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Noções de Secretariado
Com amplo poder de decisão dentro da área onde trabalha, ele intermedia
pontes com as demais áreas da empresa, trabalhado sobre gerenciamento de
pagamentos, planejamento de operações, edição de textos e planilhas de
contabilidade, atuação de softwares específicos, entre outros.
Para trabalhar nessa função, o profissional vai precisar de muito mais do que
um diploma técnico em secretariado executivo. Ao indivíduo que deseja seguir
essa profissão, é vital compreender os elementos dinâmicos que movem a
interação do mesmo com seu trabalho, avaliando se você tem ou não a
disposição para exercer esse tipo de tarefa.
Uma forte atitude para liderar, planejar, organizar e dirigir tarefas é uma
capacidade vital ao secretário executivo, que deve estar preparado para agir
sobre pressão e trabalhar de forma organizada. Por fim, é necessário também
um pensamento empreendedor, que carregue novas ideias à empresa.
Devido ao amplo acesso e gestão das informações que possuem, não é errado
pensar neste profissional como um secretário formado e que é o braço-direito
dos tomadores de decisões nas grandes corporações. Como a comunicação é
um dos pontos que devem ser bem desenvolvidos nos secretários executivos,
é diferencial quando esses sabem duas ou mais línguas, como inglês e
espanhol.
Para quem tem interesse na área, é possível realizar uma pós-graduação, que
tem foco nas estratégias administrativas, desenvolvendo conhecimentos gerais,
técnicos e dos Recursos Humanos.
Matemática Financeira;
Cerimonial e protocolo;
Empreendedorismo;
Gestão empresarial;
Comunicação empresarial;
Motivação e liderança;
Marketing de Serviços;
Comunicação empresarial e correspondência;
Inglês instrumental;
Espanhol instrumental;
Tópicos especiais em técnicas de secretariado;
Marketing Pessoal e etiqueta;
Organização de eventos e feiras;
Éticas nas organizações;
Aspectos comportamentais da Gestão de Pessoas.
Psicologia organizacional
Redação Técnica
Tipos
# Ata
# Memorando
# Atestado
# Circular
# Carta Comercial
# Relatório
# Requerimento
# Declaração
# Ofício
# Procuração
# Contrato
# Currículo
Exemplos:
Antes de entendermos o que é a redação técnica, vamos separar o conceito
em cada uma das palavras que o formam para melhor compreensão. Redação:
ato de redigir, exprimir por meio da escrita as ideias e pensamentos. Técnica:
conjunto de métodos usados para a execução de determinado trabalho que
visa obter um determinado resultado. Mas o que é, afinal, a redação técnica?
A redação técnica, por sua vez, tem como objetivo informar e esclarecer, e,
portanto, não pode permitir outras interpretações. Confira na tabela abaixo
algumas das principais diferenças entre os dois tipos de redação:
Contabilidade básica
O que é contabilidade?
A contabilidade pode ser definida como uma ciência que estuda a situação e as
variações (qualitativas e quantitativas) ocorridas no conjunto de bens, direitos e
obrigações de qualquer entidade (pessoa física ou jurídica).
Bens: tudo aquilo que possui valor econômico e que pode ser convertido em
dinheiro, sendo utilizado dentro da entidade para desempenhar alguma função
que vá ao encontro do objetivo principal de seu proprietário.
Direitos:são os recursos que a entidade tem direito a receber, mas ainda não
estão sob posse da empresa. Todos são direitos que gerarão fluxo de capital
dentro do patrimônio da empresa em um período futuro.
Obrigações: são os valores e dívidas a serem pagos para terceiros e fazem
parte do passivo. Em uma negociação a prazo, por exemplo, a empresa passa
a ter uma obrigação com o fornecedor, representada por uma conta a pagar
equivalente ao valor da aquisição.
O que é patrimônio?
Bens: tudo aquilo que possui valor econômico e que pode ser convertido em
dinheiro, sendo utilizado dentro da entidade para desempenhar alguma função
que vá ao encontro do objetivo principal de seu proprietário.
