Introdução

Automatizando
a burocracia do
Departamento Pessoal

1
Introdução

Sumário

33 Introdução

55 Por que automatizar os processos do DP?

77 7 atividades que podem ser automatizadas

para você conquistar mais agilidade na sua
rotina

16 Quais são as vantagens de um DP preparado

16
para a transformação digital?

25
25 A Convenia te ajuda a organizar o seu DP?

2
Introdução

3
Introdução

£ƭîŕēĚDŽĚƙĚƑūɨƎĚƑǶŕɩēūēĚƎîƑƥîŞĚŠƥūƎĚƙƙūîŕɚ'¡ɛ
ŠĚƙƥîĚƑîēîƥƑîŠƙIJūƑŞîďĈūēĿijĿƥîŕɎ Em poucas palavras, o
DP precisa ter uma postura mais humana. Esse entendimento
é reforçado pelo best seller “O gerente minuto”, escrito por
Kenneth H. Blanchard e Johnson Spencer. Nessa obra, os
gestores são incentivados a focar na valorização do capital
humano da empresa.

Mas, como fazer isso com tanta demanda de trabalho? O

ƙĚijƑĚēūĚƙƥïŠîîƭƥūŞîƥĿǕîďĈūēūƙƎƑūČĚƙƙūƙɊ

Neste e-book, mostraremos porque a implantação de

tecnologias potencializa a gestão de pessoas à medida que
os processos burocráticos são automatizados. Apontaremos
também ȈēĚŞîŠēîƙēūēĚƎîƑƥîŞĚŠƥūƎĚƙƙūîŕƐƭĚƙĚ
ƥūƑŠîŞŞîĿƙïijĚĿƙČūŞūƭƙūēĚIJĚƑƑîŞĚŠƥîƙDŽĿƑƥƭîĿƙɍ
Além disso, falaremos sobre o melhor software disponível no
mercado para automatizar as tarefas do DP. Acompanhe os
próximos capítulos!

4
Introdução

Por que
automatizar os
processos do
DP?

5
Por que automatizar os processos do DP?
Um artigo publicado no site “IG Economia” apresentou
dados de uma pesquisa realizada pela consultoria Plum,
que revelaram algo preocupante: os empresários brasileiros
consomem, em média, ȂȄȆēĿîƙƎūƑîŠūČūŞƥîƑĚIJîƙ
ĚNJČŕƭƙĿDŽîŞĚŠƥĚîēŞĿŠĿƙƥƑîƥĿDŽîƙɍEsses serviços burocráticos
diminuem a produtividade das equipes gerando um prejuízo
de R$ 79,5 bilhões para as empresas.
Um outro estudo apresentado no site “G1 Economia”, mostra
que entre os impactos negativos que a burocracia causa nas
empresas estão o aumento de:
ٝCustos de gestão (84,3%);
ٝAções judiciais e administrativas devido a erros no
cumprimento de obrigações (48,2%);
ٝEstruturas não ligadas à produção (69,5%).
Ainda segundo essa pesquisa, as empresas também perdem
competitividade devido aos processos manuais.
Para evitar que esse cenário caótico faça parte da realidade
do negócio é necessária a îƭƥūŞîƥĿǕîďĈūēĚƎƑūČĚƙƙūƙ.
Quando o departamento pessoal implanta tecnologias
ĚǶČĿĚŠƥĚƙĚŞƙƭîƙēĚŞîŠēîƙîēŞĿŠĿƙƥƑîƥĿDŽîƙɈūƙƎƑĿŠČĿƎîĿƙ
benefícios adquiridos são:
ٝOtimização da gestão do tempo e da produtividade do
time;
ٝGeração de dados que auxiliam em análises e na
mensuração de resultados internos;
ٝRedução de custos;
ٝElevação da competitividade da empresa;
ٝ Melhoria da satisfação dos colaboradores.
A prova de que a adoção de sistemas virtuais tem um
efeito positivo na empresa é apresentada no Ěƙƥƭēū “Future
Systems”, produzido pela Accenture. Segundo esses números,
îƙūƑijîŠĿǕîďƉĚƙƐƭĚŠĈūĿŠDŽĚƙƥĚŞĚŞƥĚČŠūŕūijĿîƙƎūēĚŞ
ƎĚƑēĚƑîƥěȅȇʣɚȃȁċĿŕĺƉĚƙēĚēŬŕîƑĚƙɛēîƑĚČĚĿƥîîŠƭîŕ
îƥěȃȁȃȄɍ Por outro lado, as que adotam aplicações digitais
continuarão a impulsionar os lucros e negócios no mercado em
que atuam.
6
7 atividades
que podem ser
automatizadas
para você
conquistar mais
agilidade na sua
rotina

7
7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina

ɚȂɛ

Neste tópico, elencamos 7 tarefas que são realizadas de

forma manual na maioria das empresas, mas que podem ser
otimizadas pelo Software de Gestão de Departamento Pessoal
da Convenia. Vejamos quais são elas.

