Escritório de Projetos

Natália Sales Lima, PMP

disciplinapmo@gmail.com
 Agenda
• Aula 3

- Monitoramento e controle;

- Competências para o Escritório de Projetos;

- Escritório Virtual de Projetos;

 DICAS

Fonte: Revista mundo PM. Autores: Ana Costa, Américo Pinto, Marcelo Costa
 Programa PMO Master

O Programa PMO MASTER CLASS foi criado especialmente para

profissionais que atuam em PMOs (Project Management
Offices), com o objetivo de elevá-los a altos níveis de
performance.

http://pmomasterclass.com.br/
Livros interessantes sobre o assunto
Livros interessantes sobre o assunto
Indicadores
 Indicadores

CONCEITO
• Métricas utilizadas para realização de análises quantitativas, as
quais sinalizam desvios ou pontos de melhorias.
 Indicadores de desempenho

FUNÇÕES
• Avaliação de desempenho
• Compreensão objetiva da realidade
• Verificação de resultados
• Alinhamento estratégico
• Melhoria contínua (kaizen)
 Indicadores

Indicador

Histórico Projeções
 Tipos de Indicadores de projetos

Impacto Efetividade Desempenho Operacional

Mede o objetivo Mede o resultado Evidenciam se São medidos durante

Geral do projeto dos objetivos Os resultados o vida do projeto.
Com resultado a propostos em um Foram Sinalizam a
longo prazo Determinado alcançados tendência do
período projeto.
de tempo
Indicadores de desempenho para o PMO

APLICAÇÃO
INDICADOR OBJETIVO FÓRMULA META
(O QUE MEDE?)
Promover melhorias às práticas
Aplicação de metodologia de GP, IAM = qtd de documentos
ÍNDICE DE APLICAÇÃO DE de GP, através da utilização
Padronização de Templates e
sistemática da metodologia
aplicados / qtd requerida 1
METODOLOGIA Procedimentos pelo EPROJ para a fase do projetos
PMBOK.
ICT = (qtd de participantes
Medir e melhorar o nível de
ÍNDICE DE CAPACITAÇÃO E Capacitação dos membros das planejada até o momento da
equipes de projetos
capacitação dos membros das
medição / qtd real de 100%
TREINAMENTO (EM GP) equipes de projetos.
participantes) * 100
Analisar quantitativamente a ALP = ∑resultados das avaliações
AVALIAÇÃO DE LÍDERES E Atuação de Líderes e Sublíderes de
Projeto em seu gerenciamento
atuação de líderes e sublíderes de líderes e sublíderes / qtd de 4
SUBLÍDERES de projetos. avaliações de líderes e sublíderes

Analisar quantitativamente a IDM = (qtd de reuniões

Aplicação da sistemática
ÍNDICE DE realização de reuniões de planejadas / qtd requerida
estabelecida para realizações de
projetos com base na sistemática para a fase do projetos) *
100%
MONITORAMENTO reuniões de projetos pelo EPROJ
estabelecida pelo EPROJ 100
 Exercício

Defina 3 tipos de indicadores para medir o desempenho do seu

PMO;

Duração: 30 min.
COMPETÊNCIAS ESCRITÓRIO DE PROJETOS
 Funções do PMO

Desenvolvimento de
competência e
metodologia em GP

Gerenciamento de Monitoramento e controle

Múltiplos Projetos da Performance de
Projetos;

Aprendizado Gestão Estratégica

Organizacional

Fonte: Revista mundo PM. Autores: Ana Costa, Américo Pinto, Marcelo Costa
 Competências para um PMO

O que é ser competente?

Conhecimento

Habilidade

Atitude

Competência
 Competências

1. Capacidade de influência
2. Capacidade de integração
3. Gestão de conflitos
4. Comunicação eficaz
5. Gestão de Projetos
6. Organização e processos
7. Empreendedorismo
8. Relacionamento interpessoal
9. Foco no cliente (gestão de stakeholders)
10.Gestão do Conhecimento
 Funções e serviços do PMO
1. Informar o status dos projetos para alta direção;
2. Desenvolver e implementar a metodologia;
3. Monitorar o desempenho de projetos;
4. Desenvolver as competências dos profissionais incluindo
treinamento;
5. Implementar e operar sistema de informações de
projetos;
6. Prover aconselhamento a alta direção;
7. Coordenar e integrar projetos de um portfólio;
8. Desenvolver e manter o quadro estratégico de projetos;
9. Promover o gerenciamento de projetos dentro da
organização;
10.Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO;
 Funções e serviços do PMO
12. Participar de planejamento estratégico;
13. Prover mentoring para os gerentes de projetos;
14. Gerenciar um ou mais portfólio;
15. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos;
16. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de
projetos;
17. Gerenciar um ou mais programas;
18. Conduzir auditoria de projetos;
19. Gerenciar interfaces de clientes;
20. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço
de padronização;
 Funções e serviços do PMO

21. Executar tarefas especializadas para os gerentes de

projetos;
22. Alocar recursos entre os projetos;
23.Conduzir lições aprendidas;
24. Implementar e gerenciar banco de dados de lições
aprendidas;
25. Implementar e gerencias banco de dados de riscos;
26. Gerenciar os benefícios de programas;
27. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos,
Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários dos
gerentes de projetos.
 Níveis de proficiência das competências
Nível 0 Não apresenta competência. (não eficaz). Ex.: na competência de foco no
cliente, o profissional conhece as funções prestadas pelo PMO, mas esta
preocupado com o resultados individual ou da área, não observando os
impactos nos clientes internos ou externos
Nível 1 Minimamente eficaz. Ex.: compreende com os serviços atendem às
necessidades dos clientes, porem não analisa os impactos nem questiona a
eficácia das ações realizadas.

