Nesta unidade, vocé aprender como classificar um arquivo de acordo com a entidade ou natureza dos documentos, e compreenderd sobre os sistemas de classificago de arquivos es- ‘tudados, sobre a classificacao alfabética, numérica e alfanumérica, decimal, entre outras e tam= bém os recursos basicos essenciais para o atendimento das atribuigdes minimas de um arquivo. E, ao final deste capitulo, vocé tera subsidios para: sconhecer a definicao de arquivo, como classificé-lo segundo sua natureza, estégios de evo- lugao e sua extensao e atuacao; aprender sobre os sistemas e tipos de classificagao de arquivos; *conhecer a estrutura basica do arquivo e os recursos materials necessérios para seu bom desempenho; + aprender como organizar arquivos.0 \GANIZAGRO E CONTROLE DE DOCUMENTOS 4.1 CONCEITO DE ARQUIVO Para uma melhor compreensao de como organizar os documentos da empre- sa, é importante e necessério que vocé compreenda o que é um arquivo. A Asso- ciagao de Arquivistas Brasileiros (AB) tem como definigao que: “Arquivo € 0 conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulagio ao longo das atividades de pessoas fisicas ou juridicas, puiblicas ou privadas". (AB, 2007, p. 5). Em linha geral, refere-se ao conjunto de documentos produzidos por pessoas singulares ou coletivas, piiblicas ou privadas, no exercicio da sua atividade. Entre- tanto, também pode ser entendido como 0 érgio responsavel pela preservacao do documento visando a disponibilidade da mesma para utilizagio futura (Os documentos que sdo comportados nos arquivos podem ser livros, fotogra: fias, recortes de jornais (clippings), dispositivos, microfilmes, filmes, e é de suma importancia quando uma atividade ¢ realizada para a pesquisa histérica ou fun- cional Alguns arquivos incorporam em sua dimensao outras unidades de informa- 20, como as bibliotecas dentro de suas secoes histéricas, em especial pela docu- mentagao bibliografica que os arquivos desta natureza podem conter, tendo, em geral, uma quantidade relevativa de livros.{A TECMICAS DE ARQUIAMENTO Bo Apalavra arquivo, no entanto, somente ganhou ambito mundial quando a sua funcao foi definida, como voltada para abrigar e proteger grandes quantidades de informagio documental. Alguns paises tem uma dedicagao grande com esse tipo de unidade de informagio, apropriando também os arquivos pessoais, além dos privados e puiblicos. Em linhas gerais, os arquivos visam cumprir a funco de preservar e restaurar a documentagao, contando com técnicas e aces de conservacao preventiva ou curativa, voltando sua fungio a prestacao de servicos a sociedade (privada ou publica). Para as empresas, alguns dos documentos comuns sao as atas de reunides da diretoria, relatérios de atividades dos departamentos da empresa, fotografias etc. Dessa forma, 0 arquivo também pode ser definido como um érgao administra tivo, responsavel pela guarda e pelo tratamento de documentos de uma empresa ou érgéo. 4,2 CLASSIFICAGAO DE ARQUIVOS E possivel classificar os arquivos também quanto aos seus objetivos, veja SEGUNDO A ENTIDADE ‘Arquivos piblicos: possuem caracteristicas de atendimento a sociedade como um todo, com alguns documentos sigilosos ou reservados. Sua funcao basica é a de conservagio e restauracio de bens socials e culturais, voltada a0 acesso a informagio. Classifica-se por ser federal, estadual e municipal. institucionais Arquivos também podem ser considerados como privados, porém, este é um campo muito amplo, devido a grande variedade de ara vos que podem ser incluidos neste ambito. Todos os arquivos institucionais tém em comum a sua origem em organismos néo ligada & administracao publica, O interesse desses conjuntos de documentos visa explicar a sua incluséo como parte do patriménio documental institucional em que esté localizada. Os tipos s40 contemplados como os arquivos de sociedades, igre- jas, clubes, associagées e escolas. “Arquivos comerciais: sio de caracteristicas administrativas e visa atender e suportar as necessidades comerciais da instituicdo, servindo como garan- tia fiscal, funcional, econémica e social. Como exemplo tem-se os arquivos de empresas ¢ companhias.