GUARDA DE DOCUMENTOS – PRAZOS

 
Conforme prevê a legislação as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de
comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária.
 
Não obstante, dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela Constituição Federal, há
também o direito de ingressar com ação quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo prescricional
de:

2 (dois) anos contados da data da extinção do contrato;

5 (cinco) anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação;
 
Nota: ao trabalhador menor não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 (dezoito) anos de idade.
 
Maiores detalhes acesse tópicos
Direitos Constitucionais do Trabalhador e
Trabalhador Menor de Idade
 
É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, uma vez que estes
poderão servir como provas não só para o empregado em questão como também para os paradigmas que
eventualmente possam pleitear os direitos resultantes da relação de trabalho.
 
QUADRO DE DOCUMENTOS E RESPECTIVOS PRAZOS
 
Documento Período Base Legal
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Acordo de
Compensação
rescisão XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Acordo de
Prorrogação
rescisão XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Atestado Médico
rescisão * vide GPS XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Autorização para
desconto não previsto em lei
rescisão XXIX
CF, art. 7º,
Aviso Prévio 2 anos
XXIX
Art. 2º, §1º
CAGED - Cadastro
Geral de Empregados e
5 anos a contar da
data da postagem da
Portaria
Desempregados
1.129/2014
arts. 3º e 10
Comprovante de
Cadastramento PIS/PASEP 10 anos do Dec.-lei
nº
2.052/83
Art. 67 § 6º
Comprovante de Retenção do INSS -
Contribuintes
10 anos da IN RFB
Individuais
971/2009
Declaração de
Instalação (NR - 2 - Port. 3.214/78) Indeterminado não há
Art. 150, §
4º, art. 174
e art. 195,
§ único do
CTN;
art. 37
Documentação sobre
imposto de renda na fonte
5 anos da Lei
(comprovante de rendimentos, DIRF)
9.430/1996;
e o art.
4º do
Decreto-
Lei
486/1969
Portaria nº
20 anos, no mínimo,
após o desligamento do
Exames Médicos 3.214/78,
empregado
NR - 7
FGTS - GFIP - GRFP 5 anos a contar do término do contrato de Lei
trabalho. 8.036/1990,
art. 23-A, §
3º
e Súmula
362 do TST
Portaria nº
Folha de votação de
eleição da CIPA 5 anos 3.214/78,
NR - 5
CTN - Lei
GRCS
- Guia de Recolhimento de Contribuição
5 anos 5.172/66,
Sindical
art. 174
Art. 348 do
Decreto nº
GPS e toda
documentação previdenciária quando 3.048/99,
5 anos, exceto na
hipótese de dolo, fraude ou
não tenha havido levantamento fiscal (Ficha de art. 7º,
simulação, o INSS poderá a qualquer tempo
Salário-Família, Atestados médicos, Salário XXIX da
apurar
e constituir seus créditos
Maternidade). CF
e
Súmula 8
do STF
Art. 348 do
Decreto nº
3.048/99,
art. 7º,
Folha de pagamento e Pró-labore 5 anos
XXIX da
CF
e
Súmula 8
do STF
Art. 7º,
Folha de Ponto / Cartão Ponto 5 anos XXIX da
CF
Livro de Atas da
CIPA Indeterminado não há
Livro de Inspeção
do Trabalho Indeterminado não há
Portaria nº
Mapa Anual de
Acidente de Trabalho 5 anos 3.214/78,
NR - 4
CF, art. 7º,
Pedido de Demissão 2 anos
XXIX
Art. 266, §
9º da
IN
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário 20 anos
INSS
77/2015
Processos Trabalhistas Indeterminado não há
Arts. 3º e
10 do Dec.-
RAIS 10 anos
lei nº
2.052/83
5 anos, durante o
emprego até 2 anos após a CF, art. 7º,
Recibo de abono de
férias
rescisão * vide GPS XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Recibo de
adiantamento salarial
rescisão * vide GPS XXIX
Resolução
Recibo de entrega
da Comunicação de Dispensa -
5 anos CODEFAT
CD (Seguro-Desemprego)
392/2004
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Recibo de gozo de
férias
rescisão * vide GPS XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Recibo de pagamento
de salário
rescisão * vide GPS XXIX
Registro de
Empregados (Prontuário, ficha de Indeterminado não há
 registro)
Registro de
segurança de caldeiraria Indeterminado não há
Dec.-lei nº
Salário-Educação -
Documentos de convênios 10 anos 1.422/75,
art. 1º, § 3º
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Solicitação de
abono de férias
rescisão XXIX
CF, art. 7º,
Termo de Rescisão
de Contrato de Trabalho 2 anos * vide GPS
XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Vale-refeição (recibo)
rescisão XXIX
5 anos durante o
emprego, até 2 anos após a CF, art. 7º,
Vale-transporte (recibo)
rescisão XXIX
 
Nota:
A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados
devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado,
durante 10 anos,
sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas
ou
financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza
contábil, fiscal, trabalhista e
previdenciária. Para maiores detalhes acesse o
tópico INSS
- Arquivos Digitais.

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