manter esse estoque em uma
posição de satisfação a empresa. Assim adquirir a mercadoria certa, na hora
certa e no lugar certo é a tarefa  desempenhada pelo setor de compras, que
recebe informações precisas para dá inicio ao procedimento de
retroalimentação de estoque.
Desta forma ressuprimos as necessidades do estoque da empresa de forma a
não haver falta na entrega de mercadoria, uma vez que este fator, afeta toda a
produção, causando grande prejuízo ao empresário, através de uma grande
falta na cadeia de suprimentos. Segundo os autores Peter wank e Paulo
Fernando Fleury, Atualmente o princípio filosófico do ressuprimento ( Just in
time) ou até mesmo conhecido como ressuprimento enxuto, é um dos métodos
mais discutidos diante de livros ou revistas especializadas.
Os mesmos afirmam que o que o ressuprimento conseguiu atingir inúmeros
sucessos ano após ano com o sistema de implantações de estoques médios
nos quais apresentaram reduções dramáticas que só serão concretizadas,
diante de uma avaliação e planejamento vinculados dês do plano de manter o
estoque até a entrega do produto trabalhado nas mãos do consumidor final.

PRODUTO
O termo produto designa um tipo específico de bem com características de
tangibilidade, isto é, tem existência física. Distingue-se, portanto, do serviço, o
qual apesar de ser também um bem, é um bem intangível.
O termo produto pode ser também utilizado para designar o total de
produção de uma determinada economia.

CONCEITO DE CLASSIFICAÇÃO DE PRODUTO

I. Produto Básico:
Diz respeito à seguinte pergunta: o que os clientes estão realmente
comprando? Isso é: os benefícios básicos que o produto propiciará aos
consumidores. Ex.: quando alguém compra uma cirurgia plástica, na verdade
ela está comprando auto-estima. Quando alguém compra uma máquina
fotográfica, na verdade ela está comprando a eternização de momentos.
II. Produto Real:
O produto real apresenta as particularidades do produto básico: A marca, nível
de qualidade e todas as características peculiares deste produto.
III. Produto Ampliado:
São os serviços e benefícios adicionais que a instituição acrescenta ao serviço
básico e real para torná-lo mais atrativo, com soluções completas para as
necessidades e expectativas dos consumidores. São soluções que são
adicionadas ao serviço para encantar os clientes.

FORNECEDOR
Fornecedor (derivado do francês fournisseur, verbo fournir, em português:
fornecer, abastecer, prover) é aquele que fornece mercadorias ou serviços ao
consumidor. Fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada,
nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que
desenvolvem atividades de produção montagem, criação, construção,
transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de
produtos ou prestação de serviços. Segundo Plácido e Silva, um fornecedor "é
um comerciante ou estabelecimento que abastece ou fornece habitualmente
uma casa ou um outro estabelecimento dos gêneros e mercadorias
necessários ao seu consumo."

Tipos

Três figuras básicas se enquadram no conceito de fornecedor:

 Fornecedor ou produtor real: Pessoa física ou jurídica que sob sua

responsabilidade participa do processo de fabricação ou produção do
produto acabado, de um componente ou de uma matéria prima;
 Fornecedor ou produtor aparente: Aquele que embora não tendo
participado do processo de fabricação, apresenta-se como tal pela
colocação do seu nome, marca ou outro sinal de identificação;
  Fornecedor ou produtor presumido: Aquele que importa o produto ou
vende produtos sem identificação clara de seu fabricante, produtor,
importador ou construtor, assumindo a responsabilidade.

Escolha

A escolha de um fornecedor pode depender de aspectos individuais a

considerar, tais como:

 Pontualidade nas entregas;

 Qualidade do produto;
 Preços competitivos;
 Antecedentes estáveis;
 Bons serviços prestados;
 Cumprimento de promessas e prazos;
 Apoio técnico;
 Informação no acompanhamento dos produtos.

