Access 2013

2013
3 MICROSOFT ACCESS
MICROSOFT ACCESS 201 3 MICROSOFT ACCESS 2013
MICROSOFT ACCESS 201 2013
3 MICROSOFT ACCESS
MICROSOFT ACC ESS 201 2013
3 MICROSOFT ACCESS
MICROSOFT ACC ESS 201 2013
3 MICROSOFT ACCESS
MICROSOFT ACC ESS 201
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Todos os direitos reservados - CNPJ: 06.912.818/0001-67 - INPI: 828417113
Autores
Newton Silva /Luciana M. Gonçalves Silva
Arte
Agnaldo Silva /Luis Carlos da Silva Junior
Edição
Claudilene Viana Santos
www. portalcns.com.br Access2013 Pag. 2

Apresentação
Caro(a) Aluno(a)
O Microsoft Access é um Sistema de gerenciamento de banco de dados da Microsoft, incluído no

pacote do Microsoft Office Professional, que permite o desenvolvimento rápido de aplicações que
envolvem tanto a modelagem e estrutura de dados como também a interface a ser utilizada pelos
usuários.
O desenvolvimento da estrutura de dados se dá de forma muito intuitiva, sendo que programadores
relativamente inexperientes e usuários determinados podem usá-lo para construir aplicações
simples, sem a necessidade de utilizar ferramentas desconhecidas.
Com o Microsoft Access é possível desenvolver desde aplicações simples como consultas, tabelas,
formulários e relatórios , cadastro de clientes, controle de pedidos até aplicações mais complexas
como, por exemplo, todo o controle operacional, administrativo e financeiro de uma pequena ou
até mesmo de uma média ou grande empresa.
Esta apostila é parte integrante deste curso interativo e deverá ser consultada para o bom
aproveitamento do mesmo.
Parabenizamos e desejamos sucesso na sua qualificação profissional.
Equipe de Desenvolvimento
“Não é a força, mas a constância dos bons resultados que conduz os homens à felicidade.”
- Friedrich Nietzche

AGENDA PEDAGÓGICA
MÓDULO 1 - LIÇÃO 1
Pontuação Inicial: _______ %Visto do Professor: _______________________________ Data: ____/____/____
Pontuação final: _______ % Visto do Professor: ________________________________ Data: ____/____/____
Visto do Responsável_____________________________________________________Data: ____/____/____

Anotações...
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Sumário
Módulo 1 - lição 1 - Introdução ao Access 2013..........................................................................................08
Acessando o Access pela Primeira Vez......................................................................................................08
O Access Lida com Dados................................................................................................................................09
Conhecendo a Nova Aparência do Access 2013.......................................................................................12
Boa Aparência com Formulários e Relatórios ......................................................................................13
Módulo 1 - Lição 2 - Familiarizando-se com o Access 2013...................................................................18
Familiarizando-se com o Access 2013.......................................................................................................18
Conhecendo os Componentes de um Banco de Dados..............................................................................19
Escolhendo o Melhor Formato para Salvar seus Arquivos ...............................................................20
Módulo 2 - Lição 1 - Criando um Banco de Dados Através de Modelos ..................................................24
Criando o seu Primeiro Banco de Dados.................................................................................................24
Módulo 2 - Lição 2 - Modificando um Banco de Dados no Access....................................................28
Alterando o Banco de Dados do Access 2013........................................................................................28
Módulo 3 - Lição 1 - Inserindo Dados no Access da Forma mais Fácil................................................32
Entrando com Dados em Tabelas do Access ...........................................................................................32
Módulo 3 - Lição 2 - Manipulando Dados no Access 2013.....................................................................36
Trabalhando com as Informações do Bando de Dados...........................................................................36
Tornando a Leitura dos Dados mais Compreensível................................................................................37
Módulo 4 - Lição 1 - Escolhendo o Melhor Programa para Trabalhar .................................................42
Faça a Escolha Certa do Programa ...........................................................................................................42
Importando Dados do Excel para o Access.............................................................................................44
Módulo 4 - Lição 2 - Usando na Prática o que Aprendeu .....................................................................48

INTRODUÇÃO AO ACCESS 2013
Acessando o Access pela primeira vez
O Access lida com dados
Conhecendo a nova aparência do Access 2013
Boa aparência com formulários e relatórios

MÓDULO 1 – LIÇÃO 1
INTRODUÇÃO AO ACCESS 2013

INTRODUÇÃO - CONHECENDO O MICROSOFT ACCESS 2013
O Access 2013 é um sistema gerenciador de banco de dados, uma poderosa ferramenta de auxílio na execução
de trabalhos que envolvam processamento de informações. Com ele, você pode criar diversas aplicações, tais
como:
• Controle de estoque;
• Lista de livros;
• Cadastro de clientes;
• Faturamento e estoque para sua empresa.
Acessando o Access pela primeira vez

O Access 2013 pode ser acessado através do botão Iniciar do Windows, localizado no canto inferior
esquerdo da tela ou dando um toque na tecla Windows do teclado, depois digitando: Access 2013
e teclando Enter. Também é possível criar um atalho na área de trabalho ou na barra de tarefas do
Windows para iniciar o Access 2013.
No Access 2013, o acesso aos principais recursos é feito através da guia Arquivo, localizada no canto superior
esquerdo da janela. Clicando nessa guia, é possível acessar as opções de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar
projetos. Ao iniciar o Access 2013, a página Introdução ao Microsoft Office Access é exibida. Essa página
mostra o que pode ser feito para começar a usar o Access 2013.
Por exemplo, é possível criar um novo banco de dados em branco, um banco de dados a partir de um modelo
ou abrir um banco de dados recente (no caso de haver projetos abertos recentemente). Você também pode
clicar no botão “Ajuda” para saber mais sobre o 2013 Microsoft Office System e Office Access 2013. Veja na
ilustração abaixo a tela de Introdução ao Microsoft Office Access:
Nessa página, você tem as seguintes opções:

1- Selecionar um modelo de banco de dados.
2- Visualizar conteúdos de acordo com o modelo selecionado.
3- Abrir um banco de dados utilizado recentemente.
A nova interface de usuário do Office Access 2013 compreende diversos elementos que definem como você
interage com o produto.

Eles foram escolhidos para ajudar você a dominar o Access e a encontrar os comandos de que precisa com mais
rapidez. O novo design também facilita a descoberta de recursos que, de outra forma, poderiam ficar escondidos
entre camadas de barras de ferramentas e menus. Você estará pronto para trabalhar mais rápido com a nova
página Introdução ao Microsoft Office Access, que lhe oferece acesso rápido a nossa nova experiência inicial,
incluindo um pacote de modelos criados profissionalmente.
O elemento mais importante da nova interface chama-se Faixa de Opções, localizada na parte superior da
janela do programa e contém grupos de comandos. A Faixa de Opções centraliza os comandos e substitui menus
e barras de ferramentas. Nela, há guias que combinam comandos de forma lógica. No Office Access 2013, as
principais guias da Faixa de Opções são: Arquivo, Página Inicial, Criar, Dados Externos e Ferramentas de
Banco de Dados. Cada guia contém grupos de comandos relacionados, e esses grupos trazem alguns dos
outros novos elementos da interface de usuário, como a galeria, que é um novo tipo de controle que apresenta
as opções visualmente:
Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20____
Fixando a matéria
1. Qual a forma mais utilizada para acessar o Access 2013?
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2. Não podemos criar atalhos na área de trabalho para iniciar o Access.

