Controlando o Estoque na Farmácia

Controlando o Estoque na Farmácia

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Fazer uma boa gestão de estoque é algo extremamente importante para
qualquer negócio, independentemente do seu ramo de atuação. Afinal, é
um estoque bem gerenciado que assegura o fluxo de vendas e o retorno
financeiro esperado, pois para que ambos aconteçam é preciso que não
haja nem falta, nem excesso de produtos.
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Pois imagine se algum dia um cliente chega até sua farmácia precisando
comprar um medicamento e você não tem em estoque para vender? Agora
imagine você fazer um pedido grande demais de um determinado produto
e ele ficar encalhado no estoque, apenas ocupando espaço e sofrendo o
risco de atingir sua data de vencimento?
Controlando o Estoque na Farmácia
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Se você não fizer uma boa
gestão de estoque em sua
farmácia estará correndo o
risco de passar por ambas as
situações. Se a gestão de
estoque já é algo tão
importante para os negócios
em geral, imagine então como
ela não é importante para uma
farmácia.
Controlando o Estoque na Farmácia
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Pois, como sabemos, a maioria
dos produtos do ramo
farmacêutico é perecível ou
possui um curto prazo de
validade, e a má administração
do seu estoque pode facilmente
resultar em prejuízos financeiros
devido à inutilidade desses
produtos após seu vencimento.
1. Controle a entrada de mercadoria
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O controle de estoque começa pela
entrada da mercadoria. Nessa hora é
preciso levar em conta o quanto você
confia no seu fornecedor, pois erros no
processo de logística e entrega do
estoque podem deixar sua farmácia com
falta de alguns produtos e repercutir nas
suas vendas e no caixa.
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Lembre-se de que tudo é sistêmico, uma
coisa afeta a outra. Portanto, se anda
havendo problemas de fornecimento ou
com a entrega do estoque em sua
farmácia, procure resolver o quanto
antes.
Controle de Medicamentos
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E, para assegurar de que não faltou
nenhum produto na entrega do estoque e
que não houve outro erro, sempre que o
fornecedor realizar a entrega faça a
conferência do que foi entregue.
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Se você possui em sua farmácia um
software de gestão com a funcionalidade
de conferir de forma automatizada o
estoque, use-o. Se você não possui um
software com essa funcionalidade, realize
a conferência visualmente para confirmar
se os produtos e quantidades descritos na
nota estão de acordo com o que foi
entregue pelo fornecedor.
Erros que diminuem a lucratividade
Erros no controle de Estoque
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A gestão eficiente de estoque é um
dos pilares de sucesso de todo
empreendimento, qualquer falha
nele pode comprometer toda a
estrutura e até mesmo a reputação
de uma empresa. Aqui podemos
citar o famoso caso da Nike no início
dos anos de 2000. Em decorrência
de uma gestão ineficiente de
estoque, a companhia teve uma
perda de aproximadamente US$
100 milhões em vendas.
Erros no Controle de Estoque
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Felizmente, a empresa investiu
num melhor sistema de
gerenciamento e qualidade de seu
estoque e conseguiu se recuperar.
Isso representa que qualquer tipo
de empreendimento não está
imune aos problemas de gestão de
estoque. Pequenos erros do dia a
dia podem causar prejuízos
estrondosos, como perda de
dinheiro, perda da produtividade,
retrabalho, entre outros.
1. Não fazer inventário de estoque atualizado
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Estoque parado, dinheiro parado. Não fazer um inventário de estoque
atualizado é um grande erro de muitos empreendedores. Sem inventário,
não se sabe o quanto de capital de giro está comprometido para a sua
manutenção. Nem o quanto está disponível para honrar os compromissos
do dia a dia.
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Além disso, se o gestor não sabe que tipo de produto tem em estoque e
qual a quantidade disponível, pode acabar solicitando mais produtos além
daqueles que já estão em quantidades suficientes. Ou acaba deixando de
investir em itens que realmente apresentam demanda. Esse é um erro
muito comum de acontecer quando fornecedores oferecem descontos ou
brindes.
2. Usar meios de gerenciamento obsoletos e manuais
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Usar planilhas ou qualquer tipo de controle de estoque manual para a gestão é
um dos erros mais graves de qualquer empreendimento. Métodos manuais e
obsoletos podem levar a erros e falhas operacionais e, consequentemente, a
sérios problemas na gestão. Além disso, demanda muito tempo dos funcionários,
o que acaba prejudicando a produtividade e uma melhor eficiência operacional.
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Com a adoção de um software de gestão é possível integrar todas as informações
geradas por todos os setores da empresa numa única plataforma, o que facilita a
comunicação e o aumento da produtividade.
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Assim, é possível trabalhar de maneira coordenada com os setores de compra e
venda, mantendo uma integração com as informações financeiras da empresa.
Isso facilita o processo de tomada de decisão e evitando erros, retrabalhos e até
mesmo prejuízos.
3. Adquirir muitos produtos com baixa saída
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Um erro bastante comum e que gera dois grandes problemas: mais
despesas de armazenamento e desperdício. Produtos encalhados em
estoque exigem maiores esforços e recursos para a conservação,
principalmente quando se trata de itens perecíveis ou que depreciam mais
rápido.
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Por isso, é fundamental que o gestor conheça o nível de rotatividade dos
produtos estocados, as possibilidades reais de venda, a experiência do
mercado, além de manter um inventário periódico atualizado.
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É importante dar prioridade aos itens de estoque que representem um
maior percentual de faturamento para a empresa e, em seguida, dar
preferência aos produtos que possuem uma maior procura.
4. Não manter as informações de estoque atualizadas
instantaneamente
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Qualquer movimentação de saída e entrada de produtos da empresa deve
ser registrada instantaneamente. Deixar para registrar depois pode levar
ao esquecimento e acarretando falhas no estoque – como faltas ou
excessos de itens.
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Para não acontecer esse tipo de problema, é essencial utilizar um sistema
de gerenciamento de estoque. O sistema mantém em tempo real todas as
informações de entrada e saída de produtos, além de integrar os diversos
setores da empresa.
5. Não utilizar um software para realizar o gerenciamento do
estoque
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Um bom sistema de gerenciamento de estoque possibilita que todos as
informações estejam sempre atualizadas, tornando tudo mais fácil e rápido.
Com um software de gestão, é possível conhecer exatamente o nível de
produtos estocados — quais itens e quantidades estão disponíveis e quais
estão em falta, saber quais produtos são mais rentáveis e têm maior
demanda e quais estão ficando armazenados.
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Uma gestão de estoque por meio do uso de um software permite que o
gestor tenha uma maior precisão da data de validade, valor agregado,
custos de armazenamento, preços e outras variáveis.
O que é um software de gestão?
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Software de gestão é uma ferramenta gerencial
que ajuda na organização de atividades e
documentos. Sua intenção é automatizar o
máximo de processos possível. Para, assim,
oferecer uma visão mais ampla do negócio, além
de total domínio sobre os procedimentos internos.

