Criando um Conselho

Extrado do captulo Administrao e Desenvolvimento Institutional, do Livro Criao de Fundaes, Guia Prtico Um guia para profissionais com base em experincias na frica, sia e Amrica Latina
A. Scott DuPree e David Winder, com a colaborao de Cristina Parnetti, Chandni Prasad e Shari Turitz

O Guia completo est disponvel, em formato eletrnico, no endereo www.synergos.org/globalphilanthropy/ Os recursos para este Guia de referncia foram fornecidos pela Charles Stewart Mott Foundation, com o apoio das organizaes Aga Khan Foundation-Canada, Asia Pacific Philanthropy Consortium, Avina Inc., Fundao Ford e Open Society Institute.

Copyright 2000 The Synergos Institute 9 East 69th Street, New York, NY 10021 USA tel +1 (212) 517-4900, fax +1 (212) 517-4815 email: synergos@synergos.org

52

Seo 1

Criando um Conselho
Esta seo analisa questes relacionadas ao recrutamento e desenvolvimento de um conselho eficiente. Os dois primeiros exemplos tratam de assuntos relativos formao de um conselho que seja reflexo dos diversos doadores e beneficirios da fundao e de uma estrutura de conselho que possibilite o funcionamento eficiente da fundao. O terceiro caso analisa clusulas dos estatutos de uma fundao que ajudam a definir as responsabilidades do conselho, o contedo e a logstica das reunies do conselho. Exemplo 1 Comits, comit consultivo regional Foundation for the Philippine Environment Comits, conselhos regionais, envolvimento no planejamento anual Philippine Business for Social Progress Critrios do conselho em um estatuto West African Rural Foundation (Senegal)

Exemplo 2

Exemplo 3

O que um conselho? Os conselhos de diretores ou de curadores quase sempre atuam como a estrutura diretora responsvel pelas aes e atividades de uma organizao, como exigido por lei. Dependendo de como uma fundao registrada (associao, fundao, instituio de caridade ou outro tipo de pessoa jurdica), os membros do conselho podem ser chamados de curadores, membros ou diretores. Os membros do conselho seguem estatutos ou conjuntos de normas operacionais normalmente adotadas pelo conselho em cumprimento lei. Essas normas definem questes relativas eleio da diretoria e dos executivos, conduo das reunies e estruturao dos comits. Os conselhos analisados nesta seo desempenham vrios papis relacionados garantia do funcionamento eficiente de uma fundao. Eles supervisionam processos administrativos e operacionais e enriquecem a fundao com o conhecimento especializado que possuem, oferecendo orientaes relativas a iniciativas, questes legais, contabilidade, administrao e outros assuntos. Os membros do conselho so emissrios da fundao e so essenciais para o fortalecimento e a ampliao de seu pblico, para a captao de recursos financeiros e de outros tipos e para assegurar, ao mesmo tempo, que a fundao siga um curso claro rumo sua misso.

Quem so os membros do conselho? Vrios conselhos so formados, a princpio, pelo grupo de fundadores e outras pessoas envolvidas no estgio inicial de desenvolvimento da fundao. Alguns dos fatores em comum que as trs fundaes citadas nesta seo levaram em considerao na escolha dos membros do conselho foram:

53

Representao de interesses diversos (incluindo, mas no se limitando a sexo, etnia, regio geogrfica e posicionamento poltico) Acesso a oportunidades de mobilizao de recursos financeiros Envolvimento de doadores e/ou beneficirios em potencial Qualificaes e especializao profissional Os membros do conselho freqentemente so voluntrios. Eles podem, no entanto, ser reembolsados por seu comparecimento s reunies e por outros servios prestados como membros do conselho. Ocasionalmente, possvel que eles sejam solicitados a desempenhar tarefas alheias s funes de membros do conselho. Nessas ocasies, ter uma poltica de remunerao e reembolso aos membros do conselho pode ser muito til para evitar eventuais conflitos de interesses. Com a evoluo do contexto e das estratgias de uma fundao, muitas vezes so necessrias pessoas com novos perfis para enriquecer o conselho com novas qualificaes. Esse processo pode ser facilitado pela criao de polticas claras e transparentes sobre mandatos e recrutamento. Participar do conselho implica em grandes responsabilidades e freqentemente os membros desenvolvem sentimentos fortes de compromisso e de posse em relao ao trabalho cujo progresso ajudam a impulsionar. Sair pode se tornar uma grande dificuldade. Para esclarecer essas questes, a West Africa Rural Foundation (WARF) especificou, em seus estatutos, que o prazo mximo do mandato de um Curador de quatro anos.

