abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande
número de entidades de diferentes países, num programa que tem por
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA:
1 Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 Gerenciamento da informação e gestão de documentos.
2.1 Diagnósticos.
2.2 Arquivo corrente e intermediário.
2.3 Classificação, arquivamento e ordenação de documentos.
2.4 Avaliação de documentos
2.5 Arquivo permanente.
3. Tipologias documentais e suportes físicos.
3.1 Microfilmagem.
3.2 Automação.
3.3 Preservação, conservação e restauração de documentos.
4 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedi-
ção de documentos.
5 Lei nº 12.527/2011 e
Decreto nº 7.724/2012 (acesso a informações).
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA.
ARQUIVO
O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e am-
pliado extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não
pudesse ser localizado para consulta por meio das técnicas da documenta-
ção.
Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sis-
tematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documentos
de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o conheci-
mento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de forma
conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou restringe
de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do
primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito, livro, revista,
jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco,
objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e as espécies
animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotânicos.
Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação se-
ria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é
impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral
da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura.
O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos mi-
lhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres
móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização
e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de
múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros
de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e
normas especiais para registro da documentação existente, controle e
manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral.
Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes
empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os primei-
ros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializados,
com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informações e
dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamen-
to. Desde meados do século XIX, os serviços de referência bibliográfica das
bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já haviam compreen-
dido a necessidade de um trabalho específico para facilitar a localização de
livros, artigos e documentos e também para prestar auxílio direto à busca
de dados e informações específicas de seus consulentes.
História
A organização racional da informação e da documentação levou Paul
Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em
1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a
instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica
mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classi-
ficação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transfor-
mou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o
instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e,
em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro
projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi
finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos
os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado
pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano
de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de
informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores
de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das
Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os mes-
mos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com entida-
des internacionais de biblioteconomia e bibliografia.
Em grande número de países foram organizados centros ou serviços
de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações
entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivo-
logia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e a
incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e
controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de
informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de referên-
cia em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de informa-
ções. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e acen-
tuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que antes
eram da competência de bibliotecas e bibliotecários.
Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferen-
tes países a profissão de documentarista (também denominada documenta-
lista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divul-
gar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos
bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos
pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica
entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre
elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos
em busca de informações e no interesse que demonstram na disseminação
dessas informações.
Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técni-
cos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecá-
rios resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que
chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de
fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente
das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de
documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a
circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente
aceita em seu significado mais moderno.
O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado
pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhe-
cimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica
as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Peregrino
da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e
1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902, procu-
rou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica brasileira
e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para desen-
volver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas constam nos
regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de julho de 1911
e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de bibliografia e
documentação competiam funções comparáveis às que são desempenha-
das pelos modernos centros de documentação.
Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do
Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistên-
cia técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documenta-
ção (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da
FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica
no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o
Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no
Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnologia
e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias periódi-
cas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangeiros
publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da tecno-
logia e das ciências sociais.
Sistemática da documentação
Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a
normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em
ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização
racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação
contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a classifi-
cação, uma vez que esta também deve ser normalizada.
Os processos de normalização tiveram origem na indústria e consisti-
am em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras, serviços
ou instalações, bem como a elaboração das próprias normas e regulamen-
tos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilização
internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalização no
campo da indústria fez com que a documentação a adotasse, com o objeti-
vo de tornar internacionalmente acessíveis os resultados do trabalho inte-
lectual de cada autor, uma vez que para obter a máxima disseminação da
informação científica o pesquisador deve apresentar os dados de forma que
a interpretação deles se faça sem dificuldade. Para que a informação se
torne imediatamente acessível, a documentação estabelece normas para
organização e difusão dos documentos. Todos os documentos devem ser
normalizados, isto é, produzidos e divulgados de acordo com as normas
internacionalmente aceitas. O progresso da ciência exige o mais amplo
intercâmbio de informações e a normalização internacional tem o objetivo
de facilitar esse intercâmbio.
Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e à
museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e
museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na
difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a
referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra
natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem
os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À
documentação interessa, principalmente, a difusão das informações conti-
das em artigos de publicações periódicas, em comunicações a congressos,
em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -- teses univer-
sitárias, registros de patentes etc.
Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido am-
plo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer nature-
za. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A orga-
nização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às biblio-
tecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo especí-
fico dos serviços ou centro de documentação.
Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia, arqui-
vologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca,
arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas bibliote-
cas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo funcionam
dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros, porém, são
independentes.
Mecanização e automação
Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados
documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se pro-
duzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias
comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos
recapitulativos são os documentos terciários.
Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a
segunda guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser
experimentados pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se
três tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de
aperfeiçoamento, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e
selecionadas por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas
baseados em métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção
fotoelétrica por meio de código; (3) sistemas baseados no registro
magnético (em fios, tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de
informática, foram criados programas mais sofisticados para
armazenamento e recuperação de informações, que podem ser específicas
para cada assunto, principalmente no tocante às informações técnicas. A
informática tornou ilimitado o campo da documentação.
A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da comu-
nidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista planeja,
projeta e administra a organização de arquivos, analisando, classificando,
selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando mo-
dernas técnicas de microfilmagem, informática, preservação e restauração
de documentos, o trabalho do arquivista é indispensável nas pesquisas
históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador. Seu campo de trabalho são
os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais como: bancários, audiovi-
suais, cartográficos, cartorais, computacionais, contábeis, eclesiásticos,
empresariais, escolares, fotográficos, históricos, médicos, micrográficos,
Arquivologia
policiais e de imigração, atuando também, em centros culturais e laborató-
rios de conservação e restauração de documentos.
As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode
ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa
(records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor
primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica
exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma
maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
Os referenciais teóricos arquivísticos
Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos,
destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e
documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de
valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as
funções de classificação documental e avaliação documental e a definição
de instrumento de gestão arquivística.
Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade
arquivos correntes, intermediários e permanentes
Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
a finalidade para a qual foram criados .
Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A
permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso
também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na
Grã-Bretanha para designar esta fase .
Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia:
constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitva.
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente .
Classificação segundo a valoração dos documentos
Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua
criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituição.
Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
e informação para terceiros e para a própria administração. O documento,
após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais
serem eliminados.
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCU-
MENTOS.
GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES NA ORGANIZAÇÃO
Autores: José Marcelo A. P. Cestari, Sara Fichman Raskin e Maria Jo-
sé Resmer
GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES NA ORGANIZAÇÃO:
 Os usuários estão, cada vez mais, demandando tecnologias que tor-
nem suas informações mais úteis.
As empresas devem atentar para quatro pontos importantes no desen-
volvimento de uma estratégia de gerenciamento de informações:
À luz da expansão e evolução do espaço eletrônico de trabalho, a em-
presa deve pensar no gerenciador como um novo provedor de serviço de
informação, que será um componente chave na filtragem de informação
externa.
À medida que os usuários finais evoluem de iniciantes para especialis-
tas, eles demandam acessos mais produtivos para muitos tipos e fontes de
informações.
O sucesso do gerenciamento de recursos de informação requer a im-
plementação de um processo de auditoria que examina e verifica a situação
das informações da empresa com o propósito de análise.
A provisão de recursos de informação requer o planejamento de um
canal efetivo de informações que leva em consideração componentes como
preço, seleção de fornecedores e seleção de conteúdo.
Gerenciador de Conteúdo como um Provedor de Serviços de Informa-
ção:
A capacidade dos usuários de acessarem informações externas dire-
tamente via Internet, criou uma necessidade urgente nas empresas para
desenvolver novas e melhores competências no gerenciamento e serviços
de distribuição de informação. Tradicionalmente, são os centros de recur-
sos de informação (CRI) ou a biblioteca, os únicos posicionados dentro da
empresa para se tornar o provedor de serviço de conteúdo e para interme-
diar os recursos internos e externos, tendo como alvo as expectativas e
necessidades do usuário. Se uma empresa não tem um CRI, esse trabalho
deve ser criado através de um contrato de consultoria, terceirização ou
contratando um gerenciador de conteúdo com experiência em Internet e
informações empresariais.
Uma vez que essa função esteja definida, o próximo passo é a adoção
de uma disciplina de gerenciamento de serviço que requer habilidades
analíticas e técnicas orientadas para o negócio. Adotando esse processo, o
gerenciador de conteúdo garantirá o mais alto nível de satisfação do usuá-
rio e o grande retorno dos investimentos em recursos de informação para a
empresa.
Fornecer um serviço de alto valor para os clientes é um trabalho difícil
mas não impossível. Requer uma metodologia estruturada e é um processo
contínuo. É a função essencial para o gerenciador de conteúdo como um
provedor de serviço.(figura 1 a seguir)
Processo de Gerência de Serviço:
A chave para se fornecer serviço de valor é a adoção de um processo
de gerenciamento de serviço. Esse processo é direcionado para o mercado
e continuamente avalia as necessidades do usuário, expande a distribuição
de informações e os serviços de acesso, alinhando os serviços com a
missão e objetivos da empresa.
Gerenciamento de serviço não é uma avaliação. É um processo em-
presarial que cria um serviço de qualidade e melhora a relação com o
cliente. À medida que o gerenciamento de conteúdo vai passando para o
papel de provedor de serviço de informação, será necessário designar um
gerente de relacionamento com o cliente em tempo integral. Este terá
responsabilidade direta no processo de gerenciamento do serviço.
No ambiente de desenvolvimento eletrônico, o gerenciador de conteú-
do será o facilitador que permitirá o acesso aos conteúdos externos neces-
sários. De fato, a equipe de gerenciamento de conteúdo irá se tornar um
provedor de serviço de conteúdo para o usuário e irá criar recursos de
informação que excedam as melhores características de alguns provedores
de conteúdo que estão aparecendo na Internet.
Um modelo comum na Internet é o "super site", que é um modelo de
criação e distribuição de conteúdo. Serviços de notícias digitais baseados
no modelo "super site" estão direcionados aos leitores que procuram por
cobertura compreensível de um mercado e buscam mais de uma fonte de
informação para satisfazer suas necessidades. Informação é apenas um
dos componentes de um serviço de "super site".
Ele oferece também recursos adicionais, análises, serviços e fóruns.
Exemplos de serviços de "super sites" incluem a edição interativa do Wall
Street Journal http://www.wsj.com e Boston.com http://www.boston.com.
As Melhores Práticas dos Gerenciadores de Conteúdo:
Os gerenciadores de conteúdo de sucesso irão incorporar as melhores
características e conceitos dos "super sites" da Internet dentro de seus
próprios serviços de conteúdo de informação da empresa, que incluem:
O suporte de push e pull para mercado.
Links contextuais de acordo com a necessidade do cliente.
Serviços que são fáceis de usar.
Como o acesso à informação externa através do desktop se tornou um
componente integrador do espaço eletrônico de trabalho, os gerenciadores
de conteúdo irão se transformar em provedores de serviço de informação, o
que requer a identificação, compreensão e ainda distribuição de todas as
necessidades e expectativas do usuário final. Os gerenciadores de conteú-
do de sucesso irão implementar um processo de gerenciamento de serviço
para se tornar um provedor focado no mercado indo de encontro a essas
novas expectativas do usuário.
Satisfazendo os Usuários:
Com push e desktop broadcasting (DTB) fazendo a página de frente de
quase todos jornais e revistas de negócios, as empresas querem saber
quando usar um ou outro provedor para distribuir as informações externas.
Devido a esses novos serviços não suportarem totalmente as fontes de
informação que os usuários finais requerem nem as características comu-
mente desenvolvidas nos serviços de alta qualidade, nenhum fornecedor
está pronto para a distribuição de informação externa para as empresas. Na
maioria dos casos, as empresas devem contatar seus especialistas internos
em distribuição de informação, freqüentemente encontrados no CRI ou na
biblioteca e aumentar suas listas de fornecedores.
Dado que esses serviços não estão prontos para o mercado, é certo
querer saber por que existe tanto barulho sobre empresas de DTB. A razão
é que os serviços desses fornecedores podem ser úteis e grátis para os
usuários. Eles apelam para o mercado de massa e isso é típico com tecno-
logias emergentes. Os produtos iniciais são relativamente imaturos em
relação à tecnologia que serve ao mercado profissionalmente treinado.
Compare a primeira versão do Microsoft Word com o processador de
texto Wang. Em 1983, Wang antecipou o Word. Entretanto, o Word era uma
nova forma para se processar texto que apelou para os usuários sem
treinamento no uso de Wang. O Word era barato, se comparado ao Wang,
e disponível para se adquirir em lojas de computadores locais. O Word e
outros processadores de texto compatíveis com o PC, rapidamente supera-
ram o Wang. Se a tecnologia push, ou DTB, provar ser uma tecnologia de
massa, as empresas podem esperar rápidas inovações. Os fornecedores
tentarão manter seus nomes pela propaganda e melhorar continuamente
suas capacidades para se distanciarem da competição com os outros
fornecedores.
A evolução da distribuição de informação ainda não ocorreu. Em cada
fase da evolução das necessidades dos usuá-rios, a distribuição do conteú-
do se torna mais adequada para suas necessidades. Quando esse ciclo
terminar, o conteúdo e sua distribuição irão girar em torno do usuário.
Quando os usuários evoluírem de iniciantes para especialistas, eles i-
rão rapidamente demandar tecnologia para tornar suas informações mais
úteis. Eles irão precisar de capacidade para tomar decisões mais rápidas e
eficazes. Decisões melhores vêm de um acesso mais produtivo a muitas
fontes de informação. A eficácia envolve o conceito de "o que você quer,
quando você quer" via entrega em tempo de real, melhores ferramentas de
agregação e capacidades de filtragem e de recuperação.
