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Mas calma, pois ao contrário do que muitos pensam, não se trata de um bicho de sete
cabeças impossível de ser colocado em prática, e sim um exercício diário, simples e muito
efetivo. Para que você consiga fazer disso um hábito, separamos nossas 8 melhores dicas de
como fazer isso!
E aqui, quanto maior o número de atividades e compromissos, mais fácil se torna cair na
armadilha do caos! Vamos então a uma diferenciação mais simples e didática do que você
encontraria em um dicionário:
Urgente é tudo aquilo que se não for resolvido imediatamente (ou o quanto antes) tem
potencial de causar problemas e se tornar prejudicial à imagem e reputação da
marca/empresa;
Importante é tudo aquilo com potencial de gerar resultados.
É válido lembrar que as atividades podem se enquadrar em ambas as categorias ou em
nenhuma, o que é um grande facilitador na hora de hierarquizá-las!
Se é urgente e muito importante, deve ser feito imediatamente, se é urgente, porém não tão
importante, fica em segundo lugar e assim por diante.
Além disso, quando se começa a trabalhar resolvendo essa questão, consolida-se uma espécie
de “dever cumprido”, que traz alívio e motivação, ditando um ritmo para o restante do dia.
É essencial não abrir o e-mail, o Facebook ou outras redes de comunicação até ter terminado
essa tarefa, pois sempre haverá novas atividades muito importantes ou até urgentes na sua lista
de afazeres. Lembre-se que essa “primeira prioridade” tem um papel primordial no seu nível de
produtividade.
Isso ajuda a manter um nível de organização muito maior e, ao mesmo tempo, aumenta o foco.
Às vezes, quando temos projetos muito extensos, pensamos demais no resultado final e
acabamos nos perdendo no meio do caminho.
Isso também ajuda muito a definir suas prioridades — afinal, quanto maior o resultado esperado,
maior o nível de importância da tarefa.
Dedicar cinco ou dez minutos para ver notícias, curiosidades ou uma lista divertida não é pecado
e pode inclusive ajudá-lo a relaxar o suficiente para voltar às suas atividades com o fôlego
renovado.
Mas tome cuidado para que esses momentos não se tornem os protagonistas do seu dia. O ideal,
na verdade, é que sua agenda diária já preveja um tempo livre para um pouquinho de
procrastinação.
7. Aprenda o poder e importância do não
Você já aprendeu, lá na primeira dica desse texto, a diferenciar o que é urgente do que é
importante, agora você pode colocar isso em prática mais uma vez. Dizer não é essencial para se
manter atento à sua lista de prioridades.
E não se trata apenas de não acumular mais tarefas, mas também de estabelecer o momento em
que cada atividade será feita e, assim, de organizar melhor o seu tempo.
Aqui outro segredo importantíssimo, a primeira pessoa para a qual você deve aprender a negar é
você mesmo.
Embora às vezes não pareça, é muito mais simples dizer não aos outros, afinal basta ser
educado e, em alguns casos, justificar o motivo da negativa: “estou sem tempo” ou “tenho outra
tarefa urgente”.
Quando o não é para nós mesmos, nos achamos no direito de argumentar e tentar reverter a
situação: “são só cinco minutos”, “basta trocar a ordem das atividades”, “não seja chato”…
Você sabe ser persuasivo, mas aqui é mais importante ser firme.
Uma opção simples e de grande efetividade para organizar todas as atividades é montar um
quadro dividido em:
A organização das tarefas pode ser feita por você ou entre toda a equipe. A delegação da
execução das atividades deve ser feita a otimizar seus recursos, ou seja, escolhas os melhores
funcionários para as tarefas mais importantes, assim, você corre menos risco de que isso irá
atrasar e gerar problemas futuros. Além disso, é importante conhecer as habilidades e interesses
de cada um dos seus funcionários para que você divida as tarefas de maneira a gerar maior
produtividade da equipe.
Uma maneira simples de medir a produtividade de seus funcionários é usando ferramentas de
timesheet, onde você consegue fazer a gestão do tempo gasto em cada atividade, por cada
funcionário, de forma simples e online. Você pode conferir também nosso post sobre 7
ferramentas para tornar sua equipe altamente produtiva, que tal?
Colocando em prática essas oito dicas, aos poucos, definir prioridades se tornará algo
completamente natural na sua rotina!