Quais so as funes do conselho? Os conselhos se renem vrias vezes ao ano, quando necessrio e/ou quando estipulado pelos estatutos. O conselho toma decises estratgicas para dirigir as polticas, programas, servios e finanas da fundao. Alm disso, os conselhos geralmente: Asseguram que a misso seja cumprida atravs de iniciativas, programas e servios Recrutam e avaliam os principais funcionrios (Diretor Executivo, Presidente e CEO, por exemplo) Asseguram que a fundao tenha recursos suficientes para operar e administrar seu programa de financiamento de projetos sociais Cuidam da imagem e do reconhecimento pblico da fundao Asseguram que a fundao tenha atuao transparente e responsvel Recrutam e orientam novos membros comum que os membros do conselho se agrupem em comits separados com tarefas especficas como planejamento, administrao do fundo patrimonial, administrao financeira e seleo de projetos para financiamento. Todas as trs organizaes mencionadas nesta seo tm comits organizados pelo conselho para tratar de assuntos especficos de responsabilidade do prprio conselho. Os tipos e o nmero de comits de um conselho dependem do tamanho e das necessidades da fundao. Os comits permitem que um grupo selecionado de pessoas com conhecimentos ou interesses especficos tratem de um conjunto de questes relacionadas. Em seguida, o comit transmite as sugestes e recomendaes do grupo ao restante do conselho, para que as aes a serem executadas recebam o seu aval.

54

As funes dos membros do conselho podem se estender a todas as atividades da fundao. A composio do conselho e as funes do presidente (ou lder do conselho) em geral so detalhadas no estatuto. Vrias fundaes definem com clareza as relaes entre o conselho e os cargos executivos em seus documentos, como no caso da WARF que especifica a funo do Diretor nos seus estatutos. ,

Resumo Um conselho interino uma etapa til para a criao de um conselho permanente. Em sua fase inicial de desenvolvimento (primeiros dois anos), a Foundation for the Philippine Environment (FPE) contou com um conselho interino que antecedeu a criao do conselho permanente e forneceu FPE uma "curva de aprendizagem", durante a qual os diferentes membros da fundao tiveram tempo de se acostumar a trabalhar juntos. Isso tambm permitiu que as atividades dos programas pudessem ser iniciadas e tivessem continuidade durante a estruturao do conselho permanente. Um processo inicial de consultas e investigao pode levar criao de uma estrutura adequada de conselho permanente. O processo de amplas consultas conduzido pelo conselho interino da FPE possibilitou a anlise de vrios modelos para que o conselho refletisse uma cultura democrtica de tomada de decises e o envolvimento das ONGs, como previsto originalmente. Os comits do conselho podem assegurar a diviso das tarefas e a boa administrao da fundao. Tanto a FPE como a Philippine Business for Social Progress (PBSP) optaram por criar comits do conselho, cada um deles com funes especficas (por exemplo, finanas ou representao regional) para dividir eficientemente as responsabilidades entre os membros do conselho. Os comits tambm permitem que os membros do conselho se concentrem em suas reas de especialidade. Exemplo 1 Comits, comit consultivo regional Foundation for the Philippine Environment A FPE foi criada em janeiro de 1992, por uma iniciativa conjunta de ONGs de meio ambiente e de desenvolvimento das Filipinas, ONGs dos Estados Unidos e os governos dos dois pases. Para criar uma estrutura de conselho para a FPE, o conselho Interino de Curadores teve que consultar os diversos membros envolvidos. Eles tambm tiveram que cuidar para que a estrutura do conselho refletisse a idia original de que a FPE seria de total propriedade da comunidade das ONGs filipinas e totalmente administrada por ela, em oposio a uma ONG centrada em Manila. Ao mesmo tempo, era necessrio que a estrutura do conselho evitasse se envolver em qualquer conflito potencial existente entre os membros do conselho ligados a organizaes que poderiam ser beneficirias de fundos da FPE.

55

O processo consultivo incluiu oito consultas regionais, um encontro nacional de redes de ONGs, uma viagem de estudo aos Estados Unidos para pesquisar a filantropia e um workshop final nas Filipinas. No workshop final, foi decidida a criao de Comits de Indicaes para cada regio. A FPE dirigida por trs estruturas diferentes: o Conselho de Curadores, os comits criados pelo Conselho e os Comits Consultivos Regionais. O Diretor Executivo da FPE fez esta breve descrio da estrutura dirigente: [O Conselho de Curadores] tem o propsito de manter o mximo de responsabilidade e transparncia. Seus onze integrantes pertencem a vrias organizaes que representam interesses diferentes, mas foram escolhidos por suas qualificaes pessoais. O processo de indicao incorpora um sistema de verificao e equilbrio, segundo o qual um indivduo s pode ser eleito pelos Comits Consultivos Regionais em assemblias consultivas. Os trs Comits Consultivos Regionais, um em cada uma das trs principais regies do pas, so compostos de ONGs e de organizaes populares dessas regies. Esse processo constri a "credibilidade pblica" e a representao do Conselho de Curadores nas regies, mas evita sua politizao, que aconteceria se os membros fossem eleitos diretamente pelos Comits Consultivos Regionais.1 Conselho de Curadores Os estatutos e os artigos de incorporao da FPE estabelecem o Conselho de Curadores como nico rgo definidor de polticas da fundao. As funes do Conselho so: Definir polticas, direo e diretrizes globais Monitorar o desempenho e a utilizao dos fundos Aprovar planos de programas de financiamento Aprovar projetos para captao de recursos2 O Conselho prev duas cadeiras para cada uma das trs regies: uma para o governo (Departamento de Finanas das Filipinas), uma para uma ONG internacional (atualmente a World Resources Institute) e uma terceira de livre escolha. Cada membro do Conselho tem mandato de quatro anos. De acordo com um ex-Diretor Executivo da FPE, ter um representante do governo no Conselho era necessrio "para dar credibilidade FPE, especialmente em vista da natureza do fundo patrimonial. Os US$ 25 milhes originalmente disponveis eram uma soma bilateral, logo, tecnicamente, concedida ao governo das Filipinas. Precisvamos de algum do governo para assegurar a todos os setores nossa transparncia". Os fundadores tambm resolveram o problema crtico da representao incluindo trs membros "independentes" de reputao nacional e seis membros das trs regies.3 Embora no seja comum a representao de funcionrios do governo e de indivduos de outros pases no Conselho de uma fundao, no caso da FPE a natureza do acordo bilateral entre dois governos (dos Estados Unidos e das Filipinas) tornou necessria a participao no Conselho do departamento de finanas e de uma ONG internacional.

