MCE GRUPO

CADASTRO DE PRODUTOS

Danilo Marconi
29/07/2009

Iniciamos em junho deste o trabalho para definirmos e criarmos um cadastro de produtos que atendesse as
empresas do grupo MCE, tornando possível a GESTÃO DE MATERIAIS atendendo as necessidades dos
departamentos de Almoxarifado, Suprimentos, Fiscal, Contábil e Patrimonial.
 I. Retrato do existente

II. Análise das oportunidades de melhorias

III. Envolvimento dos responsáveis

IV. Consultoria

V. Proposta de melhoria

VI. Plano de implantação, responsáveis, custo e tempo.

VII. Transição

VIII. Anexos

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 Retrato do existente
Identificamos alguns retrabalhos no almoxarifado, suprimentos, fiscal e contábil, pois existem
dúvidas entre os produtos solicitados, comprados/locados e entregue devido as descrições dos
produtos.

Ao receber uma solicitação de materiais o almoxarife imprime a SM, vai ou designa alguém para que
verifique a existências dos produtos solicitados e respectivas quantidades disponíveis. Depois de
verificado emite a TB e encaminha a pendência da SM para compras.

Não há como o sistema da Microsiga informar a quantidade disponível em estoque, pois existe mais
de um código para o mesmo produto, por exemplo:

 Descrição produto existente: Disco Desbaste AI 7"

Existe cadastrado pelo menos três itens que descrevem ou podem descrever o mesmo produto “Disco
de Desbaste AI 7”, sendo:

1. Disco Desbaste AI 7”

2. Disco Desbaste AI 7” Pferd

3. Disco Desbaste (Especificar)

Para que os produtos possam ser mensurados e controlados é indispensável um cadastro único e
detalhado para cada produto, exemplo:

 Disco Desbaste AI 7" x 1/4 x 7/8"

A Marca e modelo devem ser descritos em campos separados da descrição e, caso necessitem que
seja da marca específica, esta informação deverá constar na descrição complementar do produto.

Análise das oportunidades de melhorias

No departamento de compras as pessoas envolvidas no processo declaram receber mais de 52% das
solicitações com descrições incompletas e/ou incorretas, obrigando-os entrar em contato com o
solicitante para esclarecer as dúvidas existentes muitas vezes simples, porém determinantes.

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Para o departamento fiscal que hoje recebe aproximadamente mil notas fiscais por mês, 10% chegam
com problemas na descrição dos produtos e em desacordo entre pedidos e notas fiscais.

Constatamos que em alguns casos a informação disponibilizada para o solicitante está induzindo ao
erro, pois a descrição do produto não está coerente com sua aplicação ou finalidade. Por exemplo:
existem pelo menos sete produtos contendo “veículos”, sendo que o diferencial entre eles são as
aplicações, as forma de contratação ou serviços a serem executados.

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 Envolvimento dos responsáveis
Visando a melhoria dos processos no almoxarifado, suprimentos, contábil e fiscal envolvemos as
pessoas abaixo para pudéssemos identificar as dificuldades e construir uma estrutura de codificação
que melhor atenda a todos os envolvidos.

 Ana Paula
 Danilo
 Dino
 Elisabeth - MKS
 Gleyson
 Gustavo
 Jessé
 Manuel Maria
 Mauro - MKS
 Nailton
 Raimundo
 Rosilaine

Consultoria
Utilizamos a consultoria da Totvs, com o profissional Anilson, que durante quatro dias acompanhou
os processos e as necessidades de cada departamento fomentando assim o projeto sugerindo a
utilização e implantação da estrutura de códigos “inteligentes” do Microsiga.

Proposta de melhoria
Além da proposta de utilização do “código inteligente” do Microsiga segue outras sugestões para
melhoria:

1. Utilização de uma descrição completa e detalhada para identificação do produto.

2. Banco de dados único para os produtos da MCE Grupo.

3. Inclusão da sugestão de Contas Contábeis e TES através de informações herdadas das OS’s,
através de customização a ser feita pela equipe da Totvs no Microsiga.

4. Alteração no formulário eletrônico da SM incluindo o prazo, em dias, que o solicitante

necessitará da ferramenta / equipamento para que tenhamos dados e decidir entre a compra e
locação.

