DOCENTE: Taiguara Villela Aldabalde

BREVIÁRIO D´UM PROJETO EM

ORGANIZAÇÃO D´ARQUIVOS

1 ESCOLHA UM ACERVO E CONHEÇA O ARQUIVO DA INSTITUIÇÃO PELA

LÓGICA CONJUNTURAL

1.1 Descreva: a instituição escolhida e sua ligação com o arquivo. Justifique sua escolha.

Ex.:

A instituição X esta na área DA, pois julga as contas dos administradores públicos e
responsáveis por valores públicos,

A instituição X é órgão público e compõe-se de XX Juízes.

O julgamento precisa de base material de forma que o arquivo é a materialidade de todo o

processo.

A escolha deste objeto de estudo se deu pela notoriedade pública do material.

1.2 Descreva o arquivo escolhido

O arquivo encontra-se no prédio X, sala Y

O espaço disponível é uma sala de Z m²

O mobiliário total: composto XX estantes metálicas, XXX caixas que acondicionam XXXX

processos.

O arquivo é recebe documentos provenientes da atividade-fim Z e da atividade-meio.

Os documentos provenientes da atividade-fim Y correspondem a 90% do volume total

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1.3 Conceitue o arquivo enquanto conjunto a partir de bases teóricas

O Dicionário de Terminologia Arquivística define arquivo como: “Conjunto de documentos

produzidos e acumulados”.

Delmas

Duranti

Bellotto

1.4 Demonstre como o Axioma da Especificação da Teoria dos Conjuntos se aplica ao

arquivo escolhido

Pesquise sobre o Axioma da Especificação ou The Axiom of Specification

Defina e use conceitos obtidos na sua pesquisa

Demonstre relações entre os conjutnos de documentos identificados e os sub-cunjuntos

Também explore intersseções e outras relações.

● AF Є ao conjunto Arq X (O subconjunto Atividade Fim pertence ao conjunto Arquivo x)

● AM Є ao conjunto Arq X (O Subconjunto Atividade Meio pertence ao conjunto Arquivo x)
● PP Є Atv Fim- ( PPC- Processo de prestação pertence ao subconjunto Atv Fim);
● PD Є AF (PD- Processo de Denúncia pertence ao subconjunto Atv Fim);
● PT Є AF (PTC- Processo de tomada pertence ao subconjunto Atv Fim);
● PR Є AF (PR- Processo de representação pertence ao subconjunto Atv Fim);
● PP Є AM ( Processo de pagamento pertence ao subconjunto Atv Meio);
● PTS Є AM ( Processo de terceirização de serviços pertence ao subconjunto Atv Meio);
● PL Є AM ( Processo de licitação pertence ao subconjunto Atv Meio);
● PSF Є AM ( Processo de Suprimentos de Fundos pertence ao subconjunto Atv Meio).

->Faça um diagrama ou esquema que seja uma representação do axioma da

especificação aplicada ao arquivo escolhido (Apenas um exemplo abaixo)
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Arquivo X

Atv Fim Atv Meio

PROCESSO DE PAGAMENTO PROCESSO DE

TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS
NOTA DESP
CONT Ata
FISCA ACH
RATO de
CER EDI
PO
DEC

CONVÊ Reci TIFI TAL

RTA
LAR
RELA Ofici

NIO bo
TÓRIO os
COT PRO
CO
NO

AÇÃ POS
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TA

MAN MEM ACO PORT AUTO

NOT

DADO ORA RDO ARIA CART RIZA

A
CER

PROCESSO PRESTAÇÃO PROCESSO DEDE

PROCESSO LICITAÇÃO PROCESSO DE A TIDO

OFI
DENÚNCIA
CAR SUPRIMENTO
ATA DE FUNDOS
REL COM
NOT
CIO TA DE CER
ATÓ PRO PRO
A DE
TIFI
POST

REPR

PROCESSO DE TOMADA PROCESSO DE

REPRESENTAÇÃO
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2. ESTRUTURE O ARQUIVO DE ACORDO COM SUA LÓGICA

CLASSIFICATÓRIA

Defina o que é classificação arquivística ;Defina serialidade; Defina séries tipológicas

Explique como o axioma da especificação e sua lógica matemática implica em uma
metodologia rigorosa de entendimento do arquivo enquanto conjunto

->Monte uma estrutura classificatória (apenas mais um exemplo abaixo)

DOCUMENTOS PROVENIENTES DA ATIVIDADE

FIM
Contratos

PROCESSO
DE TOMADA
PROCESSO Ofício
DE
PRESTAÇÃO

Relatório Mandado
de
notificação
Memorand
o
Convênio
Carta
PROCESSO precatória
DE DENUNCIA
Ofício

Despacho

Ata de
Reunião

PROCESSO Recibo
DE
REPRESENTA
Ofício
ÇÃO
Acordo

Portaria

Ata re
reunião
Figura 1- Estrutura Classificatória (Atv. Fim) Relatório
 DOCUMENTOS
DOCENTE: PROVENIENTES
Taiguara Villela Aldabalde DA ATIVIDADE
MEIO

PROCESSO PROCESSO
DE DE
PAGAMENTO TERCEIRIZAÇ
ÃO DE
SERVIÇOS

Certificado Portaria

Declaração Edital

Proposta
ATIVIDADE Nota Fiscal
MEIO
Cotação
Contrato

PROCESSO
PROCESSO
DE LICITAÇÃO
DE
SUPRIMENTO
DE FUNDOS

Carta
Autorizaçã
convite
o
Certidão Nota Fiscal

Comprovante
Proposta
Nota de
empenho
Certificado

Figura 2- Estrutura Classificatória (Atv. Meio)

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3. FAÇA UM DIAGNÓSTICO BASEADO EM UMA TABELA

TRIPARTITE COM A APRESENTAÇÃO OBJETIVA DAS

PROBLEMÁTICAS, DAS CONSEQUÊNCIAS E DAS SOLUÇÕES

Problemática Consequência Solução

Armazenamento Danos aos documentos Acondicionamento

Inadequado Dolo ao patrimônio público horizontal

Risco de denúncia contra o responsável

4 EXECUTE AS SOLUÇÕES E FAÇA UM ENCADEAMENTO DAS

PROVAS DA INTERVENÇÃO ARQUIVÍSTICA

Ex.: Fotos do “antes” e “depois” da intervenção, PCD, TTD, software

arquivístico, etc. As soluções que não são cabíveis de total execução durante o
tempo da disciplina devem ser propostas e projetadas tendo em vista
Cronograma Técnico Orçamentário atendendo a 3 questões:

Quanto tempo dura? X dias? X meses? X semanas? X anos?

Quanto custa? R$ XXX,XX ?

Quais ações e matérias são necessários? Caixas alcalinas? Consultoria? Produto?

Serviço?