GED

2010

Camada Pré GED

Gestão Arquivística - Tratamento Documental
Levantamento Preliminar de Dados - Cenários

Instrutor: Romoaldo Zacarias

Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
11
Qual o caminho?
- Pode dizer-me que caminho devo tomar?
- Isto depende do lugar para onde você quer ir.
(Respondeu com muito propósito o gato)
- Não tenho destino certo.
- Neste caso qualquer caminho serve.

(“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)

Vídeo Borboleta

GED 2010
2
 Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Fontes de levantamento do escopo do projeto:

ENTREVISTA QUESTIONÁRIO PERFIL
Onde esta o problema? Acompanhado Individual Organizacional
Qual o objetivo? Acompanhado Coletivo Mercadológico
Quais os recursos? Desacompanhado Tecnológico
Individual
Quem se beneficia? Desacompanhado Decisório
Coletivo
Como executaremos? Misto individual Histórico
Quando se pretende atingir o Misto coletivo Cultura
objetivo?
Quanto temos de Arquivística
orçamento?

GED 2010
Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Levantamento do ciclo da Informação:

GED 2010
Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Levantamento do Processo Informacional:

Hardware + Software +
Peopleware GED 2010
Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:

Ata de Entrevista:
A entrevista deve conter os seguintes elementos básicos:
DADOS Empresa – UNO - Empregado
OBJETIVO Da entrevista
PERFIL Do entrevistado – Idade - Formação
ANÁLISE Do resultado e das métricas do processo
RETORNO Ao entrevistado
TIPO DE BORDAGEM E Estruturada Aberta
A Presencial Remota

GED 2010
 Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:

Ficha de Coleta de Espécies Documentais:
Organização Silva & Silva S.A
Unidade Organizacional Financeiro
Entrevistado José da Silva
Data / Período 17 a 25 de junho de 2010
ITEM ESPÉCIE / TIPO DOCUMENTAL CAMPOS INDEXADORES
1 Nota Fiscal
(A) (B)
(C)

2 Boleto Bancário

Campos que o entrevistado deve preencher na coleta de dados: Campos (A)- Item e (B) Espécie Documental.
Campo que o entrevistador deve preencher na Análise de dados: Campo (C) - Campos Indexadores. GED 2010
Solicitar uma cópia da espécie / tipo documental relacionado.
Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Abordagem do questionário:
PERFIL CARACTERÍSTICAS FONTES

Organogramas – Funcionogramas - Manuais de Procedimentos –

Organizacional Estrutura organizacional
Planejamentos - Estratégias - Orçamentos

Abrangência de mercado - Público Alvo - Posição de mercado -

Mercadológico Negócios
Marcos Legais e Regulatórios

Tecnológico Idade tecnológica Hardware - Software - Peopleware

Decisório Forma de organização do processo decisório Centralizado – Descentralizado – Familiar – Diretivo - Consultivo

Histórico História da organização Nascimento - Relacionamento com mercado - Produtos e serviços

Cultura Organizacional Mudança – Comunicação – Aprendizado - Inovação

Digital – Analógico – Armazenamento - Logística - Metodologia

Arquivística Acervo
Arquivística – Equipamentos Arquivísticos - Quantitativos
GED 2010
Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Impacto
PERFIL VISÃO IMPACTO SOBRE A ANÁLISE
Possui organograma?
Possui manuais?
Organizacional Taxonomia
Possui planejamento estratégico?
Planejamento orçamentário e ou tributário?
Qual o público alvo?
Qual a camada social? Campos indexadores
Mercadológico
Em que posição ocupa no mercado? Vocabulário
Quais as fontes legais e marcos regulatórios?
Servidores? Rede? Storage? Ferramenta de GED / ECM
Tecnológico Treinamento? Conectividade Tecnológica
Software legalizados? Proprietários ? Centralismo do CDI ou Worflow Informacional

Quem são os tomadores de decisão?

Decisório Worflow estruturado ou desestruturado
Qual autonomia?

Histórico História da organização? Volume do acervo digital e ou analógico a ser tratado

Qual a forma de entendimento quanto a

Cultura Estrutura do CDI – Centro de Documentação e Informação
importância do documento e informação?

Avaliação dos meio de arquivamento:

Arquivística Qual o tipo de tratamento o acervo recebe?
Organização, equipamentos (Pastas – Arquivos etc.)
GED 2010
Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

PROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL – PTC

Produto Validade da Proposta: 30 dias
Número: Data:
PC 180610001 Silva & Silva 18/06/2010
Processo:
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Gestão Documental
Instituição:
Silva & Silva S.A

Soluções Aplicadas
do Processo Documental

Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental Digitalização Microfilmagem Guarda

Terceirizada
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
CDI
Gestão Documental – Classificadores.

Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional

GED 2010
GED 2010