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Dire ã ~
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40 Iniciação à Administração Geral Capo4
PRINCíPIOS DE DIREÇÃO
A direção deve basear-se em quatro princípios básicos, a saber:
a. Princípio da Unidade de Comando
Cada subordinado deve subordinar-se a um e a apenas um superior. A
recíproca deste princípio é a de que deve haver uma autoridade única sobre
cada pessoa na empresa, para evitar a duplicidade de ordens ou mais de uma
chefia para cada pessoa.
b. Princípio da Delegação
É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empre-
sariais sejam delegadas ao nível hierárquico que possa executá-Ias adequada-
mente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de
autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas.
Delegar é transferir responsabilidade para alguém. Quem delega é o chefe,
quando designa tarefas ao subordinado.
c. Princípio da Amplitude de Controle
Também chamado princípio de amplitude administrativa, refere-se ao número
ideal de subordinados que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu
enunciado é o seguinte: cada chefe deve ter um número adequado de subor-
Capo 4 Direção 41
MEIOS DE DIREÇÃO
Para dirigir os subordinados, o administrador - em qualquer nível em que esteja situado
- deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar. Por isso, os
principais meios de direção que o administrador utiliza são: transmissão de ordens ou
instruções, comunicação, motivação, liderança e coordenação. Todos estes meios de
direção são utilizados em relação às pessoas. O talento do bom administrador reside em
saber utilizar adequadamente todos estes meios de direção para lidar com as pessoas, isto
é, para orientá-Ias, motivá-Ias, liderá-Ias e coordená-Ias em direção aos objetivos da
empresa.
Meios
de
Direção
I
+ + + + +
Instruções
e Comunicação Motivação Liderança Coordenação
Ordens
IKSTITUTO TAUBATE DE
ENSINO SUPFRIOR - LT.E.S .
..BIBLIOTECA-
42 Iniciação à Administração Geral Capo4
para fazer iniciar, modificar ou cessar uma tarefa ou atividade. A ordem refere-se a o que
fazer e quando, enquanto a instrução refere-se a como fazer alguma tarefa ou atividade.
Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a instrução é uma orientação sobre a
maneira de fazer algo.
Quanto à sua amplitude ou abrangência, as ordens podem ser gerais ou específicas.
a. Ordens Gerais
São aquelas destinadas a todas as pessoas da empresa, indistintamente. As
ordens gerais constituem obrigações de todos os funcionários da empresa, como
a obrigação de marcar o ponto, o horário de trabalho, a apresentação de crachás
de identificação pessoal etc.
b. Ordens Específicas
São aquelas destinadas a determinadas pessoas. As ordens específicas consti-
tuem obrigações de algumas pessoas relacionadas com algum serviço ou órgão
da empresa, como a elaboração de relatórios de viagem apenas aos vendedores
da empresa que viajam constantemente, a elaboração de relatórios sobre o
veículo apenas aos motoristas de veículos da empresa etc.
Quanto à forma pela qual são transmitidas, as ordens podem ser verbais (orais) ou
escritas.
a. Ordens Verbais
São as ordens transmitidas de viva voz. São as ordens mais freqüentemente
dadas nas empresas, nos contatos diretos entre o superior e seus subordinados.
Entretanto, as ordens verbais precisam ser muito bem explicadas a fim de se
assegurar a adequada compreensão e devem ser repetidas com certa freqüên-
cia para evitar seu esquecimento.
b. Ordens Escritas
São aquelas transmitidas por escrito, seja mediante alguma correspondência,
seja por meio de documento. À medida que a empresa se torna grande, maior
é o volume de ordens escritas. Tanto assim que muitas empresas de grande porte
proíbem as ordens verbais e exigem que toda ordem seja dada por escrito, para
que seja adequadamente documentada. A ordem escrita tem a vantagem de
evitar confusões ou mal-entendidos. Algumas empresas desenvolvem for-
mulários específicos para transmitir ordens escritas, como a ordem de serviços
de manutenção de máquinas, a ordem de compra, a requisição de materiais no
almoxarifado etc. Para as ordens rotineiras e repetitivas, algumas papelarias
especializadas vendem formulários padronizados que servem a uma
variedade enorme de empresas.
Capo4 Direção 43
,. Quanto à
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Gerais
Amplitude -
Ordens
4 Específicas
Emissão
de -
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Verbais
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Ordens
Escritas
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COMUNICAÇAO
A comunicação na empresa constitui um dos maiores desafios ao administrador. Para
algumas empresas, a comunicação representa o recurso mais importante para o alcance
de seus objetivos. Se as pessoas não souberem quais são os objetivos da empresa,
torna-se muito difícil trabalhar para alcançá-los da melhor maneira possível. Para que
as pessoas possam saber o que fazer, para que fazer e onde precisam chegar, torna-se
indispensável que elas sejam comunica das a respeito de todas estas coisas.
