~

MAKRON Capítulo
Books
5

Centro e

• Conceito de Controle
• Objetivos do Controle
• Importância do Controle
• Processo de Controle
• Técnicas de Controle
• Princípios de Controle
• Áreas de Controle
• Questões para Revisão
• Exercícios
Em todas as circunstâncias de nossas vidas estamos sujeitos a alguma forma de controle.
A palavra controle é utilizada com vários e diferentes significados, a saber:
a. O controle como imposição restritiva para coibir certos comportamentos
indesejáveis. É o chamado controle social, que impõe regras de compor-
tamento sobre como se vestir, como cumprimentar as pessoas, como dirigir
automóveis etc.
b. O controle como um sistema automático de regulação para manter um nível
constante de funcionamento. É o caso dos sistemas de ar-condicionado, o
sistema de arrefecimento da temperatura do motor dos carros, os reguladores
de voltagem etc.
c. O controle como um meio de fiscalização e vigilância. É o caso das portarias de
prédios ou de empresas, do policiamento de trânsito, da segurança industrial etc.
d. O controle como uma das funções administrativas e que faz parte integrante
do processo administrativo. É com este significado que trataremos o controle no
presente capítulo.

53
i'

54 Iniciaçãoà Administração Geral Cap.5

CONCEITO DE CONTROLE
Controle é a função administrativa que consiste em medir e avaliar o desempenho dos
subordinados para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos. A tarefa do
controle é verificar se tudo está sendo realizado em conformidade com o que foi
planejado e organizado, de acordo com as ordens dadas, para identificar os possíveis
erros ou desvios, a fim de corrigi-Ias e evitar a sua repetição.
O controle é a quarta das funções administrativas, vindo depois do planejamento, da
organização e da direção. Geralmente é colocado como a função administrativa que se
desenvolve após a execução dos trabalhos. Na realidade, o controle acompanha todas as
etapas do processo administrativo, desde o planejamento, a organização e a direção. Simulta-
neamente, o administrador planeja, organiza ou dirige, mas sempre utilizando o con-
trole. Com o controle, o administrador completa o ciclo do seu trabalho.

Planejamento ---+ Organização f---+ Direção Controle

Figura 5.1 O controle como a quarta etapa do processo administrativo.

OBJETIVOS DO CONTROLE
O controle tem dois objetivos principais:
a. Correção das Falhas ou Erros
O controle serve para detectar falhas ou erros, seja no planejamento, na organi-
zação ou na direção e para apontar as medidas corretivas.
b. Prevenção de Novas Falhas ou Erros
Ao corrigir falhas ou erros, o controle indica os meios de evitá-Ias no futuro.
Assim, funciona com o objetivo de melhorar gradativamente o processo admi-
nistrativo.

IMPORTÂNCIA DO CONTROLE
O controle é importante à medida que assegura que aquilo que foi planejado, organizado
e dirigido cumpriu os objetivos pretendidos. E um certificado de que as coisas foram
realmente executadas de acordo com o planejamento, com a organização e com a direção.
Na realidade, o controle assegura que o processo administrativo de planejar, organizar e
dirigir sep bem-sucedido. Se nao, qUalSas falhas ou erros encontrados e quais as medidas
corretivas para que as falhas ou erros sejam corrigidos e não ocorram mais.

--------------------------------------.-- -- --
 Capo5 Controle 55

PROCESSO DE CONTROLE
o controle é um processo cíclico e repetitivo composto de quatro etapas, a saber:
a. Estabelecimento de Padrões
A primeira etapa do controle é a fixação dos padrões a serem atendidos. Um
padrão é um resultado desejado, uma norma para estabelecer o que deverá ser
feito, uma bitola previamente fixada e que servirá de marco para comparar o
desempenho futuro.
Há vários tipos de padrões, como por exemplo:
• Padrões de quantidade: como quantidade de produção, estoque de
matéria-prima, volume de vendas etc.
•• Padrões de qualidade: como no controle de qualidade dos produtos fabri-
cados, na especificação de medidas etc.
• Padrões de tempo: como os padrões de tempo das tarefas ou operações de
operários, duração do cielo de produção ete.
• Padrões de custo: como o custo padrão para comparação dos custos de
produção, custo de matéria-prima, custo de mão-de-obra etc.

Padrões de II Padrões de Padrões de Padrões de

Quantidade Qualidade Tempo Custo

,I
II .
• Quantidade de • Controle de • Tempo padrão • Custo padrão i
produção qualidade dos de produção de produção ,

produtos

li I

• Estoque de 11 • Duração do • Custo das

matérias-primas • Controle de ciclo de produção matérias-primas
qualidade das
matérias-primas .

