Plano de Gerenciamento das Comunicações do

Projeto

Identificação
Projeto Versão Início
Implantação de Sistema GED 1.1 28.05.2012

Solicitante Término
BB S.A 28.01.2013
Patrocinador do Projeto Gerente do Projeto
Jurandir Toblib – Presidente da BB S.A. Glaycy Anne de Melo C. Costa

Histórico de Registros
Versão Data Responsável Descrição
Anna Karoline
1.0 08.07.2012 Criação do documento
José de Ribamar Gomes
1.1 09.07.2012 Glaycy Anne de Melo Alteração no documento

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 1

1 – Descrição dos processos de gerenciamento das
comunicações

O processo de Gerenciamento de Comunicações será realizado através das

seguintes técnicas e ferramentas:

 Link específico do projeto na Intranet

 Documentos impressos

 Correio eletrônico

 Reuniões

 Quadro de avisos

 Atas de reunião

 Contratos

 Notas Diárias e Boletins semanais (serão divulgados através de

mensagens eletrônicas e atualizações na Intranet)

Será criado um link específico na Intranet da empresa com as principais

informações sobre implantação do sistema GED – cronograma, setores envolvidos, partes
interessadas, dentre outros. Os funcionários da empresa poderão enviar
sugestões/reclamações através da opção “Avaliação do Projeto”, onde apenas o Gerente do
Projeto terá acesso à esses dados.

Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta

Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão
definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para
acessar qualquer informação.

As reuniões serão realizadas online quando não forem possíveis as reuniões

presenciais, sendo estas definidas pelo GP e semanalmente na modalidade presencial,
realizadas às sextas-feiras, onde constará previamente a pauta dos assuntos a serem
discutidos pelo time do projeto, o objetivo da reunião, os participantes e a definição de seus

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 2

papéis, cabendo ao GP possíveis alterações no cronograma, pauta e periodicidade das
mesmas.

As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e

participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados.

2 – Eventos de comunicação

O projeto terá os seguintes eventos de comunicação:

2.1 – Reunião de “Kick Off Meeting”

2.1.1 – Objetivo/Metodologia

Início formal do projeto, onde serão apresentadas as primeiras informações sobre

o objetivo do projeto e suas implicações na estrutura organizacional da empresa, de que
formas os stakeholders e áreas da empresa ficarão envolvidas, além dos primeiros
levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.

2.1.2 – Responsáveis

 Glaycy Anne de Melo C Costa – Gerente do Projeto;

 José Guimarães Rosa – Diretor de TI.

2.1.3 – Envolvidos

 Equipe do Projeto;

 Diretores da Empresa;

 Gestores Principais dos setores envolvidos.

2.1.4 – Duração

1 (uma) hora.

2.1.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 3

2.2 – Reunião de Planejamento

2.2.1 – Objetivo/Metodologia

Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.

2.2.2 – Responsável

 Glaycy Anne – Gerente do Projeto

 José Guimarães Rosa – Diretor de TI

2.2.3 – Envolvidos

 Gerente do Projeto;

 Diretores da Empresa.

2.2.4 – Duração

1 (uma) hora.

2.2.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

2.3 – Reuniões Semanais de Acompanhamento (Follow up

meeting)

2.3.1 – Objetivo/Metodologia

Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do

projeto. Cada responsável terá até 10 minutos para suas considerações. Apenas após todas as
explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão
as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta
específica.

2.3.2 – Responsáveis –

 Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

 José Guimarães Rosa – Diretor de TI;

2.3.3 – Envolvidos

 Toda a equipe

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 4

2.3.4 – Duração

1 (uma) hora e 30 (trinta) minutos.

2.3.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

2.3.6 – Outros

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente

informada ao Gerente do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e
tempo de explanação sejam providenciadas.

2.4 – Relatórios de Desempenho do projeto

2.4.1 – Objetivo/Metodologia

Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo,

prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado.

Recomenda-se que os responsáveis pelo reporte dos dados de desempenho,

apresentem preferencialmente através de tabelas, gráficos, histogramas, relatórios,
indicadores, e se possível, que sejam distribuídas cópias do material aos participantes para um
acompanhamento mais efetivo dos dados expostos.

