Desenvolvimento da Comunicação Interna

de uma Organização

Será suficiente uma equipe talentosa e motivada na empresa para obter sucesso? Se
não houver uma troca de informações adequada, dificilmente será possível potencializar a força
humana deste grupo. Desta forma, a comunicação interna é algo prioritário que deve merecer
grande atenção.

Segundo Priscyla Caldas (2010), “uma empresa pode alcançar o diferencial competitivo
quando focar seus esforços na comunicação estabelecida com seus colaboradores, e
conseguir estimular a motivação destes ao fazer com que se sintam importantes, se sintam
parte do processo”.

A comunicação adequada em uma empresa deve fluir nos dois sentidos, tanto na
direção dos empregados, chamada descendente, como entre os segmentos do público interno
e na comunicação ascendente que estabelece o feedback e instaura uma efetiva comunicação.

Na maioria das empresas, este processo é relegado a segundo plano, certamente por
que falta aos empresários a consciência de que a comunicação transparente, ágil , democrática
e participativa é vital para a sobrevivência das organizações. Analisando pela perspectiva das
lideranças, o excesso de informação, falta de envolvimento e participação das pessoas, falhas
na comunicação, inconsistência das mensagens, dificuldade de personalizar as mensagens
para os diferentes níveis de funcionários e integração da comunicação no processo de
planejamento da empresa, são as justificativas para os problemas de comunicação. Mas então,
o que pode ser feito para fornecer uma comunicação de qualidade e eficiente?

Especialistas afirmam que há cinco C’s para uma comunicação interna eficaz: clara,
consciente, continua e frequente, curta e rápida, e completa. Isso mostra que o foco da
comunicação interna é a motivação. Toda organização é formada por pessoas e o modo como
estas pessoas se relacionam com o cliente, os parceiros de trabalho e os fornecedores pode
ser decisivo. Baseado neste conceito, é possível desenvolver ações simples e eficazes para
sanar o problema da comunicação interna das empresas.

Ações Estratégicas

Conforme dito no parágrafo anterior, é possível definir algumas ações para além de
identificar, solucionar as falhas de comunicação da empresa.

Primeiramente devemos não focar somente em tecnologia, pois há varias alternativas

mais simples que podem ser implementadas, principalmente em empresas que não tenham um
nível tecnológico alto ou considerável, como também em empresas em que há áreas que
alguns funcionários não tenham acesso a computadores ou similares. É necessário definir
parâmetros para estas ações:

-Conceito: A comunicação dever ser ágil, seguir um planejamento estratégico e ter uma linha
editorial;
-Temas: A comunicação serve para transmitir aos funcionários mudanças operacionais e
estratégicas feitas na empresa, informações administrativas, ações da empresa e participação
da companhia do mercado, pode ainda tratar de assuntos ligados a responsabilidade socil,
meio ambiente e eventos culturais. Noticias dos próprios funcionários também podem ser
utilizados.

-Responsáveis: o ideal é que o setor de recursos humanos juntamente com o setor de

comunicação da empresa possam disseminar as informações, se possível com pessoas
específicas para esta função. Deve-se preferencialmente ter a participação dos gestores das
aéreas neste processo.

-Canal de Comunicação: as empresas podem utilizar de diversos meios para implementar seu
sistema de comunicação. Jornais, revistas, murais, vídeos e intranet são os mais utilizados.

-Pequenas e médias empresas: não é privilégio de grandes empresas ter um sistema de

comunicação. As pequenas e médias organizações podem utilizar de encontros entre
funcionários até pequenos informativos como fonte de informação.

-Endomarketing: preparar o público interno para fazer esta comunicação e fazê-la bem, não
esquecendo que os mesmos também podem ser clientes dos serviços da empresa e os
mesmos necessitam estar satisfeitos com sua função na empresa para transmitir sua
satisfação.

Em função destes conceitos, podemos demonstrar algumas ações específicas que podem ser
desenvolvidas:

 Mural de Informativos

Na base de cada setor da empresa, afixar na parede um quadro no qual serão inseridos
informativos impressos com diversas informações: Vagas e recrutamentos internos,
informações sobre produtos e promoções, dicas de saúde e segurança no trabalho, Notícias de
meios de comunicação como jornais, revistas e sites, etc.

 Jornais

Criar um modelo de circulação mensal com informações diversas sobre a empresa no mercado
e setores internos específicos, vagas e oportunidades, etc.

 Revista

O modelo pode ser mensal, bimestral, semestral ou anual. Pode conter informações sobre
faturamento, ações no mercado, portifólio de produtos ou serviços, concorrência, ações de
meio ambiente e sustentabilidade, ações voltadas para a comunidade, etc.

 Email

Criação e e-mails corporativos para cada funcionário ou setor. Neles as pessoas que tem
acesso a tecnologia, podem tanto ter informações culturais como da rotina da empresa. Estes
também podem ser disponibilizados em forma impressa para ser afixado em murais.

 Intranet e Extranet

A intranet é um dos meios mais usados por empresas para disponibilizar informações. Através
de seu número de registro, qualquer colaborador pode ter acesso ao sistema, porem somente
dentro da empresa. As informações disponibilizadas podem variar desde comunicados da
empresa até mesmo ter um sistema de classificados no qual os colaboradores podem vender e
comprar produtos novos e usados, oferecidos por eles mesmos. Claro, desde que isso não vá
contra o código de ética da organização e suas normas. Já a extranet, fornece informações
limitadas, no qual o colaborador acessa com seu número de matrícula também, porém de
qualquer lugar.

