CONTABILIDADE COLABORATIVA: A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS

COLABORATIVOS NO ESCRITORIO DE CONTABILIDADE

Alessandra Limberger Nedel

Bruna Maria De Campos Reincke
Layene Moreira de Andrade Pinheiro
Resumo

O presente artigo tem como objetivo analisar e apresentar as contribuições dos sistemas
colaborativos como ferramenta na contabilidade, bem como apresentar o sistema Teams, uma nova
plataforma gratuita do Microsoft 365. Nele descrevemos a importância dos sistemas colaborativos e
suas aplicações no escritório contábil.

Palavras-chave: sistemas colaborativos. Contabilidade. Teams.

INTRODUÇÃO

O artigo elaborado aborda a importância da aplicabilidade dos sistemas

colaborativos no escritório de contabilidade. O artigo apresentará a utilização dos
sistemas colaborativos, mais especificamente na contabilidade.

A tecnologia vem crescendo consideravelmente, junto com ela, a

implementação de aplicativos que facilitam e auxiliam muitas empresas a exercer
suas atividades.

Os sistemas colaborativos são aplicativos que permitem o compartilhamento

de informações de forma online, que podem ser alteradas de forma simultânea,
permitindo agilidade na execução das alterações. Também permite a aproximação
da equipe, mesmo não estando juntos.

A contabilidade vem evoluindo tecnologicamente, abraçando também esse

mundo dos sistemas colaborativos, o qual traz um grande diferencial nos escritórios
que utilizam dessa praticidade, pois traz grandes vantagens.

O artigo apresenta um exemplo de sistema colaborativo, o Microsoft Teams,

aplicativo simples, com uma plataforma atual, disponível em diferentes dispositivos.
 DESENVOLVIMENTO

SISTEMAS COLABORATIVOS

Os sistemas colaborativos são softwares que tem como principal objetivo o

suporte e a promoção da colaboração para facilitar a execução de trabalhos em
equipe.
Segundo Camargo (2005):

Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em

redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos.
Essas ferramentas devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer
aos seus usuários formas de interação, facilitando o controle, a
coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas
que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais
geograficamente diferentes e que as formas de interação aconteçam tanto
ao mesmo tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com isso que o
objetivo dos Sistemas Colaborativos é diminuir as barreiras impostas pelo
espaço físico e o tempo.

Ou seja, um software colaborativo é toda ferramenta, ou aplicativo que

oferece de forma rápida e simultânea.
Esses sistemas são facilitadores para os dias atuais, pela segurança e
facilidade que eles propõem. Como por exemplo: os armazenamentos em nuvem, a
possibilidade do home office ter acesso às informações em tempo real, acessos de
forma remota, compatíveis com diversos dispositivos, editáveis simultaneamente,
etc.

CONTABILIDADE

De acordo com Marion (2018):

A Contabilidade é o instrumento que fornece o máximo de
informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa. Ela
é muito antiga e sempre existiu para auxiliar as pessoas a tomarem
decisões. Com o passar do tempo, o governo começa a utilizar-se dela para
arrecadar impostos e a torna obrigatória para a maioria das empresas.

A contabilidade é um trabalho composto por analises das áreas fiscais,

tributarias e trabalhistas de uma entidade, empresa ou instituição, sendo assim é
uma atividade que exige tempo e conhecimento, e é de suma importância para
controle e tomada de decisão.
Ela é uma ciência social que estuda e controla através de suas técnicas o
patrimônio das entidades e suas modificações.

Escritórios de Contabilidade
O mercado de trabalho dos contadores é muito concorrido, por isso é muito
importante ter qualidade e agilidade nos serviços prestados e além de um ótimo
atendimentos, montando estratégias para atingimento de metas e objetivos dos
mesmo, respondendo o questionamento de forma mais rápida, chegando
futuramente a uma velocidade em tempo real.

CONTABILIDADE COLABORATIVA

Com as novas tecnologias e mudanças de comportamento o mercado da

contabilidade vive em constante mudanças. Assim os profissionais se veem
obrigados a buscar novos métodos e ferramentas para suprir as necessidades de
seus clientes com um atendimento ágil e eficaz.
Com a necessidade de implementações de novos sistemas para se aproximar
de seus clientes de forma sincronizada, surge a contabilidade Colaborativa, onde é
permitido a troca de dados e informações de forma segura e precisa.
Podemos citar inúmeras qualificações dessa nova contabilidade, como:
a baixa de custos, facilidade na troca de informações, destaque positivo entre seus
concorrentes, a aproximação da equipe, e a aproximação do contador e seu cliente,
o armazenamento em nuvem.
Com as atualizações simultâneas e em tempo real o escritório
consegue gerar relatórios e estudos analíticos pertinentes, diferenciando seu
atendimento.
O cliente tem a vantagem de ter o acesso a plataforma utilizada,
podendo acompanhar as alterações feitas em uma linguagem financeira, ter acesso
a relatórios a qualquer momento, acompanhando o serviço prestado pelo escritório
de contabilidade.
 Atualmente, muitas empresas já estão atentas à importância de migrar do
modelo da contabilidade tradicional para o assessoramento contábil colaborativo.
Assim, a distância entre o contador e o cliente fica muito menor. Quem se adéqua a
esse conceito promove uma evolução nos negócios, transformando um serviço
braçal em consultivo.