• Volume de
IJ II • Tempo de • Custo da
vendas atendimento mão-de-obra
• Especificações do cliente
de medidas

"
- - -
Figura 5.2 Estabelecimento de Padrões de Controle.
- •••••

56 Iniciação à Administração Geral Capo5

Embora constitua a primeira etapa do controle, o estabelecimento de padrões é

geralmente feito no planejamento, isto é, no início do processo administrativo, já
como uma maneira de estabelecer os critérios que servirão de base para avaliar
os futuros resultados do trabalho a ser realizado.
b. Avaliação do Desempenho
É a segunda etapa do controle e consiste em avaliar ou mensurar o que está
sendo feito ou o que já foi feito.
c. Comparação do Desempenho com o Padrão Estabelecido
É a terceira etapa do controle. Consiste em comparar o que está sendo feito ou
o que já foi feito com o padrão estabelecido a fim de verificar se há alguma
diferença, variação, erro ou falha. Quase sempre o padrão estabelecido admite
alguma tolerância quanto à variação. Quando o desempenho está dentro dos
limites dessa tolerância, considera-se o desempenho como dentro do padrão
estabelecido.
d. Ação Corretiva
É a última etapa do controle. Consiste na correção da variação, do erro ou da
falha localizada. Se o desempenho estiver de acordo com o padrão, não há ação
corretiva a aplicar. O objetivo do controle é indicar quando, quanto, onde e
como corrigir tudo aquilo que esteja fora do padrão.

Estabelecimento
de Padrões

4 2

Ação Avaliação do
Corretiva Desempenho

3
Comparação do
Desempenho
com o Padrão
Estabelecido

Figura 5.3 O controle como um processo cíelico e repetitivo.

---------------- --- -- -
 Capo5 Controle 57

À medida que o processo se repete, o controle permite um gradativo aper-

feiçoamento ou, em outros termos, uma gradativa aprendizagem do sistema, que
corrige seus erros e melhora seu desempenho.

TÉCNICAS DE CONTROLE
As técnicas relacionadas com o controle são basicamente as mesmas que verificamos no
planejamento, ou seja: cronograma, Gráfico de Gantt e caminho crítico. Como é o planejamento
que define os padrões e critérios de controle, as mesmas técnicas de planejamento são,
também, utilizadas para o controle.

Atividades Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho

__________
I

1. Férias Escolares

L ______
_____J
2. Elaboração do Programa

L ____
----------
3. Reuniões dos Professores

--------- ---- ______ 1

4. Aulas

l __
I

5. Primeira Prova Bimestral

L W
L _______ __
I
-----------
6. Aulas

L_J
7. Segunda Prova Bimestral LI

L ____
8. Férias Escolares L--

Legenda:
__ = Planejado
_______= Executado

Figura 5.4 Cronograma utilizado como controle.

O mesmo cronograma utilizado pelo planejamento serve para controlar o desem-

penho ou o resultado das atividades planejadas permitindo uma comparação fácil e
objetiva. Assim, o planejado e o executado são visualizados com extrema simplicidade.

----------------------
~--------------------------------------------------------~--------------------------

58 Iniciação à Administração Geral Capo5

Atividades Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho

- -- -- - -,
1. Férias Escolares

2. Elaboração do Programa
- -- - -- -- ,

3. Reuniões dos Professores

- -- - -- -- --

- - -- -- -- - -- __
I
4. Aulas

l __

5. Primeira Prova Bimestral

L t-

l _ _ J
-- -- -- - -- --
6. Aulas

l _J
7. Segunda Prova Bimestral
L~

l _
--
8. Férias Escolares
r-r-

Legenda:
__ = Planejado
_______= Executado

Figura 5.5 Gráfico de Gantt utilizado como controle.