As empresas devem trabalhar com seus especialistas ou gerentes de
informação para construir bons serviços de distribuição. Os fornecedores
devem entender as necessidades dos especialistas e atualizar suas tecno-
logias tendo isso em mente. Como o DTB terá muitos usos na empresa,
além da distribuição de informações externas, as empresas devem estar
predispostas a trabalhar com o propósito de distribuição de seus fornecedo-
res. Os novos agregadores que estão trabalhando para uma boa qualidade
de informação final, devem rapidamente escolher entre se aliar ou competir
com fornecedores de DTB, pois o mercado para informação empresarial se
desenvolve rapidamente.
A distribuição de informações via multimídia, vídeo ao vivo e outros fa-
tores são capacidades que os usuários querem quando se tornam mais
familiarizados com a informação e eles têm que usá-las cada vez mais para
realizar seus trabalhos.
O Verdadeiro Poder de se Fiscalizar uma Informação Externa:
O conhecimento de uma empresa consiste nos seus recursos internos
e seus acessos a informações externas (e.g., informações empresariais
impressas e eletrônicas). O sucesso de um gerenciamento de recursos de
informação requer a implementação de um processo de fiscalização de
todos os recursos conhecidos.
O controle de informações externas não é um procedimento de inventá-
rio. É um exame e verificação da situação da informação com o propósito
de se analisá-las. Essa análise é usada para compreender, avaliar e, mais
recentemente, para tomar decisões. Gerenciadores de informação que
vêem o controle somente como um inventário irão falhar em capitalizar o
valor potencial que pode ter o departamento responsável pela distribuição e
acesso de informações externas.
O controle de informações externas é um processo de 3 passos:
Coleta dos dados. Qualidade, coleta de dados relevantes é essencial
para conduzir análises válidas
Revendo os dados. Esse passo produz informação focada na relevân-
cia, no fluxo, no uso e no valor das informações externas para a empresa;
Convertendo as informações em benefícios. A análise das informações,
derivada da coleção de dados, cria conhecimento sobre o uso e o valor de
informações externas. Esse conhecimento traz benefícios para a empresa.
A fiscalização do conhecimento externo é uma ferramenta poderosa
para se obter benefícios que podem estar escondidos mas que têm um
valor incrível para a empresa. Isso inclui:
A habilidade para conduzir negócios de valor com fornecedores de in-
formações externas.
Um processo de abordagem empresarial mais forte.
Uma medida para demonstrar o valor das informações externas para
gerenciamento.
A fiscalização de informações externas é mais que um processo de in-
ventário. É o exame do valor das informações externas, fluxo e uso. Ele cria
o conhecimento necessário para acrescentar valores incríveis para a em-
presa.
Gestão documental
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo
documental responsável pela administração de documentos nas fases
corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negócio de uma empresa.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por
exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não
estruturada (documentos) importante da organização.
Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a
recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização,
ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um
formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos em formato
eletrônico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma
definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da
sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição,
reencaminhamento e dês atualizado (destruído). Por último, este processo
disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a de
um sistema de busca, por exemplo, o Google.
Vantagens na sua utilização
As empresas que investem pela solução Gestão Documental
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos
em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos
processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na
procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de
arquivo;
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações
Office) e de documentos com origem em papel;
Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação,
arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos
documentos;
Digitalização dos documentos;
Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e
processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o
utilizador aceda aplicação;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos
documentos está facilitada e rápida;
Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em
caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de
acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não
autorizados.
Casos de aplicação
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está
presente em todas as organizações.
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto
alargados de áreas funcionais:
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade)
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produção)
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos)
Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de
Cliente)
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de
produtos)
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento)
ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência au-
xiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organiza-
do constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma
nação.
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de docu-
mentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos
instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de
valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as
tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser
empregado como sinônimo de arquivologia.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico de-
nominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas
magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os
arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais,
bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica,
como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres,
interessam à arquivística.
 A preocupação dos governos e autoridades em conservar determina-
dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a
títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a
ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de
diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução
francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do
povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reco-
nhecida como de responsabilidade do Estado.
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais
surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamen-
te qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da
arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou
família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das
instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os
originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos
pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia
permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos
públicos nacionais).
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos
da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX.
São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos
prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de
história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e
material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis adminis-
trativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de
depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento;
tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de pa-
péis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de
avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material
repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especifi-
cam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particu-
lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destina-
ção dos documentos.
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-
se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos
(1960).©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.
CONCEITO
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou re-
cebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo
pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas
atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informação ou a natureza do documento.
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou re-
cebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou munici-
pal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou
legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, tempo-
rários e permanentes:
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto
de consultas e pesquisas frequentes.
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoção para depósitos temporários.
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, científi-
co ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou re-
cebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas
atividades específicas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade,
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados
com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que
o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobiliária
de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos
relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de
imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamen-
tos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda;
certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por
exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer
parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à
área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fun-
damental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, op-
ções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobili-
ário seriam afastados do arquivo principal.
IMPORTÂNCIA
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos cul-
turais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a
valorização e a difusão das manifestações culturais.
§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, in-
dígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo
civilizatório nacional.
§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta signi-
ficação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos forma-
dores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I — as formas de expressão;
II — os modos de criar, fazer e viver;
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços
destinados às manifestações artístico-culturais;
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artís-
tico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e
protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros,
vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautela-
mento e preservação.
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da do-
cumentação governamental e as providências para franquear sua consulta
a quantos dela necessitem.
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento
de bens e valores culturais.
§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na
forma da lei.
§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de
reminiscências históricas dos antigos quilombos.”
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi cri-
ado em 1836.
No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada
principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial,
começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concep-
ção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque históri-
co. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informa-
ção, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de deci-
sões.
A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova men-
talidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pes-
quisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta tomada
de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo
enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico.
Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua
importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam.
Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação
e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento
são ilimitados.
ORGANIZAÇÃO
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segu-
rança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo
e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do
sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As
possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O
número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um
arquivo complexo e de difícil entendimento.
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou cres-
cimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume
e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de
classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a ativida-
de de arquivamento.
•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, pro-
porcionando pronta localização dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últi-
mos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de infor-
mações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa
também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a
todos e a todas as questões.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam provi-
dências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a
pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro-
les para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem
assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibi-
lita à secretária constante follow up.
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-
cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos
tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para
vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze
guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas
de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser
disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passan-
do, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30,
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numera-
das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou,
então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o momen-
to oportuno.
O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Ha-
vendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de
todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados
nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados
após as guias que correspondem às datas de acompanhamento.
O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adi-
cionais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o
número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o
manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-
nhamento.
2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas
ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas margens
superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de
1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se deslo-
ca na pasta, servindo para indicar o dia específico.
Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada
pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida
que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador
móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de
um novo mês.
A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora se-
ja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do
documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das
empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretan-
to, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles,
como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à
vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
adaptadas a qualquer empresa. As informações necessárias para o correto
acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilização
da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro.
REFERÊNCIAS CRUZADAS
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais
empregada é remissão.
A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado
em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas,
principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas
nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-
mente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social
dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-
se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando
que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E prová-
vel que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada
numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas
por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomen-
da-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que poderão ser
colocados, por exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos carguei-
ros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de carga
aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja
também Carga Aérea.
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada.
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para
Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta
fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja
preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referên-
cia cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto
Médico Legal).
De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agili-
za o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e
evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de
papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
 TRANSFERÊNCIA
Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles
que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros,
ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.
Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua
utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
fato que os criou, não servirão para mais nada.
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarre-
gados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendên-
cia é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de
espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou
destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso
ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a operação
que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante
consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu
valor.
A transferência pretende:
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou
ativos;
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos
arquivos;
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua
vida útil; e
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamen-
tos.
Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e cri-
teriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não
apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso,
consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor fre-
quência de uso, consulta ou referência.
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta
ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo
como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como
inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa,
inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que preva-
lecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata
localização e a consulta a papéis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados,
mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A
destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se
proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos
e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e
referência ao conteúdo deles.
Atualização de arquivo
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um
arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes e
transferências diárias:
• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em interva-
los predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo
da frequência de uso.
• Transferências permanentes: são transferências realizadas em interva-
los irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem
quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a
atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, então, irá a-
carretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá de ser a-
nalisado.
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facili-
tado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimen-
to, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as
transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva
ou se consulta um documento qualquer.
Conservação e proteção de documentos
Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as
finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um qua-
dro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitan-
do sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados
por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários.
• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é,
sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre
outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros
de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.
• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinida-
mente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se re-
lacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros
contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.
• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois,
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou ta-
bela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, se-
guirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporá-
rios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos
bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos
e outros.
Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada-
mente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e
outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em casos
extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas
formas de proteger esses documentos:
• Utilização de cofres a prova de fogo.
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
empresa, ou escritórios de advogados.
• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos
microfilmes em local seguro.
A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompa-
nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?
Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes
empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas
existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se
tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da
centralização são as seguintes:
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista
em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do
trabalho em todas suas etapas.
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialis-
ta.
• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de
tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de có-
pias adicionais ou referências.
• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos
de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos
departamentais.
• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, ofere-
cendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos
assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga
sua vida útil.
Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser aponta-
das:
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de
arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do
departamento se encontra à mão.
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas
no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e
tumultua o trabalho do arquivista.
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arqui-
vo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver
muitas pessoas no local.
• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os ar-
quivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta
generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vida da
empresa.
• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no
momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro
departamento.
As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entre-
tanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em
princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documen-
tos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arqui-
vos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no
próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes,
seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral.
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o con-
trole e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles
que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precau-
ções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos
vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma
é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do arqui-
vo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos
aos diversos departamentos.
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que
existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições,
necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos.
Avaliação de Documentos
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de
pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indi-
cando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e
permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, de-
vendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de
diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissio-
nais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados,
economistas e etc.
"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico
ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produ-
ção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação
desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos."
(Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)
Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela
qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avali-
ação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao
contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos:
valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras
instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar
as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal,
legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma
instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo
tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão
valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLEN-
BERG, 1984, p.58)
Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística
a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição
de um patrimônio documental;
b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental ne-
cessário para a pesquisa histórica;
c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo
arquivista. Este processo deve ser formal, sistemático e claramente definido;
d) como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos docu-
mentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâ-
neo à época ou ao período de sua criação. Neste sentido, Booms (1987, p.
104) acrescenta: “ Construindo uma tabela conceitual histórica, que servirá
de modelo à herança documental, os arquivistas não devem seguir os con-
ceitos de valor de acordo com a sua própria época, mas antes, de acordo
com o valor que governa a época na qual o material foi criado.";
e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do con-
texto social. Este princípio, entretanto, supõe também que os documentos,
como tais, não tenham valor intrínseco. Este valor é atribuído após a avalia-
ção feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que
o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os
valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse
profissional deve ter uma visão global sobre o desenvolvimento social e as
diferentes mudanças ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a missão
de identificação do valor dos documentos de arquivos que o arquivista é
chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade
social e dos valores contemporâneos ao documento. (Fon-
te:http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646)
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS.
MICROFILMAGEM.
AUTOMAÇÃO.
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DO-
CUMENTOS.
MICROFILMAGEM
Observa-se na época atual excessivo aumento do número de docu-
mentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos
os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro,
graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço
da tecnologia, em todos os setores da economia.
É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para re-
duzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu
arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais
respostas a essa questão.
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, che-
gando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens obti-
das na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado
para arquivos ativos. As vantagens são:
• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos che-
gam a mais de 80% em muitos casos.
• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e
documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.
• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos
vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como in-
cêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicio-
nais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especi-
ais. -
• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo
até 150 anos.
• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimita-
da, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos reproduzidos.
• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é
preciso levar em consideração a economia que proporciona com a re-
dução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a ma-
nutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes em-
presas.
Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando e mapotecas
em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
cheques compensados. As vantagens do sistema são as seguintes:
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos • a iluminação é direta;
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local;
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzi-
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser
das.
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos:
As desvantagens são:
• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos
documentos; • ocupa muito espaço;
• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; • há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou
retirar um documento;
• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente; • a consulta é demorada;
• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incêndio, • a consulta exige o deslocamento de outros documentos.
inundação ou furto.
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquivador
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:
o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem • Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros,
como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfil- com a frente voltada para o arquivista.
mes. • Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros,
É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilma- com a lateral voltada para o arquivista.
gem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do
determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme no mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em braços metálicos apoiados em suportes especiais.
cartório e à vista do documento original.
São vantagens do sistema:
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como subs-
tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o • custo mais baixo;
microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empre-
• fácil manuseio;
sa tenha sido estudada e comprovada.
• fácil conservação;
EQUIPAMENTOS
• fácil atualização do material arquivado;
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan- • possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espa-
tagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema ço;
de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel
arquivador. São três os sistemas de equipamento: • consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documen-
tos.
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição
horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda São desvantagens do sistema:
é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os • necessidade de retirar o documento para fazer anotações;
documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as
mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito co- • iluminação deficiente;
nhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas. • pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-
de de informações rápidas.
Fichários
 São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, po-
dendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações,
endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.
O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos
serviços a que se destina. Alguns requisitos são:
• adequação às necessidades do serviço;
• obtenção de maior economia de espaço;
• facilidade de acesso;
• possibilidade de expansão;
• resistência e durabilidade;
• garantia de segurança e conservação de documentos;
• aparência e funcionalidade.
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-
dos pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os
critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa
ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.
