ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
NOÇÕES DE
ARQUIVOLOGIA:
Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerencia-
mento da informação e a gestão de documentos: diag-
nósticos; arquivos correntes e intermediários; protoco-
los; avaliação de documentos; arquivos permanentes.
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilma-
gem; automação; preservação, conservação e restau-
ração de documentos.
ARQUIVO
O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e am-
pliado extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não
pudesse ser localizado para consulta por meio das técnicas da documen-
tação.
Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sis-
tematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documen-
tos de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o
conhecimento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de
forma conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou
restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet,
autor do primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito,
livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda,
filme, disco, objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e
as espécies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques
zoobotânicos.
Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação se-
ria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é
impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria
geral da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura.
O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos
milhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres
móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organiza-
ção e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos
de múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e
centros de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos pro-
cessos e normas especiais para registro da documentação existente,
controle e manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em
geral.
Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as gran-
des empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os
primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializa-
dos, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informa-
ções e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em
andamento. Desde meados do século XIX, os serviços de referência
bibliográfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já
haviam compreendido a necessidade de um trabalho específico para
facilitar a localização de livros, artigos e documentos e também para pres-
tar auxílio direto à busca de dados e informações específicas de seus
consulentes.
História
A organização racional da informação e da documentação levou Paul
Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em
1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a
instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica
mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classi-
ficação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transfor-
mou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o
instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e,
em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro
projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi
abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande
número de entidades de diferentes países, num programa que tem por
finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos
os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano
de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de
informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores
de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das
Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os
mesmos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com
entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia.
Em grande número de países foram organizados centros ou serviços
de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as rela-
ções entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e
arquivologia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e
a incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e
controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização
de informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de
referência em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de
informações. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas
e acentuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que
antes eram da competência de bibliotecas e bibliotecários.
Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferen-
tes países a profissão de documentarista (também denominada documen-
talista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e
divulgar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos
bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos
pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica
entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre
elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos
em busca de informações e no interesse que demonstram na dissemina-
ção dessas informações.
Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técni-
cos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecá-
rios resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que
chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de
fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente
das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de
documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a
circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente
aceita em seu significado mais moderno.
O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado
pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhe-
cimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifi-
ca as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Pere-
grino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre
1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em
1902, procurou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográ-
fica brasileira e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado,
para desenvolver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas
constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de
julho de 1911 e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de
bibliografia e documentação competiam funções comparáveis às que são
desempenhadas pelos modernos centros de documentação.
Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do
Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistên-
cia técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documenta-
ção (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da
FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica
no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o
Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no
Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnolo-
gia e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias
periódicas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangei-
ros publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da
tecnologia e das ciências sociais.
Sistemática da documentação
Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a
normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em
ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização
1 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informa-
ção contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a
classificação, uma vez que esta também deve ser normalizada.
Os processos de normalização tiveram origem na indústria e consisti-
am em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras, serviços
ou instalações, bem como a elaboração das próprias normas e regulamen-
tos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilização
internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalização no
campo da indústria fez com que a documentação a adotasse, com o objeti-
vo de tornar internacionalmente acessíveis os resultados do trabalho
intelectual de cada autor, uma vez que para obter a máxima disseminação
da informação científica o pesquisador deve apresentar os dados de forma
que a interpretação deles se faça sem dificuldade. Para que a informação
se torne imediatamente acessível, a documentação estabelece normas
para organização e difusão dos documentos. Todos os documentos devem
ser normalizados, isto é, produzidos e divulgados de acordo com as nor-
mas internacionalmente aceitas. O progresso da ciência exige o mais
amplo intercâmbio de informações e a normalização internacional tem o
objetivo de facilitar esse intercâmbio.
Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e
à museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e
museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na
difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a
referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra
natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem
os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À
documentação interessa, principalmente, a difusão das informações conti-
das em artigos de publicações periódicas, em comunicações a congressos,
em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -- teses univer-
sitárias, registros de patentes etc.
Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido am-
plo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer natu-
reza. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A
organização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às
bibliotecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo
específico dos serviços ou centro de documentação.
Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia, arqui-
vologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca,
arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas bibliote-
cas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo funcionam
dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros, porém, são
independentes.
Mecanização e automação
Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados
documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se
produzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias
comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos
recapitulativos são os documentos terciários.
Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a
segunda guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser
experimentados pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se
três tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de
aperfeiçoamento, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e
selecionadas por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas
baseados em métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção
fotoelétrica por meio de código; (3) sistemas baseados no registro
magnético (em fios, tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de
informática, foram criados programas mais sofisticados para
armazenamento e recuperação de informações, que podem ser
específicas para cada assunto, principalmente no tocante às informações
técnicas. A informática tornou ilimitado o campo da documentação.
A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da comu-
nidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista planeja,
projeta e administra a organização de arquivos, analisando, classificando,
selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando
modernas técnicas de microfilmagem, informática, preservação e restaura-
ção de documentos, o trabalho do arquivista é indispensável nas pesqui-
sas históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador. Seu campo de trabalho
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
são os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais como: bancários,
audiovisuais, cartográficos, cartorais, computacionais, contábeis, eclesiás-
ticos, empresariais, escolares, fotográficos, históricos, médicos, micrográfi-
cos, policiais e de imigração, atuando também, em centros culturais e
laboratórios de conservação e restauração de documentos.
As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode
ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa
(records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor
primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica
exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma
maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
Os referenciais teóricos arquivísticos
Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos,
destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e
documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de
valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as
funções de classificação documental e avaliação documental e a definição
de instrumento de gestão arquivística.
Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade
arquivos correntes, intermediários e permanentes
Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados
nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou
em dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para
atingirem a finalidade para a qual foram criados .
Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente
focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos
escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.
São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes
termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase .
Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia:
constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitva.
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento
(pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por
unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que,
por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente .
Classificação segundo a valoração dos documentos
Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua
criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituição.
Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de
pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O
documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir
2 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não
podendo jamais serem eliminados.
ARQUIVOLOGIA – LEGISLAÇÃO PERTINENTE
DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003.
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA,
da administração pública federal, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe
confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em
vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de
1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no
4.073, de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denomina-
ção de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as ativida-
des de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da admi-
nistração pública federal.
§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arqui-
vo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administra-
ção pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e opera-
ções técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arqui-
vamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente
do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda perma-
nente.
Art. 2o O SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pú-
blica federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo
e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de ar-
quivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração
pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indire-
tamente na gestão da informação pública federal.
Art. 3o Integram o SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e
órgãos equivalentes;
III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e
órgãos equivalentes.
Art. 4o Compete ao órgão central:
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a apli-
cação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e
rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos
setoriais;
III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de in-
teresse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do
SIGA;
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com institu-
ições e sistemas afins, nacionais e internacionais;
V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treina-
mento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo.
Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de docu-
mentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em
conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da
Presidência da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no
seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos
procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação,
registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta,
expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de do-
cumentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos
de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo
órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atua-
ção e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as ativida-
des-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro
de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de tem-
poralidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-
fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com institu-
ições e sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de do-
cumentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a
reciclagem garantindo constante atualização.
Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coorde-
nação do SIGA, cabendo-lhe:
I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documen-
tos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da adminis-
tração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presi-
dência da República;
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adapta-
ções necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de
documentos de arquivo;
IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajusta-
mentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimo-
ramento do SIGA.
Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;
II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação
do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de
Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do
Planejamento, Orçamento e Gestão;
3 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado
pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;
V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos e-
quivalentes.
§ Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por soli-
1o
citação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e
não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus
membros.
§ O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a pu-
2o
blicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do
SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de
seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão
central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência
da República.
Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equiva-
lentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto,
subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos
seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades
e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coor-
denação do SIGA.
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante
designado pelo respectivo Ministro.
Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para
os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordina-
ção ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura
organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.
Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacio-
nalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos
dos órgãos e entidades da administração pública federal.
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis
pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvi-
mento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo.
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o
encaminhamento, para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da
Presidência da República, das normas complementares a este Decreto,
deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independência e 115o da
República.
DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.
Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e
materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado,
no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confe-
re o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o
disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações,
documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde
tramitam.
Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal
classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divul-
gação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito
e condicionado à necessidade de conhecer.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e
guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais
de segurança.
Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou
informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens
conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando
pelo seu fiel cumprimento.
Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes
conceitos e definições:
I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são ver-
dadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;
II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de
sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação;
III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-
autorizado;
IV - credencial de segurança: certificado, concedido por autoridade
competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou
informações em diferentes graus de sigilo;
V - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou
pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou
informações;
VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de
dados e informações;
VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área ou
instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou
conteúdo;
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na origem,
no trânsito ou no destino;
IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência
dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança;
X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados
ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no
destino;
XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir
sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibili-
dade de dados e informações sigilosos. Também objetivam prevenir,
detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e
informações;
XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo
exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável para que
uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a
dados ou informações sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado;
XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classi-
ficação de dado, informação, área ou instalação sigilosos;
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credencia-
das; proteção contra revelação não-autorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional,
em área sigilosa.
CAPÍTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANÇA
Seção I
Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-
secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou
dos seus elementos intrínsecos.
§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros,
dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial
4 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do
País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de
interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimen-
to não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segu-
rança da sociedade e do Estado.
§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, da-
dos ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, proje-
tos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos
diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou insta-
lações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar
dano grave à segurança da sociedade e do Estado.
§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou in-
formações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser
de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar
seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.
§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou infor-
mações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, opera-
ções ou objetivos neles previstos ou referidos.
Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das se-
guintes autoridades:
I - Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301,
de 2004)
II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº
5.301, de 2004)
III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e (Reda-
ção dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no ex-
terior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser de-
legada pela autoridade responsável a agente público em missão no exteri-
or. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir
grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5.301, de
2004)
I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando,
chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de
cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e (Redação
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo
com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administra-
ção Pública Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este
Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são
os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo Decreto
nº 5.301, de 2004)
II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada pelo Decreto nº
5.301, de 2004)
III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo Decreto
nº 5.301, de 2004)
IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo Decreto nº
5.301, de 2004)
Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados
uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação
ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a
matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Seção II
Da Reclassificação e da Desclassificação
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-
secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados, mediante
decisão da autoridade responsável pela sua classificação.
Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a auto-
ridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interes-
ses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por
meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao
detentor da custódia do dado ou informação sigilosos.
Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-
se a partir da data de produção do dado ou informação. (Redação dada
pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-
secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os
prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua
prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu
termo. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que fo-
rem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivís-
tica pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público,
entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização,
preservação e acesso.
Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou
informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser
definitivamente preservados.
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de da-
dos ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da
primeira página.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS
Seção I
Dos Procedimentos para Classificação de Documentos
Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes
ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classi-
ficações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um
conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o
mais alto grau de sigilo.
Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á aos
seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de
modo a não comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fo-
tografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos
detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou
negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.
Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, pa-
ra sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente supe-
rior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e
III - da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade hierarqui-
camente superior competente para dispor sobre o assunto, para documen-
tos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no
próprio documento.
Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos
graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que
lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgação.
Seção II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua
importância, requer medidas adicionais de controle, incluindo:
5 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
I - identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios,
quando da difusão;
II - lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico;
III - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade ex-
pedidores e pelo órgão ou entidade receptores; e
IV - lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder à
transferência de sua custódia ou guarda.
Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência se-
rão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II
deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado
DSC, desde sua classificação ou reclassificação.
Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o
disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
Seção III
Da Marcação
Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita
em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.
§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma
conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.
§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as
suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o
respectivo número de controle.
Art. 21. A marcação em extratos de documentos, rascunhos, esboços
e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fo-
tografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas
complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração
Pública.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informações sigilo-
sos serão marcados com a classificação devida em local adequado.
Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento documen-
tos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer
outro meio capaz de armazenar dados e informações.
Seção IV
Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação o-
bedecerão às seguintes prescrições:
I - serão acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de
sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo
do documento, de modo a serem identificados logo que removido o enve-
lope externo;
IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante re-
cibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou
outro indicativo que identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do
destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o docu-
mento sigiloso.
Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto,
em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado,
sendo vedada a sua postagem.
Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra
forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e
em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em
atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da
segurança da sociedade e do Estado.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado
poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensagei-
ro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala
diplomática.
Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo
poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de
criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme
previsto no art. 42.
Seção V
Do Registro, da Tramitação e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigi-
losos:
I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação
ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência
do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará
imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.
Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu repre-
sentante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.
Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser
abertos pelo próprio destinatário.
Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediata-
mente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do docu-
mento.
Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em
condições especiais de segurança, conforme regulamento.
§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obriga-
tório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente
ou superior.
§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documen-
tos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de docu-
mentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferi-
dos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis
pela guarda ou custódia de material sigiloso.
Seção VI
Da Reprodução
Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o
mesmo grau de sigilo do documento original.
§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados
condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou
autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto.
§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão au-
tenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 35 deste Decreto,
no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter
público.
§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não pu-
derem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação, desde que
necessário como prova em juízo.
Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução de documentos
sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas, tipos,
clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar
origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, repro-
dução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras,
oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá ser acompanhada por
pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do
sigilo durante a confecção do documento, observado o disposto no art. 33.
6 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
Seção VII
Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação
Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Perma-
nente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes
atribuições:
I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzi-
da e acumulada no âmbito de sua atuação;
II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, reno-
vação dos prazos a que se refere o art. 7º;
III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, altera-
ção ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade com o
disposto no art. 9º deste Decreto;
IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, se-
lecionando os documentos para guarda permanente; e
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao
disposto no art. 39.
Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e
responsabilidades, a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e
informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de res-
ponsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em
vigor.
CAPÍTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e enti-
dades públicos e instituições de caráter público é admitido:
I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou ativi-
dade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu inte-
resse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento
ao órgão ou entidade competente.
§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto,
de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais
decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.
§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos
ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo
idêntico.
§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham
informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou
por seus herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o pre-
visto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão de credencial
de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no
tempo.
Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste
artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e
reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos
ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de
sigilo constantes destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.
CAPÍTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Art. 41. A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de
sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos
arts. 25 e 26.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44, os pro-
gramas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso
oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão, antecipa-
damente, ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria
Executiva do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema de
criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de
caráter público.
Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não seja em
razão do serviço.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamen-
tos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto
para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:
I - realização de vistorias periódicas, com a finalidade de assegurar
uma perfeita execução das operações criptográficas;
II - manutenção de inventários completos e atualizados do material de
criptografia existente;
III - designação de sistemas criptográficos adequados a cada destina-
tário;
IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade competente,
de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade,
à autenticidade, à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informa-
ções criptografados; e
V - identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregu-
laridades na transmissão ou recebimento de dados e informações cripto-
grafados.
Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, constantes de do-
cumento produzido em meio eletrônico, serão assinados e criptografados
mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de
Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de
documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar ligados a
redes de computadores seguras, e que sejam física e logicamente isoladas
de qualquer outra.
Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que
sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao alcance do
órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição física por
incineração dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de
documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado só pode-
rão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia
e segurança adequados a proteção dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que pos-
sível, deve ser feito em mídias removíveis que podem ser guardadas com
maior facilidade.
CAPÍTULO VI
DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS
Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos
dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior
sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5º.
Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições
de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição,
demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas
sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disci-
plinado por meio de instruções especiais dos órgãos, entidades ou institui-
ções interessados.
Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o
agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública
diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado
sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado.
7 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
CAPÍTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seção I
Das Generalidades
Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto
ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre
determinado material ou suas partes, em decorrência de aperfeiçoamento,
prova, produção ou aquisição, deverá providenciar para que lhe seja
atribuído o grau de sigilo adequado.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão
ou entidade públicos ou de instituições de caráter público encarregada da
fiscalização e do controle de atividades de entidade privada, para fins de
produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional.
Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da
preparação de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de
novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou emprego de
material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicio-
nais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles
relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros ma-
teriais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de
qualquer natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou locação,
serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.
Art. 55. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas
técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos
que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coor-
denarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os
dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas.
Seção II
Do Transporte
Art. 56. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslo-
camento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e
deverá considerar o respectivo grau de sigilo.
§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal
fim contratadas.
§ 2º As medidas necessárias para a segurança do material transporta-
do serão estabelecidas em entendimentos prévios, por meio de cláusulas
contratuais específicas, e serão de responsabilidade da empresa contrata-
da.
Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão tratados se-
gundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos.
Art. 58. A critério da autoridade competente, poderão ser empregados
guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.
CAPÍTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua
execução implique a divulgação de desenhos, plantas, materiais, dados ou
informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos:
I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assi-
natura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos interessa-
dos na contratação; e
II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a:
a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de
segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura;
b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contra-
tado, bem como à sua execução;
c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança ade-
quadas, no âmbito das atividades sob seu controle, para a manutenção do
sigilo relativo ao objeto contratado;
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
d) identificação, para fins de concessão de credencial de segurança,
das pessoas que, em nome do contratado, terão acesso a material, dados
e informações sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcon-
tratado, no todo ou em parte.
Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às instituições de
caráter público, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providen-
ciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessá-
rias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos
contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricação em suas insta-
lações.
CAPÍTULO IX
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação
e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado.
Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter públi-
co exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus
servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham
acesso a dados ou informações sigilosos.
Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo com-
prometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar dados ou
informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de
cargo, função ou emprego público.
Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e ma-
teriais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação
de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissio-
nal, em razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem prejuízo
de sanções penais.
Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter públi-
co promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoa-
mento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de
documentos, materiais, áreas, instalações e sistemas de informação de
natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documen-
to sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsável
pela preservação do seu sigilo.
Art. 66. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que
possível, o critério menos restritivo possível.
Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal
serão expedidas instruções complementares, que detalharão os procedi-
mentos necessários à plena execução deste Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da da-
ta de sua publicação.
Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de 24 de janeiro
de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro
de 2002.
Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência e 114º da
República.
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Na-
cional decreta e eu sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à adminis-
tração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova
e informação.
8 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimen-
tos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos
públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou
moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil
e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzi-
dos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de
suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encar-
regadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter pú-
blico implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística
pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, in-
termediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam de consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sen-
do de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse admi-
nistrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda per-
manente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de va-
lor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente pre-
servados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públi-
cas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e im-
prescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência
de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pú-
blico como de interesse público e social, desde que sejam considerados
como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento
científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exer-
cerá preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autori-
zação de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições
arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzi-
dos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de
interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públi-
cas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter públi-
co compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados,
também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministé-
rio da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o
Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo
do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo
com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo
Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o aces-
so aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os
critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais,
bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituição Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públi-
cos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obede-
cidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles
produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas são originariamente sigilosos.
9 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorro-
gado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem
das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a
contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a
exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispen-
sável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da
parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste
artigo.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir docu-
mentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e
social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão
vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos,
como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições
arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão
estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da Repú-
blica.
DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.
Regulamenta a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe so-
no
bre a política nacional de arquivos públicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confe-
re o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Capítulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos
públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à
gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados
com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivís-
ticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República nor-
mas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais
que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, pro-
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
duzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e
judiciária;
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento,
sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e
privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Fede-
ral e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e
privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos
termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da
Casa Civil da Presidência da República, a declaração de interesse público
e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que de-
senvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos
lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos
e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a
arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas fi-
nalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e
receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear
ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de
políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia,
informação e informática.
Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito
Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;
VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso supe-
rior de arquivologia;
IX - um representante de associações de arquivistas;
X - três representantes de instituições que congreguem profissionais
que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes
documentais.
§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente.
§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes
serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos
Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectiva-
mente.
§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão
designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas
pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indica-
ções dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.
§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma
recondução.
§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será
substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
10 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
Art. Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrati-
4o
vo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-
se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e,
extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a reque-
rimento de dois terços de seus membros.
§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.
§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora
da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referen-
dum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção
dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quo-
rum mínimo de dez conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões
especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instru-
mentos necessários à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras
setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões
temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos
específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão de-
signados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário.
Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer
remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de
integrante das câmaras e comissões.
Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante pro-
posta deste, é da competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da
República.
Capítulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de
arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso
aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciá-
rio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo
e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados
sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos
centrais.
§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de
arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão
central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos
documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas esta-
belecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de for-
ma a garantir a integridade do ciclo documental;
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanen-
te;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SI-
NAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositi-
vos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua
esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser consi-
derados de interesse público e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos
ao patrimônio arquivístico nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos
e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias refe-
rentes a arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas,
câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área
de arquivo, garantindo constante atualização.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas e-
manadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação
administrativa.
Capítulo III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas fun-
ções administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício
de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas socieda-
des de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas co-
mo tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social
Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246,
de 22 de outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às nor-
mas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o
Poder Público.
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compe-
te a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produ-
zidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o
acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial
ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua
esfera de competência.
§ 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula espe-
cífica de edital nos processos de desestatização.
§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de con-
cluído o processo de desestatização, providenciarão, em conformidade
com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação,
classificação e avaliação do acervo arquivístico.
§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda
das empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempe-
nho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo
CONARQ.
11 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
§ Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são
4o
sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor
permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e
das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às
instruções do CONARQ sobre a matéria.
Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal
será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que
terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avali-
ação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados,
avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obede-
cendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação
expedida pelo CONARQ.
§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da
tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos
arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decor-
rentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e se-
lecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em confor-
midade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas
Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seção II
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacio-
nal
Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao
serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar
avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acom-
panhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e contro-
le.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que pre-
cedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão imple-
mentadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá,
tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores
de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da
Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a
orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio docu-
mental acumulado, nos termos do § 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta
do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a
serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.
Capítulo V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que con-
tenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvi-
mento nacional podem ser declarados de interesse público e social por
decreto do Presidente da República.
§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo
não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição
arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservação do acervo.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de in-
teresse público e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394,
de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente à vigência da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de
acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação,
encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil
da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público
e social de arquivos privados pelo Presidente da República.
§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por
comissão especialmente constituída pelo CONARQ.
§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do
CONARQ.
§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao
Chefe da Casa Civil da Presidência da República, na forma prevista na Lei
no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de in-
teresse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a
transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do território nacional.
Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse pú-
blico e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de
preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias,
interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei n o
8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declara-
dos de interesse público e social devem manter preservados os acervos
sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e adminis-
trativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declara-
dos de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o
CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvol-
vimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulga-
ção do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados decla-
rados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos
deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.
Capítulo VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos,
nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará
instruções complementares à execução deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presi-
dência da República, permitida a subdelegação, para designar os mem-
bros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de
1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e
2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da Re-
pública.
ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência
auxiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo orga-
12 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
nizado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma
nação.
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de docu-
mentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos
instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de
valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as
tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser
empregado como sinônimo de arquivologia.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico de-
nominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas
magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os
arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais,
bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica,
como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres,
interessam à arquivística.
A preocupação dos governos e autoridades em conservar determina-
dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a
títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a
ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos
de diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolu-
ção francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o
direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficial-
mente reconhecida como de responsabilidade do Estado.
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais
surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos alta-
mente qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases
da arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou
família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das
instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os
originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos
pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custó-
dia permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arqui-
vos públicos nacionais).
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progres-
sos da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século
XX. São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos
prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de
história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e
material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis admi-
nistrativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento
de depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento;
tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de pa-
péis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de
avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material
repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especifi-
cam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particu-
lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à desti-
nação dos documentos.
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-
se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos
(1960).©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.
CONCEITO
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou
recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo
pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de
suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer
que seja a informação ou a natureza do documento.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou muni-
cipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou
legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, tempo-
rários e permanentes:
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto
de consultas e pesquisas frequentes.
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoção para depósitos temporários.
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, cientí-
fico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a
suas atividades específicas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade,
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados
com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já
que o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobi-
liária de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documen-
tos relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de
imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamen-
tos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda;
certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por
exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer
parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à
área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fun-
damental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados,
opções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo
imobiliário seriam afastados do arquivo principal.
IMPORTÂNCIA
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
―Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos cul-
turais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a
valorização e a difusão das manifestações culturais.
§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, in-
dígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do proces-
so civilizatório nacional.
§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta sig-
nificação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos for-
madores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I — as formas de expressão;
II — os modos de criar, fazer e viver;
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços
destinados às manifestações artístico-culturais;
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, ar-
tístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá
e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, regis-
tros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de
acautelamento e preservação.
13 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da do-
cumentação governamental e as providências para franquear sua consulta
a quantos dela necessitem.
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento
de bens e valores culturais.
§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na
forma da lei.
§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de
reminiscências históricas dos antigos quilombos.‖
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi
criado em 1836.
No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada
principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial,
começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concep-
ção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histó-
rico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da infor-
mação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de
decisões.
A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova men-
talidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pes-
quisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta toma-
da de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um
novo enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente históri-
co. Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que
sua importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existi-
am. Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de
atuação e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de cres-
cimento são ilimitados.
ORGANIZAÇÃO
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segu-
rança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo
e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar
do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confiden-
ciais.
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.
As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.
O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um
arquivo complexo e de difícil entendimento.
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do
volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas
de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata,
proporcionando pronta localização dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últi-
mos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de infor-
mações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa
também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a
todos e a todas as questões.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por
meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam
providências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a
pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro-
les para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a
serem assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simples-
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
mente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento
possibilita à secretária constante follow up.
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-
cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos
tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para
vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de do-
ze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas
de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser
disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passan-
do, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30,
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numera-
das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou,
então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o mo-
mento oportuno.
O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Ha-
vendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de
todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados
nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados
após as guias que correspondem às datas de acompanhamento.
O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adi-
cionais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte
o número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o
manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-
nhamento.
2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pas-
tas ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas mar-
gens superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; núme-
ros de 1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se
desloca na pasta, servindo para indicar o dia específico.
Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada
pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida
que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador
móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de
um novo mês.
A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora
seja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do
documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das
empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretan-
to, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles,
como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas,
à vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
adaptadas a qualquer empresa. As informações necessárias para o correto
acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utiliza-
ção da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro.
REFERÊNCIAS CRUZADAS
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais
empregada é remissão.
A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado
em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas,
principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas
nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
14 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-
mente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social
dessa loja de departamento ser ―Casa Anglo Brasileira S:A.‖. Recomenda-
se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
É muito comum encontrar anotações como ―Veja também‖, indicando
que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E prová-
vel que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transporta-
da numa pasta de ‗Carga Aérea‖. Entretanto, essas exportações são
efetuadas por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso,
recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que pode-
rão ser colocados, por exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos
cargueiros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de
carga aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação:
Veja também Carga Aérea.
