MM – Gestão de Materiais

Manual de Procedimentos de Compras

MANUAL E PROCEDIMENTOS PARA

COMPRAS -II

Registro Info de Compras

LOF
Quotização

LOGÍSTICA
COMPRAS E ESTOQUE

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MM – (MATERIAL MANAGMENT)

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ÍNDICE

I. OBJETIVO..................................................................................................3

II. ENTRANDO NO SISTEMA............................................................................3

II.1 CÓDIGO DE TRANSAÇÃO.......................................................................................................................5
III. REGISTRO INFO DE COMPRA..................................................................7
III.1 CRIAÇÃO REGISTRO INFO DE COMPRA................................................................................................9
III.2 FOLHA DE NEGOCIAÇÃO DE COMPRA..................................................................................................13
IV. LOF – LISTA DE OPÇÕES DE FORNECIMENTO...........................................14
IV.1 CRIAÇÃO DE UMA LOF.............................................................................................................................14
IV.2 EXIBIÇÃO DAS LOF’S...............................................................................................................................17
V. QUOTIZAÇÃO............................................................................................19
V.1 CRIAÇÃO DE QUOTIZAÇÃO........................................................................................................................19
V.2 INCLUSÃO DE NOVO FORNECEDOR À QUOTA........................................................................................22
A1 – ÍNDICE REMISSIVO...............................................................................26

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I. Objetivo

O Sistema R/3 consiste de uma série de módulos que se integram completamente. Esta
integração permite que vários departamentos e divisões de uma empresa compartilhem e
atualizem as mesmas informações.
Compras é um componente do módulo de Administração de Materiais (MM). O módulo MM é
totalmente integrado com outros módulos do Sistema R/3. Ele suporta todas as fases da
administração de materiais: planejamento e controle de materiais, compras, recebimento de
mercadorias, administração de estoques e conferência de faturas.
Uma boa comunicação entre todos os participantes no processo de suprimento é necessária
para que Compras funcione sem problemas. Compras se comunica com outros módulos no
Sistema R/3 para assegurar um fluxo constante de informações. Por exemplo, trabalha lado
a lado com os seguintes módulos:
Contabilidade de custos (CO)
Contabilidade Financeira (FI)
Vendas e Distribuição (SD)

II. Entrando no Sistema

Clique no ícone do SAP que se encontra no seu computador para iniciar o sistema.
A seguinte tela aparecerá:

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Mandante: este campo não é necessário preencher. Ele deve trazer automaticamente o
número 650. Caso não apareça este número, neste campo, digite-o.

Depois, através da tecla TAB ou através do mouse, posicione o cursor nos campos de
usuário e senha, entrando com seus dados.

Usuário: entre com o seu nome de usuário.

Senha: entre com sua senha para o SAP.

Idioma: este campo deve trazer por “default” o valor PT, que identifica o idioma português
para a apresentação das telas do SAP. Você pode escolher o seu idioma de
preferência.

Teremos então a primeira tela após o “login”:

Tela inicial do SAP

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A partir desta tela você poderá navegar pelos menus e sub-menus a que estiver autorizado.

II.1 Código de Transação

O SAP permite que seja inserido o código da transação que se deseja trabalhar, facilitando
ao usuário o acesso à tela desejada, de forma imediata.

Para verificar o código da transação:

O código da transação é dado pela tela:

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Portanto, para ir diretamente à tela de trabalho, digitar o código da transação no campo de

comando:

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III. Registro Info de Compra

O registro info de compras (também conhecido pela forma abreviada "registro info") é uma
fonte de informações de compras. Ele contém informações sobre um material específico e
um fornecedor que supre o material. Por exemplo, o preço atual do fornecedor é
armazenado no registro info.

O registro info permite que os compradores determinem de forma rápida:

· que materiais foram previamente oferecidos ou fornecidos por um fornecedor específico
· que fornecedores ofereceram ou forneceram um material específico

O registro info contém dados como:

· preços atuais e condições de preço
· o número do último pedido
· limites de tolerância para fornecimentos excessivos ou incompletos
· o prazo previsto de fornecimento (ciclo de produção necessário para o fornecedor entregar
o material)
· dados de avaliação do fornecedor
· um código que indica se o fornecedor é considerado o fornecedor regular para o material
· a gama parcial de produtos do fornecedor a que o material pertence
· o período de disponibilidade durante o qual o fornecedor pode fornecer o material

O registro info contém dados de cotação e pedido. Os dados no registro info (preços, por
exemplo) também são usados como dados default para pedidos.
Por exemplo, o usuário pode armazenar as condições de cotação atuais e futuras
(descontos, custos fixos etc.) no registro info para poder copiá-las para os pedidos. O
usuário também pode atualizar as condições do fornecedor diretamente no registro info.

