12/03/2020 Gerenciamento das Aquisições - Noticias Alta Direcao Consultores

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Gerenciamento das Aquisições

DES TA Q UES VICTOR PEREZ SILVA 17 DE ABRIL DE 2019 0

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Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe
do projeto. A organização pode ser tanto o comprador como o vendedor dos produtos, serviços ou resultados
de um projeto pois, esta área abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças

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necessários para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por membros
autorizados da equipe do projeto. O Guia PMBOK® de ne o Gerenciamento de Aquisições como um conjunto
de quatro processos descritos a seguir:

12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições: O processo de documentação das decisões de compras do
projeto, especi cando a abordagem e identi cando fornecedores em potencial.

12.2 Conduzir as aquisições: O processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor

e adjudicação de um contrato.

12.3Controlar as aquisições: O processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do

desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário.

12.4 Encerrar as aquisições: O processo de nalizar cada uma das aquisições do projeto. Esses processos
interagem entre si e com os de outras áreas de conhecimento.

A importância do gerenciamento de aquisições

Aquisições (procurement) signi ca adquirir bens e serviços de fontes externas da organização. O termo
“procurement” é amplamente utilizado nas áreas governamentais; muitas empresas privadas preferem adotar
o termo aquisições ou compras (purchasing). nos últimos anos o outsourcing tem se tornado um tópico
importante para pesquisa e debate, principalmente aquele proporcionado por outros países, conhecido como
“o shore outsourcing”. Muitas organizações atualmente têm se utilizado de serviços de “outsourcing” para
áreas de apoio (TI, serviços de impressão, segurança, recursos humanos, limpeza e outras áreas de suporte)
para focar mais em sua área de negócio, principalmente devido as recentes mudanças na legislação.

O recrutamento e a seleção de pessoas físicas, externas à organização; é de responsabilidade do setor de RH

da empresa, com forte apoio da área de “Gerenciamento de Recursos” que de ne as competências
necessárias e indica a contratação. A área de “Gerenciamento de Aquisições” contempla a contratação de
produtos e serviços, tanto fora como em setores internos da empresa executora do projeto. Pode incluir
contratos de terceirização com fornecedores de mão de obra. as organizações ou indivíduos que
proporcionam os serviços de aquisições são mencionados como fornecedores, terceiros, contratados ou
vendedores (suppliers, vendors, contractors, subcontractors, or sellers), sendo o termo suppliers o mais

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adotado no mercado americano. No Brasil, a palavra fornecedor tem também uma utilização ampla, mas
ultimamente o termo “terceiro” tem sido muito empregado.

Os processos de gerenciamento de aquisições em projetos

O sucesso de qualquer projeto que utilize bens ou serviços adquiridos fora da organização é frequentemente
devido as boas práticas de gerenciamento de aquisições. Eles incluem os processos necessários para:

– Planejamento – identi cação – seleção – administração dos contratos – fechamento do contrato.-

O gerenciamento de aquisições é visto sob duas perspectivas: – a organização como compradora – a

organização como fornecedora dos produtos, serviços ou resultados sob contrato.

• Perspectiva do Fornecedor — provimento de produtos, serviços ou resultados em troca de uma

compensação nanceira. – contratos constituem fontes de oportunidades de negócios;

• Perspectiva do Comprador — aquisição de produtos, serviços ou resultados. – contratos são empregados

para obtenção dos meios necessários para a condução dos negócios.

Ou seja, no contexto do gerenciamento de projetos, contratos constituem instrumentos que permitem, sob o
ponto de vista legal, concretizar um acordo entre cliente e fornecedor. O objetivo do gerenciamento de
aquisições é propiciar a construção e a manutenção de relações comerciais sólidas e equilibradas entre cliente
e fornecedor, de forma que o projeto possa ser nalizado a contento. as empresas que assumem o papel de
clientes caracterizam-se como orientadas por processos (process-driven), e as que atuam como fornecedores
são empresas orientadas por projetos (project-driven). na condução de projetos, parte do escopo pode ser
executada pela equipe do projeto (make) e parte pode ser objeto de aquisição junto a terceiros (buy).

Processos no gerenciamento de aquisições

as três etapas:

– Pré-contratação

– Contratação

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– Pós-contratação

A pré-contratação envolve os processos necessários para que, clientes disponham de propostas por parte de
potenciais fornecedores e, naturalmente, que cada um dos fornecedores tenha desenvolvido e apresentado
uma proposta técnico-comercial para o fornecimento de produtos ou serviços para atender às necessidades
do projeto.

