Gestão de Projetos

Gerenciamento das Comunicações e

Gerenciamento da Qualidade do Projeto
Núcleo de Educação a Distância Produção: Gerência de Desenho Educacional - NEAD
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Rua Prof. José de Souza Herdy, 1.160
25 de Agosto – Duque de Caxias - RJ
1ª Edição
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Núcleo de Educação a Distância (NEAD)

Márcia Loch

xxxxxxxxxxxxxxx 2
Sumário
Gerenciamento das Comunicações e Gerenciamento da
Qualidade do Projeto
Para início de conversa... ................................................................................. 4
Objetivo .......................................................................................................... 4
1. Gestão da Qualidade do Projeto .............................................................. 5
2. Gestão de Recursos Humanos e de Competências
Aplicadas à Gestão de Projetos .............................................................. 8
2.1 Gerente do projeto ................................................................................. 9
2.2 Equipe do Projeto ................................................................................... 10
3. Gestão de Comunicação de Projeto ...................................................... 12
Referências .......................................................................................................... 18

Gestão de Projetos 3
Para início de conversa...
No que diz respeito à Gestão de Projetos, este capítulo pode ser
considerado como um dos mais importantes, pois envolve três tópicos
de grande relevância para o sucesso de um projeto: qualidade do projeto,
recursos humanos e comunicações.
interessadas no projeto. É a seção do projeto responsável por coletar,
disseminar, armazenar e destinar as informações corretas para as
pessoas certas, envolvidas com o projeto, no momento correto e de
forma oportuna e adequada.

O propósito da gestão da qualidade é garantir que o projeto atenda

Objetivo
às necessidades para as quais ele foi criado, atendendo, assim, às Planejar o gerenciamento da qualidade e identificar os requisitos e
expectativas do cliente do projeto. Entretanto, o entendimento da padrões da qualidade os projetos.
qualidade pode ser compreendido de forma diferente, podendo causar
variações no resultado final do projeto. Dessa forma, estabelecer
procedimentos para delinear os requisitos de qualidade e suas
especificações se tornam fator chave para o sucesso de um projeto.

Um projeto não ocorre sem que as suas atividades sejam colocadas

em prática e as atividades são realizadas pelo gerente do projeto e
por pessoas que integram a equipe do projeto. Nesse ponto, a gestão
de Recursos Humanos do projeto é essencial, pois atua na gestão de
pessoas que integram um projeto considerando suas responsabilidades e
aptidões para a execução de tarefas. Indica as funções, responsabilidades
e relações hierárquicas do projeto.