1. Admissão

Um processo que normalmente é burocrático, cūŞĿŠƮŞĚƑūƙ

ēūČƭŞĚŠƥūƙĚĿŠIJūƑŞîďƉĚƙɍ Com a Convenia é possível
transformar toda essa grande jornada em algo ágil, intuitivo e ɚȃɛ
100% online. ɚȂɛ

Em poucos segundos, você consegue fazer uma nova

admissão e agilizar ainda mais esse processo. O novo
colaborador preenche suas informações pessoais e faz a
inclusão dos documentos necessários direto na plataforma! O
ƐƭĚijĚƑîƭŞîĚŠūƑŞĚĚČūŠūŞĿîēĚƥĚŞƎūĚĚDŽĿƥîūēĚƙijîƙƥĚ
ēĚēĿDŽĚƑƙîƙƥƑūČîƙēĚĚɠŞîĿŕƙĚîƑƐƭĿDŽūƙɍ ɚȃɛ
ɚȄɛ
Além disso, a Convenia proporciona o melhor gerenciamento
de todo o processo de admissão por meio do Kanban, ūŠēĚ
DŽūČğČūŠƙĚijƭĚîČūŞƎîŠĺîƑČîēîIJîƙĚēîîēŞĿƙƙĈū e ter a
visão do próximo passo. ɚȄɛ

8
 7 atividades que podem ser automatizadas para você
ɚȂɛ conquistar mais agilidade na sua rotina

2. Afastamento

Em casos de afastamento, o colaborador consegue ĚŠDŽĿîƑ

ɚȃɛ
ūēūČƭŞĚŠƥūƎîƑîū¤OēĿƑĚƥūƎĚŕîƎŕîƥîIJūƑŞîɊ Processo
que muitas vezes é realizado através de inúmeras trocas de
e-mails. Outra vantagem, é que não é necessário a entrega do
arquivo presencialmente. ɚȂɛ

Em seguida, o RH realiza a inclusão do afastamento dentro

do sistema da Convenia e a informação é îƭƥūŞîƥĿČîŞĚŠƥĚ
ĿŠČŕƭŁēîŠūƙŕîŠďîŞĚŠƥūƙƎîƑîîijĚƑîďĈūēîIJūŕĺîēĚ
ƎîijîŞĚŠƥū, além de constar no histórico do cadastro do
colaborador. ɚȃɛ

sĚƙƙĚĺĿƙƥŬƑĿČūɈěƎūƙƙŁDŽĚŕDŽĚƑĿǶČîƑĚŞēĚƥîŕĺĚƙƥūēūƙūƙ
afastamentos cadastrados do colaborador, com informações
como período, motivo e anexos de arquivos. ~ƐƭĚĚŕĿŞĿŠî
ƥūƥîŕŞĚŠƥĚîŠĚČĚƙƙĿēîēĚēîƭƥĿŕĿǕîďĈūēĚƎŕîŠĿŕĺîƙƎîƑî
ČūŠƥƑūŕîƑĚƙƙĚƎƑūČĚƙƙū, correndo o risco de sempre perder
esses dados! ɚȄɛ
ɚȄɛ

9
7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina
ɚȂɛ

3. Desligamento

Chega de pilhas de papéis! Na Convenia é possível realizar o

desligamento de colaboradores e encaminhar essa solicitação
direto para a contabilidade responsável pelo cálculo do
processo. ~ƐƭĚƎƑūƎūƑČĿūŠîŞîĿūƑƙĚijƭƑîŠďîēĚēîēūƙĚ ɚȃɛ
îijĿŕĿēîēĚŠîƙēĿDŽĚƑƙîƙĚƥîƎîƙēîƑĚƙČĿƙĈūɍɚȂɛ

Ao iniciar o processo de desligamento, ū¤Oɓ'¡ČūŠƙĚijƭĚ

ēĚƥîŕĺîƑîƙĿŠIJūƑŞîďƉĚƙŠĚČĚƙƙïƑĿîƙƎîƑîūČïŕČƭŕū, como,
por exemplo: modalidade do desligamento, tipo de aviso
prévio, observações etc. Conseguindo ter uma visão dos
próximos passos para a conclusão da rescisão! ɚȃɛ
ɚȄɛ
No painel de desligamento é possível acompanhar
o andamento das rescisões pendentes, ƙĚŞƎƑĚČĿƙîƑ
ČūŠƥîƑČūŞēĿDŽĚƑƙūƙƎƑūČĚƙƙūƙŞîŠƭîĿƙƎîƑîƥĚƑĚƙƙĚ
ijĚƑĚŠČĿîŞĚŠƥūɍ ɚȄɛ

