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Ufs – Universidade Federal de Sergipe

CCET - Centro de Ciências Exatas e Tecnologia

Curso de Ciência da Computação
Disciplina: Análise e Projeto de Sistemas I
Professor: Alberto Costa Neto

Integrantes: Max Ricardo

Thiago Alves Costa
Rômulo Augusto

GERÊNCIA DE
PROJETOS
COM O MS-PROJECT

Aracaju
7 DE MARÇO DE 2002
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SUMÁRIO

CONCEITOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS................................................................................. 2

O PROJETO E SEU AMBIENTE...................................................................................................................... 2
O que é um Projeto? ...................................................................................................................................... 2
MS-Project e Projeto como Execução versus Projeto como Plano ............................................................... 3
PARTES DO PROJETO..................................................................................................................................... 3
Tarefas ........................................................................................................................................................... 3
Marcos ........................................................................................................................................................... 3
Recursos......................................................................................................................................................... 3
CRIANDO UM PROJETO – VISÃO GERAL .............................................................................................................. 4
Visualizar e Delimitar Partes do Projeto Através de Gráficos...................................................................... 4
O QUE É GERENCIAMENTO? ................................................................................................................................ 4
NECESSIDADE DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS .............................................................................................. 5
POR QUE AUTOMATIZAR PROJETOS ...................................................................................................................... 5
USANDO O MS-PROJECT ..................................................................................................................................... 6
GERENCIAMENTO DE TAREFAS .................................................................................................................. 8
TRABALHANDO COM AS TAREFAS DO PROJETO (EXEMPLO PRÁTICO) ................................................................. 9
Passos para Inserção de Tarefas ................................................................................................................... 9
Trabalhando com Tarefas.............................................................................................................................. 9
Movendo Tarefas ........................................................................................................................................... 9
Excluindo tarefas ......................................................................................................................................... 10
Inserindo Marcos......................................................................................................................................... 10
Vinculando Tarefas...................................................................................................................................... 10
Vinculando Tarefas...................................................................................................................................... 11
Tipos de Relações entre Tarefas .................................................................................................................. 11
Tipos de Relações: ....................................................................................................................................... 11
Especificando as Relações entre Tarefas..................................................................................................... 12
Outra Forma de Especificação .................................................................................................................... 13
Tarefas Resumidas....................................................................................................................................... 13
GERENCIAMENTO DE RECURSOS ............................................................................................................. 15
TIPOS DE RECURSOS .......................................................................................................................................... 15
MANIPULANDO RECURSOS COM O MS-PROJECT ................................................................................................ 16
GERENCIAMENTO DE CUSTOS ................................................................................................................... 19

GRÁFICOS.......................................................................................................................................................... 23
GRÁFICO DE GANTT ..................................................................................................................................... 23
DIAGRAMA DE REDE (PERT/CPM)............................................................................................................ 24
EXEMPLO DE DEFINIÇÃO DE TAREFAS NUM DIAGRAMA PERT/CPM NO MS-PROJECT ....................................... 26
Inserindo Informações sobre Tarefas .......................................................................................................... 27
CALENDÁRIO.................................................................................................................................................... 27
TRABALHANDO COM O CAMINHO CRÍTICO ........................................................................................................ 28
CAMINHO CRITICO ............................................................................................................................................ 29
Ultrapassando o Caminho Crítico............................................................................................................... 30
CONCLUSÃO ..................................................................................................................................................... 31

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................................. 32
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INTRODUÇÃO
Este é um trabalho cujo objetivo é apresentar o aplicativo Microsoft Project como
abordagem prática sobre os conceitos da Gerência de Projetos. Como o MS-Project
abrange conceitos relativos às as etapas de planejamento, gerenciamento de
projetos e ferramentas gráficas de auxílio (diagramas PERT e Gantt), é interessante
conhecermos ferramentas que auxiliem nesse processo. O MS-Project é uma
ferramenta auxiliada por computador que tem por finalidade facilitar e dar melhor
visão e objetividade no trabalho de traçar o projeto e acompanhá-lo.
Neste trabalho serão abordados:
O que é um projeto?
O que é Planejamento?
O que é Gerenciamento?
Para que Gerenciar?
O uso do MS-Project na Gerência de um Projeto
Este último será visto em maior detalhe, este trabalho ter por objetivo dar ênfase
ao uso dessa ferramenta. O MS-Project nada mais é que uma ferramenta para se
realizar o traçado e acompanhamento de um projeto genérico.
Então, estudaremos como são manipulados as opções e dados no aplicativo que
dão forma a um projeto. Veremos também de que forma ele pode ser manipulado e
o acompanhamento necessário a esse projeto, à medida que é executado.
Não veremos com grande profundidade pormenores do aplicativo em si, tendo em
vista este trabalho ter um cunho mais introdutório ao aplicativo e centrando seu
enfoque no estudo conceitual na Gerência de Projetos. Entretanto, este trabalho fará
um apanhado do que for essencialmente útil para a aplicação da ferramenta ao tema
da disciplina. Para maior aprofundamento, ver bibliografia.
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Conceitos de Gerenciamento de Projetos

O PROJETO E SEU AMBIENTE

O que é um Projeto?

