PDDE PAULISTA PRESTACAO DE CONTAS RECURSOS REPASSADOS EM 2019 - UTILIZADOS DURANTE 0 EXERCICIO 2020 Prezados, Tendo em vista 0 exiguo prazo para prestagdo de contas dos recursos recebidos polas AssociacGes de Pais e Mestres (APMs) pelo Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) Paulista € cientes de duvidas que surgiram e persistem mesmo com os manuais ericaminhados pela Secretaria de Educagao e Diretoria de Ensino preparamos este material na tentativa de sané-las. Ademais as duvidas, notamos durante verificagdo das prestagdes de contas jé inseridas no Sistema SED pontos a serem observados quando os documentos digitalizados sdo inseridos como documentos faltantes, baixa qualidade da digitalizagZo ou formato do arquivo inserido, estes pontos também serdo tratados no presente material 1, O que significa a aba “Valores ressarcidos na Conta” na aba de “Receita”? A aba “Valores ressarcidos na Conta” substitui 0 campo “Recursos proprios" presente na prestagio de contas do programa PDE Federal 2. Qual data devo colocar ao incluir os rendimentos? Como os rendimentos estao sendo incluidos no presente exercicio recomendamos que a data seja 31/12/2020 uma vez que inclui o total do ano de 2020. 3. Onde esta o campo para digitar os valores dos itens para cada fornecedor? Na prestago de contas do programa PODE Paulista foi retirada a funcionalidade para digitagao dos valores dos itens individuais para cada fornecedor pesquisado (como na verba do PDDE Federal), para isso foi implantado a necessidade de anexar 0 orgamento de cada fornecedor emitido pelas empresas pesquisadas. 4, Qual a diferenga entre orgamento e pesquisa prévia (PP)? Orgamento é 0 documento emitido pela empresa pesquisada, em folha propria com a descrigao dos produtosiservigos adquiridosfexecutados com os respectivos valores. ‘A Pesquisa prévia a que o sistema se refere é a consolidago gerada pelo proprio sistema com 08 valores inseridos para cada fornecedor no campo “Pesquisa prévia”. 5. Onde serdo inseridos os documentos digitalizados dos orgamentos e da pesquisa prévia? Apés a incluso da nota fiscal € os itens adquiridos ou servigos realizados, os fornecedores ‘onde a escola pesquisou os produtos’servigos serdo incluidos na janela “Pesquisa Prévia” (que pode ser aberto clicando no icone &* na sétima coluna). Para cada fornecedor pesquisado é necessério inserir 0 seu respectivo orcamento.6. Existem dois campos com o mesmo nome “Pesquisa prévia”, qual faz 0 q 0 primeira campo com o nome de “Pesquisa prévia” com icone «&* é onde a escola iréinserir 08 fornecedores pesquisados previamente a compra, o segundo campo com icone f onde a escola ira emitir 0 consolidado das pesquisas para impressao, assinatura e digitalizagio posteriormente incluso no campo “Uploadi/Download PP” (veja imagem na pergunta de numero 5). 7. Digitei os forecedores no primeiro campo “Pesquisa prévia”, gerei o consolidado, imprimi e coletei as assinaturas, o que fago agora? Apés a coleta de assinaturas no consolidado de pesquisa prévia a escola ira digitalizar o documento, clicar nc ne 4 no campo “Upload/Download PP" e fazer 0 upload do arquivo. AApés clicar no icone + a tela acima abrir, cicar em “Browse...” para selecionar 0 arquivo digitalzado e em seguida no botdo “Salvar". 8. Fiza compra pela internet e nao tenho orgamento das empresas, 0 que posso usar no lugar? ‘As compras via internet so permitidas com as verbas do PPDE Paulista conforme Comunicado Conjunto COFI / Subsecretaria niimero 54/2020, nestes casos o print das telas dos sites onde © prego do produto foi pesquisado podera servir de orgamento. 9. Nao tenho os orgamentos por escrito emitido pelas empresas que pesquisei, o que fazer? Caso a escola nao tenha os orgamentos das empresas sugerimos que se justifique a auséncia ou inclua um consolidado com os valores dos itens. 