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Ele pode vir sob forma de um sistema instalado
no computador ou em uma versão mais atual,
que opera totalmente na nuvem. Neste último
caso, o acesso é online, através de um cadastro
com login e senha. E, por não requerer espaço de
armazenamento próprio, já é o formato mais
procurado.
Software de Gestão
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Com um software de gestão, você evita
uma série de erros e, ainda, garante a
integridade das informações. Afinal,
eles não estarão distribuídos em
papéis e planilhas, que podem ser
facilmente rasurados e perdidos.
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Consequentemente, ele impacta
positivamente no resultado da
empresa. Uma vez que, por
proporcionar acesso rápido aos dados,
a tomada de decisão se torna mais
certeira.
Quais processos podem ser otimizados com um software de
gestão?
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Essa solução pode ser utilizada por diversos setores da empresa.
Entretanto, existem alguns processos em específico que costumam ser
mais beneficiados com o seu uso. São eles:
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Controle Financeiro;
●
Identificação de Tendências;
●
Melhoria Contínua;
●
Performance na Equipe;
●
Viabilidade de Novos Projetos;
●
Diagnósticos
Controle financeiro
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Um sistema de gestão adequado permite o controle do fluxo de caixa, de
contas a pagar e a receber. Também faz projeções, monitora indicadores e
gera diferentes relatórios — que contribuem para a tomada de decisões
sobre orçamentos e novos investimentos.
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Todas as informações são checadas e atualizadas permanentemente. O
que garante mais segurança e confiabilidade na análise dos dados.
Identificação de tendências
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Com as informações e os indicadores sempre atualizados, todos podem
reconhecer tendências positivas ou negativas. E, assim, atuar
imediatamente no planejamento de novas ações.