A comunicação em projetos é definitivamente um dos grandes

desafios tanto para gerentes de projeto e equipes como para as partes

Gestão de Projetos 4
1. Gestão da Qualidade do Projeto
A qualidade, conforme descrita na ISO 9000, é “o grau no qual um
conjunto de características inerentes satisfaz aos requisitos”. A qualidade
é um dos elementos de grande relevância para a realização com sucesso
de projetos. De acordo com Kanabar e Warburton (2012, p.16), ao se
realizar um projeto sob a ótica da gestão de prazos, custos, recursos e
alcançar o objetivo do projeto, não significará nada caso a qualidade do
projeto não seja satisfatória. Em uma compreensão do que é a qualidade
para projetos, a mesma pode ser conceituada como “a conformidade aos
requisitos e a capacidade do gerente de projetos de entregar os requisitos
no prazo e dentro do orçamento alocado”. (KANABAR; WARBURTON,
2012, p.176) Entretanto, cabe ressaltar que a qualidade exprime uma
complexidade distinta por não ter uma definição facilmente verificável,
pois pode significar diferentes entendimentos para diferentes pessoas.
Os requisitos do cliente são “especificações funcionais, operacionais e
de desempenho ou capacidades definidas pelo cliente que devem ser
atendidas”. (GIDO et al., 2018, p.443)
A gestão da qualidade em projetos é a área que corresponde aos
elementos necessários para garantir que o projeto alcance seu objetivo
Gestão de Projetos
de forma satisfatória e em conformidade com as especificações de
qualidade estipuladas. De acordo com o PMI (2017, p.271), a gestão da
qualidade, também, oferece apoio às práticas voltadas para a melhoria
contínua dos projetos e processos.
O PMI (2017, p.271) indica as seguintes práticas para a gestão da
qualidade em projetos:
Planejar a gestão da qualidade: Tem o propósito de identificar os
requisitos e/ou padrões de qualidade, assim como suas entregas. Deverá
documentar a forma como o projeto irá demonstrar a conformidade com
os requisitos e/ou padrões de qualidade.
Gerenciar a qualidade: Colocar a gestão da qualidade em prática por meio
de atividades específicas e executáveis da qualidade que incorporam no
projeto as políticas da qualidade da organização.
Controlar a qualidade: Processo que irá monitorar o projeto, assim
como registrar os resultados da execução das atividades da gestão da
qualidade, tendo em vista analisar o desempenho e garantir que as
entregas do projeto atendam às expectativas das partes interessadas.
O planejamento da qualidade, conforme Nokes e Kelly (2012, p.207),
tem o propósito de desenvolver uma abordagem sensata, eficiente
e estruturada para a qualidade do projeto. O principal objetivo do
5
planejamento da qualidade “é produzir um plano de qualidade, ou seja,
PLANO DE GESTÃO DA QUALIDADE DE PROJETOS
uma descrição de como projeto cumprirá seus requisitos de qualidade e
também quais são esses requisitos (NOKES; KELLY, 2012, p.207). Assim, o Título do projeto: __________________________________________
planejamento da qualidade é representado pelo plano de qualidade do Data de elaboração: _____/_____/______
projeto, sendo este um documento estruturado que fará parte do plano
Funções e responsabilidades pela qualidade
geral do projeto como uma de suas seções. E, além de ser um plano, ele
também será um documento extremamente útil para a comunicação do Função Responsabilidades
projeto, envolvendo todos os interessados em torno da qualidade.
1. 1.
O plano de qualidade do projeto poderá variar em 2. 2.
conformidade com o tamanho e a necessidade do 3. 3.
projeto. Sendo um projeto pequeno, poderá
conter poucas informações a respeito,
entretanto, em projetos maiores e com Abordagem de planejamento da qualidade:
grandes complexidades, poderá conter
Abordagem de garantia da qualidade:
informações detalhadas de especificações
e requisitos de entregas. Caberá ao Abordagem de controle:
gerente de projetos e sua equipe Abordagem de melhoria da qualidade:
determinar quais informações são
necessárias e pertinentes ao plano da Métricas de qualidade:
qualidade. De qualquer forma, é sempre Quadro 1: Exemplo de plano de gestão da qualidade de projetos.
muito importante que o plano da qualidade Fonte: Adaptado de Stackpole (2013, p.81).
contenha elementos mínimos para sua
Uma vez estabelecido o plano para definir as diretrizes da qualidade
gestão, conforme exemplo a seguir.
do projeto, é necessário garantir, monitorar e controlar a sua execução.