Nível 2 Dentro do esperado (eficaz). Ex.: o profissional investe tempo para atender as
necessidades dos clientes, define os serviços do PMO considerando estas
necessidades atuais, assume riscos para propor mudança de forma a agregar
valor para a organização e cumpre o que foi acordado, realizando entregas de
alta qualidade
Nível 3 Acima do esperado (altamente eficaz). Ex.: customiza os serviços alinhados às
necessidades atuais e futuras, é reconhecido como profissional que cria valor
efetivo e antecipa as necessidades dos clientes com o objetivo de fidelizar e
gerar relacionamentos d7uradouros. Busca continuamente a satisfação dos
clientes
 Metodologia de aplicação
1 Identificar funções do

Acompanhar evolução e implementar melhoria

PMO

Revisar competências
2 sugeridas

Avaliar as competências
3 6
necessárias

Avaliar o profissional do
4
PMO

Definir plano individual de

5 desenvolvimento
Diagrama de CHA para cada competência
VPMO-Virtual Project Management Office
 CONCEITO DE VPMO
• Virtual project management offices
(VPMOs) são criados para prover serviços
de suporte para os projetos virtuais e
atender as necessidades do gerente de
projeto virtual.
 PROJETOS VIRTUAIS

• Projetos Virtuais: São projetos em que mais de

50% dos membros da equipe não residem no
mesmo local físico, mas não são necessariamente
dispersos por diferentes fusos horários.
• A equipe depende de tecnologias de informação
e comunicação para se comunicarem, raramente
ou quase nunca se encontram pessoalmente mais
de uma vez a cada 2 semanas.
(Kanawattanachai e Yoo, 2007, Kelley 2001,
Maznevski e Chudoba, 2000)
 EQUIPES VIRTUAIS
• Equipes virtuais são uma forma
evolucionária da organização em rede
(Miles & Snow, 1986) viabilizada pelos
avanços das tecnologias de comunicação
e informação (TICs) (Davidow & Malone,
1992; Jarvenpaa & Ives, 1994).
• Indivíduos com diferentes competências
são alocados em tempos, espaços e
ambientes culturais diversos. (Kristof et
al, 1995; Mowshowitz, 1997).
 EQUIPES VIRTUAIS

• Como resultado da expansão global das

organizações, redução do tempo de
desenvolvimento de produtos e uso de
subcontratação de mão-de-obra estrangeira,
(Peters, 1992; Stewart, 1994), equipes
virtuais prometem a flexibilidade,
capacidade de resposta, custos mais baixos e
melhor utilização de recursos necessários
para atender aos requisitos de execução de
tarefas nos ambientes de negócios globais
altamente turbulentos e dinâmicos
(Mowshowitz, 1997; Snow et al, 1996).
Fatores de sucesso para equipes virtuais

• Tecnologia de Informação e Comunicação

• Políticas de Recursos Humanos
• Padrões organizacionais e Processo de
Recrutamento
• Cultura Organizacional
• Suporte de Liderança para a Equipe Virtual
• Competências de Líder de Equipe e Membro
de Equipe.
 Comparativo das distinções entre o
escritório tradicional e o virtual
PMO tradicional PMO virtual (VPMO)
• Recursos locados • Recursos remotamente
fisicamente dispostos
• Manuseio e troca de • Manuseio de documentos
documentos físicos digitais
• Interação pessoal (contato • Interação utilizando
entre os agentes) recursos de virtuais
• Geralmente restrito a área • Permite utilizar outros locais
da companhia ou acessos

Fonte: : Vargas (2004, p. 10)

 Desafios na implantação do
VPMO
• Nova cultura de trabalho
• Menos poder e hierarquia (mais
autonomia paras as equipes virtuais
tomarem decisões)
• Mais flexibilidade
• Baseada na confiança mútua da equipe
• Encontra dificuldades e resistência em
organizações funcionais e matriciais
fracas
Fonte: Vargas (2000)
 Vantagens do VPMO

• Para Vargas (2004), operações virtuais são

trabalhos que podem ser realizados em
qualquer lugar a qualquer tempo, produzindo
entregas, tarefas e processos agregando valor
ao projeto e preconizam vantagens em muitas
áreas, e em especial no controle de processos
no enxugamento de custos de atividades
produtivas e no gerenciamento de
informações.
 Benefícios do virtual PMO

• Redução de custos no gerenciamento das

comunicações do projeto
• Integração de equipes geograficamente distribuídas
• Novos serviços que diferenciarão a organização
• Criação de base de conhecimento de lições aprendidas
• Registro digital das propostas apresentadas e decisões
tomadas durante o projeto
• Acesso em qualquer local ou horário dos recursos dos
projetos
• Facilidade na pesquisa de dados (indexação de dados)
 Benefícios do VPMO

• Redução do custo de controle em projetos

distribuídos
• Maior velocidade ao processo decisório
• Permite melhor registro e armazenamento das
informações do projeto em meio digital
• Permite o trabalho em ambientes mais
complexos , em situações em que a geografia
e/ou a disponibilidade de recursos atuam
como restrições do projeto.
Fonte: Prado (2002)
 Exercício

Questionário
Duração: 30 min.