PLANEJAMENTO PARA 2017:

A CHECKLIST DA GESTÃO DE FROTAS!

Introdução...............................................................................................................................................................................................................03
Entenda a importância da gestão de frotas para a sua empresa......................................................................................................05
Os 4 pilares da gestão de frotas eficiente.......................................................................................................................................................10
Como planejar o seu controle de frotas para 2017........................................................................................................................................14
Os 4 erros comuns que você não pode cometer........................................................................................................................................18
Conclusão........................................................................................................................................................................................................................23
Sobre a Sofit4..............................................................................................................................................................................................................25
INTRODUÇÃO
Introdução

Manter uma frota ativa é um dos grandes gastos de qualquer

negócio. E, embora seja necessária para realizar o transporte
adequado dos produtos, a frota pode atrapalhar até mesmo
o planejamento empresarial e funcionar como um obstáculo
para os objetivos estratégicos.

Para que isso não aconteça, é necessário estabelecer uma

gestão de frotas de alta qualidade. Com ela, é possível
conhecer melhor os recursos disponíveis e agir de forma a
conseguir um posicionamento melhor no mercado. E, se você
deseja que o processo ocorra da melhor maneira possível, é
indispensável começar o planejamento desde já.

Não sabe por onde começar? Então acompanhe esta

checklist da gestão de frotas e saiba o que fazer e quais erros
não cometer. Boa leitura!

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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO
DE FROTAS PARA A SUA EMPRESA
Entenda a importância da gestão de frotas para a sua empresa

Fazer uma gestão de frotas é uma das tarefas mais importantes para o seu negócio porque ela age em diversos pontos
da cadeia de suprimentos, o que interfere positivamente nos resultados do negócio de uma forma geral.

Para compreender melhor essa questão, leia os próximos tópicos:

OTIMIZAÇÃO DO USO DE RECURSOS

Em primeiro lugar, uma gestão de frotas bem feita garante que os recursos disponíveis sejam utilizados de maneira mais
adequada. É o caso de garantir que os veículos certos sejam usados da maneira mais adequada, assim como definir as
rotas ideais para cada transporte e cliente.

Isso diminui os desperdícios causados por um uso mal planejado e garante que os mesmos recursos
ofereçam resultados mais satisfatórios. Em vez de aumentar a frota, por exemplo, uma gestão mais
adequada já pode dar conta de atender às necessidades da empresa.

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Entenda a importância da gestão de frotas para a sua empresa

DIMINUIÇÃO DE ERROS LOGÍSTICOS

Outra questão fundamental é que há uma diminuição em

relação aos erros logísticos.

Se existe uma gestão bem feita, as entregas são planejadas

de maneira mais adequada, o que vai permitir que o cliente
receba o item comprado mais rapidamente.

Além disso, há uma diminuição de entregas que são

realizadas de maneira incorreta ou que retornam por causa
de algum erro.

Menos erros representam menos gastos, menos

reclamações e menos desperdício, o que colabora para
a produtividade.

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Entenda a importância da gestão de frotas para a sua empresa

AUMENTO DA SATISFAÇÃO DOS CLIENTES

Se a logística fica mais preparada e há mais qualidade de entrega, os clientes ficam mais satisfeitos. Com uma boa gestão
é possível, por exemplo, diminuir a taxa de entregas atrasadas ou que são realizadas incorretamente.

Isso gera mais conveniência para o consumidor, que tem menos chances de ter algum tipo de reclamação sobre o processo.

MELHORA NA TOMADA DE DECISÃO

Gestão de frotas também significa mais controle sobre esse elemento tão importante para a logística. Ao entender o
quando a frota gasta de combustível, por exemplo, é mais fácil definir que tipo de ação deve ser realizada para reduzir
o consumo.

Também é mais fácil decidir como será realizado o transporte em determinado sentido e quais são os parâmetros que
devem ser melhorados. Com isso, a tomada de decisão fica mais embasada, pois é realizada de maneira estruturada em
dados. Além de se tornar mais assertivo, o processo fica mais dinâmico.

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Entenda a importância da gestão de frotas para a sua empresa

GANHO DE COMPETITIVIDADE

Todos esses fatores, juntos, fazem com que o negócio seja

mais competitivo. Afinal, ao tomar decisões melhores e
oferecer mais qualidade, a empresa consegue conquistar
cada vez mais clientes.

Já ao diminuir custos e ao otimizar o uso de recursos,

sobra mais dinheiro para fazer investimentos em melhorias.
Dessa forma, o ápice da importância quanto ao uso dessa
gestão diz respeito exatamente ao fato de que o negócio
se diferencia, se destaca e passa a ter mais oportunidades.

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OS 4 PILARES DA GESTÃO
DE FROTAS EFICIENTE
Os 4 pilares da gestão de frotas eficiente

Uma boa gestão de frotas, capaz de oferecer todos esses resultados, é estruturada por alguns pilares.

Eles sustentam toda essa estratégia e ajudam não apenas a conseguir os resultados mas também fornecem orientações
sobre o que deve ser feito para atingir os objetivos.