@ ‘oRGaMZAGAO ECONTROLE De DOCUMENTOS 1 VIGENCIA Periodo de tempo em que {alguma coisa) vigor “+ Arquivos pessoi guras significativas na sociedade, seja no Ambito politico, cultural ou artis- geralmente so constituidos com documentagao de fi- tico. Em muitos casos, esses arquivos sdo integrados com outras colecdes, como os museus. Suas tipologias mais comuns so cartas e fotos. SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS. + Arquivo especial: que processa e serve documentos cujo suporte nao é em, papel. £ 0 arquivo que tem sob sua guarda documentos de diversos supor- tes e formas fisicas, tais como discos, fitas, fotografias, slides etc, merecendo, por isso, tratamento especial tanto no armazenamento, como também em relacao ao registro, forma de acondicionamento, sistema de controle e con- servagio. + Arquivo especializado: tem dois significados. O primeiro esté focado em um, nico tipo documental, como os arquivos de escrituras, os de registros e os histéricos; 0 segundo esta focado na caracteristica de um tipo de instituigso, como eclesidstico, sindical, universitario, militar ete. Também é conhecido como arquivo técnico, em que 0 arquivo tem sob seus cuidados documen- tos resultantes da experiéncia humana em algum campo especifico. Esse tipo de arquivo retine varios tipos de documentos em uma tinica tematica ou campo do conhecimento. Seu propésito esté muito além da forma fisica em que se apresenta o documento, como por exemplo, arquivos de impren- sa, arquivos médicos ou hospitalares etc.- TEMAS DE ARQUIVAMENTO DB gue 18- Argos espedalaador SEGUNDO OS ESTAGIOS DE EVOLUGAO ‘+ Arquivos correntes: so os chamados arquivos de primeira idade. Sao cons- tituldos de documentos de uso frequente, sendo conservados nas repar (gées ou setores da empresa ou 6rgao que os receberam e/ou produziram, ou em lugares préximos com facil acesso. No Brasil, so conhecidos como correntes 0s arquivos de gestao e o administrativo, em que, em paises como Franga e Espanha, determinam o tempo de guarda dos documentos. Arqui- vos de gestao s8o os de fase de tramitagio e trabalham com o tempo de um a cinco anos. J4 05 arquivos administrativos so 0s organizados em grandes volumes e esto contemplados com o tempo de cinco a 15 anos. Diferen- temente destes paises europeus, 0 Brasil concentra os dois tipos em um s6, desvinculando a parte estrita de gestdo e de administragao, em que 0 foco[) ‘oRGaMZAGAO ECONTROLE De DOCUMENTOS © 0 material ainda esto em circulagio. E a idade de guarda nao ¢ frisada, mesmo por o relevante de todo o proceso é a usabilidade do documento. ‘Arquivos intermediarios: sio os chamados de segunda idade. Sio cons- tituldos por documentos que deixaram de ter uso ou consulta frequente, porém, os 6rgaos, setores ou departamentos que os receberam ou produzi- ram podem esporadicamente solicité-los. O foco deste arquivo esté voltado a sua valorizacao, selecéo e expurgo, com a finalidade de sua conservacao, Existem experincias de guardar os documentos nesta segunda idade entre 15 € 30 anos, porém vai depender da finalidade e fungao dos documentos ele incorporado. + Arquivos permanentes: séo os chamados arquivos de terceira idade, So, constituidos de documentos que perderam seu valor administrativa ou juri- dicamente, porém, sao mantidos pelo seu valor histérico e comprobatério, A partir desse momento a documentacao passa a ter um valor informativo, histérico e cultural, isso se a documentacao for mantida em perpetuidade, em condig6es que garantam a sua integridade e transmissdo as geracoes fu- ‘turas, porque constitui parte da heranga histérica de instituigdes. Sua guarda pode variar dependendo do foco do arquivo, porém, em alguns casos, a do- cumentagio acondicionada nessa idade é acima de 30 anos. PU Wee cere cere here entre ar Sete espe ety E muit aCe Ou métodos de organizacao de arquivos em cada fase do{A TECMICAS DE ARQUIAMENTO oD SEGUNDO A EXTENSAO DE ATUAGAO “Arquivos gerais ou centrais: centralizam as atividades de um arquivo cor- rente ou de primeira idade. £ também a unidade que gerencia, guarda e pre- serva documentos em qualquer formato, com valor legal e administrativo, permanente e histérico, que sao transferidos pelos varios departamentos/ setores, de acordo com o laudo de avaliacao emitido pela instituicao, a fim de prestar servico aos seus usuarios. Tem como objetivo assegurar a guarda, a preservacéo, a classificagao, o arranjo, a descri¢ao e o gerenciamento da documentacao que foi produzida ou custodiada. + Arquivos setoriais: descentralizam as atividades do arquivo corrente, porém a gestdo permanente destes documentos sera no arquivo central. 