GERENCIAMENTO DE ESCOPO EM PROJETOS

Criação do Coworking - Espaço Hub

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 Criaçã o do Coworking Espaço Hub
Gerenciamento de Escopos em Projetos
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SUMÁRIO

Apresentaçã o…………………………………………………………………………………….3
Introduçã o............................................................................................................................4
Plano de Negó cio................................................................................................................7
Categoria do Projeto.........................................................................................................7
Vetor Estratégico................................................................................................................7
TERMO DE ABERTURA DE PROJETO (TAP)...........................................................8
Matriz de Requisitos.........................................................................................................9
Declaraçã o de Escopo do Projeto (DEP)................................................................12
Estrutura Analítica do Projeto (EAP).......................................................................13
Dicioná rio EAP...................................................................................................................14

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 Criaçã o do Coworking Espaço Hub
Gerenciamento de Escopos em Projetos
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APRESENTAÇÃO

O objetivo deste documento é mostrar o Gerenciamento de Escopo para o

projeto de criaçã o do Coworking Espaço Hub, utilizado pelos alunos deste
grupo para a disciplina de Integraçã o do Curso.

Com base nos estudos realizados pela Disciplina Gerenciamento de Escopo

em Projetos, ministrada pelo professor Má rio Sampaio, foram elaborados
documentos que farã o parte do Plano de Projeto do Curso.

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 Criaçã o do Coworking Espaço Hub
Gerenciamento de Escopos em Projetos
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INTRODUÇÃO

Considerando o alto custo de locaçã o de um espaço comercial no Rio de Janeiro,

os novos profissionais e também os profissionais autô nomos se vêem obrigados a
trabalhar em casa ou compartilhar escritó rios sem a devida estrutura. Desta
forma, surge o projeto do ESPAÇO HUB, um novo conceito de Coworking na zona
Sul do Rio de Janeiro, com o objetivo de oferecer estrutura para os profissionais
de mercado sem ambiente de trabalho ideal e proporcionar o compartilhamento
de informaçõ es, possibilidades de novos negó cios e “encontros” através de um
café NESPRESSO™ dentro das instalaçõ es.

O Espaço HUB contará com:

 Espaço compartilhado, onde o cliente poderá utilizar no seu dia-a-dia como

estaçã o de trabalho
 Salas privativas com estaçõ es de trabalho
 Salas de reuniã o equipadas com multimídia
 Cafeteria Nespresso
 Assessoria Contá bil
 Secretá ria compartilhada

Os clientes terã o a sua disposiçã o dos serviços de:

 Wi-fi
 Impressã o
 Office-boy
 Endereço comercial (Gerenciamento de correspondência)
 Copeiragem

O cliente poderá utilizar o espaço da HUB isoladamente ou optar por planos de

adesã o ao HUB, com os pacotes de seu interesse.
De acordo com estudos realizados pelo CENSO , o estado do Rio de Janeiro está em
3º lugar em espaços de Coworking ativos no Brasil, com 35 espaços, sendo 32
deles na capital, porém muito atrá s de Sã o Paulo, por exemplo, que possui 148
espaços de Coworking, sendo 90 na capital.

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Gerenciamento de Escopos em Projetos
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 PLANO DE NEGÓCIO

CATEGORIA DO PROJETO

 Criação e inovação

Em funçã o do crescente aumento dos profissionais autô nomos no país

carentes de locais adequados para o melhor desempenho de suas funçõ es,
percebeu-se a necessidade da criaçã o de um ambiente de Coworking na
Zona Sul do Rio de Janeiro, que agregasse boas instalaçõ es, comodidades e
ainda com a possibilidade de fazer networking viabilizando novos negó cios
e atrair os futuros clientes, decidiu inovar a estrutura de Coworking
adicionando a estrutura do Café Hub, que proporcionará um ambiente para
interaçã o dos usuá rios e para recepçã o dos clientes destes usuá rios.

