Apresentação por

videoconferência
O Manual definitivo para
impactar sua audiência
durante o trabalho remoto
A comunicação é uma das habilidades
profissionais mais importantes nos dias
de hoje, e diversos contextos
empresariais testam essa capacidade.
Falas em palestras, painéis, projetos,
vendas e reuniões são alguns exemplos.
E tudo fica ainda mais desafiador quando
estamos em uma apresentação por
videoconferência, não é mesmo?
Não há como fugir das apresentações
online, que já são uma realidade. Na
Revista Forbes, por exemplo, vemos que
a pandemia acelerou os projetos de
transformação digital em 87% das
empresas brasileiras. Nesse mesmo
período, os aplicativos de
videoconferência multiplicaram seus
tamanhos: o Zoom, por exemplo, saiu
de 10 milhões de contas de usuário para
300 milhões, segundo o UOL.
Além disso, o IPEA registra que o
home office já alcança 7,3 milhões
dos trabalhadores nacionais. Sendo
assim, estamos expostos à
mudança e precisamos adaptar as
apresentações para o contexto
digital, usando os recursos online e
lidando com os desafios da
comunicação à distância.
Este ebook é o seu guia definitivo
para ter sucesso e criar
apresentações remotas cativantes.
Não deixe de conferir!
Desafios das
apresentações
remotas
As apresentações online estão longe de
ser apenas a versão digital de algo que já
fazíamos presencialmente. Toda a
dinâmica da comunicação muda nesse
contexto, logo, diversas ferramentas que
eram bem-sucedidas podem não ser
eficazes. Conheça os principais desafios!
Conquistar a atenção do público
Uma grande lacuna está no contato com o público. A distração, por
exemplo, é incentivada por uma série de processos paralelos — que
podem acontecer sem que façamos a mínima ideia, como ter abas
do navegador abertas, usar aplicativos de celular e, até mesmo, estar
com o pensamento disperso.

Estar longe do grupo

Aliando-se às oportunidades de distração, a pressão do grupo sobre
o indivíduo disperso é menor. Uma pessoa que não se sentiria à
vontade para checar as redes sociais ou mensagens em uma reunião
presencial, pode fazer isso tranquilamente durante uma fala online.
Portanto, conquistar esse foco é nosso principal desafio.

Estabelecer um vínculo de confiança

A distância também prejudica nossas tentativas de criar o vínculo
de confiança com a audiência, chamado de rapport. Espelhar o
comportamento do outro, fazer contato visual breve, enviar sinais
amistosos (erguer a sobrancelha e sorrir, por exemplo), se tornam
ações difíceis de adaptar à comunicação por meio de uma câmera.
Lidar com os ruídos de comunicação
A apresentação por videoconferência traz novos ruídos de
comunicação. Há um mundo de possíveis imprevistos, como atrasos
entre o envio e recebimento da mensagem, travamentos da imagem,
cortes no áudio e chiados no microfone. Logo, temos de aprender a
lidar com essas situações.

Cuidar da parte técnica da transmissão

Além disso, passamos a ter uma preocupação com a parte técnica, em
especial com a captura e envio do áudio. Muitas vezes, seremos
colocados diante de decisões que, anteriormente, não faziam parte da
nossa rotina, como escolha de equipamentos, configuração de
software e análise de conexão de internet.