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As flutuações podem sinalizar, por exemplo, o avanço dos concorrentes, a
composição correta ou incorreta dos preços, o surgimento de novas
demandas ou alterações no cenário econômico. Desse modo, o
planejamento estratégico ganha um embasamento ainda mais sólido.
Melhoria contínua
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O software de gestão também pode executar
a análise SWOT. Trata-se de uma
reconhecida metodologia destinada à
avaliação dos riscos e alternativas que
cercam o negócio.

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SWOT corresponde à sigla em inglês para
strengths (forças), weaknesses (fraquezas),
opportunities (oportunidades) e threats
(ameaças). Com ela, fica mais fácil
estabelecer uma visão sistêmica de toda a
operação e, assim, promover melhorias
contínuas.
Performance da equipe
●
Outra possibilidade de otimização trazida
pela tecnologia está relacionada ao
gerenciamento das tarefas da equipe.
Com ela, o líder pode supervisionar
atividades, calendários, agendas, prazos,
pendências e metas de todos os
membros do time.

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Desse modo, é possível evitar urgências,
imprevistos, atrasos e a procrastinação.
Otimizando, assim, o desempenho dos
profissionais.
Viabilidade de novos projetos
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A inovação é essencial para a sobrevivência no mercado. Porém, é preciso
avaliar com cuidado a viabilidade das novas ideias.

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Com a análise 360º de oportunidades, é possível fazer essa verificação
rapidamente, considerando os benefícios para o cliente, a aceitação do
público-alvo e a lucratividade, entre outros aspectos.

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Dessa maneira, o empresário pode estudar melhor cada proposta, evitando
desperdícios e prejuízos futuros.
Diagnósticos
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O monitoramento dos KPIs (Key Performance Indicators) e dos resultados
gerais também pode ser otimizado por meio do software de gestão.

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Com checklists específicos, o gestor é capaz de apurar a evolução de
determinados processos. Além disso, consegue localizar gargalos e pontos
a serem aperfeiçoados de forma eficiente — dispensando as planilhas e
registros manuais.

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Com isso, passa a corrigir os desvios e alavancar o desempenho
corporativo de forma sistêmica.
Principais vantagens de utilizar um software de gestão
Principais vantagens
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O principal benefício de um software de gestão é a automação de tarefas,
que antes tomavam muito tempo de gestores e colaboradores.
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Outro ponto a destacar é a centralização do fluxo e do acesso às
informações internas, o que melhora a comunicação entre setores e
simplifica o acompanhamento de processos.
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Em resumo, há mais inteligência para a administração do negócio e maior
otimização de estratégias. Consequentemente, promove uma melhora no
desempenho geral da empresa.
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Confira as principais vantagens de contar com essa solução:
1. Otimiza o tempo
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Com um software de gerenciamento, o tempo
de trabalho na sua empresa passa a ser mais
produtivo. Isso acontece porque grande parte
da gestão e operação é automatizada.

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E mais: as informações são centralizadas em
uma única plataforma. Ou seja, a formatação,
a emissão e o armazenamento de relatórios,
planilhas, notas e documentos são integrados
ao sistema.