0 arquivo setorial administra os fundos documentais produzidos pela instituigio den- tro dos setores que dizem respeito as suas documentagées. 4.3 SISTEMAS OU TIPOS DE CLASSIFICAGAO DE ARQUIVOS O sistema de classificacao de arquivos é considerado como um conjunto de inter-relagées que trabalha de forma dinamica, nao visando somente as suas pra- teleiras ou seus depésitos, mas a unidade que reflete as suas fungdes vitais, suas atividades e seus objetivos de organizacao, visando ao servigo prestado a sua co- munidade. Em geral, 0s arquivos podem ser classificados como organicos, por fungoes ou por assuntos/tematicos. Dessa forma, o sistema organico visa a0 uso da estrutura organizacional da instituigo para classificar documentos, jé 0 sistema por funcées trata da clas- sificago de documentos de acordo com as fungdes ¢ atividades da instituicao, enquanto que o sistema por assuntos/tematicas consiste na classificagao de do- cumentos com base nos assuntos e nas questées a que o documento se refere.oooh (20-0 Powe 19- Thos decssiaca de argues Porém, em um ambito controlado, existem outros tipos de sistemas de classi ficagao, como: a) Classificagéo alfabética: ¢ 0 mais conhecido sistema de classificagao, 0 mais utilizado e também o mais antigo de todos. Quando a documentacao a ser classificada 6 pouico numerosa e se refere a pessoas fisicas, s&0 poucos os problemas que surgem, porém, se for grande o volume da documentagdo, surge o problema dos homénimos. Neste sistema de classi ficagao, os grupos principais so ordenados pelas letras do alfabeto e, dentro de cada grupo, os documentos a serem classificados também seguem a or- dem alfabética da palavra-chave, o que permite intercalar, continuadamen- te, 05 novos documentos em seus lugares correspondentes. Essa classifica- 20 € considerada como um sistema aberto. Algumas instituicbes adotam esse sistema por focar nas suas séries documentais (como o departamento de compras) e suas subséries (notas fiscais ou cotagées), que podem tam- bém ser representados em esferas publicas, como a universidade, pela série dareitoria e as subséries das pré-reitoria. Nese mesmo aspecto também sa0 contatos as pecas documentais, que podem ser, dentro da pré-reitoria de extensdo, as suas bolsas de extensao e seus projetos.- TEMAS DE ARQUIVAMENTO 8 FHeua20.- chessiarioaabecice b) Classificagao numérica: este tipo de classificacao utiliza, para ordena- mento, a sequéncia natural dos nimeros inteiros de um conjunto de do- cumentos, ¢ é utilizada normalmente com 0 sistema alfabético para que se possam arquivar os documentos. Pode ser utilizado com ficheiros remissi- vos, ordenados alfabeticamente, ou utilizando os meios informéticos que permitirao localizar os documentos mais rapidamente. Sua maior vantagem esté em permitir a classificagéo dos documentos de um modo indefinido sem interrupgées, possibilitando a identificacao de forma répida da falta de um documento, pela auséncia do numero sequencial correspondent. Esse sistema tem uma vantagem sobre os demais por poder arquivar e ordenar a informagéo ilimitadamente, ja que dispée de infinitas opgées de ordenacao numérica. Porém, sempre teré que existir um controle, em forma de manual, referindo aos assuntos (séries, subséries e pecas documentais) que tratam determinada sequéncia de nimeros.gua Chssfcagho nimbice ©) Classificagao alfanumérica: esta classificacao é 0 resultado da combinagao dos sistemas de classificacao alfabética € numérica. Tem como base a atri- buigéo de um numero a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento. A classificagao alfanumérica possibilita reduzir o risco de erro No arquivamento dos documentos, visto que esses documentos sao locali- zados pelo ntimero atribuido a classe, procurando-se, a seguir, na sequéncia alfabética, Esse sistema pode ser representado com o ntimero 1* classe que corresponde de Aa até Az; 0 ntimero 2 de Ba a Ci e assim sucessivamente, conforme as suas classes predeterminadas, Fgura 2- Careagse afaurrcs Fee: thikstock 2013)4 TECMIGAS DE ARQUIVAMENTO 8 d) Classificagao cronolé: agrupar