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada.
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para
Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta
fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja
preferível abrir uma pasta para ―Instituto Nacional do Livro‖ e uma referên-
cia cruzada para ―INL‖, para não se fazer confusão com IML (Instituto
Médico Legal).
De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agi-
liza o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e
evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de
papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
TRANSFERÊNCIA
Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles
que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros,
ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.
Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua
utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
fato que os criou, não servirão para mais nada.
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecar-
regados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a
tendência é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema
de espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar
ou destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em
desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a
operação que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são
bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas
não seu valor.
A transferência pretende:
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou
ativos;
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos
arquivos;
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua
vida útil; e
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamen-
tos.
Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e
criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não
apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos
de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso,
consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor
frequência de uso, consulta ou referência.
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta
ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arqui-
vo como um ―depósito de lixo‖, mesmo porque os documentos definidos
como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto
precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras
que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias
a imediata localização e a consulta a papéis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos emprega-
dos, mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A
destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se
proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos
e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e
referência ao conteúdo deles.
Atualização de arquivo
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um
arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes
e transferências diárias:
• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, de-
pendendo da frequência de uso.
• Transferências permanentes: são transferências realizadas em
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, a-
contecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande
que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência,
então, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro te-
rá de ser analisado.
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente faci-
litado se do documento já arquivado constar sua validade ou venci-
mento, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma,
as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se ar-
quiva ou se consulta um documento qualquer.
Conservação e proteção de documentos
Determina-se o valor do documento levando em consideração todas
as finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um
quadro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos,
facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são
classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e tem-
porários.
• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto
é, sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, en-
tre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de re-
gistros de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.
• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinida-
mente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se re-
lacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros
contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.
• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois,
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou ta-
bela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, se-
guirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são tempo-
rários: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extra-
15 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
tos bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memo-
randos e outros.
Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, nota-
damente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos
e outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em
casos extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem
algumas formas de proteger esses documentos:
• Utilização de cofres a prova de fogo.
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
empresa, ou escritórios de advogados.
• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos
microfilmes em local seguro.
A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompa-
nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamen-
te.
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?
Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes
empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas
existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de
se tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da
centralização são as seguintes:
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista
em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do
trabalho em todas suas etapas.
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especia-
lista.
• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de
tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de có-
pias adicionais ou referências.
• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos
de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos
departamentais.
• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos,
oferecendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mes-
mos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente,
alonga sua vida útil.
Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser aponta-
das:
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de
arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do
departamento se encontra à mão.
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas
no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e
tumultua o trabalho do arquivista.
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o ar-
quivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se
houver muitas pessoas no local.
• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os ar-
quivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à con-
sulta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à
vida da empresa.
• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no
momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro
departamento.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entre-
tanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em
princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documen-
tos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos
arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquiva-
dos no próprio departamento de vendas a relação de representantes ou
clientes, seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral.
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o con-
trole e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aque-
les que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as pre-
cauções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados
nos vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organo-
grama é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do
arquivo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de docu-
mentos aos diversos departamentos.
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que
existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições,
necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos.
MICROFILMAGEM
Observa-se na época atual excessivo aumento do número de docu-
mentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em
todos os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de
outro, graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido
avanço da tecnologia, em todos os setores da economia.
É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para re-
duzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu
arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais
respostas a essa questão.
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, che-
gando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens
obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado
para arquivos ativos. As vantagens são:
• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos
chegam a mais de 80% em muitos casos.
• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis
e documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.
• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos
vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como in-
cêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adi-
cionais desses documentos, são facilmente guardados em cofres es-
peciais. -
• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingin-
do até 150 anos.
• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução
ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos repro-
duzidos.
• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é
preciso levar em consideração a economia que proporciona com a re-
dução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a
manutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes
empresas.
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando
em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
cheques compensados.
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos:
16 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos
documentos;
• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;
• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente;
• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incêndio,
inundação ou furto.
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir
o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem
como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfil-
mes.
É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilma-
gem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo
determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme
no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado
em cartório e à vista do documento original.
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como subs-
tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o
microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a em-
presa tenha sido estudada e comprovada.
EQUIPAMENTOS
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan-
tagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema
de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel
arquivador. São três os sistemas de equipamento:
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição
horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que
ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colo-
cam os documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizon-
tal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito
conhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas.
Móvel ―Securit‖ para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias
e mapotecas
As vantagens do sistema são as seguintes:
• a iluminação é direta;
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local;
• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzi-
das.
As desvantagens são:
• ocupa muito espaço;
• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou
retirar um documento;
• a consulta é demorada;
• a consulta exige o deslocamento de outros documentos.
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquiva-
dor em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:
• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros,
com a frente voltada para o arquivista.
• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros,
com a lateral voltada para o arquivista.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do
mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
braços metálicos apoiados em suportes especiais.
São vantagens do sistema:
• custo mais baixo;
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
• fácil manuseio;
• fácil conservação;
• fácil atualização do material arquivado;
• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno es-
paço;
• consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros docu-
mentos.
São desvantagens do sistema:
• necessidade de retirar o documento para fazer anotações;
• iluminação deficiente;
• pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-
de de informações rápidas.
Fichários
São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, po-
dendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações,
endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.
O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos
serviços a que se destina. Alguns requisitos são:
• adequação às necessidades do serviço;
• obtenção de maior economia de espaço;
• facilidade de acesso;
• possibilidade de expansão;
• resistência e durabilidade;
• garantia de segurança e conservação de documentos;
• aparência e funcionalidade.
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-
dos pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os
critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empre-
sa ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.
1. Cadeado.
2. Suporte regulável.
3. Índice alfabético.
4. Estrutura.
5. Dispositivo antiimpacto.
6. Pés antiderrapantes.
ACESSÓRIOS
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta
e eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o
andamento do serviço.
A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema
e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inser-
ção e notações.
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padro-
17 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
nizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona-
das, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos
modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particulari-
dade de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia
nos suportes laterais do arquivo.
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mes-
mo menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As
guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias,
quanto à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção.
Nas guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes
posições ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro,
cinco ou mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista
ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de docu-
mentos.
3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas
ou das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem
para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções
podem ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem
ser fixas ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das
guias e podem ser colocadas posteriormente.
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os di-
zeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da
guia.
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de in-
serção e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos
reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de
classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios.
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou do-
cumentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fato
de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e,
portanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera
opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um
centro atuante de informações, um instrumento de controle para a ativida-
de administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão.
Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre
o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se
deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arqui-
vamento: direto, indireto e semi-indireto.
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessi-
dade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o
método alfabético de arquivamento e suas variações.
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser
consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de arquiva-
mento e suas variações.
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de ín-
dices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste sistema,
encontra-se, por exemplo, o método automático, variedade do método
alfanumérico.
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos.
O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a ma-
neira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim deseja-
do. Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um
sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os
órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-
indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamen-
te.
Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organi-
zação de arquivos em que o documento público é controlado desde sua
produção. É conhecido como a ―teoria das três idades‖, concepção moder-
na de arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documen-
tos:
• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, bus-
cando solução ou resposta. São os arquivos correntes.
• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de
consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados
ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.
• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científi-
co. São os arquivos permanentes ou históricos.
A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sis-
tema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do
sistema de arquivamento da administração pública. São inúmeras as
vantagens conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de
documentos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade
de documentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente
economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documen-
tos; melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério
de preservação, controle e eliminação de documentos.
Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as
condições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração
pública, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja
evitando duplicidade antieconômica de velhas iniciativas.
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em
desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a
informática assumiu posição de grande relevância.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que
pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da
secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-
gramação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá
preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-
se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos
métodos tradicionais de classificação de informações. O programador
apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-
dos métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescen-
te-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de
técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los
é prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem
estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (do-
cumentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão
público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O
método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de do-
cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e
proporciona uma correta tomada de decisão.
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto
nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apre-
sentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto
ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e
os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente
envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas;
e os tipos de documento que devem ser arquivados.
18 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico
e alfanumérico.
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se cria-
ram vários outros.
Métodos de arquivamento:
• Método alfabético:
—específico ou por assunto;
—geográfico;
—mnemônico;
—variadex.
• Método numérico:
—simples;
—dúplex.
• Método alfanumérico:
—decimal;
—automático;
automático moderno.
Protocolo
É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou confe-
rência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os
escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim
desta é assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os do-
cumentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões
ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato
que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria
deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e
que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da as-
sembléia ou congresso.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos
em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve
nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde
a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da
produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor-
tância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pesso-
as a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por
falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desneces-
sárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabi-
lizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema
de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação)
vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua
tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de docu-
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento
cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às institui-
ções, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o
montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de
muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errô-
nea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D.
N. Técnicas de arquivo e protocolo.
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de
caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigi-
loso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatá-
rios;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, ca-
rimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados
das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende di-
retamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização,
seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou,
enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição.
Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos
que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probató-
rio, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter
seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta
etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio
dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e comple-
tando dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como re-
gras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus
métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem
apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da
empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser com-
prometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria consci-
entização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devida-
mente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se
tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado
assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o
protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramita-
19 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
ção documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a
implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de
cunho ainda maior.
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
O termo ―gestão de documentos‖ ou ―administração de documentos‖ é
uma tradução do termo inglês ―records management‖. O primeiro é originá-
rio da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é
uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas varian-
tes, o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho
Internacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um
aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e
eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo
em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um
―conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos‖.
No âmbito da legislação federal, ―considera-se gestão de documentos
o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediá-
ria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente‖ .
RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA, PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos
os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação
final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e
eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio docu-
mental de interesse histórico-cultural.
A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos
documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para
guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreen-
de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de
arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental
nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das transferências
aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das elimina-
ções e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histórico-cultural).
São de fácil reconhecimento, assim, os três momentos da gestão, não
necessariamente consecutivos:
1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários,
implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de
novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, sele-
ção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário,
materiais, local.
3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que
garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e
informativo.
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no pro-
cesso de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas
instituições públicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa
avaliar documentos? Para o administrador, que está com seus depósitos
abarrotados de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma elimina-
ção imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No entanto,
se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das
Tabelas de Temporalidade, não tardará muito para que a produção e
acumulação desordenadas preencham novamente todos os espaços
disponíveis.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os
documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a
racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a
preservação do patrimônio documental.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico
ou qualquer outro.
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralela-
mente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordena-
da, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o
grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas
nos arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço
público. O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é
o sequencial numérico/cronológico, de acordo com o número recebido no
protocolo, no momento da autuação. Essa prática resulta na mescla de
documentos gerados no exercício de funções diversas, o que dificulta a
recuperação do contexto original de produção. A avaliação de documentos
arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de
documento por documento, o que é bastante trabalhoso em face da massa
documental acumulada com o decorrer do tempo. É frequente, por isso, a
eliminação sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do
acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos
conjuntos documentais. O que interessa, nessa visão imediatista, é a
liberação de espaços.
Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando in-
cidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor infor-
mativo, probatório ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-
se deles apenas pequenas amostragens.
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser
enfocadas: a de conservação e a de restauração.
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como
termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e
manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os
atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é neces-
sário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e
armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo
na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso,
devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umida-
de, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorga-
nismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revita-
lizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é
uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência,
amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúr-
gicas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da
perfeição, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a
restauradora Marilka Mendes.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a
técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do
objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração
do futuro.
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva a-
nos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que
é melhor: Conservar e preservar para não restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
1. FÍSICOS
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo
de degradação dos materiais bibliográficos.
20 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condi-
ções de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original altera-
da e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a
deficiência de água
2. QUÍMICOS
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de aci-
dez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa.
Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas
predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umi-
dade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação
de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel,
podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que
nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é
uma das principais causas da degradação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documenta-
ção. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais
similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço
técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e
para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.
3. BIOLÓGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos
e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais
insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produ-
zem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os
insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documen-
to.
4. AMBIENTAIS
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favore-
ce o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos a-
gentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo
dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o
mais cuidadoso guardião dos mesmos.
Gestão documental
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da
arquivística responsável pela administração de documentos nas fases
corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico
onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada
com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante
da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é
quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de
desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em
formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de
seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação,
aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído).
Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de
localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.
Vantagens na sua utilização
As empresas que investem pela solução Gestão Documental
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de
documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma
uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de
qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na
procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de
arquivo;
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações
Office) e de documentos com origem em papel;
Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação,
arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões
dos documentos;
Digitalização dos documentos;
Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos
estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda
aplicação;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos
documentos está facilitada e rápida;
Formação de um Backup que permite a recuperação da informação
em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de
acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não
autorizados.
Casos de aplicação
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel
está presente em todas as organizações. As soluções de Gestão
Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade)
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produção)
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos)
Serviços a Cliente (informações, apóiam técnico e documentos de
Cliente)
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de
produtos)
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento)
AUTOMAÇÃO
O novo mundo dos arquivos – automação
.James M. Turner – U. de Montreal
Introdução
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso
compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da
evolução tecnológica. É suficiente lembrar que diversos atores, cada um
21 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana, se instalaram
no cenário tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, o
rádio, o telefone, o automóvel, o cinema, a máquina de escrever, para
nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à
chegada da fotocopiadora, a eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretu-
do os computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o
computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas,
mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.
Desde 1990, a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar
por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de
interação no mundo da informação.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desen-
volvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de
organização e nos métodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que
apesar de nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente,
desde já é preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo
paradigma para a disciplina em função das novas tecnologias da informa-
ção.
É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. Pode-se
constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a
maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. O
surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação,
como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também
mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que gera-
vam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos
seguintes. Essas tecnologias também mudaram profundamente a socieda-
de em seu conjunto. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos
testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade
impressionante.
Histórico recente
Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores
nos governos e corporações mais importantes. Muito caros, esses apare-
lhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais
talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores não são
muito ―inteligentes‖, mas o que interessa é que podem calcular com muita
rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar
de atividades mais ―inteligentes‖.
Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho buscam a má-
quina de escrever elétrica, que se espalha durante os anos de 1960 e
1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de apare-
lhos dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão
elevados que somente as organizações bastante importantes têm condi-
ções de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máquinas de escrever
eletrônicas chegam ao mercado, mas sua utilização não se torna muito
difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores.
O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente
o quadro tecnológico. O computador pessoal custa menos que um auto-
móvel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de
executar as importantes operações que os grandes computadores do tipo
mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente,
que se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos
administrativos, que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvi-
mentos.
Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and Records Ad-
ministration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão
mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informati-
zação), que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a
pertinência dessa política (Bergeron 1992,54).
Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se
multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira
mensagem de correio eletrônico em 1964, os dados sobre as florestas do
Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e
assim por diante. Os exemplos americanos são característicos da situação
por toda parte do mundo.
A situação hoje
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e
muito velozmente, abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo.
Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas
para os documentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias e
a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal
ordem que essas políticas não são mais suficientes. O documento eletrôni-
co tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação, po-
dendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o
relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,
cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador
textual diferente num ambiente informático diverso. Pode-se encontrar na
relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacio-
nais, assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas
operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, tudo reunido
em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre
papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma versão diver-
sa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em
papel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve
pensar a organização para a armazenagem, a marcação e a preservação
de todos esses arquivos, bem como a relação entre eles.
Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a infor-
mação apenas em formato linear. O hipertexto e as ligações hipertextuais
e hipermidiáticas, assim como as estruturas relacionais das bases de
dados, acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o proble-
ma. Por outro lado, a chegada dos arquivos multimídia torna mais comple-
xos do que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992,53).
Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças funda-
mentais nas teorias e nas práticas, quando se trabalha com os documen-
tos eletrônicos, são a dependência diante da mídia e dos aparelhos, a
impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informação,
sua segurança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprietá-
rios, de sistemas de exploração, de sistemas operacionais, de versões
desses sistemas operacionais, bem como o preço do desenvolvimento de
tudo isso.
Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de que tratam
os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se já distinguir o conceito
de suporte daquele de informação. Antes, como a informação estava
sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e
pensavam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. Para
adaptar a expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos átomos,
hoje tratam-se dos bits.
Questões atuais
Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as questões em
cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a
normalização, a conversão e a preservação. Os documentos e seus supor-
tes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos
arquivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se encontrar
exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o antigo papel pode
durar milhares de anos, mesmo em más condições. Pode-se maltratá-lo e
mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. Ao
contrário, os suportes eletrônicos são muito instáveis, mesmo nas melho-
res condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas
situações, é claro, mas pouca para a conservação a longo prazo dos
arquivos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar,
para fins de gestão da informação, as tecnologias criadas para outros fins.
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se
recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrônico sobre
um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os
desenvolvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos, que esta prática
não é mais suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migra-
ção", ou seja, a prática não somente de copiar um documento eletrônico
antigo sobre um suporte novo, mas também de o converter a uma versão
mais recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou
ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler,
a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo.
A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo
Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à problemática. Não
somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica, mas vê-
22 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-
rede em escala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da
Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exem-
plo, a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a facilidade de consulta
pelos usuários, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas até
onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações
gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instru-
mentos de pesquisa, os planos de classificação, os calendários de conser-
vação, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? De-
ver-se-ia fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados, aos
documentos eletrônicos, às imagens de documentos manuscritos?
Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosófi-
co: sobre a Infovia, há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos
e bibliotecas numéricas ( ― arquivos digitais‖ e ―bibliotecas digitais‖)? Se
todos os textos são conservados em formato eletrônico, em que a cópia
original é estocada num computador para consulta através das redes, ou
seja, se um documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um
livro torna-se também um fichário informático, podemos ainda distinguir as
bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse
problema demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profun-
das.
Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados
adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos
nos documentos eletrônicos, ganham muita importância. Há múltiplos tipos
de metadados: para a apresentação do documento (por exemplo, os sinais
de estilos, de caracteres itálicos), para exprimir suas relações com outros
documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a cataloga-
ção, a classificação, a indexação ( os pontos de acesso para o tema), para
gerir o fichário informático (por exemplo, as informações técnicas concer-
nentes ao formato do fichário), etc.. Porém, é sobretudo a normalização
dos metadados que é de uma importância capital nesse contexto. Se se
deseja permitir o acesso a muita informação via redes, tem-se todo o
interesse em normalizar práticas de descrição e de organização, senão o
usuário será obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com
o qual deseja trabalhar.
Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as
Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Cana-
dá), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart
Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core,
a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a
comunicação de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer,
especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal
de forma independente dos sistemas operacionais e do material informáti-
co. O que nos permite ser otimistas é que, a longo prazo, seremos os
conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informa-
ções concernentes à estrutura e à organização desses documentos "via-
jem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo
isso, não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo
mundo afora. Com a sistematização das práticas, passa-se de um mundo
tecnológico caótico a um mundo ordenado.
Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato
eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com
as redes, precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já exis-
tentes, senão não se poderia consultar as informações mais recentes.
Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades
das grandes redes, se se confia nas informações disponíveis em linha,
teremos a impressão de que a história da raça humana sobre a terra
começou em 1970. Que fazer então com as informações acumuladas em
nossos depósitos depois de séculos?
É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é dese-
jável, se ela é necessária, se ela é possível. No momento, entretanto, há
obstáculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado
das tecnologias e os custos necessários. Tomemos por exemplo o estado
dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de
caracteres (ROC). O alvo desses últimos é permitir a conversão de docu-
mentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a
custo abordável. Mas os melhores sistemas operacionais atuais não fazem
prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997, 70).
Em princípio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em
espaço duplo, compreende-se facilmente que a intervenção humana é
necessária para efetuar a correção de cada página antes que a possamos
considerar como consultável.
Por outro lado, seria necessário prever muitas vezes não apenas a
conversão de textos em octetos, mas também uma restruturação dos
dados. Por exemplo, um fichário de informação estocado sobre fichas de
cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. É preciso não
somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas também de
outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser
acrescentada à mão sobre as fichas, senão há perda de informações.
Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de ima-
gens de páginas, fichários onde o texto não é tratável por computadores,
mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resolução de 400 pontos por
polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/página. Porém, quando melho-
ra-se a resolução para 600 ppp, ele nos custa em espaço de estocagem
cerca de 500 Ko/página. Para atender a resolução do microfilme, precisaria
escanear a 1000 ppp. A título de exemplo desse problema à escala de um
arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec,
em torno de 18 milhões de certidões, ele custará 650 Go de espaço de
estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que não
estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso, sem falar
nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997,
42).
Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permi-
tem ao usuário ver a colocação de um texto na página, mas que não o
permite manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de
descrição de páginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permi-
tindo afixar o texto com a sua colocação na página exigida, e substituirão,
pode-se esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o
Acrobat d‘Adobe, que oferece uma colocação em página que exige muita
memória informática, mas que está sempre em forma de ficha não manipu-
lável, como uma telecópia.
Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda
mais importantes. A questão mais notável associada a esse gênero de
documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são
informatizados. Para a imagem fixa, não há mais problema com as simples
imagens em preto e branco, mas cada pixel que compõe a imagem tem
necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim
mais memória informática. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25
cm, é preciso mais ou menos 1Mo de memória. Para a imagem em movi-
mento, sem compressão, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage
do filme é de 24 imagens/segundo, e do vídeo, 30 imagens/segundo. O
custo em memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo
por segundo de filme, e então de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou
seja, aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.
A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso
concreto, pode-se notar que o sistema ―Cineon de Kodak‖, um dos poucos
sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento, neces-
sitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000
$ US pela fita magnética somente! Além disto, o sistema necessitaria de
110 horas para converter a imagem em movimento do formato analógico
ao formato numérico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento
por minuto de filme. Não falamos ainda de custos de tratamento. E com
tudo isso, seria necessário transplantar cassetes em dez ou vinte anos
para evitar a perda de todo esse trabalho!
Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a
longo prazo, enaltece-se às vezes a impressão sobre papéis do código
informático codificado em algarismos 1 e 0, em razão das propriedades de
conservação a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de
reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichá-
rio informático. Para a imagem em movimento, esta prática não será nada
prática, pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes, baseados
sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de
pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, serão necessários aproxima-
damente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000
bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se
3000), contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por
cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer,
23 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
16 km de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente,
não se poderá considerar a numeração das coleções de imagem em
movimento antes de encontrar maneiras mais econômicas de estocar os
fichários assim criados.
Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrôni-
cos, podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de traba-
lho sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital infor-
mation 1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade
primeira para a informação numérica permanece com os criadores, os
fornecedores e, eventualmente, os proprietários. Além disso, o grupo
enaltece a criação de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastruc-
ture) capaz de suportar um sistema distribuído de dados. Na disposição de
uma tal estrutura, criar-se-á um processo de certificação de organizações
capazes de estocar, de migrar e abastecer o acesso às coleções numéri-
cas. Estas organizações certificadas teriam o direito legal de intervir pela
salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de
destruição, seja por uma ameaça física à integridade dos documentos, seja
por uma mudança de políticas de conservação em outro lugar, devido à
privatização de um arquivo, por exemplo.
Obstáculos à automação
Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à auto-
mação dos arquivos. Em nível das infra-estruturas, a banda frequentada
terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa
responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número
não cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal
à Internet e seus sucessores, como é o caso do correio à escala interna-
cional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma
ínfima parte da população global está em linha, e que mesmo nos países
industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população.
A questão da ―prisão ASCIL‖, expressão de Mitchell Kapor para desig-
nar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas
marcas diacríticas no meio informático, é extremamente importante no
contexto das redes. A ―consortium Unicode‖ trabalha há vários anos para
desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas
escritas, mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter
comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores
de sistemas operacionais não os adotam muito rapidamente. Todavia, com
o desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estoca-
gem e de tratamento, este problema importante vai, sem dúvida, ser solu-
cionado num futuro não muito distante. Um passo importante: a ―World
Wide Web Consortium‖ vem de anunciar (julho 1997) a publicação da
primeira versão de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de carac-
teres a ―Unicode‖.
Ao nível dos suportes físicos, o obstáculo principal é sua instabilidade.
É necessário encontrar soluções neste nível para evitar que estejamos
eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a
totalidade de arquivos que possuímos. No momento, não há nada além de
tecnologias experimentais, mas é preciso crer que o problema será resolvi-
do eventualmente. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração
química e biológica.
Ao nível do endocage, assinalemos os problemas de integridade e au-
tenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiança de que os
documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser
alterados, e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta
é o mesmo que eles receberam por arquivo.
Ao nível dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desen-
volver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e
dos usuários, tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão
e documentos quanto ao nível da interação pessoa-máquina. Visto desta
última perspectiva, os sistemas operacionais disponíveis atualmente são
bastante penosos, não recorrem senão de maneira muito primitiva aos
aparelhos cognitivos dos usuários.
Como vimos, a conversão dos fichários permanece um problema im-
portante por várias razões. Podemos assinalar particularmente as dificul-
dades de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem
econômica. Além disso, teríamos vantagem em considerar como inaceitá-
vel a prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem
controle de qualidade, ao dizer que se fará correções mais tarde. Muito
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
frequentemente vimos que as condições econômicas não permitem essas
correções. As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão
de que os trabalhos estão completos, e são os usuários que sofrem a
utilização desses dados não verificados e não corrigidos. Como é o caso
em qualquer ouro lugar, o controle de qualidade é importante no arquiva-
mento de dados eletrônicos.
Terminando, analisaremos o problema considerável da pilha de fichá-
rios necessária para a estocagem de imagens em movimento quando
estas últimas são numerosas, os problemas arquivísticos associados à
compreensão de imagens para melhor estocá-las, o trabalho considerável
requerido para efetuar os trabalhos de conversão, os custos implicados
nesse processo, e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar
convenientemente esses enormes fichários.
Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes proble-
mas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda
assim esperar ver melhoras consideráveis a curto, médio e longo prazo. A
importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle
dos dados desde sua criação até sua disposição eventual, seja por elimi-
nação, seja por sua instituição como arquivos permanentes. Nossos méto-
dos, nossos processos, nossas práticas, nossas normas serão estabilza-
das eventualmente. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos
atualmente dará lugar aos métodos normalizados, sobre os quais traba-
lhamos atualmente.
No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho
tão importantes à nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de
computadores melhor ―educados‖ para responder a nossas necessidades.
Eles serão capazes de detectar um problema de funcionamento que expe-
rimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar
as soluções possíveis. Veremos disponíveis em linha de demonstrações
vídeo para nos mostrar como executar tal função, como executar tal tarefa,
efetuar tal manobra informática. Além disso, o desenvolvimento de tipos de
memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se
corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar
nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumen-
tos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. Veremos even-
tualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda, de formação
de usuários, de migração de dados e de outras funções arquivistas. Final-
mente, com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de
suportes informáticos tão inabaláveis quanto o velho papel.
