M ODELO DE ATA – C OMO SECRETARIAR REUN IÕES COM

EFETIVIDADE
Atas de reunião de condomínio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a
fazer as suas através de um modelo de ata simples, e aproveite a oportunidade de secretariar para
começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.

Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que
participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as
equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as
discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a
ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir
a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar
que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a
reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do
encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande
importância operacional para a reunião.

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o
grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma
ata comum é bastante simples.

S ECRETARIANDO COM EFE TIVIDADE

O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um
documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais
ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes,
a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de
todos os participantes.

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato
renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente
todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.

As características básicas da formatação de atas são:

 texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se
o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
 números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
 sem emprego de abreviaturas ou siglas;
 sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
 todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo
(disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição
do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser
imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…)
O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”.
Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada,
pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades
de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”

Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:

M ODELO DE ATA DE REUN IÃO
Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria
colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da
Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi
presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou
com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações,
Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr.
Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a
ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de
matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-
Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de
necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná
para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que
definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e
duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram
integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta
junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não
incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata
autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro
propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço
extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada
por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da
Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a
presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.

Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legível
devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a
discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas.

Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as
atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe
levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu,
sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você
fará as atas mais efetivas.

Autor: Augusto Campos

Fonte: http://www.efetividade.net/2007/09/13/modelo-de-ata-desempenhe-o-secretariado-de-
reunioes-com-efetividade/