5. Incluir na SM a informação do local onde o produto será utilizado, como material aplicado na
obra, aplicado no canteiro ou consumo... (Ex. Cabo elétrico pode ser utilizado para aplicação
na obra, para mobilização de canteiro ou fabricação de extensão para esmerilhadeiras).

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 Para as opções de mobilização de canteiro e extensão o cabo deverá retornar para o
almoxarifado, se aplicado não retornará. Através desta informação poderemos gerir esta
situação.

6. Criação do campo, no Microsiga, de “propriedade do equipamento / ferramenta”. Assim

poderemos saber qual a empresa (CNPJ) é proprietária do equipamento e onde está alocado.

7. Elaborar todos TB’s pelo Microsiga, com recebido eletrônico evitando retrabalho, gerando
integridade no documento e datas de devoluções corretas.

8. Criação do pedido de locação ou contrato de locação para os itens que forem locados. Hoje é
feito um pedido de compra com descrição de locação causando conflitos no entendimento
entre suprimentos, fornecedor e fiscal.
Modelo Pedido para Locação Atual

Modelo Boletim de Locação do Fornecedor

Modelo Planilha Controle de Locados

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Visando minimizar o impacto da mudança junto ao Microsiga utilizamos os códigos dos grupos já
existentes e utilizados hoje para categorizar as famílias dos produtos. Assim os relatórios que hoje
são gerados a partir dos grupos não serão alterados.

Após a análise dos departamentos fiscal e contábil constatamos a necessidade de alterarmos alguns e
criarmos novos grupos. Abaixo segue alguns exemplos de famílias de materiais e os respectivos
grupos.
Exemplo das Famílias dos Produtos baseados nos grupos existentes e respectivas contas contábeis
Código Descrição Conta Contábil Grupo
101 Locação Guindaste / Máquina de Carga 311050002 101
102 Locação Veículo / Automóvel 311050002 102
103 Locação Caminhão / Carreta / Caçamba 311050002 103

201 Serviço Transporte Pessoas 311030001 201

202 Serviço Andaime 311080001 202
203 Serviço Assistência Médica 311030005 203

301 Alimentos e Bebidas 311030002 301

302 Material Higiene e Limpeza 311040003 302
303 Calçados 311070003 303

401 Chapas 311060005 401

402 Tubos Aço 311060004 402
403 Conexões Aço 311060004 403

501 Guindaste / Maquina de Carga 132010005 501

502 Veículos 132010006 502
503 Caminhão / Carreta / Caçamba 132010007 503

601 Venda Serviço Retubagem 411010003 601

602 Venda Serviço Jato e Pintura 411010003 602
603 Venda Serviço Torqueamento 411010003 603

701 Fabricação Estrutura Metálica 411010002 701

702 Fabricação Suporte 411010002 702
703 Fabricação Equipamento 411010002 703

801 Locação Saca Feixe 411010001 801

802 Locação Torquimetro 411010001 802
803 Locação Guindaste 411010001 803

901 Montagem Estrutura 411010001 901

902 Montagem Equipamento 411010001 902

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Com esta arquitetura o solicitante não terá acesso, via SM eletrônica ao grupo 100 – Locação, ou
determinados grupos pré-determinados.

Sendo assim aparecerá para o solicitante apenas a opção “Veículo” que está contido no grupo 502.
Quem define se compra ou aluga é o responsável pela triagem.

Caso seja para locação o responsável pela triagem mudará o produto do grupo 502 – Veículos para o
produto do grupo 102 - Locação Veículo / Automóvel. Toda as etapas e mudanças serão gravadas em
log para posteriores consultas.

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 Plano de implantação
Prazo estimado para implantação da estrutura de códigos “inteligentes” do Microsiga pela Totvs é de
45 a 60 dias, sendo necessário 112 hs de consultoria conforme proposta entregue.

Transição
Sugerido por Anilson da Totvs, a transição das bases poderá ser feita de duas formas após a validação
da base teste.

1. Após validação bloqueia os itens antigos numa determinada data e trata as NF’s e demais
documentos relacionados caso a caso manualmente, ou;

2. Vincular os itens e grupos novos com os antigos “de => para”.

Anexos
Anexo 1 – Proposta Consultoria Totvs para realiza implantação Código Inteligente

Anexo 2 - Apresentação Totvs de Codigo Inteligente

Anexo 3 – Relação das Famílias e Grupo de Materiais.