Dentre os pilares, os quatro principais são:

PLANEJAMENTO DE USO

Não existe gestão de frota realmente eficiente se ela for feita de maneira improvisada. É extremamente importante
que esse setor seja capaz de realizar um processo de planejamento para garantir o uso mais adequado possível para
todos os recursos.

É o caso, por exemplo, de realizar a seleção do veículo certo para cada tipo de transporte. Como as frotas normalmente são
heterogêneas, é possível levar em consideração questões como capacidade e idade do carro para definir qual transporte
ele vai realizar. Outro ponto de planejamento diz respeito à determinação antecipada de rotas.

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Os 4 pilares da gestão de frotas eficiente

CONTROLE DE OPERAÇÃO

Outro pilar corresponde ao controle de operação que nada mais é do que garantir um acompanhamento contínuo sobre
o que está sendo realizado quanto à frota. Por exemplo: fazer um controle de estoques e de demanda para se ter uma
ideia de qual vai ser a necessidade de transporte.

Nesse pilar também estão incluídos indicadores de performance e ações como controle de uso de recursos por parte de
cada veículo (combustível, por exemplo). Na prática, isso quer dizer que, se um determinado grupo de veículos tem uma
taxa de atraso elevada, a gestão deve agir de modo a corrigir esse fato.

GESTÃO DE MANUTENÇÃO

Para que a frota tenha sempre o consumo mais otimizado possível, a manutenção é indispensável. Além de tudo, é uma
ação que garante a segurança e favorece a previsibilidade de alcance de resultados. Desse ponto de vista, a gestão de
manutenção é um pilar importante, já que ela vai determinar quando cada veículo deve passar por um processo de
inspeção, de modo a garantir a máxima disponibilidade e segurança, assim como a melhor utilização de recursos.

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Os 4 pilares da gestão de frotas eficiente

VISIBILIDADE LOGÍSTICA

Já a visibilidade logística diz respeito, principalmente, ao

acompanhamento da execução dos processos planejados.
Para ficar mais claro: o monitoramento de veículos em tempo
real é uma forma de garantir a visibilidade logística. Com esse
tipo de recurso, a gestão consegue ter a certeza de que as rotas
planejadas estão sendo seguidas.

Mais do que isso, é possível responder a ocorrências em tempo real

e até mesmo se antecipar a elas, como ao identificar a necessidade
de mudar de rota por causa de algum tipo de obstrução imprevista.

Além disso, a visibilidade também se relaciona com a segurança,

já que ao saber exatamente onde está cada elemento da frota é
possível fazer um planejamento com mais chances de sucesso.

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COMO PLANEJAR O SEU CONTROLE
DE FROTAS PARA 2017
Como planejar o seu controle de frotas para 2017

Com a chegada de 2017, o seu negócio precisa estar

preparado para o novo ano. Inclusive, com a expectativa
de que haja uma melhora nos níveis da economia, é ainda
mais importante fazer um planejamento empresarial.

Ele vai ajudar a guiar o negócio rumo aos seus objetivos

e à melhora dos resultados.

Como é muito provável que a demanda quanto aos

transportes aumente, a gestão vai desempenhar um
papel ainda mais importante, e garantir que ela esteja
perfeitamente alinhada vai aumentar as chances de o
negócio aproveitar o ano da melhor maneira possível.

Para conseguir realizar um controle de sucesso, é preciso

seguir etapas como:

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Como planejar o seu controle de frotas para 2017

ENTENDA A SITUAÇÃO ATUAL DA FROTA

Reconhecer a situação da frota é o primeiro passo porque vai indicar quais são os pontos mais fortes e quais precisam de
mais atenção nesse setor. Olhe para questões como o tamanho da frota e os relatórios com indicadores de desempenho.

Se a frota está com uma taxa de atraso muito elevada, por exemplo, isso é algo que exige um cuidado mais do que especial.
Por outro lado, se a frota parece pequena demais para as demandas atuais, o controle vai ter que levar isso em conta.

DEFINA PREVISÃO E OBJETIVO DE GASTOS

Depois de reconhecer a situação da frota, faça o cruzamento de dados prováveis em relação ao número de entregas com
o custo médio nos anos anteriores. Assim, você vai conseguir elaborar uma previsão média de gastos.

Porém, como eles sempre podem ser otimizados, também é necessário definir objetivos relacionados à economia. Se
o gasto de combustível dos últimos meses não está satisfatório, o controle deve estar focar em conseguir reduzir esses
níveis sem afetar a qualidade ou a segurança.

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Como planejar o seu controle de frotas para 2017

DETERMINE BOAS PRÁTICAS

Para que a gestão tenha as informações necessárias sobre a frota, é necessário estabelecer boas práticas. É o caso, por
exemplo, de determinar um período ótimo e uma forma de controle para as manutenções.

Da mesma forma, vale a pena estabelecer como devem ser realizadas etapas como a seleção de veículos, planejamento
de rotas, monitoramento de indicadores e assim por diante. É isso que vai orientar e, efetivamente, criar o controle.