Cada responsável terá até 20 minutos para suas considerações. Apenas após
todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos
definirão as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com
pauta específica. Periodicidade mensal, cabendo a Diretoria da empresa solicitações de prazo
diferentes desta.

2.4.2 – Responsáveis

 Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

2.4.3 – Envolvidos

 Toda a equipe do projeto;

 Diretoria da empresa

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 5

2.4.4 – Duração

Até 2h.

2.4.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

2.4.6 – Outros

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente

informada ao Gerente do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e
tempo de explanação sejam providenciadas.

2.5 – Reuniões Online

2.5.1 – Objetivo/Metodologia

Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders

envolvidos no projeto, quando não for possível a realização das reuniões presenciais. Os
participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica.

2.5.2 – Responsáveis

 Glaycy Anne de Melo C Costa – Gerente do Projeto;

2.5.3 – Envolvidos

 Equipe do Projeto;

 Participantes pré-definidos (de acordo com o tema a ser tratado).

2.5.4 – Duração

30 minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa).

2.5.5 – Local

Plataforma específica do projeto.

2.6 – Link específico do projeto na Intranet

2.6.1 – Objetivo/Metodologia

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 6

 Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto. Os
dados serão atualizados semanalmente pela equipe de TI e supervisão do Gerente do Projeto e
Diretor de TI.

2.6.2 – Responsáveis

 Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

 José Guimarães Rosa – Diretor de TI

2.6.3 – Envolvidos

 Equipe de TI;

 Diretor de TI;

 Equipe de Projeto.

2.6.4 – Data e Horário

24 horas por sete dia.

2.6.5 – Local

Intranet da empresa

2.7 – E-mail

2.7.1 – Objetivo/Metodologia

Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto. Essa

ferramenta será utilizada principalmente em assuntos de menor relevância. Os dados serão
agrupados em Pastas Particulares, com temas gerais definidos, afim de que a pesquisa desses
dados a posteriori seja otimizada.

2.7.2 – Responsáveis

Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

2.7.3 – Envolvidos

Toda a equipe do projeto.

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 7

2.7.4 – Data e Horário

24 (vinte e quatro) horas por 7 (sete) dia.

2.7.5 – Local

Correio Eletrônico/Pastas Particulares

2.8 – Reuniões com fornecedores/consultoria

2.8.1 – Objetivo/Metodologia

Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os

produtos requeridos.

2.8.2 – Responsáveis

 Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

 Miguel Moura – Técnico do setor de compras

 George Gomes – Técnico do setor de TI

2.8.3 – Envolvidos

 Equipe do Projeto;

 Setor de Compras;

 Setor de TI;

 Consultor em GED;

 Técnico do setor financeiro;

 Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do

assunto).

2.8.4 – Duração

30 (trinta) minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da

tratativa).

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 8

2.8.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

2.9 – Treinamento dos Facilitadores

2.9.1 – Objetivo/Metodologia

Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administração dos

equipamentos e do sistema de GED.

2.9.2 – Responsáveis

 Danilo Fernandes – Consultor de GED

2.9.3 – Envolvidos

 Setor de Recursos Humanos;

 Funcionários de TI;

 Consultoria de GED;

 Representante da empresa.

2.9.4 – Duração

1 (uma) h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos

e da empresa.

2.9.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

2.9.6 – Outros

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente

informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de
treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas.

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 9

2.10 – Treinamento dos Usuários

2.10.1 – Objetivo/Metodologia

Treinar os funcionários para a correta utilização dos equipamentos e sistema GED

contratado.

2.10.2 – Responsáveis

 Anna Pereira – Facilitador de tecnologia da informação treinado

2.10.3 – Envolvidos

 Setor de Recursos Humanos;

 Facilitador;

 Funcionários da empresa;

 Representante da empresa.

2.10.4 – Duração

1h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos e da

empresa.

2.10.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

2.10.6 – Outros

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente

informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de
treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas.

2.11 – Reunião para encerrar o projeto (end up meeting):

2.11.1 – Objetivo/Metodologia

Formalizar o final do projeto, através do Termo de Aceite das partes envolvidas

(cliente e patrocinador). Cada participante terá até 30 minutos para suas considerações.
Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o
assunto.