1. Cadeado.
2. Suporte regulável.
3. Índice alfabético.
4. Estrutura.
5. Dispositivo antiimpacto.
6. Pés antiderrapantes.
ACESSÓRIOS
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e
eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o anda-
mento do serviço.
A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema
e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inser-
ção e notações.
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padro-
nizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona-
das, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos
modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particularida-
de de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos
suportes laterais do arquivo.
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo
menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto
à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas
guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições
ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou
mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos.
3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou
das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem
ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas
ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e
podem ser colocadas posteriormente.
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os dize-
res ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções das
pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de in-
serção e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos
reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de
classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios.
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou do-
cumentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fato
de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, por-
tanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera
opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um
centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade
administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão.
Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se
deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquiva-
mento: direto, indireto e semi-indireto.
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessida-
de de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o
método alfabético de arquivamento e suas variações.
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser
consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de arquiva-
mento e suas variações.
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índi-
ces, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste sistema,
encontra-se, por exemplo, o método automático, variedade do método
alfanumérico.
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos.
O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a ma-
neira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim desejado.
Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS
A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um
sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os
órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-
indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamen-
te.
Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organi-
zação de arquivos em que o documento público é controlado desde sua
produção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moder-
na de arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documen-
tos:
• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, bus-
cando solução ou resposta. São os arquivos correntes.
• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de
consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados
ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.
• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico.
São os arquivos permanentes ou históricos.
A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sis-
tema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do siste-
ma de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens
conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documen-
tos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de docu-
mentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente econo-
mia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos;
melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de
preservação, controle e eliminação de documentos.
 Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as con-
dições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração públi-
ca, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando
duplicidade antieconômica de velhas iniciativas.
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em
desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a
informática assumiu posição de grande relevância.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que
pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da
secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-
gramação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá
preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-
se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos
métodos tradicionais de classificação de informações. O programador
apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-
dos métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescen-
te-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de
técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é
prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem
estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (docu-
mentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão
público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O méto-
do estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de do-
cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e
proporciona uma correta tomada de decisão.
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto
nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apre-
sentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto
ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e
os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente
envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas;
e os tipos de documento que devem ser arquivados.
São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e
alfanumérico.
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram
vários outros.
Métodos de arquivamento:
• Método alfabético:
—específico ou por assunto;
—geográfico;
—mnemônico;
—variadex.
• Método numérico:
—simples;
—dúplex.
• Método alfanumérico:
—decimal;
—automático;
automático moderno.
Protocolo
É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou confe-
rência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os
escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim
desta é assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os do-
cumentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões
ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato
que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria
deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e
que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assem-
bléia ou congresso.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos
em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve
nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde
a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da
produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor-
tância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pesso-
as a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por
falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessá-
rias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabili-
zar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema
de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação)
vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua
tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de docu-
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento
cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às institui-
ções, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o
montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita
importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea).
Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. Técni-
cas de arquivo e protocolo.
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de
caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigi-
loso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatá-
rios;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, ca-
rimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados
das fichas de protocolo;
 Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende dire-
tamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus
dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza
as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anterior-
mente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos,
não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter
seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta
etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio
dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completan-
do dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como re-
gras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus
métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem ape-
nas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da
empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser com-
prometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscien-
tização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão
mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo
pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação docu-
mental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação
deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda
maior.
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é
uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é originá-
rio da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é
uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes,
o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho Inter-
nacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um
aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e
eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo em
1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um
“conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.
No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, trami-
tação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” .
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser
enfocadas: a de conservação e a de restauração.
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como ter-
mo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e manu-
tenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os
atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é neces-
sário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e
armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo
na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso,
devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umida-
de, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorga-
nismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitalizar
a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é uma
atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, amor à
arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com
os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfeição, em
que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora
Marilka Mendes.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a
técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do
objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do
futuro.
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é
melhor: Conservar e preservar para não restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
1. FÍSICOS
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de
degradação dos materiais bibliográficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condi-
ções de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original altera-
da e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a de-
ficiência de água
2. QUÍMICOS
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de aci-
dez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa.
Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas
predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umida-
de relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de
documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, pode-
mos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que
nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é
uma das principais causas da degradação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documenta-
ção. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais
similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço
técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para
atividades relacionadas aos interesses de vida diária.
3. BIOLÓGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e
bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais
insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
 Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem
pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os
insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.
4. AMBIENTAIS
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece
o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos a-
gentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo
dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o
mais cuidadoso guardião dos mesmos.
Gestão documental
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da
arquivística responsável pela administração de documentos nas fases
corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada
com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante
da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando
há a recepção do documento em que este passa pela fase de
desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em
formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de
seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do
documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação,
aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído).
Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de
localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.
AUTOMAÇÃO
O novo mundo dos arquivos – automação
.James M. Turner – U. de Montreal
Introdução
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso
compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da
evolução tecnológica. É suficiente lembrar que diversos atores, cada um
tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no
cenário tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, o
rádio, o telefone, o automóvel, o cinema, a máquina de escrever, para
nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à
chegada da fotocopiadora, a eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretu-
do os computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o
computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou
profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. Desde
1990, a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar por
causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de
interação no mundo da informação.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvol-
vimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organi-
zação e nos métodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de
nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente, desde já é
preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma
para a disciplina em função das novas tecnologias da informação.
É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. Pode-se
constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a
maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. O
surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação,
como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também
mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que gera-
vam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos
seguintes. Essas tecnologias também mudaram profundamente a socieda-
de em seu conjunto. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos
testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade
impressionante.
Histórico recente
Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores
nos governos e corporações mais importantes. Muito caros, esses apare-
lhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais
talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores não são
muito “inteligentes”, mas o que interessa é que podem calcular com muita
rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar
de atividades mais “inteligentes”.
Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho buscam a má-
quina de escrever elétrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970.
Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos
dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão
elevados que somente as organizações bastante importantes têm condi-
ções de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máquinas de escrever
eletrônicas chegam ao mercado, mas sua utilização não se torna muito
difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores.
O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o
quadro tecnológico. O computador pessoal custa menos que um automóvel.
Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de execu-
tar as importantes operações que os grandes computadores do tipo main-
frame não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que se
instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos admi-
nistrativos, que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimen-
tos.
Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and Records Ad-
ministration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão
mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informati-
zação), que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a
pertinência dessa política (Bergeron 1992,54).
Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se
multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira
mensagem de correio eletrônico em 1964, os dados sobre as florestas do
Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e
assim por diante. Os exemplos americanos são característicos da situação
por toda parte do mundo.
A situação hoje
Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e
muito velozmente, abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo.
Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas
para os documentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias e
a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal
ordem que essas políticas não são mais suficientes. O documento eletrôni-
co tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação, poden-
do residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o
relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,
cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador
textual diferente num ambiente informático diverso. Pode-se encontrar na
relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacio-
nais, assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas
operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, tudo reunido
em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre
papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma versão diversa
para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em
papel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar
a organização para a armazenagem, a marcação e a preservação de todos
esses arquivos, bem como a relação entre eles.
Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a informa-
ção apenas em formato linear. O hipertexto e as ligações hipertextuais e
hipermidiáticas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados,
acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o problema. Por
outro lado, a chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do que
nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992,53).
 Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças funda-
mentais nas teorias e nas práticas, quando se trabalha com os documentos
eletrônicos, são a dependência diante da mídia e dos aparelhos, a impossi-
bilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informação, sua
segurança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprietários, de
sistemas de exploração, de sistemas operacionais, de versões desses
sistemas operacionais, bem como o preço do desenvolvimento de tudo
isso.
Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de que tratam
os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se já distinguir o conceito
de suporte daquele de informação. Antes, como a informação estava sem-
pre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensa-
vam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. Para adaptar a
expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos átomos, hoje
tratam-se dos bits.
Questões atuais
Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as questões em
cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a
normalização, a conversão e a preservação. Os documentos e seus supor-
tes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos
arquivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se encontrar
exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o antigo papel pode
durar milhares de anos, mesmo em más condições. Pode-se maltratá-lo e
mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. Ao
contrário, os suportes eletrônicos são muito instáveis, mesmo nas melhores
condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas
situações, é claro, mas pouca para a conservação a longo prazo dos arqui-
vos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar, para
fins de gestão da informação, as tecnologias criadas para outros fins.
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se re-
corrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrônico sobre um
suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvol-
vimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos, que esta prática não é
mais suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração", ou
seja, a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo
sobre um suporte novo, mas também de o converter a uma versão mais
recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em
um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de
assegurar sua consultabilidade a longo prazo.
A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo
Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à problemática. Não
somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica, mas vê-
se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-
rede em escala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da
Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exemplo,
a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a facilidade de consulta pelos
usuários, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas até onde
deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações gerais
num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos
de pesquisa, os planos de classificação, os calendários de conservação, e
eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia
fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados, aos documentos
eletrônicos, às imagens de documentos manuscritos?
Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosófi-
co: sobre a Infovia, há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e
bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos
os textos são conservados em formato eletrônico, em que a cópia original é
estocada num computador para consulta através das redes, ou seja, se um
documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-
se também um fichário informático, podemos ainda distinguir as bibliotecas
dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema
demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas.
Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados
adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos
documentos eletrônicos, ganham muita importância. Há múltiplos tipos de
metadados: para a apresentação do documento (por exemplo, os sinais de
estilos, de caracteres itálicos), para exprimir suas relações com outros
documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a cataloga-
ção, a classificação, a indexação ( os pontos de acesso para o tema), para
gerir o fichário informático (por exemplo, as informações técnicas concer-
nentes ao formato do fichário), etc.. Porém, é sobretudo a normalização dos
metadados que é de uma importância capital nesse contexto. Se se deseja
permitir o acesso a muita informação via redes, tem-se todo o interesse em
normalizar práticas de descrição e de organização, senão o usuário será
obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja
trabalhar.
Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as
Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Cana-
dá), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart
Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core,
a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a
comunicação de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer,
especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal
de forma independente dos sistemas operacionais e do material informáti-
co. O que nos permite ser otimistas é que, a longo prazo, seremos os
conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informa-
ções concernentes à estrutura e à organização desses documentos "via-
jem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo
isso, não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo
mundo afora. Com a sistematização das práticas, passa-se de um mundo
tecnológico caótico a um mundo ordenado.
Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato
eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com
as redes, precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já existen-
tes, senão não se poderia consultar as informações mais recentes. Como
assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das
grandes redes, se se confia nas informações disponíveis em linha, teremos
a impressão de que a história da raça humana sobre a terra começou em
1970. Que fazer então com as informações acumuladas em nossos depósi-
tos depois de séculos?
É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é desejá-
vel, se ela é necessária, se ela é possível. No momento, entretanto, há
obstáculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado
das tecnologias e os custos necessários. Tomemos por exemplo o estado
dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de
caracteres (ROC). O alvo desses últimos é permitir a conversão de docu-
mentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a
custo abordável. Mas os melhores sistemas operacionais atuais não fazem
prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997, 70).
Em princípio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera
que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em
espaço duplo, compreende-se facilmente que a intervenção humana é
necessária para efetuar a correção de cada página antes que a possamos
considerar como consultável.
Por outro lado, seria necessário prever muitas vezes não apenas a
conversão de textos em octetos, mas também uma restruturação dos
dados. Por exemplo, um fichário de informação estocado sobre fichas de
cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. É preciso não
somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas também de
outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser a-
crescentada à mão sobre as fichas, senão há perda de informações.
Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de ima-
gens de páginas, fichários onde o texto não é tratável por computadores,
mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resolução de 400 pontos por
polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/página. Porém, quando melho-
ra-se a resolução para 600 ppp, ele nos custa em espaço de estocagem
cerca de 500 Ko/página. Para atender a resolução do microfilme, precisaria
escanear a 1000 ppp. A título de exemplo desse problema à escala de um
arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec,
em torno de 18 milhões de certidões, ele custará 650 Go de espaço de
estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que não
estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso, sem falar nos
trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42).
Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permitem
ao usuário ver a colocação de um texto na página, mas que não o permite
manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrição de
páginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o
texto com a sua colocação na página exigida, e substituirão, pode-se espe-
rar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat d’Adobe,
que oferece uma colocação em página que exige muita memória informáti-
ca, mas que está sempre em forma de ficha não manipulável, como uma
telecópia.
Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda
mais importantes. A questão mais notável associada a esse gênero de
documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são
informatizados. Para a imagem fixa, não há mais problema com as simples
imagens em preto e branco, mas cada pixel que compõe a imagem tem
necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim
mais memória informática. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm,
é preciso mais ou menos 1Mo de memória. Para a imagem em movimento,
sem compressão, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do filme
é de 24 imagens/segundo, e do vídeo, 30 imagens/segundo. O custo em
memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo por
segundo de filme, e então de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja,
aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.
A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso
concreto, pode-se notar que o sistema “Cineon de Kodak”, um dos poucos
sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento, neces-
sitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $
US pela fita magnética somente! Além disto, o sistema necessitaria de 110
horas para converter a imagem em movimento do formato analógico ao
formato numérico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por
minuto de filme. Não falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo
isso, seria necessário transplantar cassetes em dez ou vinte anos para
evitar a perda de todo esse trabalho!
Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a
longo prazo, enaltece-se às vezes a impressão sobre papéis do código
informático codificado em algarismos 1 e 0, em razão das propriedades de
conservação a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de
reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichário
informático. Para a imagem em movimento, esta prática não será nada
prática, pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes, baseados
sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de
pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, serão necessários aproximada-
mente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000
bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000),
contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada
segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km
de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, não se
poderá considerar a numeração das coleções de imagem em movimento
antes de encontrar maneiras mais econômicas de estocar os fichários
assim criados.
Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrônicos,
podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de trabalho
sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital information
1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira
para a informação numérica permanece com os criadores, os fornecedores
e, eventualmente, os proprietários. Além disso, o grupo enaltece a criação
de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de supor-
tar um sistema distribuído de dados. Na disposição de uma tal estrutura,
criar-se-á um processo de certificação de organizações capazes de estocar,
de migrar e abastecer o acesso às coleções numéricas. Estas organizações
certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documen-
tos depositados alhures, em caso de perigo de destruição, seja por uma
ameaça física à integridade dos documentos, seja por uma mudança de
políticas de conservação em outro lugar, devido à privatização de um
arquivo, por exemplo.
Obstáculos à automação
Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à auto-
mação dos arquivos. Em nível das infra-estruturas, a banda frequentada
terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa
responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número
não cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal à
Internet e seus sucessores, como é o caso do correio à escala internacio-
nal, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma
ínfima parte da população global está em linha, e que mesmo nos países
industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população.
A questão da “prisão ASCIL”, expressão de Mitchell Kapor para desig-
nar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas
marcas diacríticas no meio informático, é extremamente importante no
contexto das redes. A “consortium Unicode” trabalha há vários anos para
desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas escri-
tas, mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter compa-
rado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de
sistemas operacionais não os adotam muito rapidamente. Todavia, com o
desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estocagem
e de tratamento, este problema importante vai, sem dúvida, ser solucionado
num futuro não muito distante. Um passo importante: a “World Wide Web
Consortium” vem de anunciar (julho 1997) a publicação da primeira versão
de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de caracteres a “Unicode”.
Ao nível dos suportes físicos, o obstáculo principal é sua instabilidade.
É necessário encontrar soluções neste nível para evitar que estejamos
eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a
totalidade de arquivos que possuímos. No momento, não há nada além de
tecnologias experimentais, mas é preciso crer que o problema será resolvi-
do eventualmente. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração
química e biológica.
Ao nível do endocage, assinalemos os problemas de integridade e au-
tenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiança de que os
documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser
alterados, e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta
é o mesmo que eles receberam por arquivo.
Ao nível dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desen-
volver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e
dos usuários, tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão
e documentos quanto ao nível da interação pessoa-máquina. Visto desta
última perspectiva, os sistemas operacionais disponíveis atualmente são
bastante penosos, não recorrem senão de maneira muito primitiva aos
aparelhos cognitivos dos usuários.
Como vimos, a conversão dos fichários permanece um problema im-
portante por várias razões. Podemos assinalar particularmente as dificulda-
des de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem eco-
nômica. Além disso, teríamos vantagem em considerar como inaceitável a
prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem controle
de qualidade, ao dizer que se fará correções mais tarde. Muito frequente-
mente vimos que as condições econômicas não permitem essas correções.
As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão de que os
trabalhos estão completos, e são os usuários que sofrem a utilização des-
ses dados não verificados e não corrigidos. Como é o caso em qualquer
ouro lugar, o controle de qualidade é importante no arquivamento de dados
eletrônicos.
Terminando, analisaremos o problema considerável da pilha de fichá-
rios necessária para a estocagem de imagens em movimento quando estas
últimas são numerosas, os problemas arquivísticos associados à compre-
ensão de imagens para melhor estocá-las, o trabalho considerável requeri-
do para efetuar os trabalhos de conversão, os custos implicados nesse
processo, e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar conve-
nientemente esses enormes fichários.
Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes proble-
mas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda
assim esperar ver melhoras consideráveis a curto, médio e longo prazo. A
importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle
dos dados desde sua criação até sua disposição eventual, seja por elimina-
ção, seja por sua instituição como arquivos permanentes. Nossos métodos,
nossos processos, nossas práticas, nossas normas serão estabilzadas
eventualmente. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos atualmen-
te dará lugar aos métodos normalizados, sobre os quais trabalhamos
atualmente.
No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho
tão importantes à nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de
computadores melhor “educados” para responder a nossas necessidades.
Eles serão capazes de detectar um problema de funcionamento que expe-
rimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar
as soluções possíveis. Veremos disponíveis em linha de demonstrações
vídeo para nos mostrar como executar tal função, como executar tal tarefa,
efetuar tal manobra informática. Além disso, o desenvolvimento de tipos de
memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se
corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar
nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumen-
tos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. Veremos even-
tualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda, de formação
de usuários, de migração de dados e de outras funções arquivistas. Final-
mente, com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de
suportes informáticos tão inabaláveis quanto o velho papel.
Terminando, será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente
no meio desse turbilhão tecnológico, que o papel que representamos neste
momento é de uma grande importância histórica, pois é a presente geração
de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológicos
fundamentalmente diferentes um do outro. É na gestão dessa transição que
nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próximos anos.
Tradução de Andréa Araújo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane
Moreira.
PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
PROTOCOLO
1. OBJETIVO
Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referen-
tes à gestão de processos e correspondência, com a finalidade de criar
bases para a implantação de sistemas informatizados unificados no âmbito
a que se destina.
2. CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e de-
finições:
AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que ca-
racteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser
observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e
operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despa-
chos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de comunicação escrita, que
circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e exter-
na, oficial e particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou
entidade.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da
Administração Pública Federal.
b) Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida
entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes
para outros órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utili-
zada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à
Administração Pública Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa re-
cebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no
âmbito da Administração Pública Federal.
DESAPENSAÇÃO - É a separação física de processos apensados.
DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É a retirada de peças de um
processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou
a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO – É a separação de parte da documentação de
um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembra-
mento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do
órgão interessado.
DESPACHO – Decisão proferida pela autoridade administrativa em ca-
so que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou
desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou
não.
DILIGÊNCIA – É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de
atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição
legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar
as falhas apontadas.
DISTRIBUIÇÃO - É a remessa do processo às unidades que decidirão
sobre a matéria nele tratada.
DOCUMENTO - É toda informação registrada em um suporte material,
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época ou lugar.
De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os do-
cumentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a
natureza, conforme descrito a seguir.
a) Caracterização quanto ao gênero
Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados
ou impressos;
Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimen-
sões variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de
engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em
papel emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositi-
vos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográ-
ficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas
sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movi-
mento. Ex.: filmes e fitas vídeomagnéticas;
Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos e fitas audiomagnéti-
cas;
Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resul-
tante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;
Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido
(Winshester) e disco óptico.
b) Caracterização quanto à espécie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a fi-
nalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida
provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria,
instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisó-
rio, lei;
Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, vi-
sando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho
interlocutório;
Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstan-
ciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo,
auto de infração;
Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões
etc. Ex.: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administra-
ção Pública Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio,
contrato, termos (transação, ajuste etc.) e,
Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos,
em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital,
intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax,
alvará, circular.
c) Caracterização quanto à natureza
 Documentos Secretos: São os que requerem rigorosas medidas de se-
gurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de
servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio,
sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua res-
ponsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer
maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do
Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do Congresso Nacional;
mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de
exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para afasta-
mento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da
Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial.
Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;
Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do
conhecimento do público em geral.
RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o
protocolo setorial deverá observar:
a) se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal
ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procura-
ção;
b) se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c) se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respecti-
va devolução;
d) se a correspondência será autuada ou não;
A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos a-
baixo, destinados à correspondência ou processo, conforme o caso.
Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte
e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras,
véspera de feriados ou pontos facultativos.
4. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA
a) Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua iden-
tificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor,
seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e
da data da emissão.
A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio
do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empre-
sa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio do
protocolo setorial;
Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelo-
pe, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do
destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e
endereço do remetente, a fim de, em caso de devolução, a empresa de
correios o localize, conforme modelo a seguir:
Ex.: Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do
destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento
oficial for encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo,
deverá ser aberto, para as providências cabíveis.
b) A correspondência particular não será expedida pelas unidades de
protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.
A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de
protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao desti-
natário.
c) Correspondência Recebida e expedida
Correspondência Recebida
A correspondência recebida será entregue no protocolo central de cada
órgão ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distri-
buição.
Remetente
Nome:
Cargo ou função:
Unidade:
Órgão:
Endereço:
CEP:
Espécie: nº. /Ano:
Destinatário
Pronome de tratamento
Nome:
Cargo ou função:
Unidade:
Órgão:
Endereço:
CEP:
O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o desti-
natário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso
negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e
identificando o motivo da devolução.
As unidades de protocolo central remeterão a correspondência lacrada,
ao protocolo setorial da unidade à qual pertença o destinatário, controlando
por meio de sistema próprio.
d) Correspondência Expedida
O controle da expedição de correspondência caberá ao respectivo pro-
tocolo setorial, responsável pela numeração, que deverá ser sequencial,
numérico-cronológica e iniciada a cada ano.
O protocolo central do órgão ou da entidade manterá um controle da
expedição de correspondência, a fim de informar aos usuários, sua locali-
zação, em tempo real.
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o,
no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga
a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso
Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observa-
dos pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garan-
tir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II
do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Po-
deres Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e
do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as
sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou
indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Art. 2o Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às en-
tidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações
de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou medi-
ante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios,
acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entida-
des citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e
à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam
legalmente obrigadas.
Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a asse-
gurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executa-
dos em conformidade com os princípios básicos da administração pública e
com as seguintes diretrizes:
 I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como
exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independente-
mente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnolo-
gia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na
administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utiliza-
dos para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer
meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que
seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à res-
trição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segu-
rança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural iden-
tificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à pro-
dução, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte,
transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação,
avaliação, destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhe-
cida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produ-
zida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipa-
mento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusi-
ve quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com
o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informa-
ção, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de
forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas
as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a
ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, au-
tenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, ob-
servada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restri-
ção de acesso.
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende,
entre outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de aces-
so, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a infor-
mação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou
acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos
públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou enti-
dade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entida-
des, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entida-
des, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio público,
utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos progra-
mas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e
indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de
contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo
prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
§ 1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as
informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científi-
cos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da socieda-
de e do Estado.
§ 2o Quando não for autorizado acesso integral à informação por
ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa
por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.
§ 3o O direito de acesso aos documentos ou às informações neles
contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato admi-
nistrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo.
§ 4o A negativa de acesso às informações objeto de pedido formu-
lado aos órgãos e entidades referidas no art. 1o, quando não fundamenta-
da, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32
desta Lei.
§ 5o Informado do extravio da informação solicitada, poderá o inte-
ressado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicân-
cia para apurar o desaparecimento da respectiva documentação.
§ 6o Verificada a hipótese prevista no § 5o deste artigo, o respon-
sável pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez)
dias, justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação.
Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, inde-
pendentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no
âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou
geral por eles produzidas ou custodiadas.
§ 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deve-
rão constar, no mínimo:
I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços
e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público;
II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos
financeiros;
III - registros das despesas;
IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusi-
ve os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos
celebrados;
V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações,
projetos e obras de órgãos e entidades; e
VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
§ 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entida-
des públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de
que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede
mundial de computadores (internet).
§ 3o Os sítios de que trata o § 2o deverão, na forma de regulamen-
to, atender, entre outros, aos seguintes requisitos:
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o aces-
so à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de
fácil compreensão;
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos ele-
trônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto,
de modo a facilitar a análise das informações;
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em
formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina;
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação
da informação;
V - garantir a autenticidade e a integridade das informações dispo-
níveis para acesso;
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;
VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comu-
nicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora
do sítio; e
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade
de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei
no 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9o da Convenção sobre os
Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo
no 186, de 9 de julho de 2008.
§ 4o Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habi-
tantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se
refere o § 2o, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de
informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e
prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar no 101, de 4 de maio de
2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado median-
te:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e en-
tidades do poder público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
 b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respecti-
vas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informa-
ções; e
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à par-
ticipação popular ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso
a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por
qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do reque-
rente e a especificação da informação requerida.
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identifi-
cação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicita-
ção.
§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar al-
ternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios
oficiais na internet.
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos de-
terminantes da solicitação de informações de interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder
o acesso imediato à informação disponível.
§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma
disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em
prazo não superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efe-
tuar a reprodução ou obter a certidão;
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parci-
al, do acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu
conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o
requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da
remessa de seu pedido de informação.
§ 2o O prazo referido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10
(dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o
requerente.
§ 3o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e
do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá ofere-
cer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de
que necessitar.
§ 4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informa-
ção total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre
a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição,
devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreci-
ação.
§ 5o A informação armazenada em formato digital será fornecida
nesse formato, caso haja anuência do requerente.
§ 6o Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em
formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso univer-
sal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual
se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimen-
to esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu
fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios
para realizar por si mesmo tais procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratui-
to, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou enti-
dade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusiva-
mente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos
materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos
no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem
prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei
no 7.115, de 29 de agosto de 1983.
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em do-
cumento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser
oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o
original.
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o inte-
ressado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor
público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a
conservação do documento original.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de
negativa de acesso, por certidão ou cópia.
Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às
razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra
a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquica-
mente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifes-
tar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades
do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-
Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for nega-
do;
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcial-
mente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou
a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou
desclassificação;
III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa esta-
belecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimen-
tos previstos nesta Lei.
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à
Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo
menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a
decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.
§ 2o Verificada a procedência das razões do recurso, a Controla-
doria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as
providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.
§ 3o Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da
União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, a que se refere o art. 35.
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de desclassificação
de informação protocolado em órgão da administração pública federal,
poderá o requerente recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo
das competências da Comissão Mista de Reavaliação de Informações,
previstas no art. 35, e do disposto no art. 16.
