COMO OTIMIZAR OS

INVESTIMENTOS NA ÁREA DE TI
Introdução 3

IT Cost x IT Revenue: dos custos às receitas 6

Os 4 pontos que custam mais 10

4 passos inteligentes para otimizar despesas 16

Conclusão 21

Sobre a GAEA 23
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

O Brasil está vivendo um momento delicado na economia. E nestes momentos, nós sabemos,
a redução de custos volta a ser uma das principais pautas nas empresas. Manter a
competitividade diante de um mercado com baixo crescimento requer sérias medidas de
otimização da produção, ajustes nos processos e também investimentos controlados com
mais atenção.

Ao mesmo tempo, os departamentos de tecnologia da informação (TI) nunca foram tão importantes para os
negócios. Na era da transformação digital, eles assumem um papel de protagonista, pois o empresariado
nacional finalmente descobriu o poder da tecnologia para potencializar os resultados. Tanto é verdade
que, de acordo com um levantamento feito pela consultoria IDC, em toda a América Latina, as empresas
devem movimentar mais de 139 bilhões de dólares em produtos e serviços tecnológicos - sendo o Brasil
um dos carros-chefes.

Eis o desafio para os gestores de TI: manter o departamento como protagonista do crescimento dos negócios
e equilibrar custos com metas agressivas e prazos cada vez mais curtos para a entrega de soluções.

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 INTRODUÇÃO

Neste movimento, uma atuação mais pragmática se faz necessário. Mas, como conseguí-la? O que é
possível fazer para otimizar os investimentos na área de TI? Como mostrar o valor da tecnologia para
empresários 100% focados em enxugar os investimentos e reduzir custos?

É isso que você verá ao longo deste e-book. Aqui vamos discutir os esforços e algumas ideias para otimizar
investimentos na área de TI. Ao longo dos próximos capítulos, você verá como a TI deve, cada vez mais
se transformar em uma área geradora de receita, quais são os gargalos do setor e também quais são os
passos mais inteligentes a serem dados para que a redução de custos seja inteligente e assertiva.

Boa leitura!

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 IT COST X IT REVENUE:
DOS CUSTOS ÀS RECEITAS
 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

A primeira reflexão a ser feita quando se trata de otimização de

custos de TI está relacionada com os esforços para transformar a
área de TI em geradora de receita. Em curtas palavras: a TI deve deixar
de ser, e deixar de ser vista como, uma área que somente gera custos.

Neste sentido, a melhoria da experiência do usuário (suporte)

continua em foco, mas também divide espaço com a criação de
novos produtos e serviços. É dizer, o departamento de TI começa a
auxiliar a empresa a alcançar seus objetivos criando soluções para
favorecer os negócios mais do que simplesmente prestar um serviço
técnico, de suporte.

Nunca se falou tanto de IT Revenue, ou seja, em TI como geradora de

receitas. A questão é: como o departamento de TI pode ser um gerador
de receitas? Talvez a resposta mais imediata seja não esperar que
os cortes no orçamento atinjam o departamento e agir para mostrar
o valor da equipe e dos serviços prestados.

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 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

Com a cloud computing ganhando uma força incrível nos últimos anos, os gestores de TI mostraram o
valor de seus serviços ao fazer a ponte entre os conselhos administrativos e provedores de serviços de
cloud; da mesma forma isso vem acontecendo com o Big Data e a mobilidade. Nenhum destes movimentos
tecnológicos é possível ser implementado dentro de uma empresa sem que o departamento de TI tenha uma
atuação consultiva, voltada a defender os interesses de negócio e negociar com os melhores fornecedores,
firmar as melhores parcerias.

