Gestão do Escritório de Processos

Manual de Procedimentos

MINISTÉRIO DA CULTURA
INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E
ARTÍSTICO NACIONAL

MANUAL DE
PROCEDIMENTOS
Macroprocesso 03.04 Promover apoio e fomento
ao PCI

Brasília, 21 de Julho de 2015

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Macroprocesso 03.04 Promover apoio e fomento ao PCI 06/10/2015 1.0
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Presidente
Jurema de Sousa Machado

Diretores
Andrey Rosenthal Schlee
Vanderlei dos Santos Catalão (TT Catalão)
Luiz Philippe Peres Torelly
Marcos José Silva Rêgo
Robson Antonio de Almeida

Assessora Especial da Presidência

Haley Maria de Sousa Almeida

Coordenação Técnica do Escritório de Processos

<<Áreas>>

Elaboração
William de Castro Feitosa
Alexandre Hardman Henriques
Kátia Cristina Mariano da Silva
Bruno Filgueiras Soares
Sérgio Wunderlich

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Manual de Procedimentos

Sumário

1 Apresentação...................................................................................................................... 4
2 Definições ........................................................................................................................... 6
3 Macroprocesso 1º nível: 03.04 Promover apoio e fomento ao PCI ..................................... 8
3.1 Processo: 03.04.01 Realizar ações e planos de salvaguarda de bens culturais
registrados ........................................................................................................................ 9
3.1.1 Objetivo do Processo ........................................................................................... 9
3.1.2 Fluxograma do processo...................................................................................... 9
3.1.3 Descrição das Atividades do Processo .............................................................. 10
3.1.4 Indicadores ........................................................................................................ 13
3.1.5 Legislação Pertinente ........................................................................................ 14
3.1.6 Competências Requeridas para o Processo ...................................................... 14
4 Referências Bibliográficas................................................................................................. 15

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1 Apresentação
_________________________________________________________________________________

O momento atual de alta competitividade e complexidade têm criado um hiato entre as organizações
da velha e nova economia. As rápidas mudanças caracterizam-se por um cenário de não-linearidade
e imprevisibilidade sobretudo nas administrações públicas.

Transformações tecnológicas, estruturais, econômicas e sociais exercem grandes impactos na vida

das pessoas, sendo que estes impactos consequentemente refletem nas gestões dos órgãos
públicos.

Uma das variáveis é que o tempo tem sido simultaneamente, o vilão e o propulsor de uma série de
fatos responsáveis pela ascensão e declínio de inúmeras organizações de trabalho. Tais
determinantes desse novo sistema de criação de riquezas são dotadas de uma cadência e
dinamicidade na qual a sociedade e o ser humano ainda não se acostumaram e procuram se adaptar.

Tais impactos sugerem a necessidade de novas concepções e abordagens sobre a gestão das
organizações, de um modelo de gestão eficiente para toda a administração pública.

Assim sendo, o IPHAN está implantando, dentre outras iniciativas, a Gestão por Processos visando à
busca da melhoria de seus níveis de eficiência, atendendo ao estabelecido em seu Mapa
Estratégico-2013-2015 especificamente ao que dita o Objetivo 10 – IMPLANTAR GESTÃO
ESTRATÉGICA POR RESULTADOS.

O escopo da Gestão por Processos está em reinventar os processos organizacionais a fim de criar
mais valor para o cidadão/cliente. Em outras palavras, uma organização voltada para processos
busca ampliar o horizonte de visão dos atores sociais que a compõem proporcionando-lhes enxergar
por meio de um novo viés, com foco abrangente, não apenas parte do processo, e sim, o todo. “A
importância dos processos de trabalho aumenta na medida em que as empresas ficam com o
conteúdo cada vez mais intelectual afastando-se do modelo fabril (GONÇALVES, 1992)”.

Tendo como objetivo realizar a difusão e operacionalização dos processos que estão sendo
redesenhados e poder compartilhar com todos os gestores e servidores do IPHAN a oportunidade de
contribuir com melhorias específicas está sendo concebido o presente Manual de Procedimentos.

Em uma linguagem simples e objetiva, o manual de procedimentos visa orientar os gestores e

operacionalizadores na implementação dos processos de forma eficaz e efetiva, com vistas a melhor
atender o cidadão/cliente do Instituto.

