Índice:

• Oque é umprocesso?
• Oquesignifica mapear?
• Definiçõesdo Mapeamento de Processos
• Importânciasdo Mapeamento de Processos
• Sintomas: Comoidentificar a necessidade doMapeamentode
Processos
• Etapas e desafios do Mapeamento de Processos
• Vantagensde ter umprocesso mapeado
• Oquesão POP’s e comoelaborá-los
• Identificandomelhorias no processo
• Conclusão

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 TEXTO E REVISÃO DESIGN E TEXTO
Marina Correa
Pedro Martins Consultora e Assessora
Consultor e Coordenador de Comunicação
de Comunicação

TEXTO E REVISÃO DESI GN

Arthur Parada Vitoria Tondinelli
Consultor e Assessor Consultora e Assessora
de Comunicação de Comunicação

TEXTO DESIGN
Ygor Santi Leonardo Scarin
Consultor e Assessor
Gerente de Projetos
de Comunicação

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 Introdução
Por mais simples que seja, qualquer empresa tem
processos atrelados ao seu produto ou serviço final. A
premissa de qualquer negócio é agregar valor a uma entrada
(seja ela matéria prima, mão de obra ou infraestrutura) para
ter retornos com a suasaída.
Se uma empresa desconhece os seus processos e como eles
se relacionam, ela não poderá ter controle sobre as suas
saídas e seus retornos. Um processo pode consumir muito
mais recursos do que deveria ou ser um gargalo dentro da
visão global do de atividades da empresa.
A fim de evitar que isso ocorra, a prática de mapear os
processos da empresa é fundamental.
O Mapeamento de Processos tem por objetivo elencar e
relacionar as atividades da empresa de modo a facilitar a
sua visualização, normalmente por meio de um fluxograma.
Mas, o que é de fato um Mapeamento de Processos de fato?
Como identificar a necessidade de um Mapeamento de
Processos para minha empresa? Mais importante ainda,
como fazer este mapeamento?
Estas são algumas das dúvidas que iremos sanar com este E-
book. Boa leitura!
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O que é um Processo? I NP UT PROCESSO
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Processo é o conjunto de operações e fases realizadas

sucessivamente que são necessárias para a obtenção de ESPERA
um bem ou serviço.

Numa organização, é qualquer atividade que recebe uma PROCESSO

entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída 2
(output) para um cliente interno ou externo, fazendo uso
dos recursos da organização para gerar resultados
concretos.
ESPERA

Todo processo é uma série de etapas que transformam o

resultado ou o produto, à medida que este percorre a
sequência de tarefas ou funções. PROCESSO
OUTPUT
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O que significa
Mapear?
O dicionário define mapear como a ação de expor
através de um mapa, ou seja, construir ou
confeccionar um mapa de algo ou de algum lugar.

Já a palavra mapa pode ser entendida como um

desenho representativo de algo. Mais
especificamente neste caso pode-se entender mapa
como uma representação gráfica de um processo.

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Definições de Mapeamento
de Processos
Agora que já sabemos as definições de Processos e o
significado de Mapear podemos unir os termos para
obtermos o entendimento de Mapeamento de
Processos.
Mapear um processo é entender seu passo a passo e
verificar se ele cumpre os seusobjetivos.
Ao se mapear uma atividade é possível ter uma visão
abrangente dos principais componentes do processo, no
entanto, os mapas podem apresentar níveis mais altos
para mais baixos de detalhamento.
A principal finalidade e objetivo do mapeamento de
processos é o estudo de melhorias nos processos e
eliminação de atividades que não agregam valor ao
Processo ou ao produto.
Além disso, é possível identificar os fluxos do processo, de
informação, os relacionamentos entre as áreas e
atividades, além de determinar seus responsáveis.
É uma verdadeira fotografia do estado atual do processo.
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Importâncias do
Mapeamento de Processos
O bom Mapeamento torna evidente a identificação das atividades, dos
processos críticos, do fluxo, das interfaces com as demais áreas e dos
pontos de alerta. É utilizado para propor, determinar e definir ações de
melhoria em todos os processos.

O Mapeamento também pode identificar gargalos ou até apresentar um

mapa do processo ideal que deve ser seguido pela(s) área(s) em
questão, auxiliando na padronização das etapas dos processos
produtivos.

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Sintomas: Como identificar
a necessidade de um
Mapeamento de Processos?
Ao se visualizar setores que não são bem estruturados e organizados,
torna-se cada vez mais difícil a obtenção de excelência no trabalho.

Quando a elaboração de processos não é bem definida e destrinchada,

temos como resultado a desorganização, desperdício de tempo,
recursos e retrabalho. Esses resultados negativos são evitados com a elaboração de bons mapeamentos dos processos do
negócio em questão.

A falta de padrões bem construídos afetam grande parte da empresa, tornando evidente a queda de produtividade,
desmotivação de colaboradores, repetição de tarefas e a consequente perda de tempo e dinheiro. É preciso que haja um
mapeamento dos processos para manter as atividades empresariais em perfeito funcionamento.

