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EXERCCIO 3 IDENTIFICANDO RISCOS

Objetivo Identificar os riscos nos processos descritos


Foi solicitado um trabalho de reviso no processo de Compras. O Diretor da rea gostaria de auxlio para identificar os principais riscos inerentes aos sub-processos envolvidos. Seu trabalho ser o de desenvolver um diagnstico preliminar dos riscos inerentes a esses sub-processos para a Diretoria de Compras. A identificao dos riscos dever ser feita com base estritamente nas informaes fornecidas no texto, no sendo necessrio conhecimento prvio da rea ou do processo. Leia atentamente o texto a seguir e prepare uma lista contendo os riscos identificados para ser discutida com o executivo da rea. Cada grupo dever colocar os principais riscos identificados no flip-chart para discusso ao final do exerccio.

Tempo necessrio para as atividades: Leitura e discusso do texto 15 min Identificao dos riscos 20 min Discusso resultados 20 min TOTAL 55 min

1. INTRODUO
Foram conduzidas entrevistas com os principais funcionrios envolvidos no processo de Compras, no sentido de se identificar a situao atual da estrutura de controles da rea de Compras, alm da realizao de alguns testes de Auditoria para efeito de quantificao e comfirmao. Os resultados so apresentados a seguir:

2. COMPRAS
Conforme discusses com o responsvel pela rea de Compras, a Sarbox decidiu que todas as suas compras seriam efetuadas de forma descentralizada. Neste sentido, foram elaboradas polticas de compras (PCO 502701), que determinam as atividades a serem executadas de forma a garantir o correto desempenho do processo de aquisio de materiais e servios de terceiros, bem como atribui responsabilidades ao pessoal envolvido. O processo de avaliao/reavaliao de fornecedores ocorre segundo critrios formais e conhecidos pelos compradores, que participam ativamente do processo. Os compradores recebem das reas usurias as necessidade tcnicas dos materiais a serem adquiridos e realizam pesquisa no mercado para identificar os principais fornecedores dos materiais solicitados. Aps esta pesquisa, realizada a anlise prvia da situao financeira dos fornecedores selecionados incluindo consulta s instituies de controle de crdito (SERASA por exemplo). Caso no seja identificado problema, os fornecedores so cadastrados e ativados pelos compradores nas bases de dados do Sistema de Compras (VIX). Os dados dos fornecedores so enviados via interface ao Sistema de Contas a Pagar (Sistema Finance ADV) para que a rea financeira cadastre os dados de pagamentos destes fornecedores. Em funo dos recursos de pessoal disponveis, revises quanto incluso de novos fornecedores so realizadas anualmente. No existem parmetros de avaliao peridica da qualidade de atendimento dos fornecedores da Companhia. Tambm no so formalizados contratos de fornecimento para as compras freqentes. O processo de compras de matria-prima iniciado partir de emisso de requisio de materiais geradas pela rea de PCP no Sistema de Produo (MRP). Estes dados so transferidos via interface batch comandada pelos usurios do PCP. As requisies de materiais so recebidas pelo Sistema VIX que gera automaticamente requisies de compras que so visualizadas pelos compradores. Com base no material solicitado, os compradores consultam no Sistema VIX, os possveis fornecedores e iniciam processo de cotao. As cotaes so realizadas manualmente, pois o Sistema VIX no possui mdulo para registro de cotaes e so aprovadas pelos prprios compradores. Normalmente so realizadas 3 cotaes, contudo a poltica da Companhia no estabelece um nmero mnimo de cotaes. As cotaes no so formalizadas e nem arquivadas.

Aps a seleo do melhor fornecedor para o material solicitado, a requisio preenchida com dados do fornecedor escolhido e o comprador executa rotina de criao de pedido de compra. Os pedidos de compras so ento complementados com os valores negociados e so enviados aos fornecedores via EDI (Sistema EDI Super) Os fornecedores confirmam o recebimento do pedido e cadastram a data de entrega do material. Estes dados so ento transmitidos via EDI Companhia e carregados no Sistema VIX que registra o pedido como confirmado. Diariamente, em rotina batch executada noite, o Sistema VIX envia os pedidos confirmados para o Sistema de Gerenciamento de Materiais (SGM) para a realizao do recebimento. Aps o recebimento, o Sistema VIX recebe, via interface batch, os nmeros dos pedidos recebidos, registra o recebimento e envia os pedidos fechados ao Sistema Finance ADV para o pagamento. O Sistema VIX possui relatrio para o acompanhamento dos pedidos pendentes que so revisados diariamente pelos compradores responsveis (contudo, em testes de auditoria realizados, no foi identificada documentao comprobatria da realizao deste procedimento). A rea de PCP, ocasionalmente, solicita alterao nos pedidos de compra devido a reprogramaes devido a fatores sazonais ou emergenciais. Estas alteraes so realizadas pelos compradores que negociam com os fornecedores a possibilidade de atendimento a estas necessidades especiais. O Sistema VIX no reprocessa transaes j enviadas ao Sistema SGM. Assim, para que o recebimento de materiais possa ser realizado, a rea de compras necessita comunicar os responsveis pelo processo de recebimento para que o pedido seja alterado diretamente no Sistema SGM. Caso no seja possvel o atendimento pelo fornecedor selecionado inicialmente, os compradores contatam outras fontes de suprimento potenciais e inserem, de forma manual, um novo pedido no Sistema VIX que encaminhado aos eventuais fornecedores selecionados para atender a esta demanda emergencial. Os casos de inconformidade do material recebido (diferenas em relao ao pedido de compra) so informados pelo PCP e os compradores negociam com o fornecedor a sua reposio/ troca. Existem limites de alada para emisso aprovao de pedidos de compras, considerando as transaes referentes ao processo de Compras, cadastrados no Sistema VIX que refletem a poltica de compras estabelecida.

3. RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Os veculos de entrega so pesados e registrados no porto de entrada da planta, sendo encaminhados rea de estoque. Na chegada dos materiais ao estoque, o responsvel pelo recebimento fsico descarrega a mercadoria e a encaminha s devidas posies de estoque.

No existem procedimentos de contagem cega dos itens recebidos e checagem entre os valores das NFE e o fsico. Procedimentos de inspeo tcnica das mercadorias antes do encaminhamento s posies de estoque tambm no so realizados. O recebimento cadastra a nota fiscal no Sistema de Gerenciamento de Materiais (SGM) associando-a a um pedido de compra. O Sistema SGM consiste os dados da NFE com o pedido e informa ao recebedor se existem divergncias. Neste caso, o recebedor registra a divergncia em planilha eletrnica na rede que consultada pelo PCP para reprogramar as necessidades. Em seguida, o recebedor altera o pedido no Sistema SGM e recadastra a nota fiscal de entrada. Aps o cadastramento da NFE, o Sistema SGM registra o material em estoque. Este procedimento no realizado automaticamente sendo necessrio interferncia manual. Ao final do dia, o responsvel pelo estoque executa rotina de transferncia dos pedidos recebidos para os Sistema VIX e as entradas em estoque para o Sistema Contbil (Genled). As notas fiscais so ento enviadas rea fiscal para arquivamento. Este procedimento realizado antes do confronto com os ttulos gerados pelo Contas a Pagar. Segundo a rea de produo, o histrico de paradas da linha de produo por falta de produto, ou por produtos com qualidade abaixo do necessrio relevante, havendo, ao menos uma parada de liha de mais de seis horas a cada ms (alm de outras paradas menores).

4. TESOURARIA - CONTAS A PAGAR


As duplicatas so recebidas via correio pela rea de contas a pagar que diariamente realiza o cadastramento no Sistema Finance ADV. Neste processo, o analista de contas a pagar associa, pelo nmero do pedido que, obrigatoriamente deve constar em observao na duplicata, os ttulos aos pedidos compras recebidos. Caso o pedido no conste como recebido, o analista contata o fornecedor e informa o no recebimento da mercadoria, negociando, se necessrio, eventuais prorrogaes nas datas de vencimentos dos ttulos. O Sistema Finance no consiste a numerao de ttulos. Aps o cadastramento do ttulo, a tesouraria programa o pagamento no Sistema Finance ADV que gera o border automaticamente em arquivo na rede. O acesso a este arquivo no restrito somente aos responsveis pelos pagamentos. As aprovaes de pagamento so realizadas de acordo com nveis de alada formalmente definidos em polticas e procedimentos de Contas a Pagar. As seguintes funes so realizadas por pessoas diversas: Incluso de pagamentos. Manuteno do cadastro de fornecedores. Aprovao dos pagamentos. Efetivao dos desembolsos. Podem ocorrem casos de inconformidade do material recebido que so identificados pela produo. Nestes casos, os responsveis pelo PCP informam tesouraria, que suspende o pagamento excluindo-o do arquivo de border salvo na rede. Na data dos pagamentos, o Sistema Finance ADV, busca na rede o arquivo referente aquela data e o envia ao banco autorizando o desembolso. O banco recebe o arquivo e efetua as baixas na conta

corrente e retorna arquivo de confirmao de pagamento Companhia. No existe anlise dos relatrios de crticas de interface entre o Sistema Finance e o Banco. O arquivo do banco carregado e os pagamentos registrados pelo Sistema Finance ADV. Os dados de pagamentos e contas a pagar so enviados on-line ao Sistema Genled para contabilizao.Para fins fiscais, requerida confirmao de recolhimento de impostos e encargos trabalhistas por prestadores de servios Companhia (exemplo: INSS e FGTS) antes da efetivao dos contratos. Para casos em que o fornecedor no apresentou confirmao do recolhimento, a Companhia efetua o recolhimento de encargos como medida preventiva (em testes de auditoria realizados, no foi identificado o recolhimento de encargos para cinco fornecedores que no apresentaram a documentao exigida)