( ) Verdadeiro ( ) Falso
3. Quais são as opções disponíveis na página de Introdução ao Microsoft Office Access 2013?
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__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
4. O acesso aos principais recursos do Access 2013 é feito através da guia____________, localizada no canto
superior esquerdo da janela.
5. O elemento mais importante da nova interface chama-se:
( ) Faixa de opções
( ) Categorias de modelos
( ) Modelos locais

O Access lida com dados
O Access lida com todos os tipos de dados: contatos de clientes, horários de faturamento e estoque para sua
empresa. Registros de dieta e exercícios, despesas domésticas, listas e preços de itens a pagar.
Se tiver dados, você também tem listas. O Access transforma essas listas em tabelas. As tabelas são organizadas
por itens em linhas e por categorias em colunas. O Access chama as linhas de registros e as colunas de campos.
Para compreendermos melhor, devemos conhecer o que é um banco de dados.
O BANCO DE DADOS DO ACCESS
Um banco de dados é um local onde ficam armazenadas as informações de nosso interesse e que dizem respeito
a um determinado assunto. Em um banco de dados as informações são armazenadas de forma organizada. Um
bom exemplo é o livro caixa de uma empresa. Ele é um banco de informações com todas as saídas e entradas.
Elas ficam separadas de acordo com a sua classificação. É assim que funciona também um banco de dados.
Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com um banco de dados, você realmente
tem o comando de seus dados, pois ele permite recuperá-los, classificá-los, analisá-los, resumi-los, bem como
relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais
inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.
O que torna as tabelas do Access diferentes de listas ou das planilhas do Excel?
O Access é diferente porque usa tabelas relacionadas. Ele foi projetado para que uma tabela possa encontrar e
usar dados em outra tabela. Dessa forma, quando você mantém um registro dos itens de trabalho, por exemplo,
não é necessário digitar nomes de funcionários ou de projetos já armazenados.
Outra vantagem do Access: ele torna mais fácil a visualização dos dados. A leitura de listas e planilhas pode ser
difícil. É preciso subir e descer, avançar e voltar o tempo todo. Em contrapartida, os formulários e relatórios do
Access lhe permitem mostrar apenas os dados necessários, com a aparência desejada. Ajude outras pessoas
a utilizarem seus dados e faça com que seus dados transmitam seu ponto de vista. E isso é fácil, porque todos
os recursos são internos do Access. Os modelos do Access 2010 fornecem formulários e relatórios projetados
para você, de acordo com seus dados.
PLANEJANDO UM BANCO DE DADOS NO ACCESS 2013
Antes de criar um banco de dados é necessário fazer um planejamento e verificar que tipo de informações
iremos inserir, qual sua finalidade e como os dados serão gerenciados.
Para entender que tipo de planejamento é necessário, precisamos responder algumas perguntas básicas:
1. Quais informações eu quero obter com meu banco de dados?
2. Sobre quais áreas de assunto distintas eu tenho que armazenar informações?
3. Como essas áreas de assunto relacionam-se mutuamente?
4. Quais informações eu preciso armazenar sobre cada assunto?
Ao responder essas perguntas você terá definido quais dados as tabelas do seu banco de dados irá conter e
como eles se relacionam.
GERENCIANDO UM BANCO DE DADOS
Fazer o gerenciamento de um banco de dados não é nada complicado, pois gerenciar significa organizar e
armazenar suas informações de forma correta, dividindo os dados de acordo com o assunto.
O Microsoft Office Access 2013 é uma excelente ferramenta para gerenciamento de dados. Foi desenvolvido
especialmente para isso. Ele é um grande aliado no armazenamento das informações, permitindo criar um amplo
e completo banco de dados, além de possuir uma grande capacidade de armazenamento de informações (mais
que o Excel e o Outlook), o que o torna um dos bancos de dados mais utilizados.
Usando o Access você pode organizar seus dados de acordo com o assunto a que eles pertencem. Por exemplo,
numa pequena loja o proprietário precisa manter-se informado do fluxo de caixa, ter em mãos os dados dos
fornecedores, e informações sobre seus produtos, clientes, etc. Se fossem usados cadernos, agendas ou outro
tipo de papel para armazenar suas informações seria uma grande confusão.

Mesmo usando o Excel seria trabalhoso para este proprietário ter acesso rápido a todas essas informações. Com
o Access esse mesmo proprietário, em um único banco de dados, divide seus contatos, clientes, fornecedores
e outras informações em tabelas separadas por assunto, e os formulários o ajudam a ter acesso rápido a seus
dados sem precisar ficar perdendo tempo para localizá-los. Isso é gerenciar um banco de dados. Armazená-los
de forma correta e separadamente para facilitar a consulta.
Fixando a matéria
1. O que é um Banco de dados?
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2. O Access funciona melhor quando os mesmos dados estão em diversas tabelas diferentes.
3. Tabelas são melhores do que listas? Por quê?

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4. Em um banco de dados, as informações são armazenadas de forma ___________.
5. Antes de iniciar um banco de dados o que é necessário fazer?

( ) Um planejamento do banco de dados
( ) Um organograma
( ) Uma tabela para armazenar os dados

preencha o exercício de palavras cruzadas abaixo:
HORIZONTAIS
2. O Access transforma listas em ____________, organizadas por itens em linhas e por categorias em colunas.
5. É o produto da análise dos dados existentes, devidamente interpretados dentro de um contexto para permitir
a tomada de decisões de forma otimizada.
6. Centraliza os comandos e substitui menus e barras de ferramentas. Fica localizada na parte superior da janela
do programa e contém grupos de comandos.
8. Você pode clicar nesse botão para saber mais sobre o 2013 Microsoft Office System e Office Access 2013.
10. É um sistema gerenciador de banco de dados, uma poderosa ferramenta de auxílio na execução de trabalhos
que envolvam processamento de informações.
VERTICAIS
1. Conjunto de campos com informações relacionadas (NOME, ENDEREÇO, BAIRRO, CEP, etc.).
3. É um local onde ficam armazenadas as informações de nosso interesse e que dizem respeito a um determinado
assunto.
4. A nova _____________ de usuário do Office Access 2013 compreende diversos elementos que definem como
você interage com o produto.
7. No Access 2013 o acesso aos principais recursos é feito através dessa guia.
9. Significa organizar e armazenar suas informações de forma correta, dividindo os dados de acordo com o assunto.

Conhecendo a nova aparência do Access 2013
Desde a origem, o Access 2013 é projetado para ser fácil e conveniente. Claramente visíveis e organizados por
função, os recursos e comandos seguem a lógica do seu trabalho para torná-lo mais produtivo.
Ao iniciar o Access 2013, você vê a nova página de Introdução. Aqui você descobrirá que esta versão do Access já
faz uma grande parte do trabalho por você. Os modelos categorizados permitem que você inicie o seu trabalho
a partir da metade. Os modelos são bancos de dados predefinidos baseados em tarefas que você pode baixar
e usar imediatamente. Selecione e clique — é bastante rápido.
A tabela é o principal objeto do Access, sendo esta gerada automaticamente ao se criar um banco de dados.
Antes de nos aprofundarmos na estrutura do banco de dados, vamos identificar cada parte de uma janela
principal do Access 2013, além de conhecer os menus do Access.
Vamos considerar que a janela visualizada abaixo seja a principal:

Eis como é dividida a janela principal do Access:
Acesso Principal – Clicando sobre a guia Arquivo, no canto superior
esquerdo da janela do Access, aparecerão funções como Salvar, Abrir,
Imprimir, Fechar, dentre outras, que são as principais ações desse
aplicativo. Essa guia está sempre em exibição para que você possa
fazer alterações baseado na maneira como você usa o Access 2013.
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido - Disponibiliza ferramentas
e comandos para uso rápido, sem que haja a necessidade de entrar
em menus ou utilizar teclas de atalho. É possível utilizar os comandos
que o Access dispõe como padrão, ou adicionar novos de acordo com
sua necessidade (como demonstra a imagem ao lado).
Barra de Título – Mostra o nome do banco de dados que está aberto.
Botão Ajuda – Acessa as informações e documentos de ajuda do
Office Online ou local (salva no computador).
Controles da Janela – Se encontram no canto superior direito. São
eles: controles para Minimizar, Maximizar/Restaurar e Fechar a janela
do Access. Temos também o Botão Fechar, que serve para fechar
cada arquivo de banco de dados individualmente.
Guia do objeto ativo – A cada objeto ativo (tabela, formulário, consulta, etc) será exibida uma guia de
ferramentas equivalente.
Faixa de Opções – Local onde estão os principais comandos do Access, separados por guias: Página Inicial, Criar,
Dados Externos, Ferramentas de Banco de Dados e Suplementos. Dependendo do objeto ativo, outras guias
serão exibidas. Cada guia da Faixa de Opções contém os comandos necessários para uma atividade, reunidos
em grupos. A Faixa de Opções é a sua central de comandos para trabalhar no Access 2013.
Barra de status – Localizada na margem esquerda inferior, mostra informações sobre o banco de dados.
Barra de status do objeto ativo – Mostra informações sobre o objeto ativo.
Modos de exibição – As opções de exibição são encontradas à direita da Barra de status e permitem alterar a
visualização do objeto ativo. São as seguintes:
Painel de navegação – Permite a navegação entre os objetos criados.

