Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional

Guia de Leitura de
Procedimentos Operacionais (POs)
Jéssica Freire
Maria Cecília Koehne
Robson de Almeida

Agosto de 2013
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Universidade Federal da Bahia - UFBA
Sumário
• Orientações Gerais
• O que é um PO?
• Estrutura Básica de um PO
• Cabeçalho
• Glossário de Termos
• Objetivo
• Documentos de Referência
• Responsabilidades
• Procedimentos
• Formulários e Modelos Correlatos
• Controle de Registros
• Fluxograma
• Rodapé
• Contato
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Orientações Gerais

• Este guia tem como objetivo orientar a leitura e

correta compreensão das informações dispostas nos
procedimentos operacionais (POs) da UFBA.
• Deve-se evitar a impressão dos POs. Eles podem ser
alterados, por isso deve-se sempre verificar a última
versão disponível no site (www.ufba.br/manual-
procedimentos).

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O que é um PO?

• Procedimento Operacional (PO) é uma descrição detalhada de

todas as operações necessárias para a realização de uma
atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma
atividade.
• Eles são a base da gestão cotidiana; eles são estáveis, mas podem
ser aperfeiçoados em função das necessidades de trabalho.
• O objetivo básico de um PO é o de garantir, mediante uma
padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada.
• A padronização é importante, pois minimiza a ocorrência de
desvios na execução de tarefas dentro da Universidade,
independente de quem as realize.
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Estrutura Básica de um PO

• Um PO é composto por:

1. Cabeçalho 6. Procedimentos
2. Glossário de Termos 7. Formulários e Modelos
3. Objetivo Correlatos

4. Documentos de 8. Controle de Registros

Referência 9. Fluxograma
5. Responsabilidades 10. Rodapé

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Importante

• Alguns elementos mencionados nesta apresentação

podem não estar presentes em certos POs por
motivos, como:
– Inexistência (temporária) da informação; ou
– Dificuldade de controle.
• Estas informações serão acrescidas em novas versões
ao longo do tempo.

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Cabeçalho

• Aqui você encontra todos as informações necessárias

à correta identificação do PO.

• Unidade: Refere-se a um Órgão da Administração

Central ou a uma Unidade Acadêmica onde o PO foi
descrito.

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Cabeçalho

• Processo: Nome dado a rotina que está sendo

descrita/padronizada.

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Cabeçalho

• Identificação: Codifica o PO de modo a ser individualizado e

facilmente localizado entre os documentos da Universidade. É
a denominação que deve ser utilizada toda vez que se fizer
referência ao Procedimento.
• A identificação seguirá sempre a ordem:
– PO/Unidade/Coordenação/Numeração.

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Cabeçalho

• Versão: Identifica a versão do PO, permitindo saber quantas

alterações ocorreram desde a sua padronização inicial.
• IMPORTANTE: Antes de usar um PO, verifique qual a
versão mais atualizada no site (www.ufba.br/manual-
procedimentos).

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Cabeçalho

• N° de folhas: Indica a numeração parcial e total de folhas

do PO, garantindo a leitura completa do documento e na
ordem adequada.
• IMPORTANTE: Verifique, antes da leitura, se a
quantidade de folhas do documento está compatível com
o indicado no cabeçalho.

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Glossário de Termos

• Estabelece o significado exato dos termos (siglas,

abreviaturas e definições) utilizados no PO.
Exemplo:

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I. Objetivo

• Descreve a finalidade do PO apresentado.

Exemplo:

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II. Documentos de Referência

• Relaciona documentos internos ou externos que

estabelecem parâmetros legais que devem ser seguidos
por cada PO de forma específica.
Exemplo:

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III. Responsabilidades

• Explicita as principais atribuições por setor (ou função)

nas unidades/órgãos para o cumprimento da rotina
apresentada.
Exemplo:

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IV. Procedimentos

• Descrição detalhada das diversas etapas a serem realizadas e

dos requisitos a serem produzidos para a execução da rotina.
Exemplo:

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IV. Procedimentos

• Ao longo do PO, podem existir comentários que ajudam a

compreender a forma como a etapa deve ser realizada.

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IV. Procedimentos

• Podem, ainda, existir etapas de decisão, cuja

sequência de ação se dará em função do evento que
ocorrer.

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IV. Procedimentos

• Após a última etapa, há a indicação da finalização da

rotina.

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V. Formulários e Modelos
Correlatos

• Identifica documentos padronizados que são

utilizados e/ou gerados durante a rotina.

• As primeiras versões dos POs publicados não apresentam

indicações de formulários e modelos correlatos, mas essas
informações poderão ser acrescidas em novas versões.
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VI. Controle de Registros

• Identifica os principais aspectos e características associadas ao

arquivamento, acesso e disposição de documentos gerados
durante a execução da rotina.
Exemplo:

• As primeiras versões dos POs publicados não apresentam

controle de registros, mas essas informações serão acrescidas
em novas versões.
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Fluxograma

• Consiste em uma representação gráfica do PO descrito,

mantendo as suas características (etapas, sequência,
responsáveis).
• Tem a finalidade de auxiliar a compreensão e visualização
global do processo.
• No caso de rotinas curtas, o fluxograma será apresentado no
próprio corpo do PO.
• No caso de rotinas longas e complexas, o fluxograma será
apresentado como um documento separado em anexo.
• Para maiores informações, confira o Guia de Leitura de
Fluxogramas, que será disponibilizado em
www.ufba.br/manual-procedimentos.
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Rodapé

• Identifica os órgãos, e seus respectivos responsáveis,

envolvidos na construção do PO.
Exemplo:

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Rodapé

• Elaborado: Identifica o(s) responsável(is) da SUPAD

por elaborar o PO.

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Rodapé

• Revisado: Identifica o(s) responsável(is) do(s)

órgão(s) envolvido(s) por revisar o PO elaborado.

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Rodapé

• Aprovado para uso: Identifica o(a) responsável pela

aprovação e vigência do PO.

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Rodapé

• Data: Especifica a data de elaboração, revisão ou

aprovação e início da vigência do PO.

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Atenção:

Dúvidas, esclarecimentos ou sugestões de

aperfeiçoamento acerca das rotinas descritas deverão
ser encaminhados ao órgão responsável pela aprovação e
vigência do Procedimento Operacional e à Coordenação
de Desenvolvimento Institucional da SUPAD.

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Contato:
Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional /
Coordenação de Desenvolvimento Institucional

Endereço:
Av. Adhemar de Barros, s/n - Campus Universitário de Ondina -
Pavilhão 04 - Salvador/BA - CEP: 40170-110

Telefones:
(71) 3283-6484/6485

E-mail:
aval.inst@ufba.br

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Obrigado!

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