Secretaria Executiva

Subsecretaria de Assuntos Administrativos Coordenao-Geral de Documentao e Informao

OFICINA: PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO

Procedimentos de Protocolo
Definies Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. As atividades de protocolo compreendem as aes tcnicas de gesto documental desenvolvidas pelo arquivo corrente (1 idade). (Dicionrio de Terminologia Arquivstica Conarq)

Procedimentos de Protocolo Finalidade - Racionalizao da produo documental; - Uniformizao de procedimentos relativos as atividades de controle e tramitao de documentos; - Transparncia e desburocratizao do Estado, bem como dar legalidade a seus atos.

Procedimentos de Protocolo
Fundamentos Legais
Constituio Federal Artigo 5

Cdigo Penal Artigo 314

Legislao Arquivstica: Lei 8.159 08/01/1991

Resoluo CONARQ N 06 e 07 de maio de 1997

Portaria MPOG, n 05/2002 n 12/2009

Portarias do Ministrio da Sade

Procedimentos de Protocolo
Fundamentos Legais Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto
PORTARIA SLTI/MPOG, N 05, DE 19/12/ 2002 e N 12 DE 24/11/2009

Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

Procedimentos de Protocolo
Fundamentos Legais Ministrio da Sade Portaria SAA/MS n 90, de 17/10/1996. Cria a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Arquivsticos do MS. Portaria SAA/MS n 29, de 27/01/1998. Institui o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo do Ministrio da Sade. Portaria SAA/MS n 24, de 08/09/2000. Institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo -SIPAR/MS. Memorando Circular n 14 SAA/MS n 24, de 18/04/2005 Institui norma para elaborao de memorando, memorando circular e despacho de memorando.

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* Apenas as Unidades Autuadoras

Procedimentos de Protocolo
Etapas do Procedimento de Protocolo Recebimento o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente. Registro Instrumento de controle de entrada de documentos num sistema, em geral em ordem numrico-cronolgica. Tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa nas unidades do MS (interna). Tambm chamado movimentao ou trmite.

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Autuao Ao pela qual um documento passa a se constituir processo.

Expedio o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para instituies externas.

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Recuperao da documento/informao: identificao ou localizao da informao desejada. Instrumentos Sistemas de recuperao da informao: conjunto de procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais referncias ou dados contidos em documentos so indexados e armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em resposta a questes especficas.

Procedimentos de Protocolo

Instrumento do Ministrio da Sade Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR)

Sistema para o controle de todos os documentos recebidos e produzidos em tramitao no Ministrio da Sade. Seu principal objetivo descentralizar a tramitao dos documentos pelas unidades organizacionais usurias.

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Unidades Organizacionais Usurias

Unidades que realizam as atividades de protocolo cujas estruturas so definidas em: Unidade Cadastradora: setor responsvel pelo recebimento, registro e controle da tramitao de documentos oficiais. Unidade Autuadora / Protocolizadora setor responsvel pela autuao e controle da tramitao de documentos oficiais.

* Errata: unidades apenas para efeito de Sistema.

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Unidades Autuadoras do Ministrio da Sade:

Servio de Protocolo SERP Gabinete do Ministro DAT/GM Consultoria Jurdica SEAL/CJ Protocolo Geral dos Ncleos Estaduais Protocolo Geral das Unidades Descentralizadas da SVS Protocolo dos Hospitais Federais

Sede:

Regionais:

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Registro Insero dos elementos identificadores de cada documento recebido ou produzido pela unidade cadastradora e de sua tramitao, para fins de acompanhamento, controle e consulta no SIPAR.

Procedimentos de Protocolo Registro de documentos do MS (documentos internos)

As faixas numricas determinadas pelo registro de documentos no SIPAR so utilizadas de acordo com o Servio Nacional de Protocolos da Administrao Pblica Federal (SENAPRO). Faixas Numricas do MS: 25000 25001 a 25026 da Sade 33000 a 33999 Hospitais Federais Ministrio da Sade Ncleo Estadual do Ministrio Institutos, Agncias e

Procedimentos de Protocolo
Registro de processos de outros rgos (processos externos) Nos casos de processos recebidos no MS provenientes de outros rgos da Administrao Pblica ser preservado o nmero de processo j existente. No ato do registro no SIPAR, no ser permitida, sob hiptese alguma, a nova numerao.