Lidar com diferentes níveis

de competência digital
Outro desafio é que as pessoas presentes em uma reunião podem ter
diferentes níveis de competência digital. Há diferentes gerações no
mercado de trabalho, desde quem passou a maior parte da vida no mundo
pré-internet, até quem já nasceu conectado. Assim, os tipos de conteúdo
que você envia em uma reunião podem não ser adequados em outra.
A preparação de
uma apresentação
de sucesso
Os profissionais precisam adaptar o planejamento
das apresentações para lidar com os desafios da
comunicação pela internet. Veja agora mesmo o passo
a passo para preparar um conteúdo de sucesso!
Defina o objetivo da apresentação
A apresentação é construída a partir de um
propósito: apresentar uma proposta de solução
para um problema, vender um produto,
transmitir certo conhecimento etc. Estar
comprometido com o objetivo, dá um norte para
a apresentação remota e ajuda a construir a
atenção do público.
Afinal, você também estará comprometido a
não desviar o foco do propósito do encontro,
gerando reciprocidade e engajamento.
Conheça o público
Conhecer a audiência é uma medida de
apresentações em qualquer contexto. No caso
das videoconferências, ela adiciona um fator
novo, que são as competências digitais dos
interlocutores. Por exemplo, se você sabe que
as pessoas terão dificuldades para acompanhar
os slides por conta própria, faz sentido
compartilhar a tela do seu computador.
Faça a pesquisa e levante dados
Outra preocupação é o embasamento das
informações. Cada vez mais, as decisões nas
empresas são tomadas com fundamento em
dados e estatísticas, e as pesquisas têm
ainda mais força se conectadas com os
resultados financeiros. Ademais, na
apresentação por videoconferência, é mais
provável alguém checar as informações, pois
isso pode ser feito despercebidamente.
Monte um roteiro
Com a pesquisa pronta, elabore um roteiro
dividido em tópicos. Não pense em escrever
textos ou falas, pense em construir uma
estrutura em que a sequência dos blocos
ajude você a contar a sua mensagem
principal. É na hora de montar o roteiro que
você precisa analisar como e o que fazer
para atingir o que deseja.
Ensaie para sua apresentação
Vale a pena investir em mapas mentais, cartões
de pergunta e resposta (flashcards) e outras
técnicas para memorizar as informações-chave.
Mas, cuidado: memorizar informações
principais não é decorar as falas slide por slide.
Ensaie quantas vezes forem necessárias,
conhecer profundamente o assunto a ser
discutido é fundamental. Reduzir os momentos
de leitura ajuda a manter as pessoas atentas,
que é um desafio relevante especialmente nas
videoconferências em grupo.
Treine a apresentação
e faça correções
Por fim, use a câmera do celular ou notebook
para testar a apresentação, tendo a percepção
do ponto de vista da audiência. No começo, é
natural parecer tímido na tela, mesmo se você
já sabe falar em público. Por isso, quanto mais
você exercitar antes de fazer a apresentação,
maior será a naturalidade.

Elabore o material de apoio

O material de apoio é bem-vindo, como vídeos
e slides. Nesse item, além dos cuidados já
aplicáveis às apresentações em geral, como
indicar apenas os pontos principais no slide, fique
atento às proporções. Muitas vezes, a audiência
acessará o vídeo em telas pequenas, como
notebooks e celulares, tendo dificuldades para ler
se as fontes e imagens não forem grandes.
Os cuidados com a
apresentação online
Com o conteúdo preparado, temos de pensar na qualidade da
nossa transmissão. Aqui, investir em tecnologia, com bons
microfones e câmeras, traz ganhos importantes. Mas também
há muitas melhorias que podem ser feitas com o que geralmente
as pessoas já têm disponível.
Comece pela imagem pessoal
As roupas, postura, cenários e demais elementos visuais, devem
se espelhar nas reuniões presenciais. É um cuidado relevante
especialmente no home office, em que temos uma rotina mais
flexível e menos disciplinada em relação a essas formalidades.

Evite a poluição visual

Se você tiver de montar o cenário, fique atento à poluição visual.
Um fundo de uma única cor, por exemplo, ajuda as câmeras,
especialmente as de menor desempenho, a focar a imagem da
pessoa. Além disso, o ideal é usar roupas com cores diferentes
do fundo pelo mesmo motivo.

Invista na iluminação
A iluminação do ambiente é um dos fatores mais importantes para
a imagem. Comece ajustando os móveis para locais mais próximos
do foco de luz. Se for possível, não descarte investir em lâmpadas
mais potentes ou suportes para iluminação artificial.
Cuide do áudio da transmissão
O ideal é buscar um local silencioso e preenchido com móveis para
minimizar os ecos e ruídos na captura do áudio. Logicamente, aqui
também é possível pesquisar sobre equipamentos, como microfones
de lapela e mesa.

Aprenda sobre os softwares

que serão utilizados
Outro cuidado é aprender sobre os aplicativos de videoconferência, como
Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Você pode cadastrar o e-mail
gratuitamente nas plataformas e testar os recursos disponíveis, entendendo
o que pode ser entregue aos espectadores em cada plataforma.