Estoque

Administração de estoque

Todo estoque de uma empresa precisa de uma tomada de decisão para que
isso reflita em novos retornos de investimento, e agregue valor ao
gerenciamento de controle de estoque.
O gerente da empresa procura uma forma concisa de abastecimento em seu
setor de estoque, concentrando-se em aplicações de informações técnicas que
permitam uma constante avaliação da necessidade do processo de
reabastecimento.
É nesse momento que surge a tomada de decisão, quanto ao comprar,
administrar e controlar esses produtos. Dessa forma, construindo uma política
de estoque, que varia de produto para produto e de empresa para empresa.
Algumas empresas contratam pessoas especializadas para que possam gerir
seus estoques, pois um estoque mal administrado pode acarretar custos e
desperdícios elevados.

Tipos de estoque

Os níveis de estoque é determinado de acordo com o tamanho da demanda

que a empresa deseja atingir.
È fundamental criar um plano estratégico que definem a quantidade de
material a ser retirado e suprido, através de cálculos elaborados para cada
nível de estoque programado.

1. Estoque máximo

Estoque máximo é considerada a capacidade máxima disponível à uma

grande quantidade de material preciso. O nível máximo pode ser atingido pelo
um estoque virtual, quando for necessário realizar um pedido de compra.
Portanto o principal objetivo de um estoque máximo é definir a quantidade de
ressuprimento efetuado para que assim o estoque virtual realize uma análise.

2. Estoque médio

3. Estoque mínimo

Estoque mínimo é a menor quantidade que o produto pode ficar até seu tempo
de reposição. A vantagem é que este nível de estoque pode estipular mais a
atenção do controlador para que rapidamente observe a falta de mercadoria
e possa comunicar a gerência, a necessidade de realizar outros pedidos.
Assim como qualquer nível de estoque, é realizado um cálculo que possa
manter o planejamento de estoque de giro para não confundir a decisão a ser
tomada quando nas prateleiras o produto faltar.
Os cálculos de um estoque mínimo podem ser realizados da seguinte forma:

ESTOQUE MÍNIMO = VENDA MÉDIA MENSAL X TEMPO DE COBERTURA

30 DIAS

ESTOQUE MÍNIMO = 22 ITENS X 15 DIAS = 11 ITENS

30 DIAS

Exemplo de refrigerador master de 780 litros

Interpretação do Estoque Mínimo do Refrigerador Master 780 litros:

Quando o estoque do Refrigerador Master 780 litros chegar à quantidade de 11

itens, o controlador do estoque deverá infirmar à gerência para fazer um novo
pedido do Refrigerador Master 780 litros, pois, estas 11 unidades existentes no
estoque somente suportarão por 15 dias. No nosso exemplo, ao longo dos
quatro meses de compra e venda deste item, as quantidades mínimas deste
item no estoque foram; de 15 unidades em29/05, de 25 unidades em 29/06; de
32 unidades em 30/07 e 36 unidades em 29/08.

4. Estoque de segurança

È considerado também um estoque mínimo, que tem como objetivo verificar a

menor quantidade que pode ser capaz de suportar o tempo de ressuprimento
superior ao que foi estabelecido no procedimento ou até mesmo um consumo
desproporcional.
Sua finalidade é prevenir possíveis problemas na produção e/ou no
atendimento aos clientes protegendo a empresa de esvaziamento de estoque
no momento em que a entidade não conseguir controlar o tamanho da
demanda.
O estoque de segurança está relacionado a o que chamamos de reserva
e/ou o material necessário para que havendo um atraso na entrega a produção
não pare e com isso não ocorra uma grande perda dentro do setor de
produção. Este estoque varia de itens para itens e de empresa para empresa,
analisando-se o tempo de resposta de retroalimentação do estoque.
Vale lembrar ainda que esse procedimento não costuma ocorrer em
empresas que tem o seu tempo de ressuprimento muito rápido e com grande
fidelidade de seu Fornecedor, principalmente quando se trabalha com um
sistema de EDI onde ambos trocam informações.

Sistema de Gerenciamento
Bibliografia

(Fonte: Biblioteca do Sebrae - acessado em 21/09/2010

www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/bds.nsf/DowContador).

(João José Viana Administração de Materiais – Editora Atlas, São Paulo 2008,
pag. 107, 108, 109. ) ( livro – Administração de materiais)