NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

APOSTILAS RORAIMA
1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e

semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em:

2.1. Conceitos Fundamentais de

Arquivologia.

Arquivologia

O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou

recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses
documentos são fontes das informações utilizadas para a
execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos
por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em
atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em
geral.

Um documento é qualquer meio que comprove a

existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma
afirmação. É uma unidade de registro de informação
independente do suporte utilizado. Juridicamente, os
documentos podem ser considerados como atos, cartas ou
escritos que carregam um valor probatório. Os documentos
preservados pelo arquivo podem ser classificados por
diferentes tipos em vários suportes.

Os arquivos são mantidos por entidades públicas

federais, estaduais e municipais, assim como institucionais
comerciais.
Para Martins1 o arquivo também pode ser definido
como “a entidade ou órgão administrativo responsável pela
custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição”.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de

projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os
conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos,
de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o
Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem
naturalmente refletir as suas atividades.

A ciência que estuda as funções, os princípios,

as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia.

O profissional que exerce atividade ligada a

arquivologia pode ser chamado de arquivista.

A arquivologia busca gerenciar informações que possam

ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros
procedimentos no processo de identificação, organização,
desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização,
publicação, fornecimento, circulação, recuperação e
armazenamento das informações.
Algumas atribuições do profissional arquivista são:
gerenciar as informações, realizar atividades de
conservação, preservação, gestão documental,
disseminação da informação que se encontra nos
documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio
documental de uma pessoa física

Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
em função do contexto em que foram produzidos.
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em
instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos
públicos ou privados, centros de documentação, http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
instituições culturais entre outras. Outras atividades 1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de
instrumentos de pesquisa e recuperação da informação, Princípio da ou cópias são também
considerando a teoria das três idades dos arquivos: Indivisibilidade ou transferidos para assegurar a
corrente, intermediária e permanente. integridade continuidade administrativa.
Os fundos de arquivo Também chamado
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento devem ser preservados pertinência funcional.
das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente sem dispersão,
importantes, intensamente revolucionárias e mutilação, alienação, O nível de importância
fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. destruição não dos arquivos está relacionado
Esse gerenciamento da informação conta ainda com autorizada ou adição com a maneira como são
desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e indevida. geridos. Para que os arquivos
técnicas de organização sistemática e implantação de alcancem um nível de
instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam Princípio da importância ainda maior, é
muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a Cumulatividade necessário que sejam geridos
conservação de arquivos, um grande desafio encontrado O arquivo é uma da forma correta, a fim de
nesta área é que muitas empresas/organizações não tem formação progressiva, evitar o acúmulo de massas
uma preocupação específica pelos seus arquivos. natural e orgânica. documentais desnecessárias,
Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o de agilizarem ações dentro
profissional também é desconhecido pela organização e Além dos princípios de uma instituição, enfim,
as atividades que esse profissional qualificado realizaria arquivísticos que cumpram a sua função,
em prol do gerenciamento das informações passam a mencionados, as bancas seja desde o valor probatório
ser exercidas por profissionais de outras áreas não organizadoras tem até o cultural.
capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência explorado esse assunto, Sendo assim, ter seus
do posicionamento de algumas organizações é dessa forma, aqui vai documentos arquivados
justamente a qualidade e resultado dos serviços. mais alguns princípios2: corretamente e devidamente
organizados é uma iniciativa
O documento arquivístico pode ser produzido ou - Princípio da que precisa ser cultivada
recebido durante uma atividade realizada por uma pertinência (ou sempre, e os motivos vão
pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, temático) – os desde agilidade na hora de
contexto e estrutura de modo que sirva como prova da documentos deveriam ser encontrar o que procura, até
atividade. É uma informação registrada, independente reclassificados por a praticidade de dividir o
da forma ou do suporte. assunto, sem levar em espaço com outras pessoas e
A totalidade dos documentos conservados em um consideração a trazer eficiência ao trabalho.
arquivo recebe o nome de acervo. O acesso é a proveniência e a É extremamente
disponibilidade de um arquivo para consulta. As classificação original. importante que os documentos
embalagens destinadas à proteção dos documentos e a de arquivos estejam sempre
facilitar o seu manuseio, são chamadas de - Princípio da organizados por datas,
acondicionamento. O conjunto de operações de reversibilidade – todo colocados em pastas separadas
acondicionamento e armazenamento de documentos é o procedimento ou e devidamente identificados
arquivamento. tratamento empreendido com etiquetas ou marcações
em arquivos pode ser nas caixa-arquivos, de modo
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco revertido, se necessário. que sua localização seja rápida
principal da diferença entre a arquivística e as outras caso necessária.
ciências documentárias. São eles: - Princípio da
proveniência A gestão de documentos
Princípio da Proveniência territorial (ou Princípio é o conjunto de
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu da territorialidade) – os procedimentos e operações
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser arquivos deveriam ser técnicas referentes à sua
organizados em obediência à competência e às conservados em serviços produção, tramitação, uso,
atividades da instituição ou pessoa legitimamente de arquivo do território avaliação e arquivamento em
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos no qual foram fase corrente e intermediária,
documentos. Arquivos originários de uma instituição ou produzidos, excetuados visando a sua eliminação ou
de uma pessoa devem manter a respectiva os documentos recolhimento para a guarda
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de elaborados pelas permanente.
produção, não devendo ser mesclados a outros de representações Protocolo é a
origem distinta. diplomáticas ou denominação geralmente
resultantes de operações atribuída a setores
Princípio da Organicidade militares. encarregados do
As relações administrativas orgânicas se refletem recebimento, registro,
nos conjuntos documentais. A organicidade é a - Princípio da distribuição e movimentação
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a proveniência funcional – dos documentos em curso;
estrutura, funções e atividades da entidade com a transferência de denominação atribuída ao
produtora/acumuladora em suas relações internas e funções de uma próprio número de registro
externas. autoridade para outra dado ao documento; Livro de
como resultado de registro de documentos
Princípio da Unicidade mudança política ou recebidos e/ou expedidos.
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os administrativa, Durante a tramitação os
documentos de arquivo conservam seu caráter único, documentos relevantes arquivos correntes podem
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
exercer funções de tudo depende (frontais ou
protocolo como que lidam com o dos objetivos e laterais), pastas
recebimento, registro, recebimento de competências intercaladoras,
distribuição, documentos não das entidades pastas A/Z ou
movimentação e sabem, ou mesmo que os outras.
expedição de não foram produzem. Os
documentos, daí a orientadas sobre Arquivos podem Pastas Suspensas
denominação comum como proceder ser Indicada para o
de alguns órgãos como para o documento classificados: arquivamento de
Protocolo e Arquivo. E cumpra a sua Segundo as documentos em
é neste ponto que os função na entidades tamanhos: oficio ou
problemas têm seu instituição. Para criador- A4. Os documentos
início. Geralmente, as que este problema mantenedoras: são arquivados na
pessoas inicial seja - Públicos posição vertical
resolvido, a (federal, estadual, dentro da pasta, e a
implantação de um municipal) pasta é colocada em
sistema de base de - Privados estantes. Possuem
dados, de - Institucionais etiquetas laterais
preferência (empresas, para identificação da
simples e escolas, igrejas, documentação ou da
descentralizado, sociedades, pasta. É muito
permitindo que, clubes, utilizado em arquivo
tão logo cheguem associações). - corrente.
às instituições, os Pessoais (fotos
documentos de família, Pastas Intercaladoras
fossem cartas, originais Essas pastas não
registrados, pelas de trabalhos, utilizam varões nem
devidas pessoas, etc.). visores, e destina-se
no seu próprio Temos à guarda de
setor de trabalho também os pequenos volumes
seria uma ótima Arquivos que de papéis.
alternativa. Tal guardam e No dia-a-dia
ação diminuiria o organizam dos escritórios,
montante de documentos no entanto, vários
documentos que cujas documentos são
chegam as informações são constituídos por
instituições, registradas em grande quantidade
cumprem suas suportes de papéis, e as peças
funções, mas diferentes do que os constituem
sequer tiveram sua papel: discos, necessitam ser
tramitação ou filmes, fitas e são mantidas na ordem
destinação chamados de em que foram
registrada. Especiais. Estes produzidas ou
Algumas podem fazer acumuladas, para
rotinas devem ser parte de um não perderem o
adotadas no Arquivo mais sentido, como nos
registro completo. casos dos dossiês,
documental, afim Existem aqueles por exemplo.
de que não se que guardam
perca o controle, documentos Pasta AZ
bem como surjam gerados por Ideal para o
problemas que atividades muito arquivamento de
facilmente especializadas documentos em
poderiam ser como os tamanhos oficio ou
evitados. Um Arquivos A4. Os documentos
exemplo é como Médicos, de são arquivados na
ocorre o Imprensa, de posição vertical.
preenchimento do Engenharia, Possibilita a
campo Assunto, na Literários e que colocação de guias
maioria das vezes muitas vezes indicando nome ou
é feito de forma precisam ser nº do documento ou
errônea, ainda que organizados com pasta. É muito
seja um campo técnicas e com utilizado em arquivo
extremamente materiais corrente.
importante. específicos. São
conhecidos como Pasta Sanfonada
Modelos de arquivos Arquivos Confeccionada
Baseados nas Especializados. em diversos
primeiras Os tipos de tamanhos. Possuem
definições pastas existentes divisórias e guias
podemos dizer que são: pastas para indicar o
existem vários suspensas assunto. É ideal para
tipos de Arquivos,
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
o arquivamento de Pasta Americana particular, distribuindo as de
Confeccionada em caráter particular a seus
diversos tamanhos. Pasta destinatários.
2
estilo caso policial que Após essa etapa, os
possui aba para documentos devem seguir
A identificações. É ideal seu curso, a fim de
R cumprirem suas funções.
para o arquivamento de
Q
U documentos utilizados em Para que isto ocorra, devem
I atividades externas, pois ser distribuídos e
V há maior mobilidade do classificados da forma
O
usuário para o correta, ou seja, chegar ao
arquivamento de seu destinatário.
N
documentos em tamanho
A
C oficio ou A4. Para isto recomenda-se:
I - Separar as
O Fichário correspondências de caráter
N
A
ostensivo das de caráter
L O fichário se sigiloso, encaminhado as de
, classifica como arquivo caráter sigiloso aos seus
permanente. O fichário é respectivos destinatários;
D um móvel de aço próprio - Tomar conhecimento
i para fichas, que pode ter das correspondências de
c
i uma, duas, três ou quatro caráter ostensivos por meio
o gavetas ou estar da leitura, requisitando a
n conjugado com gavetas existência de antecedentes,
á para fichas e documentos. se existirem;
r
i No fichário - Classificar o
o horizontal, as fichas são documento de acordo com o
guardadas em posição método da instituição;
B horizontal, uma sobre as carimbando-o em seguida;
r outras – modelo - Elaborar um resumo e
a KARDEX. As fichas são encaminhar os documentos
s
i fixados por meio de ao protocolo.
l bastões metálicos presos - Preparar a ficha de
e às gavetas. Dessa protocolo, em duas vias,
i
disposição das hastes anexando a segunda via da
r
o resulta que a primeira ficha ao documento;
ficha presa, a partir do - Rearquivar as fichas de
d fundo, ficará inteiramente procedência e assunto, agora
e visível, deixando que da com os dados das fichas de
imediatamente inferior protocolo;
T apareça uma faixa -Arquivar as fichas de
e correspondente à protocolo.
r
dimensão da barra, e
m
i assim sucessivamente, A tramitação de um
n lembrando o aspecto de documento dentro de uma
o uma esteira. As faixas que instituição depende
l
o
aparecem funcionam diretamente se as etapas
g como verdadeiras anteriores foram feitas da
i projeções, nas quais são forma correta. Se feitas, fica
a feitas anotações. mais fácil, com o auxílio do
O fichário vertical é protocolo, saber sua exata
A aquele em que as fichas localização, seus dados
r
q
são guardadas em principais, como data de
u posição vertical, uma entrada, setores por que já
i atrás das outras, passou, enfim, acompanhar o
v geralmente separadas desenrolar de suas funções
í
s por guias. É o modelo dentro da instituição. Isso
t mais usado por ser mais reduz o tempo de algumas
i econômico. As gavetas ações dentro da instituição,
c ou bandejas podem acelerando assim, processos
a
, comportar um grande que anteriormente
número de fichas. encontravam dificuldades,
2 como a não localização de
0 Cadastro: documentos, não se podendo
0 recebimento e assim, usá-los no sentido de
5 registro valor probatório, por
.
exemplo.
documentos utilizados para o arquivamento de Receber as
em atividades externas, documentos em tamanho correspondências,
pois há maior oficio ou A4. separando as de caráter
mobilidade do usuário oficial de caráter
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
Após da subunidade documentos e das
cumprirem Cadastro custodiadora, informações,
suas Nacional de deverá ser autorizando a
respectivas Entidades encaminhada à eliminação criteriosa
funções, os Custodiadoras Coordenação do de documentos
documentos de Acervos CONARQ, por desprovidos de valor
devem ter seu Arquivísticos meio do que justifique a sua
destino preenchimento guarda e a
decidido, seja O Cadastro do formulário preservação dos
este a sua Nacional de Cadastro de documentos de
eliminação ou Entidades Entidade guarda permanente.
recolhimento. Custodiadoras de Custodiadora de O Plano de
É nesta etapa Acervos Acervos Classificação de
que a Arquivísticos foi Arquivísticos e o Documentos de
expedição de instituído pela envio do mesmo Arquivo resulta da
documentos Resolução nº 28 do para o e-mail: atividade de
torna-se CONARQ, com o conarq@arquivo classificação que
importante, objetivo de fornecer nacional.gov.br. recupera o contexto
pois por meio o código previsto de produção dos
dela, fica mais na Norma Plano de documentos de
fácil fazer uma Brasileira de Classificação e a arquivo agrupando-
avaliação do Descrição Tabela de os de acordo com o
documento, Arquivística - Temporalidade órgão produtor, a
podendo-se NOBRADE, função, a subfunção
assim decidir denominado O Plano de e a atividade
de uma forma Código de Entidade Classificação e a responsável por sua
mais Custodiadora de Tabela de produção ou
confiável, o Acervos Temporalidade acumulação.
destino do Arquivísticos - de Documentos A Tabela de
documento. CODEARQ, de Arquivo são Temporalidade de
Dentre as tornando possível a instrumentos Documentos de
recomendaçõe identificação de eficazes de Arquivo resulta da
s com relação cada entidade gestão atividade de
à expedição de custodiadora de documental. avaliação, que