MICROSOFT TEAMS

O mais atual e pratico dos sistemas colaborativos dos dias de hoje, foi
lançado pela Microsoft 365, em novembro de 2016, e no ano de 2020 foi lançada a
versão gratuita. Anteriormente conhecido como Skype Teams. O Microsoft Teams,
como as outras ferramentas de bate-papo, o principal objetivo da Microsoft é
conectar funcionários e aprimorar a colaboração, fornecendo uma alternativa para –
ou até mesmo substituindo- comunicações por e-mail.
A Microsoft em 2016 lançou o teams para disputar espaço com SLACK, ela
rapidamente posicionou o Teams como hub central de comunicações e colaboração
dentro do Office 365.
Como usar
O teams é uma ferramenta de mensagens que permite a comunicação de
texto entre os usuários, estejam eles no mesmo escritório ou trabalhando
remotamente, ele suporta salas de chat dm grupo com conversas segmentadas,
bem como mensagens privadas entre indivíduos. Quando necessário, os usuários
podem pular mensagens instantâneas para uma chamada de vídeo ao pressionar
um botão.
“É um método de conversa simples que a maioria das pessoas será capaz de
entender”, disse o diretor de pesquisa do Gartner, Larry Cannell.
No entanto, ele observa que é o Teams é mais do que uma ferramenta de
comunicação, ele também combina fortes recursos de colaboração de conteúdo,
graças à integração com o portfólio de software da Microsoft. Os documentos do
OneDrive podem ser acessados e editados sem sair do aplicativo, por exemplo.
 Cannell ainda ressalta que não se trata apenas de chat em grupo, mas
também de compartilhamento de arquivos em grupo e colaboração de conteúdo.
Quais são as vantagens de utilizá-lo na empresa?
 O Microsoft Teams tem varias vantagens como por exemplo, ser uma
plataforma de colaboração de escala global, é possível criar e reunir várias equipes
à sua organização, incluindo os parceiros externos.
A ferramenta foi criada para flexibilizar o trabalho em grupo e torná-lo
transparente à medida do necessário. Ela permite gerenciar conversas, arquivos e
determinadas aplicações, oferecendo acesso instantâneo às tarefas do SharePoint,
Planner, One Note, PowerBI e dentre outros.
As integrações são incontáveis, o que significa que os seus usuários poderão
pesquisar e “operar” em uma infinidade de soluções. Lembrando que o Microsoft
Teams é um serviço que está acoplado ao Office 365, possibilitando uma integração
perfeita com o Exchange e o Skype.
As conversas são gravadas em um local fácil de encontrar, tanto as ocorridas
em grupo quanto as particulares. Isso sem contar a sua integração com o Skype
para os diálogos em áudio e vídeo.
O Microsoft Teams foi criado pensando também na proteção dos dados.
Houve um esforço muito grande por parte dos desenvolvedores em relação aos
recursos de conformidade e auditoria de segurança.
Depoimento do Jared Spataro, vice-presidente da Microsoft:
“Quase da noite para o dia, a videoconferência se tornou uma grande parte
de nossa vida e trabalho cotidianos. Em algumas semanas, minha equipe e eu na
Microsoft nos adaptamos à nova realidade de ver as casas umas das outras,
completas com cães, gatos e outros membros da família. Agora, todos no mundo
todo estão trabalhando, aprendendo e se conectando com colegas, amigos e
familiares através do poder da tecnologia. De mesas de cozinha a sofás de sala de
estar e de escritórios em casa como escolas em casa - as pessoas confiam no
Microsoft Teams para trabalhar e aprender.”

CONCLUSÃO

O presente artigo teve como objetivo demonstrar a importância dos sistemas

colaborativos na contabilidade, pois os mesmos agregam em diversas áreas,
suprindo com mais facilidade as necessidades dos clientes, e tornando mais eficaz o
trabalho dos contadores.

Esses sistemas, permitem a aproximação entre cliente e contador, pois eles

podem acessar as informações compartilhadas em tempo real, ficando tudo
armazenado em nuvem para quando precisarem.

Por fim, apresentamos o sistema Microsoft Teams, uma nova plataforma

gratuita do Microsoft 365, que está superando muitos aplicativos.

COLLABORATIVE ACCOUNTING: THE IMPORTANCE OF COLLABORATIVE

SYSTEMS IN THE ACCOUNTING OFFICE

Alessandra Limberger Nedel

Bruna Maria De Campos Reincke
Layene Moreira de Andrade Pinheiro
Abstract

This article aims to analyze and present the contributions of collaborative systems as a tool in
accounting, as well as presenting the Teams system, a new free platform from Microsoft 365. It
describes the importance of collaborative systems and their applications in the accounting office.

Keywords: collaborative systems. Accounting. Teams.

 REFERÊNCIAS

CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. KHOURI, Lourdes Halim El e GIAROLA,

Paulo César. O Uso de Sistemas Colaborativos na Gestão de Projetos: Fatores
Relevantes para o Sucesso. Trabalho de Conclusão de Curso. Fundação Instituto de
Administração – FIA. 2005.

MARION, Carlos, J. Contabilidade Básica. Sao Paulo: Atlas, 2018. Disponível em:
<https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788597018103/>. Acesso em:
09/05/2020.

Disponivel em: https://computerworld.com.br/2019/01/31/microsoft-teams-principais-

recursos-projecoes-e-como-se-compara-ao-slack/. Acesso em: 08/05/2020.

Disponivel em:<https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-
365/blog/2020/04/06/microsofts-commitment-privacy-security-microsoft-teams/>.
Acesso em: 07/05/2020.