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 10

2.11.2 – Responsáveis

 Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

 Jurandir da Conceição Toblib – Presidente da Empresa.

2.11.3 – Envolvidos

 Gerente do Projeto;

 Equipe de projeto;

 Diretoria da empresa.

2.11.4 – Duração

Até 2 (duas) h.

2.11.5 – Local

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.

3 – Cronograma dos eventos de comunicação

Evento de Comunicação Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Reunião de “Kick Off

X
Meeting”

Reunião de Planejamento X X

Reuniões semanais de
Acompanhamento (Follow X X X X X X X X X
up meeting)

Relatórios de Desempenho
X X X X X X X X
do projeto

Reuniões Online X X X X X X X X X

Link específico do projeto

X X X X X X X X
na Intranet

E-mail X X X X X X X X X

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 11

 Evento de Comunicação Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Reuniões com
X X X X X
fornecedores/consultoria

Treinamento dos
X X X
Facilitadores

Treinamento dos Usuários X X

Reunião para encerrar o

X
projeto (end up meeting)

4 – Matriz de Comunicação

Eventos Objetivo Meio Freqüência Audiência Dono Entregas

Reunião de “Kick Off Início formal do  Patrocinador;

Meeting” projeto, onde a
Face a  Equipe do Gerente
equipe será Uma vez Ata de reunião
face projeto; do Projeto
apresentada ao
projeto  Stakeholders

Reunião de Estabelecer as  Gerente do

Planejamento principais diretrizes Face a Projeto; Gerente
Uma vez Ata da Reunião
e envolvidos no face  Diretores da do projeto
projeto empresa

Reuniões Semanais Apresentar através  Equipe do

de de dados objetivos projeto;
Acompanhamento o status das Face a Gerente
Semanal Ata da reunião
(Follow up meeting) entregas e face do projeto
atividades do
projeto

Relatórios de Apresentar através  Equipe do

Desempenho do de dados objetivos projeto;
projeto informações sobre
 Diretores da Relatório de
o escopo, tempo, Face a Gerente
Quinzenal empresa desempenho do
custo, prazo ou face do projeto
projeto
qualidade,
dependendo do
assunto agendado

Reuniões Online Proporcionar  Equipe do

interação entre a Platafor Projeto
equipe do projeto e ma
Quando  Participantes pré- Gerente
as áreas e específic Ata de reunião
preciso definidos (de acordo do Projeto
stakeholders a do
com o tema a ser
envolvidos no projeto
tratado)
projeto.

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 12

Eventos Objetivo Meio Freqüência Audiência Dono Entregas

Link específico do  Equipe de TI;

Divulgar as Gerente
projeto na Intranet Intranet
principais  Diretor de TI do
da Projeto; Relatórios
informações sobre Semanal  Equipe do
empres atualizados
o andamento e Projeto Gerente
a
objetivo do projeto de TI

E-mail Correio
Proporcionar a Eletrôni
comunicação diária co/Past  Equipe do Gerente
Diário
entre os envolvidos as projeto do Projeto
no projeto Particul
ares

Reuniões com  Equipe do

fornecedores/consul Projeto;
toria
 Setor de
Compras;

Solicitar aos  Setor de TI;

fornecedores e  Consultor em
Quando
consultoria que GED; Propostas dos
Face a demandand Gerente
apresentem as produtos
face o, conforme  Técnico do setor do Projeto
propostas sobre os requeridos
cronograma financeiro;
produtos
requeridos  Representante da
empresa (a ser
definido pela
Diretoria,
dependendo do
assunto)

Treinamento dos 1h diária ou  Setor de

Facilitadores de acordo Recursos Humanos;
Capacitar o pessoal
com as  Funcionários de
de TI para que
disponibilid TI;
possa assumir a Face a Consultor Facilitadores
ades de
administração dos face  Consultoria de do GED treinados
horários dos
equipamentos e do GED
treinandos
sistema de GED
e da  Representante da
empresa empresa