No sentido amplo da palavra “projeto”, temos os seguintes significados:

- Definição do Dicionário: O que se tem a intenção de fazer; plano de realizar
qualquer coisa
- Definição Administrativa: Reunião de esforços para se atingir objetivos pré-
determinados com comprometimento de prazos e recursos pré-estabelecidos
- Do latim: Ação de lançar = ProjicereÆ ProjetarÆ Projeto
Detalhando mais o conceito de projeto, visando maior exatidão em sua
abrangência, vem essas duas definições, das quais partimos para melhor defini-lo:
De acordo com Casarotto “define-se projeto como um conjunto de atividades
interdisciplinares, interdependentes, finitas e não repetitivas. Elas visam a um
objetivo com cronograma e orçamento preestabelecido”.
Para Valeriano projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas de
forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos
necessários para, em um dado prazo, alcançar um objetivo determinado.
Assim, por definição, teríamos que um projeto é um conjunto de atividades inter-
relacionadas, destinadas a atingir um objetivo (escopo), com determinada qualidade,
através da utilização de pessoas, equipamentos ou materiais (recursos), com datas
de início e fim bem definidas (tempo).
Projeto é:
- Escopo
- Recursos
- Tempo
No contexto de um projeto, o fim é mais importante que o seu início ou seu
desenvolvimento, pois nele se encontra a meta. O maior problema enfrentado por
projetos é o tempo. Atrasos ou aumento de custos momentâneos ou localizados
durante o andamento do projeto não são críticos, desde que as metas finais sejam
mantidas. A qualidade do projeto é, mormente, avaliada pelo resultado final, tanto de
eficácia e qualidade quanto de pontualidade de prazos, e este resultado devem ser
mantidos. Um cronograma, portanto, deve ser traçado.
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Um projeto pode ser dividido em quatro fases bem definidas, a saber:

Estabelecimento o objetivo do projeto
Criação do plano do projeto (a partir deste ponto, começa o trabalho a partir
do plano de projeto).
Controle e gerenciamento de projeto
Finalização do projeto

MS-Project e Projeto como Execução versus Projeto como Plano

O MS-Project é uma ferramenta de auxílio que abrange essas de execução do
projeto, servindo tanto para traçar o plano de projeto quanto para acompanhá-lo
(gerenciá-lo), neste caso permitindo acompanhar o plano e trabalho real, à medida
que suas fases vão sendo concluídas.

PARTES DO PROJETO

Para o MS-Project um projeto típico possui três componentes básicos que

definirão as suas fases:
- Tarefas;
- Marcos;
- Recursos.

Tarefas
As etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As
tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto.
Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras
podem ocorrer paralelamente.

Marcos
Um marco representa um evento ou condição que marca ou delimita a execução
de um grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando é
completado um grupo de tarefas relacionadas, é alcançado um marco do projeto.

Recursos
Para executar uma tarefa, você precisa de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa
(materiais). Deve-se levar em conta a disponibilidade dos recursos, pois eles
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normalmente estão disponíveis em alguns horários ou dias. Não se pode deixar de

dar relevância num projeto às variáveis tais como programação de férias, duração da
jornada de trabalho e acesso a prédios e equipamentos.
Importante também é definir os custos dos recursos. Cada tarefa terá conjunto de
recursos associados, e cada recurso terá um custo, também associado. Pelo calculo
da fórmula do cronograma de recursos o MS-Project utilizará o custo do recurso
associado à tarefa para definir o custo da tarefa.

Criando um Projeto – Visão Geral

Podemos enumerar a criação de um projeto no MS-Project pelos seguintes
passos:
- Delimitar início e fim do projeto;
- Dividir o projeto em tarefas bem definidas (agrupando-as em tarefas e
subtarefas, caso necessário);
- Definir vínculos de dependência entre as tarefas;
- Atribuir recursos às tarefas;
- Definir as propriedades dos recursos (disponibilidade de horários, custos).
Opcionalmente, redefinir prazos das tarefas, dada a viabilidade de recursos e da
criação da estrutura de vínculos.

