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30/06/2020 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, orçamento, cronograma, planos de ação e formatação

Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos,


finalidade, viabilidade, orçamento, cronograma, planos
de ação e formatação

Construir um plano de projeto de fácil elaboração e efetivamente aplicável no


cotidiano da organização é um grande desafio para o gerente de projetos
(stakeholder). Um dos recursos que podem auxiliá-lo é o uso de modelos
mentais.

Um modelo mental de projeto é formado por conceitos (como, por exemplo,


recursos, stakeholders, entregas, riscos) e pelas relações que podem ser
estabelecidas entre esses conceitos.

Figura 1 – Modelo mental

Baseado em modelos mentais, o Project Model Canvas é uma metodologia


simples e de baixo custo de gerenciamento de projetos.

Apresentação

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Para que se possa elaborar um projeto, alguns pontos devem ser levados em
consideração. A seguir, estão relacionados os principais aspectos a serem
pensados, bem como as ações a eles relacionadas, com base no modelo Canvas.

Preparo Foco Visualização Ordem Agrupar

Procurar
Estimular Conduzir seguir a Os
um reuniões curtas sequência conceitos,
Utilizar o
ambiente e objetivas correta reduzindo o
pensamento
acolhedor e durante o número de
visual (cores)
positivo Otimizar o processo de itens
tempo construção e processados
Apresentar elaboração
a equipe
Integrar Relacionar Participação Atenção

Estabelecer Proporcionar
os acordos Todos os autonomia
e as Manter o
conceitos aos
convenções Os itens, nível de
necessários stakeholders
de trabalho reduzindo o atenção dos
ao plano no para que
durante o processamento stakeholders
mesmo participem
processo no problema
desenho ativamente
do plano

No processo de elaboração de um projeto, além dos aspectos mencionados,


características como discernimento, perspicácia, versatilidade e criatividade são
importantes por parte dos executores. Elas serão colocadas em ação para a
construção dos elementos do projeto.

Basicamente, um projeto apresenta sete elementos:

1. Identificação do projeto – Identificam-se as informações básicas e os


aspectos gerais da sua abrangência.

2. Descrição da situação-problema – Descreve-se a problemática.

3. Definição de metas – Os resultados desejados são estabelecidos.

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4. Delineamento do método, estratégias e procedimentos – Definem-se


as premissas.

5. Especificação do cronograma – Determina-se o prazo de duração das


etapas do projeto.

6. Identificação de recursos e custos – Os recursos que serão


disponibilizados para a realização do projeto são arrolados.

7. Proposição de monitoramento e avaliação – Todas as etapas do


projeto são acompanhadas e monitoradas.

Criar um plano de projeto é um


exercício em que se devem contemplar
as suposições relativas a custo e a
tempo. As suposições dadas como
certas no plano do projeto são
chamadas de premissas.

Objetivos

O objetivo do projeto está relacionado com aquilo que ele deve atingir, com o
resultado que se espera. Ele pode seguir o formato conhecido como SMART, sigla
que deriva das iniciais das cinco palavras mostradas a seguir.

Específico
É preciso usar qualificadores e adjetivos suficientes para elucidar o
projeto.

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Mensurável
É necessário apontar números relativos ao esforço necessário ou aos
principais resultados.

Alcançável
É preciso mostrar que o projeto pode ser realizado com as
competências que estão ao alcance da organização.

Realista
É necessário mostrar que haverá tempo e recursos (financeiros ou
não) para realizar o projeto.

Delimitado no tempo
É preciso indicar a data de conclusão do projeto.

Vejamos um exemplo.

Imagine que uma empresa de telecomunicações está elaborando um projeto


para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com
o cliente. Esse novo produto oferecerá serviços como emissão de fatura, alteração
de plano de serviço e de dados cadastrais, aquisição de novos aparelhos, entre
outros, visando a agilizar o atendimento ao cliente e a otimizar custos e tempo.
Agora, procure pensar em como o objetivo desse projeto seria elaborado
considerando o formato SMART.

Finalidade

A finalidade, ou justificativa, do projeto abordará a relevância dele na


proposta de solução para o problema apresentado.

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De acordo com Heloísa Lück (2012, p. 96), a justificativa pode ser assim
compreendida:

(...) a descrição de uma realidade


específica, mediante análise de todos os
seus aspectos importantes, de modo a
caracterizar com clareza e objetividade
uma situação que demanda ação de
inovação, melhoria ou transformação.

Evidenciando a complexidade e a dinâmica da realidade identificada na


demanda do projeto, estabelecem-se parâmetros e estratégias de ação e a
sinergia necessária para atingir a melhoria proposta.

Viabilidade

A execução de um projeto dependerá dos recursos internos e externos


disponíveis à empresa. Esses recursos podem ser recursos humanos, capital,
informática e tecnologia.

Com o exame dos estudos de viabilidade, é preciso destacar alguns fatores


externos que podem influenciar diretamente a realização ou a implementação do
projeto.

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Orçamento

No orçamento, registram-se os custos e as metas que foram estabelecidos


na elaboração do projeto.

Tempo, custos e riscos estão


intimamente relacionados. Avaliar o
investimento total a ser gasto no
projeto é uma das tarefas que estão
relacionadas à sua viabilidade.

Cronograma

Quanto mais simples for o cronograma, melhor.

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Ele estabelece o tempo necessário para a realização de um trabalho e para a


promoção dos resultados pretendidos. O tempo é dimensionado e especificado
para organizar as ações necessárias para a realização dos objetivos.

Um cronograma deve mostrar ao gerente


do projeto o fluxo de trabalho entre os grupos de
recursos. Nele, a gestão da execução aproxima
a realidade da estimativa.