56

As reunies do Conselho da FPE acontecem de trs em trs meses. O foro pode ser a sede da FPE, escritrios dos Curadores localizados fora de Manila ou escritrios dos titulares do projeto. A equipe da fundao responsvel pela preparao do Conselho para as reunies. A preparao para a reunio de dezembro de 1997, a 27 Reunio do Conselho, envolveu a elaborao de uma pasta com inmeras anotaes, repleta de material de apoio. Os "anais" tm 80 pginas, incluindo uma srie de transparncias preparadas para uso em um retroprojetor. O objetivo da reunio foi avaliar o desempenho da FPE em 1997 e apresentar o plano de trabalho para 1998 a ser aprovado pelo Conselho. Aqui esto duas transparncias extradas do livro: a viso geral da unidade funcional, retirada do plano para 1998, seguida de uma descrio das metas de desempenho do gabinete executivo para 1997:

Plano de ao de 1998 da Foundation for the Philippine Environment Meta de 1998 da FPR: Fortalecer o compromisso da FPE com a preservao da biodiversidade e o desenvolvimento sustentvel em locais crticos.

Foco prioritrio: Gabinete do Diretor Executivo (EO) Unidade de Desenvolvimento de Comunicao (DCU) unidade de Desenvolv. de Projetos (PDU) Unidade de Finanas Formalizar os compromissos do DENR e outros DOADORES com locais crticos. Desenvolvimento de kits de informao sobre os locais crticos

Monitoramento e avaliao de indicadores dos locais crticos

Estabelecimento de fundos de garantia nos locais crticos

Unidade de Recursos Humanos e Administrao (HRDA)

Aprender e utilizar os sistemas de conhecimento das comunidades e organizaes populares nativas para treinamento da HRD

57

Diretor Executivo Objetivos Gerais de Desemepnho de 1997:

Gerao e facilitao de fundos: Gerar recursos financeiros adicionais locais e internacionais para o financiamento de projetos qualificados de proteo ambiental, gerncia de recursos, preservao da biodiversidade e desenvolvimento sustentado. Rede e ligaes: Expandir conexes e redes com diferentes setores local e internacionalmente para a defesa do meio ambiente. Fortalecimento institucional: Implementar efetivamente as diretivas do Conselho de Curadores e assegurar feedback oportuno sobre os desenvolvimentos que afetam as ONGs, as organizaes populares e as comunidades locais parceiras.

Em seguida a essas exibies, a FPR apresenta objetivos e atividades especficas para cada meta global, acompanhadas de tabelas de cumprimento. Por exemplo, para avaliar a meta de Gerao e Facilitao de Fundos, os anais oferecem uma Tabela Comparativa do Desempenho dos Administradores de Fundos. Os cabealhos horizontais da tabela so: Gerentes Data dos Fundos definida Saldo Final Projetado % do Total No ano at a data (%) Rendimento Rend. projetado % composto (p.a.)

Para avaliar a meta de Fortalecimento Institucional, a Unidade de Desenvolvimento Institucional e Recursos de Informao produziu um Grfico de Avaliao e Planejamento de Fim de Ano. Os cabealhos so: rea Objetivos Metas Cumpridas No cumpridas Problemas/ Recomendaes Limitaes

Comits Consultivos Regionais O Conselho da FPE formou Comits Consultivos Regionais, rgos locais autnomos compostos de ONGs, nas trs principais regies insulares das Filipinas (Luzon, Visayas e Mindanao). Os membros dos Comits Consultivos Regionais so nomeados pelas Assemblias Consultivas Regionais, rgos informais reunidos ocasionalmente quando surge a necessidade. Os membros do Conselho, por sua vez, escolhem entre os indicados de acordo com a categoria vaga, como, por exemplo, o representante de uma ONG/organizao popular regional no Conselho ou um membro "independente". As funes dos Comits Consultivos Regionais so: Fornecer orientao e assistncia que respondam s necessidades regionais Indicar candidatos para o Conselho de Curadores Votar todos os estatutos e emendas aos estatutos da FPE, aprovados por maioria de dois teros4

