Índice Remissivo 02 Introdução

Índice Remissivo

04 Como usar este Workbook

Otimização de processos:
07 Os 10 passos para o sucesso!

19 Como manter o foco

no seu objetivo?
Introdução
Introdução
Estamos perante o desafio de produzir mais com
menor custo. A redução de custos, tempo e
desperdícios é um tema comum, hoje, nas indústrias
e organizações.

Um processo eficiente e otimizado irá gerar resultados

ao nível da economia de tempo, aumento de eficiência,
redução de riscos, aumento de produtividade e redução
de custos, conduzindo, consequentemente, a melhores
resultados de negócio. Qualquer processo pode ser
otimizado e o seu impacto pode chegar a poupanças de
milhões de euros anuais.

O conceito de “otimização de processos” diz respeito a

um conjunto de ações que uma organização põe em
prática com a finalidade última de aumentar o
desempenho dos seus processos, na busca de
melhores resultados.

E tudo começa com algo tão simples: estou a trabalhar

de forma eficiente? No meu dia a dia, existem tarefas
com pouco ou nenhum valor acrescentado? Posso fazer
mais com menos?

O pensamento Lean conduz-nos a estas reflexões e

propõe como principais objetivos: eliminar “gorduras”,
diminuir tempos e reduzir desperdícios.

Este workbook pretende ajudar a documentar todos os

passos na melhoria dos processos da sua empresa.

Apresentamos-lhe, de forma estruturada e simples, 10

passos que o ajudarão a caminhar, desde a conceção
da ideia à sua implementação sustentada, no sentido
da otimização do seu processo!

02
“
Lean is a way of thinking,
not a list of things to do.
Shigeo Shingo

03
Como usar este
Como usar este Workbook

workbook

Este documento foi pensado para o ajudar a documentar todos os passos

na melhoria dos processos da sua empresa.
Para tal, sugerimos a seguinte utilização:

04
03 Nas últimas páginas

02
do seu workbook,
encontrará algumas

01
Tome as suas notas estratégias práticas
durante o projeto. que o irão ajudar a
percorrer os 10
passos para o
Antes de avançar
sucesso da otimi-
com o seu plano de
zação de processos
Imprima o seu trabalho, preencha
de forma eficiente!
workbook ou o quadro “Os meus
consulte-o em Objetivos”.
formato digital.

04
Os meus
Os meus objetivos

objeti
A preencher antes de iniciar o seu trabalho no Workbook:

01. Qual o seu objetivo?

vos02. O que é que este objetivo lhe irá permitir atingir?

03. Como vai saber se alcançou o seu objetivo?

Quais serão as evidências?

05
WORKBOOK
ESTRUTURA
WORKBOOK
ETAPA

01. Defina âmbito, orçamento e tempo de implementação

Antes de iniciar qualquer tarefa é fundamental definir de forma clara o problema a resolver.
Depois, dependendo do tipo de projeto, o orçamento e tempo de implementação podem ser igualmente relevantes.
Como indicam as boas práticas, tente fixar 1 ou 2 destes eixos de modo a que seja claro onde terá flexibilidade e liberdade.

Exemplo
Implementação de SPC no laboratório metrológico

BREVE DESCRIÇÃO
Tempo: 3 meses de implementação (auditoria de cliente)
Orçamento: não definido

EXEMPLO
As suas notas:
EXEMPLO
NOTAS PESSOAIS
I. Defina âmbito, orçamento e
tempo de implementação

“
It’s not about ideias. It’s about making ideas happen.
Scott Belsy

OTIMIZAÇÃO
PROCESSOS
06
 WORKBO

07
04
08
:

09
:

10
:

11
12
:

13
:

14
:

15
:

16
:

17
Em resumo
Otimização de processos
01
Defina âmbito, orçamento
e tempo de implementação
02 03 04
Envolva a gestão Faça um branding Envolva toda a equipa
emocional - venda a ideia!

05 06 07
Descreva o estado da arte Brainstorming Desenvolvimento e
(As is) (As to be) validação do piloto

08 09 10
Implementar solução final Apresentação de Monitorização e controlo -
resultados melhoria contínua

10 passos
para o sucesso!
18
Como manter
Como manter o FOCO
no seu objetivo?
o foco no seu
Demasiadas coisas para fazer e pouco tempo
disponível para tal.
Revê-se nesta situação?

objetivo?
A chave para atingir elevados níveis de rendi-
mento pessoal e profissional está no desen-
volvimento de um hábito de gestão eficiente
de tempo/tarefas.

Deixamos algumas estratégias práticas que o

irão ajudar a percorrer os 10 passos para o
sucesso da otimização de processos de forma
eficiente!