Direitos: são os recursos que a entidade tem direito a receber, mas ainda não
estão sob posse da empresa. Todos são direitos que gerarão fluxo de capital
dentro do patrimônio da empresa em um período futuro.
Ativos
Com isso, podemos dizer que estão entre os ativos circulantes o dinheiro
disponível em caixa, depósitos em conta corrente, duplicatas e contas a
receber de clientes, promissórias, cheques, impostos a recuperar,
investimentos de curto prazo, estoques, entre outros.
Passivos
Patrimônio Líquido
Esse tipo de visão financeira oferecida pela DRE ajuda os gestores a terem
uma opinião mais realista sobre quais decisões devem ser tomadas, levando-
os a fazer provisões mais sensatas e mostrando, por exemplo, se existe
viabilidade econômica para determinados investimentos.
Valor das contas a receber + Valor em estoque – Valor das contas a pagar
Amortização: é a redução do valor dos ativos intangíveis (não físicos), seja por
duração de prazo limitado ou expiração de uso legal.
Regimes tributários
1. Lucro Real
O Lucro Real traz o cálculo exato de quanto sua empresa ganhou ao longo do
ano, descontando-se as despesas. Ou seja, para se apurar quanto deverá ser
pago em impostos, a empresa precisa saber exatamente qual foi o seu lucro,
para usá-lo como a base de cálculo do Imposto de Renda (IR) e da
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), apurados pela pessoa
jurídica e acrescido de ajustes (positivos e negativos) requeridos pela
legislação fiscal.
2. Lucro Presumido
No Lucro Presumido realiza-se uma tributação mais simplificada. Em linhas
gerais, esse tipo de regime se baseia em lucro “estimado” a partir de padrões
percentuais aplicados sobre a receita da empresa para realizar sua tributação.
Por isso, por não se tratar do lucro contábil efetivo, mas sim por uma mera
aproximação fiscal, ele é denominado de presumido.
3. Simples Nacional
No regime tributário Simples Nacional, cálculo e recolhimento de tributos (IR,
CSLL, PIS, COFINS e outros) são simplificados e mais fáceis de pagar. Porém,
nem todas as pessoas jurídicas podem optar pelo Simples, pois ele é um
sistema especial dedicado a beneficiar apenas as micro e pequenas empresas.
Apenas podem participar desse regime empresas que faturem menos que
R$ 3.600.000 por ano até 31 de dezembro de 2017 e menos que R$ 4.800.000
a partir de 2018.
Regimes contábeis
Regime misto: utiliza do regime de competência para registrar suas contas com
despesas e do regime de caixa para contabilizar as receitas para apuração do
resultado.
Por isso, conhecer bem os recursos que guia básico de contabilidade para não
contadores oferece beneficia a vida de qualquer profissional, facilitando sua
tomada de decisões sobre investimentos, desenvolvimento de produtos,
campanhas de vendas e diversas outras ações que ajudam a alavancar uma
empresa.
Nos dias atuais, quando se faz cada vez mais necessário o constante
aperfeiçoamento para enfrentar a concorrência do mercado, o bom profissional
tem sempre que se qualificar e compreender não só sobre sua área de
atuação, mas sim de todo o negócio da empresa. Por isso, entender mais
sobre contabilidade com o guia básico de contabilidade para não contadores é
essencial, não só para quem trabalha diretamente na área, mas sim por todos
os profissionais envolvidos no negócio.
Departamento pessoal
Ter uma empresa é um verdadeiro desafio, não é mesmo? Fazer a gestão dos
colaboradores, controlar sua frequência, arquivar toda a documentação e
garantir que as normas trabalhistas estão sendo cumpridas não é fácil. Para
cuidar disso tudo, existe o Departamento Pessoal, setor que realiza a
administração da mão-de-obra do negócio.