VETOR ESTRATÉGICO

O projeto de criaçã o do Coworking Espaço Hub é justificado pelo vetor de

geraçã o de receitas. O objetivo é desenvolver uma empresa de Coworking
com viabilidade econô mica e que gere lucro para seus só cios. Para tanto, o
projeto contempla a escolha de um ponto bem localizado da zona sul do
Rio de Janeiro, com adaptaçõ es das instalaçõ es físicas para conter
ambientes integrados e individuais de trabalho, salas de reuniõ es, á reas
comuns e café, atraindo os profissionais autô nomos que necessitam de um
ambiente formal para desenvolvimento de seus trabalhos. Assim, a
expectativa é que o Espaço Hub figure entre os 3 melhores Coworking da
Zona Sul do Rio de Janeiro e obtenha uma alta receita líquida.

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 TAP - TERMO DE ABERTURA DE PROJETO (PROJECT CHARTER)
Nome do Projeto: Coworking - Espaço HUB
Ambiente Organizacional / Principais áreas funcionais envolvidas:
Gerente geral, coordenador financeiro / contá bil, conselho de administraçã o, Só cio diretor , Só cio investidor

Objetivos finais (Justificativas):
Abertura do Coworking Espaço HUB para o cumprimento do plano estratégico de
geraçã o de valor para os só cios.
Como crescente tendência de modelo de negó cios no Brasil, o Espaço Hub irá fornecer
uma alternativa para profissionais e empreendedores que necessitam de um local para
realizar reuniõ es com clientes/parceiros, além de um espaço compartilhado para troca
de experiências profissionais de diversas á reas de atuaçã o.
Premissas / Hipóteses:
 Situada em Botafogo.
 O imó vel será alugado.
 Todos os equipamentos serã o adquiridos com o aporte do só cio investidor.
 Equipe da empresa está motivada com o projeto.
Objetivos Imediatos (os Requisitos Técnicos e de Performance do Resultado do Projeto, tanto Produto
ou Serviço):
Abrir um negó cio para atender demanda de pequenos e médios empresá rios que procuram locaçã o de imó veis
na zona sul para fazer negó cios.
Imó vel de 450m² com salas individuais para estaçõ es de trabalho, salas exclusivas para reuniõ es equipadas
com multimídia, e ambiente integrado para estaçõ es de trabalho;
Á rea para café;
Proximidade com os principais meios de transporte;
Funcioná rios treinados

RESTRIÇÕES (REQUISITOS DE PROJETO)

Tempo Custos Pessoas Qualidade (padrões, normas)

O projeto tem um prazo total de 6 meses,
sendo:1 mês para encontrar o local, 1 mês
para o projeto, 3 meses para reforma e
montar o mobiliá rio, 1 mês para
recrutamento e treinamento da equipe.
Impactos no Cliente
Satisfação dos clientes
Limitaçã o da quantidade de clientes x espaço Fatia de mercado;
disponível;
Orçamento de R$ 1.500.000,00 para reformar,
equipar e testar o negó cio por 2 meses
incluindo as contrataçõ es e capital de giro para
6 meses de operaçã o.
Impactos na Organização responsável pelo
projeto
Retorno sobre o investimento;
Todos os funcioná rios devem ser treinados;
Cursos de capacitaçã o e aprimoramento;
Impactos no Time de Projeto
Satisfaçã o da equipe do projeto em 80%;
Todos os softwares devem estar legalizados;
As salas devem ser climatizadas;
Seguir os horá rios de abertura e
fechamento de horá rio comercial.
Geração de Conhecimento
Liçõ es aprendidas;

STAKEHOLDERS:
Clientes (Profissionais de consultoria, publicidade, design, marketing, internet e Startups); Patrocinador; Gerente do Projeto; Equipe do Projeto; Fornecedores;

MATRIZ DE REQUISITOS

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Nome do Projeto: HUB – Coworking