10
 7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina

ɚȅɛ

Como você faz o acompanhamento dos colaboradores que

já foram desligados da sua empresa? Por planilha, arquivo
de texto ou até mesmo no papel? Isso é passado! ūŞî
ūŠDŽĚŠĿîěƎūƙƙŁDŽĚŕČūŠƙƭŕƥîƑūĺĿƙƥŬƑĿČūČūŞƎŕĚƥūēĚƥūēūƙ
ūƙČūŕîċūƑîēūƑĚƙŏïēĚƙŕĿijîēūƙČîēîƙƥƑîēūƙŠūƙĿƙƥĚŞîɍ

O painel apresenta a opção de encaminhar o informe de

rendimentos por e-mail para esses ex-colaboradores, além de
acessar toda a jornada e documentação do período em que
ɚȆɛ estava ativo na organização. ~ƭƙĚŏîɈƭŞĺĿƙƥŬƑĿČūƐƭĚŠƭŠČî
ěƎĚƑēĿēūɊɚȅɛ

Para tornar o seu DP ainda mais estratégico, você consegue

ijĚƑîƑƭŞƑĚŕîƥŬƑĿūēĚƥƭƑŠūDŽĚƑĚČƭƙƥūƎƑūDŽĿƙĿūŠîēūēĚ
ČūŕîċūƑîēūƑ. Legal, né? Depois de toda essa automatização,
nada melhor que contar uma visão gerencial para embasar
suas decisões! ɚȆɛ

11
7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina
ɚȂɛ
4. Férias

Você se confunde ao acompanhar as férias dos

colaboradores? Esquece de realizar o pagamento e aí, já viu ɚȃɛ
né? ¹ĚŞƐƭĚƎîijîƑIJěƑĿîƙĚŞēūċƑū — o que prejudica muito
o orçamento da empresa. Então, que tal ter mais controle
desse processo e garantir a segurança das informações?

 ūŠDŽĚŠĿîūIJĚƑĚČĚƭŞēîƙĺċūîƑēČūŞƎŕĚƥūČūŞūƙ
ēîēūƙēĚIJěƑĿîƙēĚƥūēūƙūƙČūŕîċūƑîēūƑĚƙɊ Você consegue
visualizar quem está de férias, com férias a vencer ou que
precisam tirar férias nos próximos 90 dias, conseguindo ɚȄɛ
se programar com antecedência. Além disso, é possível
consultar as férias pendentes de aprovação e o histórico de
aprovadas/negadas. ɚȂɛ

Ah, e ūƎƑŬƎƑĿūČūŕîċūƑîēūƑƥĚŞîƭƥūŠūŞĿîƎîƑîƙūŕĿČĿƥîƑ
ɚȅɛ
ƙƭîƙIJěƑĿîƙ, sem precisar agendar uma reunião com o RH/
Líderes ou encaminhar vários e-mails sobre o assunto! ɚȃɛ

Nos casos em que o colaborador não pode realizar sua

própria solicitação de férias, o RH/DP consegue fazer esse
processo direto pela plataforma! ɚȄɛ

Após isso, o RH/Departamento Pessoal pode gerenciar

todas as etapas do processo, desde a solicitação, envio de
dados para a contabilidade, devolução dos cálculos e, por
ǶŞɈîîƎƑūDŽîďĈūēîƙIJěƑĿîƙɍɚȅɛ
12
 7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina

ɚȂɛ 5. Folha de pagamento

Como você faz o envio de informações da folha de

pagamento para a contabilidade? A Convenia facilita esse
processo! Você pode lançar os eventos da folha direto no
sistema, que faz um cálculo prévio antes de encaminhar
as informações ao contador. Conquistando, assim, ŞîĿūƑ
ƙĚijƭƑîŠďîĚîijĿŕĿēîēĚēƭƑîŠƥĚƥūēūĚƙƙĚƎƑūČĚƙƙūƐƭĚ
ƎƑĚČĿƙîēĚŞƭĿƥūČƭĿēîēūĚîƥĚŠďĈūɍ ɚȂɛ

Atualmente, enviar o holerite por e-mail é arriscado, pois

contém ēîēūƙƙĚŠƙŁDŽĚĿƙēūČūŕîċūƑîēūƑĚƎūēĚîƥěŞĚƙŞū
ĿŠIJƑĿŠijĿƑîgH¡'. Além de ser um processo manual, enviando
um holerite de cada vez, o que aumenta a chance de erros e
ɚȃɛ exposição dos dados.