Visualizar e Delimitar Partes do Projeto Através de Gráficos

Numa fase posterior à da criação, teremos uma fase de acompanhamento do
projeto. Nela, pode-se verificar o andamento das tarefas em relação às estimativas
feitas, visualizar andamento de tarefas críticas, redefinir tarefas, recursos e mesmo
prazos (o que é pouco aplicável). Pode-se visualizar o projeto, fazendo quaisquer
comparações em geral (linha de base versus linha de tempo real)

O que é Gerenciamento?
Segundo DINSMORE, (Paul Campbell - 1992), a Gerência de Projetos é o estudo
da coordenação de pessoas, materiais, equipamentos e técnicas indispensáveis
para o alcance do êxito de empreendimentos que possuam início e objetivos
definidos, sempre que possível aliando os parâmetros mensuráveis de custo, tempo,
risco e qualidade.
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Necessidade do Gerenciamento de Projetos

A grande maioria dos projetos envolve várias pessoas e empresas, assim como
as mais diversas tecnologias; por isso uma única pessoa não pode possuir todo
conhecimento necessário para viabilizar um projeto. A função do Gerente de
Projetos é justamente coordenar o trabalho das diversas partes envolvidas no
processo.
Se não existir a figura do gerente de projetos para fazer o planejamento e a
administração dos possíveis conflitos, a tendência é que a organização envolvida no
processo perca sua harmonia, descoordenando-se. Um dos maiores problemas é
tanto perda de prazos como de orçamentos.
Devido à complexidade dos projetos, à interdependência entre participantes e a
margens em geral cada vez mais reduzidas devido à concorrência, é necessário ter
a visão do projeto como um todo e coordenar esforços interdisciplinares, para
administrar dirigindo para um fim, que é o objetivo do projeto.
Projetos têm magnitude muito variável, possuindo desde curtos prazos e uma
dezena de tarefas até projetos detalhados, complexos e extensos, que envolvam
muitos materiais e pessoas. O objetivo do projeto, em qualquer dos casos, é traçar o
caminho ideal para perfazê-lo.

Por que automatizar projetos

Algumas coisas devem estar claras na gerência de projetos:

1. Algumas das ferramentas de modelagem envolvem gráficos;

portanto, eles devem ser elaborados por alguém.

2. Modelos tornam-se imensos e precisam ser refeitos. Isto envolve

muito trabalho.

3. Os modelos se inter-relacionam; portanto, devem ser possível

elaborá-los conjuntamente.

Portanto, é de grande auxílio uma ferramenta que permita automatizar a

Gerência de Projetos. Ferramentas computadorizadas para gerenciar projetos têm
as seguintes habilidades:

• Especificar custos;

• Agendar tarefas e modificar datas-limite;

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• Fornecer relatórios;

• Interligar-se com outros programas;

• Verificar performance do projeto em relação à performance estimada.

Para projetos de pequeno e médio porte, o gerenciamento automatizado no PC é

adequado. Dentre as ferramentas mais comuns para PC estão: Microsoft Project,
ABT’s Project Workbench, CA SuperProject e Digital Tools’ AutoPlan II.
Para grandes projetos, é requerido maior poder de computação.
Em geral, grandes organizações integram planos de projetos individuais em
agregados de modelos e orçamentos; então é importante que todos usem um
ambiente de modelagem computadorizado, em PC ou compartilhado em mainframe.

Usando o MS-Project
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas e o gerente de projetos deve
poder controlar todos os estágios do projeto desde o planejamento até a conclusão e
a criação de relatórios para análise. O MS-Project vem preencher este espaço
atuando como ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga planejar,
organizar, controlar, coordenar e comandar de forma rápida e eficiente.
Para Casarotto, “um sistema de informações a projetos deve possuir as seguintes
características básicas”:
Interligação das informações da WBS, PERT/CPM, cronograma e orçamentos, de
modo que a alteração de determinada informação por meio de uma das ferramentas
citadas seja mantida também nas demais.
Sumarização das informações do nível operacional para os níveis superiores,
gerando relatórios de controle com detalhamento compatível com os níveis de
decisão a que se destinam.
Armazenamento das informações referentes aos documentos do projeto.
O MS-Project é uma ferramenta de planejamento e organização para gerentes de
projetos. Esse aplicativo possui numeras ferramentas de uso fácil, mas também
possui inúmeras ferramentas para ajudá-lo nas suas tarefas complexas. O MS-
Project é uma ferramenta de planejamento para:
- Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;
- Agendar metas que devem ser alcançadas;
- Agendar as tarefas nas seqüências corretas;
- Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los;
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- Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento;

- Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e
fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS-Project pode ajudá-lo em:
- Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para
verificar se tudo está dentro do orçamento e tempo;
- Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas;
- Testar diversos cenários antes de mudar o plano;
- Comunicar automaticamente aos afetados pelas mudanças feitas no projeto e
solicitar feed-back sobre os seus progressos;
- Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou Intranet;
- Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham
afetando o mesmo.
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Gerenciamento de Tarefas
As etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As
tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto.
Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras
podem ocorrer paralelamente.
Se formos recorrer a um dicionário para um melhor entendimento dessa palavra
iremos encontrar as seguintes definições:
- Trabalho que há de se concluir em determinado tempo;
- Modalidade de contrato de trabalho em que o serviço é calculado por serviço
executado;
É notório que em ambas as definições a relação se torna estreita entre o
gerenciamento de tarefas, o de tempo, custos e recursos. Sendo assim, nessa parte
de gerenciamento iremos abranger uma visão inicial que será tratado mais tarde nos
demais gerenciamentos.
Esse tópico consistirá numa exemplificação prática de como definir e vincular
tarefas de acordo com suas necessidades.

Exemplos de tarefas:

Categoria do projeto Tarefas

Construção
Planejamento de eventos
Desenvolvimento de produto
Fazer a terraplenagem no local
Entregar os materiais para a construção do telhado
Instalar sistema de segurança
Colocar asfalto no estacionamento
Contratar empresas que forneçam refeições
Embalar computadores
Instalar prateleiras
Pintar faixas indicando o caminho a seguir
Desenvolver especificações para os usuários
Escrever manuais
Testar uma receita para o mercado
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Trabalhando com as Tarefas do Projeto (Exemplo Prático)

O gerenciamento de tarefas constitui uma das mais importantes ferramentas de
controle do MS-Project. A ele estão associados todos os demais gerenciamentos
como: recursos, tempo e custo.
Ao inserir uma tarefa você pode ser tão detalhista ou generalista quanto quiser.
Isso dependerá do nível de controle que você necessita no seu projeto. Quando
você insere uma tarefa um número de tarefa é atribuído a ela.
Após inserir uma tarefa, você poderá definir a duração da mesma, sendo que o
software em questão sugere automaticamente a duração de 1 (um) dia.

Passos para Inserção de Tarefas

Dê um clique na primeira célula na coluna Nome da tarefa para inserir a primeira
tarefa do projeto;
- Digite o nome da sua tarefa;
- Dê um clique na coluna Duração para a tarefa 1. Observe que o valor de um
dia é automaticamente oferecido pelo MS-Project. A duração de 1 dia é o
padrão do MS-Project;
- Tecle ENTER.

Trabalhando com Tarefas

Inserindo uma nova Tarefa entre duas já existentes.
- Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;
- No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no botão direito do
mouse e selecione Inserir tarefa;
- Insira a nova tarefa.

Movendo Tarefas
O MS-Project pode mover tarefas de uma localização para outra. A grande
vantagem é que o MS-Project mantém todas as características da tarefa na sua
nova posição
Para mover uma tarefa:
- Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantt o número da tarefa a
ser movida;
- Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localização.
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Excluindo tarefas
- Selecione a tarefa;
- No menu Editar escolha Excluir tarefa ou aperte o botão Delete do teclado.

Inserindo Marcos
Um marco é um objetivo ou ponto de verificação intermediário do seu projeto.
Para inserir um marco você procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa,
no entanto a tarefa terá duração 0 (zero).
Para inserir um marco:
- Digite uma tarefa;
- Clique na coluna Duração;
- Digite 0.
O gráfico de Gantt exibe então o marco como um losango preto, com a data do lado.

Vinculando Tarefas
Um projeto é mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas tarefas (ou
todas elas) são relacionadas com outras tarefas. Estas relações podem ser de fim-
para-ínicio, fim-para-fim, início-para-início ou início-para-fim. Veremos todos os tipos
de relações no decorrer do curso. O MS-Project por padrão vincula tarefas de fim-
para-início.
Para vincular tarefas proceda da seguinte forma:
- Selecione a tarefa 1;
- Selecione a tarefa 2. Você pode usar CTRL+Clique do Mouse para
selecionar tarefas que não seja adjacentes;
- Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.
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Vinculando Tarefas

Vincular

Desvincular

Tipos de Relações entre Tarefas

As relações entre as tarefas também podem ser conhecidas como relações de
dependência ou precedência. Uma tarefa que deva começar ou finalizar antes de
outra tarefa possa começar é chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que
dependa do início ou fim de outra tarefa é chamada tarefa sucessora.

Tipos de Relações:

A Dependência Término à Início (FS - Finish-to-Start).

B A tarefa A deve terminar para que a tarefa B comece.

A
Dependência Início à Início (SS - Start-to-Start) . A tarefa B
B não pode começar até que a tarefa A também comece.

A Dependência Término à Término (FF - Finish -to-Finish). A

B tarefa B não pode terminar até que a tarefa A também termine.

