REGISTRO INFORMATIZADO DE EMPREGADOS Para efetuar o registro de empregados, em observncia s exigncias legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas podero

adotar sistema informatizado que utilize meio magntico ou tico. EXIGNCIAS Os registros de empregados, devidamente atualizados, devero obedecer numerao seqencial, por estabelecimento. O empregador poder utilizar controle nico e centralizado dos documentos sujeitos Inspeo do Trabalho exceo do registro de empregados do registro de horrio de trabalho e do Livro de Inspeo do Trabalho, que devero permanecer em cada estabelecimento. PRAZO DE EXIBIO A exibio dos documentos passveis de centralizao dever ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias segundo determinao do Agente da Inspeo do Trabalho. MDULOS OBRIGATRIOS DO SISTEMA DE CONTROLE O sistema informatizado, conter no mnimo 6 (seis) mdulos assim constitudos: I - registro de empregados com os seguintes dados: a) identificao do empregado com nome completo, filiao data e local de nascimento, sexo, endereo completo, nmero no Cadastro de Pessoa Fsica - CPF, nmero, data e local de emisso da Carteira de Identidade e nmero, srie e data de expedio da Carteira do Trabalho e Previdncia Social - CTPS; b) data de admisso e de desligamento; c) cargo e funo; d) nmero de identificao e data de cadastramento no Programa de Integrao Social PIS, ou no Programa de Formao do Patrimnio do Servio Pblico - PASEP; e) registro de acidente no trabalho ou doena profissional, quando de sua ocorrncia; f) grau de instruo e habilitao profissional com especificao do registro no Conselho Regional, quando for o caso. II - valor da remunerao e sua forma de pagamento incluindo gratificaes adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei acordo ou conveno coletiva.

III - local e jornada de trabalho. IV - registro dos descansos obrigatrios na jornada diria semanal e anual. V - afastamentos legais VI - informaes sobre segurana e sade do trabalhador, sobretudo as referentes a: a) participao na Comisso Interna de Preveno de Acidentes - CIPA; b) data do ltimo exame mdico peridico; c ) treinamento previsto nas normas regulamentadoras. No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, alm das informaes constantes no inciso I, alnea "a" acima, devero constar as relativas ao nmero e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, nmero, srie e data de expedio e validade da Carteira de Trabalho e Previdncia Social. O histrico dos registros nos mdulos de informaes observar as especificaes contidas no Anexo I da Portaria MTb 1121/95. Para obter o download do Anexo I referido, clique nos links abaixo: Anexo 01 parte 01 Anexo 01 parte 02 GARANTIA DAS INFORMAES O empregador que optar pelo sistema informatizado garantir a segurana, inviolabilidade, manuteno e conservao das informaes, se obrigando a: I - manter registro individual em relao a cada empregado; II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificaes ou averbaes, quando for o caso; III - adotar sistema de duplicao de arquivos e conserv-los em local diferente como preveno ocorrncia de sinistros; IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalizao trabalhista, atravs da tela impresso de relatrio ou meio magntico s informaes contidas nos mdulos. O sistema dever conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalizao trabalhista.

MEMORIAL DESCRITIVO Para os fins da fiscalizao trabalhista, a empresa dever manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando: I - as instalaes do CPD; II - a localizao dos estabelecimentos da empresa; III - a descrio do ambiente computacional informando: a) equipamentos utilizados; b) sistema gerenciador de rede; c) sistema gerenciador de banco de dados; d) linguagem de programao de hardware e software. IV - a indicao de autoria do sistema, se prprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliao da durabilidade, segurana e capacidade do sistema, bem como a especificao das garantias contra sinistro. A empresa depositar, obrigatoriamente, cpia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou rgo autorizado pelo Ministrio do Trabalho. Os Agentes da Inspeo do Trabalho podero solicitar, quando necessrio, o concurso de especialista em informtica para avaliar as condies operacionais e tcnicas do sistema. ACESSO DO SISTEMA FISCALIZAO O sistema dever possibilitar fiscalizao o acesso a todas as informaes e dados dos ltimos 12 (doze) meses no mnimo, ficando a critrio de cada empresa estabelecer o perodo mximo, de acordo com a capacidade de suas instalaes. As informaes anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeo do Trabalho, podero ser apresentadas via terminal de vdeo ou relatrio impresso ou por meio magntico no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitao. O sistema poder ser operado em instalaes prprias ou de terceiros, caso em que a rede dever ser acionada por terminais na empresa fiscalizada. Toda sada via tela dever permitir a consolidao das informaes atravs de relatrio impresso ou meio magntico.

As informaes e relatrios, consolidados ou no, devero conter data e hora do lanamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificao do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos. Base: Portaria MTb 1.121 de 08/11/1995
Portaria N 1.121, de 8 de Novembro de 1995
Dispe sobre a informatizao do registro de empregados e demais dados relativos ao contrato de trabalho.