Prepare a sua conexão

O teste da conexão de internet é outro cuidado importante. Inicialmente,
você pode fazer o no próprio software, criando uma sala virtual e
verificando a qualidade. Além dele, use os testes de velocidade da conexão
disponíveis na internet para checar a qualidade da transferência de dados.
O que apresentar
e como apresentar
A apresentação em si, exige uma série de cuidados para
manter a atenção da audiência e conseguir um feedback
positivo. Além disso, precisamos lidar com os ruídos de
comunicação e prevenir problemas técnicos. Confira!
Teste tudo antes de iniciar
O protocolo antes de qualquer
videoconferência é testar os equipamentos,
conexão, imagem e som, deixando tudo
preparado. Caso você seja responsável pela
transmissão, é preciso garantir que todos
tenham acesso, gerando o link para entrar
nas salas virtuais.
Faça acordos com a audiência
Também é importante que todos saibam
quais são as principais dificuldades da
apresentação online. Muitas vezes, as
pessoas atravessam a fala dos colegas nas
videoconferências, e isso pode ser evitado
se houver acordos sobre momentos de
silêncio, intervalos entre os tópicos para
interação, espaços para perguntas etc.
Dê espaço para interações
com o público
No caso de palestras e apresentações
similares, a interação do público costuma
estar definida ao final, com as pessoas tirando
dúvidas ou dando seus posicionamentos. Já
nas reuniões, é importante confirmar se todos
entenderam e convidar as pessoas a interagir
nas pausas da fala, que são mais comuns ao
final de cada tópico do roteiro.
Domine o compartilhamento
de tela
Durante a apresentação, uma ferramenta
interessante é o compartilhamento da tela do
computador. Com esse recurso, criamos um
ponto de atenção para que todos possam
focar nas mesmas informações, exibindo
slides, gráficos, programas, vídeos e outros
recursos que possam facilitar o entendimento.
Aplique o storytelling
O Storytelling se fortalece: o formato de uma
narrativa é um recurso que engaja e prende a
atenção sem depender de gestos e outros
recursos de difícil aplicação a distância. Aliás, a
própria estrutura de apresentar a “situação”, a
“complicação” e a “resolução” dá uma noção de
começo, meio e fim, tornando a comunicação
mais objetiva.
Enxugue até ficar o essencial
Nas apresentações por videoconferência, também
estamos sempre lidando com a relação tempo
versus atenção do espectador. Por isso, busque
uma apresentação mais concisa, evitando tópicos
que não tenham conexão com o objetivo da
videoconferência.
Destaque os pontos mais importantes
Pelo mesmo motivo, vale a pena introduzir os
tópicos mais relevantes com frases para chamar
a atenção dos participantes. Uma frase simples
como “gostaria que os senhores prestassem
muita atenção nesse ponto” pode recuperar a
atenção dos participantes, sendo guardada para
os momentos-chave.
Disponibilize um material complementar
Ao final da apresentação, fornecer um resumo
do que foi visto ajuda a tornar a reunião, palestra,
aula, etc. mais produtiva. Isso porque, manter a
atenção durante todo o tempo realmente é um
desafio, e as pessoas podem ter perdido alguma
parte da apresentação. Seu roteiro, se
organizado, pode servir a esse propósito.
A importância do
treinamento de comunicação
As dicas dizem respeito ao planejamento,
organização e escolha de ferramentas
para uma apresentação remota. Com
essas orientações, você tem um norte
para produzir uma comunicação eficiente
e lidar com os desafios das reuniões,
palestras, aulas, vendas e demais
atividades online.
A organização e o planejamento
constroem o cenário ideal para se
destacar, mas você também precisa
pensar em como desenvolver as suas
competências. Até porque, não estamos
falando de capacidades inatas, mas de
verdadeiras habilidades que podem ser
aprendidas por qualquer pessoa.

No entanto, um ponto importante é que

tudo será mais fácil e natural se você
desenvolver as suas competências de
comunicação. Gerenciamento de
emoções, storytelling, técnicas de design
dos materiais visuais, oratória e outros
conhecimentos têm um impacto decisivo
para fazer apresentações cativantes e
encantadoras mesmo pela internet.
Aqui na SOAP, há mais de 18 anos, trabalhamos para
ajudar profissionais e empresas no desenvolvimento das
habilidades de comunicação. Nesse período, já
capacitamos mais de 70 mil pessoas e atuamos para
profissionais de 65 das 100 maiores empresas do Brasil.

Nossos professores podem orientar o seu

desenvolvimento com aulas, estudos de casos,
simulações e exercícios em cursos pensados para a
realidade do mundo digital. É possível realizar formações
completas e agregar as melhores ferramentas para as
suas apresentações e comunicação interpessoal.

Ao combinar as dicas de planejamento e organização

com verdadeiras competências de comunicação, os
profissionais adquirem os meios para se destacarem
como excelentes comunicadores e crescerem nas
empresas. Logo, as apresentações por videoconferência
não serão mais um problema.

Quer desenvolver as suas competências ou as

competências das suas equipes?
Conheça agora mesmo nossas soluções de treinamento
para profissionais e empresas!
A SOAP é a pioneira no Brasil em
construção de apresentações
estratégicas e também pode te ajudar
nesse processo de transformação com a
criação de apresentações profissionais e
oferecendo treinamentos de habilidades
de comunicação.
Se gostou desse ebook e deseja transformar sua empresa
com resultados positivos através de suas apresentações,
conte com a gente!

@soapbrasil

/soapbrasil

soap.com.br
Apresentação por
videoconferência
O Manual definitivo para
impactar sua audiência
durante o trabalho remoto