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Logo, não há a necessidade de recorrer a
papéis ou se deslocar entre diferentes áreas
para recolher dados.
2. Reduz os erros manuais
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Como o trabalho passa a ser automatizado, são menores os riscos de
falhas manuais, como:

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Lançamentos duplicados de registos;
●
Erros de cálculo na criação de gráficos e relatórios de performance.

Literalmente, podemos dizer que cadernos, calculadoras e planilhas

extensas no Excel são coisas que ficarão cada vez mais no passado.
Afinal, o software de gestão facilita e traz mais agilidade e inteligência para
a administração do seu negócio.
3. Diminui custos operacionais
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Diferentemente do que muitas pessoas pensam, a implementação de um
software de gestão não é cara. Até porque a maioria desses sistemas
funciona na nuvem, o que dispensa o uso de servidores e reduz os custos
para os fornecedores.

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Em médio e longo prazo, sua empresa também passa a economizar no
uso de papéis. Além disso, há maior aproveitamento do tempo por parte
dos seus funcionário. Sem falar no melhor controle dos gastos, já que toda
movimentação financeira pode ser monitorada pela ferramenta.
4. Integra os setores da empresa
Outra vantagem dos sistemas de gestão é a sua amplitude. Em uma mesma
plataforma, é possível integrar os diversos departamentos de uma empresa, como:
●
Financeiro;
●
Vendas;
●
Marketing;
●
Transporte e logística;
●
Recursos humanos, entre outros.

Na prática, isso significa que dados do financeiro podem ser compartilhados com
outros setores. Sem que haja a necessidade de alguém encaminhá-los por e-mail, por
exemplo.
5. Traz mais segurança para os seus dados
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O armazenamento e a atualização das
informações são garantidos, uma vez que o
sistema realiza backups automáticos. Isso
fornece muito mais segurança, pois elimina as
preocupações com a perda de dados.
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Estas perdas são comuns de ocorrer devido a
incêndios, enchentes e outros problemas
decorrentes da retenção de HDs, servidores
físicos e papéis. Ou seja, deixam de existir
quando a gestão é automatizada.
●
Além disso, somente as pessoas autorizadas,
com login e senha, têm acesso aos arquivos
contidos na plataforma. O que garante essa
segurança extra.
Como escolher a melhor solução para a sua empresa?

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No mercado, existem algumas opções de ferramentas que automatizam a
gestão de processos. Contudo, é preciso ficar atento a alguns detalhes
antes de fechar parceria com qualquer fornecedor.
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É relevante fazer uma pesquisa acerca de seus atuais clientes, buscando
referências, por exemplo.
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Outro ponto significativo é o comprometimento com o atendimento e com a
resolução de problemas. É importante verificar como funciona o suporte
técnico, incluindo o tempo para resposta e o horário de disponibilidade dos
técnicos. Afinal, é normal surgirem dúvidas e dificuldades no dia a dia – e é
essencial ter com quem contar.
Como escolher a melhor solução para a sua empresa?
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Analise também se o software possui:

●
Interface personalizada;
●
Atualização em tempo real;
●
Possibilidade de inserir imagens, documentos ou outros tipos de arquivos.
●
Além disso, questione o fornecedor do software de gestão se ele está de acordo com
a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Afinal, você irá lidar com dados
estratégicos e é importante garantir que estão a salvo.