Com o sistema em nuvem da Convenia, após o fechamento

da folha e envio dos arquivos pela contabilidade, você
consegue fazer o upload do holerite na plataforma,
ēĿƙƥƑĿċƭĿŠēūĚŠūƥĿǶČîŠēūƙĚƭƙČūŕîċūƑîēūƑĚƙƙūċƑĚî
ēĿƙƎūŠĿċĿŕĿǕîďĈūēūĺūŕĚƑĿƥĚūŠŕĿŠĚɊɚȃɛ

E o colaborador pode ČūŠƙƭŕƥîƑūĺĿƙƥŬƑĿČūēūƙĺūŕĚƑĿƥĚƙ

ɚȄɛ
îƐƭîŕƐƭĚƑĺūƑîĚēĚƐƭîŕƐƭĚƑēĿƙƎūƙĿƥĿDŽū, de uma forma
ƙĚijƭƑîĚČūŠǶïDŽĚŕɈƙĚŞîŠĚČĚƙƙĿēîēĚēĚĿŠƥĚƑîďĈūČūŞū
RH/DP. ɚȄɛ

13
7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina

6. Gestão de benefícios ɚȂɛ

Como você gerencia os benefícios pagos pela sua empresa?

¹ĚŞƐƭĚĚŠƥƑîƑŠūƙĿƥĚēĚČîēîIJūƑŠĚČĚēūƑĚƑĚijĿƙƥƑîƑĚŞƭŞî
ƎŕîŠĿŕĺîɎ Isso ocupa muito tempo! ɚȃɛ
Para agilizar a sua rotina, você contará com um painel
exclusivo onde é possível ter uma visão panorâmica de todos os
benefícios da sua empresa: vale transporte, vale alimentação/
ƑĚIJĚĿďĈūɈƙĚijƭƑūēĚDŽĿēîɈƎŕîŠūēĚƙîƮēĚĚîǶŠƙɍɚȂɛ

E ainda conta com a praticidade para adicionar um novo

benefício sempre que precisar, ƑĚƭŠĿŠēūîƙĿŠIJūƑŞîďƉĚƙ ɚȄɛ
ŠĚČĚƙƙïƑĿîƙĚDŽĿŠČƭŕîŠēūɠîƙîūƙČūŕîċūƑîēūƑĚƙ de forma
intuitiva e rápida! ɚȃɛ

Dentro de cada benefício você conseguirá realizar a

trativa de inclusão/exclusão de colaboradores, alteração de
valores, inclusão de dependentes, e o melhor de tudo: essas ɚȅɛ
ĿŠIJūƑŞîďƉĚƙƙĈūČūŠƙĿēĚƑîēîƙŠūƎƑūČĚƙƙîŞĚŠƥūēîIJūŕĺî
ēĚƎîijîŞĚŠƥūŞĚŠƙîŕ, o que garante agilidade, segurança e
ĚǶČĿğŠČĿîîūƙĚƭēĚƎîƑƥîŞĚŠƥūɍɚȄɛ

Outra funcionalidade muito interessante para a sua rotina,

é que o colaborador consegue acessar as informações
pertinentes dos benefícios direto no sistema, ƙĚŞƎƑĚČĿƙîƑ
ČūŠƥîƥîƑū¤Oɓ'¡ČūŞēƮDŽĿēîƙƙĿŞƎŕĚƙɍɚȅɛ

14
 7 atividades que podem ser automatizadas para você
conquistar mais agilidade na sua rotina

ɚȂɛ

7. Relatórios

Relatórios são essenciais para tomar ēĚČĿƙƉĚƙîƙƙĚƑƥĿDŽîƙ

ĚŞūŠƥîƑƭŞƎŕîŠĚŏîŞĚŠƥūĚƙƥƑîƥěijĿČūƐƭĚƑĚîŕŞĚŠƥĚ
IJƭŠČĿūŠĚ, não é mesmo? Então, nada melhor que contar
com um sistema que disponibiliza relatórios diversos com
ɚȃɛ templates prontos como: admissão, desligamentos, overview
de férias, benefícios e muitos mais! ɚȂɛ

Na Convenia os relatórios são agrupados por processos,

ĚČîēîijƑƭƎūČūŠƥîČūŞĿŠIJūƑŞîďƉĚƙĚƙƎĚČŁǶČîƙƎîƑî
determinadas situações. No caso dos colaboradores, você
terá dados sobre admissão, desligamento, férias, turnover
entre outros. ¹ƭēūĿƙƙūƎîƑîƥūƑŠîƑîƙƭîïƑĚîČîēîDŽĚǕŞîĿƙ
ĚƙƥƑîƥěijĿČîĚŞĚŠūƙċƭƑūČƑïƥĿČîɊ ɚȃɛ

ɚȄɛ Além dos templates prontos, você tem îƭƥūŠūŞĿîƎîƑî

ijĚƑîƑƙĚƭƙƎƑŬƎƑĿūƙƑĚŕîƥŬƑĿūƙ, selecionando os dados que
deseja analisar. ɚȄɛ

15
Introdução

Quais são as
vantagens
de um DP
preparado
para a
transformação
digital?