Gestão de Projetos 6
Dessa forma, segundo Carvalho e Rabechini Jr. (2011, p.184), os processos
de garantia buscam assegurar que o projeto coloque em prática todas
as atividades necessárias para atender às expectativas dos interessados
no projeto, tendo em vista o fornecimento de um produto, serviço ou
resultado exclusivo que atenda às exigências relacionadas aos requisitos
e especificações de qualidade.
A gestão da qualidade se complementa quando faz uso do planejamento,
controle e melhoria, conforme explicam Carvalho e Rabechini Jr. (2011,
p.192). O planejamento da qualidade irá estabelecer os objetivos
de desempenho e o plano de ação para o seu alcance. O controle da
qualidade consiste em avaliar o desempenho operacional, comparar
com os objetivos e atuar em ações corretivas quando for necessário. A
melhoria contínua busca o aperfeiçoamento do desempenho geral da
qualidade diante da realização de projetos.
Custos da Qualidade
Nokes e Kelly (2012, p.181), destacam a importância de investir na
qualidade para evitar uso indevido de recursos, retrabalho e a adição
de gastos não previstos no orçamento. O custo da qualidade refere-se a
Gestão de Projetos
todos os esforços incorridos na realização do projeto, sendo a soma do
custo da conformidade com os de não conformidade.
Os custos de conformidade, segundo Nokes e Kelly (2012, p.181), são
os valores a serem pagos para assegurar que um produto, serviço
ou resultado exclusivo seja realizado com qualidade. Pode incluir
capacitação, inspeção, monitoramento, remoção de defeitos etc. “O custo
de conformidade é o custo envolvido em garantir que as coisas sejam
feitas do jeito certo na primeira vez”. (NOKES; KELLY, 2012, p. 181)
Enquanto que o custo da não conformidade implica em elementos
que não podem ser mensurados diante dos requisitos e especificações
do projeto. “Uma medida de qualidade, é, portanto, o grau de sua não
conformidade, que é qualquer coisa que faça o produto falhar” (NOKES;
KELLY, 2012, p.181). Custos de não conformidade geram desperdícios de
recursos financeiros, portanto quanto menores forem os custos de não
conformidade, mais alta será a qualidade das entregas do projeto.
Tendências e práticas em gestão da qualidade do projeto
O PMI (2017, p.275) aponta algumas tendências e práticas emergentes
em gestão da qualidade do projeto, tais como segue:
▪ Satisfação do cliente: Entender, avaliar, definir e gerenciar os requisitos
e especificações do produto ou serviço realizado pelo projeto para
que as expectativas do cliente sejam atendidas (PMI, 2017).
7
▪ Melhoria contínua: A aplicação do ciclo PDCA (planejar-fazer-
verificar-agir) corresponde como a base da melhoria contínua e deve
ser aplicado na gestão da qualidade do projeto. Outras iniciativas de
melhoria contínua como o Gerenciamento da Qualidade Total (GQT),
Seis Sigma e Lean Seis Sigma, devem aprimorar a área de gestão da
qualidade de projetos, assim como a qualidade do produto, serviço ou
resultado exclusivo do projeto (PMI, 2017).
▪ Responsabilidade da gerência: Para que o sucesso ocorra, é necessária
e exigida a participação de todos os membros da equipe no projeto.
Entretanto, caberá à gerência, o fornecimento de todos os recursos
necessários e adequados para o cumprimento do projeto dentro dos
requisitos de qualidade (PMI, 2017).
▪ Parceria mutuamente benéfica com fornecedores: Estabelecer
parcerias mutuamente benéficas e relacionamento baseado em
cooperação com fornecedores oferece melhores condições para o
alcance da qualidade do projeto (PMI, 2017).
2. Gestão de Recursos Humanos e de
Competências Aplicadas à Gestão de Projetos
A realização de um projeto consiste em colocar em prática as atividades
do mesmo. As atividades são realizadas por pessoas que integram
Gestão de Projetos
o projeto, como o gerente e a equipe do projeto. Assim, é de grande
importância que as pessoas certas sejam alocadas para realizarem as
tarefas das quais elas têm aptidão e conhecimento, para que sejam
executadas em conformidade com os requisitos de qualidade, dentro do
prazo que foi estipulado e com o correto uso de recursos.
Segundo Menezes (2009, p.88), o fator humano e os projetos apresentam
diferentes facetas que necessitam ser gerenciadas. Cada indivíduo
possui características particulares, como vontade, aspirações pessoais,
objetivos profissionais diferentes, cultura, caráter e temperamentos. Todo
este conjunto requer a gestão de pessoas de forma a contemplar não
somente as necessidades do projeto, mas também atender às aspirações
dos indivíduos que participam da realização do projeto.
Em uma visão ampliada a respeito da gestão de recursos humanos em
projetos, Carvalho e Rabechini Jr. (2011, p.205), destacam que:
1. É necessário identificar e documentar as responsabilidades, funções,
relações hierárquicas e habilidades das pessoas que participam do
projeto.
2. Selecionar pessoas (recursos humanos), para participarem do
projeto e formar a equipe do projeto, assim como capacitar a equipe
para desenvolver suas competências e melhorar sua interação e
comunicação.
8
3. Compete à gestão de recursos humanos em projetos gerenciar a
equipe: “acompanhar o desempenho de membros da equipe do
projeto, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças
para otimizar o desempenho da equipe do projeto” (CARVALHO;
RABECHINI JR., 2011, p. 205).
Na gestão de recursos humanos em projetos, destacam-se a figura do gerente
de projetos e a equipe do projeto. Cada qual desempenha papel fundamental
para o projeto, sendo um fator determinante para o seu sucesso.
2.1 Gerente do projeto
O gerente de projetos tem papel fundamental na gestão de recursos
humanos do projeto, cabe a ele não só estar à frente de todo o processo,
A gestão de projetos requer, do gerente de projeto, o desenvolvimento
de competências e habilidades, como organização, visão estratégica,
relacionamento interpessoal, comunicação clara e objetiva, negociação,
liderança, entre outras. Em um estudo realizado pelo Project Management
Institute, foram identificadas as habilidades-chave dos gerentes de projetos, as
quais são demonstradas por meio do “Triângulo de Talentos”, conforme segue:
O Triângulo de
Talentos do PMI®