documentos, acervos Estes dois define prazos de
destacam-se: arquivísticos no instrumentos guarda para os
Brasil. Após o garantem a documentos em
- Receber a cadastramento e simplificação e razão de seus
correspondênc fornecimento do a racionalização valores
ia, verificando CODEARQ, as dos administrativo,
a falta de entidades procedimentos fiscal, jurídico-legal,
anexos e custodiadoras de de gestão, técnico, histórico,
completando acervos imprimindo autoriza a sua
dados; arquivísticos terão maior agilidade eliminação ou
- Separar as cópias, disponíveis no site e precisão na determina a sua
expedindo o original; do CONARQ, recuperação dos guarda permanente.
- Encaminhar as cópias informações a quantidade assim o exija.
ao Arquivo. básicas sobre sua Essa função consiste em um
instituição, como: conjunto de convenções, de
É válido missão métodos e regras de
ressaltar que as institucional, procedimentos logicamente
rotinas acima acervos, endereço, estruturados que permite a
descritas não horário de funcionamento e classificação dos
valem como formas de contato. documentos em grupos ou
regras, visto O CODEARQ em categorias, quaisquer que
que cada somente será sejam os suportes e a idade
instituição fornecido às desses documentos.
possui suas entidades De acordo com Faria3, o
tipologias custodiadoras que plano de classificação é o
documentais, permitam acesso a instrumento desenvolvido
seus métodos seu acervo, mesmo por arquivistas para auxiliar
de que com algumas A classificação parte na organização das
classificação, restrições. de um processo informações para a
enfim, surgem A solicitação do intelectual de recuperação futura e para o
situações código de identificação e de armazenamento ordenado.
diversas. identificação pela reagrupamento Ele traduz o conhecimento
Servem apenas entidade sistemático de temas dos gestores sobre o estoque
como exemplos custodiadora e, semelhantes, segundo informacional arquivístico da
para a quando for o caso, suas características instituição. Podemos ainda
elaboração de da unidade comuns, podendo, em considerar como o esforço da
rotinas em cada administrativa a seguida, serem organização, conjunto de
instituição. ela subordinada ou diferenciados, desde que documentos ou arquivos de
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
uma instituição ou instrumento arquivístico
pessoa física por meio resultante de avaliação, Apresentam- administração que os
da função arquivística que tem por objetivos se a seguir gerou, mencionado,
de classificação. definir prazos de guarda e diretrizes para a preferencialmente,
O Plano de destinação de documentos, correta em anos.
Classificação de com vista a garantir o utilização do Excepcionalmente,
Documentos de acesso à informação a instrumento: pode ser expresso a
Arquivo apresenta os todos que dela necessitem. partir de uma ação
documentos Sua estrutura básica deve 1. Assunto: concreta que deverá
hierarquicamente necessariamente Neste campo necessariamente
organizados de acordo contemplar os conjuntos são apresentados ocorrer em relação a
com a função, documentais produzidos e os conjuntos um determinado
subfunção e atividade recebidos por uma documentais conjunto
(classificação instituição no exercício de produzidos e documental.
funcional), ou de suas atividades, os prazos recebidos, Entretanto, deve ser
acordo com o grupo, de guarda nas fases hierarquicament objetivo e direto na
subgrupo e atividade corrente e intermediária, a e distribuídos de definição da ação –
(classificação destinação final – acordo com as exemplos: até
estrutural), eliminação ou guarda funções e aprovação das
responsáveis por sua permanente, além de um atividades contas; até
produção ou campo para observações desempenhadas homologação da
acumulação. Para necessárias à sua pela instituição. aposentadoria; e até
recuperar com maior compreensão e aplicação. Para possibilitar quitação da dívida.
facilidade esse melhor O prazo estabelecido
contexto da produção identificação do para a fase corrente
documental, conteúdo da relaciona-se ao
informação, período em que o
atribuímos códigos 3 FARIA, Wadson Silva. A
foram documento é
numéricos aos normalização dos instrumentos de empregadas frequentemente
tipos/séries gestão arquivística no Brasil: um funções, consultado, exigindo
documentais.
estudo da influência das resoluções atividades, sua permanência
do Conarq na organização dos junto às unidades
A ausência de espécies e tipos
arquivos da Justiça Eleitoral
normas, métodos e Brasileira. Dissertação (Mestrado documentais, organizacionais. A
procedimentos de em Ciência da Informação) – genericamente fase intermediária
Faculdade de Economia, denominados relaciona-se ao
trabalho provocam o Administração,
acúmulo desordenado assuntos, período em que o
de documentos, agrupados documento ainda é
transformando os segundo um necessário à
arquivos em meros código de administração,
depósitos de papéis, classificação, porém com menor
dificultando o acesso cujos conjuntos frequência de uso,
aos documentos e a constituem o podendo ser
recuperação de referencial para transferido para
informações o arquivamento depósito em outro
necessárias para a dos documentos. local, embora à
tomada de decisões no Como disposição desta.
âmbito das instituições instrumento A realidade
públicas e privadas. auxiliar, pode arquivística no
Diante dessa realidade, ser utilizado o Brasil aponta para
a elaboração do Plano índice, que variadas formas de
de Classificação contém os concentração dos
assume uma conjuntos arquivos, seja ao
importância relevante documentais nível da
como ferramenta de ordenados administração (fases
gestão documental, alfabeticamente corrente e
exigindo, para sua para agilizar a intermediária), seja
elaboração, profundo sua localização no âmbito dos
conhecimento da na tabela. arquivos públicos
estrutura e (permanentes ou
funcionamento do 2. Prazos de históricos).
organismo produtor e o guarda:
comprometimento dos Referem-se ao Assim, a
profissionais de todas tempo distribuição dos
as suas áreas de necessário para prazos de guarda
atuação. arquivamento nas fases corrente
dos documentos e intermediária
Tabela de nas fases foi definida a
temporalidade de corrente e partir das
documentos de intermediária, seguintes
arquivo visando atender variáveis:
A tabela de exclusivamente
temporalidade é um às necessidades I – Órgãos que
da possuem arquivo
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
central e intermediário (fase documento são ou menos o mesmo objetivo.
contam com intermediária II, consideradas Eram elas depósitos de tudo o
serviços de que corresponde importantes para fins de que se produzira a mente
arquivamento ao depósito de prova, informação e humana, isto é, do resultado
intermediário: arquivamento pesquisa. do trabalho intelectual e
Para os intermediário, A guarda permanente espiritual do homem.
órgãos geralmente será sempre nas O arquivo, quando bem
federais, subordinado à instituições arquivísticas organizado, transmite
estaduais e instituição públicas (Arquivo ordens, evita repetição
municipais arquivística Nacional e arquivos desnecessária de
que se pública nas esferas públicos estaduais, do experiências, diminui a
enquadram federal, estadual e Distrito Federal e duplicidade de documentos,
nesta variável, municipal). municipais), revela o que está por ser
há necessidade responsáveis pela feito, o que já foi feito e os
de II – Órgãos que preservação dos resultados obtidos. Constitui
redistribuição possuem arquivo documentos e pelo fonte de pesquisa para todos
dos prazos, central e não acesso às informações os ramos administrativos e
considerando- contam com neles contidas. Outras auxilia o administrador a
se as serviços de instituições poderão tomada de decisões.
características arquivamento manter seus arquivos
de cada fase, intermediário: Nos permanentes, seguindo O Plano de Classificação
desde que o órgãos situados orientação técnica dos e as Tabelas de
prazo total de nesta variável, as arquivos públicos, Temporalidade de
guarda não unidades garantindo o intercâmbio Documentos associados
seja alterado, organizacionais de informações sobre os garantem a simplificação e a
de forma a são responsáveis respectivos acervos. racionalização dos
contemplar os pelo arquivamento procedimentos de gestão
seguintes corrente e o 4. Observações: documental, imprimem
setores arquivo central Neste campo são maior agilidade e precisão na
arquivísticos: funciona como registradas informações recuperação dos documentos
- arquivo arquivo complementares e e das informações e
setorial (fase intermediário, justificativas, autorizam a eliminação
corrente, que obedecendo aos necessárias à correta criteriosa de documentos
corresponde prazos previstos aplicação da tabela. cujos valores já se
ao arquivo da para esta fase e Incluem-se, ainda, esgotaram.
unidade efetuando o orientações quanto à
organizacional recolhimento ao alteração do suporte da Objetivos e benefícios da
); arquivo informação e aspectos classificação
- arquivo permanente. elucidativos quanto à - Organização lógica e
central (fase destinação dos correto arquivamento de
intermediária documentos, segundo a documentos;
I, que particularidade dos - Recuperação da
corresponde conjuntos documentais informação ou do
Contabilidade e Ciência
ao setor de da Informação e avaliados. documento;
arquivo Documentação. A necessidade de - Recuperação do
geral/central Departamento de Ciência comunicação é tão contexto original de
da Informação e
da instituição); Documentação da antiga como a formação produção dos documentos;
- arquivo Universidade de Brasília da sociedade humana, o
(UnB), Brasília, 2006. homem, talvez na ânsia
III – Órgãos que não intermediário: de se perpetuar, teve
possuem arquivo central Quanto aos órgãos sempre a preocupação de
e contam com serviços registrar suas
situados nesta variável, as
de arquivamento unidades organizacionais observações, seu
intermediário: Nesta pensamento, para deixar
são igualmente
variável, as unidades responsáveis pelo como legado às gerações
organizacionais também futuras.
arquivamento corrente,
funcionam como ficando a guarda Assim começou a
arquivo corrente, escrita. Na sua essência.
intermediária a cargo das
transferindo os mesmas ou do arquivo Isto nada mais é do que
documentos – após registrar e guardar. Por
público, o qual deverá
cessado o prazo previsto assumir tais funções. sua vez, no seu sentido
para esta fase – para o mais simples, guardar é
arquivo intermediário, arquivar.
3. Destinação final:
que promoverá o Por muito tempo
Neste campo é registrada a
recolhimento ao arquivo reinou uma completa
destinação estabelecida
permanente. confusão sobre o
que pode ser a eliminação,
verdadeiro sentido da
quando o documento não
IV – Órgãos que biblioteca, museu e
apresenta valor secundário
não possuem arquivo arquivo.
(probatório ou
central nem contam Indiscutivelmente, por
informativo) ou a guarda
com serviços de anos e anos, estas
permanente, quando as
arquivamento instituições tiveram mais
informações contidas no
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
- Visibilid em concurso documentos a Podemos dividir os métodos
ade às público. Talvez o serem básicos em:
funções, que caia com mais arquivados. O • alfabético
subfunções e constância, ideal é a (principal elemento
atividades do sobretudo as instituição não a ser considerado
organismo regras de adotar um único num documento:
produtor; alfabetação método de nome)
- Padroniza (método arquivamento, e • geográfico (principal
ção da alfabético), o sim vários deles, elemento: local ou
denominação método geográfico considerando procedência)
das funções, e o método sempre a • numérico (principal
atividades e numérico simples. documentação elemento: número)
tipos/séries existente nos • ideográfico (principal
documentais; Conceito dado setores elemento: assunto)
- Controle do trâmite; pelo Dicionário componentes de
- Atribuição de Brasileiro de determinada Observações:
códigos numéricos; Terminologia empresa.
- Subsídios Arquivística, revela 1ª) Os
para o trabalho que métodos de DIVISÃO métodos nu
de avaliação e arquivamento é = podem ser:
aplicação da Sequência de - CLASSES simples/cronológico/
Tabela de operações que Os métodos dígito-terminal
Temporalidad determina a de arquivamento 2ª) Os métodos ideográficos
e disposição dos são divididos em podem ser:
documentos de duas grandes • alfabético
A tabela de um arquivo ou classes: (enciclopédico/dicionário)
temporalidade coleção, uns em • básicos • numérico
deverá relação aos • padronizados (duplex/decimal
contemplar as outros, e a /unitermo ou
atividades identificação de - BÁSICOS indexação
meio e cada unidade. coordenada)
atividades-fim
de cada órgão -PADRONIZADOS ouro
Important
público. Desta  Variadex ou
e: O uso de laranj
forma, caberá É o método
métodos de a E–
aos mesmos alfabético,
arquivamento He
definir a acrescentando cores
apropriados é abrev
temporalidade (excelente auxiliar
muito iaçõe
e destinação mnemônico) às letras.
importante para Trabalha-se com 5 s–
dos o organismo,
documentos cores diferentes. As rosa
pois cores são atribuídas em ou
relativos às dessa forma
suas atividades função da 2ª letra do amare
quem nome de entrada no lo I –
específicas, trabalha com
complementan arquivo. As guias são Ne
a coloridas e as notações abrev
do a tabela documentaçã
básica. alfabéticas. iaçõe
o irá s–
Posteriorment organizá-la
e, esta deverá Ex.: LETRAS → verde
melhor CORES O – Q e abreviações – azul
ser (arranjo,
encaminhada à O, P, Q e abreviações R – Z e abreviações – palha
disposição), → azul ou violeta
instituição a fim de
arquivística recuperá-la
pública para Cores As cores são cambiáveis,
com rapidez convencionadas: de acordo com as nossas
aprovação e
quando for A conveniências
divulgação,
necessário. Obs.: Não precisa
por meio de
ato legal que – memorizar a tabela acima.
Mas, como D Numa prova, aparece um
lhe confira
escolher o método nome específico, e aí basta ao
legitimidade.
mais adequado? e candidato usar as regras de
Cada organismo a alfabetação, e atribuir a cor em
Métodos de
deve adotar b função da segunda letra do
Arquivamento
métodos de r nome de entrada no arquivo,
Assim
arquivamento que e como mostra o exemplo da
como a Teoria
atendam às suas v cliente Carolina Souto Neto. A
das 3 idades,
necessidades i tabela vem inserida na prova.
os métodos de
específicas, a -Automático - Usa-se
arquivamento
levando-se em ç para arquivar nomes,
são um dos
consideração a õ evitando acumular pastas de
assuntos de
estrutura da e sobrenomes iguais. Combina
Arquivologia
entidade e as s letras, números e cores
mais cobrados
características dos –
Noções de
Arquivologia