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E aí, gostou do nosso post de hoje? Se você quiser saber mais sobre os benefícios
de um sistema de checklists de processos, entre em contato conosco!
2. Controle os lotes e vencimentos
Controle de Vencimentos
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Outro ponto muito importante em uma gestão de estoque para farmácias é
o controle dos lotes de produtos e seus respectivos vencimentos.
●
Nas farmácias esse controle já é vastamente utilizado para os
medicamentos controlados, porém, existem vários outros medicamentos e
produtos comercializados em farmácias que também possuem prazo de
validade, por isso é importante fazer esse controle.
●
Isso vai lhe assegurar uma grande diminuição no risco de perda de
produtos devido à data de vencimento ultrapassada e, consequentemente,
evitará que você esteja perdendo dinheiro com isso.
3. Faça a checagem periódica do estoque
●
Outra ação muito importante para garantir uma gestão de estoque eficiente na
sua farmácia é a contagem periódica do estoque. O ideal é que essa
checagem seja feita, pelo menos, uma vez ao mês, para dar validade aos
processos de gestão da sua farmácia.
●
A realização de um simples balanço de estoque é capaz de validar vários
problemas na gestão de caixa de um negócio, pois um resultado positivo ou
negativo em qualquer uma dessas gestões está diretamente vinculado ao
outro.
●
Por isso, a cada 15 ou 30 dias, de acordo com o tamanho da sua farmácia, a
rotatividade do estoque e a sua preferência, faça uma avaliação do estoque
para garantir que não tem nenhum produto próximo de acabar ou criando
poeira na prateleira.
GESTÃO DA FARMÁCIA CONTROLANDO O ESTOQUE
Gestão da Farmácia
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Em uma gestão de farmácia, a padronização de processos é um dos itens
mais importantes. Ou seja, é ela que garante a redução do número de
erros, de conflitos interpessoais e da perda de materiais — além de
favorecer as vendas. Assim, todo o estabelecimento é beneficiado e pode
crescer de forma sustentável.

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Nesse contexto, é importante contar com algumas táticas a seu favor.
Dessa forma, é preciso saber criar fluxogramas, eliminar gargalos, otimizar
a comunicação interna e incluir tecnologias que padronizem as atividades
diárias, promovendo a organização e o controle.
1. Defina os 20% que devem ser aprimorados

Existem muitos processos que garantem o funcionamento de uma

farmácia. Destacamos:
●
o faturamento de pedidos;
●
o recebimento de encomendas;
●
a contratação de novas pessoas;
●
o próprio atendimento aos clientes do estabelecimento.
O fato é que todas as etapas precisam ser organizadas e padronizadas,
visando o aumento do faturamento, a redução dos custos e a satisfação
dos clientes internos e externos. Mas, afinal, por onde começar? Quais
processos devem ter prioridade?
●
Isso varia bastante, de acordo com cada estabelecimento. É preciso
identificar onde há um maior número de problemas, bem como os
processos que mais influenciam nos resultados.

●
Primeiramente, reflita sobre qual resultado quer alcançar. Uma maior
lucratividade? Então, comece melhorando os seguintes pontos:
●
recebimento dos pedidos;
●
estocagem;
●
precificação estratégica;
●
vendas;
●
envio para os clientes (distribuição).
De acordo com o princípio de Pareto, 80% dos resultados são provenientes
de apenas 20% das causas. Ao aplicar isso à gestão de processos, é
possível dizer que apenas 20% de seus processos contribuem para 80%
dos resultados desejados. Foque nesses 20%!
2. Dê início a um 5S no ambiente de trabalho
●
Essa metodologia originou-se no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, e tem
como objetivo melhorar a forma com a qual os gestores organizam seus espaços.
Ela é representada por 5 palavras em japonês, que começam com a letra “S”. Veja:
●
SEIRI (senso de utilização): mantenha apenas o que é útil;
●
SEITON (senso de organização): tenha tudo disponível de forma estratégica;
●
SEISO (senso de limpeza): mantenha o ambiente limpo constantemente;
●
SEIKETSU (senso de padronização): padronize a arrumação das prateleiras;
●
SHITSUKE (senso de autodisciplina): mantenha as mudanças no longo prazo.
●
Com a ajuda da tecnologia apropriada, crie um checklist para dar início ao processo
de 5S, mas lembre-se de que não basta arrumar: é preciso incentivar toda a equipe
a manter os padrões. Para tanto, dê incentivos, feedbacks e treinamentos.
3. Facilite o processo de comunicação interna empresarial