1ª parte – Informações dos Requisitos 2ª. parte – Rastreamento dos Requisitos (baseada na EAP)
ID dos
ID do ID dos Pacotes da
Tipo Descrição & Justificativa Prioridade requisitos Critérios de Aceitação ou Metas do Requisito
Requisito EAP relacionados
relacionados
O prazo para execuçã o do projeto nã o deve ultrapassar 10% do cronograma
Cumprimento do prazo Gerencimento do estipulado (6 meses): 1 mês para encontrar o local, 1 mês para o projeto, 3
1 1 – Eficiência Muito alta 02, 03
estimado tempo meses para reforma para montar o mobiliá rio, 1 mês para recrutamento e
treinamento da equipe.
Cumprimento dos custos Estudo de
2 1 – Eficiência Muito alta 01, 03 O custo final nã o deve ultrapassar 5% do orçamento estipulado
estimados Viabilidade
Seleçã o de Alocar os recursos conforme matriz de responsabilidades, por contratação de
3 1 – Eficiência Alocação de Recursos Humanos Alta 09, 10,12,13 e 15
funcioná rios empresa especializada em recursos humanos.
Má xima satisfação e performance do cliente através de locaçã o de espaço
2 – Impacto no 03,12,14,16,17 e Pesquisa de
4 Conforto do usuá rio (cliente) Muito alta adequado (conforto, limpeza, estrutura, serviços, etc) deve ser medida por
Cliente 18 Satisfação do cliente
questioná rios enviados aos usuá rios
Meta de eficiência de infra-estrutura de comunicaçã o com internet de alta
2 – Impacto no Satisfaçã o de performance do Pesquisa de velocidade, flexibilidade de espaços com salas individuais, salas de reuniã o,
5 alta 12,13,14,15
Cliente usuá rio (cliente) Satisfaçã o do Cliente serviços personalizados como secretariado, limpeza, entregas rá pidas e
bancos.
Meta de beneficiar o cliente resultando na geração de novos negó cios
(ampliaçã o de network), redução dos investimentos e custos, com estrutura
2 – Impacto no Retorno para o usuá rio (cliente) Pesquisa de
6 alta 4, 5 e 17 flexível, solucionando o problema dos elevados custos nos centros urbanos,
Cliente – Problema resolvido Satisfaçã o do Cliente
esta meta deve ser observada de acordo com a frequência do usuá rio do
espaço, mediante ao cadastro e fidelizaçã o do mesmo.
Realizaçã o de aná lise financeira mensal com as respectivas açõ es para o
3 – Impacto na Estudo de
7 Retorno sobre o investimento Muito alta 01, 02, 03, 08 objetivo da Margem / ROI do projeto nã o inferior a 20% aa medido por
organizaçã o Viabilidade
relató rios mensais e comparativos com previsão de aná lise de viabilidade
Meta bem definida para a ocupação: Manter no mínimo 30% das salas locadas
3 – Impacto na Estudo de
8 Percentual Utilização do espaço Muito alta 04, 06, 14 e 17 diariamente. Com o objetivo de ocupaçã o de 30 % (ano 1) até os 70% de
organizaçã o Viabilidade
ocupaçã o no ano 5 medido por relató rios de acompanhamento de utilizaçã o
Seleçã o de
Assiduidade mínima de 75% da equipe, comprometimento a bons resultados
9 4 – Impacto no time Comprometimento do time Alta 03,12 13, 14 e 15 Funcioná rios
e alinhados com missão, visão, valores e objetivos da empresa.

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Seleçã o de
90% da equipe satisfeita dentro do projeto, medida por feedback do GP e
10 4 – Impacto no time Satisfação da equipe Média 03, 09 e 12 Funcioná rios
avaliação por questioná rio ao final do projeto.

