Tutorial SharePoint

Criando registros usando Fluxo de Trabalho

João Batista Pereira da Silva
DPTI/DVDS
Sumário

Introdução ......................................................................................................................................................... 3
O problema ........................................................................................................................................................ 3
Criando as bibliotecas necessárias .................................................................................................................... 4
Lista Personalizada “Biblioteca Equipe” ........................................................................................................ 4
Lista Personalizada “Biblioteca Divisão” ....................................................................................................... 9
Lista Personalizada “Biblioteca Departamento” ........................................................................................... 9
Lista Personalizada “Biblioteca Relatórios Mensais” .................................................................................. 10
Criando os Fluxos ............................................................................................................................................. 10
 Criando registros usando Fluxo de Trabalho
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Introdução
O Workflow (ou Fluxo de Trabalho) é uma ferramenta poderosa que pode automatizar várias tarefas,
permitindo que nossos processos fluam com mais agilidade e precisão.

Neste tutorial vamos entender, através da resolução de um problema, como os Workflows podem substituir
tarefas que até então faríamos manualmente, tomando tempo e expondo o processo ao risco de um erro ou
engano. Vamos estudar particularmente um tipo de Workflow que não é mencionado nos cursos
presenciais – o WorkFlow do SharePoint 2010, que possui uma particularidade interessante que nos
interessará e que pode sim ser utilizado em um site montado com SharePoint 2013, como é o nosso caso.

Ao final desse processo estaremos com um pseudosistema montado e completamente operacional, que
poderá servir de base para muitas outras ideias em muitas áreas da empresa.

Então.... Mãos à obra!

O problema
A Divisão DVXX, que pertence ao Departamento DPXX gera, todos os meses, um relatório de
acompanhamento que é divulgado em uma biblioteca específica no site do departamento. Até aí tudo bem
e não necessitamos de auxílio para isso.

O problema surge quando necessitamos que existam aprovações para esse relatório, ou seja, ele primeiro
necessita ser aprovado pela chefia da DVXX e, depois de aprovado por ela, ser aprovado pela chefia do DPXX
para só então ser divulgado.

É exatamente esse processo que iremos estudar a partir de agora.

De uma forma bem simples, o processo seria:

Portanto, nosso pseudosistema será formado por aplicativos (listas personalizadas) que conterão as
informações para cada grupo desse processo: equipe, divisão e departamento. Isso não quer dizer que essa
é a única solução ou a solução mais eficaz. Quer dizer somente que é uma possível solução. Ela deve servir
de inspiração para outros processos, para a resolução de outros problemas.

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Criando as bibliotecas necessárias
Lista Personalizada “Biblioteca Equipe”
A primeira lista que criaremos é a lista designada para a equipe que cria os relatórios mensais.

Nela vamos abrigar informações sobre a criação do relatório. Basicamente “quem” e “quando”.

Para criar essa lista personalizada, utilizaremos o menu de configurações com

a opção Adicionar um aplicativo.
Com isso, será apresentada uma página com todos os possíveis aplicativos que
poderemos criar em nosso site. No alto da página estará apresentados os
aplicativos que mais são utilizados e é justamente lá que nosso objetivo estará
sendo apresentado.

Escolheremos a opção Lista Personalizada.

Vamos nomeá-la Biblioteca Equipe

Após isso ela estará disponível em Conteúdo do site.

Basta clicarmos sobre os “três pontinhos” e escolher a opção Configurações para acessarmos as
configurações de nossa nova lista.

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As configurações básicas de lista são vistas em nossos treinamentos e estão disponíveis em tutoriais. Vamos
nos focar aqui na criação e/ou configuração das colunas que necessitaremos.

Note que a biblioteca é criada já com algumas colunas que servem para o controle dos registros.

• Título (Texto com uma linha): de preenchimento obrigatório, esse campo não pode ser apagado,
mas pode ser “ocultado”, caso não necessitemos dele.
• Modificado (Data e Hora): Apresenta a data e a hora da última modificação
• Criado (Data e Hora): Apresenta a data e a hora de quando o registro foi criado
• Criado por (Pessoa ou Grupo): Mostra qual o usuário que criou o registro
• Modificado por (Pessoa ou Grupo): Mostra qual o usuário que fez a última alteração no registro

Primeiro vamos desobrigar o preenchimento e ocultar a coluna título, já que não vamos utilizá-la nessa
biblioteca. Comece selecionando a coluna Título e nas propriedades dela, marque não para “Exigir que esta
coluna contenha informações”.