●
Independentemente do tamanho da farmácia, é preciso ter uma comunicação
fluida e eficaz. Segundo Peter Drucker, considerado o pai da administração
moderna, mais de 60% dos problemas e conflitos internos acontecem por
falta de diálogo.
●
Para tanto, não basta usar os antigos murais de recados ou a famosa
caixinha de sugestões. É necessário apostar em ferramentas mais modernas,
como softwares específicos, que facilitem a colaboração e o
compartilhamento de dados entre os membros da equipe.
●
É indispensável que cada líder da farmácia, incluindo seu CEO, também se
comprometa com o assunto. É de responsabilidade dos líderes cascatear as
informações importantes, garantindo que elas cheguem até onde devem
chegar, com qualidade e no prazo certo.
4. Defina como os processos devem (de fato) acontecer

Para que os processos sejam padronizados, é preciso definir como devem

acontecer no dia a dia da empresa. Mas como estabelecer esse passo a
passo para a realização de cada procedimento? É necessário conhecer um
pouco sobre fluxogramas.
Essa ferramenta representa visualmente um processo. Basicamente,
significa demonstrar a ordem correta dos acontecimentos por meio de
elementos geométricos, como triângulos, retângulos e quadrados.
O fluxograma em blocos é o mais simples e consiste apenas em blocos
ligados por linhas que apontam a direção correta. Dentro de cada um, há
uma palavra-chave (ou frase-chave) que representa determinada ação,
como:
5. Crie um plano de ação para a melhoria contínua
●
Se você já identificou os processos que precisam de melhoria, bem como criou um
plano (ou fluxograma) para a padronização e a adequação de cada um, é hora de
executá-lo! Tenha em mente que, para obter resultados, é preciso tirar as ideias do
papel e colocá-las em prática.
●
Para tanto, uma ferramenta bastante útil é o 5W2H. Ou seja, ela consiste em 7
perguntas do inglês que devem ser feitas para executar uma tarefa. Veja:
●
5W: what (o que será feito?); why (por que será feito?); where (onde será feito?); when
(quando?); who (por quem será feito?);
●
2H: how (como será feito?); how much (quanto vai custar?).
●
Responda a cada uma dessas perguntas com objetividade, atribuindo responsabilidades
para os membros de sua equipe. Isso contribuirá para que haja mais chances de
sucesso na padronização e na organização dos processos da farmácia.
4. Liste os medicamentos com maior e menor saída
●
De que adianta investir em uma grande quantidade de um determinado tipo
de medicamento se a sua farmácia, na verdade, vende muito mais do
medicamento de outro tipo?

●
Se você não fizer uma boa gestão de estoque, correrá o risco de acabar
comprando uma quantidade desnecessária de determinados produtos e
uma quantidade insuficiente de outros produtos que costumam sair muito
mais. E, como já foi dito, isso afeta diretamente os resultados do seu caixa.
Por isso, é muito importante fazer uma listagem de medicamentos que têm
uma maior e uma menor saída
●
A escolha da quantidade de produtos para preencher o estoque deve sempre levar em
consideração o fluxo de venda dos produtos para que se possa determinar qual é o estoque
máximo e mínimo de cada produto — levando em consideração, mais uma vez, a data de
validade e as condições necessárias para armazenamento.
●
Se na sua farmácia a listagem de medicamentos com maior e menor saída ainda não é feita,
comece a fazer isso hoje mesmo. Levante informações como os produtos do estoque, qual a
quantidade necessária, quanto tempo dura o estoque e qual é o seu volume de venda.
●
Aproveite e inclua algumas outras informações relevantes também, como a validade desses
medicamentos e o tempo que o fornecedor leva para entregar depois de feito o pedido.
●
E não se esqueça de também fazer o controle de estoque daqueles outros produtos que não
são comercializados, mas que são essenciais para o funcionamento da sua farmácia como as
embalagens, os panfletos, os cartões de visitas, os brindes, as sacolas, entre outros.