O cronograma estabelece a sequência das atividades, sua duração, recursos


necessário e restrições.

Para simplificar o processo, pode-se adotar uma estratégia para organizar o


cronograma de um projeto. Veja um exemplo:

Divida o tempo desde o início do projeto até data-limite em quatro partes


iguais

Trace linhas verticais e horizontais, como no modelo a seguir

Marque o prazo final da entrega de cada período

Procure não acumular muitas entregas no último período, pois nele será
integrada grande parte das entregas

Veja o modelo a seguir:

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Primeiro Segundo Terceiro Quarto


período período período período

tabela de quatro colunas e três linhas, cada coluna organiza-se como:


primeiro período; segundo período; terceiro período; quarto período.

Planos de ação

Toda organização tem objetivos, metas e estratégias. A questão é: como


“fazer acontecer” no dia a dia?

O plano de ação pode ajudar. Trata-se de uma ferramenta de gestão da


qualidade aplicada à padronização de procedimentos. Ele permite o desenho
adequado dos projetos e programas que a organização pretende implementar.

Exemplo: programa de fidelização de clientes.

Formatação

Determinar a metodologia e o modelo a serem utilizados na elaboração de


um projeto constitui parte importante do processo.

É preciso procurar um modelo que contemple todas as informações


necessárias para a etapa do planejamento e que seja de fácil entendimento,
manutenção e operacionalização pelos responsáveis e pelas partes interessadas,
visando ao objetivo maior de alcançar os resultados e de atender a todas as
expectativas do projeto.

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A seguir, apresentamos o modelo do Project Model Canvas, que prioriza a


lógica e o pensar em conjunto.

Figura 3 – Modelo Canvas

Fonte: http://blog.mundopm.com.br/wp-content/uploads/2013/06/pm-canvas.png. Acesso em: 22 jan. 2016.

O objetivo do modelo Canvas é representar de forma visual e em apenas


uma folha, chamada canvas (palavra em inglês que significa “tela”), 13
componentes fundamentais para a composição do plano do projeto.

Há um processo de quatro etapas relativas ao plano: conceber, integrar,


resolver e compartilhar. A seguir, veremos cada uma delas.

Metodologia Canvas

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Figura 4 – Metodologia para a construção do canvas de um projeto

1. Conceber o plano

Nesta etapa, são respondidas estas seis perguntas


fundamentais sobre o projeto: “Por quê?”; “O quê?”;
“Quem?”; “Como?”; “Quando?”; e “Quanto?”.

Essas perguntas são desdobradas em 13 componentes, ou


seções, que compõem o Canvas, conforme demonstrado na
figura 5. A equipe deve trabalhar nessas seções para
buscar respostas completas, concisas e integradas.

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Clique nas seções, que estão separadas por cores para visualizar as
perguntas.

GP PITCH

Figura 5 – As seis perguntas fundamentais e os 13 componentes do Project Model Canvas.

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“Por quê?”

É a pergunta mais importante a ser respondida, pois ajudará a definir os


valores que identificarão todos os envolvidos no projeto.

Justificativa é razão de ser do projeto.

O objetivo do projeto deve ser expresso em formato SMART (específico,


mensurável, alcançável, realista e com tempo determinado).

Benefícios é o potencial do projeto, sob uma perspectiva do valor criado após


a sua implantação.

“O quê?”

São listados os produtos, serviços ou resultados que atenderão às


necessidades reais dos clientes, descritas nas seções anteriores.

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“Quem?”

São listadas todas as partes interessadas que não comporão a equipe do


projeto, podendo ser pessoas ou áreas impactadas.

Nomeiam-se também os membros da equipe do projeto e determinam-se os


seus papéis.

“Como?”

Explica-se a maneira como o projeto será executado.

“Quando?” e “Quanto?”

Os riscos principais são listados, e um cronograma e os custos em alto nível


do projeto são estimados e inseridos no canvas.

O modelo apresenta procedimentos detalhados para o preenchimento de


cada uma das 13 seções baseando-se na técnica SMART.

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2. Integrar o plano

O foco é entender as conexões do modelo. A integração dá


coesão e um maior sentido ao conteúdo das 13 seções e é
conduzida pelo gerente do projeto e pela equipe por meio
de um protocolo de integração em oito passos.

São revisadas sequencialmente as justificativas, assim


como o objetivo, os requisitos, os stakeholders externos, a
equipe, as premissas, as restrições, os riscos e o
cronograma e o orçamento em alto nível, dando um viés
mais dinâmico ao processo de composição do plano do
projeto.

3. Resolver problemas e pendências do plano

É o momento de atacar os pontos de conflito, obter


informações até então não confirmadas e avaliar inúmeros
pontos de fragilidade do projeto. Nesse momento, o valor e
a pertinência do projeto são colocados em discussão, para
que não haja dúvidas de que os benefícios que gerará
justificarão os recursos que serão consumidos para realizá-
lo.

4. Comunicar e compartilhar o plano

Nesta etapa, os envolvidos são comunicados sobre o

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modelo para que o projeto seja adotado e para que haja o


comprometimento necessário para viabilizá-lo. É possível
que ele seja feito com mais formalismo e mais detalhes, se
necessário.

Referências bibliográficas

FINOCCHIO JÚNIOR, José. Project Model Canvas: Gerenciamento de


projetos sem burocracia. Rio Janeiro: Elsevier, 2013.

LÜCK, H. Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e


gestão. Petrópolis: Vozes, 2003.

VARGAS, R. Manual prático do plano de projeto – Utilizando o PMBOOK


Guide. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

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