19
Estratégias
Estratégias práticas
Estratégias
10 práticas
passos para o sucesso da otimização de processos
Práticas
I. Clarifique o seu objetivo
Antes de começar a trabalhar es-
creva os seus objetivo e defina, de
forma clara, que evidências deve
ter em como os atingiu.
II. Planificação diária
Planifique, por escrito, o seu dia.
Quais as tarefas a executar. Cada
minuto que gasta a planificar pode
poupar-lhe cinco a dez minutos
durante a fase de execução.
III. Regra 80/20
20% das suas atividades serão
responsáveis por 80% dos resulta-
dos. Foque-se naqueles 20% de
tarefas ou atividades.
IV. Priorize
Antes de começar a trabalhar
numa lista de tarefas, priorize-as
de forma ao foco estar nas ativi-
dades mais relevantes.
V. Obedeça à “Lei da
Eficiência Obrigatória”
Há sempre tempo suficiente para
fazer as coisas mais importantes.
Quais são essas coisas?
VI. Preparação prévia
Aprofunde o seu conhecimento em
relação às suas tarefas-chave. A
preparação prévia evita pobres
desempenhos.
VII. Baby steps
Se der um passo de cada vez con-
seguirá realizar as tarefas mais
complicadas e difíceis.
Não se esqueça de planear!
VIII. Exerça pressão sobre si
próprio
Exija de si próprio o cumprimento
das metas nos timings definidos.
IX. Foco atencional de
excelência
Identifique os seus períodos do dia
com maior energia mental e física
e programe as tarefas mais impor-
tantes e exigentes para esses mo-
mentos.
X. Motive-se para a ação
Procure o lado mais positivo de
cada situação. Concentre-se mais
na solução do que no problema.
Seja otimista e construtivo.
20
Em resumo
Em Resumo
Para manter o FOCO
no seu objetivo:

01 02 03 04
CLARIFIQUE O SEU PLANIFICAÇÃO DIÁRIA REGRA 80/20 PRIORIZE
OBJETIVO planifique, por escrito, foque-se nos 20% de tarefas ou priorize as tarefas colocando o
defina os seus objetivos de o seu dia atividades que o levarão a atingir foco nas atividades mais relevant-
forma clara os 80% de resultados es.

05 06 07 08
LEI DA EFICIÊNCIA PREPARAÇÃO PRÉVIA BABY STEPS EXERÇA PRESSÃO
OBRIGATÓRIA aprofunde o seu conhecimento dê pequenos passos de cada SOBRE SI PRÓPRIO
defina quais as tarefas mais em relação às suas tarefas-chave vez controle-se a si próprio
importantes a realizar

09 10 Estratégias
Práticas
FOCO ATENCIONAL MOTIVE-SE PARA A AÇÃO
DE EXCELÊNCIA seja otimista e construtivo
identifique o período do dia com
mais energia mental e física

21
Esperamos que este Workbook o tenha ajudado a estruturar
a implementação do processo de melhoria e que o adapte à
sua realidade, forma de trabalhar e objetivos.
A conclusão de um projeto é apenas uma etapa de um ciclo
contínuo de otimização e aprendizagem: há sempre novos
desafios pela frente!

“
I have not failed.
I've just found 10,000 ways
that won't work.
Thomas Edison

22
Há tecnologias que permitem ajudar no caminho da otimização de processos, nomeadamente
soluções de software para controlo da Qualidade industrial.

O Sistema ACCEPT é uma solução de software para controlo da Qualidade industrial, que
proporciona uma visão global sobre parâmetros críticos e análises estatísticas da Qualidade,
permitindo-lhe reagir prontamente a qualquer evento e otimizar processos, assegurando o
cumprimento de critérios rigorosos.

ANALYTICS REPORTS
Visualização de dashboards Emissão de relatórios parametrizáveis,
parametrizáveis sobre todos manuais ou automáticos, sobre todos
os dados ACCEPT os dados ACCEPT

Controlo dos parâmetros da Monitorização do desempenho Gestão da validação dos

Qualidade ao longo de todo das linhas de produção Sistemas de Medição
o processo produtivo

Controlo estatístico
do processo

Controlo Metrológico Leiria

de Pré -Embalados

Rastreabilidade das Rua dos Costas, Lote 19, Loja 74, R/C
amostras laboratoriais 2415-567 Leiria
Tel.: +351 244 822 912
Fax: +351 244 812 901

Coimbra

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de Coimbra, 3040-540 Antanhol (Coimbra)
Tel.: +351 239 244 502
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