determinado ntimero de documentos, de acordo comas divisbes de a: esta classificagao se baseia na possibilidade de tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. € um sistema muito semelhante ao sistema numérico simples e é utilizado, na maioria das vezes, combinado com outros sistemas classificativos, preferencialmente o alfabético, porém, para localizar um documento dentro desse sistema, faz-se necessario conhe- cer exatamente a data (dia, més ou ano) desse documento, sem o que no serd possivel encontré-lo. Como apoio, ¢ imprescindivel a utilizagao de listas com assuntos e datas dos documentos. Mediante esse sistema, pode-se clas- sificar 0s documentos em fungao da data (emissdo, expedicao), guardando em ordem cronolégica. Também podem ser incorporados para notas fiscais e pedidos de fornecedores ou de clientes. O grande problema desse sistema & que sem a data do documento nao existe um sistema. €) Classificacao geografica: este sistema opera com um método similar a0 cronolégico, o que o diferencia é que nele os documentos sao classificados € armazenados tendo como base as divisdes geogréficas, em que a massa documental se encontra: pais, regio, estado, cidade, vila, aldeia, bairro, rua ou qualquer outro critério geografico de localizacao. Este sistema também 6 utilizado em combinagao com outros sistemas classificativos, como por exemplo 0 alfabético eo numérico. Este sistema é recorrido para as colecdes ou séries filatélicas ou etnogrificas.sye.00-0) Figua24- clesstcapiegeografea f) Classificagao ideolégica: também conhecida como classificacao ideografi- ca, metédica ou analitica, sua base estd na divisio de assuntos, ideias, con- ceitos, sendo que os documentos referentes a um mesmo assunto ou co- nhecimento sao ordenados segundo um conceito ou ideia de agrupamento, que posteriormente serao ordenados de forma alfabética. Os assuntos s80 divididos em grupos e subgrupos dentro de um critério preestabelecido. Sua principal vantagem esta em concentrar, em um mesmo espago, docu- mentos que apresentam uma visdo global sobre um mesmo tema. Sua di- visao é por assunto e pode ser contemplada como assuntos especificos ou grupos (como familias, capitulos de documentagdes, divisoes particulares de pacientes, prontuérios etc).- TEMAS DE ARQUIVAMENTO 8 Figua28- Cascio desloge 9) Classificagao decimal: ¢ um sistema resultante da combinacdo entre a classificago numérica com a ideolégica. Consiste na diviséo dos assuntos em dez grupos de primeira ordem ou categoria (zero a nove) que, por sua vez, podem se subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessiva- mente. Ao grupo de primeira categoria ou categoria principal é atribuida a seguinte numeragéo:0 123 45 67 8 9, sendo as divisées de segunda cate- goria e derivadas do grupo 1 as seguintes combinac6es: 101112131415 16 17 18 19, permitindo ainda subdividir 0 grupo de segunda categoria 11 em outro de terceira categoria: 110111112113 114 115 116 117118 119. Como vocé pode observar, a grande vantagem desse sistema de classificacdo é que as combinagées sao ilimitadas.anno CONTRO LINGUISTICA, da linguagem. *Classificacao Decimal Universal (CDU): desenvolvido por Paul Otlete Henry dela Fontaine, na década de 1900, na Bélgica, é um esquema de classificacao Uuniformizado e normalizado. A amplitude de sua utilizacao é tanto nacional quanto internacional, e tem como objetivo cobrir e organizar o conhecimen- to humano na sua totalidade. Este sistema é utilizado em bibliotecas e em servicos de documentacao e vem sendo ampliado e modificado constante- mente para fazer frente aos novos conceitos e conhecimento humano. Sua principal vantagem esta na sua dimensio universal e internacional, 0 que facilita a pesquisa e a troca de informaco em nivel internacional. A CDU tem como base trés principios fundamentals (AB, 2007): + classificagao: por ser uma classificago que agrupa ideias nos aspectos em que so concordantes; + universalidade: inclui os ramos do conhecimento humano nos seus mais variados aspectos; + decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, subdivide-se de novo decimal- mente, pela adicao de cifras decimais.