Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
RESUMO
1
Auxiliar Administrativo, Estudante do curso Bacharel em Ciências Contábeis, Centro Universitário
São Francisco de Barreiras (UNIFASB), Bahia (matheusjony@hotmail.com)
2
Auxiliar Administrativo, Estudante do curso Bacharel em Ciências Contábeis, Centro Universitário
São Francisco de Barreiras (UNIFASB), Barreiras, Bahia (vanderleicarlos926@gmail.com)
2
INTRODUÇÃO
Para isso, foi realizado um estudo com método indutivo, através da exploração
bibliográfica e estudo de caso, com análise qualitativa dos dados, mediante realização
de entrevista com perguntas estruturas e amostra intencional.
A população da pesquisa é composta por apenas um componente, o gerente
da loja de departamento. E a amostra representa cem por cento da população.
O bom controle do estoque é essencial para uma empresa, pois colabora para
a lucratividade da mesma, por isso, a auditoria de estoque, precisa receber atenção
do auditor fiscal contábil, uma vez que é através dela, que são avaliados os registros
em relação a situação patrimonial da empresa em determinada data, bem como suas
variações em determinado período analisado. Dados como os do presente estudo
podem trazer contribuições para o meio acadêmico e empresarial, bem como para a
sociedade. Consiste na apresentação das razões de ordem teórica e/ ou prática que
justificam a realização da pesquisa. Nos campos intelectual/científica/social, essa
pesquisa se tornou relevante, pois levanta informações fidedignas, inclusive dados
contábeis mais precisos e confiáveis que os auxiliem as empresas em suas tomadas
de decisões. Na prática, o controle interno de estoque contribui para redução de
fraudes e erros. Para a comunidade, garante qualidade do produto e menor preço.
1 REFERENCIAL TEÓRICO
da escrita. Podemos dizer que as pedras e as fichas de barro eram formas utilizadas
para se fazer o registro contábil.
Através do desenvolvimento da escrita pictográfica (3100 a.C) e alfabética
(1100 A.C) foi possível conhecer a história da contabilidade. No Egito há 2000 A.C já
se utiliza livros e documentos comerciais (MARTINS, 2001).
Já na fase moderna da contabilidade, entre os séculos XII e XIII, a Europa, que
passou a ocupar uma posição centralizadora, criou mecanismos de gerenciamento de
negócios, diante disso surge o Sistema das Partidas Dobradas (MARTINS, 2001).
Segue abaixo um quadro com a história da contabilidade no Brasil.
1.2 Auditoria
Attie (2010), traz outra discussão, em relação aos procedimentos que devem
ser realizados durante a auditoria:
Para avaliação dos estoques o auditor deve apurar se a base que a companhia
utiliza é seguida e aplicada corretamente. Sendo que os critérios de avaliação aceitos
são do preço médio, Fifo e Lifo, e que para efeitos locais, o critério geralmente utilizado
é o do preço médio (ATTIE, 2018, P. 456).
Geralmente, os estoques envolvem as contas de matérias-primas, produtos em
processo, produtos acabados e materiais em trânsito ou importações em andamento.
Para a realização dos estoques, o trabalho de auditoria deve cobrir (ATTIE, 2018, P.
457), ver quadro abaixo:
2 METODOLOGIA
3 RESULTADOS E DISCUSSÃO
A pesquisa foi feita em uma empresa que é filial de uma grande rede de lojas
de departamentos do Brasil, e é considerada a loja mais completa, está presente em
15 estados com 114 megalojas físicas, e fornece diversos produtos, que vão desde
cama, mesa e banho; utensílios domésticos; brinquedos; eletroeletrônicos; vestuário;
tapetes e artigos de decoração; calçados; ferramentas; material escolar; tecidos;
artigos de praia e de camping. A variedade de produtos atende o cliente da classe A
à classe D e a variedade de produtos atende o cliente da classe A à classe D.
A empresa pesquisada é uma loja do setor varejista, comercia artigos nacionais
e importados no varejo e atacado. Foi fundada como uma pequena loja de atacado de
tecidos em 1986 de apenas de apenas de 45 metros quadrados, após três anos foi
construída sua sede própria, passou por várias expansões ao longo dos anos, e
atualmente possui estrutura atual de 30 mil metros quadrados de área de vendas.