58

Um pesquisador descreve a funo dos Comits Consultivos Regionais no equilbrio delicado entre a representao central e a regional: A formao dos Comits Consultivos Regionais pelo Conselho deu FPE uma oportunidade de explicar a misso, a viso e os valores da fundao e de disseminar essas e outras informaes relevantes entre o pblico de ONGs a nvel provincial e regional. Os Comits Consultivos Regionais oferecem um mecanismo alternativo a uma fundao centrada em Manila e baseada em representantes e so um elemento crucial na direo da FPE. As assemblias emprestam um carter nacional FPE e respondem preocupao original dos membros fundadores de que a fundao fosse sensvel s necessidades e exigncias da comunidade local5 Comits do Conselho O Conselho da FPE decidiu criar comits para cuidar de questes especficas sobre poltica que podem surgir no intervalo entre as reunies trimestrais do Conselho. Esses Comits so o terceiro componente da diretoria. Dois tipos de comits foram criados em julho de 1992: o Comit Executivo e os trs Comits Consultivos. O Comit Executivo recomenda ao Conselho aes relativas administrao geral, alm de reformas de poltica e medidas administrativas e de programas, para que estes possam ser oferecidos e implementados com maior eficincia. Os Comits Consultivos so: Comit Administrativo e de Finanas: formula e recomenda ao Conselho planos e projees financeiras de longo e curto prazo, monitora e apresenta relatrios sobre o desempenho financeiro da Fundao e faz recomendaes apropriadas acerca dos sistemas financeiro e administrativo da FPE Comit de Administrao: estuda e faz recomendaes sobre as estruturas de administrao da fundao (especialmente as Assemblias Consultivas Regionais e os Comits Consultivos Regionais), sobre programas de expanso e criao de pblicos, sobre polticas e sistemas de financiamento e sobre planos estratgicos plurianuais Comit de Desenvolvimento do Programa: faz recomendaes de poltica relativas ao objetivo, ao escopo e s prioridades do programa de financiamentos com base em consultas aos pblicos interessados e trabalha com o Comit de Administrao no desenvolvimento de planos estratgicos com durao de trs a cinco anos Esses comits no se renem regularmente e permanecem rgos adjuntos organizao mobilizados quando surgem problemas de carter urgente e extraordinrio que precisam ser discutidos. Exemplo 2 Comits, Conselhos Regionais, Envolvimento no planejamento anual Philippine Business for Social Progress Funes e atividades do conselho Ao contrrio da diversidade regional e setorial dos pblicos que formavam o Conselho da FPE, a composio homognea do Conselho da PBSP reflete a sua origem no setor empresarial. O Conselho foi inicialmente composto pelos membros fundadores, todos empresrios proeminentes. A PBSP foi criada em 1970 por lderes de 50 corporaes filipinas. Essas corporaes integrantes destinam um por cento de sua renda bruta ao desenvolvimento social, um quinto do qual administrado pela PBSP O Conselho da . PBSP agora composto por 21 Curadores eleitos anualmente entre os representantes

59

das cerca de 170 corporaes integrantes. Foi decidido desde o incio da PBSP que os membros teriam uma funo maior na sua administrao do que simplesmente contribuir com dinheiro. Esse compromisso se reflete no envolvimento das corporaes integrantes no Conselho. Na maioria dos casos, o Curador o Presidente da empresa integrante. Dessa forma, o Conselho geralmente composto por personalidades de destaque do setor empresarial, que tm conexes com setores governamentais e privados. Os Curadores da PBSP atuam como: Captadores de fundos e mobilizadores de recursos: representando pessoalmente a PBSP junto a novos doadores (apresentando a PBSP, as propostas de projeto e dando prosseguimento s negociaes com os doadores); direcionando o uso dos recursos humanos e fsicos para trabalhos de assistncia em casos de desastres/outros programas Consultores de projetos/programas: visitando projetos, se reunindo e dialogando com lderes da comunidade, compartilhando opes estratgicas e orientando diretamente a equipe na direo e administrao dos programas (como desenvolvimento de tecnologia, por exemplo) Promotores de responsabilidade social corporativa: participando de reunies anuais de membros nacionais e regionais e de fruns sobre a responsabilidade social corporativa com a comunidade empresarial em geral; fazendo palestras, conferncias e reunies Negociadores junto ao governo: incentivando funcionrios de primeiro escalo (geralmente seus pares) a viabilizarem a aprovao da participao da PBSP em programas de ajuda externa ou governamental O Conselho da PBSP formou comits para ajud-lo a cumprir suas responsabilidades. O Comit Executivo se rene mensalmente para discutir problemas administrativos e financeiros e ocasionalmente adiciona itens agenda das reunies do Conselho nacional. Os Conselhos Regionais (descritos abaixo) tambm submetem suas principais questes atravs de seus lderes, que tm direito a uma cadeira no Conselho nacional. Da mesma forma, os lderes dos comits do Conselho podem adicionar itens s agendas das reunies do Conselho nacional. Assim, os vrios Conselhos esto todos vinculados. O Conselho da PBSP aprova as diretrizes de polticas de investimentos com base nas recomendaes do Comit Executivo. O Comit Executivo, portanto, tambm atua como um comit para investimentos. Periodicamente, ele faz uma reviso dessas diretrizes e recomenda mudanas quando necessrio. Ou ento, baseada em um nvel aprovado de autoridade, a equipe profissional toma as decises de investimentos. O Comit de Admisso recruta corporaes para participar da PBSP e as incentiva a cumprir suas obrigaes financeiras. O Comit de Auditoria responsvel pelas auditorias internas e, em programas selecionados, tambm por auditorias externas em nvel regional. O comit trabalha com auditores internos e externos para garantir que os sistemas e procedimentos sejam seguidos at o nvel dos sub-beneficirios, onde sistemas aceitveis devem estar sendo utilizados. Grupos de funcionrios assessoram o Comit de Auditoria, preparando e finalizando relatrios. Conduzindo o trabalho dos comits, os Curadores tm a oportunidade de trabalhar diretamente com os funcionrios. Da mesma forma, os funcionrios se reportam a Curadores que tm um interesse ou conhecimentos especficos em determinada rea.