Já na contratação o cliente deve analisar as condições constantes das propostas recebidas dos potenciais
fornecedores, para de nir aquele que ofertou a melhor delas e que, estará habilitado a conduzir a parte do
escopo do projeto a ser contratada. Os fornecedores que venham a ser escolhidos pelo cliente devem se
assegurar de que os contratos que serão assinados estejam compatíveis com suas propostas e que atingirão
os correspondentes resultados esperados.

Na pós contratação são conduzidos, tanto por clientes quanto por fornecedores, dois processos de mesma
natureza:

• Administrar o contrato consiste em assegurar que os termos e condições estabelecidos no contrato sejam
cumpridos durante a fase de fornecimento de produtos e/ou prestação dos serviços. Este papel deve ser
desempenhado por representantes dos clientes e dos fornecedores.

Fazer ou contratar?
Este é o primeiro passo do gerenciamento de aquisições. Veri car o que será necessário contratar para o
projeto, avaliando para isto a decisão de fazer ou contratar os pacotes de trabalho, o que é

chamado de decisão make or buy (fazer ou contratar / fazer ou comprar), pois vários fatores podem
in uenciar a tomada de decisão de contratar ou não cada pacote de trabalho

A decisão de fazer ou contratar – Fatores

• Necessidade de focar no negócio da empresa (core business)

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• Disponibilidade de recursos

• Necessidade de liberar recursos para outros propósitos ou projetos

• Necessidade de acesso ou absorver uma tecnologia ou expertise

• Maior controle

• Compartilhamento de riscos

• Questões de custo e/ou prazo

• Problemas de segurança ou legais

• Existência de fornecedores con áveis

• Restrições do projeto ou contratuais

• Necessidade de fornecimento especializado

Especificação – detalhada ou não?

Um velho debate na área de aquisições diz respeito ao nível de detalhes que deve ter uma especi cação.

Duas abordagens:

· Uma argumenta que a especi cação deve ser bem detalhada, deixando pouco espaço para interpretação do
contratado, o que fará com que haja uma grande chance de receber o que está sendo solicitado.

· A outra sustenta que as melhores especi cações são aquelas que esboçam o que se necessita, sem se
envolver em detalhes, mas sim nos resultados esperados, permitindo ao contratado apresentar a melhor
solução.

As especi cações não devem ser incluídas palavras ou frases de sentido vago e que deem margem a múltiplas
interpretações ou que não estabeleçam os limites que se deseja alcançar na especi cação,

tais como: “melhor técnica”; “tecnologia de ponta”; “etc.”; “mais so sticado”; “melhor tecnologia”, “similar”,
“maior qualidade”, “padrão”, “standard”; “default”.

Como planejar as aquisições?

Partindo sempre pelo processo de documentação das decisões de compras do projeto, especi cando a
abordagem e identi cando fornecedores em potencial, já que identi ca também as necessidades do projeto
que podem ou devem ser melhor atendidas com a aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da
organização do projeto comparadas aquelas que podem ser atendidas pela equipe do projeto. Envolve
determinar se será contratado apoio externo e, em caso a rmativo, o que e como será contratado, o quanto é
necessário e quando deverá ser realizado. Este processo também engloba a consideração de fornecedores
potenciais, principalmente se o comprador deseja exercer algum grau de in uência ou controle sobre as
decisões de aquisição. Deve também ser considerado quem será o responsável por obter ou controlar todas

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as autorizações relevantes e licenças exigidas por leis, regulamentação ou políticas organizacionais na

execução do projeto, a nal este processo inclui as considerações dos riscos envolvidos em cada decisão de
fazer ou comprar englobando também a revisão do tipo de contrato planejado para ser usado em relação à
mitigação dos riscos, às vezes com a transferência de riscos para o fornecedor.

Comprar em vez de alugar pode ou não ser vantajoso em termos de redução de custo se a Organização tem
uma necessidade permanente (a parte do custo da compra alocada ao projeto pode ser menor que o custo do
aluguel). Vamos a um exemplo:

Você está tentando decidir entre locar ou comprar um item para o seu projeto. O custo diário da locação é
US$ 120. Para comprar o item, o custo do investimento é US$ 1.000 e o custo diário é US$ 20. Quanto tempo
será necessário para que o custo da locação seja igual ao custo da compra?