16
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Atualmente, o mundo corporativo está focado na gestão

estratégica embasada pelas ferramentas desenvolvidas pela
transformação digital. Nesse contexto, as empresas que
“abrem as portas” para a inovação, continuam competitivas no
mercado em que atuam.

O estudo já citado anteriormente da Accenture, mostra

também que as organizações que pensam em termos de
sistemas, em vez de soluções pontuais, ČƑĚƙČĚŞŞîĿƙĚŞ
ƑĚČĚĿƥîēūƐƭĚîƙƐƭĚŠĈūƥğŞĚƙƙĚƥĿƎūēĚIJūČūɍ Aplicando
na realidade do departamento pessoal, quais são as vantagens
adquiridas por meio da automatização de processos?

A seguir, elencamos algumas.

17
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Economia de tempo

As ferramentas virtuais otimizam o tempo da equipe do

departamento pessoal. Uma vez que, são digitalizadas as
tarefas rotineiras que ČūŠƙūŞĚŞijƑîŠēĚƎîƑƥĚēîŏūƑŠîēî
ēĚƥƑîċîŕĺūēūƙČūŕîċūƑîēūƑĚƙ, como a gestão da folha de
pagamento e do controle de ponto. Dessa forma, o setor
consegue cumprir prazos importantes e evitar sanções
trabalhistas.

Outro benefício das tecnologias é o îƭŞĚŠƥūēūƥĚŞƎūƐƭĚ

ūƙČūŕîċūƑîēūƑĚƙƎūēĚŞēĚēĿČîƑîƥîƑĚIJîƙŞîĿƙĚƙƥƑîƥěijĿČîƙɍ
Uma delas pode ser o desenvolvimento de projetos inovadores
ou de estratégias que otimizem ainda mais os processos,
entregando assim, valor aos serviços do departamento
pessoal.

18
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?
Segurança da informação
Após a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados
(LGPD) – Lei 13.709/2018ɈîƙĚŞƎƑĚƙîƙƎƑĚČĿƙîŞǶČîƑ
ainda mais atentas a como usam e protegem os dados de
ČūŕîċūƑîēūƑĚƙĚēĚƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙƐƭĚƎîƑƥĿČĿƎîŞēūƙƎƑūČĚƙƙūƙ
de recrutamento e seleção. Essa nova legislação é pautada em
quatro aspectos importantes:
ٝA privacidade de informações é um direito civil;
ٝOs banco de dados das empresas deve ter mecanismos de
segurança;
ٝƙūƑijîŠĿǕîďƉĚƙƎƑĚČĿƙîŞēĚǶŠĿƑƥĚƑŞūƙēĚƎƑĿDŽîČĿēîēĚ
com uma linguagem de fácil entendimento;
ٝO não cumprimento das regras da LGPD resulta em ações
judiciais, como o pagamento de multas.
Para cumprir todas as diretrizes impostas por essa lei, a
empresa precisa de ferramentas virtuais com excelentes
sistemas de segurança ČūŠƥƑîDŽîǕîŞĚŠƥūēĚēîēūƙĚƑūƭċū
ēĚĿŠIJūƑŞîďƉĚƙɍ Além disso, existe também a necessidade
de respeitar o “ciclo de vida” das informações armazenadas.
ūŞūîƙƙĿŞɎ
Esse termo se refere ao prazo de guarda dos documentos.
Em especial os chamados dados sensíveis: origem racial,
ética, convicções religiosas etc., não devem permanecer muito
tempo armazenados. Segundo a LGPD, alguns prazos que
devem ser respeitados são:
ٝPedido de demissão, termo de rescisão do contrato de
trabalho e aviso prévio – îƑŞîǕĚŠîŞĚŠƥūēĚȃîŠūƙ;
ٝCadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED) – îƑŞîǕĚŠîŞĚŠƥūēĚȄîŠūƙîƎîƑƥĿƑēūĚŠDŽĿūîū
qĿŠĿƙƥěƑĿūēū¹Ƒîċîŕĺūɒ
ٝAtestados médicos – îƑŞîǕĚŠîŞĚŠƥūēĚȃîŠūƙîƎŬƙî
ƑĚƙČĿƙĈūēūČūŠƥƑîƥūēĚƥƑîċîŕĺūūƭēĚȆîŠūƙĚŠƐƭîŠƥūū
ČūŕîċūƑîēūƑĚƙƥïîƥĿDŽūŠîĚŞƎƑĚƙîɒ
ٝComunicação de dispensa e requerimento do seguro-
desemprego – îƑŞîǕĚŠîŞĚŠƥūēĚȆîŠūƙɍ
Por meio de um software para gestão do departamento
pessoal, a empresa gere de forma correta o “ciclo de vida” dos
ēîēūƙČūŕĚƥîēūƙēĚƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙɍ'ĚƙƙîIJūƑŞîɈūƙĚƥūƑŞūƙƥƑî
respeito pela privacidade do próximo e evita que a reputação
da empresa seja manchada por um vazamento de informações
ČūŠǶēĚŠČĿîĿƙɍ
19
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Integração de dados