60

Estrutura organizacional: Conselho e Comits6

Conselho de Curadores (21 membros) Define as diretrizes organizacionais, estratgias e polticas Ratifica as decises do Comit Executivo Analisa o desempenho trimestralmente Se rene a cada dois meses

Comit Executivo (9 membros) Aprova projetos acima de P500.000 Monitora programas/Comit do Conselho Analisa e recomenda polticas ao Conselho Rene-se mensalmente

Comits Regionais (3 membros em cada) Fornece a direo estratgica e o monitoramento aos programas regionais e auxilia na mobilizao de recursos e no desenvolvimento de parcerias com o governo, agncias doadoras e a comunidade empresarial Aprova projetos acima de P500.000

Comit de Associados Dirige a expanso dos associados e o programa de envolvimento

Comit de Mobilizao de Recursos Aprova os planos de mobilizao de recursos, desenvolve e mantm novas fontes de cofinanciamento

Comit de Auditoria de Programas Recomenda o gerenciamento dos sistemas de controle, analisa as auditorias externas e internas

Centro de Cidadania Corporativa Dirige a promoo, a prtica e a anlise crtica da cidadania corporativa nas Filipinas e na Regio Asitica do Pacfico

Comit de Pequenas e Mdias Empresas Conduz a direo e orienta a formulao da poltica do programa SMEC, que fornece facilidades de crdito para financiar instituies de emprstimo fora de Manila

Comits Regionais Durante os primeiros anos de desenvolvimento da PBSP, o Conselho decidiu criar trs Comits Regionais para descentralizar as operaes. Esses Comits fornecem direo e monitoramento estratgicos para os programas da regio e ajudam a captar recursos e a desenvolver parcerias com o governo, com agncias doadoras e com a comunidade empresarial. Os Comits Regionais tambm supervisionam sesses regionais de consultas formais para obter informaes e comentrios sobre o trabalho da PBSP diretamente nas regies dos beneficirios. Eles direcionam os programas para assegurar que a PBSP seja sensvel s necessidades locais. Os Comits aprovam projetos de at 500.000 pesos, renem-se com doadores e promovem o envolvimento da comunidade empresarial local nos seus programas-chave.

61

Agendas do Conselho A equipe elabora agendas para as reunies do Conselho que enfocam os destaques do desempenho da PBSP de acordo com os objetivos definidos para o ano. Ocasionalmente, a equipe identifica para discusso problemas atuais que afetam o trabalho da PBSP ou a comunidade empresarial. Isso permite obter impresses do Conselho sobre como esses assuntos afetam a PBSP e a sua misso. Exemplos desses assuntos so o trabalho de desenvolvimento nas reas de grande crescimento do pas, a mobilizao de recursos luz da diminuio dos financiamentos ao desenvolvimento ou a crise econmica regional. Por exemplo, a agenda da reunio de setembro de 1996 do Conselho de Curadores da Philippine Business for Social Progress (PBSP) continha os seguintes itens: . I Abertura da sesso