Procedimentos de Protocolo Documento oficial Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. Processo o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por: - Despachos; - Pareceres tcnicos; - Anexos; -Instrues para pagamento de despesas.

Procedimentos de Protocolo

Solicitao de Autuao:
A solicitao de autuao de documento poder ser feita por qualquer unidade organizacional unidade autuadora correspondente por meio de despacho. Para isso, dever preparar a documentao: Montar os documentos na ordem em que deve ser formado o processo, retirando folhas em branco e capas plsticas. Documentos no textuais devem ser encaminhados para autuao identificados como anexo, por meio de despacho informando a existncia dos mesmos.

Procedimentos de Protocolo

Recebimento / Verificao 1. Verificar se todas as folhas encontram-se devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e, quando for o caso, com despachos de anexao, apensao, desapensao, desentranhamento, desmembramento, abertura e encerramento de volume. * Errata: onde se l: despachos leia-se despachos e termos.

Procedimentos de Protocolo

Recebimento / Verificao 1.1 Caso haja alguma inconsistncia, o processo ser devolvido unidade destinatria, por meio de despacho na ultima folha do processo, comunicando as razes da devoluo e solicitando que sejam providenciadas as correes ou sanadas as irregularidades.

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1.Constituio do Processo elaborado pela Unidade Autuadora 2.O processo ser constitudo por: 1. capa 2. documentos iniciais 3. despachos 4. anexo (s)

Procedimentos de Protocolo
Constituio do Processo 1. Capa identificao do processo por meio de etiqueta constando os seguintes dados: - Tipo documental; - Data de autuao; - Nmero do processo no SIPAR; - Interessado principal; - Provenincia; - Resumo de acordo com cadastramento no SIPAR.

Procedimentos de Protocolo
Constituio do Processo 1. Capa - Interessado principal a. Pessoa jurdica o interessado ser a instituio e no a autoridade que o assinou. b. Pessoa fsica a pessoa que se constitui como objeto de anlise do processo. c. Unidades Organizacionais do MS o interessado ser a prpria unidade, e no a autoridade signatria.

Procedimentos de Protocolo
Constituio do Processo 1. Capa - Provenincia Instituio ou pessoa (fsica ou jurdica) legitimamente responsvel pela produo do documento. - Resumo Texto conciso sobre o contedo de documento.

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PROCESSO Folha do processo so as duas faces de uma pgina; Pgina do processo cada uma das faces de uma folha; Pea do processo o documento que, sob diversas formas, integra o processo

Procedimentos de Protocolo
PROCESSO PRIMEIRA PEA No se constituir em primeira pea do processo os documentos que tenham carter transitrio tais como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros.

Procedimentos de Protocolo
PROCESSO NUMERAO DE FOLHA As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da folha, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora. As peas subseqentes sero numeradas e rubricadas pelas unidades que as adicionarem, em ordem crescente.

Procedimentos de Protocolo
PROCESSO NUMERAO DE FOLHA No se admite a numerao repetida de folhas ou diferenciao por meio de letras ou quaisquer outros artifcios, nem rasuras. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de folhas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

Procedimentos de Protocolo
PROCESSO RENUMERAO DE FOLHA Quando for constatada a necessidade da correo da numerao de qualquer folha do processo, deve-se inutilizar a anterior, sem rasuras, fazendo-se um "X" sobre o carimbo. Deve-se apor novamente o carimbo de numerao no canto superior direito de cada folha, inserindo o nmero correto da folha e rubricando. NOTA: Deve-se certificar a renumerao por meio de despacho, logo aps o ltimo despacho proferido no processo.

Procedimentos de Protocolo

PROCESSO INCLUSO DE DESPACHO Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por meio de despacho ao final do prprio documento ou, caso seja necessrio, em Folha de Continuao de Despacho, a ser includa no final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrias.