Existem dois tipos de registro info:

· registros info com um registro mestre de material (por exemplo, para material de estoque)
Esse tipo de registro info representa a relação entre um material ou serviço (para o qual
existe um registro mestre) e um fornecedor.
· registros de informação sem um registro mestre de material (por exemplo, para materiais
de consumo)
Esse tipo de registro info representa a relação entre um material ou serviço para o qual
não existe nenhum registro mestre e um fornecedor.

Um registro info de subcontratação contém informações de pedido para ordens de

subcontratação. Por exemplo, se o usuário subcontratar a montagem de um componente, o
registro info de subcontratação inclui o preço do fornecedor (subcontratante) para a
montagem do componente.

O registro info contém os seguintes tipos de texto:

. Nota de registro info
Uma nota interna que é adotada no item pedido. A nota de registro info não é impressa.
. Texto de pedido em registro info
Esse texto serve para descrever o item pedido e corresponde ao texto de pedido no
registro mestre de material. É adotado no item pedido e incluído na impressão.
. Texto breve
Para materiais que possuem um registro mestre de material, o texto breve (descrição
curta) é adotado diretamente do registro mestre de material no contrato básico de compra
ou do pedido.

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Para um registro info ligado a um registro mestre de material, o usuário pode especificar
para cada organização de compras se
· somente o texto de pedido do registro info deve ser exibido e impresso nos documentos
de compras.(Para isso, ativar o código Nenhum texto mestre nos dados de organização de
compras do registro info).
ou
· o texto de pedido do registro info e o texto de pedido do registro mestre de material
devem ser exibidos e impressos nos documentos de compras. Os dois textos são exibidos e
impressos se o código Nenhum texto mestre não for ativado.

O usuário pode criar um registro info de compras de duas maneiras:

. manualmente
O usuário cria um registro info para uma organização de compras ou para um centro.
. automaticamente
O usuário ativa o código Atualização de informação ao atualizar uma cotação, um pedido
ou um contrato básico. Os dados do pedido são atualizados automaticamente em um
registro info.

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III.1 Criação Registro Info de Compra

Detalharemos a seguir a criação de um registro info. Ressaltamos que não é necessário

a criação de um registro info para a criação de um pedido de compra ou programa
de remessa.

Caminho: Logística  Admin. de materiais  Compras

Código da ME00
Transação:

Caminho: Dados mestre  Registro info  Criar

Código da ME11
Transação:

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Manual de Procedimentos de Compras

É importante salientar, novamente que, os dados colocados nas telas a seguir prevalecerão
sobre os dados do mestre de materiais e sobre os dados do cadastro de fornecedor no
momento da criação do pedido. Esta regra vale quando da criação de um pedido, ou
programa de remessa, ou contrato para o material e o fornecedor associados através do
registro info. Quando não houver qualquer associação deste tipo, valem os dados do
registro de material.

Estes valores podem ser modificados no momento da criação do pedido.

Clicar no botão , para passar para a próxima tela.

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III.2 Folha de negociação de Compra

O usuário pode imprimir informações sobre fornecedores e os materiais que eles fornecem
em uma folha de negociação de compra.

A folha de negociação de compra é um resumo dos dados importantes de fornecedores e

materiais (obtidos do registro info de compras), que os compradores podem precisar
imprimir e levar com eles para fins de negociações de contrato. A folha de negociação de
compra contém informações como:
· preços e condições atuais dos fornecedores
· consumo interno/estatísticas de utilização do material
· valor total dos pedidos emitidos para fornecedores até a data atual
· avaliações de fornecedores

O usuário pode emitir a folha de negociação de compra em dois casos:

· para um material - fornece uma síntese das condições e transações de pedidos em relação
a todos os fornecedores que forneceram o material e para os quais os registros info de
compras existem
· para um fornecedor - fornece dados de pedidos a partir de todos os registros info de
compras referentes aos fornecedores relevantes em relação a um ou mais materiais

Você pode definir ou não o

material. No exemplo, o R/3 irá
mostrar todos os materiais
associados ao fornecedor.