De na d como o número de dias em que os custos de compra e locação serão iguais. – US$ 120d = US$ 1.000
+ US$ 20d

– US$ 120d – US$ 20d = US$ 1.000

– US$ 100d = US$ 1.000

–d = 10 Ou seja, o custo da locação será igual ao custo da compra após dez dias. Se você acha que precisará do
item durante mais de dez dias, deve considerar a compra para reduzir o custo total.

Para se obter um controle mais assertivo na hora, é necessário fazer uma planilha contendo o número
(quantidade), o nome do item, o custo unitário, a relevância desse item e o prazo.

Como conduzir as aquisições?

Conduzir as Aquisições é o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e
adjudicação de um contrato. O principal benefício desse processo é prover o alinhamento das expectativas
internas e externas das partes interessadas através de acordos estabelecidos. Durante o processo Conduzir as
aquisições, a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente de nidos
para escolher um ou mais fornecedores quali cados para realizar o trabalho e aceitáveis como fornecedores.

Nos itens de aquisições mais importantes, o processo geral de solicitação de respostas dos fornecedores e
avaliação dessas respostas pode ser repetido. É possível gerar uma lista resumida de fornecedores
quali cados com base em uma proposta preliminar. Uma avaliação mais detalhada poderá então ser realizada
de acordo com um documento de requisitos mais especí cos e abrangentes solicitado aos fornecedores da
lista resumida. Além disso, as ferramentas e técnicas aqui descritas podem ser usadas sozinhas ou em
combinação para selecionar os fornecedores. Por exemplo, é possível usar um sistema de ponderação para:

• Selecionar um único fornecedor que será solicitado a assinar um contrato padrão; e

• Estabelecer uma sequência de negociação classi cando todas as propostas pelas pontuações da avaliação
ponderada atribuídas a cada proposta.

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A opinião especializada pode ser usada na avaliação das propostas dos fornecedores. A avaliação das
propostas pode ser realizada por uma equipe multidisciplinar de revisão com experiência em cada uma das
áreas cobertas pelos documentos de aquisição e o contrato proposto. Isso pode incluir conhecimentos de
disciplinas funcionais, como contratos, direito, nanças, contabilidade, engenharia, planejamento, pesquisa,
desenvolvimento, vendas e fabricação. As aquisições envolvem a de nição de uma necessidade de tal forma
que os vendedores possam proporcionar valor através das suas ofertas. Para assegurar que a necessidade
possa e seja atendida, as técnicas analíticas podem ajudar as organizações a identi car o preparo do vendedor
para fornecer o resultado nal pretendido, determinar o custo esperado para suportar o orçamento, e evitar
os excessos de custos decorrentes de mudanças. Ao analisar as informações de desempenhos anteriores, as
equipes podem identi car as áreas de maior risco e que devem ser monitoradas de perto para assegurar o
êxito do projeto.

Controlando as aquisições
Controlar as aquisições é o processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do
desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário. O
principal benefício desse processo é a garantia de que o desempenho tanto do fornecedor quanto do
comprador cumpre os requisitos de aquisição, de acordo com os termos do acordo legal. Tanto o comprador
quanto o fornecedor administram o contrato de aquisição com objetivos semelhantes. Cada um precisa
assegurar que ambas as partes cumpram suas obrigações contratuais e que seus próprios direitos legais
sejam protegidos. A natureza legal da relação contratual torna imperativo que a equipe de gerenciamento do
projeto esteja ciente das implicações legais das ações adotadas na administração de qualquer aquisição. Em
projetos maiores com vários fornecedores, um aspecto fundamental da administração de contratos é
gerenciar as interfaces entre os diversos fornecedores.

Devido às variadas estruturas organizacionais, muitas organizações tratam a administração de contratos como
uma função administrativa separada da organização do projeto. Embora possa haver um administrador de
aquisições na equipe do projeto, esse indivíduo em geral se reporta a um supervisor de outro departamento.
Isso ocorre principalmente se a organização executora também for o fornecedor do projeto para um cliente
externo. O processo Controlar as aquisições inclui a aplicação dos processos apropriados de gerenciamento
de projetos às relações contratuais e a integração das resultados desses processos no gerenciamento geral do

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projeto. Essa integração muitas vezes ocorre em vários níveis quando existem vários fornecedores e quando
há o envolvimento de vários produtos,

serviços ou resultados. Os processos de gerenciamento de projetos que se aplicam podem incluir, entre
outros:

• Orientar e gerenciar a execução do projeto. Autorizar o trabalho do fornecedor na ocasião apropriada.