nic e
Téc nto d
os
mas também liderar as pessoas que participarão do projeto. O gerente
de projetos é o responsável pela condução e realização do projeto. De

jet me
acordo com Menezes (2009, p.89), o gerente do projeto está envolvido

Pro encia
os
em todas as fases do ciclo de vida do projeto e busca integrar a visão

r
do projeto em torno do objetivo, assegurando que os recursos (humanos,

Lid
Ge
materiais, equipamentos e financeiros), sejam utilizados de forma correta

era
em conformidade com prazos e qualidade. Responde pelo escopo do

nça
projeto e o orçamento. Sucesso ou fracasso do projeto é endereçado ao
Gerenciamento
gerente de projetos. Assim, o gerente de projetos “desempenha um papel
estratégico e de negócios
crítico de liderança de uma equipe de projetos para atingir os objetivos
do mesmo”. (PMI, 2017, p.51)
Figura 1: Triângulo de talentos do PMI. Fonte: PMI (2017, p.57).

Gestão de Projetos 9
▪ Gerenciamento de projetos técnicos: Conhecimento, habilidade e
comportamentos relativos a domínios específicos de gerenciamento
de projetos, programas e portfólios. Os aspectos técnicos da execução
da sua função. (PMI, 2017, p.56)
▪ Liderança: Conhecimento, habilidades e comportamentos necessários
para orientar, motivar e dirigir uma equipe, para ajudar a organização
a atingir suas metas de negócio. (PMI, 2017, p.56)
▪ Gerenciamento estratégico e de negócios: Conhecimento expertise
no setor e na organização, de forma a melhorar o desempenho e
fornecer melhor os resultados do negócio. (PMI, 2017, p.56)
2.2 Equipe do Projeto
De acordo com Menezes (2009, p.90), a equipe do projeto é constituída por
pessoas com conhecimentos especializados, encarregados de executar
as atividades do projeto. A seleção das pessoas para participarem do
projeto e, por consequência, formar a equipe do projeto, deve considerar
fatores que emergem a partir das características do projeto, tais como
complexidade, expectativas de resultados, inovação, estratégica,
disponibilidade, competências complementares, entre outros.
A equipe do projeto é um grupo de pessoas que atuam em conjunto
para executar um projeto. Podem ser fixas ou trabalhar em fases e
atividades específicas ao longo do projeto, combinando competências
Gestão de Projetos
e habilidades distintas, mas complementares com o intuito de alcançar
o objetivo do projeto com sucesso. Para Kerzner (2017), a equipe do
projeto trabalha como um conjunto de pessoas que agem juntas com
espírito de cooperação sob os limites da coordenação do gerente de
projetos. “A cooperação é a disposição de indivíduos a trabalhar uns com
os outros para os benefícios de todos. Inclui as ações voluntárias de uma
equipe que trabalha junto para obter um resultado favorável”. (KERZNER,
2017, p.445)
De acordo com Kerzner (2017, p.446), em empresas que se distinguem
por realizar projetos com melhores práticas, as equipes de projetos
concentram as seguintes características:
▪ Compartilhar ideias uns com os outros e estabelecer alto nível de
inovação, criatividade em grupos de trabalho.
▪ Confiança entre os participantes da equipe e fidelidade à empresa.
▪ Compromisso com o trabalho que realizam e nas promessas que
assumem.
▪ Compartilhamento livremente de informações do projeto.
▪ Inteiramente francos e honestos e abertos uns com os outros.
O tamanho da equipe de projeto pode variar em conformidade com as
características do projeto, sendo de uma única pessoa ou com centenas de
indivíduos. Entretanto, Maximiano (2010, p.174), explica que, mesmo em
caso de projetos individuais, ninguém realiza um projeto sozinho. Sempre
10
 haverá a necessidade de relacionamento
entre pessoas, fornecedores e clientes,
ou ainda, reportar-se a uma liderança
imediata, além de atuar com as diversas
áreas de uma empresa. Por exemplo,
a área de recursos humanos, finanças
e marketing.
O desenvolvimento de uma equipe de
projetos, desde sua criação até o início de
seu funcionamento passa por um processo
natural de estruturação. De acordo com Maximiano
(2010, p.175 apud TUCKMAN; JENSEN, 1977), por mais que equipes
de projetos sejam diferentes umas das outras, elas passam por um
processo de desenvolvimento em cinco estágios: formação, tempestade,
normatização, desempenho e encerramento. A forma como a equipe
evolui durante esse processo será determinante para o seu desempenho.
Estágios Características
É o estágio inicial na vida do grupo, as pessoas ainda não se
conhecem e pode ocorrer algum desconforto.