Quando se trata de desenvolvimento de sistemas, as metodologias ágeis (DevOps) vem ganhando força.
Elas baseiam-se em princípios profissionais que ajudam as unidades de negócio a colaborar e quebrar
os silos tradicionais. Ou seja, a equipe de desenvolvimento e o pessoal de infraestrutura passam a atuar
de forma mais integrada, considerando processos mais enxutos e focados em testes ao longo de todo o
período de desenvolvimento para diminuir o tempo de entrega das soluções, evitar erros e retrabalhos
e, consequentemente, reduzir custos. Os princípios orientadores das metodologias ágeis são cultura,
medição, automação e compartilhamento. E os resultados incluem a geração de lucros com menor tempo
de execução de projetos e soluções que ajudem na execução mais otimizada dos negócios.

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 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

Ao mesmo tempo o Digital Business, um movimento que visa a criação de novos modelos de negócios,
desfocando os mundos digital e físico, também está transformando a TI em geradora de receitas. Ele
promete inaugurar uma convergência sem precedentes de pessoas, negócios e coisas que rompe modelos
de negócios existentes.

Para o vice-presidente do Gartner, “a promessa do Digital Business é que um universo de

aplicações e ativos digitalizadas que trabalham juntos quase que automaticamente irá
permitir o desenvolvimento de novas capacidades que irão produzir vantagem competitivas
de forma muito mais rápida”. Ele aponta a Internet das Coisas como um dos fenômenos que
devem contribuir com a otimização dos investimentos. “A realidade será que os bilhões de
coisas, seres humanos e empresas que estão ligados entre si, exigirão engenharia sofisticada,
integração e orquestração para cumprir a promessa de um futuro melhor”.

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OS 4 PONTOS QUE CUSTAM MAIS
 OS 4 PONTOS QUE CUSTAM MAIS

Outro passo importante para a otimização dos investimentos na área de TI é a identificação de gargalos,
práticas que costumam gerar mais gastos do que retornos financeiros. A seguir, veja quais os principais
pontos que devem ser melhorados para diminuir os custos:

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 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

TRABALHO E RETRABALHO DESNECESSÁRIOS POR FALTA DE AUTOMAÇÃO

Não tem nada que gere mais custos do que a repetição de atividades desnecessárias na operação de
TI. E elas vão desde a incidência de chamados por parte dos usuários que não sabem operar sistemas
complexos até a burocracia gerada pelo departamento.

Reduzir estes trabalhos e retrabalhos desnecessários é fundamental. Daí a importância de

automatizar tarefas com um certo grau de repetições. A automatização, além de evitar erros
ainda pode oferecer uma auditoria mais relevante, uma vez que as formas que as atividades
são executadas passam a ser padronizadas.

Uma pesquisa realizada pela Information Week Analytics, consultoria americana líder em pesquisa e
tecnologia para negócios, mostrou que 89% dos profissionais de TI consideram a automação fundamental
para os processos da área. O problema é que apenas 10% deles afirma adotá-la como forma de inovação.
Logo, mesmo sabendo que poderiam reduzir custos e otimizar processos, deixam de aproveitar da automação
como ferramenta de aceleração da produtividade. Dessa forma, deixam de aproveitar essa importante
ferramenta para acelerar a produtividade e melhoria de investimentos.

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 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

FALHAS DE COMUNICAÇÃO E COLABORAÇÃO

As falhas de comunicação e a colaboração entre o departamento de TI e as áreas de negócio, assim como

entre os diversos departamentos das empresas também costumam ser causadoras de elevação de custos.

Um fenômeno que vem ganhando força nos últimos tempos se chama Shadow IT, que é
a prática de aquisição de soluções tecnológicas, principalmente no modelo SaaS, sem o
conhecimento e consentimento da área de TI. Em outras palavras, departamentos como
marketing e finanças adquirem ferramentas baseadas na nuvem com muita facilidade e, por
isso, não se sentem na obrigação de fazer com que a TI participe da escolha das soluções,
avalie e homologue. E isso pode se converter em problemas de segurança, por exemplo, o
que pode elevar os custos para reparação de falhas, dentre outras.

