I - INTRODUÇÃO

O Manual que apresenta-se objetiva esclarecer dúvidas sobre

terminologias arquivísticas e ainda apontar normas e procedimentos
pertinentes a área.

Este Manual destina-se aos profissionais que lidam com o

desenvolvimento de ações administrativas e necessitam registrar suas
informações no suporte papel, no tocante ao envio e recebimento de
documentação oficial.

II – O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO

A informação, tanto quanto o capital e o trabalho, é de

fundamental importância dentro das organizações, condicionando sua
competitividade à adequação do seu tratamento.
No entanto, o tratamento dispensado à informação e, em
conseqüência, à documentação, na maioria das vezes, nem sempre é o
mais racional e adequado. O que se percebe é que a informação nunca
está disponível no momento exato, seja pelo arquivamento inadequado,
pelo afastamento do detentor das fontes de consulta, ou ainda, pelo
excesso de massa documental, causando sérios problemas para a
organização.
Ainda hoje, as estatísticas indicam que 95% da informação no
mundo está armazenada em papel e, somente 4% está em microfilme e
1% em computador. Esta situação é extremamente preocupante, a
medida que o sucesso organizacional está diretamente relacionado com
o nível e a disponibilização da informação na empresa.

III - FINALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

A documentação numa organização é a prova documentária de

trabalhos realizados no passado, de ações presentes e de planejamentos
futuros. Se a administração da documentação não é realizada de forma
eficiente e eficaz, podemos ter como conseqüência uma organização
com sua estrutura administrativa inoperante. A solução pode não se
apresentar na própria administração da documentação, mas, nos
métodos de trabalho associados com o trato e controle destes.
IV - NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e

autoridade, a saber: o estratégico, o tático e o operacional.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de

mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e
abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis
hierárquicos da alta gerência.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos

hierárquicos, quanto em termos de gestão da organização. Estes
documentos determinam “como, quem, quando e onde” para cada
grande atividade determinante da organização ( por exemplo: compras,
treinamento etc).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar:

Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de
Cargos e Salários, entre outros.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL

É a documentação de nível mais baixo, onde estão as

preocupações imediatas, do curto prazo. Ela contém todos os detalhes e
informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a
operação segura dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos

citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre
outros.

V - VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

VALOR PRIMÁRIO – estabelecido em função do grau de importância que o
documento possui para a entidade que o acumulou e;
VALOR SECUNDÁRIO – estabelecido em função do grau de importância
que o documento possui para outras entidades e pesquisadores.
 O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três
diferentes tipos, ou seja:
1. VALOR ADMINISTRATIVO – documentos que envolvem política e
métodos e que são necessários para a execução das atividades do
órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;
2. VALOR JURÍDICO OU LEGAL – documentos que envolvem direitos a
curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que
produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos,
Convênios etc;
3. VALOR FISCAL – documentos que se referem a operações financeiras
e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às
exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. VALOR HISTÓRICO PROBATÓRIO – documentos que retratam a
origem, organização, reforma e história de uma administração. Ex:
Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;
2. VALOR HISTÓRICO INFORMATIVO – documentos que, embora
recebidos por uma determinada entidade em função de suas
atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando
pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento,
Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores
Econômicos etc.

VI – CONCEITOS

1. INFORMAÇÃO – Se entende como processo de transmissão de

elementos (dados, impulso, etc) de um emissor a um receptor.
2. COMUNICAÇÃO – É a transmissão da informação no espaço e no
tempo. Ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto ao
outro, geralmente de um indivíduo a outro, a informação contida
num documento.
3. DOCUMENTO – Registro de uma informação independente da
natureza do suporte que a contém.
4. SUPORTE – É um meio físico que utilizamos para registrar e transmitir as
informações. Ex: papel, fotografia, disquete, quadro, microfilme, etc.
5. DOCUMENTO DE ARQUIVO – 1. Aquele que é produzido e/ou
recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de
suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2 –
Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua
existência.
6. DOCUMENTO OFICIAL – Aquele que, possuindo ou não valor legal,
produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
 7. DOCUMENTO PÚBLICO – Aquele produzido e recebido pelos órgãos
do poder público, no desempenho de suas atividades.
8. DOCUMENTO SIGILOSO – Aquele que, pela natureza de seu
conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção
quanto à sua guarda e acesso ao público.

VII–CORRESPONDÊNCIA SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA – Considera-se correspondência toda e

qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas
jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma instituição.

Quanto ao destino e procedência podemos classificar a correspondência

em EXTERNA e INTERNA.

Por EXTERNA entende-se aquela correspondência trocada entre uma

Instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas,
telegramas.