1º Formação
Leva um certo tempo até todos se familiarizarem uns com os
outros e se conhecerem.
Gestão de Projetos
Tempestade é a fase do conflito quando as pessoas percebem
suas diferenças de opinião, valores e atitudes. O manifesto de
desacordo causa a turbulência.
O conflito é positivo quando evidencia diferenças e cria
2º Tempestade
novas ideias. “No entanto, conflitos de fundo emocional
intenso prejudicam o grupo e impedem sua evolução
para o estágio seguinte”. (MAXIMIANO, 2010, p.176 apud
TUCKMAN; JENSEN, 1977)
Durante esta fase, são criadas as normas, o grupo passa
a perceber que, para conviver bem e ser produtivo, é
3º Normatização necessário a criação de regras. O grupo desenvolve o
consenso em torno de valores, objetivos e atividades e
seus integrantes tornam-se coesos.
Desempenho é a condição da equipe madura, que já
passou com sucesso pelos estágios anteriores. O nível de
4º Desempenho desempenho pode ser baixo, médio ou alto, dependendo
de como ocorreu o desenvolvimento das fases anteriores,
especialmente na fase de normatização.
O estágio de encerramento é a fase final de desenvolvimento
das equipes. O grupo se desmobiliza e encerra suas atividades
5º Encerramento
frente ao término da necessidade de realizar o projeto ou
diante do alcance de seu objetivo.
Quadro 2: Estágios de desenvolvimento de equipes de projeto.
Fonte: Adaptado de Maximiano (2010, p.175 apud TUCKMAN; JENSEN,1977)
11
Uma equipe de projeto, quando não bem gerida, pode ficar presa nos
estágios iniciais e nunca alcançar seu potencial de alto rendimento.
As pessoas, em suas dinâmicas de integração de equipes de projetos,
podem ser muito intensas e novos conflitos aparecerem, os quais devem
ser bem administrados tanto pelo gerente de projetos, como pelos
próprios indivíduos.
Ao considerar os estágios de desenvolvimento de uma equipe de
projetos, é perceptível que não é uma tarefa fácil, especialmente
quando se almeja alcançar um patamar de elevado rendimento. Requer,
de todos os envolvidos com o projeto, predisposição de participação no
projeto e nos processos que envolvem o desenvolvimento da equipe,
agregando indivíduos e todo um complexo conjunto de interesses,
habilidades, competências que irão transformar em uma célula de
trabalho efetiva.
O aumento no uso de abordagens ágeis principalmente para a execução
de projetos de TI originou a equipe auto organizável, que funciona
com ausência de controle centralizado. Em projetos com equipes
auto-organizáveis, o papel de gerente do projeto (que pode não ser
denominado gerente do projeto) fornece à equipe o ambiente e o apoio
necessários e confia nesta para que o trabalho seja feito. As equipes
auto organizáveis de sucesso em geral consistem em generalistas, em
Gestão de Projetos
vez de especialistas em um assunto, que se adaptam continuamente
ao ambiente em constante mudança e acolhem o feedback construtivo.
(PMI, 2017, p.310)
3. Gestão de Comunicação de Projeto
Projetos são realizados por pessoas, as quais fazem uso da comunicação
para entender e compreender como devem ser realizadas as atividades
e alcançar os objetivos estabelecidos para o projeto. Chaves et al. (2010,
p. 17). Dessa forma, a “comunicação utiliza recursos de troca e partilha
capazes de promover a compreensão mútua, elemento essencial no
gerenciamento de qualquer projeto” (CHAVES et al. 2010, p.17).
A gestão das comunicações em projetos corresponde às atividades
necessárias para garantir que as informações do projeto e dos stakeholders
sejam satisfatórias. De acordo com o PMI (2017, p.352), a gestão das
comunicações pode ser dividida em duas estratégias, sendo:
1. Desenvolver uma estratégia para garantir que a comunicação seja
eficaz para as partes interessadas.
2. Realizar as atividades necessárias para implementar a estratégia de
comunicação.
12
Para colocar em prática as estratégias de comunicações do projeto, o Assim, torna-se necessário compreender como a comunicação ocorre, ou
PMI (2017, p. 351), indica os seguintes processos: seja, o processo de comunicação, o qual é apresentado no modelo a seguir.
Planejar a gestão das comunicações: Corresponde ao desenvolvimento Emissor Mídia Receptor
de uma abordagem e um plano adequado para as tarefas de comunicação
do projeto, tendo como base as necessidades de informação de cada Mensagem
Canal de
Mensagem
e significado Codificação Decodificação e significado
parte interessada no projeto. PMI (2017, p.351). pretendido
comunicação
percebido