Este manual parte da explicitação de um macroprocesso organizacional específico, seus

desdobramentos (processos), objetivos, fluxogramas, atividades, indicadores, legislação e
competências requeridas. Estes itens devem ser observados e/ou desenvolvidos pelos servidores do
IPHAN em todas as etapas de execução do processo.

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É importante ressaltar que o servidor deve ter como referência este manual, porém é preciso se
manter continuadamente atento as evoluções e alterações que ocorrem no contexto da organização e
que requeiram uma atualização imediata e/ou alteração nos processos desenhados.

Uma organização comprometida com resultados e com o atendimento aos requisitos de satisfação da
sociedade tem que necessariamente adotar uma postura proativa.

Para tanto se na utilização deste manual surgirem propostas de melhorias a serem observadas,
gentileza encaminhá-las para o e-mail escritoriodeprocessos@iphan.gov.br, que em parceria com a
unidade organizacional correlata, analisará a questão e se adequada providenciará a inserção da
melhoria no processo específico, a alteração do manual e nova publicação.

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2 Definições
_________________________________________________________________________________

Este manual se caracteriza como instrumento norteador da operacionalização dos processos e

observa um conjunto de conceitos balizadores das ações de órgãos públicos, a saber:

Programa GesPública - Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização - GesPública

tem como principais características ser essencialmente público, ser contemporâneo, estar voltado
para a disponibilização de resultados a sociedade e ser federativo.

Visa à promoção da gestão pública de excelência e contribui para a qualidade dos serviços públicos
prestados ao cidadão e para o aumento da competitividade do país.

A metodologia de Gestão por Processos (BPM) ora customizada para o IPHAN é aderente aos
requisitos estabelecidos neste programa.

Gestão de Processos de Negócios (BPM) - “BPM é uma abordagem metodológica para identificar,
desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos automatizados ou não, para
alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos. Permite a melhoria tanto
das atividades de uma determinada área, entre áreas ou entre organizações.” (BPM CBOK).

Gestão de Processos - Diz respeito a uma abordagem sistemática para mapeamento, análise,
redesenho, melhoria e gestão de um processo específico.

Gestão por Processos - É um conceito mais amplo, uma metodologia que pressupõe estruturar,
organizar, mensurar e gerenciar uma organização a partir de seus processos de negócio.

Gestor do Processo - O Gestor de Processo (também chamado de Process Owner) é o responsável

por promover a melhoria constante do processo. Para isso, além de planejar, executar de acordo com
o planejado e controlar (padrões) o desempenho dos indicadores deverá ter um olhar crítico para o
processo, sempre com o propósito de identificar melhorias e inovação do processo.

Escritório de Processos - Desenvolve e compartilha um conjunto de atividades, métodos, padrões e

tecnologias usados para planejar, documentar, disponibilizar e compartilhar os modelos dos
processos do negócio, permitindo o gerenciamento destes modelos como patrimônio da organização.

Cadeia de Valor Agregado – VAC - Uma organização é composta por processos que de forma
agregada formam os macroprocessos e precisam ser conhecidos, principalmente os que se
relacionam agregam valor diretamente ao cidadão/cliente. Os processos identificados irão compor a
cadeia de valor da organização, que representa graficamente o encadeamento lógico e como se
correlacionam dentro do contexto organizacional.

Macroprocesso 1º Nível – refere-se ao conjunto de processos (Cadeia de Valor Agregado) que

compõe o macroprocesso a ser explicitado.

Macroprocesso 2º Nível – refere-se a um desdobramento de um processo específico.

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Processo É um conjunto de atividades estruturadas com início e fim que gera valor para um
cidadão/cliente.

Objetivo do Processo - especifica a finalidade do processo cujos procedimentos estão detalhados

no manual.

Fluxo do Processo - apresenta graficamente o encadeamento lógico de todas as atividades

desenvolvidas na operacionalização do processo.

Descrição da atividade – descreve como a atividade deve ser executada.

Indicadores do Processo – representação objetiva de características do processo que devem ser

acompanhadas ao longo do tempo para avaliar e melhorar o seu desempenho.

Legislação pertinente - identifica a legislação e as normas que suportam o processo e regulam os

procedimentos.