Área de edição do objeto ativo – Permite a inserção de dados na tabela, seleção de dados na consulta, etc.
Teclado Numérico/Caps Lock – Quando ativados, serão visualizados nessa área.

Fixando a matéria
1. Onde se localizam os controles da janela de programa do Access e quais são eles?
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2. A cada objeto ativo (tabela, formulário, consulta, etc.), uma guia de ferramentas equivalente será exibida.
3. Descreva os dois principais modos de visualização do Access:

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4. A ___________ mostra o nome do banco de dados que está aberto.
5. Como se chama o componente em que os principais comandos do Access se encontram?

( ) Tabelas e campos
( ) Folhas de dados e design
( ) Faixa de Opções
Boa aparência com formulários e relatórios
O formulário é uma forma organizada e lógica de se visualizar os registros. É também o meio utilizado pelo
Access para apresentação ou digitação dos dados, tanto das tabelas, como das consultas. Já o relatório é o
resumo final de todos os dados que você deseja demonstrar, é uma visualização do seu banco de dados em
uma versão impressa. Ambos tornam os dados visualmente eficientes. Enquanto os formulários facilitam a
inserção e o trabalho com dados, os relatórios facilitam a impressão e a exibição de dados.
Para trabalhar com dados de forma organizada e formatada, devemos utilizar formulários ao invés de tabelas
ou consultas, pois este permite visualizar as informações de um registro por vez, podendo escolher quais
campos serão ou não exibidos, o que facilita muito na hora de incluir, alterar ou excluir dados e informações.
Um formulário visualmente atraente torna o trabalho com o banco de dados mais agradável e eficiente, além
de ajudar a impedir que dados incorretos sejam inseridos.
Um formulário pode exibir dados de uma ou mais tabelas, de tal modo que você possa visualizar todos os
dados desejados em um único local. Um formulário conectado a mais de uma tabela lhe permite inserir dados
sem abrir essas tabelas.
Um formulário também pode enfatizar dados importantes e torná-los mais visíveis, de modo que seja mais
fácil trabalhar com eles. Um formulário também pode mostrar os dados selecionados, ocultando o que você
quiser manter como particular. Por exemplo, a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionários
não precisará ver o salário deles.
Utilizar relatórios é uma ótima maneira de organizar e apresentar dados. Eles permitem que se imprima uma
lista simples — como um relatório semanal de vendas — a um catálogo detalhado de produtos.

Além disso, é possível criar etiquetas de endereçamento ou apresentar dados resumidos, como as vendas
agrupadas por região. Todos os métodos utilizados na criação de formulários podem ser utilizados na criação
de relatórios. A diferença entre eles é o modo como os dados são agrupados:
• Formulários – Agrupam dados utilizando um formulário principal e um subformulário.

Os modelos de banco de dados no Access 2013 contêm muitos formulários e relatórios, projetados para atender
a suas necessidades para cada tipo de dados em particular. Se você quiser um novo formulário ou relatório,
será fácil criar um de cada vez. A guia Criar na Faixa de Opções disponibiliza comandos para todos os tipos
de objetos do banco de dados.
• Relatórios – Agrupam dados a partir de uma única tabela/consulta.

Fixando a matéria
1. O que é um formulário no Access?
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2. Os formulários facilitam a inserção e o trabalho com dados, os relatórios facilitam a impressão e a exibição
de dados.
3. Defina o que é um relatório no Access:
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4. Os_____________de banco de dados no Access 2013 contêm muitos formulários e relatórios, projetados
para atender a suas necessidades para cada tipo de dados
5. Oculta os dados que você quiser manter como particular.
( ) Formulário
( ) Relatório
( ) Consulta
CAÇA-PALAVRAS

Marque na escala abaixo o aproveitamento que teve desse capítulo, de acordo com sua opinião:
Excelente Bom Ruim Péssimo
Ficou com alguma dúvida? Anote-as aqui: Respostas do Professor:

FAMILIARIZANDO-SE COM O ACCESS 2013
Familiarizando-se com o Access 2013
Conhecendo componentes de um banco de dados
Escolhendo o melhor formato para salvar seus arquivos

FAMILIARIZANDO-SE COM O ACCESS 2013
INTRODUÇÃO
Nesta lição conheceremos o novo visual do Microsoft Access 2013. Veremos que ele nos oferece várias vantagens,
e que em vários aspectos facilitou o nosso trabalho com os bancos de dados. Vamos aprender também a
criar tabelas, formulários, etc. a partir de modelos existentes e também como salvar nossos bancos de dados
escolhendo o formato corretamente.
Familiarizando-se com o Access 2013

A nova interface do Microsoft Access 2013 é projetada parar ser muito simples e conveniente. Claramente
visíveis e organizados por função, os recursos e comandos seguem a lógica do seu trabalho para torná-lo mais
produtivo. A página de Introdução oferece modelos de banco de dados diversificados, observe a figura a seguir:
Ao iniciar o Access 2013 você se depara com a página de Introdução, a qual disponibiliza vários modelos
categorizados que permitem que você inicie o seu trabalho já com um layout predefinido:
O QUE É UM MODELO?
Os modelos são bancos de dados predefinidos baseados em tarefas. Eles são projetados para fins comerciais
específicos. Cada modelo é um aplicativo de controle completo, com tabelas, formulários, relatórios, consultas,
macros e relações predefinidas. Os modelos são projetados para serem imediatamente utilizados, não sendo
necessário modificar tanto seu visual, apenas seu conteúdo. Se o design do modelo satisfizer suas necessidades,
considere-o pronto para usar! Caso contrário, você pode alterá-lo conforme sua vontade. Veja quais são os
principais itens que compõem a janela de um banco de dados no Access 2013:
Faixa de Opções
A Faixa de Opções está organizada em torno de atividades comuns. Cada guia da Faixa de Opções contém os
comandos necessários para uma atividade, reunidos em grupos lógicos.
A Faixa de Opções contém dois tipos de guias. Um tipo é apresentado sempre: Página Inicial e Criar, por exemplo,
são guias estáticas. O outro tipo de guias aparece apenas quando podem ser usadas. As guias de Ferramentas
de Layout de Formulário e de Ferramentas de Layout de Relatório são visíveis quando você está trabalhando
no modo de Layout, são guias dinâmicas e aparecem logo à direita da Faixa de Opções com uma coloração
diferente. Os comandos são fáceis de localizar e fáceis de usar. Você pode ver, a seguir, os grupos de opções
exibidos na guia Criar:

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido permite que você personalize o
Access 2013. Ela possibilita vermos e colocarmos os comandos usados com frequência na barra de ferramentas
para serem localizados facilmente.
Podemos adicionar ou remover qualquer comando na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clicando
com o botão direito do mouse na barra de ferramentas e selecionando Personalizar Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido. Também podemos clicar na setinha apontada para baixo logo à direita desta barra e escolher
os comandos desejados.
Guia Arquivo
A guia ARQUIVO se encontra no canto superior esquerdo da janela de vários programas do pacote MICROSOFT
OFFICE 2013, inclusive no Access 2013. Essa guia conduz você às configurações do programa no qual você
está trabalhando. Quando você clicar nesta guia, verá os mesmos comandos básicos para abrir, salvar e imprimir
arquivos, da mesma maneira que são encontrados nos outros programas do pacote OFFICE 2013.
Painel de Navegação
Esse painel exibe precisamente o que está no banco de dados no qual você está trabalhando (tabela, formulário
Fixando a matéria
1. Explique como estão organizados os comandos do Access 2013 e qual o objetivo de ser assim:
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2. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido permite que você veja e coloque os comandos que usa com
frequência, de modo que sejam encontrados facilmente.
3. O que você deve fazer para personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido?
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__________________________________________________________________________________________
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4. A guia CRIAR está localizada na ___________________e contém todos os comandos para criar tabelas,
Formulários, Relatórios e Consultas.
5. Quando você clicar nesta guia, verá os mesmos comandos básicos para abrir, salvar e imprimir arquivos.
( ) Faixa de Opções
( ) Arquivo
( ) Criar

Conhecendo os componentes de um banco de dados
O Access facilita muito a criação de um banco de dados através de
modelos pré definidos. Se desejar adicionar uma tabela ao Banco de
dados, basta usar a guia Criar e os comandos do grupo Tabelas\Lista do
SharePoint. Observe a figura:
Os componentes mais importante de um Banco de dados são: Tabelas,
Consulta, Formulário, Relatório e Macro. Vejamos as definições de alguns
deles:
TABELA
Local onde os dados são armazenados. O banco de dados pode ter
inúmeras tabelas e, cada uma delas tem características próprias, em
virtude das informações que armazena.
CONSULTA
É considerado o componente mais importante, pois é nele que podemos
selecionar dados, realizar cálculos e mesclar dados de tabelas diferentes
entre outras funções.
FORMULÁRIO
Utilizado para apresentação ou digitação dos dados, tanto das tabelas como das consultas, por meio de um
layout de acordo com a preferência do usuário.
RELATÓRIO
Utilizado para impressão dos dados. Nesse objeto, pode-se também, obter totais e subtotais, outras opções
de impressão.
MACRO
Cria uma lista de ações que o Access executa automaticamente.
Fixando a matéria
1. Cite quais são os os componentes mais importantes de um Banco de dados:
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2. O banco de dados pode ter apenas uma tabela com características próprias.
3. Qual componente do Access é considerado o mais importante? Explique.
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__________________________________________________________________________________________
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4. O _______________________ é um objeto utilizado para impressão dos dados e também paraobter totais
e subtotais, outras opções de impressão.