I Reviso e votao da ata da reunio do Conselho de Curadores... e do Com. Exec. l . I. Assuntos levantados a partir das atas l l A. Acompanhamento de 1. Recrutamento da Hoescht Far East Marketing Corporation 2. Status da proposta para projetos habitacionais de baixo custo com financiamento da Kfw 3. Resultados das conversas com o Land Bank e com o Development Bank of the Philippines sobre programas sociais habitacionais I V. Relatrios institucionais A. Sobre os resultados das operaes B. Sobre os resultados financeiros das operaes V. O sexto plano estratgico de 5 anos V. Relatrios de apresentao l Vl Outros assuntos l. A. Centro para atualizao da cidadania corporativa B. Deciso do Conselho em relao ao direito de passagem C. Deciso do Conselho quanto contribuio do Philippine Council for NGO Certification D. Festival das rvores E. Reunio anual dos membros Vl. Encerramento ll Exemplo 3 Critrios do Conselho em um Estatuto West Africa Rural Foundation (Senegal) A WARF foi criada com a misso nica de atender o Senegal, Mali, Gmbia, GuinBissau e Guin. O Conselho Diretor, seu nico rgo de direo, formado por cidados de cada um desses pases. Os Dirigentes trabalham como voluntrios. Os estatutos da WARF definem claramente as qualificaes e responsabilidades dos membros do Conselho. No caso da WARF em que os membros do Conselho devem , representar os pases nos quais a fundao opera, est especificado nos estatutos que "todos os Dirigentes devem ser cidados dos pases onde atua a fundao. O Conselho deseja criar entre os seus membros um equilbrio de pases, profisses e

62

sexos. Todos os membros trabalham como indivduos no Conselho e no como representantes de um setor, pas ou instituio". Os estatutos da WARF tambm definem o papel do Conselho no processo de aprovao dos financiamentos. Est claramente indicado que "nenhum Dirigente alm do Diretor pode propor uma organizao beneficiria ou submeter uma proposta de financiamento, nem participar das negociaes para o financiamento de um projeto". Nesse caso, necessrio mencionar especificamente as limitaes dos Dirigentes em relao a solicitar ou negociar o financiamento de um projeto, para evitar complicaes no processo de aprovao de financiamentos. Eis alguns trechos dos estatutos: Artigo: Conselho Diretor 1. O Conselho Diretor o nico rgo diretor da Fundao. 2. O Conselho Diretor elege seus prprios membros em reunies anuais e semestrais pelo voto da maioria dos membros existentes. 3. O nmero de Dirigentes pode ser modificado ocasionalmente pelos Dirigentes em qualquer reunio do Conselho, mas nunca pode ser inferior a cinco (5) ou superior a onze (11). 4. Os primeiros Dirigentes fazem sorteios para escolher entre eles dois que tero um primeiro mandato de dois anos e dois que tero um mandato de trs anos. Os restantes cumpriro um mandato normal de quatro anos. Todos os primeiros Dirigentes podem ser reeleitos para mandatos normais de quatro anos. O mandato dos Dirigentes escolhidos aps os primeiros comear na data determinada no momento da seleo desses Dirigentes e terminar ao final da ltima reunio do Conselho do quarto ano de seu mandato. 5. Todos os Dirigentes devem ser cidados dos pases onde a Fundao atua. O Conselho deseja criar entre os seus membros um equilbrio de pases, profisses e sexos. Todos os membros trabalham como indivduos no Conselho e no como representantes de um setor, pas ou instituio. 6. Os Dirigentes podem renunciar a qualquer momento atravs de uma carta endereada ao Presidente do Conselho, ao Diretor, ao Tesoureiro ou ao Conselho. A renncia ser vlida a partir da data especificada na carta. Qualquer Dirigente pode ser destitudo do cargo pelo voto de trs quartos de todos os Dirigentes. Todas as vagas ocasionadas por renncia, demisso ou outros motivos podem ser preenchidas pelo voto majoritrio dos Dirigentes restantes, mesmo se eles totalizarem menos do que o quorum, em qualquer reunio dos Dirigentes. O no comparecimento de um Dirigente a trs reunies ser considerado uma renncia ao cargo. 7. Cada Dirigente ser reembolsado pelos custos relacionados ao servio no Conselho e receber honorrios modestos pelo comparecimento s reunies do Conselho. Os Dirigentes no podem receber nenhuma outra remunerao da Fundao. Artigo: Diretoria 1. Os Dirigentes vo escolher os trs funcionrios do alto escalo: o Presidente do Conselho, o Diretor e o Tesoureiro. Sua eleio ser registrada nas atas da reunio. 2. A cada reunio anual, os Dirigentes vo eleger um Presidente com um mandato de um ano, renovvel por um total de quatro anos.