Clique em OK no final da página.

Depois disso, vá em Configurações Avançadas, no alto da página.

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Selecione Sim para permitir o gerenciamento de tipos de conteúdo

Ao final da página, clique no botão OK.

Um novo grupo foi adicionado na página e é denominado Tipos de Conteúdo. Clique sobre a palavra Item
para acessarmos suas configurações.

Na tela que surge, seleciona o grupo Colunas e clique sobre o nome da coluna Título.

Agora basta selecionar Oculta para a informação “Esta coluna é”:

A coluna de título não será mais apresentada no formulário e nem terá seu preenchimento obrigatório.

Agora vamos criar uma coluna para o Ano. Essa coluna vai facilitar quem está criando o registro e possibilitar
que tenhamos agrupamentos por ano na exibição.

Clique em criar coluna, escolha o nome e o tipo como sendo Opção (menu para escolher).

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Role a tela para baixo e coloque como valores os que aparecem na
imagem ao lado.

Estamos inserindo somente os anos de 2020 e 2021, para não deixar

a coluna muito confusa. Se tivéssemos relatórios antigos para serem
publicados, poderíamos inserir anos anteriores, sem nenhum
problema.

Como valor padrão coloque 2020, que é o ano corrente. No ano que
vem você poderá facilmente acessar a configuração dessa lista, e
nessa coluna trocar o valor padrão para 2021. Esse procedimento
será feito uma vez a cada ano.

Note que para essa coluna não foi solicitado que contenha
informações, mas isso se explica pelo fato de que ela possui um
valor padrão que, mesmo que a pessoa não lembre dela, será
preenchido. Como esse valor é o ano corrente e nosso processo é o
de inserção de relatórios do ano corrente, não teremos problemas.

Clique em OK para criar a coluna.

Agora vamos criar uma coluna para o mês, bem semelhante a esta
que criamos para o ano.

Para a coluna do mês, vamos definir o tipo como sendo Opção

(menu para escolher) e vamos colocar como valores possíveis os
números dos meses de 01 a 12 (sempre com dois dígitos).
Como a coluna do mês pode alterar ao logo de um ano, não vamos
trabalhar com um valor padrão, pois isso implicaria em mudanças
mensais e isso não seria produtivo.
Por outro lado, não ter um valor padrão implica que devemos definir
essa coluna como de preenchimento obrigatório, haja vista que a
pessoa que for criar o registro não poderá esquecer de informar o
mês ao qual se refere o relatório.
Feito isso, clique em OK para salvar a coluna.

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Agora vamos criar mais uma coluna, que na verdade vai abrigar a referência do relatório e será formada
automaticamente pelas colunas Ano e Mês.
Vamos nomear essa coluna como Referência e estabelecer que ela é
uma coluna do tipo Calculado (cálculo baseado em outras colunas).
Como tipo de dado retornado, vamos deixar Texto com uma linha.
O que desejamos para essa coluna é que ela verifique o ano e o mês
informados e crie uma referência como 2010/05 (para o relatório de
Maio de 2020).
Essa referência será utilizada nas demais listas e servirá de parâmetro
para a identificação do relatório.
Vamos utilizar uma fórmula denominada concatenar que realizará a
junção das informações desejadas.
Note que ao lado do campo destinado à fórmula temos uma coluna
com os campos disponíveis.
O padrão da fórmula concatenar é:
concatenar (valor1,valor2,valor3,...)
mas também pode ser usada assim:
concatenar (valor1&valor2&valor3,...)
Portanto, nossa fórmula será:
concatenar (Ano&”/”&Mês)
Onde Ano e Mês referem-se às colunas e “/” refere-se a barra que
dividirá as duas informações.
Clique em OK para criar a coluna.

Por fim vamos renomear as colunas Criado para Publicado em e Criado por para Publicado por, a fim de
identificarmos as informações em nossa lista.

O Formulário de inserção de registro ficou bem claro (ele poderá ser customizado se for necessário).