Essa empresa tem como conceituação mercadológica serem centros de
turismo, lazer e compras para a região onde estão inseridas. Para tanto, os
estabelecimentos geralmente são construídos em rodovias de fluxo de veículos,
possibilita maior visibilidade da loja, que possui arquitetura moderna, bem como
grande tamanho de área física. Além dessa estrutura, a empresa também conta com
praça de alimentação geralmente com redes de fast foods.
O empresário também investiu em um robô para chamar e cativar a clientela
em datas comemorativas. Quanto ao horário de atendimento, é bem amplo, pois
funciona aos sábados, domingos e feriados, e estão situadas nas margens de
rodovias, onde o tráfico de veículos é intenso aos fins de semana. A empresa também
possui um cartão próprio e oferece diferentes maneiras de pagamento aos clientes.
Ela está instalada em Barreiras, oeste da Bahia, localizada em um ponto
estratégico nas margens da BR-242, situada a 3 (três) anos e 10 (dez) meses, e
atualmente possui 80 (oitenta) colaboradores, dos quais 3 (três) trabalham
diretamente e indiretamente no setor de estoque.
Esses funcionários recebem regularmente treinamentos para atuarem nesse
setor, dentre eles existem 2 (dois) conferentes e 1 (um) auxiliar. O treinamento é feito
pela loja matriz e é passado para eles através de, um programa que ajuda os
colaboradores, de forma online e virtual, ou seja, através de vídeo conferência por
14
outros profissionais da loja matriz. Esse treinamento traz benefícios à matriz, pois
economiza-se recursos humanos que seriam necessários a esse treinamento. A loja
matriz programa os treinamentos, a serem realizados pelos colaboradores de
diferentes setores, com o intuito de gerar profissionais totalmente qualificados para
exercerem a função do seu setor, esses treinamentos são realizados por meio de
vídeo aulas, e vídeo conferencia em tempo real entre a filial e a matriz.
O treinamento é uma ferramenta essencial no setor de estoque, uma vez que
através de um estoque atualizado, é possível evitar gastos e falta de espaço. A
presença do treinamento para o setor de estoque na presente loja estudada, a coloca
na frente de muitas outras. Pois, Mota (2012) em seu estudo sobre o controle de
estoque nas organizações, percebeu que apenas 10% do pesquisados possuem esse
tipo de treinamento, desse modo recomenda-se as empresas que façam treinamentos
e capacitem seus funcionários, pois com essas inciativas quem mais ganha é a
empresa.
Segundo Da Silva e Cardoso (2017), precisam ocorrer treinamentos específicos
que mostrem a importância dos controles de estoque na organização com um todo.
Pois esses treinamentos podem resolver muitos problemas de falta de
conscientização e atenção dos profissionais envolvidos, como por exemplo, erros de
armazenagem, falha de digitação, problemas de comunicação e outros. Durante o
treinamento é necessário a presença de um representante do setor de estoque, para
direcionar o foco em um âmbito estratégico da organização.
Para Corrêa, Gianesi e Caon (2009), as organizações precisam entender que
o gerenciamento de estoque, serve para que se possa analisar sua realidade
organizacional no mercado, uma vez que estoques organizados de forma estratégica,
sem sobra de materiais desnecessários, sem que os mesmos faltem quando for
preciso é o que chamamos de essência da gestão de estoques. Segundo Jardim
(2014) para que os resultados esperados pelo treinamento de estoque sejam atingidos
se faz necessário empenho por parte da direção, colaborando com a conscientização
dos funcionários e responsáveis pela gestão de estoques e suprimento.
A realização de auditoria nesta filial, parte do interesse da administração, com
o intuito de padronizar todas as lojas e assim manter qualidade e maior eficiência em
seus procedimentos internos. Essa motivação para a realização da auditoria corrobora
com as ideias de Granato (2012), em que afirma que a auditoria se trata de uma
avaliação periódica de qualquer atividade da organização, inclusive logística, pode e
15
deve ser aplicada no setor de estoque, com ações preventivas e corretivas, melhoria
em processos pré-estabelecidos, pois essas ações impulsionam e estimulam a
qualidade, ou seja, uma excelente ferramenta no controle de falhas e padronização
dos processos. No entanto a visão de Granato (2012), é diferente a da empresa
pesquisado, uma vez que ele afirma que a auditoria parte dos departamentos
financeiros, contábeis e fiscais e no presente projeto parte do departamento
administrativo.