O departamento pessoal executa várias tarefas importantes

para a empresa. Além disso, seus serviços estão ligados com
demandas de outros setores como os recursos humanos e o
ǶŠîŠČĚĿƑūɍ£ƭîŠēūîƙĿŠIJūƑŞîďƉĚƙijĚƑîēîƙƎūƑĚƙƙîƙïƑĚîƙ
ĚƙƥĈūĿŠƥĚijƑîēîƙɈūƙƎƑūČĚƙƙūƙǷƭĚŞƙĚŞĿŞƎĚēĿŞĚŠƥūƙɍ

A melhor forma de conectar dados é por meio da automação

de processos. Com a ajuda de um software de gestão do
departamento pessoal, os colaboradores têm acesso às
informações sobre gestão de férias, documento da admissão
ēĚƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙɈĺūŕĚƑĿƥĚƙĚƥČɍ'ĚƙƙîIJūƑŞîɈƥūēîƙîƙƑūƥĿŠîƙĚ
ūċƑĿijîďƉĚƙƥƑîċîŕĺĿƙƥîƙǶČîŞĿŠƥĚijƑîēîƙĚŞƭŞƮŠĿČūƙĿƙƥĚŞî
virtual.

20
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Elaboração de relatórios

Para garantir o îŕƥūēĚƙĚŞƎĚŠĺūĚƐƭîŕĿēîēĚŠūƙƙĚƑDŽĿďūƙ

ēūēĚƎîƑƥîŞĚŠƥūƎĚƙƙūîŕ, um recurso que deve ser utilizado
é o desenvolvimento de relatórios. Por meio desse documento,
ūƙijĚƙƥūƑĚƙČūŠƙĚijƭĚŞƑĚîŕĿǕîƑîŠïŕĿƙĚƙĚĿēĚŠƥĿǶČîƑ
ēĚŞîŠēîƙƐƭĚƎƑĚČĿƙîŞƙĚƑŞĚŕĺūƑîēîƙūƭŞūēĿǶČîēîƙɍ

¡ūƑěŞɈƙĚŞƭŞƙĿƙƥĚŞîĚǶČĿĚŠƥĚēĚijĚƙƥĈūɈǶČîēĿIJŁČĿŕ
ČūŕĚƥîƑîƙĿŠIJūƑŞîďƉĚƙŠĚČĚƙƙïƑĿîƙƎîƑîîČƑĿîďĈūēĚ
ƑĚŕîƥŬƑĿūƙƎƑĚČĿƙūƙɍ Por outro lado, essa tecnologia utiliza
ferramentas embasadas no big data, business intelligence e
ŠîĿŠƥĚŕĿijğŠČĿîîƑƥĿǶČĿîŕɍ'ĚƙƙîIJūƑŞîɈūēĚƎîƑƥîŞĚŠƥūƎĚƙƙūîŕ
obtém uma visão completa e estratégica de como está o
desempenho das diversas tarefas internas.

21
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Criação de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho ɚe¡Tƙɛ são fundamentais

para aŞĚŕĺūƑĿîēūƙƙĚƑDŽĿďūƙĚēūƙƑĚƙƭŕƥîēūƙēū
ēĚƎîƑƥîŞĚŠƥūƎĚƙƙūîŕɍ Por extensão, toda a empresa é
ċĚŠĚǶČĿîēîČūŞîĿŞƎŕîŠƥîďĈūēĚe¡TƙŠū'¡ɈƎūĿƙūƙƭČĚƙƙū
das demandas dessa área impacta todos os setores internos.

Entre os KPIs que podem ser implantados com o auxílio

de um software de gestão para o departamento pessoal,
podemos citar:

ٝHoras extras e trabalhadas;

ٝCustos relacionados a processos trabalhistas;
ٝDespesas com a folha de pagamento;
ٝCustos com treinamentos internos;
ٝDespesas com o processo de recrutamento e seleção etc.