INTERNA é a correspondência trocada entre órgãos de uma mesma

instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

VIII – CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

1. MEMORANDO – O memorando é a modalidade de comunicação

entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem
estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente
interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser
empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a
serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua
característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando
em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade
de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento
do número de comunicações, os despachos ao memorando devem
ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em
folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma
espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência
à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da
matéria tratada no memorando. Não é tão formal quanto a carta
comercial ou ofício. Difere da carta comercial e do ofício por ter
circulação limitada ao âmbito da empresa, enquanto que a carta e
 o ofício destinam a interesses externos, a clientes, consulentes,
representantes, fornecedores, autoridades.

2. CARTA – É uma forma de correspondência pela qual as empresas,

instituições, etc se dirigem aos particulares em geral.

3. CORREIO ELETRÔNICO – EMAIL - O correio eletrônico (“e-mail”), por

seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de
comunicação para transmissão de documentos.Um dos atrativos de
comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não
interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se
evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação
oficial. OBS: Valor documental Nos termos da legislação em vigor,
para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor
documental, é, para que possa ser aceita como documento original,
é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do
remetente, na forma estabelecida em lei.

4 . OFÍCIO – Correspondência de caráter oficial, equivalente à carta,

porém, trocada entre autoridades. É quase que exclusivamente
utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o
público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido
ao serviço público. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do
passado, quando se utilizavam mais linhas para a introdução e para
o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geralmente,
é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que
cada cargo exige. O ofício está para a empresa pública como a
carta comercial e o memorando estão para a empresa privada. É,
portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta
comercial. Para o prof. Raphael Pugliese, “ofício é a
correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido
por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem
como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou
ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição
pública.”

5 PORTARIA – Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou

outro agente graduado de Poder Público determina providências de
caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei
ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de
ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.
 6 CIRCULAR – Ofício, carta ou telegrama, impresso, enviado
simultaneamente a vários destinatários.
7 RELATÓRIO – Documento em que se expõe à autoridade superior, o
desenvolvimento de trabalhos relativos a serviços num determinado
período de tempo.
8 ORDEM DE SERVIÇO – Documento autorizando a execução de algum
serviço.
9 LEI – Norma jurídica escrita, emanada do poder competente, co
caráter de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito.
10 REGULAMENTO - Conjunto de princípios e de normas que
estabelecem o modo de funcionamento interno de cada
repartição.

IX - GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIAS ARQUIVISTICAS

ACERVO – Conjunto de documentos de um arquivo.