Competências requeridas para o Processo – indica as competências requeridas dos servidoresque

estarão envolvidos com o processo. As competências devem, preferencialmente, ser descritas em
termos de conhecimentos básicos, conhecimentos específicos, habilidades e atitudes requeridas. As
competências indicadas devem ser explicadas com o máximo de detalhe possível.

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3 Macroprocesso 1º nível: 03.04 Promover apoio e fomento ao PCI

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Obs. Os fluxos validados estão disponíveis no endereço: http://10.26.0.71:8080/businesspublisher

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3.1 Processo: 03.04.01 Realizar ações e planos de salvaguarda de bens culturais registrados
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.1.1 Objetivo do Processo

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Apoiar a continuidade do bem cultural de natureza imaterial de modo sustentável. É atuar no sentido da melhoria das condições sociais e materiais de transmissão e reprodução que possibilitam sua existência.

3.1.2 Fluxograma do processo

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Obs. Os fluxos validados estão disponíveis no endereço: http://10.26.0.71:8080/businesspublisher

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3.1.3 Descrição das Atividades do Processo

_________________________________________________________________________________

Nº Atividade Descrição da Atividade

Tomar Conhecimento do
Participar da Reunião do Conselho Consultivo em que há a
Resultado das Reuniões
01 avaliação de processo de Registro ou tomar conhecimento de seu
do Conselho Consultivo
resultado.
do IPHAN
Enviar memorando à CGIR solicitando cópia do Dossiê do bem
Solicitar à CGIR Cópia
02 Registrado para tomar conhecimento das características e contexto
do Dossiê de Registro
do bem cultural.
Analisar o Dossiê de Registro visando conhecer o contexto geral no
qual o bem está inserido, os segmentos sociais envolvidos e as
Analisar Dossiê de recomendações de salvaguarda. O resultado dessa análise servirá
03
Registro como subsídio para as Reuniões de Alinhamento com as unidades
descentralizadas e, eventualmente, em conjunto com as unidades e
detentores do bem cultural.
Realizar reunião presencial ou por videoconferência, até dois meses
Realizar Reunião de
após o Registro do bem, para consensuar medidas de atuação da
04 Alinhamento com as
SE na implementação da Salvaguarda, com a participação da
Superintendências
COASU.
Realizar Parcerias
Interinstitucionais para o Buscar articulação com políticas públicas correlatas aos bens
05
Desenvolvimento das culturais.
Salvaguardas
Prestar assessoria técnica às SE's ao longo de todo o processo de
implementação, consolidação e estabilização da salvaguarda do
bem Registrado para o encaminhamento de atividades e tomada de
Prestar Assessoria decisão; Apoiar e orientar a elaboração de planos de ação;
06
Técnica Disponibilizar documentação relacionada a procedimentos técnicos
para execução de ações; Auxiliar no levantamento de dados e
informações necessários à resolução de questões específicas
afetas à Salvaguarda dos bens culturais Registrados.
Atualizar Instrumentos Revisar periodicamente a metodologia e os formulários, dentre
07 de Coleta de Dados do outros possíveis instrumentos utilizados no monitoramento dos bens
Monitoramento Registrados.
Realizar articulação entre comunidades e grupos de detentores
buscando o fortalecimento da autonomia dos detentores para a
gestão do patrimônio, no sentido de empoderá-los para a ampliação
na participação no campo das políticas públicas. Atividades
possíveis: Reuniões de pequeno, médio e grande escopo com
detentores; criação e manutenção de redes presenciais e virtuais;
apoio à participação de detentores em reuniões e seminários
viabilização de orientações sobre questões jurídicas ou afins para
Realizar Articulação com esclarecimentos sobre formação de associações, cooperativas ou
08
os Atores outros. Realizar articulação institucional para viabilizar a integração
da salvaguarda com diferentes programas de políticas públicas e/ou
o desenvolvimento de projetos integrados nas diferentes instâncias
públicas (federais, estaduais e municipais). Realizar a mediação
com outras esferas, públicas ou privadas, para a valorização do
bem Registrado e de seus detentores. Atividades possíveis:
realização de reuniões; tratativas; projetos integrados em
andamento; acordos; parcerias; dentre outras comunicações
oficiais.