Procedimentos de Protocolo
PROCESSO INSERO DE ENVELOPE O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informaes necessrias referentes ao endereo do remetente. Nota: Poder ser includo no processo apenas o envelope que por motivo previamente definido tenha que comprovar a data de postagem do seu contedo.

PROCESSO

Procedimentos de Protocolo

INSERO DE FAC-SMILE

A utilizao de sistema de transmisso de dados e imagens tipo facsmile no prejudica o cumprimento dos prazos, devendo os originais serem encaminhados aos rgos do MS no prazo mximo de 5 (cinco) dias teis, contados da data de transmisso. a. Quem fizer uso da transmisso de documentos por fac-smile ser responsvel pela qualidade e fidelidade do documento transmitido, bem como envio ou entrega do original. b. O documento dever conter teor idntico ao documento original, devendo-se fazer a conferncia no ato da sua incluso. c. Na hiptese do documento no possuir teor idntico ao original no ser substitudo, mas anexado, para efeito de continuidade s folhas do processo.

Procedimentos de Protocolo
PROCESSO INSERO DE E-MAIL As mensagens transmitidas via correio eletrnico devem ser inseridas no processo, mediante elaborao de despacho ou memorando que as ratifique. a. O destinatrio que fizer uso de correio eletrnico e que elaborar o despacho ou memorando ratificando as informaes encaminhadas via correio eletrnico ser responsvel pela veracidade das informaes prestadas.

Procedimentos de Protocolo

JUNTADA a unio de um processo ao outro, com o qual tem relao ou dependncia, podendo se dar por anexao ou apensao.

JUNTADA

APENSAO

ANEXAO

Procedimentos de Protocolo
JUNTADA POR APENSAO Se d quando h unio temporria de um ou mais processos ao processo principal, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no, conservando cada processo sua identidade, independncia e numerao.

A APENSAO de um processo a outro deve ocorrer apenas para que as informaes nele contidas sirvam como subsdio para a deciso do processo principal, devendo ser desapensado ao final da tomada de deciso.

Procedimentos de Protocolo
JUNTADA POR APENSAO No ato da apensao os processos devem ser superpostos um ao outro. Quando da apensao, sob hiptese alguma as folhas do processo apensado sero renumeradas em continuidade ao processo principal, devendo permanecer com sua numerao original. Deve-se lavrar o Termo de Juntada por Apensao na ltima folha do processo principal, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar, como tambm na ltima folha do processo acessrio.

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: TERMO DE JUNTADA POR APENSAO Em ____/____/____, atendendo ao despacho do(a)__________________, fao apensar ao presente processo de n ______________ o(s) processo(s) de n(s)__________________________. _________________ Servidor

Procedimentos de Protocolo
DESAPENSAO A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos quando finalizado o efeito que o levou a apensao. Deve-se incluir o Termo de Desapensao na ltima folha do processo principal, como tambm, na ltima folha do processo acessrio e registrar no SIPAR, a desapensao.

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: TERMO DE DESAPENSAO Em ____/____/____ , fao desapensar do processo n_________________ o(s) processo(s) de n(s)_____________________ , que passam a tramitar em separado. _________________ Servidor

Procedimentos de Protocolo

JUNTADA POR ANEXAO Se d quando h unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo a um outro processo (mais antigo), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO Em ____/____/____ , atendendo ao despacho do (a)_________________, fao anexar ao presente processo de n __________________ o(s) processo(s) de n(s)__________________________. _______________ Servidor

Procedimentos de Protocolo

ANEXAO, APENSAO, DESAPENSAO QUEM FAZ? A anexao, apensao e a desapensao sero realizadas nas prprias unidades organizacionais que estiverem de posse do processo.

DESENTRANHAMENTO*

Procedimentos de Protocolo

O desentranhamento, retirada de pea do processo, poder ocorrer quando houver interesse do MS, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prvio da autoridade competente. vedada a retirada da primeira pea do processo. O processo que tiver peas desentranhadas conservar a numerao original de suas folhas, e no local de onde se retirou o documento original dever ser colocado cpia integral do documento. Sempre que houver retirada de peas deve-se lavrar, no verso da ltima folha da cpia do documento desentranhado, o carimbo Termo de Desentranhamento". * 1 Na cpia de documentos originais deve ser aposto o carimbo de Confere com o Original. * 2 Caso tenham sido includos documentos que no fazem parte do processo, esses devero ser retirados e utilizado o Termo de Desentranhamento.