Gerenciar as comunicações: Processo que corresponde em assegurar a

coleta, criação, distribuição, armazenamento, recuperação, gerenciamento,
monitoramento e disposição final das informações do projeto, de forma Mensagem Feedback e
e significado Decodificação Codificação significado
oportuna e adequada. PMI (2017, p.351). percebido
Ruído
pretendido

Monitorar as comunicações: são os procedimentos que têm como

proposta garantir que as necessidades de informação do projeto e de Quadro 3: Processo da comunicação. Fonte: Chaves et. al. (2010, p. 19).

suas partes interessadas sejam atendidas. PMI (2017, p.351).

Assim, segundo Chaves et al. (2010, p.17), o processo da comunicação é,
então, constituído da seguinte forma:

▪ O emissor é aquele que emite uma mensagem para o receptor. Por

A comunicação significa tornar comum, partilhar informações e ideias.
A comunicação em projetos pode ser compreendida como “processo
que envolve a transmissão e recepção de mensagens entre uma fonte
emissora e um destinatário receptor, no qual as informações são
codificadas na fonte e decodificadas no destino, com o uso de sistemas
convencionados de signos ou símbolos sonoros, escritos, iconográficos,
gestuais etc.”. (CHAVES et al. 2010, p.17)
dar origem, a mensagem conhece seu significado e deverá codificá-la
para que seja transmitida pelo canal escolhido.
▪ A mensagem significa o conteúdo, ou seja, é aquilo que é
transmitido por símbolos ou sinais e seu propósito é gerar reações e
comportamentos.
▪ A codificação é a tradução da mensagem ou ideias para uma
linguagem que seja compreendida por outras pessoas.