Grosso modo, este último tem como papel fundamental fazer a seleção de
colaboradores aptos para um determinado cargo. Já o DP tem a
responsabilidade de gerenciar uma série de questões burocráticas
relacionadas aos colaboradores.
Isso garante que sejam cumpridas todas as normas trabalhistas com agilidade
e eficiência, permitindo que os colaboradores trabalhem sem preocupações.
Em empresas de pequeno porte, o Departamento Pessoal costuma se resumir
ao contador da empresa, já nas de grande porte, pode haver um setor
especializado e com diversos colaboradores capacitados apenas para essas
funções.
Acompanhamento de frequência
Seja o cumprimento da jornada, as horas extras, adicionais noturnos ou banco
de horas, é fundamental que a organização gerencie bem a frequência do time.
Se ela não fizer isso, podem aparecer irregularidades para realizar a gestão
das remunerações e vários outros entraves, incluindo problemas na Justiça do
Trabalho.
Folha de Pagamento
Ele é capaz de deixar toda essa documentação em dia e pronta para acesso
em caso de necessidade, permitindo que o funcionamento da empresa seja
muito mais fluido.
Podemos citar alguns hábitos importantes ao lidar com funcionários:
1. Ouça o colaborador
Atentar-se ao discurso do funcionário pode fazer toda a diferença para
compreender situações mais específicas e fornecer informações importantes
para resolução de problemas.
2. Demonstre empatia
Expresse com tranquilidade, na forma de discurso e ações, que você está
comprometido a resolver da melhor forma possível as demandas do
colaborador.
3. Seja consistente
Verifique as possíveis soluções e não hesite em solicitar ajuda ao gestor nos
casos que suscitem dúvidas sobre procedimentos habituais. Adquira o hábito
de transmitir uma informação ao funcionário somente quando estiver certo dela,
e evite ao máximo dar respostas erradas ou incompletas para livrar-se de um
colaborador.
4. Seja profissional
Mesmo se alguém lhe tratar mal, jamais atue de forma inadequada — tal
postura é incompatível com o que faz o Departamento Pessoal. Se necessário,
pense soluções apropriadas para impor limites diante de situações
constrangedoras.
Feito isso, você verá que a relação com os funcionários com a empresa ficará
bem mais positiva, ajudando a prevenir altos índices de turnover e outros
problemas que podem diminuir o lucro e produtividade.
Admissão;
Compensação;
Desligamento.
Admissão
O setor de admissão é encarregado de cuidar de todo processo de contratação
e integração do novo colaborador, seguindo todos os parâmetros
administrativos e normas jurídicas. Ele precisa garantir que tudo esteja
organizado corretamente e tem início desde o processo de recrutamento e
seleção.
Compensação
Nessa parte do Departamento Pessoal são tratadas todas as questões
relacionadas ao cumprimento das obrigações do funcionário em seu tempo na
empresa, bem como na organização dos benefícios aos quais os
colaboradores têm direito.
# Controle de frequência;
# Pagamento de salários e benefícios;
# Elaboração da folha de pagamento;
# Cálculo de tributos;
# Entre outros.
Desligamento
Nesse processo estão inclusos todos os trâmites ligado a órgãos oficiais, tais
como o Sindicato, Justiça do Trabalho, DRT, entre outros que fazem parte da
rotina de cumprimento de normas.
Além disso, é esse colaborador que é responsável por calcular tributos, taxas,
admissões rescisões, benefícios, férias e muitas outras atividades. E o
principal: ele faz controle da folha de pagamento.
Paciência;
Organização;
Capacidade de ouvir;
Saber reconhecer os próprios erros;
Trabalhar em grupo;
Entre outras.
paciência;
organização;
capacidade de ouvir;
saber reconhecer os próprios erros;
trabalhar em grupo;
entre outras.
Algumas das opções de ferramentas de gestão úteis podem ser bem básicas,
englobando processos e conhecimentos gerais de áreas das ciências humanas
que servem para agilizar processos.