5. Cria uma lista de ações que o Access executa automaticamente:
( ) Consulta
( ) Macro
( ) Relatório
Escolhendo o melhor formato para salvar seus arquivos
Access
2013
Access
2007
Access 2013 utiliza um novo formato de arquivos, algo muito prático e vantajoso, pois permite que antigos
arquivos funcionem em novas versões do Access. Com o Access 2013 você obtém vantagens do novo formato
de arquivo. A alteração no formato do arquivo torna os bancos de dados do Access 2013:
• Mais seguros;
• Mais compactos;
• Mais confiável a recuperação de dados, no caso de um arquivo ser corrompido;
• Mais fácil para adicionar alguns recursos que não são muito fáceis de inserir em uma imagem, como campos
de tabela que armazenam anexos e campos com vários valores.
Há a possibilidade de outras pessoas utilizarem alguma versão anterior do Access 2013, mas precisam justamente
do seu banco de dados feito na versão atual. Para isso, é possível compartilhá-lo com formatos mais antigos,
bastando apenas utilizar a opção Salvar Como e escolher a opção Banco de Dados do Access 2002-2003 (caso
a versão utilizada seja esta), ou até mesmo como banco de Dados do Access 2000. É importante salientar que
se o usuário utilizar a versão do Access 2007, ele não necessitará de uma versão específica, pois o formato de
arquivo é o mesmo do 2013.
NOVOS RECURSOS
Alguns novos recursos do Access 2013 demandam um novo formato de arquivo. Se o seu banco de dados usa
tais recursos e você tenta fazer uma cópia do banco de dados em um formato mais antigo, o Access lhe informa
que não é possível. Se você sabe que estará compartilhando um banco de dados com pessoas que não têm o
Access 2013, planeje seu trabalho de acordo com essa informação.

Fixando a matéria
1. Como devo fazer para salvar um banco de dados do Access 2013 para ser usado por uma versão anterior do
programa?
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__________________________________________________________________________________________
2. Os bancos de dados do Access 2013 não podem ser compartilhados com pessoas que usam versões anteriores
do Access.
3. Explique em poucas palavras as vantagens do novo formato de arquivo do Office 2013:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
4. Para abrir o comando “Salvar como”, que permite atualizar um Banco de dados de versões anteriores do
Access, você deve dar um clique no menu __________________.
5. Em relação ao novo formato de arquivo do Access 2013, NÃO podemos afirmar que ele:
( ) É baseado em XML.
( ) Exige uma reconfiguração de sua impressora.
( ) Oferece mais segurança e tamanhos de arquivos.

HORIZONTAIS
1. Contém os comandos necessários para uma atividade, reunidos em grupos lógicos.
3. Nelas podemos selecionar dados, realizar cálculos e mesclar dados de tabelas diferentes, entre outras funções.
5. A alteração no _____________ do arquivo torna os bancos de dados do Access 2013: mais seguros, compactos
e confiáveis.
8. Exibe precisamente o que está no banco de dados no qual você está trabalhando.
11. No Access os modelos são projetados para serem imediatamente ______________.
VERTICAIS
2. A página de ________________ do Access 2013 oferece modelos de banco de dados diversificados.
4. Essa guia disponibiliza modelos para tabelas, permitindo que você adicione uma tabela apropriada a seu banco
de dados.
6. Barra de Ferramentas que possibilita colocarmos os comandos usados com frequência para serem localizados
facilmente.
7. São bancos de dados predefinidos baseados em tarefas.
9. Essa guia conduz você às configurações do programa no qual você está trabalhando.
10. O Access baseia o novo _____________ no objeto existente que você já abriu ou que você selecionou no
Painel de Navegação.


CRIANDO UM BANCO DE DADOS

ATRAVÉS DE MODELOS
Criando o seu primeiro banco de dados

CRIANDO UM BANCO DE DADOS ATRAVÉS DE MODELOS

INTRODUÇÃO
Os modelos de banco de dados incluem tudo o que é necessário para começar e permitem que você se concentre
na digitação de dados, imediatamente. E para criar um banco de dados partindo do zero, escolhemos um
documento em “Banco de Dados em Branco” ou clicando em Novo, na Guia Arquivo.
Criando o seu primeiro banco de dados

Existem duas formas principais de se iniciar a criação de um banco de dados: utilizando um modelo predefinido,
ou partindo do zero. Se nenhum dos modelos atender às suas necessidades, você poderá começar com um
“Banco de dados do desktop em branco”:
Ao optar por um “Banco de dados do desktop em branco”, na área principal do programa e criar um novo
arquivo é necessário salvá-lo primeiro, diferente do que acontece com outros aplicativos ( Word, Excel, etc.):
Após clicarmos no botão Criar, seremos direcionados para a

nova página em branco chamada Tabela 1. Essa tabela é aberta
no modo Folha de Dados. O cursor é colocado na primeira
célula vazia na coluna onde está escrito Clique para Adicionar,
onde já é possível começar a digitar seus dados.
CRIAR UM BANCO DE DADOS USANDO UM MODELO
Um modelo é um banco de dados pronto para uso que contém todas as tabelas, consultas, formulários e
relatórios necessários para executar uma tarefa específica. O Access oferece uma grande variedade de modelos
que podem ser usados para acelerar o processo de criação do banco de dados. Os modelos de bancos de dados
podem ser usados como são ou você pode personalizá-los para atender melhor às suas necessidades:
Se encontrar um modelo que lhe agrade, entre os apresentados, clique nele. O Access sugere um nome de
arquivo para o seu banco de dados na caixa Nome do Arquivo. Você pode mudar o nome do arquivo se preferir.
Também é possível mudar a pasta sugerida pelo Access para salvar o banco de dados.
Após clicar no botão Criar, aguarde até que o Access prepare o modelo a ser utilizado. A seguir, é exibido uma
janela na qual você pode começar a trabalhar com os dados.
Fixando a matéria
1. Quais são as duas formas principais de se iniciar a criação de um banco de dados?
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
2. Ao optar por um “Banco de dados do desktop em branco” e criar um novo arquivo é necessário salvá-lo primeiro
3. Defina o que é um modelo:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
4. Após clicarmos no botão Criar, seremos direcionados para a nova página em branco chamada Tabela 1. Essa
tabela é aberta no modo____________________________________.
5. Quanto aos modelos de bancos de dados NÃO é correto afirmar que podem ser:
( ) Usados como são.
( ) Personalizados para atender melhor às suas necessidades.
( ) Exportados para qualquer outro programa.