A
Dependência Início à Término (FF - Finish -to-Finish).
B A tarefa B não pode terminar até que a tarefa A comece.
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Especificando as Relações entre Tarefas

- Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ;
- Selecione as 2 tarefas com o mouse;
- Na barra de ferramenta escolha Link Tasks.

O MS-Project estabelece uma relação de Fim-para-Início entre as tarefas. A

alteração deve ser feita da seguinte forma:
- Na tabela de Gantt de um clique duplo na tarefa que será alterada;
- A caixa de dialogo Informações sobre a Tarefa aparecera;
- De um clique na tabulação Predecessoras para ativá-la;
Dentro da tabulação Predecessor existem os seguintes campos:
- Nome: Nome da tarefa
- Duração: Duração
- Predecessores: Predecessores
- ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt
- Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora
- Tipo: Tipo (FS,FF,SS,SF)
- Retardo: Folga ou Antecipação

No campo Tipo especifique o tipo de relação entre as tarefas.

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Outra Forma de Especificação

Você também dar um clique duplo na linha de conexão entre duas tarefas no
Gráfico de Gantt. Isso exibe a caixa de diálogo Dependência entre as tarefas, na
qual você pode especificar o tipo de relação e um tempo de antecedência ou folga.

Tarefas Resumidas
Indentando atividades

Para criar níveis em um conjunto de atividades:

- Digite todas as atividades na tabela de entrada;
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- Selecione as atividades que serão indentadas, isto é, as atividades que

estarão diretamente vinculadas à atividade da linha superior à primeira
linha da seleção;
- Pressione o botão recuo para tornar as atividades selecionadas elementos
das atividades resumo. Para remover uma atividade, isto é, para remover
a estrutura de tópicos criados basta pressionar a ferramenta Recuo para a
esquerda.
Recuo
Botão
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Gerenciamento de Recursos
Para executar uma tarefa, você precisa de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa.
Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete dias
por semana, freqüentemente você terá de levar em conta a sua disponibilidade não
deixando de levar em conta as variáveis, tais como programação de férias, duração
da jornada de trabalho, acesso a prédios e equipamentos etc.

Tipos de Recursos
Tipo de Recurso Exemplos
Pessoas Vice-presidente
Carpinteiros
Fornecedores de refeições
Programadores
Redatores
Nomes de determinados indivíduos
Equipamentos Computadores
Impressoras
Copiadoras
Máquinas de terraplenajem
Caminhões de mudança
Veículos da frota
Instalações Salas de reunião
Centros de processamento de dados
Salas de inspeção ou seleção
Depósitos
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Manipulando recursos com o MS-Project

1. Tabela de Recursos
No MS-Project temos a tabela de recursos, onde podemos efetuar todas as
manipulações necessárias para criar, alocar, editar recursos etc.

Temos os seguintes campos a serem preenchidos:

- Recurso: nome do recurso;
- Iniciais: iniciais do nome do recurso;
- Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localização
na empresa ou espécie);
- Unidades Máximas: quantidade máxima de recursos disponíveis
simultaneamente;
- Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal;
- Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho;
- Custo/uso: custo por utilização de uma unidade de recurso;
- Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim);
- Calendário Base: tipo do calendário que o recurso utiliza.
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2. Criando Recursos
Para criar um recurso, preenchemos uma linha em branco na tabela de recursos,
ou clicamos duas vezes numa linha em branco e preenchemos os dados pedidos na
janela que é exibida.

Depois de criado o recurso, definindo todos os campos como recurso (nome),

unidades máximas, taxa padrão etc devemos vinculá-lo a uma tarefa que é o que é
mostrado no próximo mais abaixo.

3. Vinculando um Recurso a uma Tarefa

No gráfico de Gantt, no campo recurso, podemos clicar duas vezes que será
exibida uma janela com uma tabela em que podemos preencher com recursos
disponíveis. Clicando na seta de cada linha, podemos visualizar quais os recursos
criados e depois podemos definir as unidades a serem utilizadas, ou seja, quanto
daquele recursos será utilizado para aquela tarefa. Se for um recurso de trabalho
teremos quanto de esforço o trabalhador empregará para aquela tarefa e se for um
recurso material teremos a quantidade daquele que será utilizado para a tarefa.

Exemplo(1): Um recurso de trabalho: Programador – 80%

Assim temos um recurso de trabalho que se esforçará 80% do seu total
para aquela tarefa.