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido
às autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo
menos uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou
a decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Co-
mando.
§ 2o Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como objeto
a desclassificação de informação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à
Comissão Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35.
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias
proferidas no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classificação de
documentos sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes
Legislativo e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbi-
tos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito de ser informado
sobre o andamento de seu pedido.
Art. 19. (VETADO).
§ 1o (VETADO).
§ 2o Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público infor-
marão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministé-
rio Público, respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, nega-
rem acesso a informações de interesse público.
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei no 9.784,
de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo.
CAPÍTULO IV
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Disposições Gerais
Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à
tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
Parágrafo único. As informações ou documentos que versem so-
bre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por
agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser
objeto de restrição de acesso.
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais
de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial
decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou
por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o
poder público.
Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da socie-
dade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações
cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade
do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as re-
lações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter
sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou
monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos
das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvol-
vimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações
ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autorida-
des nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de inves-
tigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou
repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança
da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,
conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua
produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança
do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e
filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o
término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reelei-
ção.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser es-
tabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de deter-
minado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máxi-
mo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento
que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de
acesso público.
§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de
sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o
critério menos restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do
Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina
seu termo final.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de in-
formações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando
a sua proteção.
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classifi-
cada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de
conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamen-
to, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obri-
gação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
§ 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a se-
rem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-
la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não
autorizados.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências neces-
sárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as
normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para trata-
mento de informações sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em ra-
zão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de trata-
mento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para
que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas
e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação
desta Lei.
Seção IV
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação
Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da ad-
ministração pública federal é de competência:
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogati-
vas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no
exterior;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos ti-
tulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de
economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e
II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS
101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de
hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada
órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à
classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela
autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior,
vedada a subdelegação.
§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto
pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser
ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em
regulamento.
§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informa-
ção como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28
à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35,
no prazo previsto em regulamento.
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo
deverá ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes
elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os critérios estabele-
cidos no art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias,
ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art.
24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no
mesmo grau de sigilo da informação classificada.
Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela auto-
ridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante
provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento,
com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, obser-
vado o disposto no art. 24.
§ 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as
peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou
agentes públicos.
§ 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser exami-
nadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos
decorrentes do acesso ou da divulgação da informação.
§ 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o
novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produ-
ção.
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publica-
rá, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação
de dados e informações administrativas, nos termos de regulamento:
I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últi-
mos 12 (doze) meses;
II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com
identificação para referência futura;
 III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de in-
formação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como informações gené-
ricas sobre os solicitantes.
§ 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publica-
ção prevista no caput para consulta pública em suas sedes.
§ 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de infor-
mações classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos
fundamentos da classificação.
Seção V
Das Informações Pessoais
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de
forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e
imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relati-
vas à intimidade, vida privada, honra e imagem:
I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação
de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de
produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas
se referirem; e
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros
diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas
se referirem.
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este
artigo será responsabilizado por seu uso indevido.
§ 3o O consentimento referido no inciso II do § 1o não será exigido
quando as informações forem necessárias:
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver físi-
ca ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o
tratamento médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente
interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da
pessoa a que as informações se referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
IV - à defesa de direitos humanos; ou
V - à proteção do interesse público e geral preponderante.
§ 4o A restrição de acesso à informação relativa à vida privada,
honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada com o intuito de
prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o titular das
informações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recupe-
ração de fatos históricos de maior relevância.
§ 5o Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamen-
to de informação pessoal.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilida-
de do agente público ou militar:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta
Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencio-
nalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar,
desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se
encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão
do exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública;
III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à
informação;
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso
indevido à informação sigilosa ou informação pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de ter-
ceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informa-
ção sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concer-
nentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do
Estado.
§ 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do
devido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas,
transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles esta-
belecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção
penal; ou
II - para fins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de
1990, e suas alterações, infrações administrativas, que deverão ser apena-
das, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos.
§ 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente
público responder, também, por improbidade administrativa, conforme o
disposto nas Leis nos 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho
de 1992.
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver informa-
ções em virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público e
deixar de observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes san-
ções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo com o poder público;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento
de contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois)
anos; e
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a ad-
ministração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria
autoridade que aplicou a penalidade.
§ 1o As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser apli-
cadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito de defesa do
interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 2o A reabilitação referida no inciso V será autorizada somente
quando o interessado efetivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos
prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com
base no inciso IV.
§ 3o A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência
exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, facultada a
defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias
da abertura de vista.
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente
pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou
utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais,
cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou
culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física
ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com
órgãos ou entidades, tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a
submeta a tratamento indevido.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (VETADO).
§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informa-
ções, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o
tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência
para:
I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultras-
secreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da infor-
mação;
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas,
de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o
disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ul-
trassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou
divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à
integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais
do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renova-
ção.
§ 3o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1 o deverá
ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no
art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos.
§ 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de
Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3o implicará a
desclassificação automática das informações.
§ 5o Regulamento disporá sobre a composição, organização e
funcionamento da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, obser-
vado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposi-
ções desta Lei.
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de trata-
dos, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações
constantes desses instrumentos.
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institu-
cional da Presidência da República, o Núcleo de Segurança e Credencia-
mento (NSC), que tem por objetivos:
 I - promover e propor a regulamentação do credenciamento de se-
gurança de pessoas físicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento
de informações sigilosas; e
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive aque-
las provenientes de países ou organizações internacionais com os quais a
República Federativa do Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou
qualquer outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério
das Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes.
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a composição, orga-
nização e funcionamento do NSC.
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novem-
bro de 1997, em relação à informação de pessoa, física ou jurídica, cons-
tante de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de
caráter público.
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reava-
liação das informações classificadas como ultrassecretas e secretas no
prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta
Lei.
§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavalia-
ção prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos
nesta Lei.
§ 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação
prevista no caput poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão
Mista de Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei.
§ 3o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto
no caput, será mantida a classificação da informação nos termos da legisla-
ção precedente.
§ 4o As informações classificadas como secretas e ultras secretas
não reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automati-
camente, de acesso público.
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta
Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da administração públi-
ca federal direta e indireta designará autoridade que lhe seja diretamente
subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as
seguintes atribuições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a in-
formação, de forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei;
II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar
relatórios periódicos sobre o seu cumprimento;
III - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao
aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários ao correto
cumprimento do disposto nesta Lei; e
IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao cumpri-
mento do disposto nesta Lei e seus regulamentos.
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da adminis-
tração pública federal responsável:
I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de fo-
mento à cultura da transparência na administração pública e conscientiza-
ção do direito fundamental de acesso à informação;
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao de-
senvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração
pública;
III - pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da adminis-
tração pública federal, concentrando e consolidando a publicação de infor-
mações estatísticas relacionadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório a-
nual com informações atinentes à implementação desta Lei.
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no
prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação.
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no 8.112, de 11 de dezembro
de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação:
“Art. 116.
...................................................................
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao
conhecimento da autoridade superior ou, quando houver suspeita de
envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade competente
para apuração;
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei no 8.112, de 1990, passa a vigorar
acrescido do seguinte art. 126-A:
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal
ou administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quan-
do houver suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade compe-
tente para apuração de informação concernente à prática de crimes ou
improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em decorrência do
exercício de cargo, emprego ou função pública.”
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios,
em legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta
Lei, definir regras específicas, especialmente quanto ao disposto no art.
9o e na Seção II do Capítulo III.
Art. 46. Revogam-se:
I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a
data de sua publicação.
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012
Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre
o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso
II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe
confere o art. 84, caput, incisos IV e VI, alínea “a”, da Constituição, e tendo
em vista o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1o Este Decreto regulamenta, no âmbito do Poder Executivo fe-
deral, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a
classificação de informações sob restrição de acesso, observados grau e
prazo de sigilo, conforme o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de
2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII
do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da
Constituição.
Art. 2o Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal asse-
gurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação,
que será proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma
transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, observados os
princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei no 12.527,
de 2011.
Art. 3o Para os efeitos deste Decreto, considera-se:
I - informação - dados, processados ou não, que podem ser utiliza-
dos para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer
meio, suporte ou formato;
II - dados processados - dados submetidos a qualquer operação ou
tratamento por meio de processamento eletrônico ou por meio automatizado
com o emprego de tecnologia da informação;
III - documento - unidade de registro de informações, qualquer que
seja o suporte ou formato;
IV - informação sigilosa - informação submetida temporariamente à
restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a
segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais
hipóteses legais de sigilo;
V - informação pessoal - informação relacionada à pessoa natural i-
dentificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e ima-
gem;
VI - tratamento da informação - conjunto de ações referentes à pro-
dução, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte,
transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avalia-
ção, destinação ou controle da informação;
VII - disponibilidade - qualidade da informação que pode ser conhe-
cida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VIII - autenticidade - qualidade da informação que tenha sido produ-
zida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipa-
mento ou sistema;
IX - integridade - qualidade da informação não modificada, inclusive
quanto à origem, trânsito e destino;
 X - primariedade - qualidade da informação coletada na fonte, com o
máximo de detalhamento possível, sem modificações;
XI - informação atualizada - informação que reúne os dados mais re-
centes sobre o tema, de acordo com sua natureza, com os prazos previstos
em normas específicas ou conforme a periodicidade estabelecida nos siste-
mas informatizados que a organizam; e
XII - documento preparatório - documento formal utilizado como fun-
damento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pare-
ceres e notas técnicas.
Art. 4o A busca e o fornecimento da informação são gratuitos, res-
salvada a cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais
utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.
Parágrafo único. Está isento de ressarcir os custos dos serviços e
dos materiais utilizados aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-
lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei
no 7.115, de 29 de agosto de 1983.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 5o Sujeitam-se ao disposto neste Decreto os órgãos da admi-
nistração direta, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públi-
cas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas
direta ou indiretamente pela União.
§ 1o A divulgação de informações de empresas públicas, sociedade
de economia mista e demais entidades controladas pela União que atuem em
regime de concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição,
estará submetida às normas pertinentes da Comissão de Valores Mobiliários,
a fim de assegurar sua competitividade, governança corporativa e, quando
houver, os interesses de acionistas minoritários.
§ 2o Não se sujeitam ao disposto neste Decreto as informações
relativas à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas de direito
privado obtidas pelo Banco Central do Brasil, pelas agências reguladoras
ou por outros órgãos ou entidades no exercício de atividade de controle,
regulação e supervisão da atividade econômica cuja divulgação possa
representar vantagem competitiva a outros agentes econômicos.
Art. 6o O acesso à informação disciplinado neste Decreto não se a-
plica:
I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancá-
rio, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional,
industrial e segredo de justiça; e
II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvi-
mento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado, na forma do §1o do art. 7o da Lei no 12.527, de
2011.
CAPÍTULO III
DA TRANSPARÊNCIA ATIVA
Art. 7o É dever dos órgãos e entidades promover, independente de
requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de
interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o
disposto nos arts. 7o e 8o da Lei no 12.527, de 2011.
§ 1o Os órgãos e entidades deverão implementar em seus sítios na
Internet seção específica para a divulgação das informações de que trata
o caput.
§ 2o Serão disponibilizados nos sítios na Internet dos órgãos e enti-
dades, conforme padrão estabelecido pela Secretaria de Comunicação Social
da Presidência da República:
I - banner na página inicial, que dará acesso à seção específica de
que trata o § 1o; e
II - barra de identidade do Governo federal, contendo ferramenta de
redirecionamento de página para o Portal Brasil e para o sítio principal sobre
a Lei no 12.527, de 2011.
§ 3o Deverão ser divulgadas, na seção específica de que trata o §
1o, informações sobre:
I - estrutura organizacional, competências, legislação aplicável, prin-
cipais cargos e seus ocupantes, endereço e telefones das unidades, horá-
rios de atendimento ao público;
II - programas, projetos, ações, obras e atividades, com indicação da
unidade responsável, principais metas e resultados e, quando existentes,
indicadores de resultado e impacto;
III - repasses ou transferências de recursos financeiros;
IV - execução orçamentária e financeira detalhada;
V - licitações realizadas e em andamento, com editais, anexos e re-
sultados, além dos contratos firmados e notas de empenho emitidas;
VI - remuneração e subsídio recebidos por ocupante de cargo, pos-
to, graduação, função e emprego público, incluindo auxílios, ajudas de
custo, jetons e quaisquer outras vantagens pecuniárias, bem como proven-
tos de aposentadoria e pensões daqueles que estiverem na ativa, de ma-
neira individualizada, conforme ato do Ministério do Planejamento, Orça-
mento e Gestão;
VII - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade; e
VIII - contato da autoridade de monitoramento, designada nos termos
do art. 40 da Lei no 12.527, de 2011, e telefone e correio eletrônico do Serviço
de Informações ao Cidadão - SIC.
§ 4o As informações poderão ser disponibilizadas por meio de fer-
ramenta de redirecionamento de página na Internet, quando estiverem dispo-
níveis em outros sítios governamentais.
§ 5o No caso das empresas públicas, sociedades de economia mista e
demais entidades controladas pela União que atuem em regime de concor-
rência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição, aplica-se o disposto
no § 1o do art. 5o.
§ 6o O Banco Central do Brasil divulgará periodicamente informações
relativas às operações de crédito praticadas pelas instituições financeiras,
inclusive as taxas de juros mínima, máxima e média e as respectivas tarifas
bancárias.
§ 7o A divulgação das informações previstas no § 3o não exclui ou-
tras hipóteses de publicação e divulgação de informações previstas na legis-
lação.