-Soundex - Usa-
se para arquivar nomes,
reunindo-os pela
semelhança da
pronúncia, apesar de a
grafia ser diferente.
-Mnemônico - documento é
Usa-se para codificar os
assuntos através da
combinação de letras
em lugar de números.
As letras são
consideradas símbolos,
pelo fato de este método
pretender auxiliar a
memória do arquivista,
a fim de possibilitar, de
forma mais ágil, a
recuperação da
informação.
APOSTILAS RORAIMA
auxílio de índice ou
quaisquer outros Exemplos: métodos fichas serão
instrumentos de pesquisa. alfabético e arquivadas
geográfico. alfabeticamente,
para que se saiba
- Sistema indireto que numero recebeu
Para recuperar o o correspondente ou
assunto desejado, e
necessário recorrer a no outro são
um índice alfabético arquivadas
remissivo ou a um numericamente, de
determinado código. acordo com o
número que recebeu
Exemplo: métodos o cliente ou o
numéricos. assunto, ao entrar

 Rôneo -
Combina letras, para o arquivo. Este
números e cores. Está Método alfabético último índice pode
obsoleto. ser considerado
É o sistema tombo (registro) de
ATENÇÃO: Os mais simples, pastas ocupadas e,
métodos padronizados fácil, lógico e graças a ele,
raramente caem em prático, porque sabemos qual é o
prova, sobretudo para obedecendo à último número
cargos de nível médio. ordem alfabética preenchido e assim
Caem mais para pode-se logo destinaremos o
cargos de nível imaginar que número seguinte a
superior ou para não apresentará qualquer novo
concursos envolvendo grandes cliente que seja
a área Arquivística, dificuldades registrado.
ligados aos nem para a
profissionais da área. execução do Método alfabético
Mesmo assim, o trabalho de numérico
mínimo que o arquivamento,
concursando deve nem para a Como se pode
saber é identificá-los procura do deduzir pelo seu
(VASM-R, estão documento nome, é um método
lembrados). Vale desejado, pois a que procurou reunir
ressaltar, ainda, o fato consulta é as vantagens dos
de os métodos direta. métodos alfabéticos
automático e soundex simples e numérico
não serem utilizados Método numérico simples, tendo
nos arquivos simples alcançado seu
brasileiros, e os objetivo, pois desta
métodos mnemônico e Consiste em combinação resultou
rôneo estarem numerar as um método que
obsoletos. pastas em ordem apresenta ao mesmo
da entrada do tempo a
SIS correspondente simplicidade de um
TE ou assunto, sem e a exatidão e
MA nenhuma rapidez, no
S consideração à arquivamento, do
ordem alfabética outro. É conhecido
Os métodos básicos dos mesmos, também pelo nome
e padronizados fazem dispensando de numeralfa e
parte de dois grandes assim qualquer alfanumérico.
sistemas: planejamento
• direto anterior do Método geográfico
• indireto arquivo. Para o
bom êxito deste Este método é
- Sistema direto método, muito aconselhável
O próprio nome devemos quando desejamos
sugere: busca direta ao organizar dois ordenar a
local de guarda do índices em documentação de
documento, sem o fichas; numas acordo com a
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
divisão dispostas feita com base na teoria documentos que já
geográfica, alfabeticamente, é das três idades e efetiva- cumpriram sua
isto é, de um dos mais se, primeiramente, nos temporalidade para
acordo com os difíceis processos arquivos correntes, a fim implementar a destinação
países, de arquivamento, de se distinguirem os prevista. No caso de um
estados, pois, consistindo documentos de valor SIGAD, esse sistema deverá
cidades, em agrupar as eventual (de eliminação ser capaz de listar os
municípios pastas por assunto, sumária) daqueles de documentos que tenham
etc. Nos apresenta a valor probatório e/ou cumprido o prazo previsto na
departamentos dificuldade de se informativo. Deve-se tabela de temporalidade e
de vendas, por escolher o melhor evitar a transferência destinação.
exemplo, é de termo ou para os arquivos
especial expressão que intermediários de
utilidade para defina o assunto. documentos que não
agrupar os Temos o tenham sido
correspondent vocabulário todo anteriormente avaliados,
es de acordo da língua à nossa pois as atividades de
com as praças disposição e avaliação e seleção
onde operam justamente o fato nesses arquivos são
ou residem. de ser tão amplo o extremamente onerosas
campo da escolha do ponto de vista técnico
Método específico nos dificulta a e gerencial.
ou por assunto seleção acertada, A destinação dos
Indiscutive além do que entra documentos é efetivada
lmente, o muito o ponto de após a atividade de
método vista pessoal do seleção, que consiste na
específico, arquivista, nesta separação dos
representado seleção. documentos de valor
por palavras permanente daqueles
passíveis de eliminação,
Método decimal Temporalidade e mediante critérios e
Destinação técnicas estabelecidos na
Este método foi A avaliação é uma tabela de temporalidade
inspirado no Sistema atividade vital em um e destinação.
Decimal de Melvil programa de gestão A complexidade e a
Dewey. Dewey arquivística de abrangência de
organizou um sistema documentos, pois permite conhecimentos exigidos
de classificação para racionalizar o acúmulo dos pelo processo de
bibliotecas, muito documentos nas fases avaliação, que implica
interessante, o qual corrente e intermediária, no estabelecimento de
conseguiu um grande facilitando a constituição critérios de valor,
sucesso; fora publicado dos arquivos permanentes. requerem a participação
em 1876. A avaliação é o processo de pessoas ligadas a
Dividiu ele os de análise dos documentos diversas áreas
conhecimentos arquivísticos, visando profissionais do órgão
humanos em dez estabelecer prazos de ou entidade, conforme
classes, as quais, por guarda e a destinação, de legislação vigente.
sua vez, se acordo com os valores O sistema de gestão
subdividiram em primário e secundário que arquivística de
outras dez, e assim por lhes são atribuídos. documentos,
diante, sendo infinita Os prazos de guarda e particularmente no caso
essa possibilidade de as ações de destinação de um SIGAD, deve
subdivisão, graças à deverão estar formalizados identificar a
sua base decimal. na tabela de temporalidade temporalidade e a
e destinação do órgão ou destinação prevista para
Método entidade. Os prazos de o documento no
simplificado guarda referem-se ao momento da captura e
tempo necessário para o do registro, de acordo
Este a rigor não arquivamento dos com os prazos e as ações
deveria ser documentos nas fases previstas na tabela de
considerado corrente e intermediária, temporalidade e
propriamente um visando atender destinação do órgão ou
método, pois, na exclusivamente às entidade.
realidade, nada mais é necessidades da Essa informação
do que a utilização de administração que os deve ser registrada em
vários métodos ao gerou, baseado em um metadado associado
mesmo tempo, com a estimativas de uso. Nesse ao documento. O
finalidade de reunir sentido, nenhum sistema de gestão
num só móvel as documento deverá ser arquivística de
vantagens de todos conservado por tempo documentos deve
eles. maior que o necessário. também ter capacidade
A aplicação dos de identificar os
Avaliação, critérios de avaliação é
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
As Porém, é sempre documentos captura pode prever
determinações importante o digitais. a introdução de
sobre a sistema conter Tradicionalm outros metadados
destinação campos de busca ente, nos tais como: data e
devem ser de dados e opção sistemas de hora da criação, da
aplicadas aos de cópia de gestão transmissão e do
documentos de segurança arquivística de recebimento do
forma (backup) ou de documentos em documento; nome do
sistemática no impressão, a fim papel, a captura é autor, do originador,
curso rotineiro de impedir a perda feita no momento do digitador e do
das atividades de dados ou em que o destinatário, entre
do órgão ou arquivos. documento é outros.
entidade. De acordo com registrado, Esses metadados
Essas mesmas o Conselho classificado e/ou podem ser
determinações Nacional de identificado. Em registrados em
não poderão Arquivos um Sistema vários níveis de
ser (CONARQ)4, os Informatizado de detalhe, dependendo
implementada procedimentos e Gestão das necessidades
s em operações técnicas Arquivística de geradas pelos
documentos do sistema de Documentos procedimentos do
que estejam gestão arquivística (SIGAD), o órgão ou entidade e
com de documentos documento tanto do seu contexto
pendências, digitais e pode ser jurídico
sob litígio ou convencionais: produzido administrativo. Os
investigação. diretamente metadados são
O sistema de Captura dentro do sistema essenciais para
gestão A captura e então capturado identificar o
arquivística de consiste em automaticamente documento
documentos declarar um no momento do arquivístico de um
deve prever as documento como registro, como modo inequívoco e
seguintes sendo um pode ser mostrar sua relação
ações: documento produzido fora com os outros
arquivístico por do sistema e documentos.
- Retenção meio das ações de: capturado e A captura tem
dos - registro; registrado como pré-requisito a
documentos, - classificação; posteriormente. definição de: quais
por um - indexação; Além do documentos
determinado - atribuição de outros código de (produzidos e
período, no metadados; classificação, recebidos) serão
arquivo - arquivamento. descritores, capturados pelo
corrente do Os objetivos da captura número de sistema de gestão
órgão ou são: protocolo e arquivística de
entidade que - identificar o número de documentos; quem
os gerou. documento como registro, a deve ter
- Eliminação documento arquivístico;
física; - demonstrar a
- Transferência; relação orgânica dos 4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
- Recolhimento documentos. acesso a esses legislação vigente, exigências
para instituição documentos e em quais quanto à transparência e ao
arquivística pública. A captura é a níveis; por quanto tempo exercício das atividades do
incorporação de serão retidos. órgão ou entidade, bem como
O um documento ao As decisões sobre grau de risco que correm caso
arquivamento sistema de gestão captura e retenção não capturem documentos
de registros arquivística, devem ser consideradas arquivísticos.
informatizados quando passará a no momento da
ocorre por seguir as rotinas concepção do sistema de Documentos que exigem
meio de de tramitação e gestão arquivística de captura são aqueles que:
programas ou arquivamento. documentos. A decisão - responsabilizam uma
sistemas Uma vez sobre quais documentos organização ou indivíduo por
informatizados capturado, o devem ser capturados e uma ação;
geralmente documento tanto por quanto tempo devem - documentam uma
não usam poderá ser ser mantidos devem obrigação ou
papéis, e incluído num seguir o Modelo de responsabilidade;
podem usar as fluxo de trabalho e requisitos para sistemas - estão relacionados à
formas de posteriormente informatizados de gestão prestação de contas do órgão
classificação arquivado, como arquivística de ou entidade.
por método ser imediatamente documentos
numérico, por arquivado em uma - julho/2006 Câmara Registro
assunto ou pasta, no caso de Técnica de Documentos O registro consiste em
mesmo o documentos em Eletrônicos / CONARQ - formalizar a captura do
método papel, ou diretório, e levar em conta a análise documento arquivístico dentro
alfabético. no caso de dos seguintes fatores: do sistema de gestão
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
arquivística por meio da técnicos, anexos ou ainda
atribuição de um instruções para pagamento - data de produção; .
número identificador e de despesas. No - data e hora da
de uma descrição procedimento de autuação, transmissão e
informativa. Em um a unidade protocolizadora recebimento;
SIGAD, essa descrição faz o registro do processo, - destinatário (com
C
informativa é a atribuindo-lhe um número identificação do cargo);
atribuição de único. Esse número é - espécie
l
metadados. O registro formado a partir de documental;
tem por objetivo parâmetros estabelecidos - classificação de
a
demonstrar que o por normas que garantam a acordo com o código de
documento foi sua unicidade e classificação;
s
produzido ou recebido e integridade. - associaçõe
capturado pelo sistema Existe legislação s a documentos
s
de gestão arquivística específica para utilização diferentes que
de documentos, bem dos serviços de protocolo podem estar
relacionados i
como facilitar sua nas diversas esferas e
recuperação. âmbitos da Administração pelo fato de
registrarem a f
Os documentos Pública, que regulamenta o
podem ser registrados registro, a autuação e mesma atividade
ou se referirem à i
em níveis diferentes outros procedimentos
dentro de um sistema relativos aos processos e mesma pessoa
ou situação; c
de gestão arquivística outros documentos
de documentos, ou oficiais. A legislação - software e
versão sob a a
seja, além do número pertinente ao órgão ou
identificador atribuído entidade deve ser seguida qual o
documento foi ç
pelo sistema, um pelo programa de gestão
documento pode arquivística de produzido ou no
qual foi ã
receber também um documentos.
número único de capturado;
- máscaras o
processo/dossiê ao O registro inclui os
qual pertence. seguintes metadados de formatação
(template) Classificação é o
As atividades de obrigatórios: ato ou efeito de
protocolo são - número identificador necessárias para
apresentar o analisar e identificar
constituídas pelo atribuído pelo o conteúdo dos
conjunto de operações sistema; documento;
- restrição de documentos
que visam o controle - data e hora do arquivísticos e de
dos documentos registro; acesso;
- descritor; selecionar a classe
produzidos e recebidos - título ou descrição sob a qual serão
que tramitam no órgão abreviada; -
recuperados. Essa
ou entidade, classificação é feita
assegurando sua O registro pode incluir p
a partir de um plano
localização, informações descritivas de classificação
recuperação e acesso. mais detalhadas sobre o r
elaborado pelo órgão
Após o recebimento documento e sobre outros ou entidade que
dos documentos, o documentos a ele a
poderá incluir, ou
serviço de protocolo relacionados, tais como: não, a atribuição de
faz o registro, z
um código aos
atribuindo número e documentos.
data de entrada, o
A classificação
anotando o código de determina o
classificação e o s
agrupamento de
assunto e procedendo à documentos em
distribuição do unidades menores
documento nas (processos e dossiês)
unidades destinatárias. d e o agrupamento
Na Administração destas em unidades
Pública, em e maiores, formando o
determinados casos, arquivo do órgão ou
documentos formarão entidade. Para tanto,
processos, os quais deve tomar por base
deverão ser autuados o conteúdo do
por uma unidade g
documento, que
protocolizadora. Um reflete a atividade
processo é o u
que o gerou e
documento ou o determina o uso da
conjunto de a
informação nele
documentos que exige contida. A
um estudo mais r
classificação
detalhado ou também define a
procedimentos como d
organização física
despachos, pareceres dos documentos,
a
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
constituindo- - Localizar a ação ou de acesso permanente. A eliminação
se em atividade no plano de deve ser precedida da
referencial classificação; Os documentos elaboração de listagem, do
básico para - Comparar a também devem ser edital de ciência de
sua atividade com a analisados com relação às eliminação e do termo de
recuperação. estrutura precauções de segurança, eliminação, segundo a
organizacional ou seja, se são legislação vigente e deve
Os objetivos da para verificar se é considerados ostensivos obedecer aos seguintes
classificação são: apropriada à ou sigilosos. No caso dos princípios:
- Estabele unidade que gerou documentos sigilosos, a
cer a relação o documento; legislação estabelece - A eliminação deverá
orgânica dos Apli diferentes graus a serem sempre ser autorizada pela
documentos atribuídos a cada autoridade arquivística na sua
arquivísticos; car a documento. Os esfera de competência;
- Assegura documentos que dizem - Os documentos
r que os class respeito à segurança da arquivísticos que estiverem
documentos sociedade e do Estado, pendentes, sob litígio ou
sejam ifica bem como aqueles investigação, não poderão
identificados necessários ao resguardo ser destruídos;
de forma ção da inviolabilidade da - A eliminação deverá
consistente ao intimidade, da vida ser realizada de forma a
longo do ao privada, da honra e da impossibilitar a recuperação
tempo; imagem das pessoas posterior de qualquer
- Nome da docu estarão sujeitos às informação confidencial
pessoa física restrições de acesso, contida nos documentos
ou jurídica ment conforme legislação em eliminados, como por
(órgão ou vigor. A atribuição de exemplo dados de
entidade) com o. restrições deve ser feita identificação pessoal ou
autoridade e no momento da captura, assinatura.
capacidade Inde com base no esquema de - Todas as cópias dos
para emitir o classificação de segurança documentos eliminados,
documento ou xaçã e sigilo elaborado pelo incluindo cópias de
em cujo nome órgão ou entidade e segurança e cópias de
ou sob cujo o envolve os seguintes preservação, independente
comando o passos: identificar a ação do suporte, deverão ser
documento é A indexação é ou atividade que o destruídas.
emitido. a atribuição de documento registra;
- Nome da termos à descrição identificar a unidade Transferência
pessoa física do documento, administrativa à qual o
ou jurídica que utilizando documento pertence; Transferência é a
tem autoridade vocabulário verificar a precaução de passagem de documentos do
e capacidade controlado e/ou segurança e o arquivo corrente para o
para elaborar o lista de gra arquivo intermediário, onde
conteúdo do descritores, u aguardarão o cumprimento
documento. tesauro e o próprio dos prazos de guarda e a
- Nome da plano de d destinação final. Ao serem
pessoa física classificação. A e transferidos, os documentos
ou jurídica seleção dos termos deverão ser acompanhados
designada no para indexação s de listagem de transferência.
endereço normalmente é i A transferência pode ser
eletrônico no feita com base em: g realizada de diferentes
qual o - Tipologia i formas, como se segue
documento é documental; l abaixo:
gerado ou - Título ou cabeçalho o
enviado. do documento; ; - Transferência para