CAÇA-PALAVRAS

MODIFICANDO UM BANCO DE DADOS NO

ACCESS
Alterando o banco de dados do Access 2013

MODIFICANDO UM BANCO DE DADOS NO ACCESS
INTRODUÇÃO
Após criar seu banco de dados, pode ser que você não fique muito contente. Porém fazendo algumas alterações
é possivel adequar o banco de dados conforme sua necessidade. Nesta lição você aprendererá como fazer tais
mudanças.
Alterando o banco de dados do Access 2013

Com o Access é possível e fácil modificar um banco de dados utilizando o comando Desfazer para reverter
alterações feitas. Essa opção pode ser usada quantas vezes desejar. Porém, algumas ações não podem ser
revertidas. É por esse motivo que convém fazer backup do banco de dados.
O backup protege seus dados contra erros que o comando “Desfazer” não possa corrigir e ajuda a proteger seu
banco de dados contra falhas do sistema.
Quando você faz backup de um banco de dados, o Access salva tanto o banco de dados como uma cópia do
arquivo correspondente. No caso da cópia, o Access adiciona a data ao nome do banco de dados existente,
mas você pode alterar para qualquer nome. Da mesma forma, o Access armazena o backup no mesmo local
em que o banco de dados original está armazenado, mas você pode alterar para qualquer local.
Uma vez feito o backup do banco de dados, você pode começar a modificá-lo. Se você fizer uma alteração em
um nome de campo de uma tabela, talvez as outras partes do banco de dados que fazem referência a esse
campo não funcionem como deveriam. O Access fornece opções de Autocorreção de Nomes que ajudam a
manter todas as partes em sincronia. Na maior parte do tempo, essas opções já foram verificadas, mas convém
confirmar.
Para verificar se as Opções de Autocorreção de Nomes estão ativadas, clique na Guia Arquivo e depois em Opções.
Nas opções para Banco de Dados Atual, procure a sessão Opções de Autocorreção de Nomes e confira se as
opções Rastrear informações sobre Autocorreção de nomes e Executar Autocorreção de nomes estão marcadas.

Alterar um nome de campo é uma modificação comum que pode ser feita em qualquer tabela de banco de
dados. Outra maneira seria modificar o modo de visualização “Modo de Design”, em seguida, clicando sobre o
nome do campo e modificando-o:
Com esse modo de visualização, você pode fazer diversas alterações em seu formulário. Por exemplo:mudar a
posição dos campos ou alterar o tamanho de cada campo.
Observação: Se você não tiver fechado todos os outros formulários, não poderá alterar o nome de campo.
Depois de feita a alteração, você sabe que o Access alterou os relatórios e os formulários que usam este campo
porque as Opções de AutoCorreção de Nomes estão ativadas.
ADICIONANDO CAMPOS EM UMA TABELA
Outra alteração interessante que podemos fazer em nosso banco de dados é adicionar um campo em uma
tabela já existente . Primeiro devemos mudar o modo de exibição para Modo de Exibição de Folha de Dados e
de pois cliar em um cabeçalho de campo com o botão direito do mouse para selecioná-lo e escolher a opção
Inserir Campo. O Access irá inseri-lo à esquerda do campo selecionado. Também é possível excluir campos de
uma tabela. O comando Excluir está imediatamente abaixo do comando Inserir.
ADICIONANDO CAMPOS A UM FORMULÁRIO.
Depois de criado um novo campo, você o adiciona a um formulário, mas ele só estará disponível se houver um
formulário ou um relatório aberto. No modo Layout, você pode arrastar um campo do painel Lista de campos
para o formulário ou mover o novo campo para onde quiser clicando no nome de campo e arrastando-o.
Fixando a matéria
1. As alterações feitas num banco de dados do Access 2013 são definitivas? Explique:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
2. No Access 2013 não é possível alterar um nome de campo.
3. Porque é preciso fazer um backup do banco de dados?
__________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

4. Para adicionar um campo em uma tabela usamos o comando____________________.
5. Em qual modo de exibição é possível alterar o título de um formulário?

( ) MODO EXIBIÇÃO DE LAYOUT
( ) MODO DESIGN
( ) MODO FORMULÁRIO
CAÇA-PALAVRAS

INSERINDO DADOS NO ACCESS DA FORMA

MAIS FÁCIL
Entrando com dados em tabelas do Access

INSERINDO DADOS NO ACCESS DA FORMA MAIS FÁCIL

INTRODUÇÃO
Nesta lição vamos aprender como inserir dados no Access de forma fácil e precisa.
Entrando com dados em tabelas do Access

Ao iniciar o Access e, na página Inicial, clicar em “Banco de Dados do desktop em Branco”, será exibido um
nome de arquivo fornecido pelo Access , mas você pode digitar outro nome, depois clicar no botão Criar e
escolher um local de armazenamento. O novo banco de dados será aberto e exibirá uma única tabela contendo
uma linha e duas colunas. No Access, as tabelas são muito parecidas com as planilhas do Excel — uma grade
de células que armazenam os dados:
As tabelas são o suporte principal de qualquer banco de dados e todos eles contêm pelo menos uma tabela
(normalmente, mais). Lembre-se de que, em um banco de dados, as colunas são chamadas de campos. Temos
três maneiras básicas de inserir dados:
1. Digitando os dados na primeira célula em branco, pressione a SETA PARA A DIREITA…

2. Inserindo os dados na próxima célula em branco. Ou…
3. Copiando os dados de outra fonte (como do Excel, outras tabelas do Access ou até mesmo do Word),
clique nessa primeira célula em branco e cole.
Enquanto você está inserindo dados, o Access nomeia os campos: Campo1, Campo2, etc. Você decide se quer
usar esses nomes ou alterá-los. Para nomear os campos clique duas vezes em um cabeçalho de campo e altere.
Os nomes podem conter até 64 caracteres, e inseri-los ou alterá-los não afeta o restante dos dados.

Enquanto você insere dados em uma nova tabela (manualmente ou por colagem),
o Access define um tipo de dados para cada nova coluna. Um
Tipo de dados é uma configuração que controla a espécie de dados inseridos em
cada coluna de uma tabela. Nas versões anteriores do Access, eram disponibilizados
9 tipos de dados. Nessa nova versão do Access 2013, temos 12 tipos de dados
disponíveis (Observe a figura ao lado). Com eles você pode organizar seu banco
de dados de forma rápida e precisa.
Os tipos de dados também ajudam a gerenciar o tamanho do banco de dados
controlando o tamanho de cada campo. Por exemplo, em um campo definido para
conter dados de texto, podem ser inseridos até 255 caracteres em uma célula e
nada mais.
Agora, vamos à boa notícia: o Access define os tipos de dados para você. Quando
você insere dados na primeira célula de um novo campo, o Access examina a
espécie de dados digitados e infere (Inferir, deduzir ou concluir algo, a partir do
exame dos fatos e de raciocínio) um tipo de dados para o campo, com base no que
foi inserido. Por exemplo, se você digita um valor de moeda, o Access infere o tipo
de dados Moeda para esse campo.
O Access define para você os tipos de dados mais comuns, com base no que foi digitado ou colado na primeira
célula.
OS TIPOS DE DADOS PODEM SER ALTERADOS MANUALMENTE
Em algumas situações, talvez seja necessário alterar os tipos de dados de um campo manualmente. Por exemplo,
você cola dados em uma tabela, e o Access infere o tipo de dados Número para uma coluna de dados financeiros.
Porém, é preciso ter cuidado ao alterar um tipo de dados, porque o Access pode excluir dados durante esse
processo. Você só poderá recuperá-los se tiver uma cópia de backup do banco de dados. Além disso, outros
componentes no banco de dados podem parar de funcionar, porque dependem de um tipo de dados específico.
Por isso, ao alterar um tipo de dados, preste atenção às mensagens de aviso e interrompa o procedimento se
não tiver certeza do que está fazendo.

HORIZONTAIS
3. Os tipos de dados podem ser alterados ___________________.
5. É uma configuração que controla a espécie de dados inseridos em cada coluna de uma tabela.
6. Nome dado à coluna em um banco de dados.
7. São muito parecidas com as planilhas do Excel — uma grade de células que armazenam os dados.
8. Número de maneiras básicas de inserir dados no Access.
VERTICAIS
1. Inseri-los ou alterá-los não afeta o restante dos dados.
2. Cada um contém pelo menos uma tabela.
4. No Access, os nomes dos campos podem conter até 64 ______________.
Fixando a matéria
1. Quais são as três maneiras básicas de inserir dados em um banco de dados?
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
2. A alteração de um tipo de dados pode excluir dados, e o único meio de reavê-los é importando-os de uma
tabela de backup.
3. Quais são os 12 Tipos de dados do Access 2013?
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

4. Enquanto você está inserindo dados, o Access nomeia os campos: Campo1, Campo2, etc. Você decide se
quer usar esses nomes ou___________________.
5. Quantos caracteres podem ter os nomes de campos?
( ) Infinito.
( ) Apenas 10.
( ) Até 64 caracteres.