10. Existe algum modelo de justificativa neste caso? Nao existe modelo oficial de justificativa para casos como este, sugerimos que a justificativa seja de forma sucinta e clara, com a assinatura do diretor da escola e do diretor executivo da APM, ‘Abaixo encontra-se um exemplo que poderd ser usado, lembrando que embora trouxemos este exemplo, ndo garantimos que seja aceito pelo conferente nem o recomendamos uma vez que ele nao substitui o orgamento emitido pela empresa pesquisadaNome da Escola Enaoreco Tovtone’ émai GOVERNO DO ESTADO DE skO PAULO, SECRETARIADE ESTADODA EDUCAGAO (PODEPALUSTA 2020) JUSIIFICATIVA Justices para os dvids ms que os rgamentoseferantes anus dos wottossvgs contre consanaettga Nate Fiscal araaalzados aves conta telef6nico lou pesquianawed Fimamos nosso compiamisso pale 9 wwercioo de 2021 de realuar os vgamentos telerentes & aquisian de matenasproditos e centalagoes para resto de seragas em documenta dkcaluadopara comprovagdo dus mesa So Jost do Rio Peto, 1 de Derembeo de 2020 11. Prefiro nao fazer a justificativa, posso fazer eu mesmo um consolidado? Sim, caso a escola prefira podera incluir um consolidado feito por ela prépria ainda assim justificando a auséncia dos orgamentos. ‘Abaixo encontra-se um exemplo que podera ser usado, lembrando que embora trouxemos este exemplo, ndo garantimos que seja aceito pelo conferente nem o recomendamos uma vez que ele nao substitui o orgamento emitido pela empresa pesquisada ‘SEOMTARIA DE ESTADO DA EOUCACAD oscricio oormen _ |ronmecimen|auasmoaoe| AMS | WeAat | yAtitle| YeAR® [ute | ARE 7 he [rs === SES Ha [a sesvonsiveconianesquiss [ROME — 12, Fiza justificativa ou consolidado, devo incluir este documento para os trés fornecedores? Sim, caso a escola faga uma justificativa ou consolidado o mesmo arquivo devera ser incluido para os trés fornecedores. 0 sistema néo iré mostrar a prestagao de contas como completa até que todos os arquivos estejam anexados.14, 15. 16, 7. 18. 19, digitei os rendimentos mas digitei quase todas as notas fiscai diz que o valor é maior que 0 que esta disponivel para gasto, fazer? 0 sistema subtrai do valor repassado os valores de cada nota fiscal inserida, caso a verba tenha sido utilizada completamente, ou seja, as contas bancarias esto zeradas (0 que inclui o valor dos rendimentos) o sistema ir apresentar este erro. Para soluciona-lo basta voltar ao campo de rendimentos, incluir o valor distribuido em custefo capilal e inserir a nota novamente. a iltima nota o sistema i toda a verba, o que ‘Quando for digitalizar a nota deverd estar assinada e carimbada? ‘Sim, antes de digitalizar verifique se todos que deveriam assinar a nota a assinaram, se ela esté quitada pelo fornecedor ¢ se consta os dizeres que indicam a verba utilizada. 0 que devo digitalizar junto com a nota fiscal? Ao digitalizar a nota fiscal devergo ser digitalizados no mesmo arquivo além da prépria nota, 0 Comprovante de pagamento e, caso haja, justificativas, quias de recolhimento de impostos ou as declaragdes para a nao retengaio. A pesquisa de regularidade do CNPJ da empresa que me vendeu os bens ou me prestou serviga deve ser digitalizada junto com a nota fiscal? Sim, ‘A nota fiscal que vou prestar contas tinha imposto a ser pago mas por um descuido nao Paguei com a verba recebida, quando percebemos pagamos com recursos proprios, mesmo assim tenho que colocar o comprovante de pagamento do imposto junto com a nota fiscal? Sim. A APM é uma entidade privada sem fins lucrativos que deve estar em dia com suas obrigagdes fiscais ¢ tributarias, a guia é um comprovante que a entidade cumpriu com seu Papel fiscal mesmo que com recursos prdprios, neste caso especifico recomendamos que seja anotado na guia do imposto € no comprovante de pagamento que ele se deu com recursos préprios. Fiz uma compra pela internet e 0 pagamento foi realizado antes da emissio da nota fiscal, vou ter problemas? Conforme Comunicado Conjunto COFI / Subsecretaria numero 54/2020 as compras pela internet so permitidas com os recursos repassados no programa PDDE Paulista Recomendamos que seja anotado na nota fiscal ou comprovante de pagamento que a compra se deu por esta modalidade. ATENGAO! As compras pela internet nao so permitida federais. jos programas PDDE Comprei no site do Magazine Luiza, o boleto que paguei estava em nome do Magazine mas nota que recebi veio com nome de outra empresa, por qué? ‘A meioria das empresas de comércio eletrOnico implantaram o sistema de marketplace, ou seja, elas fornecem a infraestrutura de informacgo para outras empresas venderem os seus Produtos, por este motivo a cobranga se dé em nome de uma empresa e a nota fiscal 6 emitida or outra. Nestes casos ¢ interessante que seja impresso a pagina do produto indicando que compra fol realizada em um site que tem essa caracteristica,etfs ola] BS sa Mini Projetor Led Portatil Betec - Smart