- Assunto do uma área de armazenamento
A documento; E apropriada sob controle do
classificação - Datas l órgão ou entidade que
deve se basear associadas com as i produziu o documento;
no plano de transações m - Transferência para uma
classificação e registradas no i instituição arquivística, que
envolve os documento; n ficará responsável pela
seguintes - Nome de clientes, a custódia do documento.
passos: órgãos ou entidades ç
- Identificar a envolvidas; ã Quando os documentos
ação que o documento - Documentação o transferidos ficam sob a
registra; anexada. custódia de um órgão ou
Eliminar significa entidade diferente da que os
O objetivo da documentos, podendo ser destruir os documentos produziu, a organização
indexação é ampliar as feita de forma manual ou que, na avaliação, foram responsável pela custódia
possibilidades de automática. considerados sem valor tem a obrigação de mantê-los
busca e facilitar a para a guarda e gerenciá-los de forma
recuperação dos Atribuição de restrição
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
adequada, garantindo realizadas no dentre os metadados a
sua destinação final, Recolhimento órgão produtor. ele associados. Todos
preservação e acesso. os recursos de
Todas essas obrigações Recolhimento Pesquisa, localização e pesquisa, localização
devem estar é a entrada de apresentação dos e apresentação de
formalizadas em um documentos em documentos documentos têm que
contrato firmado entre arquivos ser submetidos a
o órgão ou entidade permanentes de O sistema de controles de acesso e
que produziu os acordo com a gestão segurança, os quais
documentos e o jurisdição arquivística de serão especificados a
responsável pela sua arquivística a que documentos seguir.
custódia. pertencem. Os deve prever
documentos a funções de Segurança:
serem recolhidos recuperação e controle de acesso,
devem ser acesso aos trilhas de auditoria e
acompanhados de documentos cópias de segurança
instrumentos que arquivísticos e O sistema de
permitam sua às informações gestão arquivística
identificação e neles contidas, de documentos deve
controle, segundo de forma a prever controles de
a legislação satisfazer a acesso e
vigente. condução das procedimentos de
Os atividades e os segurança que
procedimentos de requisitos garantam a
transferência e relativos à integridade dos
recolhimento de transparência do documentos. Dentre
arquivos digitais órgão ou esses procedimento,
para instituição entidade. A pode-se destacar o
arquivística que recuperação uso de controles
implicam na inclui a técnicos e
transposição pesquisa, a programáticos,
desses documentos localização e a diferenciando tipos
de um SIGAD apresentação de documentos,
para outro sistema dos documentos. perfis de usuários e
informatizado Em um característica de
deverão adotar SIGAD a acesso aos dados,
algumas apresentação dos manutenção de
providências no documentos trilhas de auditoria e
que diz respeito a: consiste em de rotinas de cópias
exibi-los em tela de segurança.
- Compatibilid ou em imprimi- Além disso,
ade de suporte e los; pode também devem ser
formato, de acordo também implicar levadas em conta
com as normas na leitura de exigências e
previstas pela dados de áudio procedimentos de
instituição ou de vídeo. No segurança da
arquivística âmbito do infraestrutura das
recebedora; sistema de gestão instalações. Controle
- Documentaç arquivística de de acesso O sistema
ão técnica documentos, a de gestão
necessária para pesquisa é feita arquivística de
interpretar o por meio de documentos precisa
documento digital instrumentos de limitar ou autorizar o
(processamento e busca tais como acesso a
estrutura dos guias, documentos, por
dados); inventários, usuário e/ou grupos
- Instrumento catálogos, de usuários. O
descritivo que repertórios e controle de acesso
inclua os índices. deve garantir, no
metadados Já em um mínimo, as seguintes
atribuídos aos SIGAD a funções:
documentos pesquisa é feita
digitais e por meio de - Restrição de acesso aos
informações que parâmetros pré - documentos;
possibilitem a definidos, - Exibição dos
presunção de selecionados documentos,
autenticidade dos dentre as criptografados ou
documentos informações não, e dos
recolhidos à coletadas no metadados somente
instituição momento do aos usuários
arquivística; registro do autorizados;
- Informações documento e - Uso e
sobre as migrações
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
intervenção somente pelos do órgão ou entidade e
nos usuários serve para: dados em resposta às
documentos autorizados. atividades ou ações
- Identificar os registradas em um
Os documentos metadados. A gestão desse autores de cada operação documento; atribuir
também devem ser uso inclui: sofrida pelos responsabilidade por
analisados com relação - Identificação da documentos; uma ação a uma
às precauções de permissão de acesso dos - Prevenir a perda de pessoa; registrar a
segurança, ou seja, se usuários, isto é, o que ele documentos; data em que uma
são considerados pode acessar; - Monitorar todas as ação deve ser
ostensivos ou - Identificação da operações realizadas no executada e a data
sigilosos. No caso dos precaução de segurança e da SIGAD. em que ocorreu. A
documentos sigilosos, categoria de sigilo dos - Garantir a movimentação dos
a legislação estabelece documentos; segurança e a documentos
diferentes graus a - Garantia de que integridade do SIGAD. arquivísticos deve
serem atribuídos a somente os indivíduos ser registrada de
cada documento e as autorizados tenham acesso No caso de forma a garantir que
autoridades a documentos classificados procedimentos que possam ser sempre
competentes para fazê- e aos originalmente tenham prazos a serem localizados.
lo. sigilosos; cumpridos pelo órgão ou As trilhas de
Os documentos que - Registro de todos os entidade, deve-se auditoria devem
dizem respeito à acessos, tentativas de implementar ações de registrar o número
segurança da sociedade acesso e usos dos rastreamento de forma a: identificador
e do Estado, bem como documentos (visualização, determinar os passos a atribuído pelo
aqueles necessários ao impressão, transmissão e serem sistema, o título, a
resguardo da cópia para a área de pessoa ou unidade
inviolabilidade da transferência) com que teve acesso ao
intimidade, da vida identificação de usuário, documento e a hora
privada, da honra e da data, hora e, se possível, a e a data da
imagem das pessoas – estação de trabalho; movimentação. O
como por exemplo - Revisão periódica das sistema deve rastrear
dossiês funcionais e classificações de acesso a o fluxo, a
prontuários médicos - fim de garantir sua transferência entre
também estarão sujeitos atualização. pessoas, o retorno do
às restrições de acesso, documento ao
conforme legislação em O rastreamento dos “originador” (home
vigor. documentos em trilhas de location) ou ao
Um sistema de auditoria é uma medida de armazenamento,
gestão arquivística de segurança que tem por assim como a
documentos deve objetivo verificar a destinação ou o
garantir que os ocorrência de acesso e uso recolhimento a
usuários não indevidos aos documentos. qualquer órgão ou
autorizados não O grau de controle de entidade externo,
tenham acesso aos acesso e o detalhamento do incluindo
documentos registro na trilha de instituições
classificados, isto é, auditoria dependem da arquivísticas.
submetidos às natureza do órgão ou
categorias de sigilo entidade e dos documentos Cópias de segurança
previstas em lei, bem produzidos.
como aqueles que são O sistema de
originalmente Trilhas de auditoria gestão arquivística
sigilosos. O acesso aos de documentos deve
metadados dos A trilha de auditoria prever controles para
documentos sigilosos deve registrar o proporcionar a
depende de movimento e o uso dos salvaguarda regular
regulamentação interna documentos arquivísticos dos documentos
do órgão ou entidade. dentro de um SIGAD arquivísticos e dos
O monitoramento e (captura, registro, seus metadados.
mapeamento das classificação, indexação, Devem também
permissões de acesso arquivamento, poder recuperá-los
são um processo armazenamento, rapidamente em caso
contínuo em todos os recuperação da de perda devido a
sistemas de gestão informação, acesso e uso, sinistros, falhas no
arquivística de preservação e destinação), sistema,
documentos. informando quem operou, contingência, quebra
a data e hora e as ações de segurança ou
Uso e rastreamento tomadas. degradação do
A trilha de auditoria suporte. Esses
O uso dos tem o objetivo de fornecer mecanismos devem
documentos pelos informações sobre o seguir a política de
usuários deve ser cumprimento das políticas segurança da
registrado pelo sistema e regras da gestão informação do órgão
nos seus respectivos arquivística de documentos ou entidade.
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
No caso (normalmente até raios, com salas de
dos sistemas de um ano). procedimentos computadores
gestão Dessa forma o de manutenção servidores são de
arquivística de procedimento de periódica, uso exclusivo de
documentos cópias de seguindo a pessoal autorizado e
convencionais segurança não legislação e devem ter controle
pode-se prever pode ser normas técnicas eletrônico de acesso;
a reprodução confundido com já estabelecidas; para acesso a áreas
de documentos uma estratégia de a área reservada de segurança,
para outros preservação a à instalação do identificações e
suportes como longo prazo. SIGAD deverá credenciais de
medida de Segurança da ser autenticação têm que
segurança, infraestrutura A compartimentad estar de acordo com
como, por natureza das a, com o as atribuições
exemplo, por medidas de objetivo de individuais e com as
processo de segurança da controlar o regras de segurança
microfilmagem infraestrutura de acesso às do órgão ou
ou instalações do informações; as entidade.
digitalização. acervo digital diz
No caso dos respeito a Armazenamento políticas e diretrizes para
sistemas de requisitos conversão ou migração
gestão operacionais e não As considerações e desses documentos de
arquivística de é muito diferente as ações relativas ao maneira a garantir sua
documentos daquela do acervo armazenamento dos autenticidade, acessibilidade
digitais, o analógico ou documentos e utilização.
SIGAD deve convencional. arquivísticos Os procedimentos de
prover meios Essas medidas convencionais e digitais conversão e migração devem
de realização devem levar em permeiam todo o seu detalhar as mudanças
de cópias de conta os seguintes ciclo de vida. Esse ocorridas nos sistemas e nos
segurança aspectos: as salas armazenamento deve formatos dos documentos.
(backup). Este reservadas a garantir a autenticidade e Os fatores importantes na
processo computadores o acesso aos documentos seleção das opções de
consiste na servidores, pelo tempo estipulado armazenamento são: volume
realização de equipamentos de na tabela de e estimativa de crescimento
cópias rede e ao acervo temporalidade e dos documentos: esse fator
periódicas das digital devem ter destinação. deve ser levado em conta
informações temperatura Documentos que para se avaliar a capacidade
com o ambiente e possuem valor de armazenamento, isto é,
propósito de umidade relativa permanente, áreas de depósito, tipos e
restauração do ar controladas e independente do quantidade de estante e, no
posterior das fornecimento estável de formato, requerem um caso de documentos digitais,
mesmas em energia elétrica. armazenamento capacidade dos dispositivos
caso de perda Deve haver criterioso desde o de armazenamento;
devido a falhas controle contínuo momento da sua criação Segurança dos
de software, para verificar se para garantir sua documentos: as instalações
hardware ou essas condições preservação de longo de armazenamento
mesmo estão sendo prazo. Num cenário (depósitos, arquivos,
acidente. atendidas; híbrido, isto é, que computadores) deverão
O processo equipamentos envolve ao mesmo prever limitação de acesso
reverso ao contra incêndio tempo documentos aos documentos, como, por
backup é o de têm que ser arquivísticos exemplo, controle das áreas
restauração providos em toda convencionais e digitais, de armazenamento e
(restore), que área de instalação deve-se considerar sistemas de detecção de
consiste em e estarem de requisitos de entradas não autorizadas. O
recuperar as acordo com as armazenamento que depósito deve estar
informações normas de atendam igualmente às localizado em área que não
para o segurança necessidades desses dois seja de risco.
ambiente de estabelecidas; a tipos de documentos. No caso de documentos
produção do substituição dos As condições de digitais, devem ser
SIGAD em equipamentos armazenamento devem previstos procedimentos que
um estado contra incêndio levar em conta o volume previnam a perda de
consistente. tem que seguir e as propriedades físicas documentos por falha do
Como o uma rotina de dos documentos. Devem SIGAD; características
objetivo é verificação e ser projetadas físicas do suporte e do
restaurar o ocorrer antes do considerando também a ambiente: fatores como tipo
sistema em final da vida útil proteção contra acesso de suporte, peso, grau de
caso de falhas, prevista para os não autorizado e perdas contaminação do documento
as informações mesmos; o órgão por destruição, furto e e do ambiente, temperatura e
não são ou entidade tem sinistro. No caso dos umidade influenciarão na
armazenadas que prever documentos adequação das condições de
por períodos instalações arquivísticos digitais, os armazenamento. Nesse
muito longos adequadas de para- órgãos e entidades sentido, deverão ser adotados
devem dispor de procedimentos - como o
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
controle e verificação computacional. É "mídias de
do tempo de vida útil guardadas em nela que os armazenamento". A
e da estabilidade dos depósitos; custo softwares e os memória terciária tem
suportes - para relativo das opções dados são característica não
prevenir quaisquer de armazenamento armazenados volátil na preservação
danos aos documentos. dos documentos: durante a de dados. Seu preço
É importante que os além do custo dos execução. unitário é tão
meios de dispositivos de Representantes pequeno que
acondicionamento armazenamento, típicas dessa requisitos de
sejam robustos e deve ser classe são as confiabilidade devem
adequados ao formato considerado o dos memórias RAM prevalecer. Em caso
e à quantidade de equipamentos para (Random de desastre, o
documentos. As áreas sua manipulação e Access prejuízo da perda de
de depósito devem ter dos softwares de Memory). São dados é superior ao
amplitude adequada, controle. memórias preço das mídias que
estabilidade de Pelo previsível extremamente fisicamente os
temperatura e de níveis alto volume de rápidas. Seu contêm. As memórias
de umidade, proteção custo, pode ser conteúdo é de secundária e terciária
contra sinistro, considerada a natureza são adequadas para
contaminação (tal opção de dinâmica, volátil, armazenamento.
como isótopos terceirização do permanecendo
radioativos, toxinas e armazenamento. válido apenas Código de Classificação5
mofo) e infestação de Nesse caso, durante a
insetos ou porém, surgem execução dos O código de
micro-organismos. outros problemas, softwares, e não classificação de
Os documentos como garantias sobrevivendo a documentos de
digitais devem passar legais sobre a paradas do arquivo é um
periodicamente pela custódia, restrições computador. A instrumento de
troca de suporte, isto é, de acesso e memória trabalho utilizado
transferir as capacidade secundária para classificar todo
informações contidas tecnológica. apresenta volume e qualquer
num suporte para Medidas maior de documento
outro. Essa técnica é tecnológicas, armazenamento produzido ou
conhecida por como o uso de que a primária, recebido por um
rejuvenescimento. criptografia, sendo por outro órgão no exercício
Frequência de uso: o podem impedir lado mais lenta. de suas funções e
uso mais ou menos acessos não Não é volátil. atividades. A
frequente dos autorizados. Do São exemplos os classificação por
documentos deve ser mesmo modo, a discos rígidos assuntos é utilizada
levado em conta na utilização de magnéticos com o objetivo de
seleção das opções de técnicas como (hard disk – agrupar os
armazenamento. checksum HD), que podem documentos sob um
No caso dos permitem rastrear ser usados mesmo tema, como
documentos eventuais isolados ou forma de agilizar sua
convencionais, as comprometimento combinados em recuperação e
opções envolverão s de conteúdo. disk arrays. facilitar as tarefas
acondicionamento Os documentos Diversas arquivísticas
(pastas suspensas, digitais são tecnologias relacionadas com a
caixas entre outros) e armazenados em permitem através avaliação, seleção,
localização dos dispositivos de do uso de disk eliminação,
depósitos (próximos ou armazenamento arrays, obter transferência,
distantes da área de eletrônicos, maior recolhimento e
trabalho). Já em relação magnéticos e desempenho e acesso a esses
aos documentos ópticos. É confiabilidade do documentos, uma
digitais, as opções interessante notar que seria vez que o trabalho
podem envolver que do ponto de conseguido com arquivístico é
armazenamento on-line vista tecnológico, discos isolados. realizado com base
(disco rígido, disk distinguem-se três A memória no conteúdo do
arrays, entre outros) tipos de memória, terciária documento, o qual
ou off-line, nas em ordem compreende fitas reflete a atividade
chamadas “mídias” de decrescente de magnéticas, que o gerou e
armazenamento (disco preço e velocidade discos ópticos e determina o uso da
óptico, fita magnética e de acesso: outros. Usos informação nele
outros), - Memória primária; típicos incluem contida. A
- Memória secundária; armazenamento classificação define,
- Memória terciária. do acervo digital portanto, a
e cópias de organização física
A memória segurança. Outra dos documentos
primária é de nomenclatura arquivados,
funcionamento corrente para constituindo-se em
essencial, essa classe de referencial básico
necessária a memória é para sua
qualquer sistema
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
recuperação. i
v
i
5 d
a
d
C
e
l
s
a
-
s
M
s
e
i
i
f
o
i
c
a d
ç a
ã
o
, A
d
m
T i
e n
m i
p s
o t
r r
a a
l ç
i ã
d o
a
d
e P
ú
b
e l
i
c
D
a
e
.
s
t
i D
n i
a s
ç p
ã o
o n
í
v
d
e
e
l