Vale lembrar que todos os relatórios gerados pelos KPIs

ǶČîŞîƑŞîǕĚŠîēūƙŠîŠƭDŽĚŞɍ¬ĚŠēūîƙƙĿŞɈūƙijĚƙƥūƑĚƙĚ
colaboradores autorizados pelo departamento pessoal têm
fácil acesso aos documentos por meio de um dispositivo
eletrônico.

22
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Cálculos precisos

Segundo o estudo “Quando litigar vale mais a pena do que

fazer acordo: os grandes litigantes na Justiça Trabalhista”,
produzido pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e pela Escola
de Direito de São Paulo, em um ano, foram ajuizadas ȅɈȄ
ŞĿŕĺƉĚƙēĚŠūDŽūƙƎƑūČĚƙƙūƙƥƑîċîŕĺĿƙƥîƙŠūƑîƙĿŕɍ Muitas
dessas ações se devem a cálculos errados feitos na folha de
pagamento.

Esses erros podem ser causados por desconhecimento

das regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)
ou por tarefas manuais feitas por colaboradores. Porém, o
departamento pessoal pode ēĿŞĿŠƭĿƑČūŠƙĿēĚƑîDŽĚŕŞĚŠƥĚū
ƑĿƙČūēĚƭŞƎƑūČĚƙƙūŏƭēĿČĿîŕƐƭîŠēūĿŞƎŕîŠƥîƭŞƙūIJƥDžîƑĚ
ēĚijĚƙƥĈūɍ

Isso acontece porque essa tecnologia gerencia todos os

ēîēūƙƐƭĚIJîǕĚŞƎîƑƥĚēîijĚƙƥĈūƙîŕîƑĿîŕēūƙƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙ
internos. Além disso, os cálculos trabalhistas são realizados
com precisão e embasados nas regras atuais da legislação.
¬ĚŠēūîƙƙĿŞɈūƙijĚƙƥūƑĚƙēū'¡ƎūēĚŞǶČîƑēĚƙƎƑĚūČƭƎîēūƙ
quanto ao aumento de custos vindos de processos judiciais.

23
Quais são as vantagens de um DP
preparado para a transformação digital?

Retenção de talentos

Será que a transformação digital do departamento pessoal

impacta também na retenção de talentos? Bem, é preciso
lembrar que ƭŞîŞċĿĚŠƥĚĿŠƥĚƑŠūĿŠūDŽîēūƑěƭŞēūƙ
îƙƎĚČƥūƙƐƭĚŞîĿƙîƥƑîĚŞĚƑĚƥěŞūƙƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙēîƙ
ijĚƑîďƉĚƙɇŞĿŕŕĚŠŠĿîŕɈÝĚèɍTƙƙūěČūŠǶƑŞîēūŠūestudo
“Millennials Careers: 2020 Vision – Facts, Figures and
Practical Advice from Workforce Experts”, produzido pela
ManpowerGroup.

'ĚîČūƑēūČūŞîƎĚƙƐƭĿƙîɈĚƙƙĚijƑƭƎūēĚƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙ
considera que um ambiente interno prazeroso é essencial
ƎîƑîēĚƙĚŞƎĚŠĺîƑĚŞċĚŞūƙƙĚƭƙƙĚƑDŽĿďūƙĚǶČîƑĚŞ
engajados com a empresa. Para eles, esse tipo de ambiente
tem ƥĚČŠūŕūijĿîƙƐƭĚƥūƑŠîŞîƙēĚŞîŠēîƙŞîĿƙēĿŠ÷ŞĿČîƙĚ
ČƑĿîƥĿDŽîƙɍ

Conforme mostramos nos tópicos anteriores, um software

de gestão para departamento pessoal automatiza as tarefas
repetitivas e burocráticas. Dessa forma, a empresa abre
ĚƙƎîďūƎîƑîƐƭĚūƙƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙƭƥĿŕĿǕĚŞƙƭîƙĺîċĿŕĿēîēĚƙ
ĚČūŞƎĚƥğŠČĿîƙĚŞƎƑūŏĚƥūƙČƑĿîƥĿDŽūƙɈĿŠūDŽîēūƑĚƙĚƐƭĚ
ūIJĚƑĚČĚŞƭŞƙĚŠƙūēĚƑĚîŕĿǕîďĈūŠîĚƐƭĿƎĚɍ Com isso, será
mais difícil que os colaboradores troquem de emprego.