"'
PRINCIPiaS DE CONTROLE
o controle deve obedecer aos seguintes princípios básicos:

a. Princípio do Objetivo O controle deve contribuir para o alcance dos objetivos

da empresa por meio da indicação dos erros ou falhas em tempo adequado
para permitir a ação corretiva oportuna. Todas asfunções administrativas visam
ao alcance dos objetivos empresariais. Porém, o controle deve proporcionar as
devidas correções para que não ocorram desvios em relação aos objetivos
fixados.
b. Princípio da Definição dos Padrões O controle deve basear-se em padrões bem
definidos. Geralmente, os padrões são definidos no planejamento, ou seja, antes da
execução dos trabalhos e devem servir de critério para o futuro desempenho.
c. Princípio da Exceção Este princípio foi formulado por Taylor, que achava que
a atenção do administrador não deve fixar-se demais sobre as coisas que
-

Capo 5 Controle 59

andam bem. O administrador precisa estar atento para as coisas que andam
mal, ou seja, para as exceções. Diz este princípio que o controle deve concen-
trar-se sobre as situações excepcionais, isto é, sobre os desvios ou variações
mais sérias e não sobre as situações normais que ocorrem dentro dos padrões
estabelecidos.
d. Princípio da Ação O controle somente se justifica quando proporciona ação
corretiva adequada sobre as falhas ou desvios apontados. O controle deve
acionar alguma coisa sempre que ocorra variação em relação ao padrão. É
exatamente para isto que existe o controle: provocar a ação corretiva para
restabelecer o desempenho dentro do padrão fixado, sempre que necessário.

ÁREAS DE CONTROLE
A rigor, todas as áreas e assuntos da empresa devem estar sob controle. Quando dizemos
que algo está sob controle, significa que esse algo está sob acompanhamento ou sob
monitoração.
As principais áreas de controle na empresa são as seguintes:
a. Área Institucional Refere-se ao controle da empresa como um todo, como, por
exemplo, o desempenho global da empresa por meio de relatórios e balanços
contábeis, o controle de lucros e perdas, o controle do retorno sobre o investi-
mento etc.
b. Área de Finanças Refere-se à administração dos recursos financeiros da empresa,
como o controle orçamentário, a contabilidade de custos, o controle dos
investimentos etc.
c. Área de Produção Refere-se à administração dos recursos materiais da empresa,
como o planejamento e controle da produção, o controle de materiais, o
controle de estoques, o controle de qualidade ete.
d. Área Mercadológica Refere-se à administração dos recursos mercado lógicos ou
comerciais da empresa, como o controle das vendas, o controle de estoques de
produtos acabados, o controle das entregas a clientes, o controle de promoção
e propaganda etc.
e. Área de Pessoal Refere-se à administração dos recursos humanos da empresa,
como o controle de freqüência, o controle das férias do pessoal, o controle de
entradas e saídas de pessoal ete.

QUESTÕES PARA REVISÃO

1. Conceitue controle.
2. Quais os diferentes significados da palavra controle?
3. Quais os objetivos do controle?
60 Iniciação à Administração Geral Cap.5

4. Qual a importância do controle?

5. Explique o controle como um processo cíclico.
6. O que são padrões?
7. O que é avaliação do desempenho?
8. O que é ação corretiva?
9. Quais os tipos de padrões?
10. Dê exemplos de padrões de qualidade.
11. Dê exemplos de padrões de quantidade.
12. Quais as técnicas de controle?
13. Explique o cronograma como técnica de controle.
14. Explique o Gráfico de Gantt como técnica de controle.
15. Quais os princípios fundamentais de controle?
16. Explique o princípio da ação.
17. Explique o princípio do objetivo.
18. Explique o princípio da definição dos padrões.
19. Explique o princípio da exceção.
20. Quais as áreas de controle?
21. Quais os principais controles na área de pessoal?
22. Quais os principais controles na área de produção?
23. Quais os principais controles na área de finanças?
24. Quais os principais controles na área institucional?

EXERCíCIOS

1. Elabore um gráfico mostrando o controle como um processo cíclico.

2. Elabore uma relação sobre os tipos de padrões de controle (de quantidade, de
qualidade, de tempo e de custos) utilizados em sua escola.
3. Elabore uma relação das maneiras pelas quais é feita a avaliação do desempenho
em sua escola.
4. Elabore uma relação das maneiras pelas quais é feita a ação corretiva em sua escola.
5. No Capítulo 2, sobre planejamento, você elaborou um cronograma sobre as ativi-
dades escolares para o corrente ano. Faça agora a indicação naquele cronograma
do que foi realmente executado até o presente momento.
6. No Capítulo 2, você elaborou um Gráfico de Gantt sobre as atividades escolares
para o corrente ano. Faça agora a indicação naquele Gráfico de Gantt do que foi
realmente executado até o presente momento.
7. N o Capítulo 2, você elaborou um PERT sobre as atividades escolares previstas para
o corrente ano. Faça agora a indicação do que foi realmente executado até o presente
momento.
8. Elabore uma lista de controles efetuados na área discente, ou seja, controles
efetua dos sobre os alunos da escola.