Este campo define quais

o dados se deseja
relacionar na lista

Preencher os campos e clicar no ícone .

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IV. LOF – Lista de Opções de Fornecimento

A lista de opções de fornecimento (LOF) especifica as fontes permitidas (ou não permitidas)
de suprimento de um material em um centro. Também indica o período para o qual a fonte
é válida. Cada fonte é definida nessa lista por meio de um registro de listas de opções de
fornecimento.

IV.1 Criação de uma LOF

Para a criação de uma Lista de Opções de Fornecimento proceder:

Estando no menu de compras

Caminho: Dados mestre  Lista opções fornec.  Atualizar

Código da ME01
Transação:

Identificar o material, teclar enter.

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Nome do Descrição Obri Ação do usuário e valores Comentários

Campo gató
rio
Válido desde Registro LOF válido a partir Entrar com a data

Válido até Registro LOF válido até
 Entrar com a data O R/3 não permite menor
que a data presente, ou
menor que a data prevista de
entrega do material.
Fornecedor Nº do fornecedor
 Entrar com nº do fornecedor

Org.C Organização de compras Entrar com a organização de

 compras
C.Aq. Centro de aquisição - Utilizado quando a compra é
entre centros da mesma
companhia
UMP Unidade de medida do -
pedido
Contrato Nº do contrato
 Especifique o nº do contrato
quando esta LOF estiver
Não preencher se não houver
contrato ou programa de
referenciada à um contrato ou remessa. Quando o MRP deve
programa de remessa gerar as divisões do
programa de remessa, este
campo deve obrigatoriamente
ser preenchido, para que o
MRP possa referenciar qual a
fonte de suprimento
Item Nº de item Especifica o nº de item do Preencher caso o campo
 contrato contrato esteja preenchido
Fix Fonte de suprimento fixa Marque este campo se: O fornecedor é sugerido pelo
na criação de requisição ou sistema, podendo ser
pedido este fornecedor deve alterado na criação da
aparecer preferencialmente requisição e/ou pedido
Blq Fonte de suprimento Marque este campo se: Na criação do pedido de
bloqueada o fornecedor deve estar compras, o fornecedor está
bloqueado para fornecimento bloqueado.
do material
Mrp Utilização em MRP Selecionar qual o tipo de Veja quadro abaixo
 relevância para MRP.
Usar preferencialmente o valor
2.

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Note que no exemplo acima os fornecedores 8500024 e 8500026 tem um período de

sobreposição e o fornecedor 8500026 tem preferência no momento de criação dos pedidos,
devido à melhores condições de compra. Enquanto que o fornecedor 8500025 está
bloqueado para o fornecimento deste material à empresa.

Preencher todos os campos e teclar enter. Clicar no ícone para verificar se os dados
estão válidos.

Não clicar no botão “gerar registros” , pois ele gera a LOF automaticamente.

Salvar a LOF.

O processo de atualização da LOF segue os mesmos procedimentos descritos

acima.

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IV.2 Exibição das LOF’s

É possível exibir a lista de fontes de suprimento para mais de um material. É possível

atualizar os registros da lista de fontes de suprimento na exibição da lista.

Se não especificar o material, a

lista trará todos os materiais.

Clicar no ícone executar .

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Manual de Procedimentos de Compras

Clicar aqui para

modificar visualizar ou
modificar a LOF.

Selecionar a linha se desejar

verificar detalhes da LOF,
material ou fornecedor.

Clicar no ícone para imprimir a lista.

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V. Quotização

A quotização divide a necessidade total de um material em determinado período entre

certas fontes de suprimento ao atribuir quotas a cada fonte. A quota especifica que parte da
necessidade total deve ser suprida por determinada fonte.

Se existir uma quotização para um material, ela é considerada no processo de determinação

de fonte.

A quotização é especificada para um determinado período. Um item de quotização é criado

para cada fonte nesse período.

A existência de uma quotização não envolve a repartição (entre diferentes fontes) de uma
necessidade de material individual (que é a quantidade definida em uma requisição de
compra individual). Toda quantidade solicitada em uma requisição é atribuída a uma fonte
na quotização.

A partição de quotas é relevante apenas para o MRP, não para Compras. No MRP,
as necessidades podem ser particionadas entre vários fornecedores. Isto não é
possível em Compras.