• Controlar a qualidade. Inspecionar e veri car a adequação do produto do fornecedor.

• Realizar o controle integrado de mudanças. Garantir que as mudanças sejam aprovadas de forma adequada
e que todas as pessoas envolvidas estejam cientes dessas mudanças.

• Controlar os riscos. Para garantir a mitigação dos riscos. O processo Controlar as aquisições também tem um
componente de gerenciamento nanceiro que envolve o monitoramento dos pagamentos ao fornecedor. Isso
garante que os termos de pagamento de nidos no contrato sejam cumpridos e que a remuneração do
fornecedor seja vinculada ao seu progresso, conforme de nido no contrato. Uma das principais preocupações
ao fazer o pagamento dos fornecedores é que exista uma relação rigorosa entre os pagamentos feitos e o
trabalho realizado.

O processo Controlar as aquisições analisa e documenta como o fornecedor está se desempenhando ou se

desempenhou com base no contrato, e estabelece ações corretivas quando necessário. Essa revisão do
desempenho pode ser usada como uma medida da competência do fornecedor para realizar trabalhos
similares em projetos futuros. Avaliações semelhantes também são realizadas quando é necessário con rmar
que um fornecedor não está cumprindo as obrigações contratuais e quando o comprador precisa considerar
ações corretivas. O processo Controlar as aquisições captura os detalhes necessários para o gerenciamento de
quaisquer cancelamentos antes do tempo do trabalho contratado (por justa causa, conveniência ou
inadimplência) de acordo com a cláusula de rescisão do acordo. Esses detalhes são usados no processo
Encerrar as aquisições para cancelar o acordo. Os acordos podem ser reti cados a qualquer momento antes
do encerramento do contrato por consentimento mútuo, de acordo com os termos de controle de mudanças
do acordo. Tais correções são normalmente feitas por escrito.

Já tenho tudo o que preciso… Chegou a hora de encerrar

Encerrar as aquisições é o processo de nalizar todas as aquisições do projeto. O principal benefício deste
processo é a documentação dos acordos e outros documentos relacionados, para consultas futuras. O
processo Encerrar as aquisições também envolve atividades administrativas como nalização das
reivindicações em aberto, atualização nos registros para re etir os resultados nais e

arquivamento dessas informações para uso futuro. O processo Encerrar as aquisições aborda cada contrato
aplicável ao projeto, ou uma fase do projeto. Em projetos com várias fases, a vigência de um contrato pode se
aplicar somente a uma determinada fase do projeto. Nesses casos, o processo Encerrar as aquisições encerra
as aquisições aplicáveis àquela fase do projeto. As reivindicações não resolvidas podem estar sujeitas a um
processo judicial após o encerramento. Os termos e condições do contrato podem recomendar
procedimentos especí cos para o encerramento do acordo. O processo Encerrar as aquisições apoia o
processo Encerrar o projeto ou fase assegurando que os acordos contratuais sejam concluídos ou cancelados.

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O cancelamento de um contrato é um caso especial de encerramento das aquisições que pode resultar de um
acordo mútuo entre as partes, da inadimplência de uma das partes ou por conveniência do comprador, se
estiver estabelecido no contrato. Os direitos e responsabilidades das partes caso haja um cancelamento estão
contidos na cláusula de rescisão do contrato. De acordo com os termos e condições dessas aquisições, o
comprador pode ter o direito de cancelar todo o contrato ou uma parte dele, a qualquer momento, por justa
causa ou por conveniência. Contudo, com base nos termos e condições desses contratos, o comprador pode
ter que ressarcir o fornecedor pelas preparações e por qualquer trabalho concluído e aceito relativo à parte
cancelada do contrato. Para encerrar o contrato, toda a documentação da aquisição é coletada, indexada e
arquivada. As informações sobre o cronograma do contrato, escopo, qualidade e desempenho de custos, bem
como toda a documentação das mudanças no contrato, registros de pagamento e resultados de inspeções,
são catalogadas. Essas informações podem ser usadas como informações de lições aprendidas e como uma
base para avaliar contratados para contratos futuros.

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