Documento – é um suporte material de uma ideia, de uma

informação que vai ser conservada ou transmitida servindo para

consulta, estudo ou prova.
Uma empresa tem de ter um funcionamento eficaz dos serviços
administrativos, tem de se apoiar no sistema documental adequado á
sua organização.
Sistema documental – conjunto de documentos que a empresa utiliza
para satisfazer as necessidades dos seus serviços.
Classificação dos docs:
Quanto ao valor, o doc tem:
 Valor fiscal – valor atribuído aos documentos para
comprovação de operações financeiras ou fiscais
 Valor informativo – valor que o doc possui pelas informações
nele contidas.
 Valor legal ou jurídico – valor que o documento possui perante
a lei para comprovar um facto.
 Valor probatório – é o valor que um documento de arquivo
permite fazer de prova.
 Valor secundário - é o valor atribuído ao documento em função
do interesse que possa ter para os utilizadores tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi
originalmente produzido.
Quanto á finalidade:
 Documentos de posição – têm como objectivos conservar ideias
e/ou informações, são documentos de consulta. Funciona
como fonte de informações da empresa.
Ex: contas correntes de clientes, fornecedores de bancos, uma
acta, um plano.
 Documentos de transmissão – têm como objectivo circular
ideias e/ou informações. É o veículo de transporte da ideia ou
da informação.Ex: circular, carta, nota de encomenda.
Como elaborar e utilizar o documento:
Aspectos a ter em conta:
A eficácia – só é eficaz o documento que serve convenientemente o
serviço. Elaborar docs de pouca ou nenhuma utilidade é contribuir
para que a empresa aumente os seus custos. É necessário organizar
os serviços e apoiar o seu funcionamento com docs que sejam úteis.
A finalidade - o conhecimento do destino do doc (pessoas a quem se
dirige) e da função para que é criado é extremamente importante.
O circuito da movimentação – é necessário conhecer o circuito da
movimentação desde a sua origem até ao seu destino. Assim será
mais fácil não esquecer elementos importantes que ele deve conter.
A normalização – a elaboração do doc dentro dos formatos
normalizados é importante, assim evitam-se custos de impressão
mais elevados e também a impressão é mais fácil e mais rápida.
 O arquivo com formatos normalizados é mais fácil
 A cor contribui quando devidamente escolhida para a maior
eficácia do doc.
 Os docs devem ter sempre fundos claros e suaves de modo a
permitirem uma boa leitura do registo das informações e
também possibilitarem o destaque dos elementos a conter.
Tomada de notas – temos que escolher o essencial:
 Palavras e ideias chave:
 Factos, acções, acontecimentos
 Nomes de pessoas, de empresas, de projectos
 Moradas, referenciais numéricos
 Nºs de referência, taxas, datas, prazos
Tirar notas, princípios: escrever com rapidez, usar abreviaturas.
Registo das mensagens:
Para além de se tentar falar pessoalmente com as pessoas indicadas
deve-se fazer um registo escrito da mensagem que se pretende
passar. É a única forma de comprovar o que foi comunicado e
quando é que essa comunicação foi feita. O registo das mensagens
deve ter um conteúdo e um formato ajustado aos objectivos da
comunicação.
Ex: cartas, email, fax
Normas:
 Np4 – para normalização dos formatos de papel da série A
 Np5 – para normalização dos formatos de cartas e ofícios –
formato A4 (1ª página)
 Np6 – cartas e ofícios, formato a4, páginas de continuação.
 Np7 – normalização dos formatos de sobrescritos e bolsas.
 Np9 – para normalização de escrita de números.
 Np13 – destina-se a fixar as condições a que deve obedecer a
impressão do rosto, dos sobrescritos e das bolsas sem janela e
a sua utilização de modo que satisfaçam as exigências de
mecanização das administrações postais.
 Np14 – destina-se a fixar as condições a que devem obedecer
os sobrescritos e as bolsas com janela, nos aspectos
particulares de impressão do rosto, dimensões e localização da
janela.
Formas de comunicação escrita:
 Cartas - são consideradas um meio mais seguro para as
relações estabelecidas pela actividade comercial, visto irem
encerradas em sobrescritos fechados e poderem ser registadas
com ou sem aviso de recepção.
 Assunto – síntese do conteúdo da carta
A seguir – vocativo, 1º parágrafo - introdução, corpo da carta,
parágrafo final, assinatura, anexo, os P.S., iniciais (rodapé)
 Anexo – quando se juntam um ou vários documentos. Aparece
na parte inferior da carta á esquerda depois da assinatura.
 Ofícios – são uma forma de comunicação escrita utilizada pelos
organismos públicos para comunicarem com o exterior.
Apresenta características semelhantes á carta . A única
diferença é que não é utilizado o vocativo.
 Memorandos – servem para comunicação de assuntos de
menor importância, conteúdo muito breve, dispensando
determinados formalismos, sendo expedidos pelo correio, vão
fechados em sobrescritos.
 Memorando para comunicações internas – deve ter um estilo
preciso e conciso. Servem para dar corpo a ordens ou
informação entre sectores ou departamentos no interior da
mesma empresa.
 Circulares – cartas que tratam de assuntos de interesse geral e
destinadas a ser lidas por um nº elevado de pessoas. Destinam-
se a dar conhecimento a todos os trabalhadores da empresa ou
de um determinado departamento de algumas informações ou
decisões tomadas e de interesse generalizado.
 Circulares externas – utilizam-se quando se pretende
comunicar a mudança de ramo de actividade, mudança de
instalações, entrada/saída de novos sócios, abertura de nova
filial, comercialização de um novo produto. São endereçadas a
todos os clientes ou fornecedores ou apenas a uma parte deles
como por exemplo de uma determinada região. Os elementos
são idênticos aos das cartas. Apenas o vocativo sofre
alterações. Ex: Estimados clientes.
 Comunicado interno – utiliza-se em grandes empresas, e que
serve para transmitir informações e em geral provêm de altos
cargos da empresa.
 Actas - exposições objectivas relatando acontecimentos
ocorridos em reuniões e limitam-se somente a expor o que
aconteceu ou o que foi dito, não propondo qualquer tipo de
solução. Deverá constar o registo de quem de quem faz a acta
esteve presente, de quem presidiu. Não deve conter espaços
em branco trancados por um traço, não deve conter
algarismos.
 Relatórios – comunicação escrita destinado a analisar factos,
situações, proceder ao seu relato.
  Declaração – documento utilizado nas empresas e noutros
organismos, destinados a comprovar uma determinada
situação.

Requerimento - É uma forma de comunicação dirigida a um órgão ou

a um titular de um cargo em que o requerente pretende ver satisfeita
a pretensão que apresenta.
- Este documento representa sempre um pedido que se faz a uma
entidade oficial.
a) Inicia-se com a designação da entidade a quem é dirigido.
b) É a parte inicial – elementos que identificam o requerente. O
motivo do requerimento.
c) Finaliza com a expressão “pede deferimento”.
d) Data.
e) Assinatura

convocatória –
a- elementos participantes na reunião
b- data da realização da reunião
c- horas
d- local onde se realizará a reunião
e- assuntos a tratar
f- data da convocatória
g- assinatura de quem convoca