63

3. A cada reunio anual, os Dirigentes escolhero um Diretor que ter como responsabilidade principal a execuo e a superviso de todas as operaes e de todos os funcionrios da Fundao, sob a direo ou aprovao do Conselho Diretor. O Diretor ser o nico membro da equipe que tambm ser membro do Conselho Diretor. Um membro do Conselho no poder ser eleito Diretor antes de transcorrido um ano do trmino de seu mandato no Conselho. Um Diretor pode ser reeleito para um mandato total de oito anos. 4. A cada reunio anual, os Dirigentes vo escolher um Tesoureiro, que trabalhar sob a direo do Diretor, ser um membro da equipe e tambm trabalhar como Secretrio da Fundao, mas no ser um Dirigente. O Tesoureiro ser responsvel por registrar os procedimentos de todas as reunies dos Dirigentes, por avisar sobre as reunies, pelo recebimento, custdia e desembolso dos recursos da Fundao, pela custdia de todos os documentos financeiros e por outras tarefas que o Conselho venha a determinar. Um membro do Conselho no poder ser eleito Tesoureiro antes de transcorrido um ano do trmino de seu mandato como membro do Conselho. 5. Qualquer funcionrio pode renunciar ao cargo atravs de uma notificao por escrito ao Conselho, ao Diretor ou ao Tesoureiro. A renncia passa a vigorar na data especificada na carta e no precisa ser aceita para entrar em vigor. Os Dirigentes podem demitir qualquer funcionrio em qualquer reunio do Conselho Diretor. Os Dirigentes, em qualquer reunio, podem preencher qualquer vaga ocasionada por qualquer motivo para o restante do mandato desse cargo. Artigo: Comits 1. O Conselho pode designar comits formados pelos seus membros. O Presidente automaticamente membro de qualquer comit criado pelo Conselho. O Diretor automaticamente membro de qualquer comit criado pelo Conselho, exceto o comit de auditoria. Todos os comits tero pelo menos trs membros e podero escolher seu lder, que pode ser o Presidente do Conselho. 2. O comit de auditoria escolhe um auditor externo a cada ano para fazer uma auditoria de todas as contas da Fundao ao final de cada ano fiscal. O comit estuda o relatrio da auditoria e o relatrio anual do Tesoureiro e faz suas recomendaes ao Conselho. 3. O comit de recrutamento vai examinar a lista de membros do Conselho a cada reunio e propor ao Conselho aes para escolher novos membros, reeleger membros existentes ou demitir membros que no tenham cumprido suas obrigaes de maneira satisfatria. Os membros desse comit faro entrevistas com potenciais membros do Conselho entre as reunies do Conselho. A Fundao cobrir suas despesas para essa tarefa e fornecer servios de apoio administrativo, mas no oferecer honorrios suplementares, nem nenhum tipo de pagamento. 4. O comit de captao de recursos ajudar o Diretor a obter recursos para a Fundao. Durante as reunies do Conselho, o comit de captao de recursos prestar contas ao Conselho sobre os seus esforos e organizar suas atividades futuras. Os membros do comit de captao de recursos vo entrar em contato e se reunir com potenciais doadores entre as reunies do Conselho. A Fundao cobrir suas despesas para essas tarefas, mas no conceder honorrios, nem nenhum tipo de pagamento.

64

Artigo: Programas e Planejamento 1. O Conselho de Curadores vai pedir que o Diretor proponha, para aprovao na reunio anual, um relatrio sobre o ltimo ano e um plano para o prximo ano. O relatrio inclui um resumo das atividades e financiamentos de projetos do ltimo ano e um relatrio financeiro certificado por um auditor externo. O plano para o prximo ano inclui um plano de programa, um plano de funcionrios, um oramento administrativo e um plano de financiamento. 2. O plano anual de funcionrios apresenta o nmero de funcionrios existentes por categoria, todos os cargos vagos e um plano para preench-los ou uma explicao sobre por que no faz-lo. Apresenta tambm propostas de ajuste do nvel salarial de toda a equipe para o ano seguinte e solicitaes de treinamento de funcionrios que excedam o tempo de um ms. A Fundao busca diversidade na sua equipe em relao a sexo e grupo tnico e em relao aos cidados dos pases em que atua. 3. O plano anual de programa apresenta um relatrio sobre o ltimo ano e projees para o prximo ano por categoria de ao, pelo nmero de aes por categoria, seu custo, o oramento total e uma descrio da estratgia de programa por trs dessas projees. 4. O oramento administrativo no plano anual apresenta um relatrio sobre os custos administrativos do ltimo ano e as projees para o ano seguinte por item de linha. Se qualquer item de linha do ano seguinte superar em mais de 10% os recursos no ltimo ano, o plano explicar as razes. Os custos administrativos no podem exceder um tero do oramento anual global da Fundao. 5. O plano de financiamento apresentar um relatrio sobre os recursos recebidos no ltimo ano e as projees para o ano seguinte, alm do plano de administrao dos recursos para o ano seguinte. A Fundao no pode terminar seu ano fiscal em estado de dficit, nem pode manter em reserva mais que o dobro do seu oramento anual, com exceo dos fundos patrimoniais. 6. Em cada reunio do Conselho, os Curadores estudaro um resumo dos Financiamentos e dos Projetos Administrados pela Fundao (FAPs) aprovados pela equipe durante os seis meses precedentes desde a ltima reunio do Conselho. Nenhum Curador alm do Diretor pode propor uma organizao beneficiria, submeter uma proposta de financiamento ou participar das negociaes para o financiamento de um projeto. 7. Uma vez por ano o Tesoureiro preparar um relatrio de controle financeiro interno, incluindo recomendaes de ao, para ser submetido ao Conselho junto com a auditoria anual na reunio semestral. 8. O Conselho aprova todos os financiamentos acima da quantia fixada no guia de administrao da Fundao e delega ao Diretor e aos chefes da equipe o poder de aprovar financiamentos inferiores a essa quantia. Pelo menos uma vez por ms, o Diretor convocar a equipe do programa e o Tesoureiro para decidir que propostas e solicitaes de apoio da Fundao devem ter prosseguimento e para aprovar financiamentos. O Tesoureiro ser responsvel por registrar e arquivar as atas dessas reunies, que podem ser consultadas pelos Curadores durante as suas reunies. As atas especificam que organizaes foram aceitas ou no como candidatas ao processo de seleo e por que motivos, assim como os financiamentos ou DAPs que foram aprovados e por que motivos.

