O que são eventos?

 «O que acontece, especialmente algo importante»

O Oxford Advanced Learner’s Dictionary (7ª edição, 2005)

 «O que tem lugar ou sucede, especialmente quando é invulgar ou

importante».
Dicionário da Língua Portuguesa Contemporânea da Academia das Ciências de Lisboa (2001)

 É um «acontecimento geralmente observável» ou «festa, espetáculo,

comemoração, solenidade, etc., organizado por especialistas, com objetivos
institucionais, comunitários ou promocionais».
Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa do Instituto António Houaiss de Lexicografia Portugal (2003)
 O que são eventos?

• Acontecimentos efémeros promovidos por qualquer tipo de empresas,

organismos e instituições, organizados para comemorar uma data, para
divertimento dos participantes ou por qualquer outra razão relacionada
com a sua vida, a vida das empresas, a vida das cidades ou a vida de uma
comunidade local, regional ou nacional.
 O que são eventos?
• Podem ser acontecimentos muito simples e de fácil organização como
uma assembleia de uma empresa, ou acontecimentos complexos como os
Jogos Olímpicos ou uma Exposição Mundial. Uns e outros são constituídos
por um portefólio de produtos ou conteúdos subordinados ao mesmo
tema e que, para serem realizados com sucesso, necessitam, desde o
momento da definição do seu conceito, da aplicação de importantes
recursos financeiros e de um grande empenhamento na sua gestão,
nomeadamente no que diz respeito às funções de planeamento,
organização e controlo.
 O que são eventos?
«Acontecimentos de carácter cultural e de entretenimento, que
cumprem um objectivo específico de apresentação, demonstração ou
partilha de informação dirigidos a um público alvo muito específico».
Joaquim Caetano e Luís Rasquilha

«É um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a

história da relação organização-público em face às necessidades
observadas».
Roberto Porto Simões
 O que são eventos?
Do ponto de vista das organizações os eventos podem ser definidos como:
– institucionais
– ou promocionais (comerciais).
De uma forma mais abrangente podem ter carácter:
• cívico,
• religioso,
• político,
• social,
• artístico,
• cultural,
• desportivo
• ou técnico.
 Tipos de eventos
• Programa de Visitas
• Concursos
• Exposições, Feiras, Salões e Mostras
• Encontros
• Conferência, palestra, simpósio, painel, mesa redonda, convenção, congressos,
seminário, fórum debate, brainstorming, workshop, oficina, colóquio.
• Lançamento de Pedras
• Inaugurações
• Tomada de posses
• Eventos Desportivos
• Excursões
• Lançamento de livros
• Lançamento de Produtos
• Desfiles
• Dias específicos
• Encontros de Convivência- cocktail, almoço, jantar, banquetes, coffe-break, almoço,
 Planeamento de Eventos

• A organização de eventos é muito trabalhosa e exige grande

responsabilidade, qualquer falha poderá por em risco:
– a imagem da organização
– ou do produto para o qual foi organizado.
 Passos para a organização de eventos

• Objectivos • Implantação

• Públicos • Factores Condicionantes

• Estratégias • Acompanhamento e Controle

• Recursos • Avaliação
• Orçamento Previsto

Cleuza Cesca
 Passos para a organização de eventos
• Definir objectivos,
• Orçamento,
• Definir estratégias e plano,
• Definir tema de evento,
• Público alvo,
• Data do Evento,
• Local do Evento,
• Vender quotas do evento,
• Contratar serviços,
• Convites,
• Desenvolver material promocional,
• Atracções,
• Mecanismos de divulgação,
• Criar sistema de registo de visitantes,
• Formulários de Controlo,
• Questionário de Avaliação.
Caetano e Rasquilha
Passos para a organização de eventos
 Passos para a organização de eventos

Definir Objectivos
• Gerais e específicos
• O que se pretende com o evento, de forma mais ampla e mais
específica
 Passos para a organização de eventos

• Identificar Públicos do Evento

– A quem se destina o evento
 Passos para a organização de eventos

• Definir Estratégias:
– O que serve de atracção para o público de interesse do evento
– Definir o tema do evento
 Passos para a organização de eventos

• Identificar factores condicionantes:

– Data do evento
– Horário do evento
– Local do Evento
– Disposição de lugares
 Passos para a organização de eventos
• Recursos
– Humanos
• Equipas,
• Recepcionistas
– Materiais
• Catering
• Equipamentos
• Transportes
• Gravação
– Físicos
• Decoração
 Passos para a organização de eventos
– Implementação
• Elaborar programa sobre o evento e conteúdo
• Elaborar e enviar convites
• Desenvolver material promocional
• Definir acções paralelas
– concursos,
– atracções,
– Etc..
 Passos para a organização de eventos
• Definir mecanismos de divulgação do evento:
– Variáveis de comunicação a usar,
– Estratégia de meios,
– Contratar assessor de imprensa.
 Passos para a organização de eventos

– Acompanhamento e controle:
• Preparar o sistema de registo dos visitantes
• Preparar formulário de controlo
• Avaliação
– Feita após o término do evento.
– Em forma de relatório para ser entregue a quem pediu o evento.
– Prestação de contas.
– Preparar formulário e questionários de avaliação.
• Orçamento previsto
– Deve ser muito rigoroso
– Pode obter-se reduções por:
• Apoio,
• Patrocínio,
• Permuta.