Art. 8o Os sítios na Internet dos órgãos e entidades deverão, em
cumprimento às normas estabelecidas pelo Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão, atender aos seguintes requisitos, entre outros:
I - conter formulário para pedido de acesso à informação;
II - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso
à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil
compreensão;
III - possibilitar gravação de relatórios em diversos formatos eletrôni-
cos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de
modo a facilitar a análise das informações;
IV - possibilitar acesso automatizado por sistemas externos em for-
matos abertos, estruturados e legíveis por máquina;
V - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da
informação;
VI - garantir autenticidade e integridade das informações disponíveis
para acesso;
VII - indicar instruções que permitam ao requerente comunicar-se,
por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade; e
VIII - garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com defici-
ência.
CAPÍTULO IV
DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA
Seção I
Do Serviço de Informação ao Cidadão
Art. 9o Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações
ao Cidadão - SIC, com o objetivo de:
I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;
II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e
III - receber e registrar pedidos de acesso à informação.
Parágrafo único. Compete ao SIC:
I - o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o for-
necimento imediato da informação;
 II - o registro do pedido de acesso em sistema eletrônico específico e
a entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do
pedido; e
III - o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade
responsável pelo fornecimento da informação, quando couber.
Art. 10. O SIC será instalado em unidade física identificada, de fácil
acesso e aberta ao público.
§ 1o Nas unidades descentralizadas em que não houver SIC será
oferecido serviço de recebimento e registro dos pedidos de acesso à informa-
ção.
§ 2o Se a unidade descentralizada não detiver a informação, o pedi-
do será encaminhado ao SIC do órgão ou entidade central, que comunicará
ao requerente o número do protocolo e a data de recebimento do pedido, a
partir da qual se inicia o prazo de resposta.
Seção II
Do Pedido de Acesso à Informação
Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido
de acesso à informação.
§ 1o O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibiliza-
do em meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e
entidades.
§ 2o O prazo de resposta será contado a partir da data de apresen-
tação do pedido ao SIC.
§ 3o É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos
de acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato
telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os
requisitos do art. 12.
§ 4o Na hipótese do § 3o, será enviada ao requerente comunicação
com o número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a
partir da qual se inicia o prazo de resposta.
Art. 12. O pedido de acesso à informação deverá conter:
I - nome do requerente;
II - número de documento de identificação válido;
III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida;
e III - possibilidade de apresentação de pedido de desclassificação da
IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de
comunicações ou da informação requerida.
Art. 13. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:
I - genéricos;
II - desproporcionais ou desarrazoados; ou
III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou con-
solidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de
dados que não seja de competência do órgão ou entidade.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso III do caput, o órgão ou enti-
dade deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as
informações a partir das quais o requerente poderá realizar a interpretação,
consolidação ou tratamento de dados.
Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de
acesso à informação.
Seção III
Do Procedimento de Acesso à Informação
Art. 15. Recebido o pedido e estando a informação disponível, o a-
cesso será imediato.
§ 1o Caso não seja possível o acesso imediato, o órgão ou entidade
deverá, no prazo de até vinte dias:
I - enviar a informação ao endereço físico ou eletrônico informado;
II - comunicar data, local e modo para realizar consulta à informação,
efetuar reprodução ou obter certidão relativa à informação;
III - comunicar que não possui a informação ou que não tem conhe-
cimento de sua existência;
IV - indicar, caso tenha conhecimento, o órgão ou entidade respon-
sável pela informação ou que a detenha; ou
V - indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso.
§ 2o Nas hipóteses em que o pedido de acesso demandar manuseio
de grande volume de documentos, ou a movimentação do documento puder
comprometer sua regular tramitação, será adotada a medida prevista no
inciso II do § 1o.
§ 3o Quando a manipulação puder prejudicar a integridade da infor-
mação ou do documento, o órgão ou entidade deverá indicar data, local e
modo para consulta, ou disponibilizar cópia, com certificação de que confere
com o original.
§ 4o Na impossibilidade de obtenção de cópia de que trata o § 3o, o
requerente poderá solicitar que, às suas expensas e sob supervisão de
servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em
risco a integridade do documento original.
Art. 16. O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por
dez dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término
do prazo inicial de vinte dias.
Art. 17. Caso a informação esteja disponível ao público em formato
impresso, eletrônico ou em outro meio de acesso universal, o órgão ou enti-
dade deverá orientar o requerente quanto ao local e modo para consultar,
obter ou reproduzir a informação.
Parágrafo único. Na hipótese do caput o órgão ou entidade desobri-
ga-se do fornecimento direto da informação, salvo se o requerente declarar
não dispor de meios para consultar, obter ou reproduzir a informação.
Art. 18. Quando o fornecimento da informação implicar reprodução
de documentos, o órgão ou entidade, observado o prazo de resposta ao
pedido, disponibilizará ao requerente Guia de Recolhimento da União - GRU
ou documento equivalente, para pagamento dos custos dos serviços e dos
materiais utilizados.
Parágrafo único. A reprodução de documentos ocorrerá no prazo de
dez dias, contado da comprovação do pagamento pelo requerente ou da
entrega de declaração de pobreza por ele firmada, nos termos da Lei
no 7.115, de 1983, ressalvadas hipóteses justificadas em que, devido ao
volume ou ao estado dos documentos, a reprodução demande prazo superior.
Art. 19. Negado o pedido de acesso à informação, será enviada ao
requerente, no prazo de resposta, comunicação com:
I - razões da negativa de acesso e seu fundamento legal;
II - possibilidade e prazo de recurso, com indicação da autoridade
que o apreciará; e
informação, quando for o caso, com indicação da autoridade classificadora
que o apreciará.
§1o As razões de negativa de acesso a informação classificada indi-
carão o fundamento legal da classificação, a autoridade que a classificou e o
código de indexação do documento classificado.
§ 2o Os órgãos e entidades disponibilizarão formulário padrão para
apresentação de recurso e de pedido de desclassificação.
Art. 20. O acesso a documento preparatório ou informação nele con-
tida, utilizados como fundamento de tomada de decisão ou de ato administra-
tivo, será assegurado a partir da edição do ato ou decisão.
Parágrafo único. O Ministério da Fazenda e o Banco Central do Bra-
sil classificarão os documentos que embasarem decisões de política econô-
mica, tais como fiscal, tributária, monetária e regulatória.
Seção IV
Dos Recursos
Art. 21. No caso de negativa de acesso à informação ou de não
fornecimento das razões da negativa do acesso, poderá o requerente
apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à
autoridade hierarquicamente superior à que adotou a decisão, que deverá
apreciá-lo no prazo de cinco dias, contado da sua apresentação.
Parágrafo único. Desprovido o recurso de que trata o caput, poderá
o requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência
da decisão, à autoridade máxima do órgão ou entidade, que deverá se
manifestar em cinco dias contados do recebimento do recurso.
Art. 22. No caso de omissão de resposta ao pedido de acesso à
informação, o requerente poderá apresentar reclamação no prazo de dez
dias à autoridade de monitoramento de que trata o art. 40 da Lei no 12.527,
de 2011, que deverá se manifestar no prazo de cinco dias, contado do
recebimento da reclamação.
§ 1o O prazo para apresentar reclamação começará trinta dias a-
pós a apresentação do pedido.
§ 2o A autoridade máxima do órgão ou entidade poderá designar
outra autoridade que lhe seja diretamente subordinada como responsável
pelo recebimento e apreciação da reclamação.
 Art. 23. Desprovido o recurso de que trata o parágrafo único do
art. 21 ou infrutífera a reclamação de que trata o art. 22, poderá o requeren-
te apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão,
à Controladoria-Geral da União, que deverá se manifestar no prazo de
cinco dias, contado do recebimento do recurso.
§ 1o A Controladoria-Geral da União poderá determinar que o ór-
gão ou entidade preste esclarecimentos.
§ 2o Provido o recurso, a Controladoria-Geral da União fixará pra-
zo para o cumprimento da decisão pelo órgão ou entidade.
Art. 24. No caso de negativa de acesso à informação, ou às ra-
zões da negativa do acesso de que trata o caput do art. 21, desprovido o
recurso pela Controladoria-Geral da União, o requerente poderá apresentar,
no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, recurso à Comissão
Mista de Reavaliação de Informações, observados os procedimentos pre-
vistos no Capítulo VI.
CAPÍTULO V
DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS EM GRAU DE SIGILO
Seção I
Da Classificação de Informações quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 25. São passíveis de classificação as informações consideradas
imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou
acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do
território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as re-
lações internacionais do País;
III - prejudicar ou pôr em risco informações fornecidas em caráter si-
giloso por outros Estados e organismos internacionais;
IV - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
V - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou
monetária do País;
VI - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos
das Forças Armadas;
VII - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvi-
mento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou
áreas de interesse estratégico nacional, observado o disposto no inciso II
do caput do art. 6o;
VIII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autorida-
des nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
IX - comprometer atividades de inteligência, de investigação ou de
fiscalização em andamento, relacionadas com prevenção ou repressão de
infrações.
Art. 26. A informação em poder dos órgãos e entidades, observado
o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade
ou do Estado, poderá ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reser-
vado.
Art. 27. Para a classificação da informação em grau de sigilo, deverá
ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos
restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Es-
tado; e
II - o prazo máximo de classificação em grau de sigilo ou o evento
que defina seu termo final.
Art. 28. Os prazos máximos de classificação são os seguintes:
I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos;
II - grau secreto: quinze anos; e
III - grau reservado: cinco anos.
Parágrafo único. Poderá ser estabelecida como termo final de restri-
ção de acesso a ocorrência de determinado evento, observados os prazos
máximos de classificação.
Art. 29. As informações que puderem colocar em risco a segurança
do Presidente da República, Vice-Presidente e seus cônjuges e filhos serão
classificadas no grau reservado e ficarão sob sigilo até o término do mandato
em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
Art. 30. A classificação de informação é de competência:
I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no
exterior;
II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput,
dos titulares de autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de
economia mista; e
III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II
do caput e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia do
Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível DAS 101.5 ou
superior, e seus equivalentes.
§ 1o É vedada a delegação da competência de classificação nos
graus de sigilo ultrassecreto ou secreto.
§ 2o O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá delegar a
competência para classificação no grau reservado a agente público que
exerça função de direção, comando ou chefia.
§ 3o É vedada a subdelegação da competência de que trata o § 2o.
§ 4o Os agentes públicos referidos no § 2o deverão dar ciência do
ato de classificação à autoridade delegante, no prazo de noventa dias.
§ 5o A classificação de informação no grau ultrassecreto pelas auto-
ridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I do caput deverá ser ratifica-
da pelo Ministro de Estado, no prazo de trinta dias.
§ 6o Enquanto não ratificada, a classificação de que trata o §
o
5 considera-se válida, para todos os efeitos legais.
Seção II
Dos Procedimentos para Classificação de Informação
Art. 31. A decisão que classificar a informação em qualquer grau de
sigilo deverá ser formalizada no Termo de Classificação de Informação - TCI,
conforme modelo contido no Anexo, e conterá o seguinte:
I - código de indexação de documento;
II - grau de sigilo;
III - categoria na qual se enquadra a informação;
IV - tipo de documento;
V - data da produção do documento;
VI - indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação;
VII - razões da classificação, observados os critérios estabelecidos
no art. 27;
VIII - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias,
ou do evento que defina o seu termo final, observados os limites previstos no
art. 28;
IX - data da classificação; e
X - identificação da autoridade que classificou a informação.
§ 1o O TCI seguirá anexo à informação.
§ 2o As informações previstas no inciso VII do caput deverão ser
mantidas no mesmo grau de sigilo que a informação classificada.
§ 3o A ratificação da classificação de que trata o § 5o do art. 30 de-
verá ser registrada no TCI.
Art. 32. A autoridade ou outro agente público que classificar informa-
ção no grau ultrassecreto ou secreto deverá encaminhar cópia do TCI à
Comissão Mista de Reavaliação de Informações no prazo de trinta dias,
contado da decisão de classificação ou de ratificação.
Art. 33. Na hipótese de documento que contenha informações clas-
sificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído ao documento tratamen-
to do grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às partes não
classificadas por meio de certidão, extrato ou cópia, com ocultação da parte
sob sigilo.
Art. 34. Os órgãos e entidades poderão constituir Comissão Perma-
nente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, com as seguintes
atribuições:
I - opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação
para fins de classificação em qualquer grau de sigilo;
 II - assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarqui-
camente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de
informação classificada em qualquer grau de sigilo;
III - propor o destino final das informações desclassificadas, indican-
do os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e
IV - subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassifi-
cadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibiliza-
do na Internet.
Seção III
Da Desclassificação e Reavaliação da Informação Classificada em Grau de
Sigilo
Art. 35. A classificação das informações será reavaliada pela autori-
dade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante
provocação ou de ofício, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo.
Parágrafo único. Para o cumprimento do disposto no caput, além do
disposto no art. 27, deverá ser observado:
I - o prazo máximo de restrição de acesso à informação, previsto no
art. 28;
II - o prazo máximo de quatro anos para revisão de ofício das infor-
mações classificadas no grau ultrassecreto ou secreto, previsto no inciso I
do caput do art. 47;
III - a permanência das razões da classificação;
IV - a possibilidade de danos ou riscos decorrentes da divulgação ou
acesso irrestrito da informação; e
V - a peculiaridade das informações produzidas no exterior por auto-
ridades ou agentes públicos.
Art. 36. O pedido de desclassificação ou de reavaliação da classifi-
cação poderá ser apresentado aos órgãos e entidades independente de
existir prévio pedido de acesso à informação.
Parágrafo único. O pedido de que trata o caput será endereçado à
autoridade classificadora, que decidirá no prazo de trinta dias.