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO usando das atribuies que lhe confere o art. 913 da Consolidao das Leis do Trabalho; considerando o disposto nos arts. 29, 41 e 74 da CLT, com as alteraes da Lei n 7.855, de 24 de outubro de 1989; considerando a convenincia e necessidade da utilizao dos recursos da informtica para simplificar os controles, formalidades e obrigaes das empresas, relativas ao contrato de trabalho, RESOLVE: Art. 1 Para efetuar o registro de empregados, em observncia s exigncias legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas podero adotar sistema informatizado que utilize meio magntico ou tico. Art. 2 Os registros de empregados, devidamente atualizados, devero obedecer numerao seqencial, por estabelecimento. Art. 3 O empregador poder utilizar controle nico e centralizado dos documentos sujeitos Inspeo do Trabalho exceo do registro de empregados do registro de horrio de trabalho e do Livro de Inspeo do Trabalho, que devero permanecer em cada estabelecimento. 1 A exibio dos documentos passveis de centralizao dever ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias segundo determinao do Agente da Inspeo do Trabalho. 2 O controle nico e centralizado dos documentos, referido no caput deste artigo, no que concerne ao registro de empregados, diz respeito apenas ao termo inicial do registro necessrio configurao do vnculo de emprego, aplicando-se s suas continuaes o disposto no pargrafo anterior. Art. 4 O sistema informatizado, previsto nesta Portaria, conter no mnimo 6 (seis) mdulos assim constitudos: I - registro de empregados com os seguintes dados:

a) identificao do empregado com nome completo, filiao data e local de nascimento, sexo, endereo completo, nmero no Cadastro de Pessoa Fsica - CPF, nmero, data e local de emisso da Carteira de Identidade e nmero, srie e data de expedio da Carteira do Trabalho e Previdncia Social - CTPS; b) data de admisso e de desligamento; c) cargo e funo; d) nmero de identificao e data de cadastramento no Programa de Integrao Social PIS, ou no Programa de Formao do Patrimnio do Servio Pblico - PASEP; e) registro de acidente no trabalho ou doena profissional, quando de sua ocorrncia; f) grau de instruo e habilitao profissional com especificao do registro no Conselho Regional, quando for o caso. II - valor da remunerao e sua forma de pagamento incluindo gratificaes adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei acordo ou conveno coletiva. III - local e jornada de trabalho. IV - registro dos descansos obrigatrios na jornada diria semanal e anual. V - afastamentos legais VI - informaes sobre segurana e sade do trabalhador, sobretudo as referentes a: a) participao na Comisso Interna de Preveno de Acidentes - CIPA; b) data do ltimo exame mdico peridico; c ) treinamento previsto nas normas regulamentadoras. Pargrafo nico. No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, alm das informaes constantes no inciso I, alnea "a", do presente artigo, devero constar as relativas ao nmero e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, nmero, srie e data de expedio e validade da Carteira de Trabalho e Previdncia Social. Art. 5 O histrico dos registros nos mdulos de informaes observar as especificaes contidas no Anexo I da presente Portaria. Art. 6 O empregador que optar pelo sistema informatizado previsto nesta Portaria garantir a segurana, inviolabilidade, manuteno e conservao das informaes, se obrigando a: I - manter registro individual em relao a cada empregado;

II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificaes ou averbaes, quando for o caso; III - adotar sistema de duplicao de arquivos e conserv-los em local diferente como preveno ocorrncia de sinistros; IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalizao trabalhista, atravs da tela impresso de relatrio ou meio magntico s informaes contidas nos mdulos. Pargrafo nico. O sistema dever conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalizao trabalhista. Art. 7 Para os fins da fiscalizao trabalhista, a empresa dever manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando: I - as instalaes do CPD; II - a localizao dos estabelecimentos da empresa; III - a descrio do ambiente computacional informando: a) equipamentos utilizados; b) sistema gerenciador de rede; c) sistema gerenciador de banco de dados; d) linguagem de programao de hardware e software. IV - a indicao de autoria do sistema, se prprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliao da durabilidade, segurana e capacidade do sistema, bem como a especificao das garantias contra sinistro. 1 A empresa depositar, obrigatoriamente, cpia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou rgo autorizado pelo Ministrio do Trabalho. 2 Os Agentes da Inspeo do Trabalho podero solicitar, quando necessrio, o concurso de especialista em informtica para avaliar as condies operacionais e tcnicas do sistema. Art. 8 O sistema dever possibilitar fiscalizao o acesso a todas as informaes e dados dos ltimos 12 (doze) meses no mnimo, ficando a critrio de cada empresa estabelecer o perodo mximo, de acordo com a capacidade de suas instalaes. Pargrafo nico. As informaes anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeo do Trabalho, podero ser apresentadas via terminal de vdeo ou

relatrio impresso ou por meio magntico no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitao. Art. 9 O sistema poder ser operado em instalaes prprias ou de terceiros, caso em que a rede dever ser acionada por terminais na empresa fiscalizada. 1 Toda sada via tela dever permitir a consolidao das informaes atravs de relatrio impresso ou meio magntico. 2 As informaes e relatrios, consolidados ou no, devero conter data e hora do lanamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificao do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos. Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. Art. 11. Revogam-se as disposies em contrrio especialmente o Captulo II da PortariaMTb n 3.626, de 13 de novembro de 1991.

PAULO PAIVA