Android Wifi - 1800 Lumens - HD Nativo - Bluetooth BT836A - Betec Brasil 1 882 eS . w1.t69.00 EES oY a Acima vemos um exemplo de um produto que, embora estejamos comprando no site do Magazine Luiza ele é vendido peta empresa Betec Brasil 20. Fiz uma compra no fim de dezembro mas paguei s6 agora em janeiro, devo colocar esta nota fiscal na prestagao de contas? Nao, conforme e-mail encaminhado pela Diretoria de Ensino, as notas fiscais que forem pagas no exercicio de 2021 entrardo na prestagao de contas do exercicio de 2021 mesmo que tena sido emitidas em 2020. Tome muito cuidado com notas fiscais de servigos realizados em dezembro e pagas desta forma, caso vocé tenha que pagar ou reter impostos delas e no faca, até a prestactio de contas ser conferida no préximo exercicio o valor da multa acumulada padera ser alto. 21. Qual formato de arquivo devo usar quando for digitalizar os documentos? Embora nao haja uma determinagao oficial da SEDUC, recomendamos fortemente que os arquivos sejam inseridos em formato PDF, mesmo que vocé digitalize todos os documentos salve em um arquivo do Word por exemplo, no hé como garantir que consigam abri-los depois. izei os documentos mas a qualidade nao ficou boa, posso incluir mesmo assim? Poder pode, mas lembramos que a conferéncia poderé ser realizada totalmente por meio digital, ou seja, sem 0 processo em maos, caso a qualidade esteja muito ruim a prestagao poderd ser reprovada, 23. 0 que vocés veem como ‘ma qualidade"? Vejamos os exemplos abaixo. A-esquerda ty da linha vermelha hé uma digitalizago que vemos como de baixa qualidade, a imagem foi capturada apenas em preto e branco com baixa resolugdo, por este motivo algumas palavras menores ficarao ilegiveis. Jaa imagem a direita Zp da linha vermelha ha uma digitalizagio que vemos como de boa qualidade, capturada em cores @ com boa resolugéo.PM DE MAGDA NOTAPSCAL DE SERVICOS ELETRONK 24. Como reprogramo o saldo restante? Caso a escola tenha saldo 0 mesmo devera ser reprogramado para uso em 2021, para isso na aba “Saldo” clicar nos valores a reprogramar e clicar no botdo “Reprogramar saldo”. Também é possivel retornar o saldo reprogramado caso necessério. 25. O que fazer na aba “Documentos assinados”? A escola deveré imprimir e assinar os documentos gerados palo sistema como o “Demonstrativo de execugao de receita e despesa”, a “Relacdo de bens’ e “Termo de doagao”, digitalizé-los @ anexar a sua respectiva linha. “Ata de destinagéo dos recursos” e “Parecer do conselho fiscal’, documentos feitos pela APM deverdo ser digitalizados e incluidos em sua respectiva linha.26. Como vou encaminhar o “Demonstrativo de execucao de receita e despesa” assinado com © status “Aguardando avaliagéo” sendo que o sistema nao me deixa enviar a prestagao de contas? A SEDUC esta ciente desta impossibilidade, caso a escola jé tenha finalizado a prestagao e prefira j4 encaminhar para aprovagdo a orientagdo é de que imprima com o status “Em andamento”, colete as assinaturas ¢ inclua o documento desta forma. Apos o enviar a prestagdo de contas para aprovagéo 2 escola imprime novamente o demonstrative, agora com o status “Aguardando avaliagdo”, coleta as assinaturas @ o anexa a0 rocesso fisico. 27. Como envio a minha prestagao de contas para aprovagao? Depois de inserir os rendimentos e todas as notas fiscals 0 campo “Saldo” daverd estar zerado, para enviar a prestagdo de contas para aprovacdo basta clicar em “Enviar Prestacio de Contas para Aprovagao", mas atengao, caso a verb nao tenha sido uliizada em sua totalidade $6 é Possivel enviar para aprovagdo apés reprogramar o saldo restante (veja pergunta de numero 24). 28. Posso passar minha senha do sistema para outros digitarem a prestagéo de contas, 0 contador por exemplo? A senha é pessoal e delegar 0 uso dela ¢ do sistema é uma decisdo pessoal. Gostariamos que tivesse em mente que a responsabilidade pela prestagao de contas nio é transferivel e que 0 funcionério detentor da senha @ o responsdvel pelos dados inseridos no sistema, bem como Com a exatidéo da prestagao de contas podendo ser responsabilizado administrativamente por ela 29, A minha escola paga o servigo de um contador mas estou com diivida com a orientacao que ele me passou, posso ligar na Diretoria? Sim! A Diretoria esté disponivel para sanar as duvidas que surgirem tanto por e-mail quanto 10s telefones oficiais.