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Promover evento para a entrega de título do Bem Registrado –

viabiliza parcerias para a realização do evento, realiza a mobilização
social, articulações políticas e procedimentos de logística
necessários para a solenidade de entrega do título de Patrimônio
Cultural do Brasil de acordo com o contexto de cada bem cultural e
em entendimento com os detentores. Disponibilizar conteúdos a
Realizar Ações de
respeito do bem Registrado e do universo cultural relacionado, em
09 Difusão do Bem
diferentes suportes e mídias, para os vários segmentos da
Registrado
sociedade abrangente, em atendimento ao Inciso II do artigo 6º do
Decreto 3551/2000 (ampla divulgação do bem Registrado).
Atividades possíveis: produção de material promocional e
bibliográfico (folders, revistas, livros, sites, cartazes, CDs, DVDs);
realização de exposições; dossiê do Registro publicado, plano de
mídia; plano de distribuição; divulgação de acervos.
Realizar o planejamento das ações de Salvaguarda para os bens
Planejar Ações de
10 Registrados conforme orientações presentes no Termo para
Salvaguarda
Salvaguarda de Bens Registrados (Anexo II).
Assessorar o estabelecimento do coletivo deliberativo para gestão
da salvaguarda conforme orientações presentes no Termo de
Referência para Salvaguarda de Bens Registrados. A atividade
consiste em promover e apoiar a criação e manutenção de coletivos
Assessorar o
deliberativos nos casos em que forem necessários, fortalecimento
Estabelecimento do
de coletivos pré-existentes, disponibilização de pessoal técnico e de
11 Coletivo Deliberativo
documentos para orientação de detentores; apoio, custeio e
para Gestão de
organização de reuniões, seminários; sensibilização e mobilização
Salvaguarda
de instituições que desenvolvam políticas afins para que integrem o
coletivo deliberativo e participem do planejamento e
acompanhamento da salvaguarda; elaboração de planejamento de
ações no formato de Plano de Salvaguarda.
Apoiar a Instauração e
Apoiar a instauração e/ou a formalização de coletivos deliberativos
Formalização do
de acordo com a opção dos detentores: grupos de Trabalho, Fórum,
12 Coletivo Deliberativo
Conselho, Comitê ou outro tipo de organização que mantenha a
para Gestão da
ampla representatividade necessária para atuação na salvaguarda.
Salvaguarda
Prestar assessoria técnica ao coletivo deliberativo ao longo de todo
Prestar Assessoria
processo de implementação, consolidação e estabilização da
13 Técnica ao Coletivo
salvaguarda do bem Registrado no que diz respeito ao
Deliberativo
encaminhamento e na execução de ações de salvaguarda.
Realizar ações de acordo com a fase do processo de salvaguarda
no qual o bem cultural Registrado se encontra e com o
Executar Diretrizes de planejamento da SE estabelecido em comum acordo com os
18
Salvaguarda detentores. As fases poderão ser Implementação, Consolidação, ou
Estabilizado, ou ainda, o bem Registrado poderá estar em fase de
Revalidação.
Planejar as ações orçamentárias que serão realizadas de acordo
com as orientações para a execução, os eixos e a tipologia de
ações presentes no Termo de Referência para a Salvaguarda de
Realizar o Planejamento
19 Bens Registrados. As ações deverão ser discutidas e elaboradas no
Técnico e Orçamentário
âmbito do coletivo deliberativo, caso este já tenha sido instituído,
e/ou conforme planejamento consensuado com os detentores
identificados durante o processo de Registro.
20 Elaborar Plano de Ação Elaborar plano de ação para o ano orçamentário vigente.
Instruir Processo para
21 Realizar procedimentos necessários para a contração de serviços
Contratação de
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Serviços para a execução de ações de salvaguarda.