V.1 Criação de Quotização

Caminho: Dados mestre  Quotização  Atualizar

Código da MEQ1
Transação:

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Manual de Procedimentos de Compras

Tecle enter.

Entrar o período de validade da

quotização. Entrar a data até a qual
a quotização é válida. A data de
início é calculada pelo sistema.

Neither this documentation nor any

part of it may be copied or
reproduced in any form or by any
means or translated into another
language, without the prior consent
of SAP AG.

Tecle enter.

Após o enter, ir para o menu: Saltar  Sínteses dos itens

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Nome do Descrição Obri Ação do usuário e valores Comentários

Campo gató
rio
S Tipo de suprimento
 Selecionar
F – para suprimento externo
E – para aprovisionamento
interno
E Tipo de suprimento especial
 Selecionar, se necessário o Quando
sub-tipo de suprimento
se
fornecimento
tratar de
de
subcontratação, preencher
este campo com L
Fornecedor Nº do fornecedor
 Entrar com nº do fornecedor

C.Aq. Centro de aquisição - Utilizado quando a compra é

entre centros da mesma
companhia
Quota Quota
 Entre com o número de quota
que representa o fornecedor
Se existirem 3 fornecedores,
com igual participação, digite
“1” neste campo para todos
os fornecedores que o
sistema atribuirá 33% p/
cada.

Teclar enter.

Note que o sistema dividiu as cotas em percentuais.

Salvar a quotização.

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V.2 Inclusão de novo fornecedor à quota

A quantidade-base da quota é utilizada quando o usuário inclui uma nova fonte em uma
quotização existente.

A quantidade-base da quota impede que todas as necessidades sejam atribuídas à

nova fonte (por exemplo, na forma de requisições ou pedidos) até que a
quantidade por quotização dessa fonte exceda a quantidade por quotização de
uma das antigas fontes. Esse resultado ocorre porque a quantidade-base da quota
funciona como uma quantidade por quotização adicional no cálculo da classificação da
quota.

Vamos supor que o usuário incluiu um novo fornecedor em uma quotização já existente de
um material. A quotização existente é constituída de dois fornecedores aos quais foram
atribuídos 50% da necessidade total de um material em determinado período. Cada um
desses fornecedores tem uma grande quantidade por quotização, pois vários materiais
foram pedidos a eles até o momento, durante o período de quotização.

Uma quota da necessidade total do material deve ser atribuída ao novo fornecedor, como
ocorre com relação aos dois outros fornecedores pertencentes à quotização. No entanto, de
acordo com a fórmula do cálculo da classificação da quota, todas as requisições posteriores
serão atribuídas ao novo fornecedor até o momento em que a classificação da quota desse
último exceda a classificação de um dos outros fornecedores.

No entanto, para que as requisições sejam atribuídas igualmente, isto é, como se o

novo fornecedor sempre tivesse participado da quotização, é necessário que a
quantidade-base da quota do novo fornecedor seja determinada pelo sistema.

A seguir vamos detalhar este processo.

Ir para a tela de atualização de quotização, e em seguida síntese de itens.

O exemplo mostra as
quantidades fornecidas
pelo fornecedor

Vamos incluir o fornecedor 8500036, também com a quota 1.

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Data alteração:31/10/99
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Em seguida proceder à
simulação, que
identificará o próximo
fornecedor que receberá o
pedido.

Veja que o
sistema dividiu
igualmente a
participação.

Veja que o sistema atribui para o novo fornecedor à nova requisição ou pedido de compra.

Vamos então agora calcular a Quantidade-base da quota.

O primeiro passo é calcular a quantidade-base individual para o novo fornecedor (8500036).

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Selecione individual

Marque o item

Selecione coletiva

Marque todos os itens

Refazer a simulação,

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Data alteração:31/10/99
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Observe as alterações

Agora o sistema sugerirá a próxima requisição, ou pedido para o fornecedor “antigo”

(8500035).

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Data alteração:31/10/99
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A1 – Índice remissivo

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Data alteração:31/10/99
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cadastro de fornecedor, 10 negociação, 13

campo de comando, 6 período, 19
código da transação, 5 quantidade-base, 22
condições, 11 quotização, 19
fontes de suprimento, 19 registro info, 7
LOF, 14 senha, 4
login, 4 simulação, 24
mandante, 4 Tela inicial, 4
mestre de materiais, 10 Tipo de suprimento, 21
MRP, 19 usuário, 4

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File:562341761.doc 27/27
Data alteração:31/10/99