Art. 37. Negado o pedido de desclassificação ou de reavaliação pela
autoridade classificadora, o requerente poderá apresentar recurso no prazo
de dez dias, contado da ciência da negativa, ao Ministro de Estado ou à
autoridade com as mesmas prerrogativas, que decidirá no prazo de trinta dias.
§ 1o Nos casos em que a autoridade classificadora esteja vinculada
a autarquia, fundação, empresa pública ou sociedade de economia mista, o
recurso seráapresentado ao dirigente máximo da entidade.
§ 2o No caso das Forças Armadas, o recurso será apresentado pri-
meiramente perante o respectivo Comandante, e, em caso de negativa, ao
Ministro de Estado da Defesa.
§ 3o No caso de informações produzidas por autoridades ou agentes
públicos no exterior, o requerimento de desclassificação e reavaliação será
apreciado pela autoridade hierarquicamente superior que estiver em território
brasileiro.
§ 4o Desprovido o recurso de que tratam o caput e os §§1o a 3o, po-
derá o requerente apresentar recurso à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão.
Art. 38. A decisão da desclassificação, reclassificação ou redução do
prazo de sigilo de informações classificadas deverá constar das capas dos
processos, se houver, e de campo apropriado no TCI.
Seção IV
Disposições Gerais
Art. 39. As informações classificadas no grau ultrassecreto ou secre-
to serão definitivamente preservadas, nos termos da Lei no 8.159, de 1991,
observados os procedimentos de restrição de acesso enquanto vigorar o
prazo da classificação.
Art. 40. As informações classificadas como documentos de guarda
permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhadas ao
Arquivo Nacional, ao arquivo permanente do órgão público, da entidade
pública ou da instituição de caráter público, para fins de organização, preser-
vação e acesso.
Art. 41. As informações sobre condutas que impliquem violação dos
direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades
públicas não poderão ser objeto de classificação em qualquer grau de sigilo
nem ter seu acesso negado.
Art. 42. Não poderá ser negado acesso às informações necessárias
à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
Parágrafo único. O requerente deverá apresentar razões que de-
monstrem a existência de nexo entre as informações requeridas e o direito
que se pretende proteger.
Art. 43. O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classi-
ficada em qualquer grau de sigilo ficarão restritos a pessoas que tenham
necessidade de conhecê-la e que sejam credenciadas segundo as normas
fixadas pelo Núcleo de Segurança e Credenciamento, instituído no âmbito do
Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, sem preju-
ízo das atribuições de agentes públicos autorizados por lei.
Art. 44. As autoridades do Poder Executivo federal adotarão as pro-
vidências necessárias para que o pessoal a elas subordinado conheça as
normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento
de informações classificadas em qualquer grau de sigilo.
Parágrafo único. A pessoa natural ou entidade privada que, em ra-
zão de qualquer vínculo com o Poder Público, executar atividades de trata-
mento de informações classificadas, adotará as providências necessárias
para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medi-
das e procedimentos de segurança das informações.
Art. 45. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará
anualmente, até o dia 1° de junho, em sítio na Internet:
I - rol das informações desclassificadas nos últimos doze meses;
II - rol das informações classificadas em cada grau de sigilo, que de-
verá conter:
a) código de indexação de documento;
b) categoria na qual se enquadra a informação;
c) indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação; e
d) data da produção, data da classificação e prazo da classificação;
III - relatório estatístico com a quantidade de pedidos de acesso à in-
formação recebidos, atendidos e indeferidos; e
IV - informações estatísticas agregadas dos requerentes.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão manter em meio fí-
sico as informações previstas no caput, para consulta pública em suas sedes.
CAPÍTULO VI
DA COMISSÃO MISTA DE REAVALIAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFI-
CADAS
Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída
nos termos do § 1o do art. 35 da Lei no 12.527, de 2011, será integrada pelos
titulares dos seguintes órgãos:
I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá;
II - Ministério da Justiça;
III - Ministério das Relações Exteriores;
IV - Ministério da Defesa;
V - Ministério da Fazenda;
VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República;
VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da Repú-
blica;
IX - Advocacia-Geral da União; e
X - Controladoria Geral da União.
Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado
por ato do Presidente da Comissão.
Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações:
I - rever, de ofício ou mediante provocação, a classificação de infor-
mação no grau ultrassecreto ou secreto ou sua reavaliação, no máximo a
cada quatro anos;
II - requisitar da autoridade que classificar informação no grau ultras-
secreto ou secreto esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral, da infor-
mação, quando as informações constantes do TCI não forem suficientes para
a revisão da classificação;
III - decidir recursos apresentados contra decisão proferida:
a) pela Controladoria-Geral da União, em grau recursal, a pedido de
acesso à informação ou às razões da negativa de acesso à informação; ou
 b) pelo Ministro de Estado ou autoridade com a mesma prerrogativa,
em grau recursal, a pedido de desclassificação ou reavaliação de informação
classificada;
IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não su-
perior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no
grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar
ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou
grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cin-
quenta anos o prazo total da classificação; e
V - estabelecer orientações normativas de caráter geral a fim de su-
prir eventuais lacunas na aplicação da Lei no 12.527, de 2011.
Parágrafo único. A não deliberação sobre a revisão de ofício no pra-
zo previsto no inciso I do caput implicará a desclassificação automática das
informações.
Art. 48. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações se reuni-
rá, ordinariamente, uma vez por mês, e, extraordinariamente, sempre que
convocada por seu Presidente.
Parágrafo único. As reuniões serão realizadas com a presença de
no mínimo seis integrantes.
Art. 49. Os requerimentos de prorrogação do prazo de classificação
de informação no grau ultrassecreto, a que se refere o inciso IV do caput do
art. 47, deverão ser encaminhados à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações em até um ano antes do vencimento do termo final de restrição
de acesso.
Parágrafo único. O requerimento de prorrogação do prazo de sigilo
de informação classificada no grau ultrassecreto deverá ser apreciado, impre-
terivelmente, em até três sessões subsequentes à data de sua autuação,
ficando sobrestadas, até que se ultime a votação, todas as demais delibera-
ções da Comissão.
Art. 50. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações deverá
apreciar os recursos previstos no inciso III do caput do art. 47, impreterivel-
mente, até a terceira reunião ordinária subsequente à data de sua autuação.
Art. 51. A revisão de ofício da informação classificada no grau ul-
trassecreto ou secreto será apreciada em até três sessões anteriores à data
de sua desclassificação automática.
Art. 52. As deliberações da Comissão Mista de Reavaliação de In-
formações serão tomadas:
I - por maioria absoluta, quando envolverem as competências previs-
tas nos incisos I e IV do caput do art.47; e
II - por maioria simples dos votos, nos demais casos.
Parágrafo único. A Casa Civil da Presidência da República poderá
exercer, além do voto ordinário, o voto de qualidade para desempate.
Art. 53. A Casa Civil da Presidência da República exercerá as fun-
ções de Secretaria-Executiva da Comissão Mista de Reavaliação de Informa-
ções, cujas competências serão definidas em regimento interno.
Art. 54. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações aprovará,
por maioria absoluta, regimento interno que disporá sobre sua organização e
funcionamento.
Parágrafo único. O regimento interno deverá ser publicado no Diário
Oficial da União no prazo de noventa dias após a instalação da Comissão.
CAPÍTULO VII
DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS
Art. 55. As informações pessoais relativas à intimidade, vida privada,
honra e imagem detidas pelos órgãos e entidades:
I - terão acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e
a pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo,
pelo prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção; e
II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados
por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem.
Parágrafo único. Caso o titular das informações pessoais esteja mor-
to ou ausente, os direitos de que trata este artigo assistem ao cônjuge ou
companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto
no parágrafo único do art. 20 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e
na Lei no 9.278, de 10 de maio de 1996.
Art. 56. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de
forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem
das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
Art. 57. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 55 não
será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário:
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física
ou legalmente incapaz, e para utilização exclusivamente para o tratamento
médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente in-
teresse público ou geral, previstos em lei, vedada a identificação da pessoa a
que a informação se referir;
III - ao cumprimento de decisão judicial;
IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou
V - à proteção do interesse público geral e preponderante.
Art. 58. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o
art. 55 não poderá ser invocada:
I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularida-
des, conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte
ou interessado; ou
II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem con-
tidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos
históricos de maior relevância.
Art. 59. O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá, de ofício
ou mediante provocação, reconhecer a incidência da hipótese do inciso II
do caput do art. 58, de forma fundamentada, sobre documentos que tenha
produzido ou acumulado, e que estejam sob sua guarda.
§ 1o Para subsidiar a decisão de reconhecimento de que trata
o caput, o órgão ou entidade poderá solicitar a universidades, instituições de
pesquisa ou outras entidades com notória experiência em pesquisa historio-
gráfica a emissão de parecer sobre a questão.
§ 2o A decisão de reconhecimento de que trata o caput será prece-
dida de publicação de extrato da informação, com descrição resumida do
assunto, origem e período do conjunto de documentos a serem considerados
de acesso irrestrito, com antecedência de no mínimo trinta dias.
§ 3o Após a decisão de reconhecimento de que trata o § 2o, os do-
cumentos serão considerados de acesso irrestrito ao público.
§ 4o Na hipótese de documentos de elevado valor histórico destina-
dos à guarda permanente, caberá ao dirigente máximo do Arquivo Nacional,
ou à autoridade responsável pelo arquivo do órgão ou entidade pública que os
receber, decidir, após seu recolhimento, sobre o reconhecimento, observado
o procedimento previsto neste artigo.
Art. 60. O pedido de acesso a informações pessoais observará os
procedimentos previstos no Capítulo IV e estará condicionado à comprovação
da identidade do requerente.
Parágrafo único. O pedido de acesso a informações pessoais por
terceiros deverá ainda estar acompanhado de:
I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II
do caput do art. 55, por meio de procuração;
II - comprovação das hipóteses previstas no art. 58;
III - demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos
de maior relevância, observados os procedimentos previstos no art. 59; ou
IV - demonstração da necessidade do acesso à informação requeri-
da para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse
público e geral preponderante.
Art. 61. O acesso à informação pessoal por terceiros será condicio-
nado à assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a
finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as
obrigações a que se submeterá o requerente.
§ 1o A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à fi-
nalidade e à destinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada
sua utilização de maneira diversa.
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de tercei-
ros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei.
Art. 62. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro
de 1997, em relação à informação de pessoa, natural ou jurídica, constante
de registro ou banco de dados de órgãos ou entidades governamentais ou de
caráter público.
CAPÍTULO VIII
DAS ENTIDADES PRIVADAS SEM FINS LUCRATIVOS
Art. 63. As entidades privadas sem fins lucrativos que receberem re-
cursos públicos para realização de ações de interesse público deverão dar
publicidade às seguintes informações:
 I - cópia do estatuto social atualizado da entidade;
II - relação nominal atualizada dos dirigentes da entidade; e
III - cópia integral dos convênios, contratos, termos de parcerias, a-
cordos, ajustes ou instrumentos congêneres realizados com o Poder Executi-
vo federal, respectivos aditivos, e relatórios finais de prestação de contas, na
forma da legislação aplicável.
§ 1o As informações de que trata o caput serão divulgadas em sítio
na Internet da entidade privada e em quadro de avisos de amplo acesso
público em sua sede.
§ 2o A divulgação em sítio na Internet referida no §1o poderá ser
dispensada, por decisão do órgão ou entidade pública, e mediante expressa
justificação da entidade, nos casos de entidades privadas sem fins lucrativos
que não disponham de meios para realizá-la.
§ 3o As informações de que trata o caput deverão ser publicadas a
partir da celebração do convênio, contrato, termo de parceria, acordo, ajuste
ou instrumento congênere, serão atualizadas periodicamente e ficarão dispo-
níveis até cento e oitenta dias após a entrega da prestação de contas final.
Art. 64. Os pedidos de informação referentes aos convênios, contra-
tos, termos de parcerias, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres previs-
tos no art. 63 deverão ser apresentados diretamente aos órgãos e entidades
responsáveis pelo repasse de recursos.
CAPÍTULO IX
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 65. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade
do agente público ou militar:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos deste De-
creto, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencional-
mente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alte-
rar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua
guarda, a que tenha acesso ou sobre que tenha conhecimento em razão do
exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública;
III - agir com dolo ou má-fé na análise dos pedidos de acesso à in-
formação;
IV - divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso inde-
vido a informação classificada em grau de sigilo ou a informação pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de tercei-
ro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação
classificada em grau de sigilo para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo
de terceiros; e
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernen-
tes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Esta-
do.
§ 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do de-
vido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas,
transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles estabe-
lecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção penal;
ou
II - para fins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de
1990, infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com
suspensão, segundo os critérios estabelecidos na referida lei.
§ 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente
público responder, também, por improbidade administrativa, conforme o
disposto nas Leis no 1.079, de 10 de abril de 1950, e no 8.429, de 2 de junho
de 1992.
Art. 66. A pessoa natural ou entidade privada que detiver informa-
ções em virtude de vínculo de qualquer natureza com o Poder Público e
praticar conduta prevista no art. 65, estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo com o Poder Público;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento
de contratar com a administração pública por prazo não superior a dois anos;
e
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a admi-
nistração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a autoridade
que aplicou a penalidade.
§ 1o A sanção de multa poderá ser aplicada juntamente com as san-
ções previstas nos incisos I, III e IV do caput.
§ 2o A multa prevista no inciso II do caput será aplicada sem prejuí-
zo da reparação pelos danos e não poderá ser:
I - inferior a R$ 1.000,00 (mil reais) nem superior a R$ 200.000,00
(duzentos mil reais), no caso de pessoa natural; ou
II - inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais) nem superior a R$
600.000,00 (seiscentos mil reais), no caso de entidade privada.