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: PROCESSO N____________________________ TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em ____/____/____ , fao a retirada do presente processo da(s) pea(s) n(s)______________ por motivo de _____________________________. _________________ Servidor ____/____/_____ Data

Procedimentos de Protocolo
DESMEMBRAMENTO O desmembramento a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, mediante despacho da autoridade competente. O processo que tiver peas desmembradas conservar a numerao original de suas folhas, e no local de onde se retirou o documento original dever ser colocado a cpia do documento. Sempre que houver desmembramento de peas deve-se lavrar, no verso da ltima folha da cpia do documento desmembrado, o Termo de Desmembramento".

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: PROCESSO N____________________________ TERMO DE DESMEMBRAMENTO Folha(s)_______________ a __________________ retiradas por motivo de desmembramento. _________________ Servidor ____/____/_____ Data

Procedimentos de Protocolo ENCERRAMENTO DE VOLUME

O encerramento de volume ocorrer em folha suplementar mediante insero de termo de Encerramento de Volume digitado em fonte Times New Roman, tamanho 12, devidamente numerado. O processo no deve exceder a 200 folhas, devendo ser inseridos termos de encerramento e abertura de volume. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedentes ao limite fixado, formar-se- outros volumes. No caso de peas que contenham mais de 200 folhas para no haver a quebra de pea mantm-se o volume.

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Aos____dias do ms de _____________ de _____, procedemos o encerramento deste volume n______ do processo n_____________________, contendo _________ folhas, abrindose em seguida o volume n _______. _____________________ Servidor

Procedimentos de Protocolo ABERTURA DE VOLUME

Deve-se incluir em folha suplementar, logo aps a capa, o Termo de Abertura de Volume, digitado em fonte Times New Roman, tamanho 12, devidamente numerado, obedecendo-se seqncia numrica do volume anterior. A abertura de um novo volume ser executada pela unidade cadastradora das unidades organizacionais correspondentes. Estas devero solicitar a etiqueta e a capa de processo s unidades autuadoras correspondentes, certificando a abertura do processo e atualizando o SIPAR.

Procedimentos de Protocolo

MINISTRIO DA SADE UNIDADE: TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Aos____dias do ms de _____________ de _____, procedemos a abertura deste volume n______ do processo n_____________________, que se inicia com folha n_________. Para constar, eu _____( nome do servidor)___________, ______(cargo do servidor)__ subscrevo e assino. _____________________ Servidor

Procedimentos de Protocolo RECONSTITUIO DE PROCESSO

O processo original que for extraviado ou destrudo acidentalmente, no mbito do MS, ser reconstitudo. O servidor designado para reconstituio solicitar s unidades de tramitao do processo para que disponibilize cpias de documentos de que dispuser. Havendo outra parte interessada ser citada para se manifestar sobre o pedido de cpias, dos documentos referentes ao processo e que estiverem em seu poder.

Procedimentos de Protocolo
RECONSTITUIO DE PROCESSO Deve-se atribuir uma nova numerao ao processo reconstitudo e registrar no SIPAR a ocorrncia citando o nmero do processo extraviado e o atual. Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituio do processo, constando o seu nmero, a procedncia, o interessado, o assunto e outras informaes que forem julgadas convenientes. Se no decorrer da reconstituio for encontrado o processo original, este dever prosseguir seu andamento, sendo anexado a ele o processo reconstitudo.

Procedimentos de Protocolo

RECONSTITUIO DE PROCESSO Tem carter excepcional; No exclui procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.

Procedimentos de Protocolo

Contatos: Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos Telefone: (61) 3315-2332 / 2336 / 2822 / 3860 / 3859 Endereos eletrnicos: arquivocgdi@saude.gov.br serp@saude.gov.br