Instruir Processo para
Realizar procedimentos necessários para a celebração de convênio
22 Celebração de
visando à execução de ações de salvaguarda.
Convênios
Planejar as ações não orçamentárias que serão realizadas de
Realizar Planejamento
acordo com as orientações para a execução, os eixos e a tipologia
23 Técnico não
de ações presentes no Termo de Referência para a Salvaguarda de
Orçamentário
Bens Registrados.
Estando o título revalidado, a salvaguarda continua da fase na qual
estava quando foi suspensa implementação ou consolidação.
Realizar reunião presencial, até dois meses após a Revalidação do
Realizar Reunião de bem, para consensuar medidas de atuação da SE na
24 Alinhamento pós implementação ou consolidação da Salvaguarda, com a
Revalidação participação da COASU. Depois de realizada a reunião de
alinhamento Pós-revalidação, retornar para Executar Diretrizes de
Salvaguarda (caixa 18) e seguir no fluxo Salvaguarda em
implementação ou consolidação.
Executar as ações orçamentárias/não orçamentárias planejadas e
Executar Ações e/ ou
25 acompanhar a execução dos contratos e/ou convênios
Planos de Salvaguarda
estabelecidos.
Realizar o monitoramento das ações de Salvaguarda executadas
Monitorar as Ações de
26 pelo IPHAN conforme orientações constantes no Anexo IV do
Salvaguarda
Termo de Referência para a Salvaguarda de Bens Registrados.
Apresentar Anualmente Preencher, até um mês após o término do ano orçamentário, os
27 os Resultados para formulários disponibilizados pela CGSG, com os dados coletados no
CGSG monitoramento.
Sistematizar, anualmente, os dados dos monitoramentos realizados
Sistematizar Dados dos
28 pelas SE's e apresentados por meio dos formulários disponibilizados
Monitoramentos
pela CGSG.
Gerar Indicadores de Criar e alimentar indicadores com base nos dados dos
29 Eficiência da Política de monitoramentos realizados e nas metas de eficiência que se
Salvaguarda pretende alcançar.
Produzir Relatórios
Apresentar, anualmente, relatórios periódicos contendo os dados
Periódicos de
30 sistematizados dos monitoramentos produzidos pelas SE’s por bem
Sistematização dos
Registrado.
Monitoramentos
Produzir documento(s) técnico(s) bianuais de avaliação
Produzir Documento(s)
consolidando dados sobre a execução da política de salvaguarda.
31 Técnico (s) Periódico(s)
Difundir resultados das avaliações. Enviar resultados para SE's,
de Avaliação
coletivos deliberativos, Departamentos e Presidência do IPHAN.
Difundir Documento(s) Difundir resultados das avaliações produzidas pela CGSG. Enviar
32 Técnico(s) de Avaliação resultados para SE's, coletivos deliberativos, Departamentos e
da Salvaguarda Presidência do IPHAN.

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3.1.4 Indicadores
_________________________________________________________________________________

Nome: Percentual de execução de ações de salvaguarda

DESCRIÇÃO DE USO (O que o indicador mede, reflete ou avalia)

Medir o percentual de execução de ações de salvaguarda executadas frente ao plano de ação

elaborado.

MÉTODO DE CÁLCULO (Fórmula utilizada para calcular o MÉTODO DE CÁLCULO

indicador, com definição precisa dos elementos que o (Abreviatura da fórmula)
compõem, numerador e denominador)

Percentual de execução de ações de salvaguarda = (Número de PEAS = NASE/TAP) * 100

ações de salvaguarda executadas / total de ações previstas) * 100

FONTES DE DADOS (Sistemas de informação, bancos de dados UNIDADE (Unidade de

e demais meios de verificação utilizados para a coleta dos medida do indicador)
dados necessários para o cálculo do indicador)

Instrução dos processos, conhecimento levantado, documentação Percentual

gerada.

OBJETIVO ESTRATÉGICO (Objetivo Estratégico associado ao indicador)

6 - Fortalecer a gestão da preservação do patrimônio cultural

META (Meta de desempenho atribuída ao indicador para sustentar a iniciativa e alcançar o

objetivo e linha de base atual)

Aumentar em XX% o pedecentual de execução de ações de salvaguarda. (*) O quantitativo da

meta deverá ser estabelecido pelo gestor de processo quando da efetiva implantação do processo.

GESTOR DO PROCESSO (Responsável pelo PERIODICIDADE DE PRAZO DE

processo) COLETA (periodicidade de DURAÇÃO
coleta dos dados do
indicador)

A definir Anual Indeterminado

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3.1.5 Legislação Pertinente

_________________________________________________________________________________

Decreto nº. 3.551, de 04/08/2000

3.1.6 Competências Requeridas para o Processo

_________________________________________________________________________________

Projeto em desenvolvimento.

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