Terminando, será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente
no meio desse turbilhão tecnológico, que o papel que representamos neste
momento é de uma grande importância histórica, pois é a presente gera-
ção de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológi-
cos fundamentalmente diferentes um do outro. É na gestão dessa transi-
ção que nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próxi-
mos anos. Tradução de Andréa Araújo do Vale, Carla da Silva Miguelote e
Rejane Moreira.
Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o
prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação
após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por
mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e
pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que
a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do
CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade
documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo
corrente (setorial);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);
e por quanto tempo devem ali permanecer.
Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte
(microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos
documentos ao arquivo permanente.
24 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011
APOSTILAS OPÇÃO
Comissão permanente de avaliação de documentos
É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do
porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão. A comissão
permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à
Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a
avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e
seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser
formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.
Características
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um
documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões
que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da
mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por
uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o
crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e
desordenado.
A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para
trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que
diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização,
maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa
responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento
básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor
funcionamento do arquivo.
Vantagens
São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por
exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na
recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a
gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos
operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão
documental.
Dicas
As organizações devem levar em consideração algumas orientações
práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com
simplicidade sobre os mecanismos de execução, a participação de todos
da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da
organização, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer
a tipologia documental produzida ou recebida pela organização.
PROVA SIMULADA
01- A necessidade de comunicação remonta ao homem primitivo, que
utilizava sistemas rudimentares simbólicos para deixar registrados seus
feitos. Com a evolução da escrita, os materiais que serviam de suporte
também foram evoluindo. Entre os principais suportes da informação mais
utilizados ao longo do tempo, encontram-se:
a) placa de pedra, papelão e papel;
b) placa de argila, papiro e papel;
c) placa de zinco, pano e papel;
d) placa de couro, cartão e papel;
e) placa de papiro, papelão e papel.
02 - Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu
emprego e referência. No entendimento de alguns autores como Shellen-
berg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto é, reunir todos
os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento,
de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada
ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da:
a) Proveniência;
b) Territorialidade;
c) Naturalidade;
d) Temporalidade;
e) Informalidade.
Arquivologia
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
03 - Segundo Vázquéz, é possível relacionar a vida do documento com a
vida do ser humano. Nesse sentido, o ciclo de vida dos documentos de
arquivo forma o pano de fundo no qual se apóiam as intervenções arquivís-
ticas e é composto por:
a) um período;
b) dois períodos;
c) três períodos;
d) quatro períodos;
e) cinco períodos.
04 - O entendimento sobre a vida funcional ativa de uma pessoa em uma
instituição está contido no dossiê desta pessoa, com informações sobre:
contratação, avaliação, promoção, formação, remuneração etc. Assim, a
qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e adminis-
trativas que lhe deram os seus
criadores pode ser definida como valor:
a) subsidiário;
b) quaternário;
c) terciário;
d) secundário;
e) primário.
05 - [...] a mais antiga transcrição da memória foi constituída por documen-
tos correntes cujo modo de gestão, que por vezes se perpetuou durante
muito tempo, atingiu uma perfeição requintada nas civilizações do Antigo
Oriente Próximo, da Grécia e de Roma. Os documentos eram produzidos e
conservados para as necessidades do governo e da administração, a
gestão do poder e a gestão dos documentos estavam estreitamente liga-
das por toda a parte. Segundo Couture, nessa citação de Lodolini, 1989,
está resumido o fenômeno de exercício:
a) do arquivo;
b) do cidadão;
c) do poder;
d) da documentação;
e) da criação.
06 - Receber o documento, ler o documento identificando o assunto princi-
pal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, locali-
zar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na
primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para
os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de:
a) prescrição;
b) notação;
c) avaliação;
d) classificação;
e) restauração.
07 - Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira
indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em
problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir condições
de conservação da documentação de valor permanente; aumentar o índice
de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso
ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da:
a) descrição;
b) indexação;
c) avaliação;
d) disseminação;
e) codificação.
08 - Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a
otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo
de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os
funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os
documentos da instituição a que dizem respeito, visando não apenas a
eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de certos docu-
mentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como
também os que possuem valor. Para atender às necessidades da institui-
ção e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à
interpretação do plano de:
a) descarte;
b) destinação;
c) levantamento;
25 A Opção Certa Para a Sua Realização
ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos

d) organização; documento, o arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando
e) triagem. aparelhos modernos como:
a) ar condicionado;
09 - Caso exista uma evidente e total continuidade de competência entre b) cela de fumigação;
um órgão extinto (órgão X) e o novo órgão que o sucede (órgão Y), con- c) deonizador;
clui-se que a documentação será mantida nesse novo órgão, pois se trata d) obturador;
de uma simples troca de nomes e/ou pequena modificação do órgão. A e) termohigrógrafo.
essa constatação, pode-se definir o fundo
documental como: 16 - Na administração pública, são várias as instituições que deixam de
a) direto; existir por diversos motivos, como término da atividade, incorporação por
b) livre; outra instituição, falência etc. Ocorrendo a cessação de atividade de uma
c) completo; instituição pública de caráter público, haverá:
d) aberto; a) transferência da sua documentação a organismos governamentais;
e) próprio. b) organização da sua documentação em órgãos públicos;
c) descarte da sua documentação em instituições públicas;
10 - Os seguintes critérios: i) assumir denominação e existência próprias, d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública;
resultantes de um ato (lei, decreto, resolução etc); ii) possuir atribuições e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística
específicas e estáveis, legitimadas por um texto legal; iii) ter posição na privada.
hierarquia administrativa definida com exatidão; iv) ter um chefe responsá-
vel, em pleno gozo de poder decisório, são pressupostos essenciais para 17 - O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigação
constituição de um órgão produtor de: acadêmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes à
a) documentos fiscais; segurança da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que
b) fundos de arquivos; esses documentos são restritos por um prazo máximo de:
c) papéis sociais; a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento;
d) arranjo de documentos; b) 30 anos, a contar da data de sua produção;
e) tipos de documentos. c) 40 anos, a contar da data de sua movimentação;
d) 50 anos, a contar da data de sua organização;
11 - Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e e) 60 anos, a contar da data de sua destinação.
organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos
denominam-se: 18 - Os usuários dos arquivos acessam os documentos de diversas manei-
a) arranjo; ras: pela data, pelo assunto, pela
b) levantamento; espécie documental, etc. No entanto, a ordenação dos conjuntos docu-
c) triagem; mentais em arquivos permanentes não
d) depuração; deve ser baseada na temática, na cronologia ou na geografia, pois tal
e) acondicionamento. ordenação faria desaparecer a percepção da razão de ser do documento.
Essa ordenação deve ser baseada na forma:
12 - A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da a) fiscal;
indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um b) humanística;
―conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunião optativa é c) administrativa;
útil para documentar um fato, evento, assunto etc‖. Essa é a definição de: d) contábil;
a) carta; e) digital.
b) ofício;
c) memorando; 19 - A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de
d) dossiê; descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações.
e) resolução. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, deverá ser
representado numa só descrição; se é necessária a descrição de suas
13 - Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as
anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, descrições obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as
garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, ―a relação entre a partes para as quais foram elaboradas as descrições. Tal técnica é deno-
individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa genetica- minada descrição:
mente‖ é um axioma arquivístico que se traduz como: a) multinível;
a) integralidade; b) relevante;
b) viabilidade; c) contextualizada;
c) organicidade; d) identificável;
d) simultaneidade; e) estrutural.
e) funcionalidade.
10 - Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser
14 - O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adver- usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrição arquivística é
sas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, conhecido como:
agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) item de série;
a) racionalização; b) parte de arranjo;
b) prevenção; c) ponto de acesso;
c) conservação; d) classe de referência;
d) restauração; e) área de relevância.
e) deterioração.
11 - A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece
15 - O profissional de Arquivologia, no arquivo de uma instituição de ensino algumas regras gerais, sendo organizadas em sete áreas de informação
superior, pode desenvolver várias descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país, de
atividades decorrentes de sua atribuição, pois ele é o responsável pelos acordo com a última versão da ISO3166; o código do detentor, de acordo
documentos arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo insalu- com a norma nacional de código de detentor e um específico código de
bre, em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do referência local ou número de controle. Esses são os principais elementos
de descrição constitutivos do código de referência da área de:

Arquivologia 26 A Opção Certa Para a Sua Realização

ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos

a) proveniência; b) público e social;
b) relacionamento; c) nacional e internacional;
c) determinação; d) privado e individual;
d) destinação; e) histórico e administrativo.
e) identificação.