- TEMAS DE ARQUIVAMENTO B Veja 0 quadro das divisbes principais da CDU: Essas classes podem ser subdivididas decimalmente em subclasses, que, por sua vez, podem também se subdividirem em areas cada vez mais especializadas. ee toreta-T Fgwa27- caste OUg ‘oRGaMZAGAO ECONTROLE De DOCUMENTOS *Classificacao Decimal de Dewey (CDD): foi desenvolvido por Melvil Dewey, bibliotecério da Amherst College, em Massachusetts, Estados Unidos. Cria- do a partir de 1876, o sistema tem sido utilizado e modificado/ampliado a0 longo das suas vinte e trés dreas do conhecimento principais. Desde 1894 foram desenvolvidas 14 edi¢des abreviadas e mais de 22 ediges completas, para pequenas unidades de informagao, inclusive os arquivos, caso adotem este sistema. Seu sistema ¢ muito parecido com o desenvolvido por Otlet € La Fonteine, entretanto, sua ordem decimal esta estruturada em: 000 - Gene- ralidades; 100 - Filosofia; 200 - Religido; 300 - Cléncias Socials; 400 - Linguas; 500 ~ Ciéncias Puras; 600 ~ Céncias Aplicadas; 700 - Artes; 800 ~ Literatura; 900 - Histéria e Geografia. O sistema ainda conta sua divisao centesimal, en- tretanto, esse sistema é muito mais amplo e pode ser dificil de ser implanta- do em um arquivo, por ter muitas divis6es e ter um viés muito mais adequa- do as unidades de informacao com contetidos bibliogréficos. +Classificagéo automatica: o sistema de classificagao automstica trabalha com niimeros sequenciais e gerados pela linha de processos que ela cia, adotada em grande quantidade a hospitais que contemplam arquivos. Este sistema auxilia 0 arquivo na hora de passar para o processo de digitalizagao da massa documental. Porém, esse sistema também deve ter desenvolvido um sistema de indexagio e catalogaco apurada para o seu controle. o) 4.4 CATALOGACAO DE DOCUMENTOS Como a classificacao, a catalogacao é um dos processos de descricdo do do- cumento que passa também pela descrigio fisica do mesmo. A catalogago vai contar com a representacio descritiva de documentos e conjuntos documentais, enfocando os elementos e as areas de descri¢ao e suas normas. A catalogagao visa definir a colegio, que é 0 conjunto de documentos acumu- lados sobre a base de alguma caracteristica comum, e 0 fundo documental, que € 0 conjunto de documentos, com independéncia do seu tipo documental ou suporte, produzido organicamente ou acumulado e utilizado por pessoas fisicas, familia ou instituig6es no transcurso de suas atividades e fungdes como produtor.4 TECMIGAS DE ARQUIVAMENTO 8 ‘coe ee 2 Figura 28- Organza se argues A catalogago também é conhecida como descricéo arquivistica, e ¢ dividida em nove éreas especificas para poder entender a natureza e o género do docu- ‘mento ou da massa documental. Acompanhe! 1, Localizagao - £ a drea que contém informagdo sobre aspectos de localiza 40 de documentos. Serve para informar sobre as condigées de acesso a0 documento. Sua funcéo € a de poder identificar a existéncia de um docu- mento, sua disponibilidade, numero de cépias e inclusive a eliminacao dos originals. 2. Identificagao - £ a area que contém a informagao de unicidade do docu- mento. A tipologia documental encontrada é representada por documentos textuals impressos, documentos textuais manuscritos, documentos sonoros no musicais, documentos sonoros musicais editados ou nao editados, do- cumentos fotogréficos, documentos gréficos, documentos audiovisuais documentos volumétricos. 3. Descrigdo fisica - Informa sobre o conjunto da obra, visando ao acesso a0 documento, que se caracteriza por descrever o volume, a extensio, a pagi- nagdo, as dimensées e 0 formato do documento. 4, Acesso e utilizagao - Informa sobre as condigées do direito de autor ou regulamentacao institucional que limita acesso ao documento ori suas reproducées. Em geral, se baseia muito na questao do copyright em inal ou forma de outorgar ou nao o acesso a determinados contetidos. Regra, esta, muito utilizada para documentos de gravagdes sonoras e audiovisuais, que@ \GANIZAGRO E CONTROLE DE DOCUMENTOS implica muitos direitos, como do intérprete, os morais exclusivos dos auto- res para os textos, de filiagdo discogréfica ete. Também vai trabalhar com © foco do meio de produsao ou 0 recurso de utilizacao para isso, a propria condigio de reproducao, detalhamento especifico do material, informacao descritiva, ingua ou idioma, qualificagao do estado de conservagao eligago da imagem (fotogréfica dialégica ou digital) 5, Contetido e estrutura - Contém informacao relativa ao objeto, ao fato ou ao tema principal do documento, em que se visa proporcionar ao usuario a informagao necesséria para identificar 0 valor potencial do documento. ‘Algumas de suas caracteristicas so: 0 resumo detém um alcance do con: tetido, descritor temético, descricao do nome préprio e descri¢ao de nome geografico. 