§ 3o A reabilitação referida no inciso V do caput será autorizada so-
mente quando a pessoa natural ou entidade privada efetivar o ressarcimento
ao órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo
da sanção aplicada com base no inciso IV do caput.
§ 4o A aplicação da sanção prevista no inciso V do caput é de com-
petência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública.
§ 5o O prazo para apresentação de defesa nas hipóteses previstas
neste artigo é de dez dias, contado da ciência do ato.
CAPÍTULO X
DO MONITORAMENTO DA APLICAÇÃO DA LEI
Seção I
Da Autoridade de Monitoramento
Art. 67. O dirigente máximo de cada órgão ou entidade designará
autoridade que lhe seja diretamente subordinada para exercer as seguintes
atribuições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à infor-
mação, de forma eficiente e adequada aos objetivos da Lei no 12.527, de
2011;
II - avaliar e monitorar a implementação do disposto neste Decreto e
apresentar ao dirigente máximo de cada órgão ou entidade relatório anual
sobre o seu cumprimento, encaminhando-o à Controladoria-Geral da União;
III - recomendar medidas para aperfeiçoar as normas e procedimen-
tos necessários à implementação deste Decreto;
IV - orientar as unidades no que se refere ao cumprimento deste De-
creto; e
V - manifestar-se sobre reclamação apresentada contra omissão de
autoridade competente, observado o disposto no art. 22.
Seção II
Das Competências Relativas ao Monitoramento
Art. 68. Compete à Controladoria-Geral da União, observadas as
competências dos demais órgãos e entidades e as previsões específicas
neste Decreto:
I - definir o formulário padrão, disponibilizado em meio físico e eletrô-
nico, que estará à disposição no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e
entidades, de acordo com o § 1o do art. 11;
II - promover campanha de abrangência nacional de fomento à cultu-
ra da transparência na administração pública e conscientização sobre o direito
fundamental de acesso à informação;
III - promover o treinamento dos agentes públicos e, no que couber,
a capacitação das entidades privadas sem fins lucrativos, no que se refere ao
desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração
pública;
IV - monitorar a implementação da Lei no 12.527, de 2011, concen-
trando e consolidando a publicação de informações estatísticas relacionadas
no art. 45;
V - preparar relatório anual com informações referentes à implemen-
tação da Lei no 12.527, de 2011, a ser encaminhado ao Congresso Nacional;
VI - monitorar a aplicação deste Decreto, especialmente o cumpri-
mento dos prazos e procedimentos; e
 VII - definir, em conjunto com a Casa Civil da Presidência da Repú- rência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às
blica, diretrizes e procedimentos complementares necessários à implementa- operações de:
ção da Lei no12.527, de 2011. a) prescrição;
Art. 69. Compete à Controladoria-Geral da União e ao Ministério do b) notação;
Planejamento, Orçamento e Gestão, observadas as competências dos de- c) avaliação;
mais órgãos e entidades e as previsões específicas neste Decreto, por meio d) classificação;
de ato conjunto: e) restauração.
I - estabelecer procedimentos, regras e padrões de divulgação de in- 03. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira
formações ao público, fixando prazo máximo para atualização; e indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorren-
II - detalhar os procedimentos necessários à busca, estruturação e do em problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir
prestação de informações no âmbito do SIC. condições de conservação da documentação de valor permanente;
Art. 70. Compete ao Gabinete de Segurança Institucional da Presi- aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço
dência da República, observadas as competências dos demais órgãos e físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arqui-
entidades e as previsões específicas neste Decreto: vos são objetivos da:
a) descrição;
I - estabelecer regras de indexação relacionadas à classificação de b) indexação;
informação; c) avaliação;
II - expedir atos complementares e estabelecer procedimentos rela- d) disseminação;
tivos ao credenciamento de segurança de pessoas, órgãos e entidades e) codificação.
públicos ou privados, para o tratamento de informações classificadas; e
04. Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a
III - promover, por meio do Núcleo de Credenciamento de Seguran- otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o obje-
ça, o credenciamento de segurança de pessoas, órgãos e entidades públicos tivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria insti-
ou privados, para o tratamento de informações classificadas. tuição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser
CAPÍTULO XI feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preserva-
Art. 71. Os órgãos e entidades adequarão suas políticas de gestão ção de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que ca-
da informação, promovendo os ajustes necessários aos processos de regis- reçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às
tro, processamento, trâmite e arquivamento de documentos e informações. necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser to-
Art. 72. Os órgãos e entidades deverão reavaliar as informações tal. Essa noção remete à interpretação do plano de:
classificadas no grau ultrassecreto e secreto no prazo máximo de dois anos, a) descarte;
contado do termo inicial de vigência da Lei no 12.527, de 2011. b) destinação;
§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação c) levantamento;
prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos neste d) organização;
Decreto. e) triagem.
§ 2o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto
no caput, será mantida a classificação da informação, observados os prazos e 05. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e
disposições da legislação precedente. organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos
§ 3o As informações classificadas no grau ultrassecreto e secreto denominam-se:
não reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automatica- a) arranjo;
mente, desclassificadas. b) levantamento;
Art. 73. A publicação anual de que trata o art. 45 terá inicio em junho c) triagem;
de 2013. d) depuração;
Art. 74. O tratamento de informação classificada resultante de trata- e) acondicionamento.
dos, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações
desses instrumentos. 06. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da
Art. 75. Aplica-se subsidiariamente a Lei no 9.784, de 29 de janeiro indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por
de 1999, aos procedimentos previstos neste Decreto. um “conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião op-
Art. 76. Este Decreto entra em vigor em 16 de maio de 2012. tativa é útil para documentar um fato, evento, assunto etc”. Essa é a
Brasília, 16 de maio de 2012; 191º da Independência e 124º da Re- definição de:
pública. a) carta;
b) ofício;
c) memorando;
PROVA SIMULADA d) dossiê;
e) resolução.
01. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu 07. Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos
emprego e referência. No entendimento de alguns autores como Shel- anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais a-
lenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto é, reu- diante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação
nir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um es- entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa
tabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como:
uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princí- a) integralidade;
pio da: b) viabilidade;
a) Proveniência; c) organicidade;
b) Territorialidade; d) simultaneidade;
c) Naturalidade; e) funcionalidade.
d) Temporalidade;
e) Informalidade. 08. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adver-
sas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar,
02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto princi- agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela:
pal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, lo- a) racionalização;
calizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o có- b) prevenção;
digo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de refe-
c) conservação; a) CONAR;
d) restauração; b) SINAR;
e) deterioração. c) ARCAR;
d) UNESCO;
09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigação e) AAB.
acadêmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referen-
tes à segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar 16. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avalia-
que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: dos e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de
a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da
b) 30 anos, a contar da data de sua produção; administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:
c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação; a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR;
d) 50 anos, a contar da data de sua organização; b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR;
e) 60 anos, a contar da data de sua destinação. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ;
d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ;
10. A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informa-
ções. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, deve- 17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da
rá ser representado numa só descrição; se é necessária a descrição entidade é que determina o:
de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total a) conjunto de classificações;
de todas as descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o b) método de arquivamento;
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Tal c) sistema de notações;
técnica é denominada descrição: d) descarte de projeções;
a) multinível; e) instrumento de pesquisa.
b) relevante;
c) contextualizada; 18. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou
d) identificável; prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de deci-
e) estrutural. sões das administrações são os arquivos:
a) correntes;
11. Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser b) intermediários;
usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrição arquivísti- c) permanentes;
ca é conhecido como: d) sigilosos;
a) item de série; e) secretos.
b) parte de arranjo;
c) ponto de acesso; 19. De acordo com as regras de alfabetação, os sobrenomes que expri-
d) classe de referência; mem grau de parentesco NÃO são considerados na:
e) área de relevância. a) precedência classificatória;
b) movimentação alfanumérica;
12. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece c) ordenação alfabética;
algumas regras gerais, sendo organizadas em sete áreas de informa- d) tabela de codificação;
ção descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país, e) remissiva alfabética.
de acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de
acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico 20. Para organização de uma massa documental constituída especifica-
código de referência local ou número de controle. Esses são os prin- mente de processos, o arquivista deve utilizar o método:
cipais elementos de descrição constitutivos do código de referência da a) enciclopédico;
área de: b) numérico;
a) proveniência; c) dicionário;
b) relacionamento; d) unitermo;
c) determinação; e) geográfico.
d) destinação;
e) identificação. 21. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utiliza-
dos pela administração e que devem ser mantidos, visando a um pro-
13. “Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor cesso de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento
identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos definitivo é a função principal do arquivo:
técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de a) onomástico;
massa”, é o documento: b) permanente;
a) sistemático; c) especializado;
b) mutável; d) intermediário;
c) sonoro; e) estratégico.
d) imagnético;
e) eletrônico. 22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de
acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da co-
14. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal, missão de:
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que a) avaliação de documentos;
desfigurar ou destruir documentos de valor...”: b) incineração de documentos;
a) permanente; c) restauração de documentos;
b) especializado; d) movimentação de documentos;
c) intermediário; e) preservação de documentos.
d) terciário;
e) corrente. 23. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico
de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela
15. “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, autoridade competente, que é a tabela de:
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de ar- a) operacionalidade;
quivo” é finalidade do: b) caducidade;
c) organicidade;
d) temporalidade;
e) originalidade. 32. A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos
documentos, de acordo com a codificação dada aos mesmos, deno-
24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por mina-se:
meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorá- a) classificação
vel à conservação dos documentos, denomina-se: b) automação
a) monitoração; c) ordenação
b) climatização; d) inspeção
c) esterilização;
d) fumigação; 33. O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, trans-
e) refrigeração. ferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem obser-
vadas na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos
25. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de arquivos, denomina-se:
uma publicação, descrevendo detalhadamente os documentos previ- a) arquivoconomia
amente selecionados, visando a incluí-los num instrumento, utilizando b) arquivonomia
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que c) arquivologia
deve ser elaborado é o: d) arquivística
a) índice;
b) repertório; 34. O processo de análise da documentação de arquivos, visando estabe-
c) guia; lecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e in-
d) inventário; formativos denomina-se:
e) topográfico. a) arranjo
b) avaliação
26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais c) descrição
documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação d) classificação
denomina-se:
a) palavra-cópia; 35. O método de seleção que permite determinar o grau de representati-
b) palavra-guia; vidade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfa-
c) palavra-chave; bético, numérico e / ou cronológico chama-se:
d) palavra-índice; a) suporte
e) palavra-item. b) avaliação
c) destinação
27. O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos têm direito a receber dos d) amostragem
órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interes-
se coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão 36. A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas arquivos permanentes é chamada de:
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) triagem
a) Arquivo e do Congresso; b) seleção
b) Homem e da Comunidade; c) descarte
c) Público e da Vida; d) recolhimento
d) Governo e da Política;
e) Estado e da Sociedade. 37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo, todos os documen-
28. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: tos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou
a) primário; pormenorizada chama-se:
b) permanente; a) catálogo
c) especial; b) índice
d) intermediário; c) lista
e) corrente. d) guia

29. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional 38. Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua
de arquivos é o: utilização são características da:
a) SINARQ; a) criação
b) ABARQ; b) função
c) REBARQ; c) finalidade
d) COLMARQ; d) localização
e) CONARQ. e) importância

30. Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados 39. A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da
como: documentação em único local, como também a concentração de todas
a) cartográficos as atividades de controle de documentos. O órgão encarregado dessa
b) iconográficos centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades:
c) audiovisuais a) arquivo, controle, análise e eliminação
d) textuais b) expedição, controle, retenção e expurgo
c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte
31. Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais d) recebimento, registro, distribuição e movimentação
terão a sua documentação arquivada em pastas, que constituirão uma e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento
série à parte, chamadas de:
a) especiais
b) reservadas 40. O método cronológico é adotado em quase todas as repartições
c) miscelâneas públicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o
d) confidenciais
 numa capa de cartolina. Além do número, são transcritas outras in-
formações. Esse documento denomina-se:
a) catálogo
b) protocolo
c) inventário
d) repertório
e) processo

41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos docu-

mentos oficiais, visando a torná-los úteis para fins administrativos,
pesquisas históricas é função do arquivo:
a) corrente
b) especial
c) permanente
d) intermediário
e) especializado

42. A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, cha-

ma-se:
a) conservação
b) recolhimento
c) referência
d) transferência
e) encaminhamento

43. É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na

utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. É o ins-
trumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar a tota-
lidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identifica-
do como:
a) guia
b) índice
c) catálogo
d) repertório
e) topográfico

44. O método de seleção que permite determinar o grau de representati-

vidade de um conjunto documental, segundo critério geográfico, alfa-
bético, numérico ou cronológico é o processo de:
a) arquivamento
b) amostragem
c) destinação
d) retenção
e) seriação

45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos

de valores que de acordo com os seus conteúdos, podem ser:
a) ativo e passivo
b) probatório e fiscal
c) eventual e jurídico
d) transitório e definitivo
e) administrativo e histórico

GABARITO:
01 A 11 C 21 D 31 C 41 C
2 D 12 E 22 A 32 C 42 B
3 C 13 E 23 D 33 D 43 A
4 B 14 A 24 B 34 B 44 B
5 A 15 B 25 B 35 D 45 E
6 D 16 E 26 C 36 D
7 C 17 B 27 E 37 A
8 E 18 A 28 B 38 B
9 B 19 C 29 E 39 D
10 A 20 B 30 C 40 E
Conforme a Lei 9.610/98, é proibida a reprodução total e parcial ou divulgação comercial
sem a autorização prévia e expressa do autor (artigo 29). Todos os direitos reservados.