Da mesma forma, a falta de integração entre as equipes pode elevar os custos. É por isso que, cada vez
mais, as empresas realmente antenadas estão investindo em mobilidade, fornecendo aos colaboradores
formas mais assertivas de se comunicar e integrar as comunicações.

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 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

SERVIDORES E FERRAMENTAS OBSOLETOS

Um profundo mergulho nas metodologias e sistemas

de TI utilizados na empresa costuma revelar que alguns
podem estar deficiente ou serem subutilizados no dia a
dia da operação. De acordo com o Gartner, encerrar as
atividades dessas soluções costuma gerar uma redução
de até 25% nos custos operacionais.

Da mesma forma, concentrar serviços e softwares em

servidores obsoletos ou de baixo rendimento também
pode custar caro. Também de acordo com o Gartner, a
simples troca de vários servidores de baixo desempenho
por um ou dois mais potentes pode significar uma
redução de 20% nos custos. Uma excelente alternativa
para isso é a virtualização dos servidores em parceria
com um fornecedor de cloud computing.

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 IT COST X IT REVENUE: DOS CUSTOS ÀS RECEITAS

EQUIPE IMPRODUTIVA

Seria quase desnecessário lembrar que pessoas com baixo desempenho também elevam
os custos. Mas esta é, infelizmente, uma realidade para muitas empresas. Em partes por
não haver formas de avaliar a produtividade individual e das equipes e em partes por que
as pessoas ainda são estimuladas a atuar com metodologias antiquadas.

Para resolver este problema, reduzir o número de gerentes, ou aumentar o número de liderados para
cada líder, juntar equipes que atuam integradas, mas estão separadas na hierarquia do negócio, além de
implementar um sistema de avaliação de desempenho, pode ser muito útil. Também a capacitação das
pessoas e a disponibilização de métodos e ferramentas mais assertivos podem ajudar na otimização
dos investimentos.

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 4 PASSOS INTELIGENTES
PARA OTIMIZAR DESPESAS
 4 PASSOS INTELIGENTES PARA OTIMIZAR DESPESAS

Ao falar sobre passos inteligentes que podem

ser dados para otimizar as despesas da área de
TI, é preciso lembrar que não existe uma solução
mágica. O que podemos afirmar, no entanto, é
que os processos precisam ser revistos um
por um. Também é muito importante fazer um
planejamento elaborado e incluir nele desde a
avaliação dos grandes gastos até os pequenos
para obter mais controle e identificar o que
pode ser cortado ou reduzido.

Em outras palavras, a otimização dos

investimentos em TI também perpassa a
promoção de uma mudança de cultura. É
preciso olhar o departamento com novos
olhos, integrá-lo definitivamente às áreas
estratégicas do negócio.

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 4 PASSOS INTELIGENTES PARA OTIMIZAR DESPESAS

Dito isso, vamos a uma série de passos que você pode percorrer para otimizar as despesas do seu
departamento de TI:

PLANEJE A REDUÇÃO DE CUSTOS

Comece assumindo a otimização dos investimentos

como um projeto. Isso significa que para
alcançá-la será preciso fazer um planejamento.
Comece fazendo uma profunda auditoria nos
gastos do departamento.

Em seguida, levante com a equipe o que pode ser

cortado ou diminuído e estabeleça prazos para que
as ações sejam tomadas. O ideal é que o plano de
ações seja construído em conjunto com a equipe
e que a área de governança da empresa esteja a
par dos esforços de otimização de investimentos.

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 4 PASSOS INTELIGENTES PARA OTIMIZAR DESPESAS

PROMOVA A CULTURA DA OTIMIZAÇÃO DE INVESTIMENTOS

Todos os envolvidos com o departamento de TI devem ser preparados para a otimização de investimentos.
Ou seja, as pessoas não devem perceber o projeto como um simples corte de gastos.

