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APRESENTAÇÃO
1 – PRESSUPOSTOS
A implementação de um sistema de custos eficiente implica na adoção
de algumas posturas básicas que decorrem da necessidade incontestável de
encarar a FUNÇÃO CUSTO COMO PERMANENTE E NÃO ESPORÁDICA dentro
da empresa.
Daí a necessidade de haver uma perfeita integração entre Custo e
Contabilidade.
Isto não significa que a pequena empresa tenha que dispor de um
contador em seu quadro funcional, o sistema pode ser facilmente implantado,
mesmo utilizando os serviços de Escritórios de Contabilidade.
Internamente a pequena empresa tem que criar um sistema de
informações que possa fornecer os dados necessários para análise de custos e
formação do preço de venda. Podendo ser incluído no pacote do aplicativo
“CUSTOS NOS TRANSPORTES” desenvolvido em MS. EXCEL, também um
banco de dados “CONTROLE ESSENCIAL DE DESPESAS” desenvolvido em MS.
ACCESS, que permite ao pequeno empresário, utilizando o mesmo plano de
contas da contabilidade, monitorar os controles contábeis e extra-contábeis.
2 – O Aplicativo
computadores, instalações do prédio e vitrines etc. Coisas que a empresa não fica
comprando todos os meses e que na verdade usa por vários anos.
Do valor total desses investimentos, já pagos ou ainda a serem pagos,
também é necessário apurar o valor mensal, que será considerado como
depreciação, face ao desgaste pelo uso. O valor da Depreciação mensal deve ser
somado com o total das Despesas Fixas para ser aplicado ao custo total das
mercadorias. Mas por que isso é preciso? Para ter nos preços de vendas um valor
que possibilite a reposição desse investimento quando já estiver sem condições
de uso.
Uma forma de encontrar o valor da depreciação é levar em
consideração três informações, que veremos a seguir. As três informações
necessárias para saber a Depreciação são:
• Valor de Aquisição do Bem - é o valor efetivamente pago por ele.
• Valor Residual - é o valor que alguém está disposto a pagar (no caso
de ser vendido mesmo estando usado).
• Tempo de Vida Útil do Bem - é o tempo estimado, em meses, de
duração do bem.
Tendo essas três informações o valor da depreciação pode ser
encontrado pela conta:
(Valor do Bem - Valor Residual) ÷ Tempo de Vida útil em meses.
• primeiro subtraia do Valor do Bem o Valor residual, depois divida o
resultado encontrado pelo tempo de vida útil em meses e obtenha o valor da
depreciação.
Exemplo:
Valor de Compra de um veículo novo = R$ 16.000,00
Tempo de Vida Útil = 60 meses (5 anos)
Valor de Mercado para esse mesmo Veículo quando com 5 anos de uso
= R$ 5.000,00
Valor da Depreciação Mensal = (16.000,00 - R$ 5.000,00) ÷ 60 meses
Valor da Depreciação Mensal = R$ 11.000,00 ÷ 60 meses
Valor da Depreciação Mensal = R$ 183,33
Esse é o valor que as vendas tem que ajudar a fazer sobrar no caixa da
empresa para que seja possível trocar o veículo ao final dos 60 meses. Portanto,
deve ser somado ao total das despesas fixas mensais para ser aplicado aos
custos.
Observação: É muito comum pequenos empresários desprezarem a
questão da depreciação sob a alegação que as máquinas e equipamentos que
estão utilizando já foram adquiridos usados, ou que tudo é muito antigo.
Desprezando a questão contábil, queremos lembrar que por mais usado
ou antigo o equipamento, se está em uso e produzindo, resta algum valor, por
isso, mesmo que legalmente já não seja possível utilizar os benefícios da
depreciação, internamente deve ser considerada, pois se houver a necessidade
de substituição mesmo por outra máquina ou equipamento usado, com certeza vai
haver desembolso, portanto, é mais do que salutar provisionar recursos.
4
1
2
5 6
Assistência médica
Vale transporte
Vale alimentação
Seguro de vida em grupo
Plano de Saúde
Refeição industrial
Auxílio moradia etc.
6 Entre com o valor das despesas que serão diluídas em todo o exercício,
1/12 avos.
1
2
10
1 2 3
você vai usar uma ou outra de acordo com a opção exercida na planilha “Custos
Fixos” onde você digitou a opção e inseriu as despesas de comercialização
inerentes à sua opção. Estas planilhas estão intimamente ligadas à planilha que
analisa o ponto de equilíbrio, por isso ao explicarmos o funcionamento desta
faremos muitas referências ao ponto de equilíbrio.
Como você já está acostumado, os únicos campos editáveis são os
campos em cinza, os demais são produto de cálculo.
6 Este campo mostra qual o percentual bruto que está sendo aplicado DE
CIMA PARA BAIXO sobre o produto.
8 Nesta coluna você vai fazer a atribuição da margem de lucro que você
acha conveniente. LEMBRE-SE PORÉM QUE O PREÇO É DITADO PELO
MERCADO. O ajuste da margem ao preço de mercado é um exercício de tentativa
e erro, ou seja, você atribui o percentual e observa o resultado, se não ficou bom
vá tentando com outros percentuais.
Isto será mais útil ainda quando você entrar com as informações do
Faturamento e dos Custos fixos do mês seguinte. Se o seu faturamento caiu, mas
as despesas fixas permaneceram no mesmo patamar, significa uma elevação de
custos, conseqüentemente, com as margens de lucro ajustadas nos patamares do
mês anterior os seus preços automaticamente serão elevados. Cabe então uma
criteriosa avaliação de acordo com a sua estratégia. Tudo acontece da mesma
forma se o seu faturamento se mantiver no mesmo nível, mas as suas despesas
fixas se elevarem. Em ambas as hipóteses o seu Ponto de equilíbrio será afetado,
haja vista que ele sempre é calculado sobre os montantes anuais do faturamento
e das despesas fixas, então, as últimas informações adicionadas ao sistema vão
alterar para mais ou para menos a relação entre os dois. Se o seu faturamento
caiu o ponto de equilíbrio será calculado sobre uma nova relação como já
mencionado entre o faturamento e as despesas, modificando o percentual total
das margens de contribuição, uma vez que todo o método baseia-se em
informações já conhecidas.
1 Campo calculado que mostra o valor médio dos custos fixos em relação
aos custos fixos e faturamento anualizados.
7 O ponto de equilíbrio ativo que é calculado como já foi dito pela média
anual do faturamento e custos fixos, é determinado pelo percentual total de
margem de contribuição dos produtos cadastrados. Se todos os produtos que são
comercializados forem cadastrados e tiverem o seu preço determinado por um
percentual de margem de lucro, todos determinarão o valor do PONTO DE
EQUILÍBRIO, assegurando a sua confiabilidade.