Exemplo(2): Um recurso material: Folhas – 200

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Temos um recurso folhas que será utilizada 200 unidades

Exemplo de utilização de recursos no MS-Project

Recursos:
Recurso Unidades Custo Custo por h. extra
Web Design 100% R$ 10,00 / h R$ 15,00 / h
Gasolina 100% R$ 1,49
Domínio 100% R$ 98,00
Hospedagem 100% R$ 15,00

Tarefas:
Tarefa Duração Recursos utilizados
Web Design 100%
Visita ao cliente 3h
Gasolina 15 unidades
Construção do site 12h Web Design 100%
Web Design 100%
Veiculação na web 2h Domínio 1 unidade
Hospedagem 1 unidade

Definido os valores acima e mais outros o MS Project calculará o custo final e a

duração total do projeto.
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Gerenciamento de Custos
O MS-Project possibilita informar quanto custa cada recurso, podendo definir três
tipos de custos:
- Padrão – valor da hora trabalhada;
- Hora Extra – valor da hora extra trabalhada;
- Por Uso – valor por uso do recurso.
Dentro da gerencia de custos do MS-Project é possível criar calendários para
tornar um valor ativo, permitindo uma flexibilidade para a previsão de reajustes de
valores.
Em cada recurso é possível cadastrar até 25 taxas diferentes em cada uma das 5
tabelas de taxas de custo. Outro ponto a abordar, é a possibilidade de configurar os
gastos para serem contabilizados no início, no final ou distribuído de acordo com
cada hora trabalhada.

Custo por Hora Custo por Uso

Custo por Hora Extra
Define se será pago no
início, no final ou de
acordo com o trabalho
realizado
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Depois de cadastradas as informações referentes ao custo dos recursos o MS-

Project calcula automaticamente quanto custará cada tarefa do projeto, fornecendo
ao mesmo tempo o custo total do projeto.
Para visualizar quanto o seu projeto está custando proceda da seguinte forma:
Na barra de tarefas principal clique em Projeto → Informações sobre o
projeto → Estatísticas.

Barra de Tarefas Principal

Fornece as Estatísticas
do Projeto
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Esta tela representa um resumo do projeto onde pode ser visto a linha base
(LinhaBase) que serve para comparação, o planejamento atual (Atual), o que foi
realmente feito (Real) e o que ainda falta fazer (Restante).
Partindo deste resumo pode-se tomar decisões para melhor acomodar o projeto
diante do prazo.
Para melhor acompanhar a situação financeira de um projeto o MS-Project
fornece alguns relatórios sobre custos como:
- Fluxo de Caixa – fornece uma visão geral dos gastos;
- Orçamento – exibe o orçamento de um projeto planejado;
- Tarefas com Orçamento Estourado – exibe as tarefas que estão
ultrapassando o valor orçado;
- Recursos com Orçamento Estourado – exibe os recursos que estão
ultrapassando o valor orçado;
- Valor acumulado – fornece o valor gasto até então no projeto.
É possível editar esses relatórios para adequá-los a uma melhor apresentação,
além de criar novos relatórios.
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Para acessar à parte de relatórios proceda da seguinte forma:

Na barra de tarefas principal clique em Exibir → Relatórios.

Barra de Tarefas Principal

Relatórios de Custos
Emissão de Relatórios
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Gráficos
GRÁFICO DE GANTT
Um gráfico de Gantt é uma tabela de barras horizontais desenvolvida para
controle de produção em 1917, por Henry L. Gantt, engenheiro americano e cientista
social. Freqüentemente usado em gerenciamento de projetos, um gráfico de Gantt
fornece uma ilustração gráfica de uma agenda que ajuda a planejar, coordenar e
localizar tarefas específicas num projeto. Gráficos de Gantt podem ser versões
simples criadas num papel de gráficos ou versões automáticas geradas por
aplicações como Microsoft Project ou Excel.
Um gráfico de Gantt é construído com um eixo horizontal representando o tempo
total de execução do projeto, dividido em incrementos (por exemplo, dias, semanas
ou meses) e um eixo vertical, representando as tarefas que fazem parte do projeto.
Barras horizontais de tamanhos variáveis representam as tarefas e intervalos de
tempo para cada tarefa.
O gráfico de Gantt oferece uma ilustração clara da situação do projeto, mas um
problema com eles é que não indicam dependências – não se pode dizer qual tarefa
anterior afetará outras tarefas. O gráfico PERT, outro método gráfico mais popular, é
designado para isto. Gráficos de Gantt automatizados, como é o caso do MS-
Project, oferecem mais informações sobre as tarefas, como recursos relacionados às
tarefas e notas a respeito dos procedimentos, como agrupamentos e dependências.
Também oferecem facilidade de mudança. Os gráficos devem ser ajustados
freqüentemente para refletir a situação do projeto que, inevitavelmente, diverge do
plano original. Isto é facilmente contornado pelo MS-Project, que manipula em tempo
real o gráfico de Gantt, oferecendo ao mesmo tempo simplicidade de visualização e
flexibilidade na manipulação do gráfico.
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O Gráfico de Gantt no MS-Project. Observar detalhes como a barra de

andamento, vínculos, agrupamentos e exibição de detalhes, como recursos e datas
de marcos.