Gestão de Projetos 13
▪ O canal de comunicação é o meio de transmissão da informação que Outro ponto de grande importância é a adequada documentação e
leva a mensagem do emissor para o receptor. arquivamento das informações relativas ao projeto, sendo que estas irão
▪ O receptor é o destinatário da mensagem, aquele que recebe a compor o conhecimento e podem ser utilizadas como referência para
informação e a interpreta. projetos futuros.
▪ O ruído é tudo aquilo que afeta ou interfere na transmissão de uma Para realizar a gestão da comunicação é muito importante a constituição
mensagem, causando distorções na compreensão da informação original. de um plano de comunicação para o projeto,
▪ Feedback ou realimentação é a informação que o emissor obtém da o qual define a “geração e distribuição
reação do receptor à sua mensagem. dos documentos entre os
interessados. Identifica os
Dentre os elementos que fazem parte do processo de comunicação, os
vários documentos, quem é
canais de comunicação requerem atenção especial, principalmente no
o responsável pela criação
que se refere à gestão de projetos. O canal de comunicação é o meio
de cada um deles, até
pelo qual a informação transmitida pelo emissor chega ao receptor. Esses
quando ou com que
canais podem ser formais ou informais, sendo que os formais fazem uso
frequência deve ser
de processos estruturados e diretivos, sendo utilizados em conformidade
distribuído, para quem
com as regras e padrões determinados. Podem ser relatórios, e-mails,
deve ser entregue e
memorandos, instruções normativas, mensagens de textos etc. Enquanto
que ação se espera de
que os canais informais são aqueles desprovidos de normatização, como
cada receptor”. (GIDO
uma conversa informal a respeito de assuntos do projeto.
et al. 2018, p.357)
A gestão da comunicação em projetos deve garantir que todas as
Para maior compreensão
informações do projeto, incluindo o plano do projeto, riscos, custos,
do plano de comunicação
cronograma, qualidade, atas de reuniões sejam coletadas, tratadas,
do projeto, veja o exemplo
disseminadas, documentadas e descartadas de maneira correta.
a seguir.

Gestão de Projetos 14
 Para o exemplo demonstrado, veja o detalhamento de cada elemento do
PLANO DE COMUNICAÇÃO DO PROJETO plano de ação.

Título do projeto: Gerente do projeto:

▪ Documentação: Inclui todos os documentos relacionados ao plano
geral do projeto, tais como cronograma, riscos, custos, atividades,
contratos, planejamento da qualidade entre outros, incluindo o plano
Patrocinador: Cliente do projeto:
de comunicação.
▪ Autor: Corresponde ao emissor, o qual dá origem à comunicação, neste
Ação
Autor ou Data ou caso, o documento. Dessa forma, será o nome da pessoa responsável
Documento Receptores exigida Comentários
gerador frequência por este documento, pela sua criação e preparação;
(I, C, ou A)
▪ Data ou frequência: Refere-se à data em que o documento deve
estar disponível para todos os interessados no projeto, ou seja, os
receptores.
▪ Receptores: Inclui o nome ou título de cada pessoa para quem os
documentos devem ser destinados e distribuídos.
▪ Ação exigida: Trata da atividade correspondente para cada documento
por parte do receptor. Neste caso, indica a ação que cada receptor do
documento deverá tomar após recebê-lo.
▪ Comentários: Podem incluir anotações ou explicações adicionais a
respeito de um documento específico, conforme a necessidade.

Cabe lembrar que o plano de comunicação deverá ser constantemente

LEGENDA: I - Apenas informações; C - Para revisão e comentários; A - para revisão e aprovação
atualizado, mediante alterações e mudanças no projeto, assim como o
acréscimo de elementos que não foram planejados anteriormente e que
Quadro 4: Plano de comunicação do projeto. Adaptado de Gido et al. (2018, p.357). se demonstrarem necessários para o projeto e suas comunicações.