MANIPULANDO DADOS NO ACCESS 2013
Trabalhando com as informações do banco de dados
Tornando a leitura dos dados mais compreensível

MANIPULANDO DADOS NO ACCESS 2013

INTRODUÇÃO
Efetue cálculos em seus dados de modo rápido e fácil. No Access, os dados residem em tabelas. Na maior parte
do tempo, você trabalha com informações no modo Folha de Dados — uma grade de linhas e colunas que
exibe os dados, muito parecida com uma planilha do Excel. Vamos aprender como usar vários recursos novos
no modo Folha de Dados, como a linha Totais, as ferramentas de classificação e filtragem de dados e um recurso
Localizar muito prático.
Trabalhando com as informações do banco de dados

Talvez você precise de cálculos baseados em dados armazenados no banco de dados. A linha Totais facilita a
localização desse tipo de informação no banco de dados do Access.
Linha Totais é o processo de contagem de número de registro (linhas). É um novo recurso disponibilizado pelo
“Modo de Exibição Folha de Dados”. Você pode acessar esse recurso através da guia Página Inicial, no grupo
Registros, clicando em Totais. Isso mostrará a linha Totais na parte inferior da folha de dados. Na linha Totais
é possível selecionar o campo no qual deverá ser efetuado o cálculo e escolha uma função na lista: Soma,
Contagem, Média, etc.:
SOMAR, CLASSIFICAR, FILTRAR E LOCALIZAR SEUS DADOS

O Access nos permite classificar, filtrar e localizar os dados de sua tabela. Por exemplo, é possível classificar a
coluna em ordem alfabética: de A a Z ou de Z para A. Vá até a guia Página Inicial e, no grupo Classificar e Filtrar
escolha a opção desejada ou, ainda, clique com o botão direiro do mouse sobre a coluna que deseja classificar:
Também é possível desfazer uma classificação. Vá até a guia Página Inicial e, no grupo Classificar e Filtrar, clique
em Remover classificação.

APLICANDO FILTROS
A filtragem é uma maneira útil de ver somente
os dados que você deseja exibir. É possível usar
os filtros para exibir registros específicos em um
formulário, um relatório, uma consulta ou uma
planilha de dados, ou para imprimir somente
determinados registros de um relatório, uma tabela
ou uma consulta. Como a exibição obtida depois
que você aplicar um filtro conterá apenas registros
com os valores selecionados, o restante dos dados
permanecerá oculto até você limpar o filtro.
Por exemplo, para exibir os registros de pessoas
cujos aniversários caem durante um mês específico,
clique na coluna DataDeNascimento, na guia
Página Inicial do grupo Classificar e Filtrar, clique
em Filtros de Data e selecione o período de data
necessário.
Obs.: Os filtros disponíveis dependem do tipo de dados na coluna selecionada.
LOCALIZANDO SEUS DADOSndo a leitura dos dados mais compreensível

PESQUISAR- Essa ferramenta tem como função pesquisar dados específicos em seu banco de
dados. Na guia “PÁGINA INICIAL” grupo “Localizar”, clique em “Localizar”, ou se preferir use as teclas
de atalho Ctrl+L.
Na caixa de diálogo “Localizar e substituir”, em “Localizar” digite o que deseja encontrar. Verifique se as demais
opções estão configuradas conforme sua busca:

Fixando a matéria
1. Defina o que é a linha Totais:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
2. Usamos o comando Pesquisar para localizar dados na sua tabela.
3. O que é filtragem?
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
4. Usamos as teclas de atalho ______________________ para pesquisar dados no seu banco de dados.
5. Em qual guia é possível desfazer uma classificação?
( ) Página Inicial
( ) Criar
( ) Dados externos

Tornando a leitura dos dados mais compreensível
Você criou o seu banco de dados, mas tem uma queixa a fazer: os dados parecem um pouco desorganizados.
Você faz algumas perguntas e descobre que não precisa exibir todas as colunas de dados e que gostaria que
algumas delas estivessem em uma ordem diferente. E mais: se possível, gostaria que fosse mais fácil a verificação
de cada linha de dados.
Isso não é problema. Você pode fazer essas alterações de forma rápida e simples. Você pode mover as colunas
de uma folha de dados sempre que precisar organizá-los. Por exemplo, talvez você queira mover uma coluna
para o lado esquerdo da folha de dados de modo que ela esteja sempre visível e fácil de localizar. É possível
mover uma ou mais colunas arrastando-as.
Para mover uma única coluna, basta clicar no cabeçalho de coluna, clicar nele novamente e arrastar a coluna
para o novo local. Uma linha preta vertical informará onde a coluna ficará quando for solta. Para mover várias
colunas, clique em um cabeçalho de coluna, pressione SHIFT, clique nos cabeçalhos das outras colunas e arraste-a
para o novo local. Lembre-se de que as colunas precisam estar próximas umas das outras.
OCULTAR E MOSTRAR COLUNAS COM APENAS ALGUNS CLIQUES
No Access é possível ocultar as colunas que os usuários não desejam ver. A ocultação não remove os dados da
tabela; as colunas ocultas podem ser restauradas a qualquer momento.
Para ocultar uma coluna, clique no cabeçalho de coluna e depois em Ocultar Campos, ou para ocultar várias
colunas (desde que elas estejam próximas umas das outras), clique em um cabeçalho de coluna, pressione
SHIFT e selecione os cabeçalhos das outras colunas que deseja ocultar. Em seguida, clique com o botão direito
do mouse em um dos cabeçalhos selecionados e clique em Ocultar Campos.
Para mostrar colunas ocultas, clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e depois
Isso abrirá a caixa de diálogo Reexibir Colunas.
REDIMENSIONAR UMA OU MAIS COLUNAS
Se alguns dos campos na folha de dados contiverem muito texto, parte desse texto poderá ser cortado,
impedindo que você o visualize por inteiro. Quando isso acontece, a coluna pode ser redimensionada para ficar
mais legível. É possível redimensionar uma ou mais colunas manual ou automaticamente.
Para redimensionar uma única coluna, posicione o ponteiro do mouse na borda direita do cabeçalho de coluna
até que se transforme em uma seta de duas pontas. Em seguida, arraste o cabeçalho. Para redimensionar mais
de uma coluna, clique em um cabeçalho de coluna, pressione SHIFT, selecione os outros cabeçalhos e arraste
um deles. Quando essa técnica é usada, todas as colunas selecionadas passam a ter a mesma largura.
Também é possível redimensionar colunas automaticamente ou redimensionar todas as colunas de uma folha
de dados.
ALTERAR O FORMATO DO TEXTO
Ao criar seu banco de dados você pode propor que a sua empresa use uma fonte padrão usando os comandos
de formatação do Access 2010 disponíveis na guia Pagina Inicial, no grupo Formatação de Texto:
Todas as alterações feitas serão aplicadas à folha de dados inteira, porém esses tipos de alteração não podem
ser aplicados apenas a algumas linhas ou colunas.
REDIMENSIONE LINHAS ARRASTANDO OU USANDO UMA CAIXA DE DIÁLOGO
A leitura do texto poderá se tornar mais fácil se as linhas nas folhas de dados forem maiores. Faça isso apontando
para a borda superior ou inferior de um seletor de registros até que o ponteiro se transforme em uma seta de

REDIMENSIONE LINHAS ARRASTANDO OU USANDO UMA CAIXA DE DIÁLOGO
A leitura do texto poderá se tornar mais fácil se as linhas nas folhas de dados forem maiores. Faça isso apontando
para a borda superior ou inferior de um seletor de registros até que o ponteiro se transforme em uma seta de
duas pontas. Em seguida, arraste o seletor de registros para cima ou para baixo. Lembre-se de que o movimento
para cima estreita as linhas, enquanto a ação de arrastar para baixo as torna maiores.
OCULTAR LINHAS DE GRADE E ALTERAR A COR DE LINHAS ALTERNADAS
Para tornar a verificação dos dados mais fácil, você pode ocultar as linhas de grade verticais na planilha e alterar
a cor de linhas alternadas. Isso é possível através da guia Página Inicial e, no grupo Formatação de Texto, clicando
na seta ao lado do botão Linhas de Grade. Depois escolha o estilo que deseja usar. Nesse caso, quando você clicar
em Linhas de Grade: Horizontal, serão mostradas apenas as linhas horizontais; as linhas verticais estarão ocultas.
Definir a cor do plano de fundo de linhas alternadas também é fácil. Na guia Página Inicial, no grupo Formatação
de Texto, clique na seta ao lado do botão Alternar Cor de Plano do Fundo/Preenchimento e selecione uma cor.
Os resultados podem ser vistos imediatamente. Fique à vontade para experimentar essas configurações. Elas
podem ser desfeitas e qualquer alteração nelas não afeta os dados.
Fixando a matéria
1. Como fazer para ocultar colunas?
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
2. É possível redimensionar linhas arrastando ou usando uma caixa de diálogo.
3. Como fazer para reexibir colunas?
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
4. Na guia ________________________ encontramos o grupo Formatação de Texto.
5. Para redimensionar mais de uma coluna, clique em um cabeçalho de coluna, pressione _________, selecione
os outros cabeçalhos e arraste um deles.
( ) Alt
( ) Shift
( ) Ctrl

