GUIA PARA EVENTOS

ONLINE E HÍBRIDOS

Migrar para os eventos online tem sido uma opção viável e

bastante aderida, principalmente nesse primeiro trimestre
de 2020. Nesta última semana, algumas plataformas mais
do que triplicaram o número de clientes ativos. Em 2019
a VM Consultoria e SSK Análises, fizeram uma pesquisa sobre
o mercado de eventos híbridos, já constatando que era uma
tendência esperada. É um movimento real e que tende abrir
mais espaços de discussão e aproveitamento desse novo
campo a ser ainda mais desbravado.

1%

4% PROJEÇÃO DE USO
9% DE EVENTOS HÍBRIDOS

Será cada vez mais utilizado;

10%
Será o principal tipo de evento
realizado no futuro;

Crescerá, mas com resistência;

Não sabe informar;

76%
Não crescerá, pois é algo
muito específico.

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 EVENTOS ONDE O MODELO HÍBRIDO É UTILIZADO

Congressos 79%

Simpósios/Seminários/Fóruns 39%

E-Games 33%

Convenção de Vendas 33%

Lançamento de Produtos 30%

Festvais/Shows 18%

Cursos de Capacitação 11%

Outros

Eventos são organizados com, pelo menos 1 semestre de

antecedência (dependendo do porte, pode ser de 8 a 12 meses
de antecedência). Muitos eventos estão sendo forçados a
migraram para o virtual, mas outros já podem se planejar
para criar edições digitais com mais calma, ou até mesmo
edições híbridas. Uma coisa é certa: no futuro, será difícil
ser um evento 100% presencial apenas.

Sabemos que planejar e organizar um evento tem seus

desafios próprios. Não é diferente com os eventos online ou
híbridos. Neste guia queremos te ajudar a pensar, organizar
e estruturar um bom evento online ou híbrido, focando
em pontos que não podem ser esquecidos nessa jornada
de transição dos locais dos eventos.

1
2
Tipo de evento

Um primeiro ponto que deve ser estudado e analisado é

o tipo de evento que você deseja fornecer ao seu público.

Que evento é esse?

É uma edição complementar ao seu evento que ainda

terá uma edição presencial ou ele será pivotado
completamente para o ambiente virtual?

Quando ele será realizado?

Quais são as minhas motivações e os meus

objetivos com esse evento?

Essas questões precisam ser analisadas e desenhadas ainda

antes do start no projeto.

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Equipe

Ok, temos um tipo de evento e a sua proposta: Y-E-S!

Não é para cortar a onda, mas um evento ser online ou
híbrido traz uma particularidade que eu preciso te contar:
ele precisará de esforço e atenção tanto quanto um evento
convencional. Se não for precisar de mais. Até porque não
é algo que fazemos frequentemente.

Outro ponto muito importante é montar o roteiro do seu

evento. Quantos dias e horas terá? Quantas palestras, breaks,
transições, etc.? Tudo isso precisa ser mapeado de antemão,
para conseguirseguir com o planejamento.

Não é pelo fato de o evento ser diferente que ele será mais
fácil. Eu diria aliás que Por ele ser diferente, você precisará
pensar diferente e ter uma equipe que abrace esse projeto
com tudo! Se você não tiver uma equipe que acredite na
ideia, esteja conectada com a proposta e nem que esteja
pronta para qualquer tipo de contratempo, seu evento
pode ir ladeira abaixo antes mesmo de acontecer.

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Planejamento

Espero que você já tenha em mente o tipo de evento e o

dream team porque agora é a hora de pôr a mão na massa!
Existem várias ferramentas para te auxiliar nesse momento:
Event Model Canvas, Design Thinking para eventos,
Mapa de design do evento e tantos outros.

Existem também alguns cursos (online ou presenciais) que

podem nos ajudar a destravar o lado criativo e proporcionar
uma experiência incrível aos participantes.

Além de estruturar o design do evento e as experiências que

serão propostas, as divisões da equipe e suas atribuições
são super importantes. São essas pessoas que farão o evento
acontecer. Defina os canais de comunicação, os encontros,
as divisões, as responsabilidades, as equipes terceirizadas
(se existirem) e, certamente, isso será um excelente
alicerce para os próximos passos.

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Um dos pontos que também entra em consideração nesta
etapa é a precificação dos ingressos e canais de venda (sem
esquecer da divulgação). Quando você pensa em um evento
online realizado pela sua empresa, que valor de ingresso
você pensa em cobrar? Se a sua resposta for que o ticket
será mais baixo que o do evento totalmente presencial,
sinto em lhe dizer mas você ainda não acredita no potencial
de um evento online. Eventos online também possuem
um custo envolvido na produção do local à equipe que vai
possibilitar ele, assim como um evento físico.

