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Durante
Estou um projeto,
ciente e aceitopode ser preciso comprar muitas coisas para garantir os recursos necessários à
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12/03/2020 Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos
execução das atividades do cronograma. Para dar conta de tudo o que isso envolve — como receber
pedidos de aquisição, definir o escopo da solução, escolher o fornecedor e controlar a parceria — é
preciso fazer o gerenciamento de aquisições. Você sabe o que é isso? Continue lendo este post e
descubra!
A decisão de comprar ou não um produto ou serviço para o projeto é o primeiro passo a ser executado
no gerenciamento de aquisições. Normalmente, o gerente de projetos escolhe adquirir aquilo que está
fora do alcance da equipe interna do projeto para que as entregas previstas na EAP (Estrutura Analítica
do Projeto) sejam cumpridas. Nessa conta inclui-se desde o conhecimento técnico até a disponibilidade
para execução no momento adequado do projeto.
Por outro lado, quando as compras para um projeto são executadas pelo departamento de compras, há
alguns efeitos que devem ser considerados, pois podem afetar fortemente os resultados dos projetos.
Por exemplo: o departamento de compras pode se tornar um gargalo para a condução do projeto e, por
não entender dos requisitos do projeto, pode acabar dando menos atenção para algumas necessidades
do cliente. Além disso, o departamento de compras pode focar exclusivamente no critério de preço e
desconsiderar outros pontos essenciais ao projeto.
Leia também Partes interessadas: descubra o que são e como gerenciá-las no seu projeto em
4 passos
Essas questões podem ser minimizadas com o estabelecimento de um vínculo mais próximo entre o
departamento de compras e a equipe do projeto, que deverão participar de encontros colaborativos
para troca de ideias.
É importante destacar que, mesmo com a existência de um setor especializado em aquisições, o gerente
de projetos precisa ter um conhecimento básico sobre contratos, leis e normas de gerenciamento de
aquisições.
As únicas desvantagens são a falta de padronização dos processos de contratação, o que aumenta os
riscos de uma nova aquisição dar errado, e a dificuldade de se manter o nível de especialização na
equipe, no que diz respeito às aquisições. Esse cenário pode ser minimizado por meio de políticas e
diretrizes de compras que devem ser seguidas pela equipe do projeto.
Independentemente da forma como a sua organização gerencia as aquisições, é importante que você
saiba que existe um conjunto de processos de gerenciamento de aquisições comum à maioria das
empresas. Vamos descobrir quais são esses processos?
Leia também Gestão de demanda: entenda o que é e descubra como focar nos projetos que
realmente importam em 6 passos
Tudo isso deve estar contido no plano de gerenciamento de aquisições, um documento que contém
orientações sobre como as aquisições dos projetos devem ser coordenadas. Esse documento pode ser
formal ou informal, geral ou específico.
2. Conduza as aquisições
Após avaliar as propostas recebidas é preciso escolher o fornecedor que melhor atenda às
necessidades e estabelecer uma parceria. De acordo com as características do projeto, é possível ter
mais que um fornecedor, conforme a estratégia do projeto. Algumas vezes essa quebra precisa ser feita
por questões técnicas ou de segurança. Nesta etapa, o foco é fechar um acordo, que será formalizado
em um contrato.
3. Controle as aquisições
Uma vez que você já tenha definido as características da solução que precisa ser entregue e contratado
os fornecedores,
Este o seu próximo
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para melhorar o desempenho
a sua experiência de cada um dos fornecedores com
de navegação.
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continuar foi estabelecido
navegando, no contrato.
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livre para leralterações e correções,
nossa Política que também serão gerenciadas nesta etapa de controlar
de privacidade.
as aquisições.
Estou ciente e aceito
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12/03/2020 Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos
Com as entregas feitas e aprovadas, ou mediante a quebra de acordo, o contrato será encerrado e
arquivado. O encerramento do contrato só pode ser feito após a aprovação de todas as entregas e a
resolução de todas as pendências existentes, como o pagamento de faturas e a atualização dos
documentos do projeto, por exemplo.
Na hora de verificar se os requisitos especificados no contrato estão sendo atendidos podem ser
realizadas auditorias de aquisições, por meio da qual um auditor analisa rigorosamente a
correspondência entre os pagamentos feitos e o trabalho efetivamente realizado. Uma dica que
funciona bem é controlar os pagamentos por entregas, em vez de controlá-los por horas, como é o
habitual.
E aí, conseguiu ter pelo menos uma ideia de como começar a fazer o gerenciamento de aquisições na
sua organização? Para que você continue trazendo as melhores práticas de gerenciamento para dentro
da sua empresa, leia nosso e-book completo sobre gestão de projetos!