Gestão de Projetos 15
Em apoio ao desafio da comunicação em projetos, Nokes e Kelly (2012,
p.246), argumentam que a experiência mostra aos gerentes de projetos
a necessidade de seguir os 10 princípios da comunicação:
1. Conheça seu público.
2. Saiba sobre o que está falando.
3. Escolha a mídia certa para o público.
4. Reconheça as tensões na necessidade de comunicar.
5. Trabalhe com o patrocinador do projeto.
6. Teste e ajuste.
7. Se a sua mensagem puder ser mal-entendida, então, será.
8. Planeje e ensaie.
9. Diga a todos o que está acontecendo, especialmente a seu
patrocinador.
10. Ouça e faça perguntas, entenda que a comunicação corre em duas vias.
A comunicação efetiva é traduzida em benefícios para o projeto, o
que significa que ela ocorre internamente na equipe do projeto e
externamente entre todas as partes interessadas no projeto. A atividade
de planejamento das comunicações em projetos pode ser considerada tão
importante quanto o próprio planejamento do projeto, por causa da sua
complexidade e capacidade de distorção, o que pode levar ao fracasso
do projeto. Sem a comunicação, não é possível levar informações para
Gestão de Projetos
todos os interessados no projeto, assim como analisar suas necessidades
e expectativas quanto a realização do mesmo e obter seu apoio.
Um dos atributos do projeto é que sempre haverá a figura do patrocinador/
cliente. Segundo, Gido et al. (2018, p.4), é a entidade que fornece os
fundos necessários para a realização do projeto. Pode ser uma pessoa ou
organização ou uma parceria de duas ou mais pessoas ou organizações.
Por exemplo: quando uma empreiteira recebe a remuneração para a
realização da reforma de uma casa, o cliente é o proprietário, que além
da demanda financia ou está pagando pelo projeto.
O termo patrocinador/cliente pode tomar uma definição mais ampla,
envolvendo, por exemplo, o conselho administrativo de uma empresa que
está financiando determinado projeto, neste caso pode ser denominado
como patrocinador. Ainda neste caso, o conselho representa as partes
interessadas no projeto, sendo pessoas ou entidades que têm algum tipo
de interesse na realização do projeto.
As pessoas encarregadas pela execução do projeto, gerente do projeto e
equipe devem compreender quais são as expectativas do patrocinador,
bem como usuários finais do produto, serviço ou resultado exclusivo que
o projeto irá entregar.
16
Neste capítulo, vimos que um plano de qualidade para o projeto é o suficiente para a formação de uma equipe, apoiar as pessoas a se
desenvolvido nas fases iniciais do ciclo de vida é extremamente desenvolver é essencial para a construção de um time de projetos capaz
benéfico, pois aponta especificações e requisitos de qualidade que de gerar valor e resultados.
irão parametrizar o projeto. Também ajuda evitar custos adicionais
Vimos que a comunicação em projetos pode ocorrer por canais diferentes:
com desperdícios de recursos em função de retrabalhos oriundas de
e-mails, formulários e plano de projetos são apenas alguns dos exemplos.
falhas na qualidade do projeto. Entretanto, é importante lembrar que,
A comunicação irá exigir muito esforço do gerente de projetos, que
para o controle da qualidade, é fundamental o seu monitoramento
deve ser capaz de estabelecer uma linguagem clara, objetiva, de forma
regular durante a realização do projeto e a tomada de ações
regular, no momento certo e para satisfazer às necessidades das partes
corretivas, quando necessário.
interessadas no projeto.
A realização do projeto é pautada por colocar em prática e executar as
Dessa forma, estudamos os diversos elementos que envolvem a
atividades do projeto, porém elas não acontecem sem que as pessoas
realização de um projeto e toda a complexidade para a conjunção dos
estejam envolvidas em sua execução. O fator humano em projetos
mesmos. Qualidade, gestão de pessoas e comunicação, cada um à sua
requer especial atenção, pois atua com indivíduos com aspirações
forma, são fatores essenciais para o resultado do projeto e requerem
diferentes e que se unem em torno de um objetivo comum, o alcance
especial atenção quanto à sua condução e gestão.
do objetivo do projeto. Cabe ao gerente do projeto ser o líder, a
pessoa que tem a responsabilidade de fornecimento de liderança no
planejamento, organização, monitoramento e controle dos esforços de
trabalho do projeto.

Estudamos que a equipe também tem um papel de grande importância,

pois é formada por pessoas com a responsabilidade de executar
atividades do projeto. O sucesso do projeto depende de uma equipe
efetiva, capaz de atuar de forma coesa sob a pressão de prazos e
custos. Entretanto, cabe ressaltar que reunir um grupo de pessoas não

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