29 - ―Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,
22 - Informações sobre nomes dos produtores (ex. GOMES, João Pedro); visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo‖
história administrativa/biografia (ex. Pedro João Gomes nasceu no Rio de é finalidade do:
Janeiro em 1896 e faleceu em São Paulo em 1968. Ingressou na universi- a) CONAR;
dade em 1914...); e procedência (doado por Marta de Alcântara Gomes, b) SINAR;
viúva do titular, em 1972) da unidade de descrição, são localizadas na área c) ARCAR;
de: d) UNESCO;
a) contextualização; e) AAB.
b) informatização;
c) concentração; 30 - Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avalia-
d) referenciação; dos e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Docu-
e) restrição. mentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administra-
ção pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:
23 - Na descrição: ―BR NA 1H – Comissão especial de exame do cofre dos a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR;
órfãos, 1889 a 1932 – 0,97 m de documentos textuais e 1 foto (p&b)‖. A b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR;
referência: 0,97 m de documentos textuais e 1 foto (p&b) corresponde a: c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ;
a) espécie e tipologia; d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ;
b) dimensão e suporte; e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
c) conteúdo e classe;
d) natureza e contexto; 31 - Conforme a terminologia arquivística, a teoria, segundo a qual os
e) produção e item. arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de
acordo com a frequência de uso por seus geradores e a identificação de
24 - ―ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Guia de fundos do Arquivo Nacional. seus valores primário e secundário é:
Rio de Janeiro: O Arquivo, 1999. 673 p. Digitado e em base de dados‖. A a) Teoria das três idades.
representação da descrição corresponde a: b) Teoria dos princípios de produção.
a) norma do arquivista; c) Teoria de recuperação da informação.
b) sistema de triagem; d) Prazo de guarda e assuntos.
c) história de identificação; e) Teoria do ciclo vital dos documentos.
d) instrumento de pesquisa;
e) nome do dossiê. 32 - Entende-se por Princípio de Proveniência:
a) A recomendação de manter a individualidade dos arquivos quanto às
25 - Os programas que permitem a simulação dos recursos da internet no instituições ou pessoas que lhes deram origem, sem misturá-los a outros.
interior das organizações, por meio de redes locais, vinculáveis a redes b) O conjunto das propriedades que possibilitam, sob determinadas condi-
remotas, são denominados: ções, a guarda dos documentos de arquivo por tempoindefinido.
a) e-mail; c) A medida legal que impede a destruição, a deterioração ou a exportação
b) excel; de documentos que integram o patrimônio arquivístico nacional.
c) intranet; d) O atributo pelo qual os arquivos públicos, em razão de sua inalienabili-
d) access; dade, podem ser reinvidicados, a qualquer tempo, pelo Estado que os
e) Microsoft. produziu.
e) A competência juridicamente atribuída a uma instituição para proceder à
26 - ―Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor avaliação e à destinação de seus documentos.
identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técni-
cos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de massa‖, é o 33 - Na literatura arquivística, sistema híbrido é a combinação de mais de
documento: uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados, aproveitando o
a) sistemático; que cada uma tem de melhor a oferecer. São requisitos básicos para o
b) mutável; êxito de qualquer método de reprodução:
c) sonoro; a) Higienização e acondicionamento.
d) imagnético; b) Avaliação e organização de documentação.
e) eletrônico. c) Seleção e destinação dos documentos.
d) Transferência de documentação e sua fotogrametria.
27 - A legislação determina que ―ficará sujeito à responsabilidade penal, e) Seleção e restauração de documentação.
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigu-
rar ou destruir documentos de valor...‖: 34 - Sabe-se que a Teoria das Três Idades é um dos fundamentos sobre
a) permanente; os quais se assenta a arquivística contemporânea e nela está a concepção
b) especializado; do ciclo de vida dos documentos, baseada na frequência e na utilização
c) intermediário; que deles é feita. Na aplicação dessa
d) terciário; teoria, é indispensável observar:
e) corrente. a) A noção de valor informativo.
b) A noção de valor de prova.
28 - O cidadão brasileiro reúne, ao longo de sua existência, documentos c) A noção de fundo fechado.
importantes que contam a trajetória de sua vida, de uma época ou de uma d) A noção de fundo aberto.
região. Esses documentos, de uma forma geral, são mantidos em seu e) As noções de valor primário e secundário.
poder. No entanto, se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas
ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a 35 - Tabela de Temporalidade é:
cultura e o desenvolvimento nacional, eles podem ser declarados de a) Passagem de documentos do Arquivo Intermediário ou Central para o
interesse: Arquivo Permanente.
a) judicial e restrito;

Arquivologia 27 A Opção Certa Para a Sua Realização

ARQUIVOLOGIA – (TRE SP) 3-11-2011

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos

b) Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destina- c) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrati-
ção final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define vo fiscal, legal ou para pesquisa científica.
prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em d) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam
função de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina guarda permanente por seus valores histórico e científico.
prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação. e) Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e
c) Conjunto de documentos resultantes do exercício de uma mesma com- onde seja necessária ao governo e aos cidadãos.
petência, função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de
produção, tramitação e resolução. 42 - O conjunto de documentos tidos como referência para fins de classifi-
d) Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos cação, arranjo e armazenamento, é conhecido como
os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação a) unidade descritiva.
final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e b) processo.
eficiência administrativas bem como à preservação do patrimônio docu- c) unidade de arquivamento.
mental de interesse histórico-cultural. d) dossiê.
e) intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos adminis- e) unidade de classificação.
trativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua
produção. 43 - A Constituição Federal atribui expressamente a gestão da documenta-
ção governamental:
36 - A Teoria das Três Idades revolucionou a arquivística ao preconizar a) Ao Poder Judiciário.
que os documentos deveriam passar por três fases: b) Ao Ministério Público.
a) Contínuas. c) À Administração Pública.
b) Idênticas. d) À Assembleia Legislativa.
c) Vitais. e) Aos secretários estaduais.
d) Permanentes.
e) Distintas. 44 - O Conselho Nacional de Arquivo – CONAQ:
a) vincula-se ao Congresso Nacional, com a finalidade de elaborar leis de
37 - Para a mudança de suporte com vistas à guarda prolongada de do- proteção ao patrimônio arquivístico brasileiro.
cumentos, a literatura arquivística recomenda o uso de b) deve funcionar como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos.
a) disco rígido. c) foi criado em 1991, para impedir que os bibliotecários assumissem a
b) videodisco. organização das instituições arquivísticas no Brasil.
c) fita magnética. d) é responsável pela gestão do protocolo único no âmbito do Serviço
d) filme de sais de prata. Público Federal.
e) disco óptico. e) tem por objetivo, entre outros, fiscalizar o exercício profissional, promo-
vendo a gradativa sindicalização dos arquivistas.
38 - Para os documentos eletrônicos é verdadeiro dizer que:
a) Admitem apenas a indexação do seu conteúdo, já que a eles não se 45 - Os princípios básicos da teoria arquivística constituem o marco princi-
aplicam os princípios arquivísticos. pal de diferença em relação às outras ciências da informação: São eles:
b) Não precisam ser avaliados, pois ocupam espaço mínimo. a) Princípio da proveniência, princípio da ordem original, princípio da
c) Dispensam os trabalhos dos arquivistas, em favor dos cientistas da organicidade, princípio da unicidade, princípio da indivisibilidade, princípio
informação. da cumulatividade.
d) São desprovidos de autenticidade, pois não ostentam sinais de valida- b) Princípio da proveniência, princípio da ordem original, princípio da
ção. transferência, princípio da unicidade, princípio da indivisibilidade, princípio
e) Demandam métodos de leitura e conservação diferentes dos que se da cumulatividade.
aplicam a documentos em suporte-papel. c) Princípio da proveniência, principio do valor imediato, princípio da trans-
ferência, princípio da indivisibilidade, princípio da cumulatividade, princípio
39 - Dentre as inúmeras recomendações para a conservação e preserva- da unicidade.
ção de informações em documentos digitais é VERDADEIRO: d) Princípio da proveniência, princípio da ordem original, princípio da
a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrônico que contenham organicidade, principio do valor imediato, princípio da transferência, princí-
informações importantes para e sobre a unidade e mantêlo em arquivo. pio da cumulatividade.
b) Documentos armazenados somente em meio eletrônico não devem e) Princípio da proveniência, princípio da ordem original, princípio da
possuir uma cópia em um CD ou disquete para facilitar o acesso aos organicidade, principio da unicidade, princípio da indivisibilidade, princípio
documentos em uso de alguma eventualidade. da transferência.
c) Sempre deixar fita cassete ou vídeo, disquetes e CD-ROM, próximos a
campos magnéticos. RESPOSTAS
d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescência tecnológica procure 01. A 11. A 21. E 31. C
nunca migrar as informações de um suporte menos atualizado para um 02. D 12. D 22. A 32. C
suporte mais atualizado. 03. C 13. C 23. B 33. C
e) Não tomar cuidado no manuseio das mídias digitais, especialmente com 04. E 14. E 24. D 34. B
os CD que podem riscar, comprometendo a inteligibilidade das informa- 05. C 15. A 25. C 35. A
ções ali registradas. 06. D 16. D 26. E 36.
07. C 17. B 27. A 37.
40 - A microfilmagem de substituição incide sobre documentos 08. B 18. C 28. B 38.
a) cuja autenticidade não pode ser comprovada. 09. D 19. A 29. B 39.
b) de valor temporário. 10. B 20. C 30. E 40.
c) desprovidos de cópias.
d) de caráter instrumental (guias, inventários e catálogos).
e) que serão futuramente digitalizados.

41 - A gestão de documentos tem os seguintes objetivos, EXCETO:

a) Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatiza-
do de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.
b) Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e
destinação de documentos.

Arquivologia 28 A Opção Certa Para a Sua Realização