O Relató rio de liçõ es aprendidas deverá ser concluído no prazo máximo de 07

(sete) dias apó s o aceite final pelo cliente e deverá fornecer informaçõ es sobre
5 – Geraçã o de Relató rio de Liçõ es
11 Liçõ es aprendidas Média 01, 02, 07 e 08 todo o desenvolvimento do projeto, especialmente os desvio e correçõ es
conhecimento Aprendidas
efetuados. Será incluído na base de dados da empresa para posterior consulta
pelos colaboradores
Contrataçã o da
12 6 - Performance Funcioná rios bem treinados Média 03,09 e 13 empresa de Contrataçã o de empresa séria e com experiência de mercado
Treinamento
Treinamento da Treinamento de 7 dias.
13 6 - Performance Funcioná rios bem treinados Média 03,09 e 12
equipe Supervisionado pelo gerente geral.
Seleçã o de Contrataçã o de funcioná rios bilíngues para atendimento aos clientes.
14 6 – Performance Funcioná rios bilíngues Alta 03
Funcioná rios
Horá rio de
15 6 – Performance Horá rio de funcionamento Alta 03 e 08 Funcionamento Operaçã o de segunda a sexta das 8h à s 22h, e sá bado das 9hs às 13hs

Seleçã o de Pessoas que recebam salá rio mínimo como remuneraçã o inicial e tenham
16 6 - Performance Perfil dos empregados Alta 03, 13 e 14 Funcioná rios disposiçã o para trabalho om interesse em crescer. Entrevista com gerente
geral.
Localizaçã o na Zona sul.
17 7 – Técnico Localizaçã o do negó cio Muito alta 04, 07 e 08 Locaçã o do imó vel Aceitaçã o pelo investidor do local do negó cio, já com a definiçã o do valor do
aluguel. Licenças para instalaçã o
Á rea da loja total com 450 m².
Á rea mínima de Utilizaçã o (Á rea
Á rea para café de 40 m²
total/
Estudo de Á rea para clientes de 250 m² (sendo 145m² para á rea comum e 180m² para
18 7 – Técnico Á rea para Café/ Alta 04, 07, 08 e 16
viabilidade á rea privativa –salas)
Á rea para mesas e salas
Necessá rio pelo menos dois bwc para clientes em cada piso(1F e 1M).
individuais e coletivas)
Valor máximo do aluguel de R$20.000,00.
Desenvolvimento do layout das salas e café para maior conforto do usuá rio
Projeto Civil (Projeto arquitetô nico).
19 7 – Técnico Layout do Coworking Média 16 e 17 /arquitetô nico / Aceite do Investidor para o layout
Elétrico Valor do projeto e previsã o de reforma do local nã o ultrapassar o previsto na
aná lise de viabilidade.

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Equipamentos modernos, certificados e de qualidade de acordo com o custo

Compra de
20 7 – Técnico Mobiliá rio Média 02, 04 previsto na aná lise de viabilidade.
equipamentos
Aceite do Só cio Investidor
Distribuição de 5.000 panfletos sobre a inauguraçã o do negó cio num raio de
Panfletagem nas proximidades
21 7 – Técnico Alta 07 Publicidade 1.000 metros.
para divulgaçã o

WebSite / Perfil nas Internet – Criação de website e perfil nas redes sociais para promover o
22 7 – Técnico Publicidade na internet Alta 07
redes Sociais negó cio
Contrataçã o de empreiteira vencedora de concorrência para execuçã o dos
Contrataçã o da
23 7 – Técnico Execuçã o da Reforma no imó vel Muito Alta 17, 18 projetos – Aceite mediante medição das atividades de acordo com projetos
Empreiteira
detalhados
Entrega / Aceite da Aceite da obra de reforma do imó vel de acordo com projeto e especificaçõ es
24 7 - Técnico Entrega da Reforma do imó vel Muito Alta 17, 18 e 22
Obra de contrato e em prazo previamente estipulado em contrato

Mobiliá rio confortá vel para o Mobilirio com garantia e de acordo com especificaçõ es de projeto
25 6 - Performance Alta 18 Mobiliá rio
usuá rio arquitetô nico
Aquisiçã o de Aquisiçã o de equipamentos da empresa parceira para a cafeteria, os
26 7 - Técnico Cafeteria de Qualidade Média 17 e 18 maquinas para equipamentos poderã o ser locados ou comprados conforme contrato de
Cafeteria parceria. (Preferencial Nespresso)
Aquisiçã o de
Cafeteria estruturada para Compra de utensílios de cozinha de acordo com especificaçã o do parceiro da
27 7 - Performance Média 17 e 18 utensílios para
melhor atendimento cafeteria (Preferencial Nespresso)
cafeteria
3 – Impacto na
28 Identidade Visual da marca Alta 20 e 21 Logo Marca Aceitação e identificaçã o do publico com a marca
organizaçã o