CAÇA-PALAVRAS


ESCOLHENDO O MELHOR PROGRAMA

PARA TRABALHAR
Faça a escolha certa do programa
Importando dados do Excel para o Access

ESCOLHENDO O MELHOR PROGRAMA PARATRABALHAR
INTRODUÇÃO
Se estiver tendo problemas para escolher entre o Access ou o Excel, não se preocupe! Vamos aprender que
ambos têm suas vantagens e o ajudaremos a fazer a melhor escolha sobre o programa mais adequado aos
seus dados e como protegê-los.
Faça a escolha certa do programa

Programas de planilha automatizados, como o Microsoft Office Excel 2013, fornecem recursos extensivos de
cálculos e gráficos para visualizar e manipular dados tabulares. Eles também podem ser úteis para armazenar
listas de informações, como listas de endereçamento ou inventários. No entanto, a medida que os requisitos
de lista se tornam mais complexos, também fica mais difícil manter os dados em um programa de planilha. Um
banco de dados relacional, como o Microsoft Office Access 2013, é mais adequado à criação e ao trabalho com
listas complexas, proporcionando ferramentas sofisticadas para inserir, organizar, manter e recuperar os dados.
Fazer a escolha certa é fundamental se você deseja acessar e atualizar as informações com o máximo de
desempenho e precisão. Após ler este artigo, você será capaz de tomar uma decisão fundamentada sobre como
escolher o programa mais adequado aos seus dados e como protegê-los. Os dois programas organizam dados
em colunas (também denominadas campos) que armazenam um determinado tipo de informação, também
conhecido como Tipo de Dados. Na parte superior de cada coluna, a primeira célula é usada para identificar
a coluna. Uma diferença terminológica é a seguinte: o que chamamos de linha no Excel é conhecido como
registro no Access.
Embora os dois programas sejam adequados ao gerenciamento de dados, cada um deles apresenta vantagens
claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que você deseja fazer com eles.
Banco de dados relacional é um tipo de banco de dados que armazena informações em tabelas e usa valores
coincidentes de duas tabelas para relacionar dados em uma tabela com dados da outra tabela. Em um banco
de dados relacional, em geral você armazena um tipo específico de dados somente uma vez.
A grande pergunta é: como você deseja organizar seus dados?
Se estiver tendo problemas para escolher entre o Access e o Excel, responda a uma pergunta importante: você
precisa organizar seus dados em uma estrutura de dados relacional ou não relacional? Não se deixe intimidar
por esses termos técnicos.
Decidir qual estrutura será usada não é difícil. Veremos como escolher cada tipo de estrutura de dados entre
as duas. Por ora, lembre-se de que o Access foi projetado para trabalhar com dados relacionais, enquanto o
Excel funciona melhor com estruturas de dados não relacionais. As estruturas relacionais dividem os dados em
partes relacionadas. Uma estrutura de dados relacional divide as informações em partes lógicas e coloca cada
parte em uma tabela separada. Não foi fácil?
Por exemplo, um banco de dados de vendas normalmente coloca informações sobre clientes — nomes,
endereços e outros fatos importantes — em uma tabela e, em outra, informações sobre o que eles compram. A
organização dos dados dessa maneira pode ser bem eficiente. Uma estrutura de dados relacional tem diversas
vantagens:
• Ela permite responder a perguntas comerciais importantes, como quem comprou a maior (ou a menor)
parte do seu produto na semana passada.
• E mais: o uso de tabelas separadas pode facilitar o gerenciamento dos dados, pois cada tabela contém
apenas parte das informações.
• Por fim, uma estrutura relacional ajuda a manter a precisão das informações, porque impede que os usuários
insiram dados na tabela errada.
Os dados não relacionais residem em uma única tabela. Ao contrário da estrutura de dados relacional, a não
relacional é uma lista simples que não se refere a outros dados. Por exemplo, uma lista de supermercado é um

arquivo simples, assim como uma lista de amigos e parentes. As estruturas de dados não relacionais são fáceis
de criar e manter, desde que você não tenha informações demais. As listas simples funcionam perfeitamente no
Excel. Na verdade, o Excel foi projetado para criar e manter arquivos simples. Caso você esteja se perguntando,
cada tabela em uma estrutura relacional também é um arquivo simples. Por exemplo, em um banco de dados
típico de vendas, uma tabela contém uma lista de clientes, enquanto a outra inclui uma lista de pedidos. A
única diferença real entre os tipos de estrutura é que, com arquivos simples, não é preciso relacionar os dados
de uma lista aos da outra. Cada lista é útil por si só.
Como saber se você precisa de uma estrutura relacional? Respondendo a mais algumas perguntas:
• Primeiro, você tem muitos dados repetidos? Por exemplo, precisa incluir constantemente os nomes
de cidades ou Estados? Nesse caso, é possível colocar esses dados em outra tabela e criar uma estrutura
relacional. Isso poupa tempo e esforço porque evita a redigitação das mesmas informações sempre que
um novo registro é criado.
• Em segundo lugar, você deseja controlar ações ou eventos? Por exemplo, quer acompanhar vendas ou
reclamações de clientes? Para controlar uma ação, o melhor geralmente é uma estrutura de dados relacional.
Caso você responda negativamente a essas perguntas ou tenha apenas um volume pequeno de dados e
não se importe de ver informações repetidas, use uma estrutura não relacional.
Razões para usar cada programa
Embora as estruturas de dados sejam importantes, elas não são as únicas razões para escolher o Access ou o
Excel. Algumas outras perguntas podem ajudá-lo a decidir entre os dois programas:
• Primeiro, você precisa armazenar e gerenciar os dados ou apenas analisá-los? Caso o armazenamento seja
o seu objetivo principal, use o Access. Para análise, porém, utilize o Excel.
• Em segundo lugar, você tem muitos dados? Por exemplo, a sua planilha do Excel é tão grande que dificulta
o uso? Nesse caso, mesmo que você tenha dados não relacionais, o Access pode facilitar a localização das
informações.
• Os seus dados são numéricos ou predominantemente texto? O Access pode armazenar uma grande
quantidade de texto (até 2 GB em um único banco de dados), enquanto o Excel foi projetado para armazenar
números e efetuar cálculos sofisticados com eles.
Veja a seguir mais algumas razões para usar o Access:
• Você precisa ajudar os usuários a inserir dados? Por exemplo, alguns usuários têm dificuldade para digitar
dados em uma grade de células. Com o Access, você pode contornar esse problema criando formulários de
entrada de dados que facilitam a inserção com precisão.
• Os seus usuários necessitam de relatórios? Com o Access, você pode criar relatórios que podem ser
executados por usuários a qualquer momento.
• O Access também é a melhor escolha quando vários usuários trabalham nos dados ao mesmo tempo. Isso
se deve ao fato de o Access bloquear um registro apenas quando ele é alterado por um usuário. Você pode
compartilhar uma planilha do Excel com vários usuários, mas o processo funciona melhor quando eles
alteram dados no Excel em momentos diferentes.
• Caso você precise se conectar a várias fontes de dados e editar os dados diretamente nelas, o Access é a
opção certa. No Excel, é possível exibir dados externos, mas não alterá-los.
Análises e números? Escolha o Excel
• Então onde o Excel se destaca? Com números! Nele, é possível executar modelos sofisticados de hipóteses
e análises de custo-benefício que são impossíveis no Access.
• Você precisa de relatórios de tabela dinâmica? Trata-se de tabelas interativas que permitem girar linhas e
colunas para ver diferentes resumos dos dados. O Excel facilita o trabalho com relatórios de tabela dinâmica
e relatórios de gráfico dinâmico — gráficos baseados nessas tabelas.
• Você deseja transmitir informações visualmente, por meio de gráficos ou barras de dados? O Excel é a
ferramenta ideal.
• Por fim, nem todos têm o Access ou sabem usá-lo. Seus colegas podem preferir o Excel. Essas são apenas
algumas das razões para usar o Access ou o Excel.

