06/04/2020

Gestão de Contratos e de
Fornecedores de TI
CLM – Contract Lifecycle
Management
(SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO
DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO)
José Marcelo Traina Chacon

Aula 9

O que veremos hoje

Gestão de Contratos e de Fornecedores de TI

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CLM – Contract Lifecycle Management

Gerenciar um grande volume de contratos é uma tarefa que demanda dos
gestores muito tempo e dedicação, devido à enorme quantidade de cláusulas
contratuais, prazos de renovação, entre outros fatores a serem controlados.

Esse processo de gestão do ciclo inicia muito antes da sua formalização, quando
uma parte define a necessidade de estabelecer uma relação comercial e termina
geralmente após a vigência do contrato, quando realmente prescrevem todas
as obrigações relacionadas.

Para atender a necessidade de um gerenciamento eficaz de contratos, hoje, no

mercado, existe um modelo de trabalho, originado nos EUA, chamado CLM
(Contract Lifecycle Management) ou Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos.

Gestão de Contratos e de Fornecedores de TI

CLM – Contract Lifecycle Management

O CLM visa padronizar e facilitar a gestão dos contratos desde a criação até
o seu encerramento.

Segundo Freitas (2009), a metodologia que trata desse ciclo de vida de

contratos envolve um modelo de processos, atribuições e ferramentas
adequadas à gestão.
A referência às melhores práticas
em nível mundial na avaliação do
grau de maturidade dos gestão de
contratos está baseada no CMBOK
(Contract Management Body of
Knowledge).

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CLM – Contract Lifecycle Management

1. Solicitação de um contrato
2. Revisão e limites
3. Aprovação
4. Execução
5. Armazenamento
6. Gerenciamento dos Registros
7. Busca e Recuperação
8. Auditoria e Reporte
9. Ajustes e Renovação

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1. Solicitação de um contrato
O Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato começa com o processo de Solicitação
de Contratos em que uma parte solicita ou inicia o processo de contratação e usa
subsequentemente essas informações para redigir ou criar o documento do contrato.
Essa é geralmente a primeira etapa do Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato.
Entradas:
 Informações sobre o que o contrato deve conter e datas críticas, como data de
início do contrato, data final e quaisquer marcos.
Saídas:
 As informações de Solicitação de Contrato são salvas no Software de CLM e visíveis
no painel de gerenciamento de contrato para outros estágios do CLM.
 Trilhas de Auditoria

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2. Revisão e Limites
Na etapa de Criação ou Elaboração de Contrato, o contrato ou documento de
contrato é criado ou gerado usando o CMx, que inclui todas as cláusulas,
termos e condições. Geralmente, é neste estágio que os Aprovadores e as
Partes Signatárias são determinados e os detalhes do aprovador e da
assinatura são capturados no documento do contrato.
Entrada:
 Informações sobre solicitação de contrato.
Saída:
 Documento de Contrato ou Acordo (Minuta), geralmente em formato
Microsoft Word ou Adobe PDF salvo na solução de gerenciamento de
documentos.

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3. Aprovação
O documento do contrato preparado na etapa anterior é enviado aos
aprovadores internos ou externos e, após aprovarem o documento, o contrato
será encaminhado para a próxima etapa do ciclo de vida do CLM.

Entrada:
 Documento (Minuta) do Contrato

Saída:
 Aprovações do contrato pelas partes interessadas designadas.

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4. Execução
O documento do contrato aprovado é enviado às respectivas partes
interessadas para assinatura on-line ou usando o processo manual.

Entrada:
 Documento do contrato ainda sem as assinaturas.

Saída:
 Documento do Contrato com as assinaturas eletrônicas de todas as partes
contratantes.

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5. Armazenamento
Depois que o documento do contrato é assinado, ele é armazenado
permanentemente em um banco de dados de contrato fácil de se recuperar.
Os documentos contratuais são indexados e salvos para referência futura.
Entrada:
 Documento do contrato com as devidas assinaturas.

Saída:
 Documento do contrato salvo no repositório de documentos para
referência futura e acessível por meio da API do contrato.

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CLM – Contract Lifecycle Management

6. Gerenciamento dos Registros
Este estágio permite o controle completo de todos os documentos comerciais
críticos por meio do armazenamento confiável de registros com backups e
políticas de aplicação de política de retenção, garantindo a confiança de que
seus registros críticos estão seguros para o gerenciamento global de
informações e em conformidade com SOX ou outras leis e regulamentações
aplicáveis.
Entrada:
 Documentos do contrato, acordos ou alterações/aditivos contratuais.
Saída:
 Aplicação da conformidade com a regulamentação através do
armazenamento seguro em um sistema de gerenciamento de registros.

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7. Busca e Recuperação
Este estágio permite que os usuários de negócios pesquisem rapidamente,
apliquem filtros e recuperem documentos relevantes do sistema de contrato.

Entrada:
 Repositório de contratos marcado com palavras-chave relevantes para fácil
pesquisa e recuperação.
Saída:
 Resultados da pesquisa do repositório de contrato com documentos
relevantes.

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8. Auditoria e Reporte
Cada estágio captura os registros de atividades do usuário, metadados e
documentos do contrato que são indexados corretamente para facilitar a
recuperação. Esse estágio garante que os usuários corporativos possam
recuperar e extrair dados de contratos com rapidez e eficiência, além de
produzir relatórios detalhados.

Entrada:
 Repositório de contratos contendo os contratos.

Saída:
 Reportes customizados e informações para auditoria

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9. Ajustes e Renovação
Uma vez que o contrato atinja sua data de término, ele deve ser renovado
para permanecer em status ativo. Se o contrato não for renovado a tempo,
poderá causar risco financeiro para as partes envolvidas no contrato.

Entrada:
 Documento do contrato com uma data de expiração próxima a vencer.

Saída:
 Documento de contrato renovado ou com o mútuo entendimento que não
será renovado.

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CLM – Contract Lifecycle Management

A referência às melhores
práticas em nível mundial na
avaliação do grau de
maturidade dos gestão de
contratos está baseada no
CMBOK (Contract
Management Body of
Knowledge).

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CMBOK 5ªedição – Contract Management

Body of Knowlege
O CMBOK, semelhante ao PMBOK para a
gestão de projetos, reune o conhecimento e
melhores práticas de mercado aplicáveis para
a profissão de gestão de contratos.

A NCMA (National Contract Management

Association) desenvolveu nos EUA a primeira
versão do CMBOK em 1996. Atualmente
encontra-se na 5ªedição de 2017.

Habilita o estudo para a certificação: CPCM

(Certified Professional Contracts Manager)

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CMBOK – Contract Management Body of Knowlege

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No Brasil, surge a metodologia para gestão de contratos denominado método
GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos). Catalogado na Biblioteca
Nacional do Rio de Janeiro desde 2008, em site de livre acesso e em cursos
http://www.contratos.net.br/

O GCVC foi adotado gratuitamente por empresas de diversos ramos de

atividade, dos segmentos público e privado, esse método é a visão de
controlar o contrato desde a especificação do objeto a ser contratado
(antes do contrato existir) até o final das obrigações (que geralmente ocorre
após o final da vigência contratual).

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Referências
AZEVEDO, Eliane; Material Didático – Aula 03 da disciplina
Gestão de Contratos e Fornecedores de TI, PUC Campinas, 2015.

CAMPOS, Leandro, Seminário Os Sistemas de Workflow, ULBRA-

GO, Maio de 2005, disponível por internet através de:
http://www.leandrocampos.com.br/ulbra/slides_workflow.pdf

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Obrigado

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