O foco da pesquisa é a auditoria de estoques em uma empresa do segmento
de departamento e, portanto, será descrito a seguir as informações coletadas por meio
de uma entrevista feita com o gerente da loja filial.
Existem na loja matriz, os colaboradores de cada setor que possuem a função
de fazer a aquisição de materiais, produtos e mercadorias novos, esses colaboradores
viajam o Brasil a fora e acompanham os novos lançamentos em feiras e eventos de
todo o mundo, desse modo, assim que esses colaboradores identificam novidades é
proposta a parceria entre a loja e o fabricante, e logo depois é feito o pedido dos
produtos. Essa mercadoria que chega segue um fluxograma (ver figura 02 mais a
frente).
O processo de aquisição de mercadoria, segue alguns procedimentos (Figura
2), podem ser citados: recebimento via Centro de Distribuição (CD), sendo que a
mercadoria já sai da matriz conferida e lacrada em uma carreta (não ocorre a
conferencia para produtos item a item, a conferência é realizada apenas no lacre do
transporte); após o recebimento a mercadoria é descarregada e armazenada; depois
de armazenada na loja, os conferentes e auxiliares iniciam o processo de reposição
que vai depender da necessidade da loja.
Reposição na
Recebimento Descarga Armazenamento
loja
É importante observar como ponto positivo para que sejam evitadas perdas,
perdas de vendas e fraudes o fato de a mercadoria já sair da loja matriz conferida,
16
uma vez que em muitas empresas a mercadoria sai da loja matriz e só é conferida no
momento que chega na loja filial, o que abre brechas para perdas e fraudes.
Segundo Tadeu et al (2010), a paralização da mercadoria para conferência, faz
com que a mercadoria leve mais tempo para ser exposta na área de vendas,
consequentemente ocasionado prováveis perdas de vendas, uma vez que quando o
cliente não visualiza o produto, pode não perguntar sobre este e deixar de efetuar a
compra. Desse modo, como a mercadoria não para nesse processo de conferencia,
os produtos possuem uma maior rotatividade de vendas.
Segundo Fiabani (2015), o processo de reposição e organização das
mercadorias devem ocorrer de acordo com grupos, destinando-se preocupação com
os prazos de vencimentos. Assim, os produtos que chagam primeiro devem sair
primeiro, deve-se manter os produtos extremamente organizados, pois isso torna o
processo mais ágil, evita perda de vendas e facilita a contagem no inventário de
estoque.
Segundo informações do gerente, a auditoria de estoque, é realizada pela
equipe do estoque, os dois estoquistas conferentes e um auxiliar de estoque,
juntamente com os colaboradores do administrativo, e se necessário, pode ser
realizada via televisão (TV) ou através de câmeras como suporte auxiliar. Segundo
Fiabani (2015), a auditoria de estoque garante a confiança e exatidão entre os
registros físicos e contábeis dos materiais, esse controle é imprescindível, pois auxilia
administradores no seu dia a dia, na tomada de decisões de forma correta, para a
realização de ajustes necessários, visto que evita a ocorrência de falhas e prejuízos.
Carvalho (2006), afirma que a auditoria de estoque necessita de uma minuciosa
análise do auditor, evitando-se equívocos, uma vez que o controle dos produtos dos
estoques são essências desde a produção até a venda final. No estoque são
encontrados bens e produtos que serão utilizados para venda, processos produtivos
e consumo, e desse modo, os itens dele, devem receber tratamento especial, pois irão
refletir nos resultados da empresa. Os resultados da empresa podem ser negativos
devido uma super ou subavaliação dos estoques.
