INSTRUMENTAL ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE

ASSISTÊNCIA SOCIAL

Competências

Nº Organização de Evento Gestão Gestão de Comissão

SEASO Eventos Organizadora

Constituir Comissão X
Organizadora1

Definir data e horário do

Evento – mediante
disponibilidade de Agenda X

Definir Local do Evento –

verificando disponibilidade
de uso do local sugerido X

Elaborar ofício solicitando

a cedência do local a ser
realizado o Evento X

Encaminhar ofício
solicitando a cedência do
Local a ser realizado o X
Evento

Definir Mesa de Honra X

Elaborar ofício convidando

as Autoridades para
Compor Mesa de Honra X

Encaminhar ofício
convidando as
Autoridades para Compor X
Mesa de Honra

Ligar para confirmar

presença das Autoridades
da Mesa de Honra X

1A Comissão Organizadora será composta por Servidores Municipais da Secretaria Municipal

de Assistência Social.
Elaborar ofício convidando
Instituições diversas para
participar do Evento X

Encaminhar ofícios
convidando Instituições
diversas para participar do X
Evento

Planejamento de X
mobilização para
divulgação do Evento,
com a indicação dos
Serviços envolvidos

Mobilização de divulgação X
do Evento
Juntamente
com os
Serviços
envolvidos e
indicados pela
Comissão
Organizadora

Encaminhar Material de
divulgação do Evento
X

Definir Palestrante X

Contatos com Palestrante

para pactuar data, horário X

e pagamento de
honorários, conforme
padronização estabelecida
pela Secretaria Municipal
de Assistência Social –
SEASO

Elaborar ofício convite X

para Palestrante
 Encaminhar ofício para X
Palestrante

Providenciar presente
para Palestrante – caso
não houver pagamento X

Providenciar presente
para homenageados, caso X
houver necessidade

Elaborar Certificados X

Com a
aprovação da
Comissão
Organizadora

Definir quantidade de X
Certificados

Contato com Gráfica X

Definir quem assinará os X

Certificados

Oficiar a Secretaria
Municipal de
Administração – SEADM
solicitando, se necessário, X
o uso da assinatura digital
do Prefeito Municipal nos
Certificados

Solicitar abertura de X
inscrição do Evento no
site do município

Controle do e-mail das X

inscrições realizadas

Informar Secretaria X
Municipal de
Comunicação – SECOM

Solicitar Coffee Break X

 Planejar o X
Credenciamento

Organizar o X
Credenciamento
Com a
participação
dos Serviços
envolvidos

Organizar Pastas a serem X

entregues aos
participantes do Evento Juntamente
com os
Serviços
envolvidos e
indicados pela
Comissão
Organizadora

Recepcionar autoridades X

Solicitar aos Serviços para

exposição de trabalhos no
Evento X

Articular Apresentação X
Cultural

Organizar Mesa de Honra/ X

água/ flores e itens que se
fizerem necessários

Construir Cerimonial X

Ler Cerimonial X

Fotos do Evento X

Publicar evento nas X

Redes Sociais

Organizar Material do X
Evento finalizado
 Arquivar Material do X
Evento finalizado

Elaborar Declaração de X
Organização de Eventos
Mediante
planejamento
da Comissão
Organizadora

Encaminhar Declaração X
de Organização de
Eventos