Comunicação é o processo de transmissão de informação e compreensão de uma
pessoa para outra. Toda comunicação envolve sempre duas ou mais pessoas, pois é um
processo de interação entre as pessoas. A comunicação realiza uma ponte de significados
entre duas ou mais pessoas. Assim, comunicar não é somente transmitir uma mensagem.
É, sobretudo, fazer que a mensagem seja recebida e compreendida pela outra pessoa.
Se não houver esta compreensão do significado, não ocorre a comunicação. Se uma pessoa
transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a comuni-
cação não se efetivou.
O processo de comunicação é composto de cinco etapas distintas:
a. Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem. Pode ser
chamada de fonte ou de origem. É o professor que pretende ensinar aos alunos,
ou a pessoa que quer falar ao telefone etc.
b. Transmissor: é a etapa que codifica a mensagem e a transmite para que o
emissor possa enviá-Ia ao destinatário. Ex.: a voz do professor, a voz humana em
língua portuguesa, o telefone da pessoa que está comunicando a mensagem
etc.
-
Ruído
Isto significa que nem sempre aquilo que o emissor pretende comunicar é
exatamente aquilo que o destinatário interpreta e compreende. E é este o desafio das
comunicações nas empresas e na nossa vida diária. Além dos desvios, distorções e perdas
a que nos referimos, as comunicações podem sofrer acréscimos, como é o caso do boato.
Quanto ao seu tipo, a comunicação pode ser:
a. Formal: é a comunicação endereçada por meio dos canais de comunicação
existentes no organograma da empresa. A mensagem é transmitida e recebida
dentro dos canais de comunicação formalmente estabelecidos pela empresa na
sua estrutura organizacional. É basicamente a comunicação veiculada por meio
da estrutura formal da empresa. Quase toda a comunicação formal é feita por
Cap.4 Direção 45
--. Descendentes
,. Verticais
Ascendentes
--.
--. Internos
Canais
de
Comunicação
4 Horizontais
---. Laterais
--. Externos
MOTIVAÇÃO
Vimos que, para dirigir os subordinados, o administrador deve dar ordens e instruções,
comunicar e motivar. A motivação é um poderoso instrumento de direção. Um motivo é
qualquer coisa que leva uma pessoa a praticar uma determinada ação. Um motivo é a
causa, a razão de algum comportamento. Como as pessoas são diferentes entre si e
reagem individualmente a uma mesma situação, a direção deve levar em conta essas
diferenças individuais e tratar as pessoas considerando essas diferenças.
Motivação significa proporcionar um motivo a uma pessoa para que ela se com-
porte de uma determinada forma. Motivar, portanto, significa despertar o interesse e o
entusiasmo por alguma coisa. O estudo da motivação parte do estudo dos motivos ou
necessidades humanas. Embora profundamente diferentes entre si, as pessoas apresentam
determinadas necessidades humanas básicas, a saber:
a. Necessidades Fisiológicas (ou Vegetativas)
São as necessidades vitais e biológicas relacionadas com a sobrevivência da
pessoa. Ex.: necessidade de comer, beber água, dormir, fazer exercício físico,
agasalhar-se etc.
b. Necessidades de Segurança
São as necessidades relacionadas com a proteção contra os perigos reais ou
imaginários. São também relacionadas com a sobrevivência da pessoa, mas
são mais psicológicas que biológicas. Ex.: necessidade de fugir do perigo,
desejo de estabilidade na empresa, desejo de proteção e segurança etc.
c. Necessidades Sociais
São as necessidades relacionadas com a vida associativa com outras pessoas,
portanto necessidades de cunho social. Ex.: desejo de amor, de afeição, de
participação no grupo social, de relações de amizade etc.
d. Necessidades de Estima
São as necessidades relacionadas com o amor-próprio e com a auto-avaliação
que a pessoa tem a respeito de si mesma. Ex.: desejo de auto confiança, de
reputação, de reconhecimento, de prestígio, de status etc.
e. Necessidades de Realização
São as necessidades relacionadas com o auto desenvolvimento da pessoa em
direção à sua máxima realização. Ex.: auto-realização, auto-satisfação etc.
Constituem as necessidades humanas mais sofisticadas, mais elevadas e
espiritualizadas.
Todas as necessidades humanas básicas estão situadas em uma hierarquia, onde as
necessidades mais elevadas predominam sobre as mais baixas, como na pirâmide a
seguir:
Cap.4 Direção 47
Autodesenvolvimento
e auto-satisfação
Amor-próprio, desejo de
Necessidades de
autoconfiança, reconhecimento,
Estima reputação, prestígio e status
Alimentação, sono,
Necessidades
repouso, exercício
Fisiológicas
físico, agasalho
.