Treinamento dos 1h diária ou

usuários de acordo
Treinar os Setor de Recursos Facilitador
com as
funcionários para a Humanos, Facilitador, de
disponibilid
correta utilização Face a Funcionários da tecnologia Usuários
ades de
dos equipamentos face empresa, da treinados
horários dos
e sistema GED Representante da informaçã
treinandos
contratado empresa o treinado
e da
empresa

Reunião para Gerente do Projeto e

encerrar o projeto Formalizar o final Face a equipe de assessoria Gerente
Uma vez Termo de aceite
(end up meeting) do projeto face do GP e Diretoria da do Projeto
empresa

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 13

5 – Atas de reunião

Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre co-

responsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto,
que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e Diretoria da
Empresa.

As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e

participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados.

6 – Exemplo de relatórios do projeto

Os principais relatórios a serem publicados no sistema de informações do projeto

são apresentados a seguir.

Todos esses relatórios serão gerados diariamente pelos responsáveis e publicados

no espaço dedicado ao projeto na intranet da empresa.

Qualquer outra necessidade de relatórios de progresso para as reuniões semanais

de acompanhamento deverá ser solicitada com antecedência mínima de 24 horas e por escrito
com a autorização do gerente de projetos.

6.1 – WBS ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

A representação a seguir é o padrão para a visualização da WBS durante o

progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul, as atividades
em execução em amarelo e as não iniciadas em verde, incluindo também o percentual
completo da atividade dentro da caixa da atividade.

R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa

6.2 – Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt do projeto será evidenciado através de barras no tempo para

todas as atividades do projeto ao longo de sua execução, possibilitando o acompanhamento
da evolução das atividades em relação ao tempo previsto.

R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 14

6.3 – Diagrama de Rede

O diagrama de rede será apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto

dentro de uma escala quinzenal de trabalho, evidenciando também as atividades críticas em
vermelho e as não críticas em azul. Cada caixa representa uma atividade com seu nome, data
de início e término.

R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa

6.4 – Acompanhamento do Orçamento do Projeto

O orçamento do projeto será acompanhado apresentando o orçamento de cada

atividade e o seu custo atualizado, resumindo essas informações em um indicador gráfico de
status do projeto, onde o status verde indica gasto abaixo do orçamento, o status amarelo
indica um custo real inferior ao custo orçado em menos de 5%, o status vermelho indica um
custo real superior ao orçado.

R e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho

6.5 – Diagrama de Marcos

Relatório que apresenta as datas de conclusão de cada atividade com seus

respectivos desvios, apresentando o atraso/adiantamento da atividade, bem como o status de
cada atividade com relação ao tempo através de um indicador gráfico de status do projeto,
onde o status verde (branco) indica um adiantamento do trabalho, o status amarelo(cinza)
indica um adiantamento inferior a 5% do previsto e o status vermelho (preto) indica uma
projeção de atraso no marco.

R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa

6.6 – Desempenho do Projeto – Análise de Valor Agregado

Relatório que apresenta um comparativo entre o valor agregado de cada

atividade do projeto e o valor previsto para cada um deles, incluindo os valores de custo
orçado (BCWS) e o valor agregado (ACWP), bem como o gráfico comparativo entre o orçado e
o agregado no tempo.

R e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 15

7 – Administração do plano de gerenciamento das
comunicações

7.1 – Responsável pelo plano

Glaycy Anne de Melo Correia Costa, gerente do projeto, será o responsável direto
pelo plano de gerenciamento das Comunicações.

José Ribamar Barros Gomes, membro do time do projeto, será suplente do

responsável direto pelo plano de gerenciamento das comunicações.

7.2 – Freqüência de atualização do plano de gerenciamento

das comunicações

O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na

primeira reunião mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do
projeto.

As necessidades de atualização do plano antes da primeira reunião de CCB do

projeto deverão ser tratadas através dos procedimentos descritos no item.

8 – Outros assuntos relacionados ao

gerenciamento das comunicações do projeto

Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas às reuniões
semanais de acompanhamento para aprovação. Imediatamente após sua aprovação devem
ser atualizadas no plano de gerenciamento das comunicações com seu devido registro de
alterações.

9 – Aprovações

Aprovado por Data Assinatura

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 16