E isso não se dá da noite para o dia. É preciso trabalhar para que a cultura seja introduzida no departamento.
Faça isso com uma comunicação transparente, com a conscientização. Promova benchmarking, faça
apresentações dos gargalos encontrados, solicite que a equipe discuta o assunto e proponha soluções.
Quanto mais integradas as pessoas estiverem com o assunto, menos elas serão resistentes às mudanças.

INVISTA NA AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS

Processos não automatizados geralmente podem ser sufocados pelo dia a dia conturbado da operação.
Não é incomum que as pessoas peguem atalhos ou improvisem em suas tarefas para fazer entregas
mais rápidas. O problema é que isso torna o departamento mais vulnerável a erros e retrabalhos, o que
eleva os custos.

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 4 PASSOS INTELIGENTES PARA OTIMIZAR DESPESAS

Para resolver isso, opte por automatizar ao máximo as tarefas. Assim, o monitoramento de servidores,
por exemplo, passa a ter horários fixos para a atuação das pessoas, alertas são enviados via SMS e fica
muito mais fácil fazer auditorias e perceber falhas nos processos. Enfim, automatizar significa ter mais
controle e se preocupar menos com falhas humanas.

FIRME BOAS PARCERIAS COM BONS FORNECEDORES

Provedores de serviços de nuvem, empresas de outsourcing de

TI etc. Descentralize firmando parcerias com fornecedores que
podem entregar soluções para a empresa por um custo menor.

Para isso, avalie as credenciais técnicas das empresas mas

também os resultados que elas já entregaram ao mercado, bem
como suas certificações, métodos de atendimento etc. Desenhe
um SLA (acordo de nível de serviços) que seja benéfico para
a empresa não apenas sob o ponto de vista dos custos como
também sob o olhar da qualidade das soluções entregues.

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CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Como vimos ao longo deste e-book, a otimização dos investimentos não se refere apenas ao corte de gastos.
Ela engloba um conjunto de processos destinados a identificar os serviços e reduzir os gastos com recursos
desnecessários ou menos críticos, mas também requer uma nova postura dos gestores de tecnologia.

Uma atuação mais afinada com as estratégias do negócio, quando falamos em otimizar os
investimentos, requer um profundo mergulho na forma com que os recursos financeiros e
tecnológicos estão sendo utilizados hoje. É preciso que o gestor verifique se todo o potencial
da equipe, bem como da infraestrutura disponível, está sendo bem utilizado. Em outras
palavras, pode haver um desperdício de recursos humanos e de TI e isso pode não estar
sendo percebido por falta de metodologias e ferramentas, mas também porque a cultura
de otimização ainda não está enraizada.

E, nós sabemos, a total transparência de custos, pode ajudar a TI a provar o seu valor para o negócio.
Quanto mais otimizados forem os investimentos, melhores serão os resultados e melhor o departamento
é visto pela alta hierarquia da empresa, o que torna-se em um ciclo virtuoso (a TI se beneficiando da visão
otimista da administração executiva do negócio e a empresa obtendo melhores resultados em tecnologia).

Como estão os investimentos na área de TI na sua empresa?

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A Gaea é uma empresa com mais de 10 anos de experiência em TI. Nosso desafio é
otimizar e automatizar o ciclo de desenvolvimento desde a solicitação até a entrega.
Oferecendo um trabalho rápido com a integração de desenvolvimento e produção,
sem deixar de lado a segurança.

Nosso objetivo principal é transformar a TI das companhias, fazendo com que a área
de desenvolvimento e operações tenham mais fluidez de processos — entregue
mais rápido para o cliente final.

Somos focados em tornar as atividades de TI mais simples. Fazemos com que a

área de desenvolvimento e operações tenham uma fluência de atividades, gerando
maior velocidade, flexibilidade, com menor conflitos e custos.

Com referência e experiências no mercado, identificamos o melhor caminho e ações a

serem seguidas, considerando cultura da empresa, pessoas, ferramentas e objetivos.

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