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 Etapas de um Mapeamento
de Processos e Desafios ao
se mapear um processo
1° Identificação dos objetivos: 2° Identificação dos Responsáveis:

Cada processo deve apresentar um objetivo Depois de estabelecidos os objetivos, entradas e

específico que, ao ser levado em conta no
conjunto das atividades da organização, colabora
para o “ótimo global’, ou seja, atingir seus
objetivos finais.
Os “inputs” (entradas), são os elementos que
serão modificados no decorrer de cada processo.
Da mesma forma, os “outputs” (saídas), são as
entregas que ocorrem ao final desse processo.
saídas, é necessário entender o processo com um
conjunto de etapas. Assim como a empresa pode ser
vista como um conjunto de processos, cada um
desses processos deve ser visto como um conjunto
de atividades encadeadas.
Dessa maneira, é necessário identificar as pessoas ou
áreas da organização que serão responsáveis por
cada atividade. Também é necessário identificar os
métodos de trabalho utilizados pelos colaboradores
que executam determinada tarefa.
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 Etapas de um Mapeamento
de Processos e Desafios ao
se mapear um processo
3° Validação do levantamento 4° Construção e documentação do
de informações: Fluxo:

É muito importante que todas as informações
colhidas até este momento sejam documentadas,
analisadas e validadas pelos envolvidos.
Após a consideração de que os insumos são bons, é
hora de construir o fluxograma. Nessa etapa tenha
em mente a ideia de agrupar as informações e
construir um sistema lógico e sequenciado, capaz de
demonstrar todas as etapas do processo.

É de fundamental importância que o seu fluxograma

seja fiel a como os processos são desenvolvidos, pois
ele será usado para identificar erros e oportunidades.

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Vantagens de ter um processo mapeado
(Visão Global x Visão Local)
A maioria das empresas tem como base para sua estrutura e administração uma
visão local e individualizada dos processos, analisando ou entendendo as coisas em
partes separadas. Assim, a maioria das organizações conhecidas sofre com o grave
problema da segmentação ou construção de “barreiras”, os quais maximizam os
seus sub objetivos. Obtendo os “ótimos locais”, subutilizam o todo e impedem o
contato entre departamentos e interfuncional, tornando-os ineficazes, e impedindo
uma visão global dos processosdesenvolvidos.

O mapeamento de processos tem papel fundamental dentro de uma empresa,

pois com ele é possível enxergar os processos de uma maneira mais abrangente,
podendo evidenciar os pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria da
gestão interna, criando uma visão mais sistêmica e estratégica e voltada para
melhoria conjunta das etapas.

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 O que são POP’s?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um
documento organizacional que traduz o
planejamento detalhado do trabalho a ser
executado, apresentando-se como base para
garantir a padronização de tarefas.
O POP é um instrumento destinado a quem
executa a tarefa: deve ser simples, completo e
objetivo, para que possa ser interpretado por
todos os colaboradores.
O objetivo básico com a elaboração do POP é o
de garantir, por meio de uma padronização
detalhada, os resultados esperados por cada
tarefa executada, ou seja, é um roteiro
padronizado para realizar uma atividade.
Como elaborá-los?
A elaboração de POP’s tem 3 pressupostosbásicos:
1° A linguagem apresentada no POP precisa ser simples
e direta, garantindo que todos entendam as
informações descritas.
2° O executor dos processos precisa participar da
elaboração do POP, pois conhece a fundo a maior parte
das operações.
3° O POP exige que esse procedimento seja feito nos
mínimos detalhes. Não existe o “óbvio”, ou seja, tudo
deve ser considerado, garantindo que todos
compreendam a mensagem do documento.
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 Como identificar melhorias nos processos?
Durante a validação e avaliação do fluxograma, é possível enxergar o que está prejudicando e o que está impulsionando o
andamento de todo o processo. Com o mapa em mãos pode-se realizar uma análise precisa a respeito da realidade da sua
empresa. Despadronização de tarefas, problemas com qualidade, atrasos e problemas com entregas, além de altos tempos de
filas entre processos - evidenciados pelos gargalo, devem ser apontados como atividades críticas e capazes de agregar maior
valor. Ao ser encontrada uma falha, medidas podem ser adotadas, como consultar o responsável pelo processo e a análise
minuciosa da origem do problema.

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 Conclusão
Processos bem mapeados e definidos facilitam na
identificação de gargalos, filas, e também operações ou
fluxos desnecessários na cadeia produtiva. Além disso,
permite uma análise global da empresa, visando atingir o
resultado ótimo de todas as operações de forma interligada.
A documentação destes processos por meio de POP’s é
também fundamental, visto que facilita no aprendizado das
tarefas e na padronização das atividades dentro da empresa.
Assim, além de facilitar na análise dos gestores, o
mapeamento é fundamental também para todos os
operários e colaboradores.
Embora o conteúdo deste E-book tenha por objetivo
simplificar e roteirizar o Mapeamento de Processos, é
importante destacar que ele varia conforma a complexidade
das atividades da empresa e número de operações.
Conforme o grau de complexidade, tornam-se necessários
maiores graus de detalhamento no fluxograma e descrição
dos processos.
Nós da Produção Jr esperamos que este conteúdo tenha
alcançado seu objetivo e esclarecido as suas dúvidas sobre o
assunto. Caso ainda tenha alguma dúvida estamos à
disposição, basta entrar em contato conosco por meio das
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Produção, vinculada à Universidade Federal de São Carlos. Desde o ano de 2000
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