De fato, não se tem gastos com coffee breaks, brindes e

outras coisas, mas tudo isso pode ser revertido em uma
experiência para o participante. Pense fora da caixa! Faça
Benchmarkings com outros organizadores de eventos!
Entenda as tendências em eventos online fora do Brasil!
Certamente isso te deixará mais seguro e com ideias ainda
melhores para realizar o seu evento online/híbrido.

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Métricas de sucesso

Em uma pesquisa feita recentemente, a maior parte dos

brasileiros organizadores de evento elencou como métrica
de sucesso o número de pessoas online e logo após o nível
de engajamento desses participantes. Essa é uma das métricas
que são mais fáceis de extrair ao longo dos dias do evento,
mas é importantíssimo que não seja uma métrica de vaidade.

Quais métricas eu preciso analisar para saber se meu

público é composto de espectadores ou participantes?

O que eu entregarei para os parceiros do evento?

O que será analisado para demonstrar que o evento

foi um sucesso ou não?

Podemos utilizar e revalorizar as métricas utilizadas nos

eventos que já realizamos, desde que faça sentido com
essa nova proposta.

7
Tecnologias, interação
e engajamento

Boa parte do projeto já está desenhado e isso é um grande

passo, mas para que ele seja bem realizado e aproveitado,
é preciso ter bastante cuidado com o que dará suporte para
que o evento online e híbrido possa funcionar corretamente.
É quando se entende o tipo de evento e de interação que
se deseja dar ao participante, que é possível escolher qual
a melhor solução.

Existem diversas soluções de comunicação e streaming

que podem te ajudar a transmitir as atividades, mas não
se esqueça de ter um canal de comunicação exclusivo do
seu evento e que faça as informações chegarem aos seus
participantes em tempo real, além de proporcionar interação
entre eles e engajamento com a proposta do evento.

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Programação e palestrantes

Eventos online podem ser uma experiência excelente e super

enriquecedora, mas um ponto importante chama a atenção:
a falta de alinhamento com os palestrantes e a programação
bem densa, sem pausas. Esses são pontos frequências e que
precisam ser evitados ao máximo.

Uma programação bem profunda requer dos participantes

muita atenção (ainda mais se ele não está acostumado a
participar de eventos online). Dependendendo de quanto
tempo forem durar os talks, o participante precisará ir ao
banheiro ou pegar um café. Terminar um talk com uma
sessão de Q&A pode auxiliar a finalizar a atividade e dar
aqueles 5 minutinhos essenciais.

Em relação ao alinhamento com os palestrantes, é preciso

entender, por exemplo: qual tipo de apresentação que eles
querem usar, se existe alguma dúvida quanto à dinâmica
e ao ambiente de videoconferência, etc. Alinhe todos os
detalhes com os seus palestrantes para que nada passe
despercebido e a experiência do seu participante seja incrível.
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Estrutura

Justamente por seu evento contar com uma parte online

ou ser completamente dessa forma, a estrutura deve ser
muito bem pensada. Não basta só pensar e ter uma boa
internet, existem outros pontos que não podem passar
despercebidos:

A facilidade de conexão;

Testar todos os links previamente;

Ter um bom microfone para facilitar a captação do som

e deixar tudo bem audível (não esqueça de falar isso
com seus palestrantes também);

Ter um bom computador e de uso exclusivo do evento

são necessidades primordiais.

O local onde o evento vai acontecer te ajudará a montar

um checklist de necessidades para o evento.

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Pós-evento

O evento não acaba logo após a última palestra, nós bem

sabemos disso e o pós-evento é tão importante quanto
qualquer etapa realizada no pré ou durante o evento.
Agora é a hora de entendermos os números e o sucesso
do evento, pontos que estão muito relacionados com as
diretrizes e as estratégias de cada edição.

Se para o evento um ponto de sucesso era o networking,

saber o número das trocas de mensagens entre os seus
participantes é importante. Se era aumentar o engajamento
com a proposta do evento, obter e analisar avaliações de
maneira quantitativa e avaliativa é o primeiro passo assim
que o evento acabar.

Saiba onde você pode extrair essas informações, a partir

da tecnologia escolhida para isso, o que fazer com estes
números e construa seu próximo evento híbrido ou online.

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 Esses são apenas alguns pontos que precisam ser
minuciosamente cuidados e entendidos no momento
em que optamos por pivotar o projeto de evento online
ou híbrido. Existe uma linha muito tênue que separa
um evento virtual de um simples webinar e para isso
que cuidamos dos pontos acima citados.

Sabemos que não é simples tomar a decisão e construir

um evento assim, mas temos certeza que a partir de agora
se constrói um futuro (nada distante) de eventos que
estão no ambiente digital e fazem a diferença.

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