 BUROCRATIZAÇÃO E DESBUROCRATIZAÇÃO

É importante reconhecer que o modelo de burocracia criado por Weber, surgiu

como reação à imposição pessoal, nepotismo, às instabilidades dos
acontecimentos e ao julgamento de forma subjetiva.
Modelo de Max Weber
Sistemas

Formal: “normas e regulamentos explícitos, chamados leis, determinam

direitos e deveres.”
Impessoal: “não há empregados, nem vassalos, há sim, cargos que
determinam direitos e deveres.”
Profissional: “o cargo deve ser proporcional a uma carreira profissional;
o ocupante é um funcionário.”

Todavia, na prática, as diversas disfunções do modelo de Weber, geraram um

termo chamado “burocratização”, que foi adotado como uma forma negativa da
burocracia, significando emperramento, demora nas decisões, excesso de
papéis, ineficácia, é a ênfase somente na forma e nas regras que entra em
conflito com os objetivos e dos resultados eficazes. Dessa forma os defeitos do
modelo burocrático estavam em chefes sem competência e subordinados
incapacitados, nas regras absurdas, confusão e conflitos entre funções.
Em consequência disso tudo, os estudiosos de organizações passaram a
procurar uma forma que pudesse minimizar os problemas da burocratização.
Entretanto, a desburocratização não se referia somente aos meios indicados
para a correção e efetividade do sistema organizacional, mas também a
internalização de novos processos afim de, melhorar as exigências de uma
sociedade em constante mudança.
A desburocratização como forma de quebrar paradigmas. - o novo modelo de
organização criou uma série de benefícios, por desenvolver e considerar um
modelo de transição entre a organização burocrática do passado e a
organização do futuro, criando e desenvolvendo técnicas de desenvolvimento
organizacional e gerencial, adoção de estruturas temporárias, enriquecimento
de cargos, a famosa descentralização e sistemas de motivação para o homem,
entre outras coisas. 

QUADRO DISTRIBUTIVO DO TRABALHO

QDT é um instrumento utilizado com o objetivo de se analisar as diversas atividades

atribuídas a cada uma das unidades orgânicas existentes numa dada empresa, por
meio do diagnóstico das tarefas executadas por seus empregados, visando aferir a
carga de trabalho. Ou seja, é a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro
de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos
funcionários na atividade total e individualmente.

Objetivos da montagem de um QDT

• Identificar as atividades que consomem o tempo de cada um dos funcionários.

• Identificar as atividades que consomem o maior tempo de cada um dos funcionários.

• Definir quem faz o quê.

• Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica

no trabalho. •

Definir a atividade mais importante.

Identificar superposições de tarefas

• Detectar sobrecarga ou ociosidade

O instrumento deve ser confeccionado, obedecendo-se alguns passos muito claros:

1. Definir tarefas individuais Relacionar, por funcionário, o que faz, com que freqüência
e quanto tempo gasta no trabalho. Assume-se que o formulário seja preenchido em
entrevista com o funcionário.

2. Consolidação das atividades Definir as atividades, o tempo gasto com cada uma, o
desdobramento em tarefas, a participação de cada funcionário e o tempo gasto na
elaboração de cada atividade. Uma vez consolidadas as informações, elabora-se o
quadro de consolidação de atividades analisadas.

3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT) É a consolidação de todas

as informações e deve ser feita na seguinte ordem:

• Listar todas as atividades desenvolvidas pela área em estudo por ordem decrescente
de importância.
Alocar para cada atividade o total semanal (ou na freqüência que tenha sido
estabelecida) de horas gastas.

• Especificar uma a uma todas as tarefas que compõem a atividade em estudo,

separadas por funcionário envolvido.

• Fornecer o total de horas semanais que cada um consome naquela tarefa específica.
• Somar as horas semanais de cada funcionário.

A partir do momento em que o QDT está pronto, procede-se à análise de suas

informações.