DIAGRAMA DE REDE (PERT/CPM)

De acordo com Casarroto, o método PERT – Program Evaluation and Review

Technique ou, em português, Técnica de Avaliação e Revisão de Projetos, foi

elaborado em 1965 pela Marinha americana e utilizado inicialmente no planejamento
e controle do projeto Polaris, um míssil norte-americano.
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Um exemplo de diagrama PERT/CPM Path Method ou Método do Caminho

Crítico é atribuído a James Kelly Jr., da Remington Rand, e Morgan Walker, da
Dupont de Nemours, que o desenvolveram em 1957. Ambos os métodos são
considerados técnicas de redes baseados na Teoria dos Grafos, e classificados
como modelos pictóricos de pesquisa operacional. PERT-CPM diferem entre si
basicamente pela forma como é tratado o tempo: o CPM utiliza valores
determinísticos, enquanto o PERT permite utilizar três estimativas de tempo e a
distribuição Beta parra a determinação do tempo mais provável, sendo portanto um
modelo probabilístico. Mas hoje em dia normalmente se diz diagrama PERT/CPM.
Um gráfico PERT representa a ilustração gráfica de um projeto como um
diagrama de rede, consistindo em nós numerados (círculos ou retângulos)
representando eventos ou marcos no projeto ligados por vetores ou arestas
direcionadas, representando tarefas no projeto. A direção das flechas nas linhas
indica a seqüência das tarefas.

O diagrama PERT é algumas vezes preferido ao gráfico de Gantt porque ele

claramente ilustra as dependências. Por outro lado, o gráfico PERT pode ser mais
difícil de interpretar, especialmente em projetos muito complexos. Freqüentemente,
gerentes de projeto usam ambas as técnicas. O MS-Project adota ambas, para o
gerente adequar-se a cada caso.
 26

Exemplo de definição de tarefas num diagrama PERT/CPM no MS-Project

O MS-Project não trabalha com o PERT/CPM da mesma maneira com que a
literatura apresenta e define o PERT/CPM. O MS-Project faz algumas mudanças,
conhecedores da teoria PERT irão sentir a diferença.
Uma rede PERT pode representar cada tarefa como uma caixa, conhecida como
nó. No nó, podem-se visualizar até cinco campos de informações. Embora possam
ser mudados facilmente os campos exibidos nos nós, os campos padrões dos nós
são nome da tarefa, número ID da tarefa, duração, data programada para início e
data programada para o fim. O MS-Project utiliza a rede do tipo caixas para montar
um diagrama PERT/CPM.
As linhas que ligam os nós refletem as relações das tarefas. Você pode visualizar
a Rede PERT usando o comando PERT no menu Exibir.

Exemplo de uma rede PERT/CPM no MS-Project

 27

As bordas em torno de cada nó indicam se um nó é uma tarefa resumida, uma

sub-tarefa ou um marco, e se está no caminho crítico (v. próximo tópico, em
“Trabalhando com o Caminho Crítico”).
Como padrão, os nós no caminho crítico possuem uma borda espessa, vermelha
ou hachurada; as tarefas não críticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas
resumidas possuem uma borda em forma de caixa sombreada; e os marcos
possuem uma borda dupla ou tipo moldura.

Inserindo Informações sobre Tarefas

Há duas maneiras pelas quais você pode inserir informações sobre tarefas em
uma Rede PERT. Pode-se digitar diretamente nos campos dos nós, ou pode-se
arrastá-los para criar e mover tarefas diretamente na Rede PERT. É possível
também dar um clique duplo em um nó para exibir a caixa de diálogo Informações
sobre a Tarefa. Essa seqüência de passos pode ser usada quiser inserir
informações sobre tarefas se você tiver afastado a visualização e o tamanho da
fonte estiver pequeno demais.

CALENDÁRIO
Os calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas são agendados
e como as próprias tarefas são agendadas. Os calendários base são conjuntos de
dias e períodos de trabalho e de folga que os três outros tipos de calendários
utilizam:
- Calendário do projeto;
- Calendário de recursos;
- Calendário de tarefa;
Os calendários base podem ser usados para o calendário do projeto e os
calendários de tarefas e fornecem a base dos calendários de recursos. Os
calendários de recursos e do projeto identificam quando o trabalho nas tarefas pode
ocorrer, assegurando que os recursos sejam agendados apenas quando estiverem
disponíveis para o trabalho. Os calendários de projeto afetam o padrão referente a
quando as tarefas são agendadas. Os calendários de recursos afetam um recurso
ou categoria de recursos específica. Os calendários de tarefas possibilitam que as
tarefas tenham um calendário diferente do calendário do projeto. Aprenda como
configurar calendários de período de trabalho.
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Os calendários se aplicam apenas aos recursos de trabalho e não aos recursos

materiais.
Esses calendários são diferentes do modo de exibição Calendário, que mostra a
agenda do projeto em um formato de calendário. Aprenda sobre o modo de exibição
Calendário.