D
e
o
m
c
:
u
m
e h
n t
t t
o p
s :
/
/
d
w
e
w
w
A .
r c
q o
u n
i a
v r
o q
.
a
R r
e q
l u
a i
t v
i o
v n
o a
s c
i
à o
s n
a
l
A .
t g
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
o de arquivo para a
v
administração pública: A Classe 000,
. ADMINISTRAÇÃO
b atividades-meio, possui
r duas classes comuns a GERAL, tem como
/ todos os seus órgãos: a subclasses:
M
e classe 000, referente aos
d assuntos de 010 – ORGANIZAÇÃO E
i ADMINISTRAÇÃO FUNCIONAMENTO
a
GERAL e a classe 900, 020 – PESSOAL
/ 030 – MATERIAL
r correspondente a
e ASSUNTOS DIVERSOS. 040 – PATRIMÔNIO
s As demais classes 050 – ORÇAMENTO E
o FINANÇAS
l (100 a 800) destinam-se
u aos assuntos relativos às 060 – DOCUMENTAÇÃO E
c atividades fim do órgão. INFORMAÇÃO
a
Estas classes não são 070 – COMUNICAÇÕES
o
comuns, cabendo aos 080 – (vaga)
_
1 respectivos órgãos sua 090 –
4
elaboração, seguindo OUTROS ASSU
. REFERENTES À
p orientações da
d instituição arquivística ADMINISTRAÇÃO
f na sua esfera específica GERAL
.
de competência. 010 – ORGANIZAÇÃO E
Compõe ainda este FUNCIONAMENTO
No código de Classe 400
classificação, as Classe 500 código o índice, Classificam-se os
funções, atividades, instrumento auxiliar à documentos relativos à
Classe 600
espécies e tipos classificação, no qual os criação, estruturação,
Classe 700
documentais assuntos são ordenados funcionamento e
Classe 800
genericamente alfabeticamente e organização interna do
Classe 900
denominados assuntos, remetidos ao código órgão.
encontram-se As classes principais numérico
hierarquicamente correspondente. 020 – PESSOAL
correspondem às grandes
distribuídos de acordo Entendidos os Nesta subclasse
funções desempenhadas
com as funções e mecanismos de incluem-se os
pelo órgão. Elas são
atividades elaboração do Código de documentos
divididas em subclasses e
desempenhadas pelo classificação de relativos aos direitos
estas, por sua vez, em
órgão. Em outras documentos de arquivo, e obrigações dos
grupos e subgrupos, os
palavras, os assuntos serão apresentadas, a servidores lotados
quais recebem códigos
recebem códigos seguir, algumas no órgão, de acordo
numéricos, seguindo-se o
numéricos, os quais explicações acerca das com a legislação
método decimal. Desta
refletem a hierarquia classes 000 e 900, e suas vigente, bem como
forma, tomando-se como
funcional do órgão, respectivas subclasses. os direitos e
exemplo a classe 000, tem-
definida através de obrigações da
se:
classes, subclasses, CLASSE 000 – instituição
grupos e subgrupos, ADMINISTRAÇÃO empregadora no que
CLASSE 000
partindo-se sempre do GERAL tange à assistência,
ADMINISTRAÇÃO
geral para o particular. proteção ao trabalho
GERAL
Para este Nesta classe são e concessão de
SUBCLASSE 010
instrumento adotou-se o classificados os benefícios.
ORGANIZAÇÃO E
modelo de código de FUNCIONAMENTO documentos referentes
classificação decimal. às atividades 030 – MATERIAL
GRUPO 012
Como o próprio nome relacionadas à São classificados
COMUNICAÇÃO
indica, o sistema administração interna os documentos
SOCIAL
decimal de classificação dos órgãos públicos, as referentes à
SUBGRUPOS 012.1
por assuntos constitui- RELAÇÕES COM A quais viabilizam o seu administração dos
se num código IMPRENSA funcionamento e o materiais do órgão,
numérico dividido em 012.11 alcance dos objetivos necessários ao
dez classes e estas, por CREDENCIAMENTO para os quais foram desenvolvimento de
sua vez, em dez DE JORNALISTAS criados. suas atividades,
subclasses e assim incluindo as formas
sucessivamente. As dez Note-se que os códigos de aquisição e
classes principais são numéricos refletem a alienação, o controle
representadas por um subordinação dos do estoque e da
número inteiro, subgrupos ao grupo, do distribuição e a
composto de três grupo à subclasse e desta, à conservação e reparo.
algarismos, como se classe. Esta subordinação é
segue: representada por margens, 040 – PATRIMÔNIO
as quais espelham a Classificam-se os
Classe 000 hierarquia dos assuntos documentos
Classe 100 tratados. referentes aos bens
Classe 200 O Código de patrimoniais
Classe 300 classificação de documentos imóveis, veículos e
semoventes
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
pertencentes impressão e ASSUNTOS REFERENTES SALÕES. EXPOSIÇÕES.
ao órgão. distribuição de À ORGANIZAÇÃO E MOSTRAS. CONCURSOS.
Incluem-se, matérias, bem FUNCIONAMENTO FESTAS
neste caso, as como à aquisição, 029 – OUTROS 940 – VISITAS E
formas de controle, ASSUNTOS VISITANTES
aquisição e distribuição e REFERENTES A 950 – (vaga)
alienação, bem acesso à PESSOAL 960 – (vaga)
como os documentação 039 – OUTROS 970 – (vaga)
serviços de bibliográfica do ASSUNTOS 980 – (vaga)
manutenção, órgão. Incluem-se, REFERENTES A 990 – ASSUNTOS
limpeza e ainda, os MATERIAL TRANSITÓRIOS
recuperação. documentos 049 – OUTROS
referentes à ASSUNTOS 910 – SOLENIDADES.
050 – ORÇAMENTO E produção, REFERENTES A COMEMORAÇÕES.
FINANÇAS controle, PATRIMÔNIO HOMENAGENS
Classifica avaliação, 059 – OUTROS Incluem-se nesta
m-se os arquivamento e ASSUNTOS REFERENTES subclasse documentos
documentos destinação de A ORÇAMENTO E referentes à organização de
relativos à documentos FINANÇAS solenidades, comemorações,
previsão e arquivísticos, 069 – OUTROS homenagens, bem como aos
execução como também os ASSUNTOS discursos e palestras
orçamentária e documentos REFERENTES À proferidas por dirigentes,
às operações relacionados com DOCUMENTAÇÃO E servidores ou convidados.
contábeis e as atividades de INFORMAÇÃO
financeiras reprodução, 079 – OUTROS 920 – CONGRESSOS.
referentes ao conservação e ASSUNTOS CONFERÊNCIAS.
uso dos informática. REFERENTES A SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.
recursos COMUNICAÇÕES ENCONTROS.
públicos e 070 – COMUNICAÇÕES CONVENÇÕES. CICLOS DE
comprovação Classificam-se Cabe ressaltar que, PALESTRAS. MESAS
de receita e os documentos de acordo com as REDONDAS
despesa. relacionados com a necessidades, os órgãos Classificam-se os
Incluem-se, instalação, poderão desenvolver os documentos referentes a
ainda, a manutenção, grupos e subgrupos eventos, promovidos ou não
movimentação operação e uso dos referentes a outros pelo órgão.
de conta recursos e serviços assuntos. Os itens
corrente, postais, de criados, bem como sua 930 – FEIRAS. SALÕES.
balanços e telecomunicações e temporalidade e EXPOSIÇÕES. MOSTRAS.
prestações de de tecnologias da destinação, deverão ser CONCURSOS. FESTAS
contas aos informação. encaminhados à Incluem-se nesta
tribunais de instituição arquivística subclasse os documentos
contas. 080 – (VAGA) pública na sua respectiva relativos a eventos
Esta subclasse esfera de competência promocionais, do órgão ou
060 – mantém-se vaga para aprovação. de outras instituições, bem
DOCUMENTAÇÃO E para possíveis como material de
INFORMAÇÃO expansões e CLASSE 900 – divulgação.
Incluem-se inserção de ASSUNTOS
nesta documentos DIVERSOS
subclasse os referentes à Esta classe refere-se
documentos ADMINISTRAÇ aos documentos de
referentes à ÃO GERAL, que caráter genérico que se
publicação, resultem de novas relacionam com as
produção atividades diversas atividades
editorial, desenvolvidas pelo desenvolvidas pelo
preparo, órgão. órgão.