Com relação as contribuições da auditoria para a empresa, foram citados pelo
gerente alguns benefícios da auditoria de estoque, dentre eles: padronização que
segue as exigências da matriz; confiança e praticidade para o recebimento de cargas;
e contribui para evitar e diminuir possíveis perdas. Como afirma Fiabani (2015), a
auditoria de estoque auxilia na compreensão de procedimentos corretos, pois evita
17
falhas, erros e perdas. Carvalho (2006), também corrobora com as ideias de Fiabina,
quando afirma que o grande objetivo da auditoria de estoques é o apuramento de
possíveis falhas, através da verificação do inventário físico da empresa, visto que
gera, uma expectativa da geração de possíveis benefícios lucrativos futuros. Desse
modo, é importante um controle periódico do setor de estoque nas empresas.
Com relação ao controle interno no setor de estoque, o gerente informou que
este é realizado pelos conferentes (que são também os estoquistas), estes
diariamente emitem vários inventários para conferência de diversos setores, como por
exemplo: cama, mesa e banho, eletrodomésticos, roupas, brinquedos. E desse modo,
ocorre a conferência diariamente através desses inventários (que são chamados de
inventários rotativos), em que se confere produtos negativos e extraviados.
Segundo Almeida (2009) muitas empresas adotam por segurança a execução
de contagens cíclicas, por meio de inventários rotativos, em que todos os itens e
produtos são contatos várias vezes ao longo do ano. Esses inventários são
importantes para as organizações, pois indica toda movimentação financeira, permite
maior segurança e conferência de possíveis produtos negativos e extraviados.
Essa conferência ocorre em duas etapas: a primeira etapa é realizada, assim
que chega a carreta com as mercadorias, e caso ocorra a identificação de alguma
avaria nos produtos, o responsável elabora um relatório dentro do prazo de dois dias
uteis, e assim o Centro de Distribuição (CD) repõe esse produto na próxima carreta.
Na sequência a segunda etapa é realizada no setor de bazar, onde ficam os objetos
de risco, como vidros e porcelanas, caso algum colaborador quebre algo desse setor,
é utilizada uma ficha chamada ficha 05, que é preenchida e logo após de preenchida
é feito o descarte desse produto pela própria loja.
Antes de iniciar a discussão acerca do controle interno, cabe aqui defini-lo,
Almeida (2012) afirma que o controle interno de uma empresa pode ser caracterizado
pela execução de um conjunto de tarefas e processos rotineiros, com o objetivo de
melhorar a auxiliar a organização e gerenciamento dos negócios da empresa.
Também é considerado todo meio pelo qual se destina a ser vigiado, controlado e
fiscalizado pela organização.
Segundo Da Silva (2008), o controle interno permite a segurança do controle
existente sobre os estoques, é caracterizado com um sistema eficiente de registro de
entradas e saídas de estoque, de forma rigorosa, com a realização de inventários
18
externa, interna da loja por completo, em todos os setores, e quando o proprietário faz
uma visita à loja, é realizada mais uma vistoria.
Estes dados corroboram com o estudo de Marques (2016), quando afirma que
atualmente as empresas enfrentam o desafio de mitigar os furtos causados por
funcionários, essas perdas podem levar a empresa a não perenidade e ao
desequilíbrio econômico. O gerente descreve ainda, que a maioria dos furtos por
funcionários ocorre por desvios de ativos tangíveis ou intangíveis. Para ele, o meio de
controle mais eficaz para os gestores descobrirem e evitarem esses furtos são os
sistemas de segurança (câmeras de monitoramento e revista pessoal). No entanto,
ele também sugere a realização de bons controles internos e auditorias.
Attie (2000), também corrobora com esses dados ao escrever sobre os
desfalques existentes nas empresas investigadas por auditores, classifica esses
desfalques em temporários e permanentes. Marques (2016), afirma que dentre as
principais formas de detectar as fraudes nas organizações a denúncia por colegas e
atuação da auditoria interna, sendo a primeira forma mais ocorrente. No entanto, as
empresas utilizam muito essa forma de auditoria para confirmar e tentar evitar os
furtos, perdas e desfalques.
Desse modo, pôde-se observar que a auditoria interna é uma ferramenta eficaz
para controles dos furtos, perdas e desfalques.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 7. ed. – São Paulo: Atlas, 2018.
FRANCO, H.; MARRA, E. Auditoria Contábil. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2001.