4. Análise do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT) O trabalho de análise que

pode ser feito sobre as informações constantes neste tipo de ferramenta é o mais
variado possível, pois o instrumento fornece uma gama tão diversificada de fatores
que efetivamente é um grande auxiliar na análise do trabalho desenvolvido por uma
área. Este instrumento deve ser discutido, em detalhes e exaustivamente, com a área
envolvida e devem ser consideradas e incluídas as opiniões dos participantes do
trabalho pois, esses serão os mais afetados por qualquer modificação pretendida.
Podemos analisar o quadro com relação às seguintes variáveis:

Tempo: é a quantidade de tempo que cada uma das tarefas consome em sua
execução.

• Identificar as tarefas que consomem mais tempo.

• Verificar a importância da tarefa que consome mais tempo.

• Estabelecer a priorização das tarefas executadas.

• Verificar se tarefas secundárias consomem mais tempo que as prioritárias.

• Observar se tarefas de pouco importância relativa e de pouco consumo de tempo,

quando isoladas, são muito repetidas e acabam consumindo uma grande quantidade
de tempo (ex. atender ao telefone).

A maior preocupação, sem dúvida, é verificar se as atividades de maior importância

são as que efetivamente consomem o maior tempo da área em análise.

Volume: é a quantidade efetiva de trabalho, a distribuição e coerência na continuidade

por funcionário envolvido.

• Verificar se existe uma tarefa que seja dividida em passos menores e cada um
executado por uma pessoa.

• Definir a freqüência de trabalho acumulado ou atrasado

• Verificar se a carga de trabalho é equitativamente distribuída entre todos os
funcionários. Observe-se que, quando uma tarefa é dividida entre vários funcionários,
deve existir sincronismo na execução, sob pena de prejuízo na execução final.

Capacitação: é a adequação de mão-de-obra empregado com o tipo de trabalho

executado.

• Verificar o aproveitamento das aptidões dos funcionários no desempenho das

tarefas.

• Verificar se a complexidade da tarefa executada está de acordo com o cargo, a

experiência e a titulação de quem o executa.

• Detectar se existe a necessidade de treinamento.

• Verificar se existe a ociosidade de uns quando existe sobrecarga de outros. A

preocupação maior, neste caso, está centrada na relação existente entre o cargo
ocupado, as tarefas desempenhadas, o treinamento que tenha sido oferecido e o
salário recebido.

Custo: o desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja

de elaboração, de produção ou de manutenção. Ele inclui material empregado,
instalações do prédio, água, luz, telefone, limpeza, equipamentos, salários.

• Comparar a quantidade de horas disponíveis e as que foram efetivamente

consumidas.

• Verificar a quantidade e evolução das horas-extras.

• Comparar o custo da área frente ao retorno da própria área em relação à empresa

como um todo.

Racionalização: é a questão maior que reside no instrumento, como fazer melhor e

com menos custo a mesma tarefa. Podem ser observados os seguintes aspectos:

• Verificar os tipos de equipamentos que são utilizados na área.

Identificar paradas por quebras ou constantes processos de manutenção corretiva que

retardam o trabalho.

• Identificar tarefas que são feitas manualmente e que poderiam ser agilizadas pelo
uso de equipamentos.

• Verificar se a distribuição física da área (layout) é adequada e confortável para o

trabalho.

• Verificar se os formulários empregados são os mais adequados.

5. Proposta de novo quadro distributivo de trabalho Uma vez efetuadas todas as
análises, deve ser elaborado um novo quadro com as alterações propostas e que
apresente a melhor forma possível (ou as várias alternativas) para solução do
problema. Essa proposta, antes de ser aprovada, deve ser exaustivamente discutida
entre todos os analistas e junto com os envolvidos na área-alvo do estudo.

A aplicação do QTD pode parecer demorada, porém a quantidade de informações

obtidas e o detalhe em que são oferecidas mais do que compensam o tempo investido.
Vantagens:

• visão panorâmica das atividades executadas por uma área e de quem as executa.

• facilita análise comparativa da participação de cada integrante no todo.

• aponta imediatamente desequilíbrios na distribuição das tarefas.

• fácil aplicação, entendimento e uso.