6. Edigao-€ exclusivo para os documentos que nao sao editados, e 0 objetivo 6 cobrir a descrigo informacional sobre publicagao, producao, distribuicao e emisso documental. Esta 4rea poderé conter editorial, cidade da editora, pats da editora, data de publicagio e edicao. 7. Contexto - Contém informagao relativa as circunstancias da origem do do- cumento, em que se visa identificar os produtores do documento, passando por produgao, acumulago, conservagio, composigdo, traduco e autorida- de do contetido. 8. Notas - Contém informacées especiais que nao foram inclufdas nas outras reas. Visa dar informagao de cardter complementar. 9. Controle - Contém informagao a respelto de quem elaboragao a descrigao, vital para poder acionar falhas e poder solucionar de forma mais efetiva sem ter que deduzir que é 0 catalogador do processo, 4,5 ESTRUTURA BASICA DO ARQUIVO Para atender de forma satisfatéria as suas atribuicées, 0 arquivo precisa de uma estrutura bdsica contendo os seguintes elementos (AAB, 2007, p. 8): a) Recursos Humanos: que seré o responsavel pela execucao das operagdes do arquivo, executando as seguintes operacoes. Nesse aspecto, é fundamental que se tenha conta do tamanho da unidade de informagao, porém a mesma deve conter pro- fissionais da rea (arquivista, documentalista), profissionais administrativos, técnicos em geral (para higienizacao dos do- ‘cumentos}, estagidrios das dreas de informacao (Arquivologia, de preferéncia, porém podem ser também de Bibliotecono-- TEMAS DE ARQUIVAMENTO 0 mia), profissionais de informatica para a geracao de recursos informacionais eletrénicos e proceso de digitalizagio, e gente de servigos gerais para a manutensao da edificagao (limpeza e manutengées simples). Os profissionais que exercem as fungées técnicas do arquivo devem atender a alguns requisitos (AB, 2007, p. 9), como saber selecionar documentos, registrar documentos, estabelecer 0 método de classificagao adequado, codificar docu- mentos, ordenar documentos, arquivar documentos de acordo com 0 método adotado, conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado, localizar documentos, controlar a safda de documentos do arquivo, transferir € descartar documentos, orientar e treinar usuarios. Entretanto, este profissional ainda deve: b) Instalagées: 0s arquivos devem atender a alguns critérios minimos de se- guranga documental, que passam por controlar a temperatura entre 22° C, iluminago em 50 lux e 75 uw/I de radiagéo UV (de preferéncia trocar as lam- padas pela de LED que agridem menos os documentos) e umidade relativa de 55%. A composicao da edificagao é outro ponto que deve ter o sistema antifogo e portas corta-fogo a base de po. Como estrutura de disposigio das estantes, deve contar com a possibilidade de ter estantes deslizantes (em locais praianos deve-se deixar aberto 0 arquivo em pelo menos duas horas por dia para ventilar e diminuir a possivel umidade nos documentos), e es- trutura fisica da edificagao deve ter protegao minima com alarmes e sistema infravermelho.@ ‘oRGaMZAGAO ECONTROLE De DOCUMENTOS Além de todas essas caracteristicas da instalagio, o arquivo deve atender aos seguintes requisitos: 4.6 RECURSOS MATERIAIS NECESSARIOS Acompanhe a seguir quais so 0s recursos materiais necessarios para armaze- namento e conservacao dos arquivos. a) Mobilidrio: deve ser adequado para os formatos dos documentos produzi- dos ¢ armazenados, que possibilite a economia de espaco, que permita arru- mar de forma racional os documentos e possibilite a expansio. A aquisi¢a0 de estantes deslizantes é uma safda interessante para ocupacao de espaco, ‘0.uso de mobiliério adequado para cada tipologia documental também, en- tretanto, 0s arquivos so conhecidos por adequar novas estruturas de ar- as mazenamento documental, como recentemente a iniciativa de substi mapotecas em arquivos de plantas e mapas por tubos de PVC, frisando o ponto de espaco fisico e