DEP - DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO

Nome do Projeto: HUB – Coworking
Objetivos finais refinados (Justificativas): Abertura do Coworking Espaço HUB para o cumprimento do plano estratégico de geraçã o de valor para os só cios. Como crescente tendências
de modelo de negó cios no Brasil, o Espaço Hub irá fornecer uma alternativa para profissionais e empreendedores que necessitam de um local para realizar reuniõ es com
clientes/parceiros, além de um espaço compartilhado para troca de experiências profissionais de diversas á reas de atuaçã o.

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 Criaçã o do Coworking Espaço Hub
Gerenciamento de Escopos em Projetos
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Novas Premissas / Hipóteses: Objetivos Imediatos detalhados (os Requisitos Técnicos e de Performance do Resultado do
Parceria com a Nespresso ou Cafeteria similar Projeto, tanto Produto ou Serviço):
Haverá espaço destinado ao café, com duas atendentes por turno. Negó cio localizado em Botafogo com á rea total de 450m², á rea para mesas (privativa e coletiva) de
Os treinamentos serã o realizados no pró prio espaço HUB, por empresa tercerizada 250m², á rea de café de 40m²,
Haverá um office-boy a disposiçã o dos clientes Horá rio de funcionamento: 2 turnos de segunda a sexta. (1º turno de 8:00 as 17:00hs e 2º turno
Haverá uma faxineira por turno 13:00 as 22:00hs) e sá bado das 9:00 as 13hs)
Aluguel de local má ximo de R$ 20 mil.
Exclusões:
Nã o haverá cozinha para os clientes
Nã o serã o servidas refeiçõ es no local

AS FASES DO PROJETO E SUAS RESPECTIVAS ENTREGAS PRINCIPAIS

Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4: Fase 5:
Plano de Definiçã o do local. Contrataçã o dos empreiteiros e Execuçã o da obra civil. Teste de internet e demais
Gerenciamento do Fechamento do contrato com dos fornecedores de Aquisiçã o dos equipamentos. equipamentos eletrô nicos.
projeto. o só cio investidor. equipamentos. Contrataçã o de RH para Treinamento dos empregados.
Fechamento do aluguel com o locador. Aprovaçã o de crédito do processo de seleçã o dos Publicidade (campanha).
Contrataçã o e execuçã o de investidor para financiamento funcioná rios. Encerramento e liçõ es prendidas.
projeto de arquitetura detalhado com dos equipamentos.
layout definitivo da loja.
Execuçã o do orçamento executivo.

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Gerenciamento de Escopos em Projetos
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 DICIONÁRIO DA EAP
Nome do Projeto: ESPAÇO HUB