24
Introdução

A Convenia te
ajuda a organizar
o seu DP

25
A Convenia te ajuda a organizar o seu DP?
O sucesso no desempenho das demandas do departamento
pessoal depende da organização das informações e da
documentação na rotina interna. Porém, ěƭŞēĚƙîǶū
îŕČîŠďîƑĚƙƙĚŠŁDŽĚŕēĚijĚƑĚŠČĿîŞĚŠƥūƙĚŞîîŏƭēîēĚƭŞ
ƙūIJƥDžîƑĚ de gestão para o departamento pessoal – é nesse
ponto que o sistema da Convenia entra como a melhor
solução.
¡ūƑƐƭĚîǶƑŞîŞūƙƐƭĚūƙūIJƥDžîƑĚēî ūŠDŽĚŠĿîěūŞĚŕĺūƑɎ
Por causa dos resultados que essa tecnologia entrega para o
DP. Por exemplo, por meio dessa aplicação, o setor centraliza
as informações e consegue:
ٝAcesso fácil a dados;
ٝHĚƑĚŠČĿîŞĚŠƥūĚǶČĿĚŠƥĚēĚƎƑūČĚƙƙūƙɒ
ٝControle sobre os prazos de repasse de informações ao
eSocial.
Quanto a gestão de benefícios dos colaboradores, a
plataforma da Convenia realiza:
ٝGestão automatizada e em tempo real;
ٝIntegração com o setor de recursos humanos;
ٝRelatórios sobre despesas com os benefícios;
ٝReavaliação de contratos.
Outro ganho que o departamento pessoal tem com
o software da Convenia é a otimização do processo de
admissão. Entre as vantagens desse recurso, podemos citar:
ٝAdmissão online;
ٝCadastro automático de dados;
ٝDigitalização de documentos.
26
A Convenia te ajuda a organizar o seu DP?

sĚƙƙĚĚƑîēūƥƑîċîŕĺūƑĚŞūƥūɈěĚƙƙĚŠČĿîŕƥĚƑƭŞƙĿƙƥĚŞî Nós, da Convenia, acreditamos nos benefícios que a

ƐƭĚƎĚƑŞĿƥîîƑĚîŕĿǕîďĈūēĚƭŞƎƑūČĚƙƙūēĚîēŞĿƙƙĈū
ūŠŕĿŠĚɍ Isso facilita tanto a vida do contratado quanto da
equipe do departamento pessoal. Existe ainda o recurso de
desligamento online que facilita a demissão de colaboradores
por meio do envio de informações por meio da plataforma da
Convenia.
Olhando para o futuro, podemos imaginar o quanto a
tecnologia ainda otimiza as demandas do departamento
pessoal, bem como de outros setores da empresa. Falamos
isso, pois o desenvolvimento de novas tecnologias inteligentes
ɨĚƙƥïîƥūēūūDŽîƎūƑɩɍĿŠēîċĚŞɊǶŠîŕɈƐƭîŠƥūŞîĿƙƑĚČƭƑƙūƙ
inovadores, maior será a qualidade e a excelência dos serviços
prestados pelas empresas.
transformação digital trará para os negócios. Por isso,
não escondemos que levantamos a bandeira da inovação
e continuamos na busca incessante por tecnologias que
ofereçam ƑĚƙƭŕƥîēūƙĚNJƎƑĚƙƙĿDŽūƙƎîƑîū¤OĚū'¡ēîƙ
ĚŞƎƑĚƙîƙɍ
O que acha de formar uma parceria de sucesso com a
Convenia? Então, convidamos a sua empresa para ČūŠĺĚČĚƑ
îƙIJƭŠČĿūŠîŕĿēîēĚƙēū¬ūIJƥDžîƑĚēĚ'ĚƎîƑƥîŞĚŠƥū¡Ěƙƙūîŕ
ēî ūŠDŽĚŠĿîɊTemos certeza de que os processos do DP da
sua empresa nunca mais serão os mesmos.

~ƙĿŞƎîČƥūƙĿŠƥĚƑŠūƙƙĚƑĈūîĚŕĚDŽîďĈūēîŕƭČƑîƥĿDŽĿēîēĚɈ
ēîƎƑūēƭƥĿDŽĿēîēĚĚƥîŞċěŞēîƐƭîŕĿēîēĚēĚDŽĿēîēūƙ
ƎƑūǶƙƙĿūŠîĿƙɍ Já os efeitos externos serão o fortalecimento
das marcas que adotam tecnologias, tanto no mercado em que
atuam quanto na geração de valor perante o público-alvo.

27
Introdução

Nós somos uma HR tech, com soluções voltadas para otimização

de tempo e custos das empresas. Nascemos há alguns anos, com
o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma
acessível e prática.
Desde então temos trabalhado fortemente para que nossos
produtos evoluam junto com os nossos clientes, pois entendemos que
diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm
mais tempo para as pessoas.
Atualmente nossas soluções abrangem admissão digital, férias e
departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um
sistema em nuvem.

28