a gestio de custos.4 TECMIGAS DE ARQUIVAMENTO 8 b) Acessérios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas A/Z. Porém, 0 arquivos institucionais de grande massa documental utilizam as caixas de arquivo, que sao especificas para as estantes, podendo ser acondicionadas em média seis caixas por fileiraEm relagio a caixas, devem ser de material resistente e pecificas para cada tipo de arquivo. Se o arquivo tiver uma Timitagao de gastos, recomenda-se utilizar as caixas de pa Poet san Sree Peres Oe eect Corre eer Smt Creu er ene cece Peete a ay rere ek ca SP eee ca para a preservacao do material, nao é necessaria a incor oragao de papel neutro para envolver os documentos ein ese aie re ree Ae Ce ect eee eee eet Peso tateas BOT) Figue 31 - aba depends{A TECMICAS DE ARQUIAMENTO 8 4.7 ORGANIZAGAO DE ARQUIVOS A organizacao de arquivos tem como pressuposto as etapas a seguir. LEVANTAMENTO DE DADOS: gw 32- Levantaenta de dar Vocé deve comesar 0 levantamento de dados examinando os estatutos, os regulamentos, as normas, e demais documentos da instituigdo mantenedora do arquivo. Esse levantamento deve ser complementado por meio da coleta de in- formagées sobre as documentacées utilizadas por esta empresa. E fundamental que vocé analise todos os tipos e géneros de documentos (es- critos, cartograficos, audiovisuais, iconograficos etc), entretanto, as tipologias mais utilizadas em uma empresa sao as cartas, as faturas, os relatérios etc. Faz-se necessdrio também o exame dos modelos de formularios em uso, 0 vo- lume e 0 estado de conservacao do acervo da organizacao, a classificacao dos documentos ¢ os métodos de arquivamento adotados, os registros e protocolos, © sistema de controle de empréstimo de documentos, saber quais os métodos utilizados para a conservagao e reproducao de documentos e se existem normas de arquivamento, manuais e cédigos de classificacao. Uma ago que auxilia no levantamento de dados ¢ 0 diagnéstico que 0 arqui- vo deve passar constantemente, permitindo obter informagdes a partir da sua avaliagao de como se encontra 0 arquivo. Esse diagnéstico auxilia quais so as agées prioritérias de levantamento de dados, sea coleta desses dados vai ser para sanar pontos de suporte, desorganizacao e inclusive da disposico documental.Nea nea ie mee mento, 0 arquivista deve também levantar dados sobre Been ee De OE ree ety FIQUE — Cionarios, grau de escolaridade e formacao profissional, ALERTA —devendo também se preocupar, n ntamento, com a quantidade e o estado de conservago dos equipamen: PO rue at eee a en ead Pose een cor eco eon ANALISE DOS DADOS COLETADOS Fou 35- Anise dos dads Nesta fase, é possivel verificar se a estrutura, as atividades e também se a docu- mentagao de uma organizagao correspondem a realidade de operacio. Com os dados em méos, vocé poderd analisar com objet 20 dos servicos de arquivo da organizacao e realizar um diagnéstico para pro- por alteragdes e medidas a serem adotadas, se necessério. Esse diagnéstico pode constatar pontos divergentes ou eventuais falhas existentes que podem impedir o funcionamento eficiente do arquivo. idade a real situa-4 TECMIGAS DE ARQUIVAMENTO GB Para que essa etapa seja eficiente dentro da instituigao, é necessério ter em conta algumas particularidades que Ihe antecedem, como uma boa classificacao documental, que deve atender a critérios minimos de classes, subclasses e pecas documentais, bem como uma légica dentro da catalogacao e indexagio. Todas essas etapas fardio com que a unidade de informagao (arquivo) tenha uma ordenagio bésica e possa recuperar qualquer informacio, desde que esteja bem estruturados seus dados, independente de ser um sistema manual ou ele- tronico. PLANEJAMENTO Para que um arquivo possa cumprir seus objetivos, seja ele corrente, interme- didrio ou permanente, é fundamental a formulagdo de um plano que contenha as disposigées legais e as necessidades da organizago. Esse plano deve estar contido aos elementos (LIMA, 2013, p. 16) como: posi¢ao do arquivo na estrutu- ra da instituicdo, centralizacao ou descentralizagao e coordenago dos servicos de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalagdes e do equipamento, constituicao de arquivos intermediérios e permanentes, recursos financeiros.Go ‘oRGaMZAGAO ECONTROLE De DOCUMENTOS