NOÇÕES BÁSICAS SOBRE AS DIFERENÇAS ENTRE O ACCESS E O EXCEL
O Office Access 2013 e Office Excel 2013 possuem vários pontos em comum. Ao usar um desses programas,
você poderá:
• Executar consultas sofisticadas para classificar e filtrar os dados.
• Executar cálculos sofisticados para obter as informações desejadas.
• Usar os modos de exibição de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para trabalhar com os dados de modo
interativo.
• Gerar relatórios dos dados e exibi-los em vários formatos.
• Usar formulários para adicionar, alterar, excluir e percorrer os dados com facilidade.
• Conectar-se a dados externos para que você possa exibir, consultar e editar esses dados sem precisar
importá-los.
Fixando a matéria
1. O que é um banco de dados relacional?
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2. O Excel foi projetado para trabalhar com dados relacionais, enquanto o Access funciona melhor com estruturas
de dados não relacionais.
3. Descreva uma vantagem de escolher o Access:
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4. O ____________________ 2013 pode ser usado para exibir gráficos e tabelas dinâmicas. Ele é ideal para
análises e números.
5. Alguns usuários têm dificuldade para digitar dados em uma grade de células. Qual programa ajuda os
usuários a inserir dados?
( ) Access
( ) Excel
( ) Ambas estão corretas

Importando dados do Excel para o Access
Suponhamos que você use o Excel para armazenar informações sobre os computadores da sua empresa. Com
o tempo, sua planilha ficou grande demais para ser gerenciada com facilidade – é preciso rolar por muitas
colunas e linhas para encontrar os dados e isso dificulta a localização das respostas.
A importação desses dados para o Access facilitará a extração dessas respostas ao permitir que você grave
consultas (ou seja, componentes que recuperam e processam os dados rapidamente). O processo de importação
segue estas 3 etapas amplas:
• Você começa limpando os dados no Excel. Por exemplo, remove colunas ou linhas em branco, verifica se
cada coluna contém apenas um tipo de dados (como datas ou números) e corrige erros como #NUM ou #DIV.
• A seguir, você usa o assistente de importação no Access para importar os dados para uma nova tabela.
• Por fim, você verifica a precisão dos dados importados.
Caso esteja se perguntando, também é possível importar dados para uma tabela existente no Access, em um
processo denominado acréscimo.
Nem tudo pode ser importado
Antes de iniciar a importação de dados, lembre-se destes limites:
• Podem ser importadas somente planilhas do Excel individuais, e não pastas de trabalho inteiras.
• É possível importar até 255 colunas de dados para uma tabela no Access. Caso a planilha de origem contenha
mais colunas e você precise desses dados, importe-os para outra tabela.
• Nem todos os tipos de dados podem ser importados (imagens, por exemplo). Além disso, se a planilha
usar fórmulas, você poderá importar os resultados, mas não as fórmulas em si.
Erros comuns a serem localizados e corrigidos antes da importação
Antes de iniciar o processo de importação, procure e corrija problemas nos dados do Excel. São comuns existir
na planilha uma mistura de datas, lugares, valores, além de células em branco. Assim, antes de importar seus
dados tome os seguintes cuidados:
1. Adicione cabeçalhos a todas as colunas, pois isso facilitará o uso dos dados no Access.
2. Remova colunas ou linhas em branco ou indesejadas. Não é possível ignorar ou filtrar linhas durante a
operação de importação.
3. Corrija valores de erro, como #NUM ou #DIV.
4. Verifique se cada coluna contém um único tipo de dados. A imagem mostra uma mistura de datas e resultados
de vendas. Se você importar essa mistura de números e datas, é possível que o Access converta os dados em
números aparentemente aleatórios e você precise repetir a importação.
CHAVE PRIMÁRIA
As chaves primárias são importantes porque tornam exclusivas cada linha na tabela. Isso ajuda a garantir a
precisão dos dados, pois impede a inserção de informações duplicadas. Observe que, se você está familiarizado
com bancos de dados, não precisa permitir que o Access crie a chave primária para você.
As etapas finais do processo de importação lhe permitem fazer algumas escolhas. Você pode concluir a
importação e começar a usar a nova tabela ou pode salvar as etapas de importação para reutilizar depois
(normalmente, quando os dados precisam de atualizações regulares). Por exemplo, digamos que, toda sexta-
feira à tarde, o departamento de marketing lhe envia um arquivo do Excel com dados atualizados. Você pode
tornar a executar a importação e substituir rapidamente os dados antigos.
E mais: você pode poupar ainda mais tempo criando uma tarefa no Outlook ao salvar as etapas de importação. A
tarefa o lembrará de realizar a importação e disponibilizará um botão que permite fazer o trabalho com apenas
um clique. Estas etapas e a imagem mostram o processo básico.

Fixando a matéria
1. Quando é que o Excel deixa de ser prático no armazenamento de informações?
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2. A importação de dados do Excel para o Access facilita a manipulação e gerenciamento quando há muita
informação armazenada.
3. Relacione, resumidamente, as 3 etapas do processo de importação:
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4. A _______________________ garante a precisão de dados pois impede a inserção de informações duplicadas.
5. É possível importar os resultados das fórmulas, mas não as _________ em si, por isso não importa onde elas
estão na sua planilha.
( ) Etapas
( ) Fórmulas
( ) Imagens

HORIZONTAIS
2. Número de etapas do processo de importação.
5. É possível importar até 255 delas para uma tabela no Access.
7. O Access pode armazenar uma grande quantidade de __________, enquanto o Excel foi projetado para
armazenar números.
9. Programa de planilha automatizado que fornece recursos extensivos de cálculos e gráficos para visualizar e
manipular dados tabulares.
VERTICAIS
1. É um tipo de banco de dados que armazena informações em tabelas e usa valores coincidentes de duas tabelas
para relacionar dados em uma tabela com dados da outra tabela.
3. O que chamamos de linha no Excel é conhecido como ___________ no Access.
4. Com o Access você pode criar formulários de entrada de dados que facilitam a inserção com _____________ .
6. Banco de dados mais adequado à criação e ao trabalho com listas complexas, proporcionando ferramentas
sofisticadas para inserir, organizar, manter e recuperar os dados.
8. É precio localiza-los e corrigi-los antes da importação.
10. Na parte superior de cada coluna, a primeira ___________ é usada para identificar a coluna.


USANDO NA PRÁTICA O QUE APRENDEU

USANDO NA PRÁTICA O QUE APRENDEU
Faça aqui suas anotações sobre a matéria explanada no curso interativo:

FIM DO CURSO ...
Agora que você já concluiu o Access 2013,

siga em frente e faça o próximo curso. Até a próxima!

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www. portalcns.com.br Access2013 Pag. 2

O Microsoft Access é um Sistema de gerenciamento de banco de dados da Microsoft, incluído no

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INTRODUÇÃO AO ACCESS 2013

Acessando o Access pela primeira vez

O Access lida com dados

Conhecendo a nova aparência do Access 2013

Boa aparência com formulários e relatórios

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INTRODUÇÃO AO ACCESS 2013

Acessando o Access pela primeira vez

Nessa página, você tem as seguintes opções:

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Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20____

2. Não podemos criar atalhos na área de trabalho para iniciar o Access.

Pag. 9 Access2013 www.portalcns.com.br

www. portalcns.com.br Access2013 Pag. 10

3. Tabelas são melhores do que listas? Por quê?

5. Antes de iniciar um banco de dados o que é necessário fazer?

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Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20____

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Pag. 13 Access2013 www.portalcns.com.br

Painel de navegação – Permite a navegação entre os objetos criados.

www. portalcns.com.br Access2013 Pag. 14

3. Descreva os dois principais modos de visualização do Access:

5. Como se chama o componente em que os principais comandos do Access se encontram?

Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20____

Boa aparência com formulários e relatórios

Pag. 15 Access2013 www.portalcns.com.br

• Formulários – Agrupam dados utilizando um formulário principal e um subformulário.

• Relatórios – Agrupam dados a partir de uma única tabela/consulta.

www. portalcns.com.br Access2013 Pag. 16

Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20____

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Ficou com alguma dúvida? Anote-as aqui: Respostas do Professor:

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