Exemplo de exibição no modo de calendário

Trabalhando com o Caminho Crítico

O caminho crítico é a série de atividades que precisam ser concluídas de acordo
com o previsto no cronograma para que o projeto seja concluído dentro do prazo
determinado.
Num projeto encontramos sempre um caminho crítico, que é um prazo mais longo
entre o evento inicial e o final do projeto (ou conjunto de procedimentos). A
determinação desse caminho é importante, pois a duração total máxima do projeto
está contida nele. Em outras palavras, o caminho crítico é a série de tarefas (ou até
mesmo uma única tarefa) que determina a data de término calculada do projeto. Ou
seja, quando a última tarefa do caminho crítico for concluída, o projeto estará
concluído.
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Se for importante que o projeto termine na data agendada, deve-se prestar

especial atenção às tarefas do caminho crítico e aos recursos atribuídos a elas.
Esses elementos determinam se o projeto terminará no prazo final.
Geralmente, essas tarefas estão inter-relacionadas através de dependências
entre tarefas. Embora provavelmente existam várias redes de tarefas desse tipo no
plano do projeto, a rede que terminar por último será o caminho crítico do projeto.
Observa-se que o caminho crítico pode mudar de uma série de tarefas para outra
à medida que o usuário avance na agenda. O caminho crítico poderá mudar à
medida que tarefas críticas forem concluídas ou que tarefas de outra série forem
adiadas. A agenda de qualquer projeto contém sempre um caminho crítico geral. O
novo caminho crítico se tornará então a série de tarefas sobre a qual você manterá
maior controle para garantir que a data de término desejada seja cumprida. Aprenda
mais sobre como garantir que as tarefas iniciem e terminem no prazo final.
Exemplo de Diagrama de Setas com Caminho Critico

Caminho Critico
É o caminho crítico único do projeto. A determinação do caminho crítico simples é
realizada através do Assistente de gráficos de Gantt.
- Pressionar a ferramenta Assistente de Gráfico de Gantt;
- Pressionar Avançar;
- Selecionar a caixa Caminho Crítico no campo tipo de informações;
- Pressionar Concluir;
- Pressionar Formatar;
- Pressionar Sair do Assistente.
 30

Ultrapassando o Caminho Crítico

A redução da duração do caminho crítico é geralmente mencionada como estouro
do caminho crítico. Como as tarefas críticas afetam diretamente a data de fim do
projeto, as seguintes estratégias para estourar o caminho crítico são focalizadas na
redução da duração das tarefas.
Mudança nas relações das tarefas: Esta estratégia encurta o caminho crítico sem
acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho.
Programação de Horas Extras: Esta estratégia encurta a duração.
Acréscimo de mais Recursos: Esta estratégia encurta a duração das tarefas
orientadas a recurso.
Removendo predecessoras desnecessárias. Esta estratégia elimina os atrasos
causados pelas tarefas predecessoras que não afetam a tarefa.
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Conclusão
Como visto, o planejamento e o gerenciamento de projetos é essencial para uma
das etapas vitais no desenvolvimento de qualquer produto ou, focando nos objetivos
curso, na construção de qualquer sistema: o seu projeto. Ficou claro que o projeto
deve ser um processo não apenas elaborado, mas também coordenado e
acompanhado criteriosamente, para um bom desempenho na elaboração de seu
produto final. Ferramentas de automatização como o MS-Project têm um papel
valioso, permitindo um melhor planejamento e gerencia de qualquer tipo de projeto
de forma simplificada, eficiente, rápida e com qualidade.
Dentro da área da Engenharia de Software, na etapa da Gerência de Projetos,
servirá para planejar e gerenciar de maneira eficiente a construção de um software
facilitando as estimativas diante de prazos, custos e uso de recursos.
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BIBLIOGRAFIA
YOURDON, Edward. Análise Estruturada Moderna. Campus, 1990.

Microsoft Project 98 Online User's Guide. © 1998 Microsoft Corporation.

Microsoft Project 98 Support Course. © 1998 Microsoft Corporation.

SOUZA, Carlos E. S. de. Apostila de Microsoft-Project.

CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerência de Projetos/ engenharia simultânea. Nelson
Casarotto Filho, Severino Fávero, João Ernesto Escosteguy Castro. – São Paulo:
Atlas. 1999.

- Internet:

www.msproject.com - a site dedicated to the Microsoft Project user community

http://www.microsoft.com/office/project/default.htm - página oficial do MS-Project da

Microsoft