ACESSO - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos.
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS – Direção, supervisão e coordenação das
atividades administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão
arquivístico.
ARQUIVAMENTO – Operação que consiste na guarda de documentos nos
seus lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com
um sistema de ordenação previamente estabelecido.
ARQUIVISTA – Profissional de arquivo, de nível superior.
ARQUIVO – É o registro e a guarda da documentação, produzidos ou
recebidos por pessoa física e instituições públicas ou privadas, em
decorrência do exercício de atividade específica, de forma que
proporcione rápida e eficiente recuperação da informação pelo meio
mais adequado.
ARQUIVOLOGIA – É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos,
relativos a organização de Arquivos e as tarefas do Arquivista, ou seja,
controle dos arquivos em formação (fase corrente); eliminação de
documentos de valor transitório; recolhimento e conservação de arquivos
de valor permanente; elaboração dos instrumentos de pesquisa; etc.
ARQUIVO EM DEPÓSITO – Conjunto de documentos colocados sob a
guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu
acervo.
ARQUIVO PRIVADO – Conjunto de documentos que são produzidos ou
recebidos por instituições não-governamentais, famílias ou pessoas físicas,
em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma
relação orgânica perceptível, através do processo de acumulação.
ARQUIVO PÚBLICO – Conjunto de documentos que são produzidos ou
recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou
municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas,
judiciárias ou legislativas. Ou ainda, instituições arquivísticas franqueadas
ao público.
ARRANJO – Procedimento que consiste em colocar ou distribuir
documentos fisicamente, numa seqüência alfabética ou numérica, isto é,
a ordenação de documentos de acordo com uma classificação.
Enquanto a classificação é uma ação intelectual, o arranjo é uma ação
física.
AVALIAÇÃO – Processo de análise da documentação de arquivos, visando
estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e
informativos.
BIBLIOTECA – É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
CLASSIFICAÇÃO – Plano, tabela ou código contendo esquema definido de
relações lógicas e sistemáticas agrupadas segundo suas semelhanças
e/ou diferenças.
CLASSIFICAR – Ato de analisar e determinar o conteúdo de assunto de um
documento, selecionar a categoria de assunto sob a qual deve ser
arquivado.
CÓDIGO – Número ou símbolo atribuído para agrupar documentos
correlatos, sobre determinado assunto, em substituição ao mesmo, para
fins de abreviatura, identificação e sigilo.
COMPETÊNCIA DE GUARDA -
COMUNICAÇÃO – É o ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto
a outro – geralmente de um indivíduo a outro - , a informação contida num
documento ou num conjunto de documentos.
DOCUMENTAÇÃO – É a reunião, indexação, conservação e distribuição de
quaisquer espécies de documentos.
DOCUMENTO – Qualquer meio de registro de informação, isto é, o suporte
da informação - papel, ótico, magnético, eletrônico, etc -, em que já foi
fixada ou gravada uma idéia ou mensagem, tal que permite a sua futura
recuperação e uso.
DOCUMENTO OFICIAL – Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz
efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
DOCUMENTO PÚBLICO – Aquele produzido e recebido pelos órgãos do
poder público, no desempenho de suas atividades.
DOCUMENTO SIGILOSO – Aquele que, pela natureza de seu conteúdo
informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua
guarda e acesso ao público.
DOSSIÊ – Unidade de arquivamento formada por documentos diversos,
pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.
ELIMINAÇÃO OU DESCARTE – Destruição de documentos julgados
destituídos de valor para guarda permanente.
FUNDO – É o conjunto de documentos provenientes de uma unidade
administrativa. Um fundo pode dividir-se em “sub-grupo”. Em francês
“Fonds d´Archives”, em inglês, “Group”.
FORMULÁRIOS – Todo modelo impresso e padronizado, elaborado segundo
finalidade específica, possuindo características e campos apropriados
para receber, preservar e transmitir informações necessárias a um processo
qualquer de trabalho.
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS -
GESTÃO DE DOCUMENTOS – Metodologia de programas para controlar a
criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a
destinação de documentos.
INFORMAÇÃO – É a noção, idéia ou mensagem contida num documento.
A informação é algo impalpável, por isso é considerada como matéria
prima abstrata.
MANUAL – Documento que consolida, de forma organizada, um conjunto
de normas ou preceitos sobre determinado assunto.
MUSEU – É uma coleção de peças e objetos de valor cultural reunidos,
conservados e colocados à disposição do público.
NORMA - Documento padronizado e controlado que fixa diretrizes e
requisitos obrigatórios para determinada atividade ou conjunto de
atividades de caráter administrativo ou técnico.
PALAVRAS-CHAVES – É o método de recuperação de informações em que
o documento, após analisado o seu conteúdo, é indexado em unidades
de palavras consideradas como “chaves” para sua busca e localização.
RECOLHIMENTO – Transferência de documentos dos arquivos intermediários
para os permanentes.
TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela
autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos
devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos
aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para guarda ou
eliminação.
TÉCNICO DE ARQUIVO – Profissional de arquivo de nível médio.
TRANSFERÊNCIA – Passagem dos documentos dos arquivos correntes para
os intermediários.
X - BIBLIOGRAFIA

1. Arquivo Teoria e Prática – Marilena Leite Paes – Editora FGV

2. Apostila do Curso Básico de Arquivo e Protocolo – Ministério da
Saúde – dezembro 1991
3. Site Elite Integral
4. Manual de Redação da Presidência a República
5. Site Portras das Letras – Helio Consolaro professor de Português e
jornalista, presidente da Academia Araçatubense de Letras, cronista
diário da Folha da Região, Araçatuba-SP. Professor de Português e
jornalista, presidente da Academia Araçatubense de Letras, cronista
diário da Folha da Região, Araçatuba-SP.
 ANEXOS

ANEXO I
LEI 8159 - Arquivos

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou
de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo
da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

 Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições

de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no
exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento

de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição
sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos

por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na

aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e
social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência
do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições

arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder

Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do
Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do
Ministério da Aeronáutica.

§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judiciário.

§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder

Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-
jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar
unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e

vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

 Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos
na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem

como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra
e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será

restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito
por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de

qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em

vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.

§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e

integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em

regulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR

Jarbas Passarinho

(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)

 Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968

Decreta:

Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte,
produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da
Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a
dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é
regulada por este Decreto.

Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.

Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos
previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada
a titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada, bem como
fotogramas destinados à indexação.

Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e
de reprodução.

§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.

§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção
do original como para a extração de cópias.

§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do
 campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se
possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de

encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da

microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou
por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção
no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação,

com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a
localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a
microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
 competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua
destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a
revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a
mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de
8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão
ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos

microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados
pela autoridade competente detentora do filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,

deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel
do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos
especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a

autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados
nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e
cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16 As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de

terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
 Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor
legal, em juízo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira
que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de

documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos
pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas
registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às
penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis
cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado
definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao

cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Independência e 108° da República

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Milton Seligman

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Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de 1996.