 Redes Sociais

Um dos mais novos implementos para facilitar a comunicação da empresa é a inserção da

mesma em redes sociais (Orkut, Facebook,Twitter,Linkedin). Lá as empresas podem
disponibilizar diversas informações e se aproximar mais do colaborador, pois o mesmo pode
acessar de qualquer local. Lembrando que o Twitter, teve seu início dentro de uma organização
e servia justamente para distribuir informações que aconteciam em tempo real, até mesmo
decisões e ações de última hora.

 Newsletter SMS

Informações como promoções, saldo de benefícios, e mudanças setoriais podem ser

disponibilizadas através de sms no celular dos colaboradores.

 Videos (Vídeoconferência)

Videos institucionais podem ser disponibilizados tanto na intranet como extranet. A empresa
pode também promover videoconferências tanto para reuniões de urgência, como também para
integração de funcionários de filiais com a matriz e atualizações de informação.

 Venda ao Colaborador

Sistemas de venda dos produtos podem ser disponibilizados via intranet e extranet. Esse
sistema além de facilitar o acesso aos produtos da companhia pelo funcionário, também pode
oferecer descontos além de promover a marca entre os colaboradores e o meio externo que o
cerca.

 News WC

Pode até parecer engraçado, mas é um dos meios mais eficazes de disseminação de
informações, porém pouco utilizado pelas empresas. Consiste em colocar informações de
todos os tipos em um quadro afixado atrás da porta de cada sanitário individual e próximo aos
espelhos e torneiras. Isso inibe até mesmo aquelas frases ou recados escritos atrás das portas
dos banheiros, que depredam o patrimônio da empresa e que além de tudo são de péssimo
gosto.

 Comunicação Via Rádio, Smartphones, PDA’s, Tablets e GPS.

Com o avanço crescente da tecnologia, as empresas podem fornecer informações para os

colaboradores através comunicação via rádio (Nextel), Smartphones, PDA’s, Tablets e GPS.
Isso além de otimizar e diminuir os custos, proporciona maior agilidade e rapidez na
distribuição de qualquer dado. Destinado geralmente a equipes comerciais, distribuição e de
Route to Marketing.

 Central de Relacionamento (SAC)

Um dos meios mais utilizados pelas empresas para gerenciar as expectativas e satisfações do
cliente, também pode ser voltado aos colaboradores. A mesma central pode também atender o
funcionário e disponibilizar vários serviços para o mesmo. Monitoramento de rota de
distribuição, reclamações, sugestões e até mesmo ações comerciais e de marketing podem ser
disponibilizadas. Este serviço pode ser oferecido pessoalmente, através de telefone, email e
atendimento via chat on-line.

 Site

Hoje, perante o mundo globalizado, qualquer empresa que não tenha um site está totalmente
fora do mercado. O site além de informações gerais voltadas para clientes, também pode ser
destinado aos colaboradores. Links que ofereçam oportunidades e materiais educativos fazem
parte das inúmeras funcionalidades que podem ser disponibilizadas.

 Fórum Distribuidores / Fornecedores

Um outro serviço que a empresa pode disponibilizar através do site é uma comunicação direta
com fornecedores e distribuidores. Com um link específico pode atender as expectativas e
necessidades de cada um. Pode contar também com atendimento on-line via chat e via
telefone.

 Confraternização (eventos)

Festas que promovam as integração das famílias dos colaboradores com a empresa podem
também promover uma troca de informações e expor os desejos dos mesmos em relação a
organização. As famosas festas de fim de ano das empresas, que geralmente são exclusivas
dos funcionários, além de promover entretenimento, também oferece a troca de experiências
entre diferentes setores.

Recursos

Para que a organização possa organizar e ter o conhecimento de como esta

funcionando a sua comunicação interna, deve desenvolver indicadores para cada caso, feitas
pesquisas com metodologias adequadas e, após a coleta dos dados qualitativos e
quantitativos, deve ser feita uma avaliação. A empresa deve, na medida de suas capacidades,
investir em novas tecnologias e principalmente em seu capital humano. Uma renda adequada
com a função, a obtenção de benefícios, cursos de capacitação e de aprimoramento
profissional e um plano de carreira devem ser oferecidos e se tornar acessível a qualquer
colaborador, pois estimula o mesmo a se integrar cada vez mais à organização e tornar estreita
suas relações. Pode também utilizar de ferramentas oferecidas pela comunidade ao seu redor
e até mesmo de fornecedores. A experiência comprova que, apesar do planejamento
estratégico, a comunicação interna pode ser aperfeiçoada no dia a dia, com correção de rumos
e acompanhamento da dinâmica do clima organizacional. As pesquisas são fundamentais para
isso e também para uma visão melhor sobre a identidade interna corporativa. Construir
relacionamento com sua equipe, informar, persuadir, envolver, e consequentemente motivar,
ajuda a construir uma imagem organizacional mais clara, limpa para os diversos públicos para
a organização, pois a imagem que o publico interno tem da empresa reflete na imagem,
percebida no publico externo.