65

Reunies do Conselho A freqncia (duas vezes por ano, em outubro e abril), a conduo e a estrutura das reunies do Conselho da WARF tambm esto descritas nos estatutos da Fundao: Artigo: Reunies do Conselho 1. O Conselho se reunir duas vezes por ano, em uma reunio anual e em uma reunio semestral. 2. A reunio anual dos Dirigentes acontecer todos os anos no mesmo ms. Os Dirigentes podem alterar o ms por deciso unnime em uma reunio do Conselho ou com o consentimento por escrito de todos os Dirigentes. O Presidente do Conselho, o Diretor ou pelo menos um tero dos Dirigentes pode solicitar que o Secretrio convoque uma reunio especial dos Dirigentes. 3. O Tesoureiro notificar os Dirigentes de uma reunio do Conselho por carta com pelo menos um ms de antecedncia. A carta especificar local, data e hora da reunio e a sua finalidade, no caso de uma reunio especial. Este estatuto s poder ser modificado ou anulado em uma reunio se a notificao incluir uma descrio das alteraes propostas. Se o Tesoureiro estiver ausente ou no agir da forma correta, o Presidente ou o Diretor podero enviar uma carta de notificao da reunio. 4. O Presidente do Conselho sempre preside a reunio de Dirigentes. Em caso de ausncia, o Presidente do Conselho pode indicar um Presidente temporrio ou, caso isso no acontea, os prprios Dirigentes podem indicar uma pessoa para presidir a reunio. Na ausncia do Tesoureiro, o Presidente da reunio indicar algum para atuar como secretrio. 5. A maioria dos Dirigentes com mandato vlido no momento constitui quorum para todas as reunies. O ato da maioria dos Dirigentes presentes a uma reunio onde haja quorum ser o ato do Conselho Diretor. Na falta de quorum, a maioria dos Dirigentes presentes pode adiar a reunio at que ele seja obtido. Cada Dirigente em uma reunio tem direito a um voto e no pode haver votos por procurao nas reunies de Dirigentes. 6. Se todos os Dirigentes derem sua autorizao por escrito para uma ao, essa ao ser to vlida quanto as aes autorizadas em uma reunio do Conselho. Esses consentimentos unnimes ficaro arquivados com o Tesoureiro. 7. Durante a avaliao de uma ao proposta pelo Conselho, um Dirigente que seja executivo, membro da diretoria, diretor, membro ou funcionrio do beneficirio em potencial dever se retirar da reunio quando a votao for realizada. Essa sada no afetar o quorum. Artigo: Sesso fechada 1. Em cada reunio, o Conselho realiza uma sesso fechada para eleger novos membros, reeleger membros atuais, destituir membros com atuao insatisfatria e organizar recrutamentos para todas as vagas existentes ou previstas. 2. A cada reunio anual, o Conselho elege o Presidente do Conselho, o Diretor e o Tesoureiro para um mandato de um ano e avalia o desempenho, a remunerao e o contrato do Diretor. O Diretor negocia contratos, salrios e benefcios do resto da equipe, incluindo o Tesoureiro, para o ano em curso.

66

3. Na reunio anual, o Conselho aprova o plano anual, com todas as modificaes anotadas. Na reunio semestral, o Diretor apresenta um relatrio de evoluo do plano e o Conselho aprova as recomendaes sobre controles financeiros internos no relatrio do Tesoureiro com todas as modificaes anotadas. Artigo: Agenda das reunies do Conselho 1. Um voto majoritrio do Conselho pode mudar a agenda de qualquer reunio do Conselho. 2. A agenda da reunio anual segue o seguinte formato: a. Verificao da convocao apropriada para reunio b. Verificao do quorum c. Apresentao do plano anual pelo Diretor d. Discusso do plano e. Reunies dos comits f. Relatrios dos comits para o Conselho g. Resolues i. Plano anual ii. Auditoria iii. Membros iv. Captao de recursos i. Outras questes j. Datas da prxima reunio (semestral)

Referncias
1

Del Rosario, Teresita C., Foundation for the Philippine Environment: A Case Study. New York: The Synergos Institute, New York, 1997. Estatutos e Artigos de Incorporao da Foundation for the Philippine Environment. Relatrio de conferncia do Frum Pacfico Asitico sobre Fundos Ambientais.

2 3 4

Foundation for the Philippine Environment, Relatrio de Acompanhamento de 1994. Rosario, op cit.

5 Del 6

Tan, Victor E. e Maurino P. Bolante. Philippine Business for Social Progress: A Case Study, The Synergos Institute, New York, 1997. Philippine Business for Social Progress, Agenda do Conselho de Setembro de 1996.