• Oportunidades de progresso na • Segurança, sociais, de estima e
empresa de auto-realização •
LIDERANÇA
Para dirigir as pessoas, não basta apenas dar ordens e instruções, comunicar e motivar.
É preciso ainda liderar. E aí está outro desafio para o administrador. Liderança é a
capacidade de influenciar o comportamento das pessoas. Para dirigir pessoas, deve-se
influenciar os seus comportamentos. Durante muito tempo, achava-se que a liderança
era uma qualidade pessoal determinada por características de personalidade. Atual-
mente, aceita-se a existência de três fatores de liderança, isto é, três fatores que influem na
capacidade de liderar as pessoas: Os três fatores de liderança são:
a. Posição hierárquica: decorrente da autoridade em relação aos subordinados.
Quanto mais alta a posição hierárquica, maior a força de liderança oferecida
pela estrutura organizacional ao administrador.
b. Competência profissional: é resultante dos conhecimentos gerais (cultura
geral) e específicos (cultura técnica) que o administrador possui. Quanto maior
a competência profissional, maior a força de liderança que o próprio adminis-
trador possui.
c. Personalidade: decorrente das qualidades pessoais do administrador, como
seu temperamento, caráter, relacionamento humano, inteligência, com-
Capo 4 Direção 49
Personalidade
Qualidades pessoais,
como: temperamento, caráter,
relacionamento humano,
inteligência, compreensão.
Quanto maior a presença dos três fatores de liderança - posição hierárquica, competência
profissional e personalidade -, maior a possibilidade de que o líder possa exercer efetiva
influência sobre seus subordinados.
Existem três tipos de liderança, a saber:
a. Autocrática: é também chamada liderança autoritária. Sua principal caracte-
rística é a de que o líder é quem toma as decisões e impõe as ordens aos
subordinados, sem sequer explicá-Ias ou justificá-Ias. Os subordinados não
têm liberdade de atuação, pois o líder autocrático controla rigidamente a sua
atividade e não lhes explica suficientemente o objetivo de seu trabalho. As
pesquisas têm demonstrado que a liderança autocrática cria sentimentos de
insatisfação nas pessoas, alienação quanto ao trabalho e falta de motivação.
Isto faz com que esse tipo de liderança seja apenas utilizado em trabalhos
simples, rotineiros e repetitivos.
b. Liberal: também chamada laissez-jaire (do francês, deixar fazer). O líder omite-
se e não se impõe, enquanto os subordinados se tornam os donos da situação.
--
50 Iniciação à Administração Geral Capo4
11
Liderança Autocrática Liderança Liberal Liderança Democrática
COORDENAÇÃO
Para dirigir os subordinados, o administrador deve dar ordens ou instruções, comuni-
car, motivar, liderar e, além disso tudo, também coordenar as diferentes atividades dos
diversos subordinados. Coordenar significa unir e harmonizar todas as atividades e
esforços de diferentes pessoas ou órgãos da empresa, tendo em vista o alcance de um
objetivo comum.
A importância da coordenação reside no fato de que todas as diferentes atividades
de uma empresa precisam ser integradas e sincronizadas para que os seus objetivos
sejam alcançados plenamente. Se apenas algumas pessoas ou órgãos funcionam bem,
os objetivos empresariais podem ser sacrificados. Torna-se necessário que a empresa -
como um todo - funcione bem e integradamente para o seu pleno sucesso. Este é o papel
da coordenação.
Há fatos interessantes a observar com respeito à coordenação. Não basta a boa
vontade dos funcionários ou o bom funcionamento de cada órgão da empresa. É preciso
que todos os esforços das pessoas e todas as atividades dos diversos órgãos da empresa
sejam conjugados e integrados para o pleno alcance dos objetivos empresariais. Essa
conjugação e integração somente podem existir se houver a coordenação.
A coordenação deve estar presente em todas as etapas do processo administrativo,
tanto no planejamento, como na organização, na direção e no controle. A razão pela qual
incluímos, neste livro, a coordenação como um dos meios de direção, é porque didati-
camente torna-se mais fácil explicá-Ia mediante a condução e orientação simultânea do
trabalho de várias pessoas ou órgãos.
EXERCíCIOS
1. Faça um gráfico demonstrando as ordens gerais, as ordens específicas, as verbais
e as escritas que você recebe em sua escola, como aluno.
2. Faça um gráfico demonstrando como ocorre o processo de comunicação em sua
sala de aula, envolvendo ruídos, interferências, boatos etc.
3. Elabore uma relação de assuntos tratados por meio da comunicação formal e da
comunicação informal em sua sala de aula.
4. Elabore um gráfico sobre os canais de comunicação em sua escola.
5. Elabore um gráfico sobre a pirâmide das necessidades humanas.
6. Tente demonstrar, em gráfico, a relação que ocorre entre a coordenação e as funções
administrativas de planejamento, organização, direção e controle.