090 – OUTROS de classificação de A classe 900,

ASSUNTOS documentos de arquivo, ASSUNTOS
REFERENTES À bem como para evitar a DIVERSOS, tem como
ADMINISTRAÇÃO proliferação de subclasses subclasses: 910 –
GERAL que possam ser reservadas SOLENIDADES.
Incluem-se nesta para possíveis expansões. COMEMORAÇÕES.
subclasse documentos Entretanto, os documentos HOMENAGENS
de caráter genérico só poderão ser aqui 920 – CONGRESSOS.
relativos à classificados após a CONFERÊNCIAS.
ADMINISTRAÇÃO verificação da não- SEMINÁRIOS.
GERAL. Utiliza-se, existência de outras SIMPÓSIOS.
também, esta subclasses nas quais ENCONTROS.
subclasse, como possam ser inseridos. CONVENÇÕES. CICLOS
recurso para inclusão DE PALESTRAS. MESAS
de assuntos que não O mesmo se aplica aos REDONDAS
possuam classificação últimos grupos: 930 – FEIRAS.
específica no Código 019 – OUTROS
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
940 – VISITAS E maior eficiência e Código de obedecendo às
VISITANTES agilidade no classificação de seguintes operações:
Classifica gerenciamento e documentos de a) INSPEÇÃO:
m-se os controle das arquivo, consiste no exame
documentos informações. utilizando o do(s) documento(s)
referentes a Desta forma, índice, quando para verificar se o(s)
solicitações de para que o Código necessário; mesmo(s) se
visitas, de classificação de 4. Anotar o código destina(m) realmente
orientação e documentos de na primeira folha do ao arquivamento, se
assessorament arquivo possa ser documento; possui(em) anexo(s)
o a visitantes. aplicado 5. Preencher e se a classificação
eficientemente, a(s) folha(s) de atribuída será
950 a 980 – (VAGAS) apresentam-se, a referência, para mantida ou alterada.
Estas seguir, as os assuntos b) ORDENAÇÃ
subclasses operações e rotinas secundários. O: consiste na
mantêm-se para classificação OBS: reunião dos
vagas para e arquivamento de Quando o documentos
possíveis documentos. documento classificados sob um
expansões e possuir mesmo assunto. A
inserção de Classificação e anexo(s), este(s) ordenação tem por
documentos Arquivamento de deverá(ão) objetivo agilizar o
referentes a Documentos receber a arquivamento,
ASSUNTOS anotação do(s) minimizando a
DIVERSOS. A classificação código(s) possibilidade de
deve ser realizada correspondente( erros. Além disso,
990 – ASSUNTOS por servidores s). estando ordenados
TRANSITÓRIOS treinados, de adequadamente, será
Incluem-se acordo com as Arquivamento possível manter
nesta seguintes reunidos todos os
subclasse operações. Uma vez documentos
documentos de classificado e referentes a um
caráter a) ESTUDO: tramitado, o mesmo assunto,
genérico, tais consiste na leitura documento organizando-os
como pedidos de cada deverá ser previamente para o
e cartas de documento, a fim arquivado, arquivamento.
apresentação e de verificar sob
recomendação que assunto deverá Após a ordenação, os EDITORIAL
; ser classificado e documentos classificados
comunicações quais as sob o mesmo código Dossiês: 061.1 –
de posse, referências formarão dossiês EDITORAÇÃO.
endereço e cruzadas que lhe acondicionados em capas PROGRAMAÇÃO VISUAL
afastamento; corresponderão. A apropriadas com 061.2 –
convites; referência cruzada prendedores plásticos,
felicitações e é um mecanismo com exceção dos DISTRIBUIÇ
congratulações adotado quando o processos e volumes. Os ÃO.
; protestos, conteúdo do dados referentes ao seu
reivindicações documento se conteúdo (código, assunto PROMOÇÃO.
e refere a dois ou e, se for o caso, nome de DIVULGAÇÃO
oferecimentos mais assuntos. pessoa, órgão, firma ou
diversos. b) CODIFIC lugar) serão registrados na – organizar internamente
AÇÃO: consiste capa de forma a facilitar cada pasta, separando os
Aplicação na atribuição do sua identificação. Os documentos referentes a cada
do Código de código dossiês, processos e pessoa, órgão, firma ou
correspondente ao volumes serão arquivados lugar, sempre que a
Classificação
assunto de que em pastas suspensas ou quantidade de documentos
de
trata o documento. em caixas, de acordo com justificar e desde que
Documentos
suas dimensões. Esta relativos a um mesmo
de Arquivo
Rotinas Correspondentes operação possibilita: assunto.
Às Operações De – racionalizar o
A
Classificação arquivamento, uma vez Exemplo:
classificação é
1. Receber o que numa mesma pasta
uma das
documento para poderão ser arquivados Pasta: 021.2 –
atividades do
classificação; vários dossiês EXAMES DE SELEÇÃO
processo de
2. Ler o correspondentes ao
gestão de
documento, mesmo grupo ou Dossiês: Será criado um
documentos
identificando o subclasse, diminuindo, dossiê para cada tipo de
arquivísticos,
assunto principal e assim, o número de exame e título de concurso,
o qual inclui
o(s) secundário(s) pastas. ordenados alfabeticamente.
procedimentos
e rotinas de acordo com seu
conteúdo; Exemplo: c) ARQUIVAMENTO:
específicas
3. Localizar consiste na guarda do
que
o(s) assunto(s) no Pasta: 061 – documento no local devido
possibilitam
PRODUÇÃO (pasta suspensa, prateleira,
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
caixa), de acordo com em pasta suspensa, no
a classificação dada. assunto correspondente, d) RETIRAD vias, sendo:
Nesta fase deve-se ter repetindo a operação A E CONTROLE – 1ª via: tal como
muita atenção, pois um sempre que chegar um (EMPRÉSTIMO): guia-fora substitui o
documento arquivado novo número. esta operação documento na pasta
erroneamente poderá ocorre quando de onde foi retirado,
ficar perdido, sem processos, devendo ser
dossiês ou outros eliminada quando da
possibilidades de
documentos são devolução do
recuperação quando
retirados do documento;
solicitado
arquivo para: – 2ª via:
posteriormente.
– emprestar aos arquivada em
usuários; fichário à parte, em
Rotinas
– prestar ordem cronológica,
Correspondentes às
informações; para controle e
Operações de
– efetuar uma cobrança, quando
Arquivamento
juntada. vencido o prazo de
devolução.
1. Verificar a
Nesta fase é
existência de
importante o Preservação
antecedentes
controle de
(documentos que
retirada, Os documentos
tratam do mesmo
efetuado por arquivísticos têm
assunto);
meio do recibo que se manter
2. Reunir os
de empréstimo acessíveis e
antecedentes,
(ver item 2.3), utilizáveis por todo o
colocando-os em
no qual são tempo que se fizer
ordem cronológica
registradas necessário,
decrescente, sendo o
informações garantindo-se sua
documento com data
sobre processos, longevidade,
mais recente em
dossiês ou funcionalidade e
primeiro lugar e assim
outros acesso contínuo.
sucessivamente;
documentos Deverão ser
3. Ordenar os
retirados, além asseguradas as
documentos que não
do setor, nome, características dos
possuem antecedentes,
assinatura do documentos – tais
de acordo com a ordem
servidor como autenticidade
estabelecida
responsável pela e acessibilidade -
(cronológica, alfabética,
solicitação e, pela adoção de
geográfica ou outra),
posteriormente, estratégias
formando dossiês.
a data da institucionais e
Verificar a existência de
devolução do técnicas proativas de
cópias, eliminando-as.
documento. O criação e de
Caso o original não
recibo de preservação, que
exista, manter uma
empréstimo tem garantam a sua
única cópia;
como finalidade perenidade. Essas
4. Fixar
controlar o estratégias são
cuidadosamente os
prazo para estabelecidas por
documentos às capas
devolução do uma política de
apropriadas com
documento e preservação.
prendedores plásticos,
servir como Tradicionalment
com exceção dos
indicador de sua e a preservação de
processos e volumes
frequência de documentos
que, embora inseridos
uso, fator arquivísticos se
nas pastas suspensas,
determinante concentra na
permanecem soltos
para o obtenção da
para facilitar o
estabelecimento estabilidade do
manuseio;
dos prazos para suporte da
5. Arquivar os
sua transferência informação. Nos
documentos nos locais
e recolhimento. documentos
devidos, identificando
Por meio convencionais, o
de maneira visível as
desse controle é conteúdo e o suporte
pastas suspensas,
possível estão
gavetas e caixas;
informar com intrinsecamente
6. Manter reunida
precisão e ligados, dessa forma
a documentação
segurança a a manutenção do
seriada, como por
localização suporte garante a
exemplo boletins e
do(s) preservação do
atas, em caixas
documento(s) documento. De
apropriadas,
retirado(s). forma distinta, nos
procedendo o registro
O recibo de documentos digitais,
em uma única folha de
empréstimo é o foco da
referência, arquivada
preenchido em duas preservação é a
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
manutenção específico dos t s
do acesso, que documentos a
pode implicar digitais, essas Q (A) A arquivologia estuda
na mudança de estratégias u as funções dos serviços ou
suporte e incluem a e instituições de arquivo e os
formatos, bem prevenção da st princípios e as técnicas a
como na obsolescência õ serem observados no
atualização do tecnológica e de e tratamento e na
ambiente danos físicos ao s disponibilidade dos acervos
tecnológico. A suporte, por meio arquivísticos.
fragilidade do de procedimentos 1. A seguir temos a (B) As três idades
suporte digital de migração como representação de uma documentais podem ser
e a rejuvenescimento pequena parte de uma denominadas de corrente,
obsolescência (refreshing) e Tabela de semiativa e informativa.
tecnológica de conversão. Temporalidade e (C) O ramo da
hardware, Outras técnicas Destinação de arquivologia que estuda
software e utilizadas na Documentos sem os acervos de documentos
formato preservação de títulos de cada coluna: ancestrais é adjetivado de
exigem essas documentos arqueológico.
intervenções digitais são: (D) A arquiví́stica é a
periódicas. emulação, Serviço 07 técnica e a arquivologia, a cie
As encapsulamento e telefônico 4 ncia, segundo a visão
estratégias de preservação da difundida pelo Arquivo
preservação tecnologia. A List 07 Nacional.
para os adoção de as 2 4. (E) O triplo objeto da
documentos formatos digitais telefôni arquivologia é o fundo
arquivísticos abertos se cas arquivístico, o arquivista e a
devem ser configura internas instituição arquivística.
selecionadas adicionalmente Ações 09
com base na como medida de judiciais 1 4. O termo que melhor
sua capacidade preservação caracteriza o que são as
de manter as recomendável e Solenida 91 massas documentais
características necessária. e d 0 acumuladas é o arquivo
s
dos Qualquer que seja (A) corrente.
documentos e a estratégia de (B) intermediário.
As colunas I, II e III
na avaliação preservação (C) permanente.
correspondem
custo- adotada, há que se (D) inativo.
respectivamente, a:
benefício. documentar os (E) morto.
(A) espécie
Podem incluir procedimentos e as
documental, prazos de
monitorament estruturas de 5. No Brasil, atualmente
guarda e observação.
o e controle metadados. o órgão responsável pelo
(B) assunto, código de
ambiental, O depósito legal de publicações
classificação e
restrições de desenvolvimento no Brasil é o (a)
prazos de guarda.
acesso, de novas (A) Instituto Brasileiro de
(C) plano de
cuidados no tecnologias pode Informação em Ciência e
classificação,
seu manuseio tornar disponíveis Tecnologia (IBICT).
observação e
direto e outros
prazos de guarda.
obtenção de procedimentos
(D) código de
suportes e para preservar
classificação, prazos de
materiais mais documentos
guarda e destinação final.
duráveis digitais por longos
(E) número do
(papel, tinta, períodos. As
documento, ciclo
disco óptico, estratégias de
documental e
fita magnética, preservação de
controle.
etc). No caso
documentos digitais e 2. Ao organizar e
dos respectivos (B) Biblioteca Nacional arquivar uma série de
metadados devem ser (BN). documentos, ordenados
formulados e (C) Agência Bibliográfica por nome, assunto ou
integrados ao SIGAD Nacional (ABN). local, o sistema de
desde a fase de (D) Associação Brasileira classificação utilizado
elaboração do projeto de Normas Técnica será:
desse sistema. Só (ABNT). (A) alfabético.
assim será possível (E) Instituto Nacional do (B) alfanumérico.
garantir o uso e acesso Livro (INL). (C) cronológico.
aos documentos (D) geográfico.
digitais durante todo o R (E) numérico.
período previsto para e
sua guarda. s 3. Com relação ao
p campo teórico da
o arquivologia, assinale a
s alternativa correta.
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
sua produção, interna que qualificados;
01. D / 02. A / 03. tramitação, uso, reconheça a - instrumentos
A / 04. E / 05. B” avaliação e importância do de controle e
arquivamento em
fase corrente e
Gest
intermediária,
ão
visando a sua
2.2. Gestão de Documentos.
de
docu eliminação ou
men recolhimento para
arquivo na monitoramento do
tos guarda
estrutura da armazenamento e
permanente”6.
empresa; tráfego documental
A gestão de - ferramentas e;
documentos é A gestão
apropriadas; - instalações
um processo ocorre nas fases:
- redução do tempo de físicas apropriadas,
essencial no corrente e
arquivamento; compatíveis com o
andamento da intermediária,
- profissionais acervo documental.
organização. É atuando na:
necessário - Produção;
estabelecer - Avaliação; 6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em:

<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.
uma série de - Uso;
práticas que - Tramitação; Objetivos: • Do gênero e espécie dos
garanta a - Arquivamento. - redução de custos documentos existentes;
organização e com a administração e • Do volume dos
preservação de Objetivos da Gestão manutenção do acervo; documentos arquivados;
arquivos, para de Documentos - padronização dos • Da tecnologia
que a empresa - Possibilitar a sistemas e métodos de empregada na reprodução e
possa tomar produção, arquivamento; conservação dos
decisões, administração, - aproveitamento documentos;
recuperar controle e adequado e ganho de • Das normas e
informações e manutenção do espaço físico; legislação arquivística
preservar a conjunto - maior controle da empregadas na instituição
memória dos documental de massa documental; etc.
arquivos. forma racional, - sigilo das
O econômica e informações; 2º) Análise dos dados
gerenciamento eficiente; - preservação e coletados
de documentos - Viabilizar a conservação dos Faz-se um diagnóstico de
arquivísticos recuperação da documentos; arquivo, ou seja, a análise de
assegura à informação através - recuperação rápida toda documentação de
empresa ter de ferramentas e eficiente das arquivo, identificando falhas
um maior tecnológicas informações. e fatores que contribuem
controle sobre modernas que para o mau funcionamento
as informações facilitam a Para Marilena Leite do arquivo.
que produzem localização e Paes, a organização e
e/ou recebem, utilização da administração de 3º) Planejamento Etapa
racionalizar o informação com arquivos compreendem 4 que compreende a
layout onde os eficiência, rapidez e etapas, são elas: elaboração de um plano de
documentos precisão; arquivo (plano
são guardados, - Preservar a memória 1º) Levantamento arquivístico) levando-se
desenvolver as institucional; de dados em consideração:
atividades com - Otimizar o Pressupõe o • As instituições físicas e
maior rapidez uso da informação conhecimento da equipamentos empregados;
e eficiência e independente da estrutura da organização • Elaboração de um
melhorar o natureza do e a coleta de projeto de arquivo;
atendimento suporte. informações a respeito: • Os recursos humanos e
aos clientes. financeiros;
De acordo Organização e • Do funcionamento • Os sistemas e métodos
com o art. 3º administração de dos órgãos internos; de arquivamento que serão
da Lei nº arquivos • Do trâmite utilizados;
8.159/91, Os resultados documental; • O lugar ocupado pelo
referente à satisfatórios de • Dos sistemas e arquivo no organograma da
política nacional uma eficiente métodos de instituição, etc.
de arquivos organização e arquivamento utilizados;
públicos e administração de • Da entrada e 4º) Implantação e
privados, é arquivos de expedição de acompanhamento
qualquer documentos; Finalizando o processo
considerado
organismo/institui • Do manuseio, de organização e
gestão de
ção estão acondicionamento e administração de arquivos, é
documentos “o
diretamente armazenamento dos a etapa responsável pela
conjunto de
relacionados ao arquivos; execução do que foi
procedimentos
emprego • Da disponibilização planejado, nessa fase:
e operações
indispensável de: do acervo mediante • Leva-se ao
técnicas
- política consulta e empréstimo; conhecimento do corpo
referentes à
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
administrativo e devidamente
operacional da Q 4. A gestão de abordados no tópico
instituição a u documentos 2.1. Conceitos
necessidade de se e engloba, entre Fundamentais de
s outras, as fases
adequar aos novos Arquivologia.
t
procedimentos de:
õ
referentes ao (A) produção e
e P
manuseio/trato de destinação
s R
documentos desde a (B) emulação e
O
sua criação/recepção migração;
1. O T
até a (C) conservação e
processo O
eliminação/descarte; restauração;
administrativo que C
• Qualificam-se, (D) eliminação e
permite analisar e O
através de cursos e preservação;
controlar L
treinamentos, pessoas (E) criação e aquisição. O
sistematicamente,
que lidam, direta ou .
ao longo de seu
indiretamente, com os R 7
ciclo de vida, a
arquivos; e
informação
• Acompanha-se s Antes de
registrada que se
periodicamente a p qualquer coisa,
produz, recebe, o
implementação e apresentaremos os
mantém ou utiliza s
execução do conceitos de gestão
uma organização, t
planejamento; documental e
em consonância a
• Por fim, elabora- protocolo, que serão
com sua missão, s
se o manual de de grande
objetivos e
arquivo, respeitando a importância para
operações, 01: E / 02:
legislação pertinente e uma melhor
denomina-se ERRADO / 03:
as necessidades da compreensão do
(A) Gestão da Informação. ERRADO / 04: A.
instituição. tema proposto.
(B) Gestão de Depósito.
(C) Gestão do
Conhecimento. 2.3. Instrumentos de Gestão de
(D) Gênero Documental. Documentos.
(E) Gestão de
Documentos.
7 PAES, Marilena Leite.
Prezado “Considera-se
Arquivo: teoria e prática. 3.ed. 2. Em relação
Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. candidato(a), gestão de
a gestão de
53-60. ressaltamos que documentos o
documentos na
os instrumentos conjunto de
esfera pública,
de Gestão de procedimentos e
julgue os itens
Documentos operações técnicas
subsequentes. A
são os referentes à sua
fase de utilização
seguintes: o produção,
refere-se às
Código de tramitação, uso,
atividades de
Classificação e avaliação e
controle,
a Tabela de arquivamento em
organização e
Temporalidade fase corrente e
acesso a
e Destinação de
documentos em
Documentos de
fase corrente,
Arquivo. Logo,
incluindo-se
destacamos que SENAC. D. N.
arquivamento,
estes assuntos Técnicas de arquivo e
recuperação e protocolo. Rio de Janeiro:
são
descarte de Senac, 1999. p. 37-44.
documentos e
informações. intermediária, visando a práticas que garanta a
(...) Certo sua eliminação ou organização e preservação de
(...) Errado recolhimento para a arquivos, para que a empresa
guarda permanente” possa tomar decisões,
3. No que se (Lei Federal nº 8.159, de recuperar informações e
refere à gestão de 8-1-1991). preservar a memória dos
documentos,
julgue os itens a
seguir. São três as 2.4. Protocolo.
fases de um
programa de
gestão de arquivos.
documentos: A gestão de arquivos
implantação, é um processo essencial O gerenciamento de
armazenamento e no andamento da documentos arquivísticos
eliminação. organização. É necessário assegura à empresa ter um
(...) Certo estabelecer uma série de maior controle sobre as
(...) Errado
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
informações que protocolo.
produzem e/ou Durante a sua Dentre as segunda via da ficha
recebem, racionalizar o tramitação, os arquivos ao documento;
layout onde os correntes podem exercer recomendações de -Rearquivar as
documentos são funções de protocolo recebimento fichas de
guardados, (recebimento, registro, registro, destaca-se: procedência e
desenvolver as distribuição, movimentação -Receber as assunto, agora com
atividades com maior e expedição de correspondência os dados das fichas
rapidez e eficiência e documentos), daí a s, separando as de protocolo;
melhorar o denominação comum de de caráter oficial -Arquivar as fichas de
atendimento aos alguns órgãos como da de caráter protocolo.
clientes. Protocolo e Arquivo. E é particular,
neste ponto que os distribuindo as A tramitação
Protocolo é a problemas têm seu início. de caráter de um documento
denominação Geralmente, as pessoas particular a seus dentro de uma
geralmente atribuída a que lidam com o destinatários. instituição depende
setores encarregados recebimento de Após essa diretamente se as
do recebimento, documentos não sabem, ou etapa, os etapas anteriores
registro, distribuição e mesmo não foram documentos foram feitas da
movimentação dos orientadas sobre como devem seguir forma correta. Se
proceder para o documento seu curso, a fim feitas, fica mais
documentos em curso;
cumpra a sua função na de cumprirem fácil, com o auxílio
denominação
instituição. Para que este suas funções. do protocolo, saber
atribuída ao próprio
problema inicial seja sua exata
número de registro
resolvido, a implantação de Para que localização, seus
dado ao documento;
um sistema de base de isto ocorra, dados principais,
Livro de registro de
dados, de preferência devem ser como data de
documentos recebidos
simples e descentralizado, distribuídos e entrada, setores por
e/ou expedidos.
permitindo que, tão logo classificados da que já passou, enfim,
(PAES, Marilena
cheguem às instituições, os forma correta, acompanhar o
Leite. Arquivo: teoria e
documentos fossem ou seja, chegar desenrolar de suas
prática. 3.ed. Rio de
registrados, pelas devidas ao seu funções dentro da
Janeiro: FGV, 2004.
pessoas, no seu próprio destinatário. instituição. Isso
p. 27).
setor de trabalho seria uma Para isto, agiliza as ações
ótima alternativa. Tal ação recomenda-se: dentro da instituição,
É de conhecimento acelerando assim,
diminuiria o montante de -Separar as
comum o grande processos que
documentos que chegam as correspondência
avanço que a anteriormente
instituições, cumprem suas s de caráter
humanidade teve nos encontravam
funções, mas sequer ostensivo das de
últimos anos. Dentre dificuldades, como a
tiveram sua tramitação ou caráter sigiloso,
tais avanços, incluem- não localização de
destinação registrada. encaminhado as
se as áreas que vão documentos, não se
Algumas rotinas devem de caráter
desde a política até a podendo assim, usá-
ser adotadas no registro sigiloso aos seus
tecnológica. Tais los no sentido de
documental, afim de respectivos
avanços contribuíram valor probatório, por
que não se perca o destinatários;
para o aumento da exemplo.
controle, bem como surjam -Tomar
produção de Nenhuma
problemas que facilmente conhecimento
documentos. Cabe correspondência
poderiam ser evitados das
ressaltar que tal oficial recebida
(como o preenchimento do correspondência
aumento teve sua poderá permanecer
campo Assunto, de muita s de caráter
importância para a área sem tramitação no
importância, mas que na ostensivos por
da arquivística, no Protocolo-Geral e no
maioria das vezes é feito meio da leitura,
sentido de ter Processamento
de forma errônea). requisitando a
despertado nas pessoas Técnico por mais de
existência de
a importância dos 24 horas, salvo as
Recebimento: antecedentes, se
arquivos. Entretanto, recebidas às sextas-
Principais atividades: existirem;
seja por descaso ou feiras, véspera de
recebe o documento; -Classificar
mesmo por falta de feriados e pontos
separa os documentos o documento de
conhecimento, a facultativos. Todo
(oficial do particular, acordo com o
acumulação de massas documento deverá
ostensivo do sigiloso); método da
documentais ter sua tramitação
encaminha os documentos instituição;
desnecessárias foi um registrada em
de natureza sigilosa e carimbando-o
problema que foi sistema
particular aos em seguida;
surgindo. Essas massas informatizado, sendo
determinados destinatários; -Elaborar um
acabam por VEDADA a
interpreta e classifica os resumo e
inviabilizar que os tramitação informal.
documentos ostensivos; encaminhar os
arquivos cumpram A tramitação de
encaminha os documentos documentos ao
suas funções documentos será
ao setor de registro e protocolo.
fundamentais. Para efetuada de forma
movimentação. -Preparar a
tentar sanar esse e descentralizada,
ficha de
outros problemas, que sendo a última
protocolo, em
é recomendável o uso unidade
duas vias,
de um sistema de organizacional,
anexando a
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
detentora do correspondência e ainda maior.
documento, demais Diante do quadro Processamento
responsável documentos de exposto, fica mais fácil Técnico por mais de
por dar uma instituição, a entender porque as 24 horas, salvo as
continuidade à qual envolve grandes instituições recebidas às sextas-
tramitação no procedimentos optam por um sistema de feiras, vésperas de
sistema inerentes às protocolo. Independente feriados e ponto
informatizado. rotinas da do tamanho da facultativos.
Após expedição de instituição, a ideia da (...) Todo
cumprirem documentos implantação de um documento deverá ter
suas sistema de protocolo é sua tramitação
respectivas Dentre as válida, desde que registrada em sistema
funções, os recomendações algumas ações sejam informatizado, sendo
documentos com relação a tomadas no sentido de aceita à tramitação
devem ter seu expedição de colaborar para que este informal em casos
destino sistema atenda às apropriados.
documentos,
decidido, seja necessidades para que (...) A tramitação
destacam-se:
este a sua foi criado. Esperamos de documentos será
-Receber a
eliminação ou que tenha ficado claro efetuada de forma
correspondência,
recolhimento. que de nada adianta descentralizada,
verificando a falta
É nesta apenas idealizar e sendo a última
de anexos e
etapa que a implantar um sistema de unidade
completando
expedição de protocolo se não houver organizacional,
dados;
documentos uma colaboração detentora do
-Separar as cópias,
torna-se expedindo o original; instituição / documento,
importante, funcionários. responsável por dar
-Encaminhar as cópias ao
pois por meio Arquivo. É um procedimento continuidade à
dela, fica mais relativamente simples, se tramitação no sistema
fácil fazer uma comparado as informatizado.
É válido
avaliação do facilidades que pode (...) Para efetivo
ressaltar que as
documento, trazer. Fica ainda a ideia controle dos
rotinas acima
podendo-se que não se deve parar os documentos, a
descritas não valem
assim decidir estudos sobre tal tramitação ocorrerá
como regras, visto
de uma forma assunto, visto que os sempre por
que cada instituição
mais confiável, suportes estão sempre intermédio dos
possui suas
o destino do em transformação, responsáveis pelos
tipologias
documento. necessitando assim de Arquivos Setoriais,
documentais, seus
A melhores condições na cabendo a estes
métodos de
expedição manutenção destes. gerenciar o
classificação,
trata-se da recebimento e a
enfim, surgem
saída da Q distribuição dentro
u das unidades
situações diversas. que, se feita da forma organizacionais.
e
Servem apenas como errada, todo o trâmite do st (...) Ao receber
exemplos para a documento pode ser õ um documento, o
elaboração de rotinas comprometido. Deve-se e responsável pelo
em cada instituição. esquecer a ideia de que s Arquivo Setorial
Após a discussão basta inserir dados e deve verificar se este
das vantagens de números num sistema, que já está cadastrado e
implantação de um todos os problemas serão tramitado no
sistema de protocolo, resolvidos. sistema; caso não
cabe avaliar as A própria esteja, deve-se
desvantagens do uso conscientização dos solicitar ao
deste sistema, se feito funcionários, no sentido de Protocolo- Geral seu
de forma errônea. que, se organizados e cadastramento e
Em um primeiro devidamente registrados, as tramitação.
momento, deve-se tarefas que necessitam do (A) F/ V/ V/ F/ F
pensar num sistema uso de documentos se (B) V/ F/ V/ V/ V
simples de inserção de tornarão mais fáceis para (C) V/ V/ V/ F/ F
dados, que venha a todos que venham a (D) F/ /F/ F/ V/ F
atender as executá-las, proporcionado (E) V/ F/ F/ F/ V
necessidades da assim um melhor
empresa. Contudo, é rendimento de todo o 03. Ao receber
essencial que as pessoal. Portanto, fica claro os documentos para
pessoas que trabalham que o protocolo pode ser expedição, o
diretamente com o uma saída para os Protocolo- Geral não
recebimento e registro problemas mais comuns de deverá proceder da
de documentos, tramitação documental, seguinte forma:
recebam um desde que utilizado da
treinamento adequado, forma correta. Do contrário, (A) verificar se
para que possam a implantação deste sistema as correspondências
executar essa tarefa da pode ocasionar outros recebidas coincidem
forma correta, visto problemas, talvez de cunho com o controle de
Noções de
Arquivologia
 APOSTILAS RORAIMA
expedição
efetuado no
sistema pela
unidade
organizacional
.
(B) conferir o
endereçamento.
(C) preench
er o(s)
formulário(s)
específico(s)
da Empresa
Brasileira de
Correios e
Telégrafos,
quando
necessário.
(D) expedi
r pelo Correio
ou por outros
meios, de
acordo com as
necessidades.
(E) expedi
r
correspondênc
ia de caráter
particular com
especial
atenção.

R
e
s
p
o
s
t
a
s

01: D / 02: B / 03:

E

Noções de
Arquivologia