Note que o campo título foi ocultado e o campo Referência não aparece, haja vista ser um campo calculado.
O Campo Ano já vem preenchido e o campo Mês vem em branco, mas seu preenchimento é obrigatório.
Após ajustes na exibição Todos os Itens, um registro inserido aparecerá assim:

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Lista Personalizada “Biblioteca Divisão”
Para essa e para as próximas listas não iremos apresentar o nível de detalhamento mostrado na lista anterior,
apresentando somente as particularidades dessa lista.
É preciso entender que no momento em que criamos um registro em uma lista, a coluna criado é preenchida
com a data e hora da criação do registro e a coluna Criado por com o nome do usuário logado que fez a
inserção. O que acontece é que as colunas Modificado e Modificado por recebem as mesmas informações,
respectivamente. A conclusão que se chega é que a data da criação é a mesma da primeira modificação, pois
o SharePoint entende que a criação é, de certo modo, uma modificação. A mesma tratativa é dada para a
pessoa que realiza a operação de criação do registro.
Como nosso objetivo é que o Fluxo de trabalho crie automaticamente o registro na Biblioteca Divisão quando
ele for criado na Biblioteca Equipe, não poderemos nos valer dessas colunas, mesmo sabendo que elas serão
alteradas quando o chefe da divisão acessar o registro. Vamos contornar esse problema utilizando novas
colunas.
Inicialmente vamos renomear a coluna Título para Referência.
Após isso, vamos criar as colunas Ano e Mês, porém elas serão do tipo Texto com uma linha.
Criaremos uma coluna denominada Aprovado, do tipo Sim/Não (Caixa de seleção) e com o valor padrão
igual a Não. Isso fará com que os registros criados, por padrão, serão registros de relatórios que ainda não
foram aprovados.
Criaremos uma coluna do tipo Texto com uma linha denominada Aprovado por e uma coluna do tipo Data e
Hora denominada Aprovado em.
Com isso nossa lista fica completa e pronta para receber informações do Fluxo de Trabalho.

Lista Personalizada “Biblioteca Departamento”

As mesmas orientações dadas para a Biblioteca Divisão servem para a Biblioteca Departamento, ou seja,
essas bibliotecas são iguais em sua constituição e estrutura. Irão se diferenciar apenas no teor das
informações apresentadas. Enquanto a primeira armazena as ações da Divisão, a segunda armazena ações
do Departamento.

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Lista Personalizada “Biblioteca Relatórios Mensais”

Essa biblioteca armazenará as informações de todo o processo, informando cada etapa dele e terá suas
informações inseridas exclusivamente pelo Fluxo de Trabalho.
Nossa estrutura de colunas é a seguinte:

Vale lembrar que as colunas Modificado, Criado por e Modificado por não nos interessam, haja vista que as
informações pertinentes serão informadas pelos WorkFlows criados para acompanhar o processo.

Criando os Fluxos
A partir de agora nosso trabalho será focado na criação dos Fluxos de Trabalho (WorkFlows) responsáveis
por informar e orientar o processo como um todo.
Cada etapa do processo possuirá um WorkFlow específico, como segue:
Etapa 1 – um dos membros da equipe cria e publica na biblioteca da equipe um relatório mensal.
O WorkFlow executará as seguintes tarefas:
• Criará um registro na Biblioteca Divisão, preenchendo as colunas Referência, Ano e Mês.
• Enviará email ao chefe da divisão, informando do relatório a ser aprovado.
• Criará um registro na Biblioteca Relatórios Mensais, preenchendo as colunas Referência, Criado em
e Elaborado por.
Etapa 2 – o chefe da divisão aprova o Relatório.
O WorkFlow executará as seguintes tarefas:
• Criará um registro na Biblioteca Departamento, preenchendo as colunas Referência, Ano e Mês.
• Enviará email ao chefe do departamento, informando do relatório a ser aprovado.
• Editará o registro na Biblioteca Relatórios Mensais referente ao relatório em questão (a busca é pela
coluna Referência), preenchendo as colunas Aprovado Divisão em e Aprovado Divisão por.
Etapa 3 – o chefe de departamento aprova o Relatório.
O WorkFlow executará as seguintes tarefas:
• Editará o registro na Biblioteca Relatórios Mensais referente ao relatório em questão (a busca é pela
coluna Referência), preenchendo as colunas Aprovado Departamento em e Aprovado
Departamento por.
Isso conclui o processo, deixando o registro na Biblioteca Relatórios Mensais completo, informando que
todas as aprovações necessárias foram executadas.
Vamos iniciar nossa criação pela Etapa 1.

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Para tal, utilizaremos o Share Point Designer.
Importante: Vou utilizar o mesmo email para a Divisão e Departamento, a fim de poder demonstrar o
processo. Em uma aplicação que esteja em produção o email deverá ser o do chefe ou um grupo do
Sharepoint criado para tal, se for conveniente.

Felipe!
Em breve terminarei o conteúdo e enviarei a apostila completa.

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