ID DO
Nome do Pacote Criaçã o do Coworking Espaço Hub
DESCRIÇÃO CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO
PACOTE
Gerenciamento de Escopos em Projetos TAP deverá ser enregue na fase de inicaçã o do projeto com o
1.1.1 TAP _____________________________________________________________________________________________
Termo de Abertura do Projeto aceite do Só cio Investidor (aceita-se alteraçã o da TAP no
decorrer do projeto)
Reuniã o de abertura do projeto com a participaçã o dos
1.1.2 Reuniã o de kickoff Reuniã o inicial do projeto com os principais stakeholders envolvidos principais stakeholders indicando os pró ximos passos do
projeto e ATA assinada pelos participantes
Relação dos envolvidos no desenvolvimento do projeto, incluindo os Lista com a equipe de projeto com aval do GP
1.1.3 Equipe de Projeto
fornecedores Lista de provaveis fornecedores
Estrutura analitica do projeto contendo os principais marcos
1.1.4 EAP Estrutura Analitica do Projeto para o projeto, deve ser realizada pelo GP com aceite do só cio
diretor
Matriz de Documento no qual constará as atribuiçõ es e responsabilidades de cada pessoa Matriz de responsabilidades pelo Gerente de Projetos e Sponsor
1.1.5
Responsabilidade presente no time do projeto. (só cio diretor)
Reuniõ es de Reuniõ es quinzenais referente ao andamento do projeto envolvendo os Ata de reuniã o assinada pelos participantes
1.2.1
Acompanhamento principais stakeholders
Relató rio mensal de desempenho das atividades realizadas no referido mês Aceitaçã o / Validaçã o do relató rio pelo socio diretor e envio ao
1.2.2 Relató rio de Desempenho
só cio investidor
Pesquisa de Satisfaçã o do Pesquisa seguida de relató rio de satisfaçã o do cliente, apó s a execução do Ter aprovaçã o mínima de pelo menos 70% dos clientes /
1.3
cliente serviço. usuá rios
Entrega da documentaçã o contendo aná lise
Estudo de viabilidade econô mica do empreendimento, bem como todo o plano do mercado segundo índices fornecidos pelo socio investidor,
2.1 Estudo de Viabilidade de gerenciamento para implantar o negó cio estimativa de receitas e fluxo de caixa, e plano de implantaçã o
com cronograma, orçamento, aquisiçõ es, RH, riscos, qualidade e
comunicaçõ es
Relató rio de Estudo de Elaboração de relató rio do estudo de viabilidade e geraçã o de orçamento, Aceite do só cio diretor
2.2.1
Mercado baseado no mercado atual.
Pesquisa e ratificaçã o do mercado sobre o horá rio de operaçã o ser segunda a Aceite do só cio diretor
Horá rio de
2.2.2 sexta das 8h às 22h, e sá bado das 9hs à s 13hs
Funcionamento
Licenciamento com expedição de alvará pela prefeitura, com o endereço do Documento (alvará ) assinado pelo ó rgã o responsá vel
2.3 Licenciamento
imó vel que será utilizado pelo Espaço HUB Coworking
2.4 Gerenciamento de tempo Elaboraçã o de cronograma com entrega de fases (período total: 6 meses) Aceite do só cio diretor

Abertura de processo de concorrências entre empresas de RH, Projetos, Custo do fornecedor e verificação dos requisitos de projeto
2.5 Definiçã o de parceiros
Construção e Publicidade que ofereçam o melhor trabalho / produto pelo
menos custo
Escolha e contrato de locaçã o do imó vel por no mínimo de 30 meses sendo Documentaçã o com valor legal assinada pelos só cios
3.1 Locaçã o do Imó vel
prorrogá vel para mais 30 meses.
Entrega dos projetos arquitetô nico, executivo de construçã o, de instalaçõ es Aná lise da equipe de projeto e aceite dos só cios.
3.2.1 Projeto Civil
(contendo layout das salas, especificação de materiais)
Entrega do projeto aquitetô nico, contendo o mobiliá rio detalhado para Aceite da empresa de identidade visual para o estudo cromá tico
3.2.2 Projeto Arquitetonico
fabricaçã o e montagem dos mesmos e aceite dos só cios.
Enrega do projeto contendo todas as especificaçõ es de ponto elétrico para Aná lise da equipe de projeto e aceite dos só cios.
3.2.3 Projeto Elétrico atingir a demanda de todas as salas com instalaçõ es elétricas embutida na
alvenaria.
Contrataçã o da Contrato com a empreiteira / construtora que executará os serviços de reforma Custo dentro do previso da aná lise de viabilidade e prazo pré-
3.3.1
Empreiteira no imó vel determinado em 2 cronograma
Entrega das obras de reforma, e ambientaçã o nos padrõ es de conforto dos Verificaçã o do projeto com o executado.
3.3.1 Entrega / Aceite da Obra
usuá rios e de acordo com os projetos contratados pelos Socios
4.1 Mobiliá rio Compra de todos os mó veis descritos em projeto arquitetonico Aceite do GP