ESTABELEÇA AS FERRAMENTAS DE CONTROLE

Para que o controle de frotas seja realmente eficiente, ele vai precisar utilizar algumas ferramentas específicas. Com o
nível de tecnologia atual, já não faz mais sentido ficar preso a ferramentas como planilhas avulsas. Sem integração, elas
oferecem pouca visibilidade e atrapalham a gestão.

Portanto, vale a pena pensar em ferramentas como um software de gestão de frotas. Por meio dele, você poderá
controlar custos, manutenções e documentos. De maneira integrada, vai ficar mais fácil analisar o conjunto de veículos.

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OS 4 ERROS COMUNS QUE
VOCÊ NÃO PODE COMETER
Os 4 erros comuns que você não pode cometer

Para que tudo saia como o esperado em 2017, alguns erros precisam ser evitados nesse controle. Conhecê-los de maneira
antecipada, por sua vez, vai permitir que seja realizada uma revisão de processos de modo a garantir que tudo esteja
alinhado para garantir o melhor resultado possível.

Conheça quatro deles:

FALTA DE INTEGRAÇÃO ENTRE GESTÃO DE FROTAS E PLANEJAMENTO EMPRESARIAL

É fundamental que controle de frotas e planejamento estratégico empresarial estejam integrados e voltados para os
mesmos objetivos. Por isso, na hora de estabelecer esse controle, é fundamental pensar em quais são os objetivos
estratégicos da empresa e como um controle mais assertivo pode ajudar nisso.

Se o planejamento estratégico trata do aumento da lucratividade, por exemplo, o controle de frotas pode beneficiá-
lo ao implementar formas de reduzir seus custos. Por outro lado, sem a integração a empresa sai perdendo em dois
sentidos: a gestão de frotas fica menos estratégica e o alcance de objetivos fica mais difícil, já que a frota tem um
grande impacto nos resultados.

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Os 4 erros comuns que você não pode cometer

NÃO TER UMA EQUIPE PREPARADA

Por mais que a automação de processos seja cada vez

mais relevante dentro do controle de frotas, somente
a tecnologia não é o bastante para garantir bons
resultados. Por isso, outro erro comum é não ter uma
equipe verdadeiramente preparada tanto para fazer o
controle quanto para incluir o planejamento empresarial
em todo o processo.

O ideal é garantir uma boa comunicação com todos

os envolvidos na gestão de frotas de modo a alinhar
expectativas e garantir que tudo possa ser executado
da forma mais adequada.

20
Os 4 erros comuns que você não pode cometer

NÃO FAZER ATUALIZAÇÕES PERTINENTES

Por mais que o controle de frotas e o planejamento empresarial tenham sido feitos de maneira muito estruturada, não
é impossível que mudanças aconteçam nem que mexam completamente com o panorama da empresa.

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Os 4 erros comuns que você não pode cometer

Se o negócio não faz as adaptações necessárias, fica para trás. Um exemplo simples é a exigência de uma nova documentação
para o transporte. Se o controle de frotas não englobar essa novidade, vai estar mais suscetível a multas e vai atrapalhar
o planejamento empresarial.

Por isso, acompanhe métricas e indicadores e fique de olho no mercado. Conforme a necessidade, faça mudanças para
deixar os elementos sempre relevantes.

IGNORAR A IMPORTÂNCIA DA MANUTENÇÃO PREVENTIVA

Por mais que a gestão de manutenção seja um dos pilares do controle de frotas, muitos negócios deixam para consertar
apenas aquilo que já está estragado. Ignorando a vida útil dos equipamentos e os sinais que cada veículo dá, muitas
vezes a gestão desconsidera a importância da manutenção preventiva.

Isso só faz com que oportunidades de otimização sejam perdidas, além de tornar o alcance dos objetivos definidos no
planejamento empresarial mais complicado. Por isso, o negócio deve estar completamente ciente de que a manutenção
preventiva não é um gasto do controle de frotas, mas sim um investimento em busca de resultados.

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CONCLUSÃO
Conclusão

Uma gestão de frotas adequada e

de qualidade deve ser planejada
da forma certa. Mais do que isso,
ela também deve ser realizada de
maneira integrada ao planejamento
empresarial do negócio, garantindo
a sinergia de atuação em busca dos
mesmos resultados.
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10 2

9 3 Ao aplicar esta checklist, vai ser

8 4
7
6 5 mais fácil garantir que sua frota seja
utilizada de maneira mais eficiente
e consiga oferecer resultados ainda
melhores para o negócio!

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SOBRE A SOFIT 4TRANSPORT

O Sofit 4Transport é um software para gestão

de frotas que atende a qualquer tipo e tamanho
de frotas. Funcionando como um sistema SaaS
(software como serviço), ele fornece controle para
custos, média de consumo, manutenção, gasto
de combustível, controle de pneus e documentos,
permitindo a você otimizar a gestão da sua frota
e ampliar seus resultados. Quer conhecer mais?
Acesse: www.sofit4.com.br

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