Algumas ages complementares do planejamento dever: +determinar a metodologia de arquivamento, bem como a metodologia de gestdo eletrénica de documentos; satender s recomendagées da Nobrade e da ISO, bem como consultar as ages do e-Arg; *gerenciar 0 capital intelectual da instituigao visando & geracdo de tutoriais, para os futuros funcionérios e a padronizacao das agdes; + desenvolver grupos que pensem o futuro do arquivo, atrelados as novas tec- nologias de informagao. oO © CASOS E RELATOS Gestdo de documentos em arquivos universitarios: estudo de casono arquivo central de uma universidade Um grupo de alunos do curso de Arquivologia foram convidados para desenvolver a organizagéo dos documentos do arquivo central de uma universidade, Iniciaram o trabalho em reunides com os funcionérios da Secretaria Académica, a fim de receber informagdes sobre a real situagao do arquivo, para coleta de dados visando ao detalhamento das atividades desenvolvidas pela Secretaria Académica e, assim, conhecer o fluxo dos do- cumentos. Nessa fase, foram apresentadas ao grupo as instalagées fisicas para observacdo das condig6es ambientais e do estado de conservacao dos documentos, como o local das novas instalagoes. Apés levantamento das instalagdes, condig6es ambientais e do estado de conservacio dos documentos, constatou-se que o local ocupado pelo ar- quivo era completamente inadequado. Um novo espaco fisico fol utilizado para armazenamento dos processos jé avaliados e organizados, com a ins- talagao de um desumidificador, visto que os esforcos por parte dos orga- nizadores do projeto visavam a conscientizac3o dos dirigentes em propor- cionar as instalacées fisicas necessérias.© desmembramento dos documentos em duplicatas foi devidamente orientado e realizado com toda a seguranca, baseado na teoria arquivisti a, que determina as caracteristicas dos documentos arquivisticos, sendo possivel observar como resultado a diminuicao da massa documental apés eliminasao das cépias dos documentos. Na organizagao preliminar dos documentos, as caixas de papelio em que eram arquivados os dossiés foram substituidas por caixas mais apropriadas. Uma lista em ordem alfabética dos egressos e dos desistentes foi fixada nas respectivas caixas, juntamente com uma etiqueta contendo os dados de identificacao, necessérios para a recuperacao dos dossiés, como ano, nti- mero da caixa, da prateleira etc Os dossiés foram armazenados em pastas apropriadas, nas cores verde (Pe- dagogia), vermelha (Biblioteconomia), azul (Histéria) e amarela (Geografia), isando a uniformidade do arquivo, arquivando-se os formandos por ano, 05 desistentes por década e, dentro destes, por ordem alfabética do nome do aluno. A substituigao das caixas de papelio pelas caixas mais apropria- das de diferentes cores para cada curso gerou mais praticidade recupera- ‘s40 e tornou o local esteticamente melhor. Com o tempo os documentos necessitardo de outros cuidados para conservacio. Acesse 0 seguinte arquivo para saber mais sobre esse projet www.udesc.br/arquivos/id_submenu/619/faed_congresso.pdf> http RECAPITULANDO - TEMAS DE ARQUIVAMENTO 8 Nesta unidade de estudo, vocé aprendeu a definigéo de arquivo segun- doa entidade, a natureza e os estagios de evolugao, aprendeu sobre as técnicas de classificagao de arquivos e também explorou as formas de planejamento e estruturacao, elementos fundamentais para organizagao de arquivos. \Vocé esta convidado a acompanhar os préximos assuntos. Vamos I?Nesta etapa de aprendizagem, vocé conhecerd as ferramentas de gestdo que o auxiliarso na elaboracao de uma estrutura organizacional de um setor de guarda e controle de documentos, na elaboracao de um fluxo dos processos de movimentacao e arquivo de documentos, bem como aprender sobre formas de planejamento e controle de tarefas do setor. Ao final deste capitulo, vocé teré subsidios para: + aprender o que é um organograma, qual seu objetivo, quais os tipos mais usuais de organo- grama e como utilizé-lo na estruturagao de um setor de guarda e controle de documentos; saprender 0 que é um fluxograma, para que serve e como construir um fluxograma para conhecer e controlar os processos de movimentago de arquivos e documentos; aprender a elaborar um cronograma para o planejamento e controle das tarefas do setor.